Points à vérifier dans le contrat lors de la réalisation d'un développement de système en mode quasi-mandat

Actuellement, l’utilisation de les technologies de l’information (TI) dans la vie quotidienne et les activités socio-économiques de notre pays s’accroît rapidement, en raison de l’amélioration spectaculaire des performances de traitement des ordinateurs et de la généralisation d’Internet. Par conséquent, l’impact social de l’arrêt ou de la dégradation des services dû à des défaillances des systèmes d’information s’accroît chaque jour, et l’amélioration de la fiabilité et de la sécurité des systèmes est devenue un enjeu majeur.

D’autre part, le cumul des contrats de développement de systèmes TI, qui n’était pas prévu lors de la législation initiale, tend à rendre le contenu des transactions obscur. La visualisation des transactions basées sur une communication étroite entre le donneur d’ordre (l’utilisateur) et le preneur d’ordre (le fournisseur), ainsi que la clarification des rôles et des responsabilités, sont devenues des enjeux.

De plus, avec la construction des systèmes d’information basée sur la combinaison de divers éléments, ils ont commencé à inclure des risques liés à des combinaisons qui n’existaient pas auparavant.

Pour améliorer la fiabilité et la sécurité de ces systèmes d’information, le Ministère de l’Économie, du Commerce et de l’Industrie a publié des directives. Dans ces directives, un contrat modèle pour le développement de systèmes est présenté, avec des explications pour chaque clause.

Dans cet article, nous expliquerons, en citant les clauses du contrat modèle du Ministère de l’Économie, du Commerce et de l’Industrie, les points à vérifier dans le contrat lors de la conclusion d’un contrat de type quasi-mandat pour le développement de systèmes IT.

Le développement de systèmes et le contrat de quasi-mandat

Qu’est-ce qu’un contrat de quasi-mandat ?

Le contrat de quasi-mandat est défini en droit civil comme suit:

Article 643 : Le mandat prend effet lorsque l’une des parties confie à l’autre la réalisation d’un acte juridique et que cette dernière l’accepte.
Article 656 : Les dispositions de cette section s’appliquent par analogie aux mandats qui ne sont pas des actes juridiques.

Un contrat de quasi-mandat est un contrat dont l’objectif est qu’une personne effectue des tâches administratives pour le compte d’une autre. Le mandataire est tenu de remplir ses fonctions avec le devoir de diligence d’un bon gestionnaire (devoir de diligence). En termes simples, le devoir de diligence signifie “faire de son mieux”.

Différences avec le contrat d’entreprise

Dans un contrat de quasi-mandat, comme mentionné ci-dessus, le mandataire a un devoir de diligence, mais contrairement à un contrat d’entreprise, il n’a pas l’obligation de terminer le travail. Par conséquent, en l’absence d’un objet clairement défini, le mandataire n’est pas responsable des défauts. Cependant, comme il a un devoir de diligence, il peut être tenu responsable des dommages et intérêts pour inexécution du contrat en cas de négligence professionnelle ou de manque d’attention grave, et le contrat peut être résilié.

Comme mentionné ci-dessus, dans un contrat de quasi-mandat, il n’y a pas d’obligation de terminer le travail. En revanche, dans un contrat d’entreprise, il y a une obligation de terminer le travail.

Modèle de clause de quasi-mandat et points de vérification

Assistance à la création de la définition des exigences

(Mise en œuvre de l’assistance à la création de la définition des exigences)
Article 〇 Le second contractant, après avoir conclu le contrat individuel spécifié à l’article 〇, fournira un service d’assistance à la création de la définition des exigences (ci-après dénommé “assistance à la création de la définition des exigences”) basé sur le document de conception du système d’information et le plan de systématisation, etc., créés par le premier contractant.

2. Le second contractant, sur la base de ses connaissances et de son expérience spécialisées en matière de technologie de l’information, s’engage à mener des activités d’assistance telles que la recherche, l’analyse, l’organisation, la proposition et le conseil, avec le soin d’un bon gestionnaire, afin de faciliter et d’assurer le bon déroulement du travail du premier contractant.

