Qu'est-ce que la nouvelle loi sur le freelancing ? Explication des points de contrôle à partir d'un exemple de contrat conforme à la nouvelle loi

Avec l’entrée en vigueur de la “Nouvelle Loi sur les Freelances” (Freelance New Law) en novembre de l’ère Reiwa 6 (2024), les entreprises au Japon sont désormais tenues de respecter scrupuleusement la législation dans leurs transactions avec les freelances. Pour créer un environnement où les travailleurs indépendants peuvent exercer leur activité en toute confiance, la Nouvelle Loi sur les Freelances impose la transparence des transactions et des contrats équitables. Comment les entreprises devraient-elles s’adapter à cette nouvelle réglementation japonaise?

Cet article vous guidera à travers les points clés des contrats avec les freelances, en utilisant des exemples de contrats adaptés à la Nouvelle Loi sur les Freelances au Japon.

Définition des parties concernées par la nouvelle loi sur les freelances au Japon

La nouvelle loi sur les freelances, dont le nom officiel est “Loi sur l’amélioration des transactions relatives aux prestataires de services spécifiques”, a redéfini les freelances en tant que “prestataires de services spécifiques”.

Cette loi s’applique aux transactions de “sous-traitance” entre des prestataires de services spécifiques et des entreprises qui leur confient des missions. Autrement dit, elle cible les transactions de sous-traitance entre entreprises (BtoB) et ne s’applique pas aux transactions entre particuliers et consommateurs.

Prestataires de services spécifiques (Article 2, Paragraphe 1)

Un prestataire de services spécifiques est un “entrepreneur” qui est une personne physique ne faisant pas appel à des employés ou une personne morale dirigée uniquement par un représentant. Ainsi, non seulement les freelances individuels mais aussi les entreprises sans employés ni dirigeants autres que le représentant unique sont soumis à la nouvelle loi sur les freelances.

En revanche, si des “employés” sont utilisés, l’entité ne sera pas considérée comme un “prestataire de services spécifiques”. Il est à noter que le terme “employé” n’inclut pas ceux qui sont embauchés temporairement pour de courtes durées ou à temps partiel.

Par conséquent, “utiliser des employés” signifie employer des travailleurs qui, selon l’article 9 de la Loi sur les normes du travail japonaise, ① travaillent plus de 20 heures par semaine et ② sont employés de manière continue pour une période prévue de plus de 31 jours.

De plus, si un freelance exerce plusieurs activités différentes et utilise des employés dans l’une d’elles, il sera considéré comme “utilisant des employés” dans toutes ses activités et ne sera pas éligible en tant que “prestataire de services spécifiques”.

Référence : ＜Lignes directrices d’interprétation＞ Loi sur l’amélioration des transactions relatives aux prestataires de services spécifiques (Commission du commerce équitable et Ministère de la Santé, du Travail et des Affaires sociales, 31 mai 2024 (Reiwa 6))[ja]

Entreprises de sous-traitance spécifiques (Article 2, Paragraphe 6)

En ce qui concerne l’application de la nouvelle loi sur les freelances au Japon, nous allons d’abord expliquer ce qu’est une entreprise de sous-traitance. Une entreprise de sous-traitance est une entreprise qui confie des missions à des prestataires de services spécifiques, indépendamment de la présence ou de l’absence d’employés ou de dirigeants. Ainsi, même les entrepreneurs individuels ou les entreprises unipersonnelles sont considérés comme des entreprises de sous-traitance.

Une entreprise de sous-traitance spécifique est une entreprise de sous-traitance qui emploie des travailleurs en tant qu’entrepreneur individuel ou qui a plus de deux dirigeants ou qui emploie des employés en tant que personne morale. On peut dire que de nombreuses entreprises, des grandes aux petites et moyennes entreprises, correspondent à la définition d’entreprises de sous-traitance spécifiques.

Le fait d’être une entreprise de sous-traitance ou une entreprise de sous-traitance spécifique a une grande importance dans l’application des réglementations établies par la loi sur les freelances, comme nous le verrons dans la suite de cet exposé.

