Le conseil d'administration dans le droit des sociétés japonais : son rôle et son fonctionnement

Au sein des sociétés par actions japonaises, le conseil d’administration constitue un organe extrêmement important au cœur de la gouvernance d’entreprise. Son rôle est diversifié, allant de la détermination de la politique de gestion de l’entreprise à la supervision de l’exécution des opérations quotidiennes, et jusqu’à la sélection du directeur représentatif, formant ainsi le socle qui soutient la croissance saine et le développement durable de l’entreprise. Le conseil d’administration est un organe décisionnel mis en place pour concrétiser les politiques de gestion de l’entreprise et assurer une fonction de surveillance de la gestion, ne se limitant pas à la poursuite d’une exécution efficace des opérations, mais fonctionnant également comme un organe destiné à remplir des objectifs de gouvernance d’entreprise plus larges tels que la conformité légale, la prévention de la fraude et la protection des intérêts des actionnaires. Cet article explique le cadre légal du conseil d’administration défini par la loi japonaise sur les sociétés, ses principaux pouvoirs et procédures opérationnelles, ainsi que les principes importants relatifs à la responsabilité des administrateurs. En outre, à travers des exemples tirés de la jurisprudence japonaise, nous présentons des interprétations juridiques pratiques du conseil d’administration et abordons les caractéristiques des conseils d’administration dans diverses structures organisationnelles. Nous espérons que cet article contribuera à approfondir la compréhension de la gouvernance d’entreprise au Japon.  

La base légale et l’obligation d’installation du conseil d’administration sous le droit japonais

La loi japonaise sur les sociétés par actions (会社法) établit des dispositions claires concernant l’installation d’un conseil d’administration en tant qu’organe de la société. Dans certains cas, la mise en place d’un conseil d’administration est une obligation légale. Par exemple, les sociétés cotées doivent installer un conseil d’administration (Article 327, paragraphe 1 de la loi sur les sociétés). Une société cotée est définie comme une société qui n’a pas de dispositions statutaires limitant le transfert de tout ou partie de ses actions émises. Ces sociétés, qui collectent des fonds auprès d’un grand nombre d’actionnaires, sont particulièrement tenues à une gestion transparente et à un renforcement de la fonction de surveillance, d’où l’obligation d’installer un conseil d’administration.

De plus, les sociétés avec un comité d’audit, un comité d’audit et autres, ou un comité de nomination, etc., sont également tenues d’installer un conseil d’administration (Article 327, paragraphe 1 de la loi sur les sociétés). Ces structures organisationnelles sont choisies en fonction de la taille de l’entreprise et de la nature de ses activités, afin de construire un système de gouvernance d’entreprise plus avancé. L’obligation d’installer un conseil d’administration pour les sociétés adoptant une conception organisationnelle spécifique n’est pas seulement une exigence formelle de la loi. Cela est dû au fait que pour les entreprises de grande taille ou celles ayant une structure de gestion plus complexe, la transparence de la gestion, l’équité, ainsi que l’amélioration de la crédibilité externe auprès des actionnaires et du marché, et le renforcement de la gouvernance sont essentiels. La loi exige un système de surveillance plus solide en fonction de l’étape de croissance et des caractéristiques de l’entreprise, et le conseil d’administration joue un rôle central dans ce système, contribuant à la protection des investisseurs et au maintien de la santé du marché. L’article 1 de la loi sur les sociétés stipule que, sauf dispositions spéciales d’autres lois, la création, l’organisation, l’exploitation et la gestion des sociétés sont régies par les dispositions de la loi sur les sociétés, et l’obligation d’installer un conseil d’administration est également basée sur ce principe fondamental.

Les rôles et pouvoirs clés du conseil d’administration sous le droit des sociétés japonais

Le conseil d’administration détient une multitude de rôles et pouvoirs importants dans la gestion d’une société par actions. Ses fonctions principales incluent la prise de décision concernant l’exécution des affaires de la société, la supervision de l’exécution des fonctions des directeurs, ainsi que la nomination et la révocation du directeur représentatif, conformément à l’article 362, paragraphe 1 de la loi japonaise sur les sociétés (会社法第362条第1項) .  

