Milyen eljárás szükséges az online névjegycserehez? - A 'Japán Speciális Elektronikus Levél Törvény' figyelembe vételével

Az új típusú koronavírus-fertőzés terjedésének hatására a távmunka elterjedt, és nem csak a belső értekezleteken, hanem a vállalatok közötti megbeszéléseken és üzleti tárgyalásokon is az online kommunikáció vált meghatározóvá.

Az online kommunikáció azonban eltér a személyes találkozótól, mivel nincs lehetőség papír alapú névjegycsere. Különösen akkor, ha több emberrel találkozunk, előfordulhat, hogy nem halljuk meg mindenki nevét, osztályát, beosztását stb. Ezért egyre nagyobb figyelmet kap az “online névjegycsere”, amelyet videokonferenciákon is lehet használni.

Az online névjegycsere azonban még viszonylag új rendszer, így sokan még nem ismerik annak működését.

Ezért ebben a cikkben részletesen bemutatjuk az “online névjegycsere” tényleges eljárását, előnyeit és hátrányait, valamint a használatával járó kockázatokat.

Mi az az online névjegycsere?

Az online névjegycsere azt jelenti, hogy a papír alapú ‘névjegyeket’ digitális adatokká alakítjuk át, és ezeket online cseréljük meg.

Amennyiben rendelkezésre áll internetkapcsolat, adatokat küldhetünk a másik félnek okostelefonról vagy számítógépről, ami a koronavírus-járvány idején rendkívül hatékony módszer.

Mivel ez még egy új módszer, nincsenek szabványosított előírások, de a névjegykezelő eszközökkel való integráció használata fokozatosan terjed.

Az online névjegycsere előnyei

Sok információt közvetíthet/tárolhat

A digitalizált névjegyadatokban lehetőség van a saját weboldal linkjének, a tárgyalások időpontjának, jegyzeteinek és más információknak a tárolására, így több információt tudunk tárolni, mint a papír alapú névjegyek esetében.

Távoli partnerekkel is könnyen cserélhet névjegyet

Az online találkozók és tárgyalások során felmerülhet az aggodalom, hogy a valósághűség hiányzik az személyes találkozókhoz képest. Azonban, ha az online névjegycsere eszközét használjuk, akkor könnyedén bemutatkozhatunk az új ismerősöknek, és zökkenőmentes kommunikációt biztosíthatunk.

Nem kell aggódnia a névjegyek elfogyása miatt

Azok számára, akik sok ügyféllel tárgyalnak, az online névjegyek előnye, hogy a névjegyadatokat könnyedén elküldhetik a partnernek a mobiltelefonjukról vagy laptopjukról, így nem kell aggódniuk a névjegyek elfogyása miatt.

Hatékonyan kezelheti a névjegyeket

Ráadásul, az online névjegycsere során kapott névjegyadatok adatbázisba rendezésével megszűnik a névjegytartó szükségessége. Emellett lehetőség van az információk megosztására a cég belső tagjaival, és a mobiltelefon vagy laptop használatával bárhol, bármikor elvégezhető a szükséges keresés, ami rendkívül hatékony.

Az online névjegycsere hátrányai

Szükség van internetkapcsolatra

Televíziós konferenciák esetén nem kell aggódnunk, de ha az online névjegycsere helyszínen történik, szükségünk lesz kommunikációs eszközökre, mint például okostelefonra vagy számítógépre, és internetkapcsolatra.

Az üzletemberek azonban általában mindig maguknál hordják okostelefonjukat vagy laptopjukat, és az internetet számos helyen elérhető, így ez nem jelent nagy problémát.

Lehet, hogy növekednek a költségek

Ha egy értékesítési munkatárs személyesen használja, akkor ingyenes névjegykezelő eszközöket is használhat, de ha a cég egészében megosztja és használja a névjegyadatokat, akkor szükség lehet sokoldalú, fizetős névjegykezelő eszközre, ami költségnövekedést eredményezhet.

Az online névjegycsere elterjedtsége alacsony

Az online névjegycsere a másik fél részvételét igényli, ezért a előnyök kihasználásához fontos, hogy széles körben elterjedjen. Ezenkívül a szolgáltató cégek száma kevés, és a választási lehetőségek szűkössége is hátránynak számíthat.

Eljárások az online névjegycserehez

Készítse elő a névjegykezelő eszközt

Online névjegycsere lehetséges névjegykezelő eszköz nélkül is, de ha saját névjegyadatainak létrehozását és a másiktól kapott névjegyadatok tárolását és felhasználását vesszük figyelembe, jobb, ha névjegykezelő eszközt használunk.

Készítse el saját névjegyadatait

Saját névjegyét létrehozza, a névjegykezelő eszközt használva beolvassa a névjegyét egy szkennerrel vagy okostelefon kamerájával, és létrehozza a névjegyadatokat.

Küldje el saját névjegyadatait

A névjegyadatok küldésének módja általában az, hogy olyan URL-t vagy QR-kódot használunk, amellyel a névjegykezelő eszközzel nem rendelkező személyek is megtekinthetik a névjegyadatokat.

URL használata

Szövegalapú üzleti megbeszélések és találkozók esetén, mint például e-mail vagy chat, a névjegykezelő eszközzel létrehozott névjegyadatok URL-jét beillesztheti és elküldheti, így a másik fél megtekintheti a névjegyadatokat az URL-en keresztül.

