Le système de gestion de la résidence au Japon : Perspectives de conformité et de gestion des risques pour les entreprises

À l’ère de la mondialisation et face aux changements démographiques internes, pour de nombreuses entreprises japonaises, le recrutement de talents étrangers de qualité est devenu une stratégie de gestion essentielle pour la croissance des affaires. Cependant, pour employer ces talents internationaux et exploiter pleinement leurs capacités, il est nécessaire de posséder des connaissances juridiques spécialisées qui vont au-delà de la simple gestion des ressources humaines. En particulier, une compréhension approfondie du système de gestion de la résidence basé sur la loi fondamentale régissant les activités des étrangers au Japon, la “Loi sur le contrôle de l’immigration et la reconnaissance du statut de réfugié” (ci-après dénommée “Loi sur l’immigration”), est un élément extrêmement important dans la gouvernance d’entreprise moderne et la gestion des risques. Ce système détermine le statut juridique de tous les étrangers résidant au Japon et définit strictement leur champ d’activité. Par conséquent, le respect et la bonne application de ce cadre légal par les entreprises ne permettent pas seulement d’éviter les responsabilités juridiques, mais aussi de créer un environnement où les employés étrangers peuvent travailler en toute confiance et déployer leurs compétences, constituant ainsi une base pour la croissance durable de l’entreprise. Cet article explique, du point de vue d’un expert, les aspects essentiels du système de gestion de la résidence au Japon que les dirigeants d’entreprise et les responsables juridiques doivent connaître, à savoir le système de permis de séjour, les procédures de sortie et de réentrée dans le pays, ainsi que les risques juridiques associés, en intégrant des dispositions légales spécifiques et des points de vigilance pratiques.

Les fondamentaux de la gestion de résidence : le système de statut de résidence au Japon

Pour qu’un étranger puisse séjourner et mener des activités de manière légale au Japon, il est absolument essentiel d’obtenir et de maintenir un des « statuts de résidence » définis par la loi sur l’immigration. Ce système de statut de résidence est au cœur de l’administration de la gestion de résidence japonaise, et comprendre sa structure est la première étape de la conformité.

Principes de base du système de statut de résidence

Le système de statut de résidence japonais repose sur le principe de « permission », qui autorise individuellement certaines activités spécifiques. Plutôt que d’énumérer les activités interdites, la loi définit de manière restrictive les activités autorisées pour chaque statut de résidence. Sous ce cadre, les activités en dehors du champ autorisé, en particulier celles générant des revenus, sont en principe interdites sans une permission spéciale. Cette structure de « non-permission par défaut » est un principe fondamental que les entreprises doivent constamment garder à l’esprit lors de la gestion des activités de leurs employés étrangers.

Les statuts de résidence sont classés en deux grandes catégories selon leur fondement.

La première est le « statut d’activité », qui se concentre sur le type d’activité menée au Japon. Par exemple, les statuts tels que « Compétences techniques, connaissances humaines, affaires internationales » ou « Gestion et administration » correspondent à cette catégorie, permettant de s’engager uniquement dans des activités professionnelles et techniques spécifiques autorisées.

La seconde est le « statut de résidence », qui se concentre sur le statut ou la position personnelle de l’individu. Cela inclut les « résidents permanents » ou les « conjoints de Japonais, etc. », et ceux qui possèdent ces statuts de résidence peuvent, en principe, travailler librement sans restriction sur le type d’activité.

Du point de vue de la conformité et de la gestion des risques d’une entreprise, il existe des différences importantes entre ces deux catégories. Lors de l’emploi d’un travailleur possédant un statut d’activité, l’entreprise a la responsabilité de gérer continuellement le contenu de son travail pour s’assurer qu’il ne dépasse pas les limites autorisées par son statut de résidence. En revanche, pour les employés possédant un statut de résidence, il n’y a pas de restrictions sur les activités de travail en vertu de la loi sur l’immigration, ce qui réduit considérablement la charge de gestion pour l’entreprise. Cette différence est un élément important à prendre en compte lors de l’élaboration de stratégies de recrutement.

