Apa Isi Desain Tata Kelola Keluarga yang Seharusnya Dibuat oleh Pengusaha? Penjelasan Rinci tentang Metode Pembangunan dan Manajemen Operasional

Banyak pemimpin perusahaan yang telah mengetahui manfaat dari “Family Governance” yang menjadi topik hangat belakangan ini dan mulai serius mempertimbangkan desain dan pembangunannya.

Family Governance adalah istilah umum untuk semua aturan yang disepakati untuk mengejar kemakmuran keluarga. Khususnya bagi para pemimpin perusahaan, Family Governance dapat dikatakan sangat penting karena berkaitan erat dengan masa depan perusahaan. Efektivitas Family Governance bagi pemimpin perusahaan dijelaskan secara rinci dalam artikel ini.

Artikel terkait: Family Governance yang Semakin Menarik Perhatian Pemimpin Perusahaan dan Efektivitasnya untuk Bisnis Dijelaskan Berdasarkan Tipe-tipe[ja]

Jika Anda merasa perlu untuk membangun governance, langkah selanjutnya adalah memahami aturan-aturan spesifik apa yang harus dirancang.

Artikel ini menjelaskan secara rinci tentang langkah-langkah desain Family Governance dan isi aturan yang harus dibuat. Artikel ini juga membahas poin-poin penting saat mendesain dan manajemen operasional setelah pembangunan, sehingga sangat berguna sebagai referensi.

Gambaran Umum Desain Tata Kelola Keluarga

Mungkin banyak di antara Anda yang bertanya-tanya, ketika hendak membangun tata kelola keluarga, langkah apa yang harus diambil dan apa yang perlu dibuat. Di sini, kami akan menjelaskan gambaran umum dari proses desain dan pembangunan tata kelola keluarga.

Tujuan dan Penyusunan Situasi Aktual Tata Kelola Keluarga

Pembangunan tata kelola keluarga dilakukan untuk mengklarifikasi nilai-nilai dan kebijakan keluarga, serta untuk memastikan bahwa nilai-nilai tersebut dipahami dan diikuti oleh seluruh anggota keluarga.

Penciptaan tata kelola itu sendiri bukanlah tujuan akhir, melainkan hanya sarana untuk melindungi aset dan mengejar kemakmuran keluarga di masa depan. Langkah pertama adalah menetapkan tujuan dan sasaran yang diidamkan oleh keluarga sejelas mungkin.

Selanjutnya, kita akan meninjau sistem aturan tak tertulis yang saat ini ada di antara anggota keluarga. Dengan menyusun situasi aktual seperti ini, kita dapat mengidentifikasi kesenjangan antara kondisi saat ini dan tujuan serta sasaran yang ingin dicapai.

Kemudian, dengan memanfaatkan kekuatan yang telah terlihat dari situasi saat ini, kita mulai membangun tata kelola untuk mengembangkan kekuatan tersebut dan menutupi kekurangan yang ada.

Pelaksanaan Komunikasi

Untuk menanamkan tata kelola keluarga yang efektif, sangat penting untuk menciptakan lingkungan yang mendukung komunikasi yang lancar. Jika nilai-nilai dan perspektif yang seharusnya disatukan dalam keluarga menjadi terpecah-pecah, tata kelola keluarga yang telah dibangun dengan susah payah tidak akan berfungsi dengan baik.

Lebih lanjut, hubungan yang menjadi renggang karena kurangnya komunikasi dapat menjadi risiko dalam tata kelola itu sendiri.

Agar tata kelola yang telah dibangun dapat dimanfaatkan secara bersama-sama, mari kita majukan keselarasan pemahaman sejak tahap awal pembuatan.

