Le système de statut de résidence au Japon : Cadre juridique des statuts de résidence basés sur les activités, l'état civil ou le statut social et leur impact sur les pratiques d'entreprise

En développant des activités au sein du Japon, le recrutement de talents étrangers est devenu une stratégie de gestion essentielle. Cependant, pour qu’un étranger séjourne et mène des activités au Japon, une autorisation légale appelée “statut de résidence” est toujours nécessaire. Le système entier est régi par la “Loi sur le contrôle de l’immigration et la reconnaissance du statut de réfugié” du Japon (ci-après dénommée “Loi sur l’immigration”). Cette loi établit un cadre strict pour gérer légalement le contenu et la durée des activités de tous les étrangers qui entrent et résident au Japon. Par conséquent, comprendre précisément ce système n’est pas seulement une question de procédure administrative, mais un élément crucial qui forme le cœur de la conformité et de la stratégie de ressources humaines d’une entreprise. Il est particulièrement important de noter que la Loi sur l’immigration classe tous les statuts de résidence en deux grandes catégories, basées sur les annexes de la loi elle-même. L’une est le “statut de résidence de l’annexe 1”, accordé pour exercer des activités spécifiques, et l’autre est le “statut de résidence de l’annexe 2”, accordé sur la base du statut ou de la position personnelle de l’individu. Cette classification détermine fondamentalement l’étendue des activités autorisées, il est donc extrêmement important pour les dirigeants d’entreprise et les responsables juridiques de saisir clairement ces différences. Cet article explique les bases légales et le contenu spécifique de ces deux catégories de statut de résidence, ainsi que les responsabilités légales que les entreprises doivent assumer, en se basant sur la législation et la jurisprudence.

Les fondements juridiques du système de statut de résidence au Japon

Le système de statut de résidence au Japon repose entièrement sur la loi relative au contrôle de l’immigration et au statut de résidence des étrangers (Immigration Control and Refugee Recognition Act). L’article 1 de cette loi japonaise énonce son objectif : “assurer une gestion équitable de l’entrée et de la sortie de toutes les personnes entrant ou sortant du territoire national, ainsi que du séjour de tous les étrangers résidant dans le pays”. Le concept central pour réaliser cette “gestion équitable” est le “statut de résidence”. L’article 2-2, paragraphe 1 de la loi japonaise sur l’immigration définit le “statut de résidence” comme une classification des activités qu’un étranger peut entreprendre lors de son entrée et de son séjour au Japon. En principe, un étranger ne peut résider au Japon sans détenir l’un des statuts de résidence définis par cette loi.

La structure la plus fondamentale de ce système réside dans la distinction entre deux types de statuts de résidence, tels que définis dans les annexes de la loi sur l’immigration. Le premier type, énuméré dans “l’Annexe 1”, concerne les statuts de résidence accordés sur la base d’activités spécifiques telles que des activités professionnelles ou académiques menées au Japon. Le second type, énuméré dans “l’Annexe 2”, concerne les statuts de résidence accordés sur la base de la “condition ou du statut” personnel, comme le mariage avec un citoyen japonais ou le statut de résident permanent. Cette classification a un impact décisif sur l’étendue des activités, en particulier des activités professionnelles, qu’un étranger peut entreprendre au Japon. Lorsqu’une entreprise emploie un étranger ou l’accueille en tant que membre de la direction, la première étape de toute gestion des risques juridiques consiste à vérifier quel type de statut de résidence la personne concernée détient ou est susceptible d’obtenir. La gestion de ces statuts de résidence implique une série de procédures administratives, notamment la demande de délivrance d’un “Certificat d’éligibilité au statut de résidence” lors de la nouvelle entrée dans le pays, la demande de “Changement de statut de résidence” en cas de modification des activités, et la demande de “Renouvellement de la période de résidence” pour prolonger le séjour. Les entreprises doivent gérer ces processus de manière continue.

