Apa itu Penilaian Efektivitas Pemecatan Disipliner Berdasarkan Penggunaan Email Pribadi di Perusahaan?

Anda tidak dapat melakukan pemecatan disipliner terhadap karyawan tanpa alasan. Prinsip dasar hukum adalah bahwa Anda dapat melakukan disiplin yang tepat berdasarkan kejahatan dan sejenisnya jika ada alasan untuk disiplin.

Lalu, sejauh mana pemecatan disipliner yang didasarkan pada email pribadi selama jam kerja diakui? Untuk menyimpulkan, ini bukan hanya masalah jumlah email, tetapi juga penilaian berdasarkan pertimbangan komprehensif berbagai elemen. Selain itu, misalnya

• Jika ada peraturan kerja yang melarang email pribadi dan jika melanggar peraturan tersebut dalam kata-kata, pemecatan itu valid
• Jika tidak ada peraturan kerja seperti itu, pemecatan itu tidak valid

Ini bukan hanya penilaian seperti itu. Saya akan memperkenalkan kasus di mana validitas pemecatan disipliner berdasarkan email pribadi karyawan telah menjadi masalah dalam preseden hukum sebelumnya.

Apakah Pengawasan Email Pribadi Tidak Melanggar Privasi?

Pertama-tama, dalam mempertimbangkan masalah ini, ada pertanyaan mendasar tentang apakah pengawasan oleh pengguna terhadap karyawan yang menggunakan email pribadi tidak bermasalah secara hukum. Pengawasan yang berlebihan dapat menjadi masalah dalam hubungannya dengan privasi karyawan. Kami telah menjelaskan secara detail tentang hal ini dalam artikel lain.

https://monolith.law/corporate/monitoring-survey-of-inter-office-mail-and-invasion-of-privacy[ja]

Kasus Pertukaran Email Sekitar 1600 dalam 5 Tahun

Berikut ini, kami akan memperkenalkan kasus pengadilan di mana efektivitas pemecatan disipliner karena penggunaan email pribadi menjadi masalah.

Pertama, ada kasus di mana seorang guru sekolah kejuruan dipecat secara disipliner karena mendaftar di situs kencan online menggunakan komputer kantor selama jam kerja dan terus bertukar email dalam jumlah besar, dan efektivitas pemecatan disipliner tersebut menjadi masalah.

Terdakwa, menggunakan komputer bisnis dan alamat email sekolah yang dipinjamkan oleh sekolah penggugat, mendaftar di situs kencan dan bertukar email dalam jumlah besar dengan wanita yang dikenal di situs tersebut (dari sekitar September 1998 (Heisei 10) hingga sekitar September 2003 (Heisei 15), catatan pengiriman dan penerimaan masing-masing sekitar 800, dan sekitar setengahnya dikirim dan diterima selama jam kerja) dan dipecat secara disipliner atas alasan tersebut. Terhadap hal ini, dia mengklaim bahwa pemecatan disipliner adalah penyalahgunaan hak pemecatan dan tidak valid, dan meminta sekolah untuk mengkonfirmasi status kontrak kerja, pembayaran gaji yang belum dibayar, dan bonus yang belum dibayar.

Di pengadilan pertama, serangkaian tindakan terdakwa tidak hanya melanggar kewajiban konsentrasi kerja dan pemeliharaan disiplin di tempat kerja, tetapi juga menimbulkan keraguan tentang kelayakan sebagai staf pengajar, dan juga berhubungan dengan reputasi dan kredit sekolah penggugat. Meskipun dianggap sebagai alasan untuk pemecatan disipliner, dia tidak mengabaikan tugas pengajaran dan lainnya, dan tidak menyebabkan gangguan signifikan pada operasi sekolah, jadi pemecatan disipliner terlalu keras, pemecatan disipliner adalah penyalahgunaan hak pemecatan dan tidak valid, dan klaim pembayaran gaji dan bonus yang belum dibayar diakui.

Terhadap hal ini, dalam banding yang diajukan oleh sekolah, pengadilan menyatakan,

Terdakwa, menggunakan alamat yang dapat diketahui sebagai milik sekolah penggugat, mengirim email dengan konten mencari pasangan SM, dan email tersebut dapat merusak kehormatan dan lainnya sekolah penggugat hanya dengan ditempatkan dalam keadaan dapat dibaca oleh pihak ketiga, dan hal ini tidak ada hubungannya dengan apakah terdakwa benar-benar berpacaran melalui email tersebut. Meskipun berdasarkan kontrak kerja dengan penggugat, terdakwa diakui memiliki kewajiban untuk berkonsentrasi pada tugas sekolah penggugat selama jam kerja, terdakwa, seperti yang disebutkan di atas, telah mengirim dan menerima sejumlah besar email pribadi selama periode waktu yang lama selama jam kerja, dan jika waktu dan tenaga yang sama diterapkan pada tugas asli, hasil yang lebih besar seharusnya telah diperoleh, dan tidak dapat dikatakan bahwa dia tidak mengabaikan tugas konsentrasi kerja yang tidak dapat diabaikan, dan tidak mengabaikan tugasnya.