La carte de résidence : preuve d’identité et de permission de travail

Les étrangers résidant à moyen et long terme au Japon se voient délivrer une « carte de résidence » par le ministre de la Justice. Cette carte n’est pas simplement une preuve d’identité, mais un document officiel qui concentre des informations cruciales pour la gestion de la résidence. Sur la carte, en plus des informations de base telles que le nom, la nationalité et la date de naissance, le type de statut de résidence, la date d’expiration de la période de résidence et, le plus important, la présence ou l’absence de restrictions de travail sont clairement indiqués.

L’article 23 de la loi sur l’immigration oblige les résidents à moyen et long terme à toujours porter sur eux leur carte de résidence. Pour les entreprises, la carte de résidence est la source d’information unique et absolue pour vérifier les qualifications de travail des étrangers qu’elles envisagent d’embaucher. Les déclarations verbales ou l’auto-promotion des candidats ne suffisent pas ; avant de conclure un contrat de travail, il est légalement requis de vérifier l’original de la carte de résidence pour s’assurer que le travail est autorisé et, si c’est le cas, dans quelles limites. Négliger cette vérification peut exposer l’entreprise à des accusations de complicité de travail illégal, ce qui constituerait une faille grave en matière de conformité.

Principales catégories de visa de résidence pour les affaires au Japon

Il existe de nombreuses catégories de visa de résidence directement liées aux activités d’entreprise, mais une compréhension précise des exigences et de la gestion de deux catégories spécifiques, concernant les cadres et les professionnels spécialisés, est essentielle.

Gestion et Management

La catégorie de visa de résidence “Gestion et Management” cible les étrangers qui s’engagent dans la gestion ou l’administration d’une entreprise au Japon. Cela inclut les représentants légaux de sociétés par actions, les membres du conseil d’administration, les chefs de succursales, entre autres. Lors de l’examen de cette catégorie de visa, non seulement le parcours individuel du demandeur est évalué, mais aussi la substance, la stabilité et la continuité de l’entreprise elle-même sont rigoureusement examinées.

Les exigences spécifiques incluent la présence d’un bureau d’affaires au Japon, une taille d’entreprise qui répond à certains critères (par exemple, employer au moins deux employés à temps plein ou avoir un capital social ou un montant total d’investissement de plus de 5 millions de yens), et un plan d’affaires concret et réalisable. En particulier, la continuité de l’entreprise est strictement évaluée, et une situation financière difficile, comme un bilan récent montrant un passif excédentaire, peut être scrutée de près.

La tendance récente montre un durcissement des exigences pour cette catégorie de visa. Par exemple, l’introduction d’un système exigeant un certain niveau de compétence en japonais pour le demandeur ou pour les employés à temps plein indique que les autorités privilégient la capacité et la volonté de gérer une entreprise de manière substantielle au Japon, plutôt que de simplement satisfaire des exigences formelles. Lorsqu’une entreprise invite un étranger sous cette catégorie de visa, elle doit prouver, avec des documents objectifs, que l’entreprise est non seulement établie, mais aussi viable et durable.

Compétences Techniques, Connaissances en Sciences Humaines et Affaires Internationales

La catégorie “Compétences Techniques, Connaissances en Sciences Humaines et Affaires Internationales” est l’une des plus représentatives des visas de résidence à des fins d’emploi. Elle concerne les activités nécessitant des compétences techniques ou des connaissances dans les domaines des sciences naturelles telles que les sciences physiques, l’ingénierie (Compétences Techniques), ou des connaissances dans les domaines des sciences humaines telles que le droit, l’économie, la sociologie (Connaissances en Sciences Humaines), ou encore des activités nécessitant une pensée ou une sensibilité basée sur une culture étrangère (Affaires Internationales). Des exemples incluent les ingénieurs en informatique, les concepteurs de machines, les responsables de la comptabilité et des finances, les consultants, les interprètes et traducteurs, les enseignants de langues, les designers, etc.