Contenu de la réglementation de la nouvelle loi sur les freelances au Japon

La nouvelle loi sur les freelances au Japon impose diverses réglementations pour protéger les droits des freelances (prestataires de services spécifiques). Lorsqu’un donneur d’ordre confie une mission à un prestataire de services spécifiques, indépendamment de la présence d’employés ou de dirigeants, le donneur d’ordre est tenu de clarifier les conditions de la transaction par écrit ou par des moyens électroniques (Article 3).

Les réglementations applicables aux prestataires de services spécifiques sont les suivantes :

• Obligation de clarifier les conditions de la transaction par écrit ou par des moyens électroniques (Article 3)
• Respect de la date limite de paiement de la rémunération et interdiction des retards de paiement (Article 4)
• Obligation de représenter précisément les informations de recrutement (Article 12)
• Mise en place d’un système de lutte contre le harcèlement (Article 14)

De plus, lorsqu’un prestataire de services spécifiques confie une mission à un même prestataire pour une durée d’un mois ou plus, les actions suivantes sont interdites (Article 5) :

• Interdiction de refuser de recevoir le travail et de réduire la rémunération, etc.
• Interdiction de fournir des avantages injustes, etc.

En outre, lorsqu’un contrat de prestation de services est conclu avec le même prestataire pour une durée de six mois ou plus, les obligations ci-dessus sont complétées par les obligations supplémentaires suivantes (Article 16) :

• Obligation de prendre en considération la conciliation entre la garde d’enfants, etc., et le travail
• Obligation de préavis en cas de résiliation en cours de contrat, etc.

Détails de la réglementation de la nouvelle loi sur les freelances au Japon et points clés des contrats

Jusqu’à présent, nous avons expliqué les grandes lignes des réglementations instaurées par la nouvelle loi sur les freelances au Japon. Nous allons maintenant détailler le contenu de ces réglementations qui s’appliquent aux entreprises et souligner les points essentiels à prendre en compte lors de la rédaction de contrats, en suivant le processus contractuel réel.

Obligation de représentation précise des informations de recrutement (Article 12) sous le droit japonais

La nouvelle législation japonaise impose que lors de la fourniture d’informations relatives au recrutement de prestataires de services spécifiques par le biais de publicités ou autres moyens, ces informations ne doivent pas comporter de représentations fausses ou susceptibles de créer des malentendus. De plus, elles doivent refléter un contenu précis et à jour.

Il est important de noter que le terme “publicités ou autres moyens” inclut non seulement les publications traditionnelles, mais aussi les courriels et les messages via les réseaux sociaux, qui sont également considérés comme des formes de publicité réglementées par cette disposition.

En outre, le terme “informations” se réfère spécifiquement à ① la nature du travail, ② le lieu, la durée et les horaires d’exécution du travail, ③ les questions relatives à la rémunération, ④ les conditions de résiliation ou de non-renouvellement du contrat, et ⑤ les détails concernant l’entité qui recrute pour le prestataire de services spécifique.

Exemples de contenus nécessitant une modification

• Lorsqu’une entreprise affiche délibérément une rémunération plus élevée que le montant réel pour attirer des prestataires de services spécifiques (affichage trompeur).
• Lorsqu’une entreprise recrute sous le nom d’une autre entreprise (comme le nom d’un ancien donneur d’ordre) (affichage trompeur).
• Lorsqu’une entreprise stipule une durée de contrat tout en concluant en réalité un contrat pour une période significativement différente (affichage trompeur).
• Lorsqu’une entreprise possédant des entreprises affiliées fait une présentation qui pourrait être confondue avec une offre d’emploi émanant de ces entreprises affiliées (affichage induisant en erreur).
• Lorsqu’une entreprise continue d’afficher des informations obsolètes dans ses publicités sans les supprimer ou les modifier, même après avoir terminé le recrutement ou modifié les détails (affichage d’informations périmées).

De nos jours, il est courant que les entreprises confient à d’autres sociétés la diffusion de leurs offres d’emploi. Dans ce cas, il est nécessaire de demander à ces plateformes de mettre fin à la diffusion des informations ou de modifier le contenu, et de vérifier que les modifications ont bien été effectuées.

Alors, si un contrat est conclu avec des conditions différentes de celles affichées lors du recrutement (si les conditions du contrat sont modifiées au moment de la conclusion du contrat), cela constitue-t-il immédiatement une violation de l’obligation d’affichage précis ?