La définition des exigences est un processus qui consiste à rassembler les spécifications requises (fonctions à réaliser par le logiciel) du système que l’utilisateur souhaite construire, et ce processus dépend largement du contenu du travail de l’utilisateur. Par conséquent, dans cette section, il est prévu que l’utilisateur effectue le travail de définition des exigences et que le fournisseur le soutienne sous la forme d’un contrat de quasi-mandat. Cependant, cela ne signifie pas que le fournisseur n’a aucune responsabilité simplement parce qu’il s’agit d’un quasi-mandat. En tant que mandataire, il a l’obligation de faire preuve de diligence, et s’il néglige cette obligation et que l’assistance à la création de la définition des exigences n’est pas effectuée correctement, il sera tenu responsable de l’inexécution de ses obligations pour violation de son obligation de diligence.

(Conclusion d’un contrat individuel relatif à l’assistance à la création de la définition des exigences)
Article 〇 Le premier et le second contractant détermineront, après consultation, les conditions de transaction stipulées à l’article 〇, paragraphe 〇, pour l’assistance à la création de la définition des exigences, et concluront un contrat individuel relatif à l’assistance à la création de la définition des exigences.

La portée, etc., de l’assistance à la création de la définition des exigences sera déterminée par un contrat individuel conformément aux conditions indiquées dans la clause précédente.

(Réunion de discussion sur la définition des exigences)
Article 〇 Le premier contractant organisera, à une fréquence qu’il jugera nécessaire, une réunion de discussion sur la création de la définition des exigences (ci-après dénommée “réunion de discussion sur la définition des exigences” dans cette section) pour clarifier ou confirmer les questions nécessaires à la création de la définition des exigences, et le second contractant participera à cette réunion et mettra en œuvre l’assistance à la création de la définition des exigences.

2. Le second contractant peut également organiser une réunion de discussion sur la définition des exigences lorsqu’il juge nécessaire de le faire pour la mise en œuvre de l’assistance à la création de la définition des exigences, et le premier contractant participera à cette réunion.

Pour la création de la définition des exigences, qui définit les exigences opérationnelles et les exigences fonctionnelles et non fonctionnelles du système, une collaboration entre le département opérationnel de l’utilisateur, le département des systèmes d’information et le fournisseur est nécessaire. Étant donné que ce processus est de type quasi-mandat, le premier paragraphe stipule que l’utilisateur est l’organisateur de la réunion et que le fournisseur, qui fournit l’assistance, y participe. La clarification ou la confirmation des questions nécessaires à la création de la définition des exigences se fait lors de la réunion de discussion sur la définition des exigences, et l’utilisateur et le fournisseur sont liés par les résultats de la discussion lors de la réunion.

Le deuxième paragraphe stipule que le fournisseur peut également organiser une réunion de discussion sur la définition des exigences lorsqu’il juge nécessaire de le faire pour la mise en œuvre de l’assistance à la création de la définition des exigences.

(Finalisation de la définition des exigences)
Article 〇 Lorsque le premier contractant a terminé la création de la définition des exigences, le premier et le second contractant vérifieront, dans le délai stipulé dans le contrat individuel (ci-après dénommé “période d’inspection de la définition des exigences”), si la définition des exigences est conforme aux décisions prises lors de la réunion de discussion sur la définition des exigences mentionnée à l’article précédent, et signeront et apposeront leur sceau sur la définition des exigences en signe de confirmation de leur conformité. Toutefois, si, à la suite de l’inspection, il est jugé que la définition des exigences n’est pas conforme aux décisions prises lors de la réunion de discussion sur la définition des exigences, le premier contractant créera une version révisée dans le délai convenu après consultation, et le premier et le second contractant procéderont à nouveau à l’inspection et à la procédure de confirmation mentionnées ci-dessus.

2. La définition des exigences est considérée comme finalisée suite à la confirmation mutuelle du premier et du second contractant conformément au paragraphe précédent.

3. Si la modification du paragraphe 〇 nécessite une modification des conditions du contrat individuel, telles que la durée du travail et les frais de sous-traitance, elle sera effectuée conformément à la procédure de l’article 〇.