L’exigence la plus importante pour obtenir cette catégorie de visa est l’existence d’un lien direct et rationnel entre l’éducation ou l’expérience professionnelle du demandeur et les activités qu’il entend mener au Japon. Par exemple, dans les domaines des “Compétences Techniques” ou des “Connaissances en Sciences Humaines”, il est généralement requis d’avoir obtenu un diplôme universitaire dans une spécialité liée à l’emploi envisagé ou d’avoir plus de dix ans d’expérience professionnelle. Dans le domaine des “Affaires Internationales”, à l’exception de la traduction et de l’enseignement des langues, il est généralement nécessaire d’avoir au moins trois ans d’expérience professionnelle.

Il est important de noter que cette catégorie de visa ne permet pas de s’engager dans des activités considérées comme un travail simple ne nécessitant pas de connaissances ou de compétences spécialisées. Un écart entre l’éducation ou l’expérience professionnelle et le contenu du travail est l’une des raisons les plus courantes de refus de visa de résidence. Par conséquent, lors du recrutement, les entreprises doivent soigneusement vérifier que la spécialisation du candidat correspond au poste à pourvoir et décrire clairement cette corrélation dans les documents de demande. De plus, après l’embauche, il est essentiel de continuer à surveiller que les activités des employés ne dévient pas du cadre de travail déclaré lors de la demande et ne s’étendent pas à des activités considérées comme un travail simple, pour des raisons de conformité.

Procédures de résidence pour les étrangers au Japon

Les étrangers résidant au Japon doivent se soumettre à diverses procédures légales en fonction des changements de leur situation. Effectuer correctement ces démarches est essentiel pour maintenir une résidence stable dans le pays.

Permission de changement de statut de résidence sous le droit japonais

Les étrangers possédant un statut de résidence au Japon doivent demander et obtenir une “permission de changement de statut de résidence” avant d’entreprendre des activités qui dépassent le cadre autorisé par leur statut actuel. Cette procédure est définie à l’article 20 de la Loi sur le Contrôle de l’Immigration et la Reconnaissance du Statut de Réfugié (Immigration Control and Refugee Recognition Act). Par exemple, un étudiant avec le statut de résidence “Étudiant” qui souhaite travailler en tant que professionnel spécialisé dans une entreprise japonaise après l’obtention de son diplôme doit changer son statut de résidence en “Compétences Techniques, Connaissances Humaines, Services Internationaux” ou similaire.

La demande de changement de statut de résidence n’est pas une simple procédure de mise à jour des informations d’enregistrement. Il s’agit d’une évaluation rigoureuse équivalente à une nouvelle demande de statut de résidence, visant à déterminer si le demandeur répond à toutes les exigences du nouveau statut. Les autorités d’examen jugent la validité des nouvelles activités proposées, l’éligibilité du demandeur et son comportement pendant son séjour au Japon, en se basant sur les documents soumis et en prenant en compte l’historique de résidence du demandeur.

Autorisation de renouvellement de la période de résidence au Japon

Chaque statut de résidence au Japon est assorti d’une période de résidence définie par arrêté du Ministère de la Justice. Si vous souhaitez continuer à résider au Japon au-delà de la date d’expiration de la période de résidence indiquée sur votre carte de résidence, vous devez demander une “autorisation de renouvellement de la période de résidence” avant la date d’expiration de cette période. Cette procédure est basée sur l’article 21 de la loi sur l’immigration. En principe, les demandes peuvent être déposées environ trois mois avant la date d’expiration de la période de résidence.

Cette demande de renouvellement comporte un aspect d’audit de conformité régulier concernant la situation de résidence. Les autorités examinatrices réévaluent si le demandeur continue d’exercer fidèlement les activités correspondant au statut de résidence autorisé et si sa conduite ne pose aucun problème. Par exemple, pour ceux qui possèdent un statut de résidence pour “gestion et administration”, il sera vérifié si l’état de gestion de l’entreprise est maintenu de manière saine, et pour ceux avec un statut de “compétences techniques, connaissances en sciences humaines et affaires internationales”, il sera question de savoir s’ils continuent à exercer des fonctions professionnelles spécialisées.

