Visa de travail au Japon : Procédures et points stratégiques selon les différents types de recrutement d'employés étrangers

Dans l’environnement commercial moderne où la mondialisation s’accélère, l’acquisition de talents étrangers hautement qualifiés avec des antécédents diversifiés est devenue une stratégie de gestion essentielle pour que les entreprises japonaises maintiennent leur compétitivité internationale et génèrent de nouvelles innovations. Cependant, le processus d’embauche de travailleurs étrangers ne se termine pas simplement par des activités de recrutement. La loi japonaise sur le contrôle de l’immigration et la reconnaissance des réfugiés (ci-après dénommée “la loi sur l’immigration”) ainsi que d’autres lois connexes établissent des exigences et des procédures strictes pour l’emploi des étrangers au Japon, et il est essentiel de comprendre et de respecter ces procédures légales avec précision. Des erreurs ou des malentendus dans les procédures peuvent entraîner des retards considérables dans les plans de recrutement ou, dans le pire des cas, des risques majeurs de non-conformité. Cet article se concentre sur les trois principaux types de recrutement auxquels les entreprises sont confrontées lors de l’embauche de talents étrangers au Japon, à savoir “le recrutement de nouveaux diplômés étudiants étrangers”, “le recrutement de transfert de résidents étrangers au Japon” et “le recrutement de résidents étrangers à l’étranger”. Nous expliquerons de manière exhaustive et concrète les procédures légales, les documents nécessaires et les points d’attention pratiques pour chaque scénario, en nous basant sur les dernières lois. Cela fournira aux cadres d’entreprise et aux professionnels du droit et des ressources humaines des directives pour avancer stratégiquement et en douceur dans chaque processus de recrutement.

Connaissances fondamentales sur le système de visa de travail au Japon

Pour comprendre les procédures d’embauche de ressortissants étrangers, il est essentiel de se familiariser d’abord avec la structure de base du système de statut de résidence au Japon.

Les catégories de visa permettant le travail au Japon

La loi japonaise sur l’immigration définit le « statut de résidence » comme le statut légal permettant aux étrangers de séjourner et d’entreprendre des activités au Japon. Les activités autorisées au Japon sont strictement déterminées en fonction de chaque statut de résidence, et la possibilité d’entreprendre une activité rémunérée, c’est-à-dire de travailler, dépend du type de statut de résidence détenu.

Les statuts de résidence peuvent être largement classés en trois groupes selon la possibilité d’entreprendre des activités professionnelles. Premièrement, il existe des statuts de résidence basés sur un statut ou une position qui n’impose aucune restriction d’activité, comme les « résidents permanents » ou les « conjoints de Japonais », qui permettent en principe de travailler dans n’importe quelle profession. Deuxièmement, il y a des statuts de résidence dont les activités sont limitées à des domaines spécifiques. Cela inclut des statuts tels que « Compétences techniques, connaissances en sciences humaines et affaires internationales », qui sont les plus couramment utilisés par les entreprises pour employer des professionnels étrangers spécialisés. Les étrangers possédant ce statut de résidence ne peuvent s’engager que dans des activités autorisées. Troisièmement, il y a des statuts de résidence tels que « étudiant » ou « court séjour », qui n’autorisent en principe pas le travail.

Cet article se concentre principalement sur le statut de résidence « Compétences techniques, connaissances en sciences humaines et affaires internationales », qui est le plus pertinent pour l’emploi de professionnels en col blanc. Ce statut de résidence couvre les trois domaines d’activité suivants :

• Compétences techniques : activités nécessitant des compétences ou des connaissances dans les domaines des sciences naturelles telles que la physique, l’ingénierie, entre autres. Des exemples concrets incluent des postes tels qu’ingénieur informatique, programmeur, ingénieur en conception mécanique, chercheur en R&D, etc.
• Connaissances en sciences humaines : activités nécessitant des connaissances dans des domaines tels que le droit, l’économie, la sociologie ou d’autres sciences humaines. Des professions telles que le marketing, la finance, les affaires juridiques, le conseil en gestion, etc., correspondent à cette catégorie.
• Affaires internationales : activités nécessitant une pensée ou une sensibilité fondée sur la culture étrangère. Cela inclut des postes tels que traducteur, interprète, enseignant de langues, professionnel du commerce international, designer, etc.