En conclusion, même si les conditions réelles du contrat diffèrent de celles affichées au moment du recrutement, si elles sont basées sur un accord entre l’entreprise donneuse d’ordre et le prestataire de services spécifique, l’affichage lors du recrutement ne constitue pas une violation de l’obligation d’affichage précis.

Obligation d’expliciter les conditions de la transaction par écrit (Article 3)

Selon la nouvelle législation, les commanditaires (côté entreprise) ont l’obligation, avant la conclusion du contrat, de communiquer clairement par écrit les conditions de la transaction telles que le contenu du travail, la rémunération et la date de paiement. De plus, cette obligation ne se limite pas aux prestataires de services spécifiques, elle s’applique donc à toutes les entreprises contractant avec des freelances.

Les prestataires de services doivent, lorsqu’ils confient des tâches à des prestataires spécifiques, immédiatement expliciter par écrit ou par des moyens électroniques, conformément aux règlements de la Commission du Commerce Équitable, le contenu de la prestation, le montant de la rémunération, la date de paiement et autres conditions à ces prestataires spécifiques.

Source : Article 3, paragraphe 1 de la Loi sur les Freelances

Les éléments qui doivent être explicités dans le contrat sont les suivants :

1. Nom commercial, nom ou dénomination sociale, ou numéro, symbole ou autre signe distinctif permettant d’identifier le prestataire de services et le prestataire spécifique
2. Date à laquelle la tâche a été confiée
3. Contenu de la prestation (service fourni) du prestataire spécifique
4. Date et autres conditions de réception de la prestation ou de fourniture du service par le prestataire spécifique
5. Lieu de réception de la prestation ou de fourniture du service par le prestataire spécifique
6. Date d’achèvement de l’inspection, si le contenu de la prestation du prestataire spécifique doit être inspecté
7. Montant de la rémunération
8. Date de paiement
9. Conditions spécifiques si la rémunération est payée par des moyens autres que l’argent comptant

Ces neuf éléments doivent être explicités “immédiatement” lors de la confiance d’une tâche. Les lignes directrices d’interprétation de la nouvelle loi sur les freelances précisent que “immédiatement” signifie sans aucun retard.

Par conséquent, les entreprises doivent, non pas au moment du début effectif de la tâche confiée, mais dès l’accord sur la confiance de la tâche, convenir avec le prestataire spécifique des conditions de la transaction à expliciter et les communiquer.

Toutefois, la nouvelle loi sur les freelances stipule également que “toutefois, il n’est pas nécessaire d’expliciter ces éléments si, pour des raisons valables, leur contenu ne peut être déterminé. Dans ce cas, le prestataire de services doit, une fois le contenu des éléments indéterminés fixé, immédiatement les expliciter par écrit ou par des moyens électroniques”.

Par conséquent, parmi les éléments à expliciter mentionnés ci-dessus, ceux dont le contenu ne peut être déterminé au moment de la conclusion du contrat en raison de la nature du contrat de prestation de services, et pour lesquels il existe des raisons objectives ou valables, ne nécessitent pas d’être explicités.

Méthodes d’explicitation

Selon la nouvelle loi, les prestataires de services peuvent expliciter les conditions de transaction aux sous-traitants spécifiques par écrit ou par des méthodes électroniques (telles que les e-mails, SMS, ou messages sur les réseaux sociaux), sans qu’il soit nécessaire de formaliser un contrat écrit (Article 3, Paragraphe 2).

Cependant, si un sous-traitant spécifique demande la remise d’un document écrit, le prestataire de services doit fournir ce document sans délai, sauf si cela ne nuit pas à la protection du sous-traitant spécifique.

Les situations où la protection du sous-traitant spécifique n’est pas compromise incluent les cas suivants :

• Lorsque le prestataire de services a explicité les conditions en réponse à une demande de communication par des méthodes électroniques de la part du sous-traitant spécifique.
• Lorsque le contrat de sous-traitance, qui inclut les conditions générales créées par le prestataire de services, est conclu uniquement via Internet et que ces conditions générales sont accessibles en ligne pour consultation par le sous-traitant spécifique.
• Lorsqu’un document écrit a déjà été fourni.