Premièrement, le conseil d’administration prend des décisions sur « l’exécution des affaires » de la société. L’article 362, paragraphe 2 de la loi japonaise sur les sociétés spécifie que certaines questions importantes, telles que la disposition et l’acquisition de biens importants, l’emprunt de sommes considérables, la nomination et la révocation de gérants et d’autres employés clés, l’établissement, la modification et la suppression de succursales ou d’autres structures organisationnelles importantes, l’émission d’obligations, et l’élaboration de systèmes pour assurer que l’exécution des fonctions des directeurs est conforme aux lois et aux statuts de la société (systèmes de contrôle interne), sont des décisions réservées au conseil d’administration . Ces questions, ayant un impact significatif sur la gestion des affaires de la société, requièrent une délibération et une décision prudentes de la part du conseil d’administration. La spécification de ces « exécutions d’affaires importantes » est due à leur nature critique, pouvant influencer l’avenir de la société, et elles ne doivent pas être laissées à la discrétion d’un seul directeur, mais plutôt être discutées et décidées par le conseil d’administration, un organe collégial, afin de promouvoir des jugements plus objectifs et prudents et de disperser les risques.  

Ensuite, le conseil d’administration supervise « l’exécution des fonctions des directeurs ». Cette fonction consiste à vérifier si chaque directeur exécute ses fonctions de manière appropriée, conformément aux lois, aux statuts et aux décisions du conseil d’administration, afin d’assurer une gestion saine de l’entreprise (会社法第362条第1項) . La supervision mutuelle entre les directeurs contribue à la prévention des actes répréhensibles et au renforcement de la gouvernance d’entreprise . Cette fonction de supervision agit comme un filet de sécurité, vérifiant en continu que les affaires décidées sont exécutées correctement et prévenant les actes frauduleux ou les décisions inappropriées.  

De plus, le conseil d’administration est responsable de la nomination et de la révocation du « directeur représentatif », qui est le sommet de la société (会社法第362条第1項) . Le directeur représentatif joue un rôle crucial en exécutant les affaires et en représentant la société, rendant sa nomination et sa révocation des pouvoirs extrêmement importants pour le conseil d’administration.  

À travers ces rôles, le conseil d’administration contribue à l’amélioration de la valeur de l’entreprise et à la réduction des risques de gestion. Le fait que les pouvoirs du conseil d’administration soient constitués de deux piliers, « décision » et « supervision », montre qu’il joue un rôle équilibré dans les aspects offensifs (prise de décision) et défensifs (supervision) de la gestion, permettant à l’entreprise de croître de manière durable tout en gérant les risques de manière appropriée. La séparation et la collaboration entre la prise de décision et la supervision sont au cœur du système du conseil d’administration dans la loi japonaise sur les sociétés, et sont considérées comme des mécanismes soutenant une gouvernance d’entreprise saine.

Les rôles et pouvoirs principaux du conseil d’administration sont résumés dans le tableau suivant.

Fonctionnement et procédures du conseil d’administration sous le droit japonais

Pour que le conseil d’administration remplisse correctement ses fonctions, il est essentiel de respecter les procédures de fonctionnement établies par la loi sur les sociétés japonaises. Ces procédures ne servent pas seulement à faciliter le déroulement des réunions, mais elles garantissent également la fonction de surveillance du conseil d’administration et, par extension, clarifient la responsabilité des administrateurs.

Tout d’abord, les “procédures de convocation et de notification” constituent la base de la tenue d’un conseil d’administration. En principe, chaque administrateur peut convoquer le conseil d’administration (article 366, paragraphe 1 de la loi sur les sociétés japonaises). La notification de convocation doit être envoyée à chaque administrateur et à chaque commissaire aux comptes disposant de l’autorité de surveillance des opérations, au moins une semaine avant la date du conseil d’administration (ou moins si les statuts de la société le prévoient) (article 368, paragraphe 1 de la loi sur les sociétés japonaises). Cependant, si tous les administrateurs (à l’exception des administrateurs membres du comité d’audit, etc., dans les sociétés ayant un tel comité) et les commissaires aux comptes sont d’accord, il est possible de tenir une réunion sans suivre les procédures de convocation (articles 366, paragraphe 2 et 368, paragraphe 2 de la loi sur les sociétés japonaises). Le manque de notification de convocation ou une configuration rendant la participation difficile peut entraîner l’invalidité des résolutions, d’où la nécessité d’une stricte conformité. La rigueur de la notification de convocation assure que tous les administrateurs examinent les sujets à l’ordre du jour à l’avance et se préparent adéquatement pour la réunion, créant ainsi les conditions préalables à une prise de décision appropriée.