Critères communs pour l’obtention du statut de résidence au Japon

Pour obtenir le statut de résidence “Compétences techniques, connaissances en sciences humaines et affaires internationales” au Japon, il est nécessaire que le demandeur étranger et l’entreprise employeuse répondent tous deux aux critères définis par l’ordonnance du Ministère de la Justice.

Tout d’abord, concernant les exigences propres au demandeur, un bagage académique ou une expérience professionnelle en lien avec l’activité à exercer est requis. Plus précisément, il est généralement nécessaire d’avoir obtenu un diplôme universitaire dans le domaine concerné ou de posséder plus de dix ans d’expérience professionnelle. Cependant, pour les activités relevant des “affaires internationales”, à l’exception de la traduction, de l’interprétation et de l’enseignement des langues, une expérience professionnelle de plus de trois ans dans le domaine concerné est suffisante pour répondre aux exigences. L’Agence des services d’immigration du Japon évalue rigoureusement la pertinence entre le domaine d’études et l’expérience professionnelle du demandeur et les fonctions qu’il exercera après son embauche.

Ensuite, du côté de l’entreprise, les critères importants incluent le montant de la rémunération et la stabilité de la gestion. En ce qui concerne la rémunération, il est stipulé que le salaire perçu par l’étranger doit être équivalent ou supérieur à celui d’un employé japonais effectuant un travail similaire. C’est un critère essentiel pour prévenir l’emploi des travailleurs étrangers à des salaires injustement bas. L’article 3 de la Loi japonaise sur les normes du travail interdit également la discrimination dans les salaires et autres conditions de travail sur la base de la nationalité, et ce principe est également pris en compte lors de l’examen du statut de résidence. De plus, l’entreprise employeuse doit prouver la stabilité et la continuité de son activité. Cela démontre que l’entreprise a la capacité d’employer de manière continue le travailleur étranger et de lui verser un salaire de manière stable.

Le système de catégorisation des entreprises dans les demandes de visa

Dans le cadre des procédures de demande de statut de résidence, l’Agence des services d’immigration du Japon classe les entreprises, en tant qu’employeurs, en quatre catégories selon leur taille et leur fiabilité, afin d’accélérer le traitement des demandes . Selon la catégorie, la quantité de documents à fournir lors de la demande peut varier considérablement.  

• Catégorie 1 : Entreprises cotées sur les bourses japonaises, organismes publics reconnus par l’État, etc.
• Catégorie 2 : Entités ou individus dont le montant total des taxes prélevées à la source sur les salaires de l’année précédente, tel qu’indiqué dans le tableau récapitulatif des déclarations fiscales légales, est supérieur à 10 millions de yens.
• Catégorie 3 : Entités ou individus (à l’exception de ceux de la catégorie 2) ayant soumis le tableau récapitulatif des déclarations fiscales légales de l’année précédente.
• Catégorie 4 : Entités ou individus qui ne correspondent à aucune des catégories précédentes (par exemple, les nouvelles entreprises).

Les entreprises appartenant aux catégories 1 et 2 sont considérées comme ayant un haut degré de crédibilité sociale et de stabilité financière, ce qui permet une simplification significative des documents à soumettre . En revanche, les entreprises des catégories 3 et 4, en particulier les nouvelles entreprises, doivent fournir davantage de documents (plans d’affaires, documents financiers, etc.) pour prouver la stabilité de leur activité. Ce système de catégorisation ne se limite pas à une simple différence de procédure administrative. Comprendre à quelle catégorie appartient votre entreprise est essentiel pour établir le calendrier de recrutement et préparer les documents nécessaires. Par exemple, une startup relevant de la catégorie 4 devra prévoir un processus d’examen de statut de résidence plus long et plus détaillé que celui d’une entreprise cotée en bourse de la catégorie 1, ce qui nécessite une planification de recrutement adaptée. Cela représente un élément stratégique qui a un impact direct sur la répartition des ressources temporelles et humaines dans les activités de recrutement.  