Membuat Peraturan Tertulis dalam Tata Kelola Keluarga

Dalam pembuatan ‘peraturan’ yang menjadi dasar tata kelola keluarga, kami menyiapkan dokumen-dokumen tertulis berikut ini:

• Konstitusi Keluarga
• Peraturan Keluarga
• Kontrak Kekayaan Bersama Pasangan, Perjanjian Pranikah
• Kontrak Pengampuan Sukarela, Kontrak Trust, Kontrak Pengelolaan Harta, dan lain-lain
• Wasiat, Kontrak Hibah Causa Mortis, dan lain-lain
• Kontrak Antarpemegang Saham

Dokumen tertulis antar anggota keluarga sering kali dipertanyakan keabsahan hukumnya, sehingga proses pembuatannya harus dilakukan dengan hati-hati. Dalam pembuatan dokumen, libatkanlah para ahli dan pastikan para pihak yang terlibat memahami isi dokumen dengan benar.

Selain itu, dokumen penting sebaiknya dijadikan akta otentik. Hal ini diharapkan dapat memperkuat keabsahan isi dokumen dan juga mencegah risiko kehilangan atau pemalsuan dokumen.

Pembaruan Berkala

Penting untuk membangun tata kelola keluarga dengan asumsi bahwa tidak akan sering dilakukan pembaruan berkala. Biasanya, aturan yang digunakan dalam bisnis diperbarui secara berkala dengan mengikuti siklus PDCA, disesuaikan dengan situasi yang ada.

Namun, dalam kasus tata kelola keluarga, seringkali pembaruan berkala dengan menggunakan siklus PDCA tidak selalu cocok. Sebagai contoh, kontrak harta bersama suami istri biasanya disepakati sebelum pernikahan, sehingga setelah pengajuan surat pemberitahuan pernikahan, akan sangat sulit untuk melakukan perubahan meskipun ditemukan poin yang perlu diperbaiki.

Lebih lanjut, hubungan dalam keluarga bersifat emosional dan tidak terbatas pada hubungan ekonomis seperti yang ada di lingkungan bisnis. Sudah cukup sulit untuk memberlakukan aturan pada keluarga, dan jika aturan tersebut sering diubah secara tidak teratur, akan semakin sulit untuk menanamkan tata kelola yang efektif.

Oleh karena itu, sangat penting untuk memastikan bahwa aturan keluarga dibuat dengan baik sejak awal untuk menghindari perubahan yang sering dan tidak teratur setelahnya.

Dokumen yang Harus Dibuat oleh Pengusaha Saat Mendesain Tata Kelola Keluarga

Ada berbagai aturan yang harus dibuat saat mendesain tata kelola keluarga. Di sini, kami akan menjelaskan tentang dokumen-dokumen penting yang harus selalu disiapkan oleh pengusaha.

Piagam Keluarga

Piagam Keluarga adalah dokumen yang mencatat prinsip-prinsip, nilai-nilai, pedoman perilaku, dan kriteria pengambilan keputusan sebuah keluarga, dan merupakan norma tertinggi dalam keluarga. Dikenal juga dengan istilah ajaran keluarga atau konstitusi keluarga, piagam ini menetapkan hal-hal berikut:

• Nilai-nilai yang diutamakan
• Standar perilaku
• Penanggung jawab keluarga
• Anggota rapat pengelolaan keluarga
• Sistem dan pedoman pengelolaan bisnis
• Sistem dan pedoman pengelolaan aset dan pewarisan aset
• Aturan dasar pengelolaan keluarga
• Cara penyelesaian perselisihan
• Pendidikan

Setelah ditetapkan, Piagam Keluarga pada dasarnya tidak diubah. Isinya harus mencerminkan nilai-nilai universal yang jelas bagi keluarga dan membentuk pemahaman bersama tentang arah yang harus diikuti.

Meskipun Piagam Keluarga tidak memiliki kekuatan hukum yang mengikat, sebagai norma tertinggi dalam keluarga, ia dapat mempengaruhi dokumen-dokumen yang memiliki kekuatan hukum yang mengikat. Selain itu, kekuatan paksa faktual juga dapat diberlakukan melalui pengawasan bersama. Dalam perancangannya, sangat penting untuk melibatkan diskusi yang mendalam dalam keluarga agar dapat mencapai kesepakatan yang memuaskan.

Aturan Keluarga

Aturan Keluarga adalah penjabaran lebih lanjut dari isi Piagam Keluarga. Kami menyarankan agar isi aturan mencakup sejarah perkembangan keluarga dan pemikiran para pemimpinnya, sehingga aturan yang dibuat dapat diterima lintas generasi.