Points d’attention pour les entreprises sous le droit japonais

Afin d’éviter les problèmes liés à la violation de l’obligation d’explicitation, il est conseillé de conserver une trace écrite lors de la remise de documents, pour que la preuve de cette remise puisse être vérifiée ultérieurement.

De plus, lorsqu’une explicitation est effectuée par des moyens électroniques, il est nécessaire de sauvegarder le contenu explicité afin d’éviter sa perte.

Obligation de paiement de la rémunération dans les 60 jours (Article 4)

Concernant le paiement de la rémunération, la nouvelle loi sur les freelances au Japon met l’accent sur la prévention des retards.

Indépendamment de l’inspection du contenu de la prestation, il est désormais obligatoire de fixer une date de paiement de la rémunération dans les 60 jours suivant la réception de la prestation par le prestataire de services spécifique, et d’effectuer le paiement.

De plus, si aucune date de paiement de la rémunération n’a été établie, le “jour de la réception de la prestation” est considéré comme la date de paiement. Si la date de paiement est fixée à plus de 60 jours après la réception de la prestation, le “jour précédant le 60ème jour après la réception de la prestation” est considéré comme la date de paiement (Article 4, paragraphe 2).

Exceptions en cas de sous-traitance

Selon la loi japonaise sur les freelances, le délai de paiement des rémunérations est, comme nous l’avons déjà expliqué, fixé en principe à 60 jours maximum.

Toutefois, à titre d’exception, lorsqu’une tâche confiée par un donneur d’ordre initial (le mandant) est sous-traitée à un prestataire spécifique, et si ① la nature de la sous-traitance, ② le nom commercial, le nom ou la dénomination du mandant initial ou un numéro, un symbole ou autre signe permettant d’identifier ce dernier, et ③ la date de paiement convenue pour la tâche initialement confiée sont clairement indiqués, le paiement peut être effectué dans les 30 jours suivant le paiement par le mandant initial.

Obligation d’établir un système de prévention du harcèlement par les entreprises sous le droit japonais (Article 14)

Les entreprises spécifiquement mandatées ont l’obligation de prendre les mesures nécessaires, y compris la mise en place d’un système de consultation, pour éviter que les actes de harcèlement n’endommagent l’environnement de travail des personnes engagées dans des tâches spécifiques (paragraphe 1). De plus, ces entreprises ne doivent pas traiter de manière défavorable les personnes engagées dans des tâches spécifiques pour avoir consulté sur des questions de harcèlement (paragraphe 2).

Les mesures nécessaires comprennent les actions suivantes, et une réponse rapide est requise de la part des entreprises :

• Clarification et sensibilisation à la politique interdisant le harcèlement
• Réponse rapide et appropriée au harcèlement dans le cadre des contrats de prestation de services
• Mise en place d’un système adéquat pour répondre aux consultations et traiter les problèmes de manière appropriée

Interdictions pour les Entreprises sous le Droit Japonais (Article 5)

Les comportements abusifs envers les freelances sont également réglementés par la nouvelle législation japonaise. Les entreprises ne doivent pas réduire ni refuser de payer la rémunération sans raison valable, et elles sont également interdites de harcèlement et de demandes injustes.

Le refus de réception sans motif légitime (Article 1, Paragraphe 1)

Il est interdit aux entreprises clientes, en l’absence de faute imputable au prestataire spécifique, de refuser la réception de la prestation.

Une faute imputable au prestataire peut être caractérisée lorsque le contenu de la prestation ne correspond pas à ce qui a été convenu dans le mandat, ou lorsque la prestation n’a pas été effectuée avant la date de livraison convenue, rendant ainsi la prestation inutile. Cependant, il convient de faire attention, car si de telles circonstances surviennent en raison de la convenance unilatérale du client, le refus de réception de la prestation peut constituer un refus de réception illégitime.

Réduction injustifiée de la rémunération (Article 1, Paragraphe 2)

Même en présence d’un accord préalable, il est interdit de réduire le montant de la rémunération fixée lors de la conclusion d’un contrat de prestation de services, à moins que la cause de la réduction ne soit imputable à la faute du prestataire de services spécifique.

