Qu'est-ce que la manière de conserver les procès-verbaux dans le développement de systèmes du point de vue juridique?

Lorsqu’une entreprise confie le développement d’un système à une autre entreprise, il est courant que le contrat signé par les sceaux corporatifs des directeurs généraux et le cahier des charges créé par le responsable ne précisent pas toujours clairement ce qui doit être fait et quand. Dans de nombreux projets de développement de systèmes, des échanges quotidiens par e-mail ou par téléphone au niveau des responsables, des réunions organisées par des personnes de niveau supérieur, la finalisation des spécifications qui étaient initialement floues, les modifications des spécifications en fonction des changements de situation, les demandes d’ajout de fonctionnalités et les demandes d’aide pour les problèmes survenus sont courants.

Pour faciliter le développement du système et se préparer à d’éventuels litiges, la création et la gestion de documents sont essentielles pour gérer efficacement un projet de développement de système.

Dans cet article, nous expliquerons comment conserver les procès-verbaux et les documents de réunion utilisés lors des réunions de suivi du développement du système, du point de vue juridique.

Pourquoi la gestion des documents est-elle importante dans le développement de systèmes ?

Dans un projet de développement de systèmes, il est extrêmement important de conserver des enregistrements sur le contenu des échanges lors des réunions de vérification, ainsi que sur l’avancement et le déroulement du projet, même d’un point de vue juridique. Les raisons de cela peuvent être résumées en deux points principaux :

Pour éviter les conflits ultérieurs

Le développement de systèmes est généralement un projet qui implique de nombreux acteurs, tant du côté des utilisateurs que du côté des fournisseurs. Par conséquent, si les utilisateurs et les fournisseurs ont des divergences de compréhension sur le rôle et les obligations de chacun, cela pourrait entraver la progression du projet.

De plus, le fait qu’un grand nombre de personnes soient impliquées dans le projet signifie que les points de vue peuvent varier légèrement d’une personne à l’autre, ce qui peut entraîner des problèmes de communication tels que “Je ne sais pas qui dit la vérité”.

Il est donc significatif de consigner par écrit le contenu des accords conclus pour vérifier qu’il n’y a pas de divergences de compréhension entre les deux parties. De plus, le fait de rassembler ces informations dans un document que tous les participants peuvent consulter (à leur propre rythme) contribue à harmoniser les démarches de tous les participants.

Il convient de noter que l’utilisation des connaissances juridiques pour prévenir les conflits avant qu’ils ne surviennent est parfois appelée “prévention juridique”.

Comme mesure en cas de conflit ultérieur

De plus, bien que cela soit similaire à la perspective de la prévention juridique mentionnée ci-dessus, si l’on devait expliquer l’importance de la gestion des documents d’un point de vue légèrement différent, on pourrait également mentionner le “gestion de crise” en prévision de situations de conflit réel.

Imaginons une situation où un problème survient, le projet est interrompu avant que le produit final ne soit réalisé, ou le délai initial n’est pas respecté, et que cela se transforme en un litige. Que vous soyez du côté de l’utilisateur ou du côté du fournisseur, si vous voulez dire “J’ai aussi mon mot à dire sur ce qui s’est passé”, mais que vous n’avez pas consigné vos propos par écrit, vous ne pourrez pas prouver votre point de vue et vous risquez d’être désavantagé devant un tribunal.

En particulier, dans les problèmes qui découlent du fait que “le délai n’a pas été respecté”, des questions telles que “Quand et comment le problème a-t-il été découvert ?”, “Quand une demande de changement de spécifications a-t-elle été soulevée ?”, “Comment le fournisseur a-t-il réagi à la demande d’ajout de fonctionnalités de la part de l’utilisateur ?” peuvent souvent devenir des points de discussion importants qui peuvent influencer l’issue du procès. Si de nombreux problèmes de “il a dit, elle a dit” se posent à ce moment-là, il devient difficile d’espérer une résolution équitable du conflit.

Qu’est-ce qui est particulièrement important dans le procès-verbal d’une réunion de développement de système ?

Types de réunions dans le développement de systèmes

Dans un projet de développement de système, diverses réunions sont organisées au fur et à mesure de l’avancement du projet. Cela n’est pas surprenant, compte tenu du fait que de nombreuses personnes sont impliquées dans le projet. Les programmeurs et ingénieurs qui mettent en œuvre le programme sur le terrain organisent souvent des réunions régulières pour vérifier l’avancement de leur travail. Ils peuvent également examiner le code mis en œuvre pour vérifier qu’il n’y a pas de problèmes de maintenabilité ou de vulnérabilités en matière de sécurité.

