Qu'est-ce que le paiement numérique des salaires (salaire numérique) ? Explications sur les cas d'implémentation et les procédures d'introduction

Alors que le gouvernement japonais vise à atteindre un taux de paiements sans espèces de 40 % d’ici l’année Reiwa 7 (2025), le taux de paiements sans espèces pour l’année Reiwa 5 (2023) a atteint un record historique de 39,3 % (126,7 billions de yens). Face à cette demande croissante de paiements sans espèces, le Ministère japonais de la Santé, du Travail et des Affaires sociales a levé l’interdiction sur le “paiement numérique des salaires” (salaire numérique) en avril de l’année Reiwa 5 (2023).

Mais en pratique, comment peut-on tirer parti du paiement numérique des salaires ? Cet article vous présentera un aperçu du paiement numérique des salaires (salaire numérique), ses avantages et inconvénients, ainsi que les procédures d’introduction.

Qu’est-ce que le paiement numérique des salaires (salaire digital) ?

Le paiement numérique des salaires, également connu sous le nom de salaire digital, est un système qui permet, avec l’accord du travailleur, de remplacer le paiement traditionnel en espèces ou par virement bancaire par des méthodes électroniques (applications de paiement mobile, cartes prépayées, monnaie électronique, etc.) pour transférer des fonds vers le compte d’un prestataire de services de paiement.

Un prestataire de services de paiement est un opérateur enregistré qui offre des services de transfert d’argent en dehors des banques. En août 2024 (Reiwa 6), 82 entreprises sont enregistrées. Des applications de paiement mobile bien connues telles que ‘PayPay’ de SoftBank et ‘LINE Pay’ de LINE sont disponibles, et les utilisateurs peuvent lier ces applications à leurs comptes bancaires pour charger (déposer) de l’argent et l’utiliser pour des transferts ou des achats.

Pour exploiter une entreprise de transfert de fonds, il est nécessaire de s’enregistrer au préalable auprès du Premier ministre conformément à la loi japonaise sur les services de paiement. Si une entreprise effectue des transferts de fonds (transactions de change) sans enregistrement, elle sera considérée comme un opérateur sans licence en violation de l’article 4, paragraphe 1 de la loi bancaire japonaise et sera soumise aux sanctions prévues par cette loi.

Référence : Association japonaise des prestataires de services de paiement « Aperçu des entreprises de transfert de fonds »[ja]

Parmi les prestataires de services de paiement enregistrés, seuls ceux désignés par le ministre de la Santé, du Travail et des Affaires sociales peuvent être utilisés pour le paiement numérique des salaires (à la date de rédaction, PayPay Corporation est la seule entreprise de transfert de fonds désignée par le ministre).

Le paiement numérique des salaires est une option parmi d’autres. Un employeur ne peut pas forcer un travailleur qui ne le souhaite pas à accepter un paiement numérique. De plus, il est possible pour un travailleur de recevoir une partie de son salaire sur le compte d’un prestataire de services de paiement spécifique.

Référence : Ministère de la Santé, du Travail et des Affaires sociales | À propos du paiement des salaires sur le compte d’un prestataire de services de paiement (paiement numérique des salaires)[ja]

Le contexte de la reconnaissance du salaire numérique

La possibilité de payer les salaires de manière numérique s’inscrit dans le contexte de l’évolution récente des paiements de salaires due à la numérisation.

Le principe est que les salaires doivent être payés en monnaie (Article 24 de la Japanese Labor Standards Act). Cependant, avec le consentement du travailleur, il est permis, à titre d’exception, de payer les salaires : 1 : par virement bancaire et 2 : sur un compte de titres global (Article 7-2 du Règlement d’application de la Japanese Labor Standards Act).

Article 24 : Le salaire doit être payé en monnaie, directement au travailleur, dans son intégralité. Toutefois, en cas de dispositions particulières dans les lois ou les conventions collectives, ou lorsque des méthodes de paiement sûres sont définies par arrêté du Ministère de la Santé, du Travail et des Affaires Sociales, le paiement peut être effectué autrement qu’en monnaie. De plus, en cas de dispositions particulières dans les lois ou lorsqu’il existe un syndicat représentant la majorité des travailleurs sur le lieu de travail, une partie du salaire peut être déduite et payée avec un accord écrit avec ce syndicat ou, en l’absence de syndicat, avec les représentants de la majorité des travailleurs.