Les causes imputables à la faute du prestataire sont concrètement définies dans les lignes directrices comme suit :

• Dans le cas où il est permis de refuser la réception ou de retourner le produit sans violer la loi sur les freelances au Japon, si le refus de réception ou le retour est effectué en raison d’une faute imputable au prestataire de services spécifique, et que la rémunération liée à la prestation est réduite en conséquence
• Lorsque le client effectue lui-même les corrections nécessaires, et que le montant des coûts engagés pour ces corrections, jugé objectivement raisonnable, est déduit de la rémunération
• Dans le cas où il est permis de refuser la réception ou de retourner le produit sans violer la loi sur les freelances au Japon, si la valeur du produit est clairement diminuée en raison d’une faute imputable au prestataire de services spécifique, et que le montant jugé objectivement raisonnable est déduit de la rémunération

La prohibition des retours abusifs sous le droit japonais (Article 1, Paragraphe 3)

Il est interdit de contraindre à reprendre des biens liés à une prestation après leur réception, sans qu’il y ait de motif imputable au prestataire spécifique.

Voici des exemples de situations où il n’y a pas de motif imputable :

• Exiger d’un freelance le retour d’un produit simplement parce qu’un client qui a acheté le résultat du service le renvoie.
• Retourner un produit à un freelance sous prétexte de défauts qui auraient pu être immédiatement détectés, mais ce n’est qu’après une période bien plus longue que le délai standard d’inspection que le défaut est invoqué.

Il est important de noter que la réception est établie indépendamment de l’inspection et que, dès lors, les biens sont considérés comme étant sous le contrôle du prestataire spécifique, ce qui peut ensuite soulever des problèmes de ‘retour’ et autres.

Fixation d’une rémunération injustement basse par rapport au marché (Article 1, Paragraphe 4)

Il est interdit de fixer une rémunération considérablement inférieure à celle normalement versée pour des prestations de même nature ou similaires, par rapport à ce qui est habituellement accordé à des prestataires de services spécifiques.

Pour déterminer si une situation correspond à une sous-évaluation, il convient de prendre en compte de manière globale plusieurs éléments : ① la méthode de détermination de la rémunération, ② le caractère discriminatoire ou non de la rémunération fixée, ③ l’écart entre la “rémunération habituellement versée” et la rémunération réellement payée, et ④ les tendances des prix des matières premières et autres éléments nécessaires à la prestation.

L’obligation imposée par les entreprises d’acheter des biens désignés ou d’utiliser des services spécifiques (Article 1, Paragraphe 5)

La nouvelle législation interdit aux prestataires de services spécifiques de forcer l’achat de biens désignés ou l’utilisation de services spécifiques sans raison valable, notamment lorsque cela est nécessaire pour uniformiser ou améliorer la prestation de services.

En outre, lorsqu’une entreprise conclut un contrat de sous-traitance avec un prestataire de services spécifiques pour une durée d’un mois ou plus, les actions suivantes sont également interdites, en plus de l’interdiction mentionnée ci-dessus :

Demande de fourniture indue d’avantages économiques (Article 2, Paragraphe 1)

Lorsqu’une entreprise demande à un prestataire de services spécifique de supporter des coûts tels que des contributions de coopération, de fournir des services gratuitement ou de fournir d’autres avantages économiques sans contrepartie, sans raison valable, et que le prestataire concerné se sent contraint d’accepter en raison de l’impact potentiel sur les transactions futures, cela est considéré comme injustement préjudiciable selon les pratiques commerciales normales et est donc interdit.

À titre d’exemple, les lignes directrices prévoient des situations où une entreprise demande à un freelance de participer à des activités commerciales pour ses propres clients, sans que cela ne soit lié au contenu du contrat et sans rapport avec les commandes passées, et de le faire gratuitement, ou encore de demander des contributions pour des mesures de fin d’exercice et de faire supporter ces coûts au freelance.

Référence : Lignes directrices pour créer un environnement de travail sécurisé pour les freelances[ja]

Modification unilatérale du contenu des prestations indépendante de la responsabilité de l’opérateur (Article 2, Paragraphe 2)

La nouvelle législation interdit de forcer un prestataire spécifique à modifier le contenu de ses prestations qui sont conformes au contrat, sans circonstances justifiant une telle modification, ou de lui demander de refaire les prestations après les avoir reçues ou après avoir bénéficié du service, sans raison valable.

