Cadre juridique des procédures de clôture des comptes dans le droit des sociétés japonais

La clôture des comptes, réalisée après chaque exercice fiscal par les sociétés par actions au Japon, n’est pas simplement une opération comptable. Il s’agit d’une série de procédures légales strictement définies par la loi japonaise sur les sociétés (Japanese Companies Act). Ces procédures constituent le fondement de la gouvernance d’entreprise, permettant de saisir avec précision l’état des actifs et des pertes et profits de l’entreprise, et d’assurer la transparence de la gestion vis-à-vis des actionnaires et des créanciers, entre autres parties prenantes. Cet article explique de manière systématique l’ensemble des procédures légales liées à la clôture des comptes, en se basant sur les articles spécifiques de la loi japonaise sur les sociétés. Plus précisément, nous suivrons le processus allant de l’obligation de préparer les documents comptables, à l’audit par les commissaires aux comptes ou les auditeurs, l’approbation par le conseil d’administration et l’assemblée générale des actionnaires, jusqu’à la divulgation finale des informations aux parties prenantes. Comprendre et respecter les exigences légales à chaque étape est essentiel pour maintenir la conformité de l’entreprise et réduire les risques juridiques individuels des directeurs.

Vue d’ensemble des procédures de clôture des comptes sous le droit japonais

Les procédures de clôture des comptes définies par la loi japonaise sur les sociétés représentent une série de processus annuels qui prennent fin avec la clôture de l’assemblée générale ordinaire des actionnaires (habituellement tenue dans les trois mois suivant la fin de l’exercice comptable). Ce processus est composé des quatre principales étapes juridiques suivantes.

1. Élaboration : Chaque exercice, les sociétés par actions doivent préparer des documents reflétant leur situation financière et leurs performances de gestion. C’est une obligation fondamentale établie par l’article 435 de la loi japonaise sur les sociétés.
2. Audit : Les documents préparés sont soumis à un contrôle par les organes d’audit de la société, tels que les auditeurs ou les commissaires aux comptes, en fonction de la structure organisationnelle de l’entreprise. Cet audit est un processus crucial pour garantir la fiabilité des documents et est fondé sur l’article 436 de la loi japonaise sur les sociétés.
3. Approbation : Après l’audit, les documents doivent d’abord être approuvés par le conseil d’administration, puis recevoir l’approbation finale des actionnaires lors de l’assemblée générale ordinaire, ou être rapportés à eux. Ce processus d’approbation est régi par les articles 436 et 438 de la loi japonaise sur les sociétés.
4. Divulgation : Les résultats de la clôture des comptes, une fois confirmés lors de l’assemblée générale des actionnaires, doivent être publiés selon les méthodes prescrites par la loi et mis à disposition au siège social, entre autres, pour consultation par les actionnaires et les créanciers. Cela constitue une obligation basée sur les articles 440 et 442 de la loi japonaise sur les sociétés.

Les tâches comptables pratiques, telles que l’enregistrement des transactions quotidiennes dans les livres et la réalisation des écritures de clôture des comptes, sont préalables à l’exécution de ces procédures juridiques. Cependant, cet article se concentre non pas sur les méthodes spécifiques de traitement comptable, mais plutôt sur les procédures juridiques requises par la loi sur les sociétés.

Documents comptables obligatoires à établir

L’article 435, paragraphe 2, de la loi sur les sociétés par actions au Japon (Companies Act) impose aux sociétés par actions la création de documents spécifiques relatifs aux calculs pour chaque exercice fiscal, ainsi que des rapports d’activité et leurs annexes détaillées. Collectivement désignés sous le terme de « documents comptables, etc. », ces documents constituent la base pour présenter la situation financière et la réalité opérationnelle de l’entreprise aux parties prenantes.

Les documents requis par la loi sont les suivants :

Documents comptables

Définis par l’article 59, paragraphe 1, du règlement sur la comptabilité des sociétés au Japon (Japanese Corporate Accounting Regulations), ils comprennent les quatre documents suivants :

• Bilan : Document qui présente l’état des actifs, des passifs et des capitaux propres de l’entreprise à la date de clôture de l’exercice fiscal, clarifiant ainsi la situation financière.
• Compte de résultat : Document qui compare les revenus et les dépenses sur un exercice fiscal pour montrer le profit ou la perte, clarifiant ainsi la performance opérationnelle.
• Tableau des variations des capitaux propres : Document qui illustre comment la section des capitaux propres du bilan a fluctué au cours de l’exercice fiscal.
• Notes annexes : Document qui complète les informations des documents comptables ci-dessus en détaillant les politiques comptables importantes et les notes explicatives.