La définition des exigences est une phase où les exigences nécessaires pour la conception du système, etc., sont déterminées après avoir reçu une proposition d’estimation approximative du fournisseur. Si les exigences restent ambiguës, il sera difficile pour le fournisseur de faire une estimation précise, et des problèmes pourraient survenir lors de la phase de développement ultérieure. Cet article stipule la procédure de confirmation de la définition des exigences, qui sera la base des travaux de développement ultérieurs, par l’utilisateur et le fournisseur, et la finalisation de celle-ci par la signature et l’apposition du sceau des responsables. Comme il peut y avoir des cas où une correction est nécessaire lors de l’inspection pour la finalisation de la définition des exigences, le premier paragraphe stipule la procédure dans ce cas.

Le deuxième paragraphe clarifie que la définition des exigences est finalisée par la confirmation mutuelle de l’utilisateur et du fournisseur.
Le troisième paragraphe stipule que si, en raison de la correction de la définition des exigences et de la réinspection conformément au premier paragraphe, le volume de travail du fournisseur augmente plus que prévu initialement, ou si une prolongation du calendrier est nécessaire, etc., et qu’un changement dans les conditions du contrat individuel est nécessaire, le changement nécessaire doit être effectué.

(Fin du travail et confirmation)
Article 〇 Dans les ○ jours suivant la finalisation de la définition des exigences stipulée à l’article précédent, le second contractant créera un rapport de fin de travail et le soumettra au premier contractant.

2. Le premier contractant vérifiera le rapport de fin de travail dans le délai stipulé dans le contrat individuel (ci-après dénommé “période d’inspection de la fin de l’assistance à la création de la définition des exigences”).

3. Si le premier contractant n’a aucun doute sur le contenu du rapport de fin de travail, il signera et apposera son sceau sur le certificat de fin de travail et le remettra au second contractant, confirmant ainsi la fin de l’assistance à la création de la définition des exigences.

4. Si le premier contractant n’exprime pas d’objection par écrit pour une raison spécifique pendant la période d’inspection de la fin de l’assistance à la création de la définition des exigences, il sera considéré comme ayant confirmé la fin du travail à l’expiration de la période d’inspection de la fin de l’assistance à la création de la définition des exigences.

Comme ce processus est de type quasi-mandat, cet article stipule la procédure de vérification pour s’assurer que le fournisseur a correctement effectué le travail d’assistance en fonction de son obligation de diligence, en utilisant un rapport de fin de travail qui enregistre le contenu du travail.
Le premier paragraphe stipule l’obligation de soumettre un rapport de fin de travail.
Le deuxième paragraphe précise la période d’inspection du rapport pour éviter que la confirmation du rapport ne soit retardée.
Le troisième paragraphe stipule que la fin de l’assistance à la création de la définition des exigences est confirmée par la signature et l’apposition du sceau de l’utilisateur sur le certificat de fin de travail.
Le quatrième paragraphe stipule la confirmation présumée de la fin du travail si l’utilisateur n’exprime pas d’objection par écrit pendant la période d’inspection. Cette disposition tient compte du fait que si l’utilisateur ne procède pas à la confirmation en temps voulu pour une raison quelconque, cela pourrait retarder le travail ultérieur ou commencer le travail ultérieur sans clarifier la confirmation, ce qui pourrait rendre ambiguë la relation de responsabilité entre l’utilisateur et le fournisseur.

Création de documents de conception externe

(Mise en œuvre du service d’assistance à la création de documents de conception externe)
Article 〇 Le deuxième, après avoir conclu le contrat individuel spécifié à l’article 〇, fournira un service (ci-après dénommé “service d’assistance à la création de documents de conception externe”) pour aider le premier à créer des documents de conception externe dans le cadre de ce travail.
2. Le deuxième, sur la base de ses connaissances et de son expérience spécialisées en matière de technologie de l’information, s’engage à mener des activités de soutien telles que la recherche, l’analyse, l’organisation, la proposition et le conseil avec le soin d’un bon gestionnaire, afin de garantir que le travail du premier se déroule de manière fluide et appropriée.