Karena Aturan Keluarga dirancang untuk menetapkan disiplin yang berlaku dalam keluarga secara spesifik, perlu ada pembaruan sesuai dengan perubahan waktu dan kondisi yang berlaku. Oleh karena itu, akan sangat baik jika Anda menyediakan kesempatan untuk meninjau kembali isi aturan setelah periode waktu tertentu telah berlalu.

Mengenai kekuatan hukum yang mengikat, Aturan Keluarga tidak memiliki kekuatan yang sama seperti Piagam Keluarga. Namun, berdasarkan isi Aturan Keluarga dan Piagam Keluarga, Anda akan mengatur hubungan hukum yang spesifik.

Kontrak Harta Kekayaan Suami Istri & Perjanjian Pranikah

Kontrak harta kekayaan suami istri adalah perjanjian yang dibuat oleh pasangan yang berencana menikah sebelum terjadinya pernikahan. Perjanjian ini menetapkan pembagian tugas rumah tangga dan pengasuhan anak, pengelolaan harta kekayaan, serta pembagian harta pada saat perceraian.

Untuk penjelasan rinci mengenai kontrak harta kekayaan suami istri dalam tata kelola keluarga, silakan merujuk pada artikel terkait berikut ini.

Artikel terkait: Akan segera dipublikasikan

Bagi mereka yang bukan pemimpin keluarga dan akan menikah, diperlukan pertimbangan yang sangat hati-hati. Penting untuk menetapkan kontrak dengan memprioritaskan agar pasangan baru tidak menimbulkan masalah yang tidak diinginkan bagi keluarga. Isi dan fokus dari kontrak harta kekayaan suami istri dapat berbeda tergantung pada posisi orang dalam bisnis keluarga yang akan menikah.

Kontrak Pengawasan Sukarela, Kontrak Kepercayaan, dan Kontrak Pengelolaan Aset

Mengantisipasi situasi di mana kemampuan pengambilan keputusan menurun, penting untuk menyiapkan kontrak pengawasan sukarela dan kontrak kepercayaan. Selain itu, perlu juga mempertimbangkan penggunaan kontrak pengelolaan aset ketika seseorang tidak lagi dapat mengendalikan kondisi fisiknya sendiri.

Jika seorang eksekutif tidak dapat lagi melakukan tindakan hukum, hal ini dapat memberikan dampak yang signifikan terhadap pemangku kepentingan perusahaan dan keluarganya. Menetapkan terlebih dahulu tindakan apa yang harus diambil ketika kemampuan pengambilan keputusan menurun adalah hal yang tidak boleh diabaikan.

Lebih lanjut, tidak hanya bagi kepala keluarga, tetapi juga bagi mereka yang memiliki aset yang cukup atau yang terlibat secara mendalam dalam bisnis, mengambil langkah-langkah persiapan dengan menggunakan kontrak-kontrak tersebut di atas dalam menghadapi penurunan kemampuan pengambilan keputusan adalah langkah yang bermanfaat.

Wasiat

Untuk mencegah masalah dalam pewarisan aset, pembuatan wasiat adalah hal yang sangat penting. Bagi para pengusaha, wasiat menjadi lebih krusial karena turut melibatkan masalah suksesi bisnis.

Untuk penjelasan rinci tentang wasiat dalam tata kelola keluarga, silakan merujuk pada artikel terkait di bawah ini.

Artikel terkait: Akan dipublikasikan dalam waktu dekat

Wasiat sebaiknya dibuat tidak hanya oleh kepala keluarga tetapi juga oleh semua anggota keluarga. Karena wasiat dapat diubah kapan saja, sebaiknya semua anggota keluarga membuatnya sekali, kemudian secara berkala meninjau dan memperbarui sesuai dengan situasi yang berubah. Tergantung pada posisi seseorang dalam bisnis keluarga, isi dan fokus wasiat dapat berbeda.