Rapport d’activité

Alors que les documents comptables fournissent principalement des informations financières, le rapport d’activité décrit en texte les aspects importants de la situation actuelle de l’entreprise, tels que le contenu des activités, la situation des dirigeants, l’état des actions, etc.

Annexes détaillées

Documents fournissant des informations plus détaillées sur les points importants qui complètent le contenu des documents comptables et du rapport d’activité.

Bien que la loi sur les sociétés au Japon (Japanese Companies Act) ne spécifie pas clairement qui est responsable de la création de ces documents, il est généralement admis que cette responsabilité incombe au directeur représentant qui gère les opérations de l’entreprise.

Audit des documents comptables au Japon

L’article 436 du droit des sociétés japonais stipule que les documents comptables créés doivent être audités par un auditeur ou un commissaire aux comptes avant d’être approuvés par le conseil d’administration ou l’assemblée générale des actionnaires. Cet audit est un processus extrêmement important qui vérifie la justesse des documents d’un point de vue indépendant de la direction. Le droit des sociétés au Japon prévoit deux types d’organes d’audit en fonction de la taille et de la forme de l’entreprise.

L’auditeur

L’auditeur est un organe interne de l’entreprise, dont la principale fonction est de vérifier que l’exécution des tâches par les directeurs est conforme aux lois et aux statuts de l’entreprise. Dans le cadre de la clôture des comptes, l’auditeur examine en particulier si le rapport d’activité et ses annexes reflètent correctement la situation de l’entreprise du point de vue de la « légalité ».

Le commissaire aux comptes

En revanche, le commissaire aux comptes doit être un expert-comptable agréé ou un cabinet d’audit, indépendant de l’entreprise. La mise en place d’un commissaire aux comptes est obligatoire pour les grandes entreprises (sociétés par actions avec un capital de 500 millions de yens ou plus ou un total de dettes de 20 milliards de yens ou plus). Sa fonction est spécifiquement de vérifier la « justesse » des documents comptables et de leurs annexes selon des normes comptables professionnelles.

La relation entre les deux types d’organes d’audit

Ces deux audits ne sont pas redondants, mais jouent des rôles complémentaires. Alors que l’auditeur supervise la légalité de l’exécution des tâches par les directeurs dans leur ensemble, le commissaire aux comptes vérifie la fiabilité des chiffres des états financiers d’un point de vue professionnel. Ce système de double vérification est l’une des caractéristiques importantes de la gouvernance d’entreprise au Japon. Une fois l’audit terminé, l’auditeur et le commissaire aux comptes préparent un rapport d’audit (rapport d’audit comptable pour le commissaire aux comptes) qui détaille les résultats et les opinions, et le communiquent aux directeurs. Ce rapport d’audit est une condition préalable à la procédure d’approbation suivante.

Approbation par le Conseil d’Administration et l’Assemblée Générale des Actionnaires sous le droit japonais

Les documents comptables audités sont définitivement établis en tant que comptes officiels de l’entreprise après avoir traversé un processus d’approbation en deux étapes : le Conseil d’Administration et l’Assemblée Générale des Actionnaires.

Tout d’abord, après avoir reçu le rapport d’audit, les administrateurs doivent soumettre les documents comptables au Conseil d’Administration pour obtenir son approbation. Cela est requis par l’article 436, paragraphe 3, de la loi japonaise sur les sociétés.

Après l’approbation du Conseil d’Administration, les administrateurs présentent ou fournissent les documents comptables approuvés à l’Assemblée Générale Ordinaire des Actionnaires (article 438, paragraphe 1, de la loi japonaise sur les sociétés). La procédure ici se divise en deux modèles : le principe et l’exception.

En principe, conformément à l’article 438, paragraphe 2, de la loi japonaise sur les sociétés, les documents comptables doivent recevoir la résolution d’approbation de l’Assemblée Générale Ordinaire des Actionnaires. Pour le rapport d’activité, il suffit de le rapporter à l’Assemblée Générale des Actionnaires.

Cependant, pour les entreprises qui ont un commissaire aux comptes, l’article 439 de la loi japonaise sur les sociétés prévoit une exception importante. Si toutes les conditions suivantes sont remplies, l’approbation des documents comptables par l’Assemblée Générale des Actionnaires n’est pas nécessaire, et le rapport des administrateurs suffit.