Dans le cas où aucune décision n’est prise concernant la demande avant la date d’expiration de la période de résidence, si la demande de renouvellement a été acceptée avant cette date, une “période exceptionnelle” de jusqu’à deux mois maximum est établie, permettant de continuer à résider légalement après l’expiration de la période de résidence initiale. Il s’agit d’un système important destiné à prévenir la situation de résidence illégale due à des retards dans le processus d’examen.

Permission d’activité hors qualification en droit japonais

Les étrangers possédant un statut de résidence au Japon doivent obtenir au préalable une “Permission d’activité hors qualification” s’ils souhaitent s’engager dans des activités rémunérées non autorisées par leur statut de résidence actuel, à condition que ces activités n’entravent pas leurs activités principales. Cette autorisation est accordée conformément à l’article 19, paragraphe 2, de la loi sur le contrôle de l’immigration et la reconnaissance du statut de réfugié (Immigration Control and Refugee Recognition Act).

Il existe principalement deux types de permissions. La première est la “permission globale”, principalement destinée aux personnes ayant un statut de résidence pour “études” ou “séjour familial”. Elle permet, en principe et à l’exception de certains secteurs comme les entreprises de divertissement pour adultes, un travail jusqu’à 28 heures par semaine. La seconde est la “permission individuelle”, qui est accordée aux professionnels possédant un statut de résidence pour travail qualifié, pour des activités annexes telles que des conférences ou du conseil, en spécifiant individuellement le contenu de l’activité et le contractant.

Lorsqu’une entreprise emploie des étudiants étrangers en tant que travailleurs à temps partiel, il ne suffit pas de vérifier la présence de la permission d’activité hors qualification sur la carte de résidence. La limite de 28 heures par semaine doit inclure le temps de travail chez d’autres employeurs. Par conséquent, l’entreprise doit mettre en place un système qui garantit que le total des heures de travail n’excède pas 28 heures par semaine (déclaration personnelle, engagement, processus de demande de cumul d’emplois, etc.) et prendre des mesures correctives si des signes de dépassement sont détectés. Si l’entreprise néglige cette gestion et que l’employé travaille au-delà de la limite autorisée, elle risque d’être considérée comme favorisant le travail illégal.

Permission de résidence permanente sous le droit japonais

La “permission de résidence permanente” est une autorisation de changer le statut de résidence en “résident permanent”, conformément à l’article 22 de la loi japonaise sur l’immigration. Le statut de résident permanent offre une liberté d’activité sans restriction et une durée de séjour illimitée, ce qui allège considérablement la gestion de la résidence par rapport aux autres statuts de résidence et stabilise fortement la base de vie au Japon.

Pour obtenir la permission de résidence permanente, il est nécessaire de satisfaire trois critères stricts définis à l’article 22, paragraphe 2, de la loi sur l’immigration. Premièrement, “avoir une bonne conduite” (critère de bonne conduite), deuxièmement, “posséder des actifs ou des compétences suffisants pour mener une vie indépendante” (critère de subsistance indépendante), et troisièmement, “être reconnu comme étant dans l’intérêt du Japon de permettre la résidence permanente de l’individu” (critère d’adéquation aux intérêts nationaux). Le critère d’adéquation aux intérêts nationaux inclut généralement une résidence continue au Japon pendant plus de 10 ans, le paiement approprié des impôts et des cotisations de sécurité sociale, entre autres obligations publiques.

L’examen de la permission de résidence permanente est effectué avec une extrême prudence, et bien que la période de traitement standard soit de 4 mois, il n’est pas rare que cela prenne de 6 à 10 mois, voire plus. La conformité aux lois et règlements tout au long de la période de résidence au Japon du demandeur est examinée en détail, et de légères infractions ou incohérences passées peuvent être la cause d’un refus.