Adapun untuk anak-anak, mereka yang berusia 15 tahun ke atas sudah dapat membuat wasiat. Karena wasiat harus dibuat oleh individu yang bersangkutan, sebaiknya mulai membuat wasiat ketika mencapai usia 15 tahun.

Perjanjian Antarpemegang Saham, Saham Jenis Khusus, dan Ketentuan Personal

Dalam menjalankan bisnis keluarga, Anda akan menggunakan perjanjian antarpemegang saham untuk menetapkan penanganan saham. Peran dari perjanjian antarpemegang saham adalah untuk mencegah dispersi saham dan pengelolaan yang tidak terkontrol ketika melibatkan beberapa orang sebagai pemegang saham dalam bisnis keluarga.

Perjanjian ini akan mengatur tentang ketentuan pengambilalihan saham secara paksa, aturan pembatasan transfer, serta pembatasan hak suara, di mana pemegang saham membuat kesepakatan tentang pengelolaan dan disposisi saham.

Tidak hanya perjanjian antarpemegang saham, tetapi juga penggunaan saham jenis khusus dan ketentuan personal dalam anggaran dasar dapat digunakan untuk mengatur disiplin.

Ciri-ciri dan Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Perjanjian Antarpemegang Saham dalam Tata Kelola Keluarga

Dalam bisnis keluarga, sering kali anggota keluarga dan kerabat memiliki saham, dan desain perjanjian antarpemegang saham menjadi poin penting dalam melindungi aset. Oleh karena itu, penting bagi pengusaha untuk memperdalam pemahaman mereka tentang perjanjian antarpemegang saham saat merancang tata kelola keluarga.

Di sini, kami akan menjelaskan ciri-ciri perjanjian antarpemegang saham dan hal-hal yang perlu diperhatikan saat membuatnya.

Hal-hal Utama yang Diatur dalam Perjanjian Antarpemegang Saham

Dalam mendesain perjanjian antarpemegang saham untuk tata kelola keluarga, kami menetapkan aturan untuk hal-hal berikut ini:

• Larangan Alih Saham
• Pemberian Informasi
• Ketentuan Mengenai Keputusan Rapat Dewan Direksi
• Hak Veto
• Hak Penunjukan dan Pemecatan Pejabat
• Kebijakan Dividen
• Pembelian Wajib
• Larangan Bekerja
• Penetapan Jumlah Ganti Rugi
• Ketentuan pada Saat Warisan
• Alasan Pembatalan

Ketika menjalankan bisnis keluarga, suksesi dan penanganan saham seringkali melibatkan risiko yang lebih kompleks daripada biasanya. Oleh karena itu, diperlukan penetapan aturan yang sesuai dengan kebutuhan keluarga Anda untuk mengantisipasi berbagai masalah yang mungkin timbul.

Ciri-ciri Desain dan Operasional

Sebagai ciri khas dari perjanjian antar pemegang saham, kita dapat menyoroti fleksibilitas yang lebih tinggi dalam hal isi perjanjian dan prosedur perubahan dibandingkan dengan saham jenis tertentu atau ketentuan yang bersifat personal. Misalnya, saham jenis tertentu hanya dapat diterbitkan sesuai dengan isi yang ditetapkan oleh hukum. Ketentuan personal yang diatur dalam anggaran dasar juga memiliki batasan terhadap hal-hal yang dapat diatur.

Di sisi lain, perjanjian hubungan pemegang saham adalah hasil dari negosiasi bebas antara pihak-pihak yang setara. Selama isi perjanjian tidak bertentangan dengan hukum yang bersifat imperatif atau secara signifikan tidak adil, keabsahannya diakui.

Selain itu, perubahan pada isi anggaran dasar atau isi saham jenis tertentu harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh undang-undang perusahaan. Namun, perubahan dalam perjanjian antar pemegang saham dapat dilakukan tanpa prosedur khusus, selama ada kesepakatan antara para pihak yang terlibat dalam kontrak.

Dengan demikian, perjanjian antar pemegang saham dapat dikatakan sebagai sistem yang mudah digunakan dari segi fleksibilitas dalam desain dan operasionalnya.