1. Le rapport d’audit comptable du commissaire aux comptes est une opinion sans réserve.
2. Il n’y a pas d’opinion dans le rapport d’audit du commissaire aux comptes (ou du comité d’audit, etc.) indiquant que la méthode ou le résultat de l’audit comptable est inapproprié.

Cette exception montre la grande confiance que la loi japonaise sur les sociétés accorde à l’« approbation » d’experts externes indépendants, les commissaires aux comptes. Lorsqu’un audit externe de qualité est effectué et que l’intégrité des états financiers est assurée, l’intention législative est de simplifier les procédures d’approbation fastidieuses lors de l’Assemblée Générale des Actionnaires et d’améliorer l’efficacité de la gouvernance d’entreprise.

L’« opinion sans réserve » mentionnée ici est l’un des types d’opinions d’audit exprimées par les commissaires aux comptes. Il existe principalement quatre types d’opinions d’audit, dont le contenu est directement lié à la crédibilité de l’entreprise :

• Opinion sans réserve : exprimée lorsque les états financiers sont jugés correctement présentés dans tous les aspects significatifs, c’est l’évaluation la plus positive.
• Opinion avec réserve : exprimée lorsqu’il y a des éléments inappropriés mais que leur impact est limité et que l’intégrité globale n’est pas compromise.
• Opinion défavorable : exprimée lorsque les états financiers ne sont pas correctement présentés dans leur ensemble et qu’il existe des fausses déclarations significatives.
• Absence d’opinion : exprimée lorsque des procédures d’audit importantes n’ont pas pu être effectuées et que des preuves suffisantes pour fonder une opinion n’ont pas pu être obtenues.

Le tableau suivant résume la relation entre ces principes et exceptions.

Divulgation d’informations aux parties prenantes

Les résultats financiers approuvés ou rapportés lors de l’assemblée générale des actionnaires ne doivent pas rester confinés à l’intérieur de l’entreprise. Le droit des sociétés au Japon impose deux obligations majeures de divulgation d’informations pour protéger les parties prenantes telles que les actionnaires et les créanciers.

Mise à disposition et consultation

L’article 442 du droit des sociétés japonais oblige les sociétés par actions à conserver les documents comptables définitifs, les rapports d’activité et les rapports d’audit, etc., dans leur siège social pendant une période de cinq ans à compter d’une certaine période avant l’assemblée générale ordinaire des actionnaires. Les actionnaires et les créanciers peuvent, pendant les heures d’ouverture de l’entreprise, consulter ces documents ou demander des copies à tout moment.

Ce droit de consultation ne se limite pas à une simple formalité pour assurer la transparence. Il s’agit d’un outil proactif pour que les parties prenantes puissent protéger leurs droits. Par exemple, les créanciers peuvent utiliser ce droit pour examiner la situation financière de leurs partenaires commerciaux et élaborer des stratégies de recouvrement de créances. Pour les actionnaires, c’est un moyen essentiel de surveiller la gestion de l’entreprise et d’enquêter en cas de soupçon de malversation.

Il est important de noter que les actionnaires et les créanciers n’ont pas besoin de justifier leur demande de consultation de ces documents comptables, contrairement à la consultation des livres comptables proprement dits, qui nécessite une raison valable, telle qu’une enquête pour l’exercice des droits. Si l’entreprise refuse cette demande de consultation sans raison valable, les administrateurs peuvent être soumis à une amende administrative de moins de 1 million de yens en vertu de l’article 976, paragraphe 4, du droit des sociétés japonais.

Annonce des résultats financiers

Une autre obligation de divulgation est l’annonce des résultats financiers. L’article 440 du droit des sociétés japonais stipule que les sociétés par actions doivent, sans délai après la clôture de l’assemblée générale ordinaire des actionnaires, publier le bilan (et le compte de résultat pour les grandes entreprises). La publication signifie informer le public en général.

La société peut choisir l’une des méthodes suivantes pour effectuer cette annonce, comme déterminé dans ses statuts :

1. Le Journal Officiel : Il s’agit du journal officiel publié par le gouvernement du Japon. Les coûts de publication sont relativement bas et il suffit de publier un résumé des informations telles que le bilan.
2. Les journaux quotidiens : Ce sont des journaux qui publient des informations sur les affaires courantes. Comme pour le Journal Officiel, il suffit de publier un résumé, mais les coûts de publication sont très élevés.
3. La publication électronique : Cela implique de publier sur le site web de l’entreprise, par exemple. Cela peut permettre de réduire les coûts, mais la publication doit être intégrale et non un simple résumé, et l’information doit être maintenue en ligne pendant cinq ans à compter de la clôture de l’assemblée générale ordinaire des actionnaires.

