ऑनलाइन विज़ितकार्ड आदान-प्रदान करने की प्रक्रिया क्या है? विशेष इलेक्ट्रॉनिक मेल कानून (Japanese Specific Electronic Mail Law) के संबंध में ध्यान देने योग्य बातें भी समझाई गई हैं।

नए कोरोनावायरस संक्रमण के फैलने के प्रभाव से टेलीवर्क लोकप्रिय हुआ है, और केवल कंपनी की बैठकों में ही नहीं बल्कि कंपनियों के बीच की बैठकों और व्यापारिक बातचीत में भी ऑनलाइन का उपयोग बढ़ रहा है।

हालांकि, चेहरे से चेहरे मुकाबले की तुलना में कागज के विज़ितिंग कार्ड का आदान-प्रदान नहीं होता है, और विशेष रूप से जब सामने वाले पक्ष में कई लोग होते हैं, तो उनके नाम, विभाग, पदाधिकारी आदि को सुनना छूट जाता है, इसलिए ‘ऑनलाइन विज़ितिंग कार्ड आदान-प्रदान’ जैसे टेलीविजन सम्मेलनों में भी उपयोग किया जा सकता है, इस पर ध्यान केंद्रित हो रहा है।

हालांकि, यह अभी अभी शुरू हुआ सिस्टम है, इसलिए शायद बहुत सारे लोग इसे अच्छी तरह से समझ नहीं पा रहे होंगे।

इसलिए, इस बार हम ‘ऑनलाइन विज़ितिंग कार्ड आदान-प्रदान’ की वास्तविक प्रक्रिया, फायदे और नुकसान, और इसका उपयोग करने से होने वाले जोखिम के बारे में विस्तार से चर्चा करेंगे।

ऑनलाइन विज़ितिंग कार्ड आदान-प्रदान क्या है?

ऑनलाइन विज़ितिंग कार्ड आदान-प्रदान का मतलब है कि “विज़ितिंग कार्ड” को डिजिटल डेटा में परिवर्तित करके इसे ऑनलाइन आदान-प्रदान करना।

अगर आपके पास इंटरनेट का संपर्क है, तो आप अपने स्मार्टफोन या कंप्यूटर से डेटा भेज सकते हैं, इसलिए यह विधि कोरोना के दौर में बहुत प्रभावी है।

यह एक नई विधि है इसलिए इसका मानक मानदंड अभी तक नहीं है, लेकिन विज़ितिंग कार्ड प्रबंधन उपकरण के साथ इसका उपयोग धीरे-धीरे बढ़ रहा है।

ऑनलाइन विजनेस कार्ड एक्सचेंज के लाभ

अधिक संचार/रिकॉर्ड कर सकते हैं

डिजिटल बनाए गए व्यापार कार्ड डेटा में, आपकी कंपनी के होमपेज के लिंक और व्यापारिक बातचीत की तारीख और समय, मेमो आदि की जानकारी को रिकॉर्ड करने की क्षमता होती है, इसलिए यह कागज के व्यापार कार्ड की तुलना में अधिक जानकारी को संग्रहित कर सकता है।

दूरस्थ स्थलों पर भी आसानी से व्यापार कार्ड विनिमय कर सकते हैं

ऑनलाइन मीटिंग और व्यापारिक बातचीत में, चेहरे से चेहरे मिलाने वाली बातचीत की तुलना में कहीं न कहीं वास्तविकता कम हो जाती है। हालांकि, ऑनलाइन व्यापार कार्ड एक्सचेंज का उपयोग करने से, आप पहली बार मिलने वाले व्यक्ति को भी सुचारू रूप से परिचय कर सकते हैं, और सुचारू संवाद स्थापित कर सकते हैं।

व्यापार कार्ड की कमी की चिंता नहीं होती

बहुत सारे ग्राहकों से व्यापारिक बातचीत करने वाले विपणन प्रतिनिधियों के लिए, कागज के व्यापार कार्ड की तुलना में, आप अपने स्मार्टफोन या लैपटॉप से आसानी से व्यापार कार्ड डेटा को दूसरे पक्ष को भेज सकते हैं, इसलिए व्यापार कार्ड की कमी की चिंता नहीं होती है।