La création de documents de conception externe est un travail qui consiste à établir l’utilisation de parties liées à l’interface, telles que les écrans et les formulaires. En principe, les documents de conception externe doivent contenir toutes les informations nécessaires pour que le fournisseur puisse développer le programme sur la base de ceux-ci. Les documents de conception externe contiennent des détails sur l’utilisation des formulaires, mais c’est à l’utilisateur, qui détermine le contenu du travail, de pouvoir modifier les spécifications requises.
Par conséquent, cet article présume que pour les documents de conception externe, l’utilisateur est responsable de leur achèvement et que le fournisseur est dans une position pour aider à achever les documents de conception externe en tant que mandataire dans le contrat de mandat.
Cependant, cela ne signifie pas que le fournisseur n’a aucune responsabilité simplement parce qu’il s’agit d’un mandat. En tant que mandataire, il a une obligation de diligence. Par conséquent, si le soutien à la création de documents de conception externe n’est pas approprié en raison de la négligence de cette obligation de diligence, il peut être tenu responsable pour non-exécution de l’obligation en raison de la violation de l’obligation de diligence.

(Conclusion d’un contrat individuel concernant le service d’assistance à la création de documents de conception externe)
Article 〇 Le premier et le deuxième détermineront les conditions de transaction mentionnées à l’article 4, paragraphe 1, après consultation, et concluront un contrat individuel concernant le service d’assistance à la création de documents de conception externe.

La portée, etc. du service d’assistance à la création de documents de conception externe sera déterminée par un contrat individuel.

(Réunion de discussion sur la conception externe)
Article 〇 Le premier, afin de clarifier ou de confirmer les questions nécessaires à la création de documents de conception externe, organisera une réunion de discussion sur la conception externe (ci-après dénommée “réunion de discussion sur la conception externe” dans cette section) à une fréquence jugée nécessaire, et le deuxième participera à cette réunion et mettra en œuvre le service d’assistance à la création de documents de conception externe.
2. Le deuxième, lorsqu’il juge nécessaire de mettre en œuvre le service d’assistance à la création de documents de conception externe, peut organiser une réunion de discussion sur la conception externe, et le premier participera à cette réunion.
3. Lorsque le premier souhaite modifier le contenu du document de définition des exigences à la suite des discussions, etc. lors de la réunion de discussion sur la conception externe, et qu’il est nécessaire de modifier les conditions du contrat individuel, telles que la durée du travail et les frais de sous-traitance, la procédure de l’article 〇 (modification du présent contrat et du contenu du contrat individuel) sera suivie.

La collaboration entre l’utilisateur et le fournisseur est essentielle pour déterminer l’interface, telle que les écrans et les formulaires, dans la création de documents de conception externe.
Comme ce processus est de type mandat, le paragraphe 1 stipule que l’utilisateur est l’organisateur principal et que le fournisseur, qui fournit le soutien, participe. Toutes les clarifications ou confirmations des questions nécessaires à la création de documents de conception externe sont effectuées lors de la réunion de discussion sur la conception externe, et le fournisseur et l’utilisateur sont liés par les résultats de la discussion lors de la réunion.
Le paragraphe 2 stipule que le fournisseur peut également organiser une réunion de discussion sur la conception externe lorsqu’il juge nécessaire de mettre en œuvre le service d’assistance à la création de documents de conception externe.
Le paragraphe 3 stipule que lorsque l’utilisateur souhaite modifier le contenu du document de définition des exigences à la suite des discussions, etc. lors de la réunion de discussion sur la conception externe, et qu’il est nécessaire de modifier les conditions du contrat individuel, telles que la durée du travail et les frais de sous-traitance, la procédure de l’article 〇 (modification du présent contrat et du contenu du contrat individuel) sera suivie.

