【Entrée en vigueur en novembre de l'ère Reiwa 6 (2024)】Qu'est-ce que la loi de protection des freelances ? Explication des mesures à prendre par les entreprises

La réforme du travail promue par le Ministère japonais de la Santé, du Travail et des Affaires sociales a entraîné un changement dans les valeurs des travailleurs ces dernières années, et la population travaillant en freelance augmente d’année en année. La pandémie de COVID-19 a également joué un rôle dans l’accent mis sur des modes de travail plus flexibles.

Alors que le nombre de responsables d’entreprises traitant avec des freelances est en hausse, la “Loi japonaise de protection des freelances (nouvelle loi sur les freelances)” qui réglemente les obligations des entreprises qui confient des travaux aux freelances, entrera en vigueur en novembre 2024. Beaucoup souhaitent comprendre rapidement les grandes lignes de cette loi pour la mettre en application dans leurs pratiques professionnelles.

Cet article présente donc le contenu de la Loi japonaise de protection des freelances et ses lignes directrices, et explique les mesures que les entreprises doivent prendre en compte.

Qu’est-ce que la loi de protection des freelances (nouvelle loi pour les freelances) ?

La loi de protection des freelances (nouvelle loi pour les freelances) est une législation qui établit les obligations à respecter dans les contrats de prestation de services, principalement pour les entreprises qui confient des travaux aux freelances. Son nom officiel est “Loi sur l’amélioration des transactions concernant les prestataires de services spécifiques”.

Ici, nous expliquerons les grandes lignes de la nouvelle loi pour les freelances.

Contexte et importance de la loi de protection des freelances

Le contexte de l’élaboration de la loi de protection des freelances réside dans la diversification des modes de travail au Japon. Ces dernières années, le nombre de personnes travaillant en tant que freelances, sans être employées par une entreprise, a augmenté. Cependant, les freelances ne sont pas reconnus comme des “travailleurs” au sens de la loi japonaise sur les normes du travail, et ne bénéficient donc pas de l’application des lois relatives aux relations de travail. En d’autres termes, ils se trouvent dans une position plus faible par rapport à leurs clients, comparativement aux travailleurs salariés. Il est également vrai que de nombreux freelances acceptent des commandes dans des conditions défavorables, sous la pression de leurs clients.

Compte tenu de cette situation, la loi de protection des freelances a été mise en place pour réglementer et créer un environnement permettant aux individus de s’engager de manière stable dans les activités commerciales en tant que prestataires de services.

La loi de protection des freelances a été adoptée le 28 avril de l’année Reiwa 5 (2023) et entrera en vigueur le 1er novembre de l’année Reiwa 6 (2024).

Différences entre la loi de protection des freelances et la loi sur les sous-traitants

La loi sur les sous-traitants est une législation qui interdit aux entreprises clientes de commettre des actes désavantageux pour les sous-traitants dans les transactions, concernant le paiement et l’échange de biens.

La relation entre les freelances et les entreprises clientes étant structurellement similaire, il peut sembler que les deux lois régissent des relations contractuelles semblables. Cependant, elles diffèrent par l’exigence ou non d’un capital social minimum.

• Loi sur les sous-traitants → S’applique lorsque le capital social de l’entreprise cliente atteint un certain montant.
• Nouvelle loi pour les freelances → Aucune restriction liée au capital social de l’entreprise cliente.

Comme la loi sur les sous-traitants ne s’applique pas lorsque le capital social de l’entreprise est faible, la loi de protection des freelances réglemente toutes les entreprises clientes qui confient des travaux aux freelances, sans restriction de capital social, afin de protéger les freelances.

Guide sur les transactions avec les freelances

En ce qui concerne les transactions avec les freelances, il existe des lignes directrices préalables à la loi de protection des freelances. Lors de l’introduction de nouvelles règles dans la pratique, il est essentiel de vérifier ces lignes directrices.

Commençons par présenter un aperçu des lignes directrices pour les freelances.

À propos des lignes directrices pour les freelances

En ce qui concerne les transactions avec les freelances, en l’an 3 de l’ère Reiwa (2021), les ministères concernés ont conjointement élaboré des lignes directrices pour « créer un environnement de travail sécurisé pour les freelances ».

Le contenu principal clarifie les relations d’application entre la loi antitrust japonaise, la loi sur les sous-traitants et les lois et règlements relatifs au travail, tout en identifiant les types de comportements problématiques.