Statut de résidence basé sur les activités : Annexe 1

Le statut de résidence défini dans l’Annexe 1 est accordé aux étrangers pour leur permettre d’exercer des activités professionnelles, techniques ou commerciales spécifiques au Japon. La caractéristique principale de cette catégorie est que les activités qu’un étranger peut entreprendre sont strictement limitées au cadre du statut de résidence autorisé. Cela reflète l’aspect de la politique économique japonaise qui vise à accueillir précisément des talents dotés de compétences spécialisées dans des domaines spécifiques. Lorsqu’une entreprise emploie un étranger possédant un statut de résidence de cette catégorie, elle a la responsabilité de prouver que la spécialisation de la personne et les fonctions professionnelles offertes par l’entreprise correspondent aux catégories spécifiques définies par la loi. Nous allons maintenant expliquer les principaux statuts de résidence liés à la gestion d’entreprise.

Gestion et Management

Ce statut de résidence est établi pour les activités liées à la gestion ou à la direction d’une entreprise de commerce ou d’autres affaires au Japon. Il concerne spécifiquement des postes tels que le représentant légal ou le directeur d’une société par actions, ainsi que le responsable d’une succursale ou d’une usine. Les critères pour obtenir ce statut de résidence sont stricts. Tout d’abord, il est nécessaire d’avoir un bureau physique au Japon pour mener à bien l’entreprise. Ces dernières années, les bureaux virtuels ne sont généralement pas acceptés. Ensuite, l’entreprise doit avoir un capital ou un montant total d’investissement d’au moins 5 millions de yens, ou employer au moins deux employés à temps plein résidant au Japon. Pour ceux qui s’engagent en tant que gestionnaires, il est requis d’avoir plus de trois ans d’expérience dans la gestion ou la direction d’entreprise, et de recevoir une rémunération équivalente ou supérieure à celle qu’un Japonais recevrait pour un poste similaire. En particulier lors du renouvellement de la période de résidence, la continuité et la stabilité de l’entreprise sont évaluées de manière rigoureuse. Par exemple, si les états financiers montrent une perte ou un excédent de dettes sur une période prolongée, des documents supplémentaires tels que des plans d’affaires ou des informations sur le financement peuvent être requis. L’Agence des services d’immigration du Japon évalue la viabilité réelle de l’entreprise, au-delà de la simple satisfaction des exigences formelles.

Technologie, Sciences Humaines et Connaissances, Affaires Internationales

Ce statut de résidence au Japon cible une très large gamme de professions spécialisées et constitue l’une des qualifications de travail les plus fréquemment utilisées. Il se divise en trois domaines principaux. Le premier est le domaine de la « technologie », qui concerne les activités nécessitant des compétences ou des connaissances dans les domaines des sciences naturelles telles que la physique, l’ingénierie, entre autres, avec des exemples typiques tels que les ingénieurs en informatique et les concepteurs de machines. Le deuxième est le domaine des « sciences humaines et connaissances », qui se réfère aux activités nécessitant des connaissances dans des domaines tels que le droit, l’économie, la sociologie, et autres sciences humaines, incluant la planification, le marketing, la comptabilité, etc. Le troisième est le domaine des « affaires internationales », qui désigne les activités nécessitant une pensée ou une sensibilité fondée sur la culture étrangère, telles que la traduction, l’interprétation, l’enseignement des langues, les transactions commerciales internationales, et autres. L’aspect le plus crucial lors de l’évaluation de ce statut de résidence est l’existence d’un lien direct et rationnel entre les antécédents académiques ou professionnels du demandeur et le contenu du travail qu’il envisage de réaliser au Japon. En principe, les exigences académiques nécessitent d’avoir obtenu un diplôme universitaire ou d’avoir terminé une école professionnelle japonaise et d’avoir acquis le titre de spécialiste. Même si ces exigences ne sont pas remplies, dans les domaines de la « technologie » ou des « sciences humaines et connaissances », une expérience professionnelle de plus de dix ans, et dans le domaine des « affaires internationales », une expérience de plus de trois ans, sont considérées comme satisfaisant aux exigences professionnelles. La réforme législative de 2015 (Heisei 27) a intégré les statuts de résidence précédemment séparés pour la « technologie » et les « sciences humaines et connaissances, affaires internationales », permettant ainsi une plus grande flexibilité pour les parcours professionnels modernes qui fusionnent les connaissances en sciences et en lettres, comme par exemple lorsqu’un ingénieur est promu à un poste de gestion des ventes.