कार्ड प्रबंधन को कुशलतापूर्वक कर सकते हैं

इसके अलावा, ऑनलाइन व्यापार कार्ड एक्सचेंज के माध्यम से प्राप्त किए गए व्यापार कार्ड डेटा को डेटाबेस में बदलने से, व्यापार कार्ड होल्डर की आवश्यकता नहीं होती है। साथ ही, कंपनी के सदस्यों के साथ जानकारी साझा करने के साथ-साथ, आप अपने स्मार्टफोन या लैपटॉप का उपयोग करके कहीं भी और जब भी आवश्यकता हो, खोज सकते हैं, जो बहुत ही कुशल है।

ऑनलाइन विज़ितकार्ड विनिमय की कमियाँ

इंटरनेट पर्यावरण की आवश्यकता होती है

टेलीविजन सम्मेलन आदि के मामले में चिंता करने की जरूरत नहीं है, लेकिन अगर आप बाहर जाकर ऑनलाइन विज़ितकार्ड विनिमय कर रहे हैं, तो आपको स्मार्टफोन या कंप्यूटर जैसे कम्युनिकेशन डिवाइस और इंटरनेट पर्यावरण की आवश्यकता होती है।

हालांकि, यदि आप एक व्यापारी व्यक्ति हैं, तो आपके पास स्मार्टफोन या कंप्यूटर में से कोई एक होता है, और इंटरनेट भी विभिन्न स्थानों पर उपलब्ध होता है, इसलिए यह बड़ी समस्या नहीं होनी चाहिए।

लागत बढ़ने की संभावना होती है

यदि एक सेल्समैन व्यक्तिगत रूप से इसका उपयोग कर रहा है, तो वह मुफ्त विज़ितकार्ड प्रबंधन उपकरण का उपयोग कर सकता है, लेकिन यदि कंपनी पूरी की पूरी विज़ितकार्ड डेटा को साझा कर रही है और इसका उपयोग कर रही है, तो अधिक सुविधाओं वाले पेड विज़ितकार्ड प्रबंधन उपकरण की आवश्यकता होती है, जिससे लागत बढ़ सकती है।

ऑनलाइन विज़ितकार्ड विनिमय का प्रचार निम्न है

ऑनलाइन विज़ितकार्ड विनिमय एक द्विपक्षीय प्रक्रिया है, इसलिए इसके लाभों का लाभ उठाने के लिए इसे व्यापक रूप से प्रचारित करना महत्वपूर्ण है। साथ ही, सेवा प्रदान करने वाली कंपनियां कम होती हैं, और विकल्पों की कमी भी एक कमी के रूप में उभर सकती है।

ऑनलाइन विजनेस कार्ड एक्सचेंज की आवश्यक प्रक्रिया

व्यापारिक कार्ड प्रबंधन उपकरण की तैयारी

व्यापारिक कार्ड प्रबंधन उपकरण के बिना भी आप ऑनलाइन व्यापारिक कार्ड एक्सचेंज कर सकते हैं, लेकिन अपने व्यापारिक कार्ड डेटा की सृजना और दूसरे के भेजे गए व्यापारिक कार्ड डेटा की संग्रहण और उपयोग को ध्यान में रखते हुए, व्यापारिक कार्ड प्रबंधन उपकरण का उपयोग करना बेहतर होगा।

अपने व्यापारिक कार्ड डेटा की सृजना

अपने व्यापारिक कार्ड को, व्यापारिक कार्ड प्रबंधन उपकरण का उपयोग करके स्कैनर या स्मार्टफोन कैमरा आदि के माध्यम से ले और व्यापारिक कार्ड डेटा बनाएं।

अपने व्यापारिक कार्ड डेटा को भेजें

व्यापारिक कार्ड डेटा को भेजने का तरीका, व्यापारिक कार्ड प्रबंधन उपकरण न होने वाले व्यक्ति भी व्यापारिक कार्ड डेटा की जांच कर सके ऐसे URL या QR कोड का उपयोग करने का तरीका सामान्यतः होता है।