Putusan Pengadilan Tinggi Fukuoka, 14 September 2005

dan menyatakan bahwa pemecatan disipliner adalah tepat karena melanggar kewajiban konsentrasi kerja.

Sekolah ini tidak memiliki peraturan penggunaan komputer pribadi, dan staf lainnya juga menggunakan ini untuk keperluan pribadi, tetapi dalam putusan, “Tidak dapat dikatakan bahwa tingkat pengkhianatan berbeda tergantung pada apakah sekolah telah menetapkan peraturan penggunaan komputer pribadi atau tidak, dan tidak ada bukti yang menunjukkan bahwa ada orang di antara staf sekolah penggugat selain terdakwa yang telah berulang kali mengirim email pribadi setara dengan terdakwa.”

Hal ini tidak berarti bahwa penyalahgunaan komputer di tempat kerja dan pertukaran email pribadi dalam jumlah besar diperbolehkan hanya karena “tidak ada peraturan penggunaan”. Khususnya, dalam kasus ini, isi email merusak kehormatan tempat kerja, dan dapat dikatakan bahwa tindakan keras tidak dapat dihindari.

https://monolith.law/reputation/defamation-and-decline-in-social-reputation[ja]

https://monolith.law/reputation/honor-infringement-and-intangible-damage-to-company[ja]

Kasus Pertukaran Email Pribadi Sekitar 1700 dalam 6 Bulan

Di satu sisi, ada kasus di mana seorang karyawan yang telah bertukar sekitar 1700 email pribadi selama 6 bulan dalam jam kerja, menuntut perusahaan karena pemecatan yang dilakukan perusahaan dianggap tidak sah. Terdakwa, perusahaan pengolahan informasi, menilai bahwa penggugat, yang bekerja sebagai seorang insinyur sistem dengan perlakuan sebagai kepala bagian dalam desain sistem komputer, tidak hanya tidak memiliki kemampuan yang cukup sebagai insinyur sistem, kemampuan manajemen dalam proyek, dan kemampuan penjualan, tetapi juga kurang semangat dalam bekerja dan jelas kekurangan kemampuan, sehingga kinerja kerjanya buruk. Perusahaan terdakwa menyarankan penggugat untuk mengundurkan diri, dan dalam diskusi ini, masalah email penggugat dibahas.

Perusahaan terdakwa mengklaim bahwa meskipun komputer telah diambil karena terlalu asyik dengan obrolan di komputer selama jam kerja, penggugat tetap mengirimkan sekitar 1700 email pribadi selama 6 bulan menggunakan IP Messenger NTT Docomo. Isi email tersebut mencakup berbagai hal, seperti undangan untuk minum, hal-hal yang mirip dengan pelecehan seksual terhadap wanita, dan panggilan untuk mengadakan pesta perpisahan. Perusahaan terdakwa berpendapat bahwa tindakan pengiriman seperti ini tidak hanya melanggar kewajiban penggugat untuk berkonsentrasi pada pekerjaannya, tetapi juga mengganggu pekerjaan rekan kerjanya yang menerima email tersebut, dan ada pelanggaran disiplin kerja yang serius dan pelanggaran kewajiban konsentrasi kerja yang signifikan.

Sebagai tanggapan, pengadilan mengakui argumen perusahaan terdakwa tentang jumlah dan isi email, dan menyatakan, “Melakukan pertukaran pribadi seperti ini selama jam kerja melanggar disiplin kerja dan kewajiban untuk berkonsentrasi pada pekerjaan, dan lebih jauh lagi, peralatan komputer dan sejenisnya yang digunakan oleh penggugat di NTT Docomo diberikan untuk digunakan secara terbatas untuk tujuan bisnis oleh klien, jadi jelas bahwa tindakan tersebut mencakup masalah serius.”