Référence : Commission du commerce équitable et autres « Lignes directrices pour créer un environnement de travail sécurisé pour les freelances[ja] »

Relation avec la loi sur les sous-traitants et la loi antitrust

Lorsque les freelances et les entreprises effectuent des transactions, la loi antitrust japonaise s’applique en général à l’ensemble des transactions. De plus, si le capital de l’entreprise qui passe commande est supérieur à 10 millions de yens, la loi sur les sous-traitants s’applique également.

Les lignes directrices pour les freelances montrent les relations d’application entre la loi sur les sous-traitants et la loi antitrust, et les entreprises suivantes doivent vérifier les obligations de conformité :

• Les entreprises qui effectuent des transactions avec des freelances
• Les intermédiaires (entreprises qui mettent en relation les freelances et les entreprises donneuses d’ordre)

Dans les lignes directrices pour les freelances, les principes de base concernant la relation avec la loi sur les sous-traitants et la loi antitrust sont présentés, notamment :

• La régulation de l’abus de position dominante
• La clarification des conditions de transaction lors de la commande

Ensuite, les types de comportements qui constituent des violations de ces lois sont spécifiquement indiqués.

Relation avec les lois et règlements relatifs au travail

Les freelances ne sont généralement pas soumis aux lois et règlements relatifs au travail, car ils n’ont pas conclu de contrat de travail.

Cependant, si, dans la relation avec un donneur d’ordre ou un intermédiaire, ils sont reconnus comme des « travailleurs » selon les critères de jugement de la loi sur les normes du travail, alors l’application des lois et règlements relatifs au travail peut être reconnue.

Les lignes directrices pour les freelances présentent les critères de jugement et les considérations spécifiques pour déterminer si une personne est reconnue comme un « travailleur » selon les différentes lois et règlements relatifs au travail.

Les transactions et les personnes concernées par la loi de protection des freelances

Nous allons expliquer la définition des freelances concernés et les types de transactions couverts par la loi de protection des freelances. Assurez-vous de vérifier si les transactions de votre entreprise sont concernées.

Définition du statut de freelance

Il n’existe pas de définition légale ou unifiée du statut de freelance dans le cadre juridique. Par exemple, les lignes directrices pour les freelances décrivent ce statut de la manière suivante :

Le terme “freelance” désigne un entrepreneur individuel ou un président d’entreprise solo, qui ne possède pas de magasin physique et n’emploie pas de personnel, et qui tire ses revenus de l’exploitation de son expérience, de ses connaissances et de ses compétences.

Commission Japonaise du Commerce Équitable, etc. | Lignes directrices pour la création d’un environnement de travail sécurisé pour les freelances[ja]

En d’autres termes, il est approprié de comprendre que le freelance est une personne qui ne recrute pas d’employés et qui génère des revenus en acceptant des missions via des contrats de sous-traitance ou des contrats d’entreprise, en travaillant de manière indépendante.

Les transactions concernées par la Loi de protection des freelances

Les transactions concernées par la Loi de protection des freelances sont les transactions BtoB (Business to Business) entre entreprises et freelances. Elles ne s’appliquent pas aux transactions BtoC (Business to Consumer) entre entreprises et consommateurs généraux.

Plus précisément, les principales transactions concernées sont les “contrats de sous-traitance”. Un contrat de sous-traitance est un contrat par lequel une entreprise confie une partie ou la totalité de ses activités à un prestataire externe. Cela est communément appelé externalisation ou outsourcing.

La définition de “sous-traitance” est établie dans la Loi de protection des freelances comme suit :

(Article 2, Paragraphe 3)
Cette loi définit la “sous-traitance” comme les actes suivants :
Premièrement, un entrepreneur confie la fabrication (y compris le traitement) de biens ou la création de produits d’information à un autre entrepreneur pour son activité.
Deuxièmement, un entrepreneur confie la fourniture de services à un autre entrepreneur pour son activité (y compris le fait de faire fournir des services à soi-même par un autre entrepreneur).

Loi sur la régulation des transactions concernant les prestataires de services spécifiques｜Recherche de lois e-Gov[ja]

Le contrat de sous-traitance est un terme générique qui inclut les contrats d’entreprise et les mandats, et est utilisé dans la plupart des transactions avec les freelances.

Les bénéficiaires de la loi de protection des freelances

La loi de protection des freelances s’applique aux transactions concernant les tâches commandées par des « prestataires de services spécifiques ». La définition d’un prestataire de services spécifiques est donnée comme suit dans la loi.