Sortie temporaire et réadmission au Japon

Les étrangers résidant au Japon qui souhaitent sortir temporairement du pays pour des raisons professionnelles ou personnelles, puis réentrer avec le même statut de résidence, doivent suivre les procédures appropriées avant de quitter le Japon. Si ces procédures ne sont pas respectées, le statut de résidence détenu peut être annulé, et il sera nécessaire de recommencer le processus de demande de certificat d’éligibilité pour revenir au Japon.

Aperçu du système de réadmission

Il existe deux systèmes pour faciliter la réadmission après une sortie du pays : le “permis de réadmission” et le “permis de réadmission présumé”. Le choix entre ces deux systèmes doit se faire avec prudence, en fonction de la durée et du but du séjour à l’étranger.

Le “permis de réadmission” est un système basé sur l’article 26 de la loi sur l’immigration, qui nécessite une demande préalable auprès du bureau régional de l’immigration et de la résidence avant de quitter le pays. Ce permis est utilisé lorsque l’on prévoit une absence du Japon pour une période supérieure à un an. Il existe des permis à usage unique et des permis multiples qui peuvent être utilisés plusieurs fois pendant leur période de validité, qui peut aller jusqu’à cinq ans, dans les limites de la période de résidence actuelle.

D’autre part, le “permis de réadmission présumé” est un système simplifié basé sur l’article 26-2 de la loi sur l’immigration. Il permet aux résidents à moyen et long terme possédant un passeport valide et une carte de résidence de réentrer au Japon dans l’année suivant leur sortie, sans demande préalable de permis, en exprimant leur intention de revenir lors de l’inspection d’entrée à l’aéroport au moyen d’une carte de sortie (ED Card).

Choix du système du point de vue de la gestion des risques

Le “permis de réadmission présumé” est largement utilisé pour les voyages d’affaires ou les voyages de courte durée car il est simple à obtenir et ne nécessite pas de frais. Cependant, ce système comporte un risque significatif. Sa principale faiblesse est qu’il est impossible de prolonger la période de validité d’un an (ou la date d’expiration du statut de résidence, selon la première échéance) depuis l’étranger. Quelle que soit la raison – maladie imprévue, instabilité politique locale, prolongation de mission professionnelle – si vous ne pouvez pas réentrer au Japon dans l’année, votre statut de résidence sera automatiquement annulé. Si le statut de résidence est annulé, toute période de résidence continue accumulée en vue d’une demande de permis de résidence permanente sera également réinitialisée.

Du point de vue de la gestion des crises en entreprise, si il y a une possibilité, même minime, que le séjour à l’étranger d’un employé soit prolongé, ou si le séjour doit durer près d’un an, il est plus sage de prendre le temps et d’engager des frais pour obtenir un “permis de réadmission” avant de quitter le pays. C’est une mesure de précaution importante pour maintenir un statut de résidence stable pour les employés et prévenir les interruptions d’activité dues à des circonstances imprévues.

Ci-dessous, nous résumons les principales différences entre les deux systèmes.

La responsabilité des entreprises et les risques juridiques : une perspective managériale

Gérer correctement le séjour des employés étrangers est une responsabilité sociale des entreprises, mais c’est aussi un enjeu managérial pour éviter des risques juridiques significatifs. En particulier, les problèmes liés au travail illégal peuvent gravement nuire à la réputation d’une entreprise et conduire à de sévères sanctions pénales.

Le délit de promotion du travail illégal

L’article 73-2 de la loi sur l’immigration japonaise définit le “délit de promotion du travail illégal”. Ce délit punit les actes consistant à employer des étrangers sans qualification de travail ou à les faire travailler au-delà des activités autorisées par leur statut de résidence. De plus, placer un étranger sous son contrôle pour lui faire effectuer un travail illégal ou intermédier de telles activités à titre professionnel sont également punissables. La peine prévue par la loi est sévère : jusqu’à trois ans d’emprisonnement ou une amende de trois millions de yens, ou les deux.

