A japán munkajogban az alkalmazási szabályzat jogi hatálya és a módosítási eljárások magyarázata

A japán vállalatvezetésben a munkaszabályzat több mint csupán egy belső szabálygyűjtemény; létfontosságú jogi szerepet tölt be. Ez a jogi dokumentum alkotja a vállalati rend fenntartásának és a számos alkalmazott számára egységes és szabványos munkafeltételek alkalmazásának alapját. Míg más jogrendszerekben az egyéni munkaszerződések jelentik a munkafeltételek meghatározásának fő eszközét, Japánban a munkaszabályzat szabályozza átfogóan az egyéni munkaszerződések tartalmát, és még annak megváltoztatására is erős funkciót lát el. Azonban ez a munkáltatók számára biztosított széleskörű hatalom nem korlátlan. A japán munkaszerződési jog (Japanese Labor Contract Law) középpontjában álló jogrendszer finom egyensúlyt tart fenn a munkáltatók munkaszabályzatokat létrehozó és módosító jogosultságai, valamint a munkavállalók egyoldalú és hátrányos változtatásoktól való védelmének szükségessége között. Ezt a jogi keretrendszert hosszú évek bírósági döntéseinek felhalmozódása alakította ki, és írott jogként rendszereződött. Ebben a cikkben részletesen tárgyaljuk a munkaszabályzat jogi jellegét, kapcsolatát az egyéni munkaszerződésekkel, és különösen azt a szigorú jogi követelményt, amely a munkavállalók számára hátrányos tartalmú változtatások esetén fontos menedzsment döntés, a ‘racionális’ döntési kritériumokat az adott jogszabályok és bírósági döntések alapján.

A munkaszerződésre gyakorolt hatása és a munkajogi szabályzatok jogi jellege Japánban

A munkajogi szabályzatoknak az egyes alkalmazottakkal kötött munkaszerződésekre gyakorolt jogilag kötelező erejének forrása a japán munkaszerződési törvény (2007) 7. cikkében található. Ez a cikk rendelkezik arról, hogy ha a munkáltató ésszerű munkafeltételeket állapít meg a munkajogi szabályzatban és ezeket a munkavállalók tudomására hozza, akkor a munkaszerződés tartalma az említett munkajogi szabályzatban meghatározott munkafeltételek szerint alakul. Ez tisztázza a munkajogi szabályzatoknak azt a „normatív hatályát”, amelyet a jogszabályok egyértelműen meghatároznak. Ennek a hatálynak az érvényesüléséhez két fontos követelményt kell teljesíteni: az „ésszerűséget” és a „tudomásszolgáltatást”.

Az első követelmény a munkajogi szabályzatok tartalmának „ésszerűsége”. A társadalmi normákhoz képest jelentősen aránytalan tartalmú vagy a munkavállalók jogait indokolatlanul sértő rendelkezéseket nem tekintik ésszerűnek, és ezeknek a részeknek a jogi hatályát megkérdőjelezhetik. Ilyen lehet például a túlzottan szigorú fegyelmi szabályok vagy az alkalmazottaknak egyoldalú kötelezettségeket előíró rendelkezések.

A második, és az eljárás szempontjából rendkívül fontos követelmény a munkavállalók „tudomásszolgáltatása”. A munkajogi szabályzatok önmagukban nem bírnak hatállyal, csak akkor, ha tartalmukat megfelelően közlik a munkavállalókkal. A japán munkaügyi normák törvénye (1947) 106. cikkének 1. bekezdése és a kapcsolódó végrehajtási szabályzatok konkrét tudomásszolgáltatási módszereket írnak elő, mint például a munkahelyen jól látható helyen történő állandó kihelyezés vagy rendelkezésre bocsátás, a munkavállalóknak írásban történő átadás, vagy olyan elektronikus adatok formájában történő biztosítás, amelyeket a munkavállalók bármikor megtekinthetnek. A bírósági gyakorlatban még akkor is elismerhetik a szabályzatok hatályát, ha ezeket a formális módszereket nem tartották teljes mértékben be, de a munkavállalók bármikor hozzáférhetnek a munkajogi szabályzatok tartalmához, ebben az esetben „lényegi tudomásszolgáltatásról” beszélhetünk.

Ezek a követelmények nem csupán adminisztratív eljárások. Ezek a munkáltató munkaügyi irányítási jogosultságának jogi alapját képezik. Ha a tudomásszolgáltatást elmulasztják, a munkajogi szabályzatok hatályát érvénytelennek tekinthetik. Ennek eredményeként, ha a munkajogi szabályzatokra alapozva vitatják meg a munkahelyi utasítások vagy a fegyelmi intézkedések érvényességét, előfordulhat, hogy a munkáltató érveit nem fogadják el. Ezért a munkajogi szabályzatok alapos tudomásszolgáltatása a vállalati rend fenntartása és a jogi kockázatkezelés szempontjából elengedhetetlen vezetői kötelezettségnek tekinthető.