(Article 2, paragraphe 1)
Dans cette loi, le terme « prestataire de services spécifiques » désigne un entrepreneur qui est la contrepartie dans un contrat de prestation de services et qui correspond à l’une des catégories suivantes :
Premièrement, une personne physique qui n’emploie pas de salariés.
Deuxièmement, une personne morale qui, à l’exception de son représentant, n’a pas d’autres dirigeants (administrateurs, directeurs, exécutifs, employés chargés de l’exécution des tâches, commissaires aux comptes ou auditeurs, ou personnes équivalentes à ces derniers. Identique au numéro deux du sixième paragraphe.) et qui n’emploie pas de salariés.

Loi sur l’amélioration des transactions concernant les prestataires de services spécifiques | Recherche de lois e-Gov[ja]

En d’autres termes, la présence ou l’absence d’employés est un critère important pour déterminer si l’on est reconnu comme un prestataire de services spécifiques. Il est important de comprendre que les freelances sont, en principe, ce que l’on entend par prestataires de services spécifiques.

De plus, les entreprises qui confient des tâches à des prestataires de services spécifiques sont appelées des entreprises de sous-traitance. Les entreprises qui traitent avec des freelances correspondent à cette catégorie.

Principaux aspects de la loi sur la protection des freelances et mesures à prendre pour les entreprises

À l’occasion de l’entrée en vigueur de la loi japonaise sur la protection des freelances, il est essentiel pour les entreprises d’adopter sept mesures clés. Il est impératif de se conformer aux dispositions de cette loi, donc assurez-vous de les vérifier attentivement.

Explicitation des conditions de transaction

Lorsqu’une entreprise confie une mission à un freelance, elle doit expliciter les conditions de la transaction conformément à l’article 3, paragraphe 1, de la loi japonaise sur la protection des freelances (フリーランス保護法第3条1項). Les méthodes d’explicitation peuvent être par écrit ou par voie électronique (comme par e-mail).

Les éléments à expliciter sont les suivants :

• Le contenu de la prestation
• Le montant de la rémunération
• La date de paiement
• Autres éléments définis par les règles de la Commission japonaise du commerce équitable

Même si les conditions de la transaction sont explicitées par voie électronique, si le freelance demande une version écrite, l’entreprise doit immédiatement fournir une explicitation des conditions par écrit (conformément au même article, paragraphe 2).

Indépendamment de la forme du contrat ou de la position des parties, cette réglementation s’applique à tous les clients qui passent commande.

Date limite de paiement des honoraires

L’entreprise qui a commandé les services doit fixer la date limite de paiement des honoraires dans un délai de 60 jours à compter de la réception des prestations fournies par le freelance, et ce dans le plus court délai possible, conformément à l’article 4, paragraphe 1, de la Loi japonaise sur la protection des freelances.

Il est important de noter que le point de départ de cette période n’est pas affecté par le fait que les prestations reçues fassent l’objet d’une inspection ou d’un contrôle qualité.

En outre, si les services ont été sous-traités, la date limite de paiement des honoraires doit être fixée dans un délai de 30 jours à compter de la date limite de paiement de la commande initiale, et ce dans le plus court délai possible, selon le même article, paragraphe 3.

Cette réglementation vise également à prévenir les retards de paiement des honoraires dans les cas de sous-traitance.

Obligations des entreprises mandataires

La loi japonaise sur la protection des freelances stipule que, lorsqu’une mission de longue durée est confiée, des mesures doivent être prises pour éviter que les freelances ne soient désavantagés, en établissant des obligations pour les entreprises mandataires (Article 5, Paragraphe 1 de la loi japonaise sur la protection des freelances).

Les obligations à respecter sont les suivantes :

• Ne pas refuser sans motif valable la réception d’une prestation due au freelance
• Ne pas réduire sans motif valable la rémunération du freelance
• Ne pas effectuer de retour de marchandise sans motif valable imputable au freelance
• Ne pas fixer une rémunération anormalement basse par rapport aux tarifs habituels du marché
• Ne pas obliger sans raison légitime l’achat de biens ou l’utilisation de services désignés par soi-même

En outre, quelle que soit la durée de la mission, le mandant ne doit pas porter atteinte injustement aux intérêts d’un prestataire spécifique par les actions suivantes (Paragraphe 2 du même article) :

• Contraindre le freelance à fournir de l’argent, des services ou d’autres avantages économiques pour son propre bénéfice
• Modifier ou faire refaire sans motif valable le contenu de la prestation due au freelance

Il convient de noter que la période d’application pour les missions concernées sera définie par un décret à venir.