En outre, en plus des réunions au niveau des responsables sur le terrain de développement, des réunions peuvent également être organisées par les directeurs de l’entreprise et les responsables ayant autorité. Dans ce cas, la réunion se concentrera souvent sur l’orientation et la politique générale du projet de développement. Ces réunions, organisées au niveau des responsables pour “saisir” les questions importantes, sont également appelées comités de pilotage.

Le comité de pilotage est une réunion à surveiller de près

Comme mentionné précédemment, diverses réunions sont organisées sur le terrain du développement de systèmes, en fonction de la position des personnes impliquées et de l’objectif de la réunion. Cependant, d’un point de vue juridique, la réunion qui doit être particulièrement prise en compte est le comité de pilotage. Par rapport aux réunions de suivi de l’avancement et aux réunions de revue au niveau des responsables, le comité de pilotage est particulièrement important pour prévenir divers conflits et prendre des mesures en cas de conflit. Il est important de reconnaître l’importance de la documentation. Les raisons pour lesquelles nous pouvons dire cela sont les suivantes :

1. En raison de sa nature en tant que réunion organisée par des personnes au niveau de la responsabilité, le comité de pilotage est souvent impliqué dans des décisions importantes. Il est donc souvent considéré comme important d’un point de vue juridique, car il montre comment les utilisateurs et les fournisseurs perçoivent la situation.
2. Dans le cas des réunions au niveau des responsables, le contenu de la réunion est généralement reflété plus tard dans divers documents de conception et spécifications. Il est donc difficile d’imaginer qu’il y ait un problème de “manque de documentation”. (Cependant, si même la documentation pour ces éléments est insuffisante, il est probablement nécessaire d’améliorer cela.)

Nous pouvons citer ces points.

Jurisprudence relative aux procès-verbaux du comité de direction

Nous allons vous présenter un cas où le procès-verbal d’une réunion du comité de direction a été traité comme une preuve importante lors d’un procès réel. Le cas cité dans le jugement ci-dessous concerne un projet de développement de système qui a échoué en cours de route, et où une violation de l’obligation de gestion de projet du côté du fournisseur a été reconnue. Le contenu du procès-verbal de cette réunion a eu une très grande importance lors du procès, car il a montré la compréhension initiale de chaque partie, le fournisseur et l’utilisateur.

Le fournisseur a souligné que le contenu du procès-verbal du comité de direction, sur lequel se base la reconnaissance de l’évolution du développement du système en question, a été modifié par l’utilisateur et ne reflète pas nécessairement la réalité des travaux. Cependant, le comité de direction a été mis en place dans le but de prendre des décisions au niveau de la haute direction du développement du système en question, avec la participation des responsables de la mise en œuvre du développement du système de la part du fournisseur et de l’utilisateur, pour faire une évaluation globale, partager les réalisations et les problèmes du calendrier et de l’avancement des travaux, et prendre des décisions sur les problèmes importants. De plus, le fournisseur devait rédiger le procès-verbal des points discutés lors de la réunion et l’enregistrer dans la base de données des procès-verbaux avant la matinée du deuxième jour ouvrable suivant la réunion, afin d’enregistrer les décisions finales de la réunion. Lors de la finalisation du procès-verbal, le fournisseur et l’utilisateur, tout en reconnaissant pleinement l’importance de l’enregistrement des travaux par le biais du procès-verbal, ont examiné son contenu et son expression et ont confirmé le contenu comme reflétant la réalité de la réunion. En particulier, le fournisseur, en tant que professionnel du développement de systèmes, était bien sûr bien au fait de l’importance et de la méthode de rédaction de tels procès-verbaux. Par conséquent, il est approprié de traiter le procès-verbal finalisé comme reflétant la réalité des travaux du comité de direction, et sauf circonstances particulières, il est approprié de reconnaître que le contenu qui y est inscrit est ce qui a été résumé lors du comité de direction à la date en question.

