Cara Melakukan Prosedur Opt-In dalam Pengiriman Buletin Elektronik

Dalam pemasaran melalui email, sebelumnya surat langsung menjadi pusat perhatian, tetapi seiring dengan penyebaran internet, pentingnya “buletin email (e-magazine)” semakin meningkat.

Kemudahan dan kecepatan dalam mengirimkan buletin email ke pengguna di seluruh dunia hanya dengan satu klik, serta biaya yang rendah, merupakan daya tarik besar dari buletin email.

Namun, jika Anda mengirimkan buletin email tanpa mematuhi hukum dan peraturan yang berlaku, Anda mungkin akan dikenakan hukuman penjara atau denda.

Karena banyak orang yang tidak mengetahui tentang “regulasi opt-in” yang sangat penting, kali ini kami akan menjelaskan dengan mudah tentang “cara melakukan prosedur opt-in dalam pengiriman buletin email” yang diperlukan untuk mengirimkan buletin email dengan aman.

Apa itu Regulasi Opt-in

“Opt-in” adalah suatu tindakan di mana penerima memberikan “persetujuan” kepada pengirim email tertentu untuk mengirimkan email, atau meminta pengiriman email. Prinsip larangan iklan email kepada penerima yang tidak menunjukkan “persetujuan” ini disebut “Regulasi Opt-in”.

Sebelum amandemen hukum pada tahun 2008 (Tahun Heisei 20), metode yang diterapkan adalah melarang pengiriman email kepada penerima yang telah memberikan pemberitahuan penolakan penerimaan atau “Opt-out” kepada pengirim. Namun, dengan peningkatan jumlah kasus, metode ini telah diubah menjadi “metode Opt-in”.

Dasar dari Regulasi Opt-in adalah Pasal 3 Ayat 1 dari Undang-Undang Email Tertentu Jepang (Undang-Undang tentang Penyempurnaan Pengiriman Email Tertentu).

Pasal 3 (Pembatasan Pengiriman Email Tertentu)
Pengirim tidak boleh mengirimkan email tertentu kepada orang lain selain orang yang disebutkan di bawah ini.
1. Orang yang telah memberitahukan kepada pengirim atau pihak yang diberi tugas pengiriman (orang yang memberikan tugas pengiriman email (hanya berlaku untuk organisasi yang bertujuan untuk keuntungan dan individu yang menjalankan bisnis). Dalam hal ini, hal yang sama berlaku.) bahwa mereka meminta pengiriman email tertentu atau setuju dengan pengiriman tersebut.
2. Selain orang yang disebutkan di atas, orang yang telah memberitahukan alamat email mereka kepada pengirim atau pihak yang diberi tugas pengiriman sesuai dengan peraturan yang ditetapkan oleh Peraturan Menteri Dalam Negeri dan Peraturan Kabinet.
3. Selain orang yang disebutkan di atas, orang yang memiliki hubungan bisnis dengan orang yang menjalankan bisnis yang berkaitan dengan iklan atau promosi melalui email tertentu.
4. Selain orang yang disebutkan di atas, organisasi atau individu (hanya berlaku untuk individu yang menjalankan bisnis) yang telah mempublikasikan alamat email mereka sesuai dengan peraturan yang ditetapkan oleh Peraturan Menteri Dalam Negeri dan Peraturan Kabinet.

Email Tertentu

“Email Tertentu” adalah email yang dikirim oleh pengirim (organisasi atau individu) yang bertujuan untuk keuntungan, untuk tujuan iklan atau promosi. Namun, email berikut juga termasuk dalam kategori “email yang dikirim untuk tujuan iklan atau promosi”.

• Email yang tujuan pengirimannya termasuk mengarahkan ke situs web yang bertujuan untuk mengiklankan atau mempromosikan informasi tentang layanan atau produk bisnis.
• Email yang berpura-pura sebagai undangan ke SNS, pemberitahuan kemenangan hadiah, email dari teman, atau kontak dari anggota lain di situs berlangganan, dengan tujuan mengarahkan ke situs web bisnis.

Namun, email berikut ini tidak termasuk dalam kategori “Email Tertentu”.

• Email yang merupakan pemberitahuan yang berkaitan dengan hubungan transaksi, seperti memberikan informasi tentang kondisi transaksi atau pemberitahuan tagihan, yang tidak mengandung konten iklan atau promosi, dan tidak mengarahkan ke situs web iklan atau promosi.
• Email yang hanya berisi salam musiman, yang tidak mengandung konten iklan atau promosi, dan tidak mengarahkan ke situs web iklan atau promosi.
• Email yang dikirim oleh organisasi nirlaba seperti organisasi politik, organisasi agama, organisasi NPO, serikat pekerja, dan sebagainya.

Sanksi

Jika melanggar Undang-Undang Email Tertentu, Menteri Dalam Negeri dan Perdana Menteri dapat memberikan “Perintah Kepatuhan”, “Perintah Perbaikan”, atau “Pembatalan Registrasi” kepada pengirim.