A munkaszerződések és az egyéni megállapodások előnyi viszonya a japán munkajogban

A japán munkajogi szabályozásban a munkafeltételek meghatározására többszintű normarendszert alkalmaznak. Az érvényesség sorrendje általában a következő: törvények (kényszerítő jogszabályok), kollektív szerződések, munkaszabályzatok és az egyéni munkaszerződések. Ebben a hierarchiában különösen fontos a minden alkalmazottra egyformán alkalmazandó munkaszabályzatok és a bizonyos alkalmazottakkal kötött egyéni munkaszerződések közötti viszony. Amennyiben a két dokumentum tartalma eltér, a japán munkaszerződési törvény világos szabályokat határoz meg arra vonatkozóan, hogy melyik élvez előnyt.

Először is, a munkaszabályzatok a munkafeltételek “minimális alapját” képezik. A japán munkaszerződési törvény 12. cikke kimondja, hogy ha a munkaszerződésben meghatározott munkafeltételek nem érik el a munkaszabályzatban meghatározott szintet, akkor azok a részek érvénytelenek. Ebben az esetben az érvénytelen részekre a munkaszabályzatban meghatározott szabványokat kell alkalmazni. Ez az “előnyösebb feltételek élveznek előnyt elv” egyik aspektusa, amely megakadályozza, hogy a munkáltatók a munkaszabályzatban meghatározott szint alatti feltételekkel alkalmazzanak munkavállalókat, ezáltal védelmet nyújtva a munkavállalóknak. Például, ha a munkaszabályzat szerint az alapbér havi 300 ezer jen, de egy adott alkalmazottal kötött egyéni szerződésben 280 ezer jenben állapodnak meg, akkor ez a megállapodás érvénytelen, és jogilag a 300 ezer jenes fizetési kötelezettség áll fenn.

Másrészt, az egyéni munkaszerződésekben lehetőség van a munkaszabályzatban meghatározott szintet “meghaladó”, előnyösebb feltételek megállapítására. A japán munkaszerződési törvény 7. cikkének kivétel rendelkezése szerint, ha a munkavállaló és a munkáltató a munkaszabályzat tartalmától eltérő munkafeltételekben állapodtak meg, akkor az egyéni megállapodás élvez előnyt. Ennek köszönhetően a vállalatok képesek különleges szakértelemmel rendelkező személyeknek vagy fontos pozíciókat betöltő munkavállalóknak a munkaszabályzatban meghatározott szintet meghaladó juttatásokat és feltételeket kínálni, így rugalmasan kezelhetik a humánerőforrásokat. Például, ha a munkaszabályzat szerint az éves szabadság 120 nap, de egy adott alkalmazottal kötött megállapodásban 125 napos szabadságot biztosítanak, akkor ez a megállapodás érvényes, és az adott alkalmazottra a 125 napos szabadság vonatkozik.

E két cikkely kölcsönhatása azt jelenti, hogy a munkaszabályzatok meghatározzák a munkafeltételek “minimális vonalát (alapját)”, amelyet nem lehet alulmúlni, miközben az egyéni megállapodások lehetővé teszik, hogy ezt a vonalat “meghaladó, előnyösebb feltételeket (plafont)” állapítsanak meg, anélkül, hogy ez akadályozná őket. Ennek a viszonynak a megértése elengedhetetlen az egységes munkaügyi menedzsment és az egyéni, stratégiai humánerőforrás-kezelés összehangolásához.

A munkaszerződés hátrányos módosításának alapelvei és kivételei a japán jog szerint

A munkafeltételek a munkáltató és a munkavállaló közötti szerződés tartalmát képezik, ezért azok módosításához mindkét fél beleegyezése az alapvető elv. A japán munkaszerződési törvény (Labor Contract Act) 8. cikke kimondja, hogy a munkavállaló és a munkáltató megállapodás alapján módosíthatják a munkaszerződésben foglalt munkafeltételeket, ezzel tisztázva az egyetértés elvét.

Ezen elv alapján a japán munkaszerződési törvény 9. cikke előírja, hogy a munkáltató nem módosíthatja a munkafeltételeket a munkavállaló beleegyezése nélkül a munkaszabályzat megváltoztatásával, ha az a munkavállaló hátrányára válik. Ez alapvetően megtiltja a munkáltatóknak, hogy egyoldalú nyilatkozatokkal, például a bérek csökkentésével vagy a szabadnapok számának csökkentésével, hátrányos változtatásokat hajtsanak végre. Ez a munkaszabályzat hátrányos módosításának fő elve.