Transfert interne d’entreprise au Japon

Ce statut de résidence est conçu pour les employés transférés d’un bureau étranger à un bureau japonais pour une période déterminée. Les activités concernées correspondent à celles relevant du statut de résidence pour « Compétences techniques, connaissances humaines et services internationaux » au Japon. Les formes de transfert incluent les mouvements entre le siège et les filiales au sein de la même entreprise, ainsi que les transferts entre la société mère, les filiales et les sociétés affiliées. L’exigence la plus importante de ce statut de résidence est que le demandeur ait travaillé de manière continue pendant plus d’un an, juste avant son transfert au Japon, dans le siège, une filiale ou un autre bureau à l’étranger. L’importance stratégique de ce statut de résidence réside dans le fait qu’il n’impose pas de critères de formation académique. Par exemple, un gestionnaire ou un technicien compétent, qui possède une expérience professionnelle de longue date mais pas de diplôme universitaire, peut être transféré au Japon si les critères de résidence pour « Compétences techniques, connaissances humaines et services internationaux » ne sont pas remplis, mais que la condition d’emploi d’un an ou plus est satisfaite pour un « transfert interne d’entreprise ». Cependant, ce statut de résidence est strictement basé sur le principe d’un mouvement au sein du même groupe d’entreprises, donc il n’est pas possible de changer d’emploi et de travailler pour une autre entreprise tout en conservant le même statut. En cas de changement d’emploi, il est nécessaire de demander une nouvelle autorisation pour changer de statut de résidence, tel que pour « Compétences techniques, connaissances humaines et services internationaux ».

Les Professionnels Hautement Qualifiés

Le statut de “Professionnel Hautement Qualifié” n’est pas une catégorie spécifique de visa, mais plutôt un système de privilèges conçu pour attirer des étrangers dotés de compétences avancées. Ce système utilise un barème de points basé sur des critères tels que le niveau d’éducation, l’expérience professionnelle, le revenu annuel et les réalisations en recherche. Lorsque le total atteint ou dépasse 70 points, le statut de résidence “Professionnel Hautement Qualifié de première catégorie” est accordé. Ce statut de résidence est ensuite divisé en fonction de l’activité de base du titulaire, en “Professionnel Hautement Qualifié de première catégorie i (activités de recherche, etc.)”, “Professionnel Hautement Qualifié de première catégorie ro (activités spécialisées ou techniques)” et “Professionnel Hautement Qualifié de première catégorie ha (activités de gestion ou d’administration)”. Les détenteurs de ce statut bénéficient de plusieurs mesures de faveur, telles que l’autorisation d’entreprendre des activités couvrant plusieurs statuts de résidence, l’octroi d’une période de résidence de cinq ans et une réduction significative de la période de résidence requise pour demander la résidence permanente (de dix ans habituellement à un minimum d’un à trois ans). De plus, les étrangers qui ont exercé des activités sous le statut de “Professionnel Hautement Qualifié de première catégorie” pendant plus de trois ans peuvent demander à changer pour le statut “Professionnel Hautement Qualifié de deuxième catégorie”, qui offre une période de résidence illimitée et lève presque toutes les restrictions d’activité. Ce système reflète l’intention politique claire du Japon de se démarquer dans la compétition mondiale pour l’acquisition de talents, en attirant et en retenant des individus particulièrement compétents. Pour les entreprises, il représente un outil puissant pour sécuriser des talents étrangers de haut niveau et les faire contribuer sur le long terme.