Ensuite, la “création et la conservation des procès-verbaux” sont d’une importance capitale pour la transparence et la responsabilité du conseil d’administration. Un procès-verbal doit être établi pour les délibérations du conseil d’administration, conformément aux dispositions du ministère de la Justice (article 369, paragraphe 1 de la loi sur les sociétés japonaises). Le procès-verbal doit être signé ou porter le sceau de chaque administrateur et commissaire aux comptes présent, et ceux qui ne manifestent pas d’objection sont présumés avoir approuvé la résolution, donc il est nécessaire d’enregistrer précisément toute opposition (articles 369, paragraphes 3 et 5 de la loi sur les sociétés japonaises). Les procès-verbaux servent de preuve des décisions prises par l’entreprise et jouent un rôle crucial en cas de litiges futurs ou de poursuites en responsabilité. L’obligation d’enregistrer les objections est un moyen pour les administrateurs de clarifier leur position et de se protéger contre d’éventuelles responsabilités liées à des décisions inappropriées, tout en attestant de la transparence du processus décisionnel de l’entreprise.

Enfin, le “devoir de rapport des administrateurs” est essentiel pour que le conseil d’administration exerce efficacement sa fonction de surveillance. Le représentant légal de la société et les administrateurs chargés de l’exécution des opérations doivent rendre compte de l’état d’exécution de leurs fonctions au conseil d’administration au moins une fois tous les trois mois (article 363, paragraphe 2 de la loi sur les sociétés japonaises). Ce devoir de rapport permet au conseil d’administration de comprendre l’état d’avancement des opérations et l’existence de risques, et de prendre des décisions et une surveillance appropriées. Le manquement à ce devoir de rapport peut entraîner des responsabilités pour les administrateurs. L’obligation de rapport régulier fournit une base d’informations permettant au conseil d’administration de rester constamment informé de l’état d’exécution des opérations et de réagir rapidement en cas de problème. Ces procédures sont des éléments essentiels pour le bon fonctionnement et la responsabilité du conseil d’administration, et ne doivent pas être considérées comme de simples formalités, mais comme des exigences juridiques importantes pour renforcer l’efficacité de la gouvernance.

Conception institutionnelle de la loi japonaise sur les sociétés et le rôle du conseil d’administration

La loi japonaise sur les sociétés (Companies Act) permet une conception institutionnelle flexible adaptée à la taille et aux caractéristiques de chaque entreprise, avec trois principaux modèles disponibles. Selon la conception institutionnelle choisie, le rôle et les pouvoirs du conseil d’administration varient également.

La société avec commissaires aux comptes en droit japonais

La société avec commissaires aux comptes est l’une des conceptions institutionnelles les plus courantes au Japon. Dans ce cadre, le conseil d’administration prend les décisions d’exécution des affaires et supervise l’exécution des fonctions des directeurs, conformément à l’article 362, paragraphe 1 de la loi japonaise sur les sociétés (会社法). Les commissaires aux comptes sont élus lors de l’assemblée générale des actionnaires et ont pour rôle de surveiller l’exécution des fonctions des directeurs et des comptables. Ils ont le pouvoir d’auditer le respect par les directeurs de leurs devoirs de diligence et de loyauté, ainsi que la conformité aux lois et aux statuts de la société, et, si nécessaire, de rapporter au conseil d’administration ou de demander l’arrêt des actions illégales. Ainsi, la fonction de surveillance du conseil d’administration est complétée et renforcée par les commissaires aux comptes. Dans une société avec commissaires aux comptes, il est nécessaire de nommer au moins trois directeurs, comme stipulé à l’article 331, paragraphe 5 de la loi japonaise sur les sociétés.

La société avec comité d’audit et autres comités

En droit japonais, la société avec comité d’audit et autres comités représente une structure organisationnelle qui renforce la fonction de surveillance de la gestion en intégrant un comité d’audit et autres comités au sein du conseil d’administration. Ce comité est composé d’au moins trois administrateurs, dont la majorité doit être des administrateurs externes, conformément à l’article 331, paragraphe 6, de la loi japonaise sur les sociétés (Companies Act). Les administrateurs membres du comité d’audit ont pour missions de surveiller l’exécution des tâches des administrateurs, de rédiger des rapports d’audit et de décider des propositions à soumettre à l’assemblée générale des actionnaires concernant la nomination ou la révocation des auditeurs comptables, comme stipulé à l’article 399-2, paragraphe 3, de la loi sur les sociétés. Ils doivent assister aux réunions du conseil d’administration et, lorsqu’ils jugent nécessaire, exprimer leur opinion (article 399-2, paragraphe 3 de la loi sur les sociétés), et en cas de découverte de pratiques frauduleuses ou autres, ils doivent en informer sans délai le conseil d’administration (article 399-4 de la loi sur les sociétés). Ce système vise à améliorer la transparence de la gestion et à gagner la confiance des actionnaires et des investisseurs.

