La force juridique des règlements d'emploi dans le droit du travail japonais et explication des procédures de modification

Dans la gestion des entreprises au Japon, le règlement de travail joue un rôle juridique bien plus important qu’un simple recueil de procédures internes. Il constitue un document juridique fondamental qui applique des conditions de travail uniformes et standardisées à de nombreux employés et maintient l’ordre au sein de l’entreprise. Alors que dans de nombreux autres domaines juridiques, les contrats de travail individuels sont le principal moyen de déterminer les conditions de travail, au Japon, le règlement de travail régule de manière globale le contenu des contrats de travail individuels et possède même la puissante fonction de les modifier. Cependant, cette vaste autorité accordée aux employeurs n’est pas sans contraintes. Le système juridique japonais, centré sur la loi relative aux contrats de travail, maintient un équilibre délicat entre le droit de l’employeur de fixer et de modifier le règlement de travail et la nécessité de protéger les travailleurs contre des changements unilatéraux et préjudiciables. Ce cadre juridique s’est formé au fil des ans grâce à l’accumulation de précédents judiciaires et a été systématisé en tant que loi écrite. Cet article explique en détail la nature juridique de ce règlement de travail, sa relation avec les contrats de travail individuels et, en particulier, les critères juridiques stricts de « rationalité » nécessaires pour effectuer des changements défavorables aux employés, qui sont d’une importance capitale pour les décisions de gestion, en se basant sur des lois spécifiques et des cas de jurisprudence.

La nature juridique des règlements d’entreprise et leur impact sur les contrats de travail au Japon

La source de la force contraignante des règlements d’entreprise sur les contrats de travail individuels avec les employés se trouve dans l’article 7 de la loi japonaise sur les contrats de travail. Cet article stipule que si un employeur a informé les travailleurs de règlements d’entreprise établissant des conditions de travail raisonnables, le contenu du contrat de travail est régi par les conditions de travail définies par ces règlements. Cela clarifie légalement la “force normative” des règlements d’entreprise. Pour que cette force prenne effet, il est nécessaire de satisfaire deux exigences importantes : la “raisonnabilité” et la “notification” aux employés.

La première exigence concerne la “raisonnabilité” du contenu même des règlements d’entreprise. Les dispositions qui sont considérablement inappropriées au regard des normes sociales ou qui portent atteinte aux droits des travailleurs de manière injuste ne sont pas jugées raisonnables et leur force juridique peut être niée. Par exemple, cela peut s’appliquer à des dispositions relatives à des sanctions disciplinaires excessivement sévères ou à des clauses imposant unilatéralement des obligations aux employés.

La seconde exigence, et celle qui est extrêmement importante sur le plan procédural, est la “notification” aux employés. Les règlements d’entreprise ne prennent effet que lorsque leur contenu a été correctement communiqué aux employés. L’article 106, paragraphe 1, de la loi japonaise sur les normes du travail et les règlements d’application connexes exigent des méthodes de notification spécifiques telles que l’affichage permanent dans un endroit visible de l’établissement, la remise de documents écrits aux travailleurs ou l’installation d’appareils permettant aux travailleurs de vérifier le contenu à tout moment sous forme de données électroniques. La jurisprudence a montré que même si ces méthodes formelles ne sont pas entièrement respectées, si les employés sont en mesure de connaître le contenu des règlements d’entreprise à tout moment, une “notification substantielle” peut être reconnue et leur force juridique peut être admise.

Ces exigences ne sont pas de simples procédures administratives. Elles constituent la base légale qui garantit la légitimité du pouvoir de gestion du personnel de l’employeur. Si la notification est négligée, les règlements d’entreprise peuvent être jugés sans effet. En conséquence, si l’efficacité des ordres de service ou des sanctions disciplinaires basés sur les règlements d’entreprise est contestée, les arguments de l’employeur peuvent ne pas être reconnus. Par conséquent, une notification approfondie des règlements d’entreprise est une responsabilité essentielle du point de vue de la préservation de l’ordre en entreprise et de la gestion des risques juridiques.

La hiérarchie entre le règlement intérieur et les accords individuels sous le droit du travail japonais

La détermination des conditions de travail dans le droit du travail japonais présente une structure hiérarchique à plusieurs niveaux. L’ordre de priorité de ces normes est généralement établi comme suit : les lois et règlements impératifs, les conventions collectives, le règlement intérieur et enfin les contrats de travail individuels. Au sein de cette hiérarchie, la relation entre le règlement intérieur, qui s’applique uniformément à tous les employés, et les contrats de travail individuels conclus avec des employés spécifiques, revêt une importance particulière pour la gestion d’entreprise. Le droit des contrats de travail japonais établit des règles claires pour déterminer quelle est la priorité lorsque le contenu des deux diffère.