Recrutement de nouveaux diplômés étrangers au Japon : les étudiants internationaux

Recruter des étudiants internationaux talentueux, qui terminent leurs études dans des universités ou des écoles spécialisées au Japon, en tant que jeunes diplômés représente une opportunité précieuse d’acquisition de talents pour de nombreuses entreprises.

Aperçu de la procédure : “Demande de changement de statut de résidence”

Le statut de résidence “Étudiant” des étudiants internationaux est destiné à des fins académiques et, en principe, ne permet pas un emploi à temps plein. Par conséquent, pour commencer à travailler officiellement dans une entreprise après l’obtention du diplôme, il est nécessaire de changer le statut de résidence en une catégorie autorisant le travail, généralement “Compétences techniques, connaissances humaines, activités internationales”, avant la date d’entrée en fonction. Cette procédure est appelée “Demande de changement de statut de résidence” et est effectuée par l’étudiant auprès du bureau régional de l’immigration.

Processus de demande et documents requis

Bien que la demande soit effectuée par l’étudiant international lui-même, l’entreprise employeuse a l’obligation de préparer et de fournir de nombreux documents justificatifs nécessaires à la demande. Les documents requis sont principalement préparés par l’étudiant et l’entreprise respectivement.

Les principaux documents que l’étudiant doit préparer sont les suivants :

• Formulaire de demande de changement de statut de résidence
• Photo d’identité (4 cm de hauteur x 3 cm de largeur)
• Passeport et carte de résidence (à présenter au guichet)
• Certificat de diplôme ou attestation prévisionnelle de diplôme
• Curriculum vitae

Les principaux documents que l’entreprise d’accueil doit préparer sont les suivants :

• Document attestant de la catégorie de l’entreprise (par exemple, une copie du rapport saisonnier pour la catégorie 1, une copie du tableau récapitulatif des déclarations fiscales de l’année précédente pour les catégories 2 et 3, etc.)
• Certificat d’enregistrement de l’entreprise
• Documents clarifiant le contenu de l’activité de l’entreprise (brochures, présentations, etc.)
• Copie des documents de clôture des comptes de l’exercice précédent (en particulier pour les catégories 3 et 4)
• Copie du contrat de travail ou de la notification des conditions de travail (indiquant la description du poste, le montant du salaire, la durée de l’emploi, etc.)

Le formulaire officiel de demande, appelé “Formulaire de demande de changement de statut de résidence”, peut être téléchargé depuis le site Web de l’Agence des services d’immigration.

• Nom du site Web : Agence des services d’immigration
• Titre de la page : Demande de changement de statut de résidence
• URL : https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-2.html

Guichet de demande, délais et points d’attention

La demande doit être effectuée au guichet du bureau régional de l’immigration compétent pour le lieu de résidence de l’étudiant. Bien que la période de traitement standard publiée par l’Agence des services d’immigration soit d’un à deux mois, la période de mars à avril, qui correspond à la saison des diplômes, voit généralement un afflux de demandes, ce qui peut allonger les délais de traitement habituels. Il est donc judicieux pour l’entreprise de planifier avec une marge de deux à trois mois.

Le moment de la demande est également crucial. Pour les étudiants qui obtiennent leur diplôme en mars, les demandes sont généralement acceptées à partir de décembre de l’année précédente (cela peut varier selon la juridiction). Dès que la décision d’embauche est prise, il est nécessaire de commencer rapidement les préparatifs pour obtenir l’autorisation avant la date d’entrée en fonction. De plus, il est important de gérer la période de résidence pour éviter que le statut de résidence actuel “Étudiant” n’expire pendant la demande.

Recrutement de résidents étrangers au Japon : L’embauche en cours de carrière

Embaucher des étrangers déjà en poste au Japon en tant que professionnels expérimentés est une pratique courante pour de nombreuses entreprises, car ils peuvent être immédiatement opérationnels. Les procédures dans ce cas dépendent de la relation entre le statut de résidence actuel de l’étranger et les nouvelles fonctions qu’il occupera.