URL का उपयोग करने का तरीका

ईमेल या चैट जैसे वर्णाधारित व्यापारिक वार्ता या मीटिंग के मामले में, व्यापारिक कार्ड प्रबंधन उपकरण द्वारा बनाए गए व्यापारिक कार्ड डेटा के URL को चिपकाकर भेजने से, व्यक्ति उस URL के माध्यम से व्यापारिक कार्ड डेटा की जांच कर सकता है।

QR कोड का उपयोग करने का तरीका

टेलीविजन सम्मेलन जैसे जहां छवि देखी जा सकती है, वहां वर्चुअल बैकग्राउंड फ़ंक्शन का उपयोग करके पृष्ठभूमि में QR कोड को एम्बेड करने से, व्यक्ति स्मार्टफोन के माध्यम से QR कोड को पढ़कर व्यापारिक कार्ड डेटा की जांच कर सकता है।

व्यापारिक कार्ड प्रबंधन उपकरण की सुविधा का उपयोग करने का तरीका

अगर दूसरा व्यक्ति भी वही व्यापारिक कार्ड प्रबंधन उपकरण का उपयोग कर रहा है, तो व्यापारिक कार्ड प्रबंधन उपकरण की व्यापारिक कार्ड एक्सचेंज सुविधा का उपयोग करने से आसानी से व्यापारिक कार्ड एक्सचेंज किया जा सकता है।

विशेष इलेक्ट्रॉनिक मेल भेजने के समय कानूनी मुद्दे

क्या ऑनलाइन व्यापार कार्ड आदान-प्रदान के दौरान प्राप्त किए गए प्रतिपक्ष के ईमेल पते पर, अपनी कंपनी की सेवाओं और उत्पादों की विज्ञापन ईमेल भेजना कानूनी रूप से समस्या नहीं होगी? यहां विशेष इलेक्ट्रॉनिक मेल कानून (Japanese Specific Electronic Mail Law) के साथ समन्वय का मुद्दा उठता है।

विशेष इलेक्ट्रॉनिक मेल क्या है

विशेष इलेक्ट्रॉनिक मेल, विज्ञापन और प्रचार के लिए भेजे जाने वाले ईमेल को कहते हैं, जिसमें सेवाओं और उत्पादों के विज्ञापन और प्रचार के लिए वेबसाइट पर निर्देश करने का उद्देश्य भी शामिल होता है।

उदाहरण के लिए, ऑनलाइन मीटिंग के धन्यवाद मेल में, अपने उत्पादों की विज्ञापन और प्रचार के लिए वेबसाइट का URL चिपकाकर भेजने जैसे मामले, व्यावसायिक मेल का विज्ञापन और प्रचार में उपयोग करना विशेष रूप से अजीब नहीं है और यह सामान्य रूप से किया जाता है।

विशेष इलेक्ट्रॉनिक मेल कानून के अंतर्गत भेजने की सीमा (ऑप्ट-इन नियम)

विशेष इलेक्ट्रॉनिक मेल कानून के अनुसार, सिद्धांततः प्राप्तकर्ता ने विशेष इलेक्ट्रॉनिक मेल के भेजने के लिए ‘सहमति’ का अभिप्रेत जताया है, तभी विशेष इलेक्ट्रॉनिक मेल का प्रेषण करना संभव है।

हालांकि, इसी कानून के धारा 3 के अंतर्गत अपवाद के रूप में ‘अपने ईमेल पते की सूचना दी गई है’ इसका अर्थ है कि प्राप्तकर्ता को ईमेल का प्रेषण होने की संभावना होती है, इसलिए सहमति के बिना भी विशेष इलेक्ट्रॉनिक मेल का प्रेषण संभव है।

अगर आप ऑप्ट-इन नियमावली के बारे में अधिक जानना चाहते हैं, तो नीचे विस्तार से वर्णन किया गया है, इसलिए कृपया इस लेख के साथ देखें।

https://monolith.law/corporate/e-mail-newsletter-opt-in-procedure[ja]

क्या ऑनलाइन व्यापार कार्ड आदान-प्रदान करने वाले व्यक्ति को विशेष इलेक्ट्रॉनिक मेल भेजना अवैध है?