Japanese Labor Standards Act

Article 7-2 : Avec le consentement du travailleur, l’employeur peut effectuer le paiement des salaires selon les méthodes suivantes. Cependant, dans le cas de la méthode décrite au point 3, il doit permettre au travailleur de choisir le paiement des salaires selon les méthodes 1 ou 2 et, après avoir expliqué au travailleur les conditions énumérées de 3(i) à 3(viii), obtenir son consentement.
1 Virement sur un compte bancaire ou d’épargne spécifié par le travailleur auprès d’une institution financière
2 Versement sur un compte de dépôt spécifié par le travailleur auprès d’un opérateur de services financiers (défini à l’article 2, paragraphe 9 de la Japanese Financial Instruments and Exchange Act (loi n°25 de 1948), limité aux opérateurs effectuant des transactions de type 1, à l’exclusion des opérateurs de collecte électronique de faible montant définis à l’article 29-4-2, paragraphe 9 de la même loi).

Règlement d’application de la Japanese Labor Standards Act, Article 7-2[ja]

Cependant, avec la généralisation de la banque en ligne et de la banque mobile, ainsi que le développement de la technologie blockchain, la monnaie numérique est devenue indispensable dans notre vie quotidienne.

Par conséquent, la révision du Règlement d’application de la Japanese Labor Standards Act a été envisagée pour permettre le paiement des salaires sur les comptes des prestataires de services de transfert de fonds qui gèrent la monnaie numérique, en tant que nouvelle option de paiement des salaires.

Réglementation relative au paiement numérique des salaires

La réglementation concernant le paiement numérique des salaires se divise principalement en deux catégories : les réglementations applicables aux employeurs et celles applicables aux prestataires de services de paiement.

Réglementations applicables aux employeurs

Comme mentionné précédemment, lorsqu’une entreprise souhaite payer les salaires de manière numérique, elle doit obtenir le consentement des travailleurs.

Dans ce contexte, l’employeur est tenu de fournir aux travailleurs les explications suivantes :

• La mise en place d’une limite maximale de solde de compte à un million de yens ou moins, ou des mesures pour réduire rapidement le solde à un million de yens ou moins si celui-ci dépasse ce montant.
• L’existence d’un mécanisme garantissant rapidement aux travailleurs le paiement des dettes en cas de faillite ou d’autres difficultés empêchant le prestataire de services de paiement de remplir ses obligations.
• L’existence d’un mécanisme de compensation pour les pertes subies par les travailleurs en raison de transactions de change frauduleuses ou d’autres raisons indépendantes de leur volonté.
• La garantie que le solde du compte reste valide pendant au moins dix ans à compter de la dernière modification.
• La possibilité de recevoir des fonds dans le compte via des distributeurs automatiques de billets (ATM) au centime près, et de réaliser au moins un retrait par mois sans frais. De plus, la capacité de transférer des fonds dans le compte au centime près.
• La mise en place d’un système permettant de rapporter régulièrement au Ministre de la Santé, du Travail et des Affaires sociales la situation financière et l’état d’avancement des opérations liées au paiement des salaires.

Réglementations applicables aux prestataires de services de paiement

Il est à noter que les prestataires de services de paiement sont soumis à des réglementations nécessaires telles que le dépôt de garanties de performance et la gestion des risques systémiques, en vertu de la loi sur les services de paiement et d’autres réglementations, supervisées par l’Agence des services financiers.

Cependant, les prestataires effectuant le paiement des salaires sont soumis à des exigences supplémentaires par le Ministère de la Santé, du Travail et des Affaires sociales en raison de la nature du travail, et les obligations d’explication de l’employeur mentionnées ci-dessus sont imposées comme conditions spécifiques en vertu du règlement d’application de la loi sur les normes du travail.

En outre, les prestataires de services de paiement doivent :

• Posséder la capacité technique de mener à bien les opérations liées au paiement des salaires de manière appropriée et fiable, et jouir d’une crédibilité sociale suffisante.