Vérification préalable : Cohérence entre les fonctions et le statut de résidence

La première étape cruciale lors d’un recrutement en cours de carrière est de vérifier si les activités autorisées par le statut de résidence actuel du candidat correspondent aux fonctions qu’il exercera au sein de votre entreprise. Par exemple, si vous embauchez un ingénieur IT possédant un statut de résidence “Compétences techniques, connaissances humaines, activités internationales” pour un poste similaire dans une autre entreprise, il est probable que le champ d’activité soit identique. Cependant, si vous embauchez le même ingénieur IT pour un poste en marketing, il est possible que le champ d’activité soit jugé différent. Négliger cette vérification peut entraîner des problèmes dans les procédures ultérieures.

Procédures lorsque les fonctions sont dans le même champ d’activité

Si les fonctions après le changement d’emploi restent dans le champ d’activité autorisé par le statut de résidence actuel, il n’est pas nécessaire de modifier ce statut. Cependant, légalement, l’étranger a l’obligation de déclarer le changement d’employeur.

Cette procédure est appelée “notification concernant l’organisme contractant” et est imposée à l’étranger en vertu de l’article 19-16 de la loi japonaise sur l’immigration. Plus précisément, il doit notifier la fin de son contrat avec l’ancienne entreprise dans les 14 jours suivant son départ, et la conclusion d’un contrat avec la nouvelle entreprise dans les 14 jours suivant son embauche. Cette notification peut être effectuée en ligne via le système de notification électronique de l’Agence des services d’immigration, en personne auprès des bureaux régionaux de l’immigration, ou par courrier adressé au Bureau de l’immigration de Tokyo.

De plus, bien que cela ne soit pas une obligation légale, une procédure fortement recommandée du point de vue de la gestion des risques de l’entreprise est la demande de délivrance d’un “certificat d’éligibilité à l’emploi”. Ce certificat est une preuve officielle de l’Agence des services d’immigration que les fonctions au sein de la nouvelle entreprise sont bien dans le champ d’activité autorisé par le statut de résidence actuel. Bien que cette procédure soit facultative, elle présente de grands avantages. Le renouvellement du statut de résidence se fait tous les quelques années et, lors de cet examen, les activités au sein de la nouvelle entreprise seront à nouveau évaluées. Si, au moment du renouvellement, il est jugé que les fonctions sont hors du champ d’activité autorisé, le renouvellement peut être refusé, ce qui représente un risque majeur puisque l’employé ne pourra plus continuer à travailler. Obtenir un “certificat d’éligibilité à l’emploi” lors du changement d’emploi permet d’éviter ce risque à l’avance. En d’autres termes, c’est une mesure stratégique extrêmement efficace pour éliminer l’incertitude lors des futures demandes de renouvellement et assurer la stabilité de l’emploi.

Procédures lorsque les fonctions sont d’un champ d’activité différent

Si les fonctions après le changement d’emploi sont hors du champ d’activité autorisé par le statut de résidence actuel (par exemple, embaucher une personne ayant un statut de résidence “Éducation” pour un poste de planification d’entreprise), la “demande de changement de statut de résidence” mentionnée précédemment devient obligatoire. Vous ne pouvez pas faire travailler la personne dans les nouvelles fonctions tant que cette demande n’a pas été approuvée. Le processus et les documents requis sont presque identiques à ceux pour l’embauche de nouveaux diplômés étrangers.

Points d’attention dans le recrutement

Il y a des points à considérer lors du recrutement en cours de carrière, en particulier si le candidat est au chômage. La loi sur l’immigration stipule que si une personne ne poursuit pas les activités autorisées par son statut de résidence sans raison valable pendant plus de trois mois, ce statut peut être annulé. Autrement dit, un candidat dont la période de chômage pendant la recherche d’emploi dépasse trois mois court le risque de voir son statut de résidence annulé. Lors de l’embauche de tels candidats, il est nécessaire de reconnaître que les demandes de renouvellement ou de changement de statut de résidence à l’avenir pourraient être soumises à un examen plus strict que d’habitude.

Recrutement spécifique : L’embauche de ressortissants étrangers résidant à l’étranger

Lorsqu’il s’agit d’attirer et d’embaucher des talents spécialisés résidant à l’étranger pour travailler au Japon, des procédures différentes de celles de recrutement national sont nécessaires.