ऑनलाइन व्यापार कार्ड आदान-प्रदान में, ईमेल पते सहित व्यापार कार्ड डेटा को प्रतिपक्ष को सूचित किया जाता है, जो ‘अपने ईमेल पते की सूचना दी गई है’ के अनुरूप होता है, और विशेष इलेक्ट्रॉनिक मेल भेजना अवैध नहीं होता है।

हालांकि, विशेष इलेक्ट्रॉनिक मेल कानून कार्यान्वयन नियमावली के धारा 2 के अंतर्गत ‘अपने ईमेल पते की सूचना देने का तरीका, लिखित रूप से सूचना देने का तरीका’ के रूप में निर्धारित किया गया है, जिसमें ‘लिखित’ नहीं होने वाले डिजिटल व्यापार कार्ड डेटा शामिल नहीं होते हैं।

संचार मंत्रालय के नजरिए के अनुसार, वर्तमान में इलेक्ट्रॉनिक व्यापार कार्ड ‘लिखित’ में शामिल नहीं होते हैं, और ऑनलाइन व्यापार कार्ड आदान-प्रदान जैसी नई तकनीक के प्रति स्पष्ट निर्णय अभी तक नहीं लिया गया है।

निष्कर्ष

ऑनलाइन व्यापार कार्ड आदान-प्रदान के दौरान प्राप्त किए गए प्रतिपक्ष के ईमेल पते पर, विशेष इलेक्ट्रॉनिक मेल भेजने के मामले में, लिखित सहमति नहीं होने के कारण, यह सख्ती से विशेष इलेक्ट्रॉनिक मेल कानून की धारा 3 का उल्लंघन हो सकता है।

हालांकि, ऑनलाइन सूचना के बावजूद, विशेष इलेक्ट्रॉनिक मेल कानून के अपवाद का उद्देश्य ‘अपने ईमेल पते की सूचना देने पर, प्राप्तकर्ता को ईमेल का प्रेषण होने की संभावना होती है’ होता है, इसलिए अवैधता बहुत अधिक नहीं होती है।

साथ ही, यदि उल्लंघन के रूप में निर्णय लिया जाता है, तो तुरंत दंड नहीं लगता, बल्कि पहले ईमेल के प्रेषण के तरीके को सुधारने के लिए ‘कार्रवाई का आदेश’ होता है, इसलिए उस चरण में उपाय करने पर दंड से बचा जा सकता है।

सारांश: ऑनलाइन विजनेस कार्ड एक्सचेंज और विशेष इलेक्ट्रॉनिक मेल कानून (Japanese Specific Electronic Mail Law)

इस बार हमने ‘ऑनलाइन विजनेस कार्ड एक्सचेंज’ के बारे में ① फायदे और नुकसान, ② आवश्यक प्रक्रियाएं, ③ कानूनी समस्याएं आदि के बारे में संबंधित कानूनी नियमों के आधार पर विवरण दिया है।

‘ऑनलाइन विजनेस कार्ड एक्सचेंज’ अभी एक नया तरीका है, इसलिए कुछ हिस्सों में कानून अभी तक समायोजित नहीं हुआ है, इसलिए अगर आप वास्तव में ऑनलाइन विजनेस कार्ड एक्सचेंज करने वाले व्यक्ति को विशेष इलेक्ट्रॉनिक मेल (Japanese Specific Electronic Mail) भेजने का विचार कर रहे हैं, तो हम आपको अपने निर्णय के बजाय विशेषज्ञ ज्ञान और अनुभव वाले वकील से पहले परामर्श करने और सलाह लेने की सलाह देते हैं।

हमारे दफ्तर द्वारा उपायों का परिचय

मोनोलिथ कानूनी दफ्तर एक ऐसा कानूनी दफ्तर है, जिसमें IT, विशेषकर इंटरनेट और कानून के दोनों पहलुओं में उच्च विशेषज्ञता है। हाल ही में, ऑनलाइन विज़िटिंग कार्ड आदान-प्रदान का ध्यान आकर्षित कर रहा है, लेकिन इसके परिचालन के लिए कानूनी जांच आवश्यक है। हमारे दफ्तर ने कई कंपनियों के लिए कानूनी जांच की है। नीचे दिए गए लेख में हमने विस्तार से विवरण दिया है।

https://monolith.law/practices/corporate[ja]