(Confirmation de la conception externe)
Article 〇 Lorsque le premier a terminé la création des documents de conception externe, le premier et le deuxième vérifieront, dans le délai spécifié dans le contrat individuel (ci-après dénommé “période d’inspection des documents de conception externe”), si les documents de conception externe sont conformes aux documents de définition des exigences confirmés conformément à l’article 〇 et aux décisions prises lors de la réunion de discussion sur la conception externe mentionnée à l’article précédent, et en signe de confirmation de cette conformité, les responsables du premier et du deuxième apposeront leur signature et leur sceau sur les documents de conception externe. Toutefois, si, à la suite de l’inspection, il est découvert que les documents de conception externe ne sont pas conformes aux documents de définition des exigences confirmés conformément à l’article 〇 et aux décisions prises lors de la réunion de discussion sur la conception externe, le premier créera une version corrigée dans le délai convenu après consultation, et le premier et le deuxième procéderont à nouveau à l’inspection et à la procédure de confirmation mentionnées ci-dessus.
2. Les documents de conception externe sont considérés comme confirmés par la confirmation mutuelle du premier et du deuxième paragraphe.
3. Si, en raison de la correction mentionnée au paragraphe 1, il est nécessaire de modifier les conditions du contrat individuel, telles que la durée du travail et les frais de sous-traitance, la procédure de l’article 〇 (modification du présent contrat et du contenu du contrat individuel) sera suivie.

Cet article stipule la procédure par laquelle l’utilisateur et le fournisseur vérifient les documents de conception externe créés par l’utilisateur et les confirment en apposant la signature et le sceau du responsable.
Il peut être nécessaire de corriger les documents lors de l’inspection pour la confirmation des documents de conception externe, donc le paragraphe 1 stipule la procédure dans ce cas.

Le paragraphe 2 clarifie que les documents de conception externe sont confirmés par la confirmation mutuelle de l’utilisateur et du fournisseur.
Le paragraphe 3 stipule que si, en raison de la correction mentionnée au paragraphe 1, il est nécessaire de modifier les conditions du contrat individuel, telles que la durée du travail et les frais de sous-traitance, la procédure de l’article 〇 (modification du présent contrat et du contenu du contrat individuel) sera suivie.

(Fin du travail et confirmation)
Article 〇 Le deuxième créera un rapport de fin de travail dans les ○ jours suivant la confirmation des documents de conception externe mentionnés à l’article précédent et le soumettra au premier.
2. Le premier vérifiera le rapport de fin de travail dans le délai spécifié dans le contrat individuel (ci-après dénommé “période d’inspection de la fin du service d’assistance à la création de documents de conception externe”).
3. Si le premier n’a aucun doute sur le contenu du rapport de fin de travail, il signera et apposera son sceau sur le certificat de confirmation de fin de travail et le remettra au deuxième, confirmant ainsi la fin du service d’assistance à la création de documents de conception externe.
4. Si le premier ne soulève aucune objection pour une raison spécifique par écrit pendant la période d’inspection de la fin du service d’assistance à la création de documents de conception externe, il sera considéré comme ayant confirmé la fin du travail à l’expiration de la période d’inspection de la fin du service d’assistance à la création de documents de conception externe.

Comme ce processus est de type mandat, cet article stipule la procédure de vérification par laquelle le fournisseur, sur la base de son obligation de diligence, vérifie s’il a correctement mis en œuvre le travail de soutien en enregistrant le contenu du travail dans un rapport de fin de travail.
Le paragraphe 2 précise la période d’inspection pour éviter que la vérification du rapport ne soit retardée.
Le paragraphe 3 stipule que la fin du service d’assistance à la création de documents de conception externe est confirmée par la signature et le sceau de l’utilisateur sur le certificat de confirmation de fin de travail.
Le paragraphe 4 stipule la confirmation présumée de la fin du travail si l’utilisateur ne soulève aucune objection par écrit pendant la période d’inspection de la fin du service d’assistance à la création de documents de conception externe. Cette disposition tient compte du fait que si l’utilisateur ne prend pas les mesures de confirmation en temps voulu pour une raison quelconque, cela peut entraîner un retard dans le travail suivant, ou le travail suivant peut commencer sans que la confirmation soit claire, ce qui peut rendre ambiguë la relation de responsabilité entre l’utilisateur et le fournisseur.