Ces conditions remplies, le Ministre de la Santé, du Travail et des Affaires sociales peut désigner les prestataires de services de paiement qui répondent à ces critères, sur la base de leur demande.

Les avantages de la paie numérique

Les avantages du paiement des salaires de manière numérique incluent les points suivants.

Avantages pour les employés

Tout d’abord, les employés peuvent recevoir leur salaire directement, sans passer par un compte bancaire.

De plus, le salaire reçu peut être retiré en espèces au moins une fois par mois sans frais, et ce, jusqu’au dernier centime, via des distributeurs automatiques de billets (ATM). Le solde maximal du compte de réception des salaires est fixé à moins d’un million de yens, et tout excédent est transféré vers un compte bancaire préalablement enregistré par l’employé.

Si l’employé le souhaite, il est également possible de recevoir une partie du salaire sur un compte de prestataire de services de paiement et le reste sur un compte bancaire. Par exemple, si un employé souhaite recevoir 200 000 yens de son salaire net de 300 000 yens sur son compte bancaire et les 100 000 yens restants sous forme de salaire numérique, cela est possible.

Avantages pour l’employeur

Les employeurs n’ont plus besoin de passer par des comptes bancaires et peuvent ainsi économiser sur les frais de transaction, ce qui représente un avantage économique.

En outant en place le paiement numérique des salaires, les employeurs peuvent également montrer leur engagement à améliorer l’environnement de travail. En adoptant de nouveaux systèmes qui répondent à l’intérêt croissant des employés pour les avantages sociaux, ils peuvent promouvoir une image d’entreprise proactive dans la réforme des conditions de travail et l’amélioration de la satisfaction des employés, ce qui peut contribuer à résoudre les problèmes de pénurie de main-d’œuvre.

Les inconvénients de la paie numérique

Les inconvénients associés au paiement des salaires de manière numérique incluent les éléments suivants.

Inconvénients pour les travailleurs

Le paiement numérique des salaires est une option que les travailleurs peuvent choisir, mais pour ceux qui ne sont pas familiers avec l’argent électronique, comme les personnes âgées, l’adoption peut être difficile. En particulier, les personnes âgées, qui ont un taux d’utilisation de l’argent électronique plus faible, peuvent être confrontées à la nécessité d’ouvrir de nouveaux comptes pour recevoir leur salaire numérique.

De plus, comme mentionné précédemment, le montant maximum du compte est fixé à moins de 1 million de yens. Par conséquent, avec la paie numérique, si le montant dépasse le plafond de 1 million de yens, il sera automatiquement transféré vers un compte bancaire spécifié à l’avance.

En outre, il existe un risque de retard ou d’échec dans le paiement des salaires en raison de défaillances du système ou d’attaques cybernétiques.

Inconvénients pour les employeurs

Pour les entreprises mondiales, il est particulièrement important de faire attention aux différentes réglementations et lois de chaque pays ou région.

En outre, comme les informations de paie peuvent être liées aux informations d’emploi des employés, il existe un risque de piratage ou de fuite de ces données, quelle que soit la monnaie numérique utilisée, nécessitant ainsi des mesures de sécurité robustes.

La mise en place de la paie numérique peut également nécessiter un investissement initial dans l’infrastructure du système interne de l’entreprise.

Exemples d’introduction de la paie numérique

En août 2024 (Reiwa 6), SoftBank Group a annoncé que 10 de ses entreprises commenceraient à utiliser le service « PayPay Salaire » pour la réception de salaires numériques.

Référence : Les 10 entreprises du groupe SoftBank commencent à utiliser ‘PayPay Salaire’ pour les paiements numériques de salaires[ja]

Les entreprises qui ont décidé de participer à « PayPay Salaire » sont SoftBank Group Corp., SoftBank Corp., LINE Yahoo Japan Corp., PayPay Corp., SB C&S Corp., SB At Work Corp., SB Technology Corp., SB Payment Service Corp., PayPay Card Corp., et PayPay Securities Corp.