Selain itu, jika pengirim mengirimkan email dengan menyamar atau tidak mematuhi berbagai perintah, mereka dapat dihukum dengan hukuman penjara maksimal satu tahun atau denda maksimal 1 juta yen (dalam kasus perusahaan, selain menghukum pelaku, perusahaan dapat dikenakan denda maksimal 30 juta yen).

Pengecualian Aturan Opt-In

Dalam aturan opt-in, selain kasus di mana penerima telah menunjukkan ‘persetujuan’ mereka terhadap pengiriman email tertentu, pengiriman email tertentu juga diizinkan untuk orang-orang yang ditentukan berikut ini.

Orang yang memberikan alamat email mereka dalam bentuk tertulis

Jika Anda memberikan ‘dokumen’ seperti kartu nama yang mencantumkan alamat email Anda, Anda dianggap telah memahami bahwa email mungkin akan dikirimkan oleh pihak lain, sehingga pihak lain dapat mengirimkan email tertentu meskipun tidak ada ‘persetujuan’ dari penerima.

Selain itu, bahkan jika bukan dalam bentuk ‘dokumen’, pengiriman email tertentu juga dapat dilakukan tanpa ‘persetujuan’ dari penerima dalam kasus pemberitahuan alamat email melalui situs web, dll., dalam kasus berikut:

• Ketika menampilkan iklan dalam email tentang hal-hal penting seperti ‘penyusunan kontrak’, ‘isi kontrak’, ‘konfirmasi pesanan’
• Ketika menampilkan iklan dalam sebagian dari email seperti buletin yang dikirim dengan ‘persetujuan’ dari penerima
• Ketika menampilkan iklan sebagai syarat penggunaan gratis di email gratis yang dapat diperoleh secara gratis

※Harap berhati-hati karena pertukaran kartu nama online bukan ‘dokumen’ dan oleh karena itu menjadi subjek aturan opt-in.

Orang yang memiliki hubungan bisnis

Misalnya, jika pelanggan yang telah membuka rekening di lembaga keuangan terus menggunakan lembaga keuangan tersebut, dianggap ada hubungan bisnis antara lembaga keuangan dan pelanggan, dan dalam kasus ini, ini merupakan pengecualian dari aturan opt-in.

Namun, dalam kasus seperti hanya melakukan pembelian sekali di toko online, tidak dapat dikatakan bahwa ada hubungan bisnis yang berkelanjutan antara toko online dan pelanggan, dan ini menjadi subjek aturan opt-in.

Orang yang mempublikasikan alamat email mereka

Tujuan dari mempublikasikan alamat email adalah untuk menerima email dari pihak ketiga, oleh karena itu, bahkan jika itu adalah pengiriman email tertentu, dianggap dapat diterima dan dikecualikan dari aturan opt-in. Namun, jika Anda menampilkan niat untuk menolak penerimaan email tertentu, Anda akan menjadi subjek aturan opt-in.

Cara Melakukan Prosedur Opt-In

Cara Mendapatkan ‘Persetujuan’

Hal yang paling penting dalam regulasi opt-in adalah mendapatkan ‘persetujuan’ dari penerima untuk pengiriman email tertentu. Untuk menentukan apakah ‘persetujuan’ telah diberikan atau tidak, Anda memerlukan persyaratan berikut:

• Penerima harus menyadari bahwa ‘pengiriman email tertentu’ akan dilakukan
• Harus ada ‘tanda persetujuan’ untuk hal tersebut

Untuk memastikan ‘persetujuan’ diperoleh, Anda perlu mendapatkan balasan seperti email persetujuan atau konfirmasi dari penerima.

<Contoh>
“※Email ini dikirimkan kepada mereka yang telah berpartisipasi dalam seminar kami di masa lalu, mereka yang telah menghubungi kami, dan lainnya. Jika Anda ingin menerima buletin email tentang layanan dan produk kami, mohon balas email ini.

Cara Menampilkan ‘Persetujuan’

Ketika mendapatkan ‘persetujuan’, penerima harus dapat mengenali ① pengirim email dan ② bahwa pengiriman email yang berisi iklan akan dilakukan. Berikut adalah beberapa poin yang disarankan untuk cara menampilkan:

• Menonjolkan dengan ‘ukuran’ atau ‘warna’ teks
• Menempatkan item yang ditampilkan dekat ‘tombol pendaftaran’
• Checkbox ‘ingin menerima email iklan’ harus kosong, dan penerima harus memberi tanda centang sendiri (default off)
• Jika checkbox ‘ingin menerima email iklan’ sudah dicentang sebelumnya (default on), pastikan penerima dapat mengenali ini dengan warna atau garis bawah
• Jika email yang berisi iklan akan dikirim dari beberapa pengusaha, sertakan ‘jenis usaha’, ‘nama perusahaan’, ‘nama situs’, dll.

Lebih lanjut, untuk mencegah penerima secara tidak sengaja memberikan ‘persetujuan’, kami menyarankan untuk menampilkan ① bahwa mereka telah menyetujui pengiriman email tertentu, ② judul email tertentu, dll., di layar konfirmasi pendaftaran.