Les sociétés avec comités de nomination et autres comités spécifiques sous le droit japonais

Les sociétés avec comités de nomination et autres comités spécifiques sont conçues pour séparer clairement les fonctions exécutives et de surveillance au sein du conseil d’administration en établissant trois comités distincts : le comité de nomination, le comité d’audit et le comité des rémunérations. Dans cette structure, le conseil d’administration décide des politiques de gestion de base et supervise l’exécution des tâches par les dirigeants exécutifs, tandis que les administrateurs ne s’occupent généralement pas de l’exécution des opérations (Articles 415 et 416 de la Loi sur les sociétés japonaise). L’exécution des opérations est confiée aux “dirigeants exécutifs” nommés par le conseil d’administration (Articles 402, paragraphe 1, et 418 de la Loi sur les sociétés japonaise).  

• Le comité de nomination décide du contenu des propositions relatives à la nomination et à la révocation des administrateurs à soumettre à l’assemblée générale des actionnaires (Article 404, paragraphe 1 de la Loi sur les sociétés japonaise).  
• Le comité d’audit supervise l’exécution des tâches par les administrateurs et les dirigeants exécutifs et prépare les rapports d’audit (Article 404, paragraphe 2 de la Loi sur les sociétés japonaise).  
• Le comité des rémunérations décide du contenu des rémunérations individuelles des dirigeants exécutifs et autres (Article 404, paragraphe 3 de la Loi sur les sociétés japonaise).  

Ce système vise à assurer une séparation complète entre la propriété et la gestion, et à concilier la transparence de la gestion avec la prise de décision rapide. La Loi sur les sociétés japonaise permet plusieurs conceptions institutionnelles afin de répondre aux divers besoins des entreprises (taille, nature de l’activité, conscience de la gouvernance, etc.) et de fournir la flexibilité nécessaire pour établir le système de gouvernance d’entreprise le plus optimal. Alors que la société avec auditeur est la plus traditionnelle et facilement applicable aux PME, les sociétés avec comité d’audit et les sociétés avec comités de nomination et autres comités évoluent vers un renforcement de la transparence de la gestion et de l’indépendance de la fonction de surveillance afin de gagner la confiance des grandes entreprises et des investisseurs internationaux. En particulier, la séparation complète entre la propriété et la gestion dans les sociétés avec comités de nomination et autres comités est clairement manifeste dans l’intention du conseil d’administration de se détacher de l’exécution des opérations et de se concentrer sur la surveillance, réalisant ainsi une gouvernance plus objective et rigoureuse. Cela souligne l’aspect des options stratégiques du système juridique, permettant aux entreprises de choisir le modèle de gouvernance le mieux adapté à leurs caractéristiques propres.

Les caractéristiques du conseil d’administration dans les différentes conceptions institutionnelles sont résumées dans le tableau ci-dessous.

Résumé

Le conseil d’administration, au sein du droit des sociétés japonais, est une institution essentielle pour soutenir la gestion saine et la croissance durable des entreprises. Ses rôles s’étendent de la prise de décisions exécutives importantes à la supervision de l’exécution des fonctions des directeurs, et jusqu’à la sélection du directeur représentatif. Le droit des sociétés japonais définit clairement les procédures détaillées pour remplir ces rôles, les obligations que les directeurs doivent assumer, ainsi que les principes relatifs à leurs responsabilités. De plus, la jurisprudence concernant le principe de jugement en matière de gestion et l’obligation de surveillance montre que la loi vise à équilibrer la poursuite des responsabilités des directeurs tout en respectant la liberté de gestion. En outre, la diversité des structures organisationnelles telles que les sociétés avec comité d’audit, les sociétés avec comité d’audit et de nomination, permet de construire un système de gouvernance d’entreprise optimal adapté à la taille et aux caractéristiques de l’entreprise, formant ainsi la base sur laquelle les entreprises japonaises continuent d’être des entités de confiance dans la communauté internationale. Il est évident que le rôle du conseil d’administration ne se limite pas à l’exécution des obligations légales, mais constitue un élément stratégique pour assurer la croissance durable de l’entreprise et sa fiabilité internationale.

Le cabinet d’avocats Monolith possède une expertise approfondie et un bilan solide en matière de droit des sociétés japonais, en particulier dans le domaine de la gouvernance d’entreprise. Nous offrons un large éventail de soutien, allant du choix de la structure organisationnelle de l’entreprise, des conseils juridiques sur la gestion du conseil d’administration, de la gestion des risques liés à la responsabilité des directeurs, jusqu’aux questions juridiques complexes liées aux fusions et acquisitions et à la restructuration des entreprises.