Les employés de ces groupes recevront leur salaire numérique via PayPay Corp. Étant donné que PayPay Corp. est actuellement le seul opérateur de transfert de fonds autorisé au Japon, cette initiative est considérée comme un cas pionnier dans le pays et attire beaucoup d’attention.

Référence : PayPay Corp. « Réception de la désignation du Ministre de la Santé, du Travail et des Affaires sociales pour le paiement numérique des salaires »

Référence : Ministère de la Santé, du Travail et des Affaires sociales « Aperçu des services de PayPay Corp. »

Procédures d’introduction de la paie numérique

Alors, quelles sont les procédures nécessaires pour un employeur lors de l’introduction du paiement numérique des salaires ? Nous allons ici expliquer le déroulement et les points clés de ces procédures.

Déroulement des procédures d’introduction

Pour introduire le paiement numérique des salaires, un employeur doit suivre les six étapes suivantes :

1. Vérification d’un prestataire de services de transfert de fonds désigné par le Ministre du Travail et des Affaires Sociales
2. Examen des services du prestataire de services de transfert de fonds désigné à introduire
3. Conclusion d’un accord collectif de travail, etc.
4. Explication aux travailleurs
5. Obtention du consentement individuel des travailleurs
6. Vérification et mise en œuvre des procédures administratives de paiement des salaires

Points clés pour la sélection d’un prestataire de services de transfert de fonds désigné

Les points suivants doivent être pris en compte lors de la sélection d’un prestataire de services de transfert de fonds désigné :

• Le montant limite du solde du compte
• Le montant limite des paiements par jour
• La présence et le montant des frais à la charge de l’utilisateur
• La nécessité ou non de conclure un contrat avec le prestataire de services de transfert de fonds désigné

Il est également possible de choisir plusieurs prestataires de services de transfert de fonds désignés.

Cependant, au moment de la rédaction, le seul prestataire de services de transfert de fonds désigné est PayPay Corporation.

Référence : Ministère de la Santé, du Travail et des Affaires Sociales | Procédures nécessaires pour introduire le paiement numérique des salaires[ja]

Conclusion d’un accord collectif de travail

Lors de l’introduction du paiement numérique des salaires, il est nécessaire de conclure un accord collectif de travail avec le syndicat représentant la majorité des travailleurs s’il existe, ou avec un représentant de la majorité des travailleurs s’il n’y a pas de syndicat.

L’accord collectif de travail doit inclure les éléments suivants :

• La portée des travailleurs concernés
• La portée et le montant des salaires concernés
• La portée des prestataires de services de transfert de fonds désignés
• La date de début de mise en œuvre

De plus, le site du Ministère de la Santé, du Travail et des Affaires Sociales[ja] propose des exemples de modèles d’accords collectifs de travail.

Explication aux travailleurs et obtention du consentement individuel

Il est obligatoire pour l’employeur d’expliquer le contenu mentionné ci-dessus aux travailleurs. Cette explication peut également être confiée au prestataire de services de transfert de fonds désigné.

Le consentement individuel des travailleurs peut être obtenu non seulement par écrit mais aussi par enregistrement électronique. Des exemples de formulaires de consentement sont disponibles sur le site du Ministère de la Santé, du Travail et des Affaires Sociales[ja].

Synthèse : Perspectives d’avenir pour le salaire numérique

Comme nous l’avons expliqué jusqu’à présent, le salaire numérique est un système qui offre aux travailleurs de nouvelles options pour la réception de leur salaire, tout en constituant une méthode de bien-être social pour les entreprises.

Bien que le paiement numérique des salaires soit un système récemment mis en place, la demande pour les paiements sans espèces est en constante augmentation. En septembre 2024, PayPay Corporation est la seule entreprise de transfert de fonds désignée par le Ministère japonais de la Santé, du Travail et des Affaires sociales, mais actuellement, trois autres entreprises de transfert de fonds ont soumis leur demande de désignation et sont en cours d’examen.

Si ces entreprises obtiennent la désignation du Ministère japonais de la Santé, du Travail et des Affaires sociales, il sera possible d’utiliser des monnaies numériques autres que PayPay pour le paiement des salaires numériques. Par conséquent, il est probable que le nombre d’entreprises offrant le paiement numérique des salaires augmentera à l’avenir.

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