Premièrement, le règlement intérieur joue le rôle de « norme minimale » pour les conditions de travail. L’article 12 de la loi japonaise sur les contrats de travail stipule qu’un contrat de travail qui fixe des conditions inférieures à celles définies par le règlement intérieur est invalide dans ces aspects. Dans ce cas, les normes établies par le règlement intérieur s’appliquent. Cela fait partie du principe selon lequel les conditions les plus favorables prévalent et sert de fonction de protection des travailleurs, empêchant l’employeur d’embaucher des employés à des conditions inférieures à celles fixées par le règlement intérieur. Par exemple, même si le salaire de base défini par le règlement intérieur est de 300 000 yens par mois, un accord individuel avec un employé pour un salaire de 280 000 yens serait invalide, et l’obligation légale de payer 300 000 yens s’appliquerait.

D’autre part, il est également possible pour un contrat de travail individuel de fixer des conditions plus avantageuses que celles du règlement intérieur. L’alinéa de l’article 7 de la loi japonaise sur les contrats de travail reconnaît que les parties à un contrat de travail peuvent convenir de conditions de travail différentes de celles du règlement intérieur, et dans ces cas, l’accord individuel prévaut. Cela permet aux entreprises d’offrir des rémunérations et des avantages supérieurs aux normes du règlement intérieur à des employés ayant des compétences spécialisées ou occupant des postes clés, favorisant ainsi une gestion flexible des talents. Par exemple, même si le règlement intérieur prévoit 120 jours de congé annuel, un accord individuel accordant 125 jours de congé à un employé serait valide, et cet employé bénéficierait de 125 jours de congé.

L’interaction de ces deux articles crée une relation où le règlement intérieur établit la « ligne de base minimale » des conditions de travail, qui ne peut être inférieure, tandis que les accords individuels peuvent établir des « conditions plus favorables » au-delà de cette ligne de base, sans être entravés. Comprendre cette relation est essentiel pour concilier une gestion unifiée du personnel et un traitement stratégique et individuel des talents.

Modification défavorable du règlement de travail : principes et exceptions sous le droit japonais

Les conditions de travail constituent le contenu du contrat entre l’employeur et l’employé, et toute modification requiert en principe l’accord des deux parties. L’article 8 de la loi japonaise sur les contrats de travail stipule que les travailleurs et les employeurs peuvent modifier les conditions de travail, qui sont le contenu du contrat de travail, par leur accord mutuel, clarifiant ainsi le principe de consentement.

Sur la base de ce principe, l’article 9 de la loi japonaise sur les contrats de travail dispose qu’un employeur ne peut pas modifier unilatéralement les conditions de travail, qui sont le contenu du contrat de travail, au détriment de l’employé en changeant le règlement de travail sans l’accord de ce dernier. Cela interdit en principe à l’employeur de procéder à des modifications défavorables telles que la réduction des salaires ou la diminution des jours de congé par une simple déclaration unilatérale. C’est le grand principe concernant la modification défavorable du règlement de travail.

Cependant, la gestion d’entreprise doit constamment s’adapter à un environnement changeant, et parfois, la révision des conditions de travail devient inévitable. Pour répondre à cette nécessité de gestion, la loi japonaise sur les contrats de travail admet des exceptions sous des conditions strictes. C’est l’objet de l’article 10 de cette loi. Cet article ouvre la voie à la validité légale des modifications unilatérales des conditions de travail par le changement du règlement de travail, même si elles sont défavorables, lorsque deux conditions sont remplies. La première condition est de rendre le règlement de travail modifié bien connu des travailleurs. La seconde, et la plus importante, est que la modification du règlement de travail soit « raisonnable ».

La structure juridique de la loi japonaise sur les contrats de travail, qui établit une « interdiction de principe » à l’article 9 et une « clause d’exception » à l’article 10, est extrêmement importante. Elle positionne légalement la modification défavorable du règlement de travail non pas comme un droit inhérent de l’employeur, mais comme une mesure exceptionnelle. Par conséquent, si la validité d’une modification défavorable est contestée en justice, la responsabilité de prouver que cette modification est « raisonnable » incombe entièrement à l’employeur. Les tribunaux partent d’abord du principe que la modification est invalide et examinent rigoureusement si les arguments et les preuves présentés par l’employeur sont suffisamment convaincants pour appliquer la disposition exceptionnelle (article 10). Ainsi, pour un dirigeant, lors de l’examen d’une modification défavorable, il est essentiel de préparer une stratégie non seulement en reconnaissant la nécessité de celle-ci, mais aussi en construisant et en prouvant la « raisonabilité » du point de vue légal.

Critères de jugement de la « rationalité » d’une modification défavorable des règles de travail

Pour qu’une modification défavorable des règles de travail soit valide, le jugement de sa « rationalité » ne se base pas sur un critère unique et mécanique, mais prend en compte de manière globale plusieurs éléments. Ce cadre de jugement, établi par l’article 10 de la loi japonaise sur les contrats de travail (Heisei (1988)), s’est formé au fil des années grâce à l’accumulation de jurisprudences avant même l’adoption de cette loi. En particulier, le jugement de la Cour suprême de 1968 dans l’affaire Akita Kita Bus a établi le principe fondamental selon lequel une modification raisonnable des règles de travail peut être contraignante même sans le consentement individuel des travailleurs. Quant aux éléments spécifiques qui déterminent cette rationalité, le jugement de la Cour suprême de 1997 dans l’affaire de la quatrième banque a fourni des critères détaillés, qui sont fortement reflétés dans le texte actuel de l’article 10 de la loi sur les contrats de travail.