Cette interdiction inclut également l’annulation unilatérale de la commande par le client sans prendre en charge les coûts que le prestataire spécifique a engagés pour réaliser le travail, dans le cas de modifications injustifiées du contenu des prestations ou de demandes de refaire le travail de manière inappropriée.

Obligation des entreprises d’aménager un environnement de travail pour les freelances au Japon

Lorsqu’une entreprise conclut un contrat de plus de six mois avec un prestataire de services spécifique, elle est tenue d’aménager un environnement de travail adéquat.

Obligation de prendre en compte la conciliation entre le travail et les responsabilités parentales ou de soins (Article 13) sous le droit japonais

Les entreprises doivent, lorsqu’elles reçoivent une demande d’un prestataire de services spécifique dans le cadre d’un contrat de services de plus de six mois, prendre les mesures nécessaires pour permettre à ce prestataire de concilier travail et responsabilités parentales ou de soins.

Le prestataire de services spécifique doit comprendre le contenu de la demande du prestataire et envisager les mesures à prendre. Si, après examen, il s’avère impossible de mettre en œuvre ces mesures, il doit expliquer les raisons de cette impossibilité au prestataire, ce qui nécessite une attention particulière.

Obligation de notification préalable et de divulgation des motifs en cas de résiliation anticipée ou de non-renouvellement du contrat (Article 16) au Japon

Le prestataire de services spécifique doit, en cas de résiliation anticipée ou de non-renouvellement d’un contrat de services de plus de six mois, notifier au moins 30 jours à l’avance cette décision au prestataire.

De plus, si le prestataire demande à connaître les motifs de la résiliation anticipée ou du non-renouvellement, le prestataire de services spécifique est tenu de les divulguer.

Réponse aux infractions à la nouvelle loi sur les freelances au Japon

Lorsqu’une entreprise viole les réglementations de la nouvelle loi japonaise sur les freelances, diverses sanctions peuvent être imposées par les autorités gouvernementales.

Si une violation est signalée, des organismes tels que la Commission japonaise du commerce équitable ou l’Agence pour les petites et moyennes entreprises effectuent les enquêtes nécessaires (collecte de rapports et inspections sur place) pour vérifier si les allégations sont fondées. Si les faits sont avérés, outre les conseils et directives, des recommandations sont émises. Si les recommandations ne sont pas suivies, des mesures telles que la publication et l’émission d’ordres sont prises.

De plus, le non-respect de ces ordres ou le manque de coopération avec les enquêtes peut entraîner une amende allant jusqu’à 500 000 yens. Les mêmes sanctions pénales s’appliquent également aux personnes morales.

Référence : Site spécial sur la loi des freelances de la Commission du commerce équitable[ja]

Résumé : Pour se conformer à la nouvelle loi sur les freelances, consultez un avocat

Jusqu’à présent, nous avons expliqué le contenu réglementaire de la nouvelle loi sur les freelances et les points à surveiller dans les contrats.

Avec l’entrée en vigueur de la nouvelle loi sur les freelances au Japon, la protection des freelances s’est renforcée. En revanche, les entreprises sont désormais tenues de rédiger des contrats appropriés et de concevoir des systèmes internes adéquats. En cas de non-conformité, elles peuvent être soumises à de sévères sanctions, telles que des amendes ou des mesures de publicité.

À une époque où l’évaluation des entreprises est directement liée à leur valeur marchande, il est recommandé de faire appel à un avocat pour éviter les risques de réputation dus à la publicité des infractions et pour recevoir des conseils spécialisés.

Présentation des mesures proposées par notre cabinet

Le cabinet d’avocats Monolith se distingue par son expertise de haut niveau dans les domaines de l’IT, et plus particulièrement d’Internet et du droit. En matière de conformité avec la nouvelle loi sur les freelances au Japon, la création de contrats peut parfois s’avérer nécessaire. Notre cabinet offre des services de rédaction et de révision de contrats pour une clientèle variée, allant des entreprises cotées sur le marché Prime de la Bourse de Tokyo aux startups en phase de démarrage. Si vous rencontrez des difficultés concernant un contrat, veuillez consulter l’article ci-dessous.

Domaines d’expertise du cabinet Monolith : Création et révision de contrats, etc.[ja]