Développement de logiciels

Après les règles de la phase de conception externe du système, qui est la conception de base, suivent les règles concernant la phase de conception interne du système, qui est la conception détaillée. Dans la phase de conception interne du système, il est courant que l’objet de développement et les spécifications soient définis dans les travaux précédents, c’est pourquoi le modèle de contrat du Ministère de l’Économie, du Commerce et de l’Industrie japonais (METI) est défini comme un contrat d’entreprise.

Services de préparation et de transition de l’exploitation de logiciels

(Mise en œuvre des services de préparation et de transition de l’exploitation de logiciels)
Article X Le Bénéficiaire, après avoir conclu le contrat individuel spécifié à l’article précédent, fournira le soutien nécessaire (ci-après dénommé “Services de préparation et de transition de l’exploitation de logiciels”) pour les tests d’exploitation que le Donneur d’ordre effectuera pour mettre en œuvre le logiciel concerné, ainsi que pour les tests de système et le soutien à l’implémentation et à l’acceptation que le Donneur d’ordre effectuera dans le cadre de cette tâche.

2. Le Bénéficiaire, sur la base de ses connaissances et de son expérience spécialisées en matière de technologie de l’information, fournira des services de soutien avec le soin d’un bon gestionnaire pour assurer que le travail du Donneur d’ordre est effectué de manière fluide et efficace.

Dans les articles suivants, nous définissons les clauses pour le cas où la préparation et la transition de l’exploitation de logiciels sont effectuées sous forme de quasi-mandat. À l’étape du soutien à l’acceptation et à l’implémentation du système, il est courant que l’utilisateur agisse de manière proactive. Par conséquent, dans le contrat modèle du Ministère de l’Économie, du Commerce et de l’Industrie, l’utilisateur est le principal acteur et le fournisseur le soutient sous la forme d’un quasi-mandat.
Le paragraphe 2 stipule que, comme cette procédure est un quasi-mandat, le fournisseur a l’obligation de prendre soin en tant que mandataire.

(Fin et vérification des services)
Article 32 Le Bénéficiaire, dans les X jours suivant la fin des Services de préparation et de transition de l’exploitation de logiciels, rédigera un rapport de fin de service et le soumettra au Donneur d’ordre.

2. Le Donneur d’ordre, dans le délai spécifié dans le contrat individuel (ci-après dénommé “Période d’inspection de la fin des Services de préparation et de transition de l’exploitation de logiciels”), effectuera une inspection du rapport de fin de service.

3. Si le Donneur d’ordre n’a aucun doute sur le contenu du rapport de fin de service, il signera et apposera son sceau sur le certificat de confirmation de fin de service, le remettra au Bénéficiaire et confirmera ainsi la fin des Services de préparation et de transition de l’exploitation de logiciels.

4. Si le Donneur d’ordre ne soulève aucune objection pour des raisons spécifiques par écrit pendant la Période d’inspection de la fin des Services de préparation et de transition de l’exploitation de logiciels, la fin des services sera considérée comme confirmée à l’expiration de la Période d’inspection.

Cet article définit la procédure pour vérifier si le fournisseur a correctement effectué les travaux de préparation et de transition de l’exploitation de logiciels en tant que quasi-mandataire, sur la base de son obligation de diligence.
Le paragraphe 2 stipule que le fournisseur doit soumettre un rapport de fin de service au Donneur d’ordre dans un délai spécifié après la fin des services.
Le paragraphe 3 stipule que le Donneur d’ordre doit effectuer une vérification du rapport de fin de service après avoir clairement défini la période d’inspection.
Le paragraphe 4 stipule une confirmation présumée dans le cas où le Donneur d’ordre néglige de confirmer la fin des services conformément aux deux paragraphes précédents.

Détermination de la nature du contrat

Pour déterminer la nature d’un contrat, il faut examiner l’ensemble du contrat et son objectif, que ce soit pour « fournir un produit fini » ou pour que le vendeur « exécute raisonnablement ses tâches ». Un bon indicateur est de savoir si le contenu de l’objectif à atteindre a été défini de manière assez concrète et si le projet a progressé en conséquence.