Si l’entreprise néglige de faire cette annonce des résultats financiers, les administrateurs peuvent également être soumis à une amende administrative de moins de 1 million de yens en vertu de l’article 976, paragraphe 2, du droit des sociétés japonais.

Les caractéristiques de chaque méthode de publication sont résumées dans le tableau suivant :

Conséquences juridiques des violations de procédure : Les leçons du procès représentatif des actionnaires de la Banque Daiwa

En cas de violation des dispositions de la loi japonaise sur les sociétés relatives aux procédures de clôture des comptes, les directeurs peuvent être soumis à des sanctions administratives sous forme d’amendes. Cependant, les conséquences juridiques ne s’arrêtent pas là. Si les défaillances procédurales sont le signe de problèmes de gestion plus graves, les directeurs peuvent se retrouver face à un risque de responsabilité personnelle pour d’énormes dommages et intérêts.

La leçon la plus emblématique de cela est illustrée par le jugement du 20 septembre 2000 (Heisei 12) du tribunal de district d’Osaka concernant le procès représentatif des actionnaires de la Banque Daiwa. Dans cette affaire, un employé de la succursale new-yorkaise de la Banque Daiwa (à l’époque) a généré des pertes énormes d’environ 1,1 milliard de dollars à la suite de transactions hors bilan. Le problème s’est aggravé lorsque la direction a pris connaissance de ces faits mais a omis de les signaler aux autorités financières américaines, menant à une opération de dissimulation organisée. En conséquence, la Banque Daiwa a été poursuivie pénalement aux États-Unis, condamnée à une amende colossale de 340 millions de dollars et bannie du marché américain.

Le jugement rendu dans cette affaire a marqué un tournant dans l’histoire de la gouvernance d’entreprise au Japon. Il a clairement établi que les directeurs ont l’obligation, dans le cadre de leur devoir de diligence en tant que gestionnaires prudents, de mettre en place et de maintenir un système de contrôle interne pour gérer les risques au sein de l’entreprise et assurer le respect des lois.

La série de procédures de clôture des comptes que nous avons examinées dans cet article, à savoir la préparation de documents comptables appropriés, l’audit par des tiers indépendants et un processus d’approbation rigoureux par le conseil d’administration ou équivalent, constitue le cœur même de ce système de contrôle interne. Les directeurs de la Banque Daiwa ont non seulement négligé de mettre en place un système de contrôle interne pour prévenir et détecter les transactions frauduleuses, mais ils ont également gravement manqué à leur obligation en se livrant à des actes illégaux de dissimulation après la découverte du problème. Le résultat a été non seulement une simple amende, mais une décision imposant aux directeurs le paiement de dommages et intérêts totalisant plus de 800 millions de dollars, une sanction extrêmement sévère.

Cette jurisprudence démontre que les procédures de clôture des comptes ne sont pas de simples tâches administratives. Elles sont une pierre de touche pour juger si les directeurs gouvernent correctement l’entreprise. Des défauts mineurs dans les procédures peuvent être la preuve d’une violation plus fondamentale du devoir de diligence des directeurs, entraînant potentiellement une responsabilité dévastatrice pour les individus.

Résumé

La procédure de clôture des comptes définie par la loi japonaise sur les sociétés (Japanese Companies Act) est un cadre juridique méticuleusement conçu, allant de la préparation des documents comptables à l’audit, l’approbation et la divulgation, afin d’assurer la solidité financière et la transparence de la gestion des entreprises. C’est une obligation que toutes les sociétés par actions doivent respecter et un élément essentiel des systèmes de contrôle interne des entreprises. L’exécution rigoureuse de chaque procédure conformément à la législation est la base pour gagner la confiance des actionnaires, des créanciers, des partenaires commerciaux et d’autres parties prenantes, et soutient le développement durable de l’entreprise. Comme le montre l’exemple de la Banque Daiwa, le respect de cette procédure constitue également une ligne de défense minimale pour que les directeurs évitent leurs responsabilités légales et se protègent contre des risques de gestion graves.

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