Azonban a vállalatvezetésnek folyamatosan alkalmazkodnia kell a változó környezethez, és néha elkerülhetetlenné válik a munkafeltételek felülvizsgálata. A japán munkaszerződési törvény ilyen üzleti szükségletekre reagálva szigorú követelmények mellett engedélyezi a kivételeket. Ez a törvény 10. cikke. Ez a cikk lehetővé teszi a munkáltató számára, hogy bizonyos feltételek mellett egyoldalúan módosítsa a munkafeltételeket a munkaszabályzat megváltoztatásával, még akkor is, ha az hátrányos a munkavállaló számára. Az első feltétel, hogy a munkáltatónak ismertetnie kell a módosított munkaszabályzatot a munkavállalókkal. A második, és talán legfontosabb feltétel, hogy a munkaszabályzat módosításának “ésszerűnek” kell lennie.

A japán munkaszerződési törvény 9. cikke által meghatározott “alapelv tilalom”, és a 10. cikk által meghatározott “kivételes engedélyezés” jogi szerkezete rendkívül fontos. Ez jogilag meghatározza, hogy a munkaszabályzat hátrányos módosítása nem a munkáltató természetes joga, hanem kivételes intézkedés. Ezért, ha a hátrányos módosítás érvényességét bíróság előtt vitatják, a módosítás “ésszerűségének” bizonyítási felelőssége teljes mértékben a munkáltatóra hárul. A bíróság először az alapelvből (a módosítás érvénytelen) indul ki, és szigorúan vizsgálja, hogy a munkáltató által előterjesztett érvek és bizonyítékok elegendő meggyőző erővel bírnak-e ahhoz, hogy alkalmazzák a kivételes szabályozást (10. cikk). Emiatt a vállalatvezetőknek, amikor hátrányos módosításokat fontolgatnak, nemcsak a szükségességüket kell felismerniük, hanem stratégiai előkészületeket is kell tenniük annak érdekében, hogy jogi szempontból hogyan építhetik fel és bizonyíthatják be az “ésszerűséget”.

A munkajogi szabályzatok hátrányos módosításának „indokoltságának” megítélési szempontjai Japánban

A munkajogi szabályzatok hátrányos módosításának érvényességéhez elengedhetetlen az „indokoltság” megítélése, amely nem egyetlen szabvány alapján, gépiesen történik, hanem több tényező összetett figyelembevételével. A japán munkaszerződési törvény (2007) 10. cikkében meghatározott ez a megítélési keretrendszer a törvény megalkotása előtt is, hosszú évek bírósági döntéseinek felhalmozódásával alakult ki. Különösen a 1968-as Legfelsőbb Bírósági ítélet, az Akihoku Busz eset, alapvető elvet állapított meg, miszerint az indokolt munkajogi szabályzatok módosítása az egyes munkavállalók beleegyezése nélkül is kötelező erővel bír. Az indokoltság konkrét megítélési szempontjait pedig a 1997-es Legfelsőbb Bírósági ítélet, a Daiyon Bank eset részletezte, amely nagymértékben tükröződik a jelenlegi munkaszerződési törvény 10. cikkében.

A japán munkaszerződési törvény 10. cikke az indokoltság megítélésénél figyelembe veendő tényezőként a következő pontokat sorolja fel:

1. A munkavállalók által elszenvedett hátrány mértéke: A módosítás által a dolgozókra nehezedő hátrány súlyosságát jelenti. Minél nagyobb hatással van a módosítás a dolgozók életére, mint például a bérek vagy a végkielégítések jelentős csökkentése, annál magasabb a módosítás indokoltságának elismeréséhez szükséges küszöb.
2. A munkafeltételek módosításának szükségessége: A munkáltató miért volt kénytelen a módosítást végrehajtani, annak üzleti szükségességét jelenti. Nem csupán a profit növelése érdekében, hanem komoly vállalati válsághelyzetek kezelése vagy a vállalkozási struktúra átalakításával járó elkerülhetetlen intézkedések esetén van szükség magas szintű indokoltságra.
3. A módosított munkajogi szabályzat tartalmának megfelelősége: Az új munkafeltételek rendszere önmagában nem ésszerűtlen-e, illetve társadalmilag elfogadható tartalmú-e. Figyelembe veszik például, hogy nem marad-e jelentősen elmaradva az azonos ágazatban működő más vállalatok szintjétől.
4. A munkavállalói szervezetekkel folytatott tárgyalások állapota: A munkáltató és a munkavállalók többségét képviselő szakszervezet vagy munkavállalói képviselők közötti módosításokról folytatott tárgyalások menetét jelenti. Ha a tárgyalások végén a szakszervezettel megállapodásra jutnak, akkor a módosítást erősen indokoltnak tekintik.
5. Egyéb, a munkajogi szabályzat módosításával kapcsolatos körülmények: Ide tartoznak a fent említetteken kívüli összes releváns körülmény. Például fontos elem lehet a hátrányok enyhítésére szolgáló átmeneti intézkedések (hirtelen változások enyhítése) vagy a hátrányok kompenzációjára szolgáló intézkedések megléte.