Namun, untuk menciptakan lingkungan kerja yang baik, jelas dari pengalaman bahwa mengadakan percakapan pribadi sampai batas tertentu bermanfaat. Mengingat bahwa penggunaan peralatan informasi seperti komputer biasanya diizinkan untuk digunakan secara pribadi sampai batas tertentu, penggunaan pribadi oleh penggugat mungkin sedikit melebihi batas normal dalam hal frekuensi dan konten. Namun, di sisi lain, jika ini adalah pelanggaran kewajiban konsentrasi kerja yang sangat abnormal, seharusnya ada laporan dari banyak rekan kerja yang menerima ini kepada manajer terdakwa, dan seharusnya menjadi masalah segera dan seharusnya ada beberapa perhatian atau sanksi terhadap penggugat, tetapi ini tidak menjadi masalah dan terdakwa pertama kali menunjukkannya dalam gugatan ini.

Putusan Pengadilan Distrik Tokyo, 22 Juni 2007

Hal ini dipertimbangkan bahwa hal ini belum menjadi masalah sebelumnya, tidak ada tanda-tanda disiplin karena tindakan serupa, dan tidak ada masalah dengan klien atau lainnya dalam kasus ini, dan permintaan untuk konfirmasi status diterima, dan pembayaran gaji yang belum dibayar diperintahkan. Dari dua contoh di atas, dapat dikatakan bahwa email pribadi tidak dinilai hanya berdasarkan jumlahnya.

Kasus Pertukaran 32 Email Selama 13 Bulan

Ada kasus di mana seorang karyawan yang dipecat karena melanggar aturan kerja dengan mengirim 2-3 email pribadi per bulan selama jam kerja, menuntut perusahaan dengan alasan penyalahgunaan hak pemecatan.

Perusahaan ini memiliki aturan kerja seperti,

• Tidak menggunakan komputer untuk tujuan selain pekerjaan di dalam perusahaan
• Tidak mengirim dan menerima email pribadi di dalam perusahaan
• Tidak menghubungkan internet untuk tujuan selain pekerjaan di dalam perusahaan

Meskipun ada aturan kerja tersebut, penggugat, meskipun selama jam kerja, berulang kali mengirim dan menerima banyak email yang tidak berhubungan dengan pekerjaan dan memfitnah karyawan lain, dan juga mengirim dan menerima banyak email pribadi dengan kenalan lain. Ini dianggap sebagai pelanggaran aturan kerja.

Meskipun pengadilan mengakui bahwa ada email pribadi di antara email yang dikirim oleh terdakwa selama jam kerja, pengadilan menyatakan bahwa,

“Percakapan yang tidak langsung terkait dengan pekerjaan, seperti obrolan sehari-hari, kritik terhadap rekan kerja, gosip, dan persiapan untuk acara sosial, umumnya terjadi di masyarakat, dan tidak dapat dipungkiri bahwa aspek-aspek ini diperlukan untuk membentuk dan mempertahankan hubungan manusia yang lancar dalam pekerjaan. Oleh karena itu, tidak semua tindakan ini dapat dianggap melanggar kewajiban untuk berkonsentrasi pada pekerjaan. Aturan kerja terdakwa melarang pertukaran email pribadi, tetapi ini terutama ditujukan untuk mencegah karyawan mengabaikan tugas mereka dengan bertukar email pribadi selama jam kerja. Oleh karena itu, pertanyaannya adalah apakah pertukaran email pribadi oleh penggugat melebihi batas yang diterima oleh masyarakat dan mengganggu pekerjaan. Hanya jika ini dapat dikonfirmasi, pelanggaran aturan kerja dapat dipertanyakan.”

Putusan 18 September 2007 (Tahun 2007)

Sementara membuat penilaian yang sama dengan putusan sebelumnya, pengadilan menyatakan bahwa,

“Dalam kurun waktu sekitar 13 bulan dari 5 April 2004 (Tahun Heisei 16) hingga 21 April 2005 (Tahun Heisei 17) yang menjadi masalah, email pribadi yang dikirim oleh penggugat, berdasarkan bukti, adalah 32 email (① hingga ③), dan frekuensinya hanya sekitar 2 hingga 3 email per bulan. Selain itu, isi email tersebut juga termasuk hal-hal yang tidak dapat dihindari, seperti merespons obrolan sehari-hari dari pihak terkait dengan klien, menjawab konsultasi pekerjaan dari junior di alma mater, dan merencanakan acara sosial dengan karyawan, dan hal-hal yang sulit untuk benar-benar menyangkal kebutuhannya. Berdasarkan bukti, tidak ada email yang membutuhkan waktu lama untuk dibuat dan menyebabkan gangguan konkret pada pekerjaan.”

Putusan yang sama

Dan menyatakan bahwa “sulit untuk mengakui bahwa email pribadi yang dikirim oleh penggugat melebihi batas yang diterima oleh masyarakat, dan tidak ada pilihan lain selain mengatakan bahwa ini tidak dapat dianggap sebagai pelanggaran aturan kerja”, dan memutuskan bahwa pemecatan tidak valid. Tidak peduli aturan kerja apa yang ada, masih sulit untuk mempertanyakan jumlah email sebanyak ini.