Cour d’appel de Tokyo, 26 septembre 2013 (Heisei 25)

On peut penser que la position du tribunal est que si le procès-verbal d’une réunion est créé par accord mutuel entre le fournisseur et l’utilisateur, il peut être considéré comme une “preuve” avec une certaine force présumée. D’un autre point de vue, il faut faire attention au fait que si l’on écrit trop facilement dans le procès-verbal, cela peut devenir une preuve en soi, et il faut être très prudent à cet égard.

Quels sont les éléments spécifiques à consigner dans le procès-verbal d’une réunion ?

Le procès-verbal d’une réunion a une importance significative, non seulement comme preuve en cas de litige, mais aussi pour faciliter les négociations ultérieures entre les parties concernées. Alors, quels sont les éléments spécifiques que vous devriez documenter et conserver dans le procès-verbal d’une réunion ? Nous allons les organiser ci-dessous.

Éléments à consigner du point de vue du fournisseur

Le fournisseur a une obligation de gestion de projet en tant qu’expert en développement de systèmes pour le projet. Nous expliquons en détail ce que cette obligation implique dans l’article ci-dessous.

https://monolith-law.jp/corporate/project-management-duties[ja]

En tenant compte de cette obligation, les éléments que le fournisseur devrait particulièrement consigner sont :

1. Le fait que chaque étape du développement a été achevée et la date correspondante
2. L’historique des réponses aux demandes de modification des spécifications et d’ajout de fonctionnalités reçues de l’utilisateur
3. Les mesures prises pour demander la coopération lorsque le progrès du développement est retardé en raison de circonstances propres à l’utilisateur, et les circonstances entourant ces mesures

Voici quelques exemples.

En complément du point 3 ci-dessus, nous expliquons dans l’article ci-dessous ce que le fournisseur devrait envisager si l’utilisateur ne procède pas à l’acceptation. Dans cet article, nous expliquons comment le jugement du tribunal peut changer considérablement en fonction de la mesure dans laquelle le fournisseur a coopéré pour l’exécution de l’acceptation de l’utilisateur, en citant des décisions de justice réelles.

https://monolith-law.jp/corporate/estimated-inspection-of-system-development[ja]

Éléments à consigner du point de vue de l’utilisateur

Bien sûr, l’utilisateur a également une certaine obligation de coopérer avec le travail de développement du fournisseur, car il s’agit d’un système à utiliser en interne. Nous expliquons le contenu global de cette obligation dans l’article ci-dessous.

https://monolith-law.jp/corporate/user-obligatory-cooporation[ja]

1. L’historique de ce qui a été communiqué au fournisseur, comme les fonctionnalités souhaitées et l’apparence de l’interface utilisateur
2. L’historique des divers problèmes survenus lors des étapes du fournisseur (par exemple, le départ soudain d’un membre de l’équipe ou le retard du calendrier de développement dû à un manque de recherche de la part du fournisseur et ses causes)

En relation avec le point 2 ci-dessus, les situations qui sont particulièrement susceptibles de conduire à des problèmes imprévus sont celles où le développement du nouveau système est entrepris en même temps que l’abolition de l’ancien système. Les problèmes sont particulièrement susceptibles de survenir lors du transfert des données de l’ancien système vers le nouveau, mais nous expliquons en détail les problèmes juridiques liés à ces problèmes dans l’article ci-dessous.

https://monolith-law.jp/corporate/the-transition-from-the-oldsystem[ja]

Conclusion

Voici donc les directives sur la manière de conserver les procès-verbaux de réunion dans le contexte du développement de systèmes d’un point de vue juridique. Il est important non seulement de comprendre les aspects pratiques, mais aussi d’approfondir notre compréhension des liens entre les thèmes tels que “le droit”, “le développement de systèmes” et “la gestion des documents”. Le développement de systèmes implique un grand nombre de personnes et d’organisations et est susceptible de se transformer en transactions commerciales à grande échelle. Par conséquent, il est crucial de prévenir et de gérer les conflits qui peuvent en découler. De plus, du point de vue juridique, la nécessité de préserver les preuves signifie que l’existence de “documents” qui peuvent être vérifiés objectivement par quiconque revêt une grande importance.

Il est vrai que la tâche de mettre en mots toutes les interactions et l’évolution des projets peut être lourde et peut-être même irréaliste. Cependant, il est essentiel de déterminer quels sont les éléments importants d’un point de vue juridique et de documenter ces éléments au fur et à mesure. Ce point devrait être largement reconnu par tous ceux qui sont impliqués dans les affaires, qu’ils soient ou non des experts en droit.