L’article 10 de la loi japonaise sur les contrats de travail énumère les éléments suivants à prendre en compte pour juger de la rationalité :

1. L’ampleur du désavantage subi par les travailleurs : il s’agit de la gravité du désavantage que les employés subissent en raison du changement. Plus l’impact sur la vie des employés, comme une réduction significative des salaires ou des indemnités de départ, est important, plus le seuil pour reconnaître la rationalité est élevé.
2. La nécessité de modifier les conditions de travail : il s’agit de la nécessité pour l’employeur de procéder à ce changement. Une nécessité élevée est requise, telle qu’une réponse à une crise de gestion grave ou des mesures inévitables dues à une transformation de la structure de l’entreprise, et non simplement pour augmenter les profits.
3. La pertinence du contenu des règles de travail après modification : il s’agit de savoir si le nouveau système de conditions de travail après modification est en soi déraisonnable ou si son contenu est acceptable selon les normes sociales. Il est également pris en compte si les conditions sont considérablement inférieures à celles des autres entreprises du même secteur.
4. La situation des négociations avec les syndicats, etc. : il s’agit de l’historique des négociations concernant le changement entre l’employeur et le syndicat représentant la majorité des travailleurs ou le représentant de la majorité des travailleurs. Si un accord est atteint avec le syndicat après de sérieuses négociations, le changement est fortement présumé être raisonnable.
5. Autres circonstances liées à la modification des règles de travail : cela inclut toutes les circonstances pertinentes autres que celles mentionnées ci-dessus. Par exemple, la présence de mesures transitoires pour atténuer les désavantages (mesures d’atténuation des changements brusques) ou de compensations pour les désavantages est un élément important.

Un exemple typique illustrant comment ces éléments sont jugés globalement est l’affaire de la quatrième banque mentionnée précédemment. Dans cette affaire, la banque a modifié ses règles de travail pour abaisser le niveau des salaires après 55 ans, tout en prolongeant l’âge de la retraite de 55 à 60 ans. La Cour suprême a souligné que, bien que le désavantage pour les employés dû à la réduction des salaires soit important, les avantages tels que l’extension de l’âge de la retraite (mesure compensatoire), la nécessité de préserver l’emploi dans une société vieillissante et surtout, l’accord atteint après des négociations suffisantes avec le syndicat auquel environ 90 % des employés étaient affiliés, étaient des facteurs importants. Par conséquent, elle a jugé que ce changement était raisonnable et valide.

Comme le montre cet exemple, lorsqu’il s’agit de juger de la rationalité d’une modification défavorable, les tribunaux accordent une importance extrême au « processus » menant au changement, et pas seulement à la comparaison des conditions avant et après le changement. Le fait que l’employeur ait fourni des explications soignées aux employés, mené des négociations sincères et fait des efforts pour atténuer autant que possible les désavantages a un impact significatif sur le jugement légal final. Par conséquent, pour réussir une modification défavorable, il est essentiel, dans la gestion des risques juridiques, de garantir non seulement la pertinence du contenu du changement, mais aussi la transparence et l’équité du processus de changement.

Résumé

Dans le cadre du système juridique du droit du travail au Japon, le règlement intérieur est un outil juridique puissant qui permet aux entreprises de définir des conditions de travail uniformes et de gérer leur organisation de manière fluide. Cette force permet de régir de manière globale le contenu des contrats de travail individuels et, dans certaines conditions, de les modifier unilatéralement. Cependant, ce pouvoir important est soumis à un contrôle strict de la loi. En particulier, lorsqu’il s’agit de modifications défavorables aux travailleurs, l’employeur doit prouver que ces changements sont « raisonnables », et ce n’est pas une mince affaire. L’évaluation de la raisonabilité prend en compte non seulement les aspects substantiels tels que la nécessité du changement ou le degré de désavantage, mais aussi l’équité du processus, y compris les négociations avec les syndicats et la présence de mesures atténuant les inconvénients. Par conséquent, pour les dirigeants et les responsables juridiques, la création ou la modification du règlement intérieur, et en particulier l’examen des modifications défavorables, nécessite une compréhension approfondie des exigences légales et une gestion de processus prudente et stratégique. Cela est la clé pour prévenir les conflits de travail futurs et réaliser une gestion d’entreprise stable. Notre cabinet, Monolith Law Office, possède une vaste expérience dans le conseil juridique lié au règlement intérieur décrit dans cet article pour de nombreux clients au Japon. Notre cabinet compte également plusieurs avocats parlant anglais et qualifiés à l’étranger, capables de répondre aux besoins spécifiques des entreprises avec une perspective internationale. De la création de nouveaux règlements intérieurs, à la révision des règlements existants, en passant par la conformité aux réformes législatives et la mise en œuvre de modifications défavorables qui nécessitent la plus grande prudence, nous fournissons un soutien juridique optimal adapté à la stratégie commerciale de votre entreprise.