QR-kód használata

Ha képeket is meg lehet nézni, mint például videokonferencián, a virtuális háttér funkciót használva beágyazhatja a QR-kódot a háttérbe, így a másik fél okostelefonnal beolvashatja a QR-kódot és megtekintheti a névjegyadatokat.

A névjegykezelő eszköz funkciójának használata

Ha a másik fél ugyanazt a névjegykezelő eszközt használja, a névjegykezelő eszköz névjegycsere funkcióját használva könnyen cserélhet névjegyet.

Speciális elektronikus levelek küldésének jogi kérdései

Lehet-e jogilag problémamentes, ha a saját szolgáltatásaink vagy termékeink reklámját tartalmazó e-mailt küldünk az online névjegycsere során megszerzett partnerünk e-mail címére? A probléma a Speciális Elektronikus Levelek Törvényével (Japán ~特定電子メール法) való összeférhetőségben merül fel.

Mit jelent a speciális elektronikus levél?

A speciális elektronikus levél olyan e-mail, amelyet reklámozás céljából küldünk, és magában foglalja azokat az eseteket is, amikor a küldés egyik célja a szolgáltatások, termékek stb. reklámozására szolgáló weboldalra való irányítás.

Például, ha egy online találkozó köszönőlevelében beillesztjük a saját termékünk reklámozására szolgáló weboldal URL-jét, ez nem számít különösen szokatlannak, általános gyakorlatnak tekinthető a munkahelyi e-mailek reklámozásra történő felhasználása.

Küldési korlátozások a Speciális Elektronikus Levelek Törvényében (opt-in szabályozás)

A Speciális Elektronikus Levelek Törvénye alapvetően megtiltja a speciális elektronikus levelek küldését, kivéve, ha a címzett “hozzájárulását” adja a speciális elektronikus levél küldéséhez.

Az említett törvény 3. cikkének 2. pontja azonban kivételként megengedi a speciális elektronikus levelek küldését, ha a címzett “saját e-mail címét megadta”, mivel ebben az esetben feltételezhető, hogy a címzett számít arra, hogy e-mailt fog kapni.

Ha többet szeretne megtudni az opt-in szabályozásról, olvassa el a lentebb található részletes leírást ebben a cikkben.

https://monolith.law/corporate/e-mail-newsletter-opt-in-procedure[ja]

Törvénytelen-e, ha online névjegycserével szerzett partnereinknek speciális elektronikus levelet küldünk?

Az online névjegycsere során a névjegyadatok, beleértve az e-mail címet is, átadásra kerülnek a partnernek, ami megfelel a “saját e-mail cím megadása” kritériumnak, így úgy tűnhet, hogy a speciális elektronikus levél küldése nem törvénytelen.

A Speciális Elektronikus Levelek Törvényének végrehajtási rendelete azonban a 2. cikk 1. bekezdésében kimondja, hogy a “saját e-mail cím megadásának módja írásban történik”, ami nem tartalmazza a digitális névjegyadatokat.

A Japán ~総務省 (Kommunikációs Minisztérium) álláspontja szerint a jelenlegi helyzetben a digitális névjegyeket nem lehet “írásos” formának tekinteni, így az online névjegycsere, mint új módszer, még nem kapott egyértelmű értelmezést.

Következtetés

Ha online névjegycsere során kapott partnerünk e-mail címére speciális elektronikus levelet küldünk, mivel ez nem írásbeli hozzájárulás, szigorúan véve megsérti a Speciális Elektronikus Levelek Törvényének 3. cikkét.

Ugyanakkor, még ha online értesítésről is van szó, a Speciális Elektronikus Levelek Törvényének kivételének célja, hogy “ha saját e-mail címét megadta, feltételezhető, hogy a címzett számít arra, hogy e-mailt fog kapni”, így a törvénysértés nem jelentős.

Ráadásul, ha a tevékenységet megsértésnek ítélik, nem azonnal büntetést alkalmaznak, hanem először “intézkedési parancsot” adnak ki az e-mail küldési módszer javítására, így ha ebben a szakaszban cselekszünk, elkerülhetjük a büntetést.

Összefoglalás: Online névjegycsere és a Speciális Elektronikus Levél Törvény (Japán ~ Speciális Elektronikus Levél Törvény)

Ebben a cikkben az ‘online névjegycsere’ témáját jártuk körbe, bemutatva ① előnyeit és hátrányait, ② szükséges eljárásokat, és ③ jogi kérdéseket, mindezt a vonatkozó jogszabályok alapján.

Az ‘online névjegycsere’ még viszonylag új módszer, így vannak olyan területek, ahol a jogszabályok még nem értek utolja. Ha tehát azt tervezi, hogy speciális elektronikus levelet küld az online névjegycsere során megismert partnereknek, javasoljuk, hogy ne hozzon önálló döntést, hanem előzetesen konzultáljon egy szakértői tudással és tapasztalattal rendelkező ügyvéddel.

Intézkedéseink bemutatása irodánk részéről

A Monolis Jogi Iroda egy olyan jogi iroda, amely magas szakmai szinten rendelkezik az IT, különösen az internet és a jog területén. Manapság az online névjegycsere egyre nagyobb figyelmet kap, de annak bevezetése előtt jogi ellenőrzésre van szükség. Irodánk számos vállalat számára végez jogi ellenőrzést. A részleteket az alábbi cikkben ismertetjük.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]