Affichage précis des informations de recrutement

Lors du recrutement de freelances, il est interdit de faire des déclarations fausses ou susceptibles de créer des malentendus dans les publicités ou autres (Article 12, paragraphe 1 de la loi japonaise sur la protection des freelances).

De plus, les informations doivent être maintenues précises et à jour (même article, paragraphe 2).

Cette réglementation assure une protection similaire à celle prévue par la loi japonaise sur la stabilité de l’emploi, qui impose la divulgation des conditions de travail lors du recrutement de salariés.

Considération pour la grossesse, l’accouchement, la parentalité et les soins aux proches

La loi japonaise sur la protection des freelances prévoit une protection équivalente à celle des salariés pour ce qui concerne la grossesse, l’accouchement, la parentalité et les soins aux proches.

Lorsqu’un freelance, engagé pour une période déterminée, fait une demande, le client doit prendre en compte la situation pour permettre au freelance de concilier travail et responsabilités familiales, telles que la grossesse, l’accouchement, la parentalité et les soins aux proches, conformément à l’article 13, paragraphe 1, de la loi japonaise sur la protection des freelances. La période d’application sera définie par un décret à venir.

De plus, même si la durée du contrat de freelance n’atteint pas la période définie par le décret, le client a l’obligation de faire des efforts pour prendre en considération les besoins du freelance afin de lui permettre de concilier travail et responsabilités familiales, selon les circonstances (même article, paragraphe 2).

Mise en place d’un dispositif contre le harcèlement

Les donneurs d’ordre doivent prendre les mesures nécessaires, telles que l’établissement d’un système de consultation, pour s’assurer que les freelances ne soient pas victimes de harcèlement nuisant à leur environnement de travail (Article 14, paragraphe 1 de la Loi japonaise sur la protection des freelances).

La Loi japonaise sur la protection des freelances énumère les types de harcèlement suivants :

• Le harcèlement sexuel (Sexual Harassment)
• Le harcèlement lié à la maternité (Maternity Harassment)
• Le harcèlement moral (Power Harassment)

Il est interdit de résilier un contrat ou de traiter les freelances de manière défavorable pour des raisons telles que le fait d’avoir consulté au sujet du harcèlement (même article, paragraphe 2).

Préavis de résiliation ou de non-renouvellement

La nouvelle loi sur les freelances japonaise (Japanese Freelance New Law) inclut des dispositions similaires à celles des préavis de licenciement dans les contrats de travail.

Dans le cas d’une mission continue, la résiliation ou le non-renouvellement du contrat avec un freelance doit être notifié au moins 30 jours à l’avance, en principe (Article 16, paragraphe 1 de la loi japonaise sur la protection des freelances (Japanese Freelance Protection Law)).

De plus, si un freelance demande les raisons de la résiliation du contrat, le client doit les divulguer sans délai (même article, paragraphe 2).

Sanctions en cas de violation de la loi sur la protection des freelances

En cas de violation de la loi sur la protection des freelances, une inspection sur place par les autorités administratives ou des mesures correctives peuvent être initiées sur déclaration du freelance concerné.

Si l’on désobéit à ces ordres ou si l’on refuse de se soumettre à une inspection, une amende pouvant aller jusqu’à 500 000 yens peut être imposée, ce qui nécessite une vigilance accrue.

Résumé : Consultez un avocat pour vous conformer à la loi de protection des freelances

La loi de protection des freelances est une législation qui établit des règles à l’intention des entreprises clientes afin de créer un environnement où les freelances peuvent s’engager dans leur travail de manière stable. Il est nécessaire de vérifier le contenu principal à prendre en compte ainsi que les lignes directrices, qui servent d’indicateurs pour l’application d’autres lois, et de mettre en place un système approprié.

Cependant, bien que la loi de protection des freelances ait été adoptée, il faut attendre l’élaboration des règlements de la Commission japonaise du commerce équitable et des ordonnances du Ministère japonais de la Santé, du Travail et des Affaires sociales pour connaître les exigences détaillées.

Les entreprises qui traitent avec des freelances devront continuer à adapter leur approche en fonction de l’évolution de la situation. Une mauvaise interprétation peut entraîner des sanctions et causer un préjudice considérable à l’entreprise. Par conséquent, il est recommandé de solliciter les conseils spécialisés d’un avocat pour les mesures à prendre en vertu de la loi de protection des freelances.

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Domaines d’expertise du cabinet d’avocats Monolith : Droit des affaires pour les IT et les startups[ja]