Le point le plus important à noter est la disposition du paragraphe 2 du même article. Ce paragraphe stipule que même si l’employeur “ne savait pas” que l’étranger était un travailleur illégal, il peut être puni s’il y a “négligence”. Cela impose de facto aux employeurs une obligation stricte de vérifier le statut de résidence et l’autorisation de travail des employés étrangers. Négliger de vérifier la carte de résidence ou de ne pas remplir les obligations de diligence de base ne permettra pas de se défendre en disant “je ne savais pas”. En réalité, des entreprises de divers secteurs, tels que les agences de placement de personnel, les entreprises de construction, les restaurants et les écoles de langue japonaise, ont été sanctionnées pour ce délit, ce qui montre que les autorités appliquent activement la loi.

De la sanction pénale à la responsabilité civile : le jugement de la Cour supérieure de Hiroshima du 26 mars 2021

Les risques liés à une gestion inadéquate du séjour ne se limitent pas aux sanctions pénales ou administratives. Récemment, des décisions judiciaires ont reconnu la responsabilité civile directe des entreprises pour des dommages et intérêts, une tendance que les dirigeants doivent prendre très au sérieux.

Un cas emblématique est le jugement de la Cour supérieure de Hiroshima du 26 mars 2021. Dans cette affaire, un stagiaire étranger employé comme “apprenti en fabrication de pain” a été contraint par l’entreprise à travailler dans un restaurant, hors du cadre de son programme de formation, pour laver la vaisselle et servir en salle. En conséquence, ce stagiaire a été arrêté et détenu pour activités hors qualification.

Dans cette affaire, le tribunal a ordonné à l’entreprise et à son représentant légal de verser des dommages et intérêts au stagiaire. Les raisons de cette décision sont très instructives pour la gestion des risques des entreprises.

Premièrement, le tribunal a jugé que l’ordre de travailler hors du plan de formation constituait un manquement contractuel. Deuxièmement, et c’est un point encore plus important, l’entreprise a une obligation légale de ne pas donner d’ordres de travail qui entraîneraient une violation de la loi sur l’immigration, et le tribunal a jugé que l’entreprise avait manqué à cette obligation. Bien que l’entreprise ait affirmé avoir consulté l’organisme de supervision, le tribunal a rejeté cet argument, affirmant que la responsabilité finale du respect de la loi incombe à l’entreprise elle-même. De plus, le tribunal a estimé qu’il était inévitable que l’employé étranger fasse confiance aux instructions de l’entreprise et n’a donc pas tenu l’employé pour responsable.

La signification de ce jugement est profonde. Il montre que le problème du non-respect de la loi sur l’immigration, une question de droit public, est directement lié à la question de droit privé des demandes de dommages et intérêts des employés contre l’entreprise. Autrement dit, si une entreprise gère mal le statut de résidence de ses employés et leur donne des ordres de travail qui dépassent les activités autorisées, elle risque non seulement des sanctions administratives, mais aussi des demandes de dommages et intérêts de la part des employés pour perte de revenus ou préjudice moral. Ainsi, la gestion du séjour est devenue un enjeu managérial central, passant d’une simple question de conformité réglementaire à un problème fondamental de relations de travail, d’assurance responsabilité civile des entreprises et de gouvernance d’entreprise globale.

Résumé

Le système de gestion de la résidence au Japon est construit sur un cadre strict basé sur des autorisations individuelles et son fonctionnement est complexe. Pour les entreprises, comprendre et respecter ce système ne se résume plus à une simple tâche administrative. Cela constitue une activité de conformité fondamentale pour protéger les précieuses ressources humaines étrangères et soutenir la croissance de l’entreprise. Les risques associés à la négligence de la vérification minutieuse du statut de résidence, à la gestion continue de la portée des activités et à l’exécution appropriée des diverses procédures peuvent être extrêmement graves, allant des sanctions pénales à la responsabilité civile pour dommages et intérêts.

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