Rekomendasi Double Opt-In

Double opt-in adalah metode di mana email konfirmasi yang tidak berisi iklan dikirim ke alamat email penerima yang telah ‘menyetujui’ pengiriman email, dan ‘persetujuan’ untuk pengiriman email tertentu dikonfirmasi melalui balasan penerima.

Ini direkomendasikan sebagai metode efektif untuk mencegah ‘persetujuan’ dari ‘pemalsuan’ menggunakan alamat email orang lain tanpa izin dan untuk membuktikan ‘persetujuan’ penerima.

Apakah ‘Persetujuan’ Melalui Telepon Mungkin?

Dalam hukum, metode untuk mendapatkan persetujuan tidak dibatasi, jadi mendapatkan persetujuan melalui telepon juga valid. Namun, karena ‘penyimpanan catatan yang membuktikan persetujuan’ diwajibkan, Anda harus menyimpan catatan yang menunjukkan ‘waktu’ dan ‘metode’ persetujuan diperoleh.

Kewajiban Pengirim Surat Elektronik

Pengirim surat elektronik tertentu seperti newsletter memiliki beberapa kewajiban selain mendapatkan ‘persetujuan’ dari penerima.

Penampilan Opt-out

Dalam Undang-Undang Surat Elektronik Tertentu Jepang dan peraturan pelaksanaannya, kewajiban untuk menampilkan informasi berikut ditetapkan untuk surat elektronik tertentu:

• Nama atau sebutan pengirim surat elektronik tertentu
• Alamat pengirim
• Keterangan bahwa penerima dapat memilih untuk berhenti berlangganan (opt-out)
• Alamat email atau alamat situs web yang digunakan untuk opt-out
• Nomor telepon, alamat email, atau alamat situs web untuk pengaduan atau pertanyaan

<Contoh penjelasan tentang opt-out>
“Anda dapat berhenti berlangganan kapan saja melalui tautan di bagian bawah email.”

<Contoh cara opt-out>
“Jika Anda ingin berhenti berlangganan, silakan kunjungi URL berikut.”
“Untuk mengubah atau berhenti berlangganan dari newsletter, klik di sini”

Untuk opt-out, penting untuk memastikan bahwa penerima dapat dengan mudah mengenali metode dan penempatan teks, serta ukuran dan warna teks.

Rekomendasi Penambahan Kebijakan Privasi

Sebelum menampilkan ‘kontak’ di situs web, kami merekomendasikan untuk menambahkan ketentuan kebijakan privasi tentang penanganan ‘pengungkapan’, ‘koreksi’, dan ‘penghentian penggunaan’ informasi pribadi seperti alamat email penerima.

<Contoh>
“Perusahaan kami akan merespons segera dan tanpa penundaan sesuai dengan Undang-Undang Perlindungan Informasi Pribadi, setelah memastikan bahwa orang yang meminta pengungkapan, koreksi, penambahan, penghapusan, penghentian penggunaan, penghapusan, dan sebagainya (selanjutnya disebut ‘pengungkapan, dll.’) adalah orang itu sendiri.”

Jika Anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang ‘poin penting dalam membuat kebijakan privasi berdasarkan Undang-Undang Perlindungan Informasi Pribadi’, silakan lihat artikel ini bersama dengan artikel ini.

Penyimpanan ‘Catatan yang Membuktikan Persetujuan’

Dalam regulasi opt-in, keberadaan ‘persetujuan’ sebelumnya dari penerima sangat penting untuk menentukan apakah itu legal atau tidak, sehingga Undang-Undang Surat Elektronik Tertentu Jepang Pasal 3 Ayat 2 mengharuskan penyimpanan ‘catatan yang membuktikan persetujuan’.

Isi Penyimpanan

Isi ‘catatan yang membuktikan persetujuan’ adalah salah satu dari yang berikut:

• Catatan yang menunjukkan situasi seperti ‘alamat email’, ‘waktu’, dan ‘metode’ di mana persetujuan diperoleh
• Jika persetujuan diperoleh melalui surat, email, atau situs web, catatan bagian standar seperti teks atau struktur layar yang ditunjukkan kepada penerima saat memperoleh persetujuan

Periode Penyimpanan

Periode penyimpanan ditentukan sebagai prinsip umum hingga hari setelah satu bulan sejak penghentian pengiriman surat elektronik tertentu. Namun, jika Anda melanggar hukum dan peraturan terkait dan menerima perintah tindakan, perhatikan bahwa periode penyimpanan dapat berubah tergantung pada tanggal pengiriman terakhir.

Kesimpulan

Kali ini, kami telah menjelaskan secara detail berdasarkan ‘Undang-Undang Email Elektronik Khusus Jepang’ dan peraturan terkait lainnya tentang ① apa itu regulasi opt-in, ② pengecualian dari regulasi opt-in, ③ cara melakukan prosedur opt-in, dan ④ kewajiban pengirim email berita.

Di dunia bisnis nyata, kami percaya bahwa akan ada kasus lain selain yang kami bahas dalam artikel ini.

Untuk situasi seperti itu, kami menyarankan Anda untuk berkonsultasi terlebih dahulu dengan pengacara yang memiliki pengetahuan dan pengalaman profesional, bukan membuat keputusan sendiri.