Kasus Pertukaran 28 Kali dalam 7 Bulan

Ada kasus di mana pegawai X1 dan X2 dari Asosiasi Asuransi Kesehatan, menuntut pengesahan ketidakabsahan sanksi penurunan jabatan dan pemotongan gaji terhadap X1, serta pemotongan gaji terhadap X2 oleh Y. Mereka berargumen bahwa alasan sanksi tidak ada atau merupakan penyalahgunaan hak disiplin, sehingga tidak valid. Mereka meminta pengesahan ketidakabsahan sanksi tersebut, pembayaran bagian gaji yang dipotong, pengesahan bahwa X1 masih berada dalam posisi kepala bagian sebelum sanksi, dan pembayaran perbedaan tunjangan sebelum dan sesudah sanksi.

Tindakan yang menjadi subjek sanksi disiplin terhadap X1 adalah sebagai berikut:

• Tidak melaporkan kepada atasan dan tidak memberi peringatan kepada staf yang diketahui melakukan pertukaran email pribadi selama jam kerja
• Melakukan pertukaran email pribadi dengan staf, dan tindakan yang menjadi subjek sanksi disiplin terhadap X2 adalah menginstal Yahoo Messenger di komputer tanpa izin dan mengajak staf lain untuk berpartisipasi dalam percakapan menggunakan aplikasi tersebut
• Menggunakan chat untuk berkomunikasi dan berbicara secara pribadi dengan orang luar selama jam kerja
• Melakukan pertukaran email pribadi antar staf menggunakan komputer selama jam kerja

Apakah tindakan-tindakan ini melanggar peraturan “Pegawai tidak boleh membuang-buang atau menggunakan barang untuk keperluan pribadi” dan “Pegawai tidak boleh meninggalkan tempat kerja selama jam kerja tanpa alasan” dalam peraturan pelayanan pegawai asosiasi, dan jika melanggar, apakah sanksi tersebut merupakan penyalahgunaan hak disiplin, menjadi titik perdebatan utama.

Mengenai sanksi terkait penggunaan pribadi komputer (sanksi pertama), pengadilan menyatakan bahwa pertukaran email pribadi yang dilakukan oleh X jelas melanggar peraturan (larangan penggunaan barang pribadi) karena menggunakan komputer milik asosiasi untuk keperluan pribadi. Namun, pengadilan juga mempertimbangkan apakah ini merupakan penyalahgunaan hak disiplin. Meskipun pertukaran email pribadi X cukup sering, tidak ada peraturan tentang penggunaan komputer untuk keperluan bisnis di asosiasi, dan tidak ada peringatan atau peringatan tentang penggunaan pribadi komputer oleh setiap pegawai. Selain itu, ada keraguan tentang keadilan metode penyelidikan catatan komunikasi. Selain itu, pemotongan gaji melanggar Pasal 91 Undang-Undang Standar Kerja Jepang yang menyatakan “Pemotongan gaji tidak boleh melebihi setengah dari gaji rata-rata harian”. Oleh karena itu, pengadilan menyatakan bahwa pemotongan gaji terhadap X terlalu berat menurut norma sosial dan kehilangan proporsionalitas, dan merupakan penyalahgunaan hak disiplin, sehingga tidak valid. (Putusan Pengadilan Distrik Sapporo, 26 Mei 2005 (Tahun 2005 dalam Kalender Gregorian))

Mengenai frekuensi, misalnya dalam kasus X1, hanya 28 kali dalam sekitar 7 bulan, tetapi asosiasi berpendapat bahwa dapat diperkirakan bahwa ada banyak penggunaan pribadi karena penggugat menghapus catatan komunikasi. Namun, pengadilan menegaskan, “Karena sanksi disiplin adalah semacam hukuman, sanksi yang didasarkan pada dugaan dan spekulasi tanpa bukti tidak seharusnya diperbolehkan.”

Ringkasan

Pada awal artikel ini, kami telah membahas sejauh mana jumlah email pribadi dapat menjadi masalah. Namun, permasalahan yang muncul tidak hanya terbatas pada jumlah email pribadi saja. Kondisi apa, di lingkungan apa, seberapa sering, dan jenis email pribadi apa yang ditukar menjadi pertanyaan yang penting. Jika penggunaan email pribadi di tempat kerja atau sejenisnya menjadi masalah, disarankan untuk segera berkonsultasi dengan pengacara berpengalaman sebelum situasi semakin rumit.