Aperçu des procédures : “Demande de délivrance du certificat d’éligibilité au statut de résidence”

Dans ce cas, l’entreprise d’accueil au Japon agit en tant que mandataire et soumet une demande de “Certificat d’éligibilité (Certificate of Eligibility, COE)” auprès du bureau régional de l’immigration. Le COE est un document dans lequel le Ministre de la Justice atteste préalablement que le candidat étranger remplit les conditions d’entrée et de séjour au Japon. Une fois le COE délivré, le candidat étranger doit présenter ce document à l’ambassade ou au consulat général du Japon dans son pays pour obtenir un visa officiel. Il pourra ensuite entrer au Japon en utilisant ce visa, dans le cadre d’un processus en deux étapes.

Processus de demande et documents requis

La demande de COE peut être effectuée par le candidat lui-même ou par un représentant de l’organisation d’accueil.

Les documents requis varient selon la catégorie de l’entreprise, mais comme pour la demande de changement de statut de résidence, des documents concernant à la fois le candidat et l’entreprise d’accueil sont nécessaires.

Les principaux documents que l’entreprise d’accueil doit préparer sont les suivants :

• Formulaire de demande de certificat d’éligibilité au statut de résidence
• Photo d’identité (du candidat)
• Enveloppe pré-affranchie pour la réponse
• Documents fournis par le candidat (diplôme, CV, attestations d’emploi précédent, certificats de qualification, etc.)
• Documents attestant de la catégorie de l’entreprise, extrait Kbis, copie des derniers états financiers, copie du contrat de travail, etc.

Le formulaire officiel de demande de certificat d’éligibilité au statut de résidence peut être téléchargé sur le site web de l’Agence des services d’immigration.

• Nom du site web : Agence des services d’immigration
• Titre de la page : Demande de certificat d’éligibilité au statut de résidence
• URL : https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/16-1.html

Bureau de demande, délais et points d’attention

La demande doit être déposée auprès du bureau régional de l’immigration compétent pour le lieu où se trouve l’entreprise d’accueil. Le délai de traitement standard est de un à trois mois, ce qui représente le temps d’attente le plus long parmi les trois types de recrutement. Par conséquent, lors de la planification d’un recrutement depuis l’étranger, il est nécessaire de prendre en compte cette période d’examen pour organiser le calendrier du projet.

Il est particulièrement important de noter la période de validité du COE délivré. Le COE devient invalide si le candidat n’entre pas au Japon dans les trois mois suivant la date d’émission. Le candidat doit obtenir son visa dans son pays d’origine et compléter son voyage au Japon dans ce délai.

Comparer et examiner les délais requis pour ces différentes procédures est essentiel pour élaborer une stratégie de recrutement. Par exemple, pour un poste urgent nécessitant la sécurisation d’un talent dans les deux mois, le recrutement depuis l’étranger, qui peut prendre de un à trois mois pour obtenir le COE, n’est pas réaliste. Dans ce cas, embaucher un candidat en transition résidant déjà au Japon serait plus rapide. Cependant, même dans ce cas, une obligation de déclaration dans les 14 jours suivant l’entrée en fonction nécessite une gestion administrative rapide. Ainsi, comprendre de manière globale les exigences légales et les délais de chaque procédure et choisir le canal de recrutement le plus adapté aux besoins de l’entreprise est la clé du succès.

Comparaison et synthèse des différentes procédures

Nous avons résumé ci-dessous les principales différences entre les procédures de statut de résidence pour les trois types de recrutement que nous avons expliqués jusqu’à présent. Ce tableau aidera les responsables d’entreprise à saisir rapidement les points clés de chaque scénario et à élaborer un plan de recrutement approprié.

Résumé

Le Japon accueille activement des talents étrangers dotés de compétences et de connaissances spécialisées, mais le système juridique qui régit leur emploi est extrêmement sophistiqué et n’admet aucune erreur dans les procédures. Pour réussir le recrutement de talents internationaux, il est essentiel de comprendre précisément ces procédures juridiques complexes et de les gérer de manière planifiée. Obtenir le soutien d’experts et avancer de manière proactive dans ces processus n’est pas seulement un coût, mais un investissement stratégique pour sécuriser une ressource managériale importante et éviter les risques juridiques.

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