Ezek a tényezők hogyan alakítják a teljes megítélést, azt a korábban említett Daiyon Bank eset példázza. Ebben az esetben a bank a nyugdíjkorhatárt 55 évről 60 évre emelte, cserébe a 55 év feletti bérszint csökkentésével. A Legfelsőbb Bíróság úgy ítélte meg, hogy bár a bércsökkentés jelentős hátrányt jelent a dolgozók számára, a nyugdíjkorhatár emelése jelentős előnyt (kompenzációt) nyújt, szükség van az idősebb munkavállalók foglalkoztatásának biztosítására a társadalom elöregedése miatt, és mindenekelőtt, a dolgozók mintegy 90%-át képviselő szakszervezettel folytatott alapos tárgyalások után megállapodásra jutottak, így a módosítást indokoltnak és érvényesnek találták.

Ahogy ez az ítélet is mutatja, a bíróságok a hátrányos módosítások indokoltságának megítélésénél nem csak a módosítás előtti és utáni feltételeket hasonlítják össze, hanem a módosításig vezető „folyamatot” is rendkívül fontosnak tartják. A munkáltatói oldalnak alapos magyarázatot kell adnia a munkavállalói oldalnak, őszintén kell tárgyalnia, és minden lehetséges módon törekednie kell a hátrányok enyhítésére, ami jelentős hatással van a végső jogi ítéletre. Ezért a hátrányos módosítások sikerességéhez nem csak a tartalom megfelelősége szükséges, hanem a módosítási folyamat átláthatóságának és tisztességének biztosítása is elengedhetetlen a jogi kockázatkezelés szempontjából.

Összefoglalás

A japán munkajogi rendszerben a munkaszerződési szabályzatok erőteljes jogi eszközök, amelyek lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy egységes munkafeltételeket határozzanak meg és zökkenőmentesen irányítsák szervezetüket. Ezek a szabályzatok átfogóan szabályozzák az egyes munkaszerződések tartalmát és bizonyos feltételek mellett lehetővé teszik azok egyoldalú módosítását is. Azonban ez a jelentős hatalom szigorú jogi ellenőrzés alatt áll. Különösen, ha a munkavállalók számára hátrányos változtatásokat hajtanak végre, a munkáltatónak bizonyítania kell, hogy a változás “ésszerű”, és ez a bizonyítási küszöb korántsem alacsony. Az ésszerűség megítélése nem csak a változás szükségességét és a hátrány mértékét veszi figyelembe a tartalmi oldalról, hanem a folyamat igazságosságát is, beleértve a munkavállalói szervezetekkel folytatott tárgyalások menetét és a hátrányok enyhítésére tett intézkedések meglétét. Ezért a vállalatvezetők és jogi szakemberek számára a munkaszerződési szabályzatok kidolgozása, módosítása, különösen a hátrányos változtatások megfontolása során elengedhetetlen a jogi követelmények mélyreható megértése és a körültekintő, stratégiai folyamatkezelés, ami a jövőbeli munkaügyi viták megelőzésének és a stabil vállalatirányítás megvalósításának kulcsa. A Monolith Jogügyi Iroda széleskörű tanácsadási tapasztalattal rendelkezik a japán ügyfelek számára a fent tárgyalt munkaszerződési szabályzatokkal kapcsolatos jogi kérdésekben. Irodánkban több olyan ügyvéd is dolgozik, akik külföldi jogi képesítéssel rendelkeznek és angolul beszélnek, így képesek vagyunk kiszolgálni a nemzetközi perspektívával rendelkező vállalatok egyedi igényeit is. Legyen szó új munkaszerződési szabályzat kidolgozásáról, meglévő szabályzatok felülvizsgálatáról, jogszabályi változásokhoz való alkalmazkodásról, vagy a legnagyobb körültekintést igénylő hátrányos változtatások végrehajtásáról, cégünk készen áll arra, hogy az Ön üzleti stratégiájához igazodó optimális jogi támogatást nyújtsa.