Statut de résidence basé sur l’identité ou la position : Annexe 2 (sous le droit japonais)

Contrairement aux statuts de résidence de l’Annexe 1, qui sont basés sur des “activités” spécifiques autorisées, les statuts de résidence définis dans l’Annexe 2 sont accordés en fonction de l'”identité ou de la position” de l’individu. Par exemple, être l’époux(se) d’un(e) Japonais(e) ou être un résident permanent sont des bases pour ces statuts. La caractéristique la plus déterminante et importante de cette catégorie de statut de résidence est qu’il n’y a, en principe, aucune restriction sur les activités au Japon. Cela s’applique également aux activités professionnelles, où il est légalement possible d’exercer n’importe quelle profession, des emplois spécialisés au travail simple, dans les limites de la loi.

Du point de vue de la gestion d’entreprise, les étrangers possédant un statut de résidence de l’Annexe 2 sont considérés comme les talents les plus flexibles et présentent le plus faible risque juridique en matière de recrutement. Les entreprises n’ont pas besoin de parrainer ces individus pour obtenir leur statut de résidence et n’ont pas à gérer constamment si le contenu de leur travail reste dans les limites d’un statut de résidence spécifique. Comme le maintien du statut de résidence ne dépend pas de la relation d’emploi, le processus de recrutement peut se dérouler presque de la même manière que pour l’embauche de citoyens japonais. Ainsi, lorsque plusieurs candidats possèdent des compétences équivalentes, ceux qui détiennent un statut de résidence de l’Annexe 2 deviennent des candidats très attrayants pour les entreprises, en raison de la simplicité des procédures de recrutement et de la stabilité juridique.

Voici les principaux statuts de résidence de l’Annexe 2 :

• Résident permanent : La durée de résidence est illimitée et il n’y a aucune restriction sur les activités. Les conditions d’approbation incluent, en principe, une résidence continue au Japon pendant plus de 10 ans, une bonne conduite, et la capacité de subvenir à ses propres besoins de manière indépendante.
• Époux(se) d’un(e) Japonais(e) etc. : Cela concerne l’époux(se) d’un(e) Japonais(e), les personnes nées enfants de Japonais, ou les enfants adoptés spécialement par des Japonais. Il n’y a aucune restriction sur les activités professionnelles.
• Époux(se) d’un résident permanent etc. : Cela concerne l’époux(se) d’un ‘résident permanent’ ou d’un ‘résident permanent spécial’, ainsi que les enfants nés au Japon. Il n’y a aucune restriction sur les activités professionnelles pour ce statut de résidence également.
• Résident à long terme : Ce statut de résidence concerne principalement les personnes d’origine japonaise et celles qui sont autorisées à résider au Japon pour d’autres raisons spéciales. Il est accordé en tenant compte des circonstances individuelles par le Ministre de la Justice, et il n’y a également aucune restriction sur les activités professionnelles.

Les différences entre l’Annexe 1 et l’Annexe 2 sous le droit japonais

Comme nous l’avons détaillé précédemment, le système japonais de statut de résidence se divise en deux catégories fondamentales : l’Annexe 1 et l’Annexe 2. Cette distinction détermine le degré de liberté des activités des étrangers au Japon et a un impact direct sur les obligations légales des entreprises qui emploient et gèrent des travailleurs étrangers. Les statuts de résidence de l’Annexe 1 sont accordés sur la base de l’exercice d’activités professionnelles spécifiques, et par conséquent, le champ d’activité est strictement défini. L’employeur a la responsabilité de s’assurer que l’étranger s’engage uniquement dans les tâches autorisées. En revanche, les statuts de résidence de l’Annexe 2 sont basés sur des relations personnelles et ne comportent pas de restrictions d’activité. Ainsi, l’employeur peut librement déterminer le contenu du travail et la charge de gestion liée au maintien du statut de résidence est considérablement réduite. Comprendre clairement cette différence fondamentale est essentiel pour élaborer une stratégie de ressources humaines appropriée et éviter les risques juridiques.

En résumé, les différences entre les deux peuvent être illustrées comme suit :

Gestion des statuts de résidence et responsabilité légale des entreprises au Japon

Lorsqu’une entreprise emploie des étrangers au Japon, elle est légalement tenue de s’assurer que ces individus se conforment aux activités autorisées par leur statut de résidence. Engager ces personnes dans des activités, en particulier des activités de travail, qui ne sont pas autorisées par leur statut constitue une « activité hors statut », ce qui est une violation de la loi japonaise sur l’immigration. Si une entreprise enfreint cette réglementation, elle peut être tenue responsable de graves conséquences juridiques.

Le risque le plus direct auquel une entreprise est confrontée est le crime de promotion du travail illégal, tel que défini à l’article 73-2 de la loi japonaise sur l’immigration. Cette disposition prévoit une peine d’emprisonnement pouvant aller jusqu’à trois ans et/ou une amende maximale de trois millions de yens pour ceux qui engagent des étrangers dans des activités de travail illégal ou qui facilitent de telles activités. Il est important de noter que cette responsabilité peut s’étendre non seulement à l’employeur direct, mais aussi aux entreprises qui accueillent des travailleurs détachés. Il y a eu des cas où des entreprises qui avaient reçu des étrangers en détachement d’une agence de travail temporaire ont été enquêtées pour le crime de promotion du travail illégal, car ces étrangers étaient engagés dans des tâches non autorisées par leur statut de résidence. Cela suggère que les entreprises doivent vérifier que le statut de résidence de tous les étrangers travaillant sur leur site correspond bien aux tâches réelles qu’ils effectuent.

La responsabilité des entreprises ne se limite pas aux sanctions pénales. Il existe également un risque de responsabilité pour dommages-intérêts civils, comme l’ont montré les précédents judiciaires. Un jugement de la Cour d’appel de Hiroshima en date du 26 mars 2021 (Reiwa 3) a fourni une décision importante à cet égard. Dans cette affaire, un étranger résidant au Japon avec un statut de résidence pour « formation technique » a été contraint de s’engager dans des travaux qui n’étaient pas inclus dans le plan de formation technique autorisé et a été arrêté pour activité hors statut. Le tribunal a jugé que non seulement l’organisme d’accueil direct, mais aussi l’organisation de supervision responsable de cet organisme, avaient manqué à leur devoir de diligence pour prévenir l’activité hors statut et étaient donc responsables des dommages-intérêts basés sur un acte illicite. Ce précédent indique clairement que même si une entreprise délègue l’accueil de talents étrangers à une organisation externe, elle ne peut pas échapper à la responsabilité finale en matière de conformité. Les entreprises hôtes ont le devoir de superviser la légalité des activités des étrangers travaillant sous leur gestion, même si elles n’ont pas de relation d’emploi directe, et peuvent être tenues responsables civilement si elles négligent cette obligation.

Résumé

Le système japonais de statut de résidence réglemente de manière stricte le statut légal des étrangers en fonction du type d’activités qu’ils exercent au Japon. Ce système repose sur une distinction fondamentale entre les “statuts de résidence de l’Annexe 1”, accordés sur la base d’activités spécifiques, et les “statuts de résidence de l’Annexe 2”, attribués en fonction du statut personnel de l’individu et sans restriction d’activité. Pour les dirigeants d’entreprises et les responsables juridiques, comprendre précisément ces deux catégories est essentiel pour l’utilisation stratégique des talents étrangers, l’établissement d’un système de conformité et l’évitement de risques juridiques graves tels que le crime de promotion du travail illégal. La gestion du statut de résidence n’est pas une procédure ponctuelle, mais un défi de gestion qui nécessite une attention continue et des connaissances spécialisées.

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