Ciri Khas Efektivitas Saat Terjadi Pelanggaran

Kerugian dari perjanjian antar pemegang saham adalah bahwa jika terjadi tindakan pelanggaran terhadap kesepakatan, kekuatan paksa untuk menuntut tanggung jawab lebih lemah dibandingkan dengan saham preferen atau ketentuan yang bersifat personal.

Tindakan perusahaan yang dilakukan dengan melanggar anggaran dasar atau prosedur rapat umum pemegang saham preferen dapat menimbulkan keraguan terhadap efektivitasnya. Direksi yang melanggar dapat dituntut atas pelanggaran kewajiban pengelolaan yang baik, dan dalam beberapa kasus, tindakan tersebut dapat dihentikan.

Di sisi lain, karena perjanjian antar pemegang saham hanyalah sebuah kontrak biasa, tidak mungkin untuk mempertanyakan validitas atau tanggung jawab atas tindakan perusahaan. Meskipun tanggung jawab atas kerugian akibat pelanggaran kewajiban kontraktual antara para pihak dalam perjanjian dapat dituntut, tidak mungkin untuk menuntut tanggung jawab lebih lanjut atau penghentian tindakan. Oleh karena itu, dari sudut pandang penyelamatan pihak yang dirugikan atau pencegahan kerugian, desain yang menggunakan anggaran dasar atau saham preferen dapat dikatakan lebih efektif.

Namun, dengan menetapkan sanksi atas tindakan pelanggaran kontrak terlebih dahulu dalam perjanjian, dimungkinkan untuk mencari jalan keluar saat terjadi pelanggaran.

Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Menunjuk Anak di Bawah Umur sebagai Ahli Waris

Ketika anak di bawah umur ditunjuk sebagai ahli waris dan anak tersebut terlibat dalam perjanjian antar pemegang saham, perlu diperhatikan hak pembatalan kontrak yang berkaitan dengan tindakan hukum oleh orang di bawah umur (Pasal 5 Undang-Undang Hukum Perdata Jepang).

Memindahkan saham kepada anak di bawah umur sendiri tidak menimbulkan masalah. Namun, ketika terlibat dalam perjanjian antar pemegang saham, kewajiban hukum akan muncul sehingga jika kontrak disepakati secara sembarangan, hak pembatalan kontrak mungkin akan dilaksanakan.

Tentu saja, jika wali yang merupakan perwakilan hukum sah melakukan kontrak, maka kontrak tersebut akan berlaku efektif bagi anak di bawah umur tanpa dapat dibatalkan. Namun, jika wali yang merupakan pihak dalam perjanjian antar pemegang saham melakukan kontrak, mereka akan menjadi perwakilan tanpa wewenang. Dalam kasus ini, perlu untuk mendapatkan pengangkatan perwakilan khusus dari pengadilan keluarga.

Hal yang Perlu Diperhatikan Terkait Pasangan Hidup

Ketika Anda mentransfer saham kepada pasangan hidup Anda, penting untuk memastikan bahwa hak pembatalan terhadap kontrak antar pemegang saham (berdasarkan Pasal 754 dari Japanese Civil Code (Hukum Sipil Jepang)) tidak dapat dilakukan. Anda harus berhati-hati agar hak ini tidak digunakan.

Jika Anda diharapkan terlibat dalam bisnis keluarga sebelum menikah, detail keterlibatan bisnis harus ditetapkan dalam kontrak harta bersama pasangan (perjanjian pra-nikah). Jika perjanjian dibuat setelah menikah, pastikan untuk mengklarifikasi dengan baik bahwa kontrak saham yang bersangkutan bukan merupakan kontrak antara pasangan hidup.

Metode Pengelolaan Family Governance bagi Para Pengusaha

Untuk memastikan efektivitas family governance yang telah dibangun, diperlukan pengelolaan yang lancar. Berikut ini, kami akan menjelaskan garis besar metode pengelolaan family governance.

Pengelolaan Badan Pertemuan

Untuk menanamkan family governance yang telah dibangun, komunikasi antar anggota keluarga sangat penting. Sebagai sarana efektif untuk memfasilitasi komunikasi secara sadar, dapat diadakan dan dikelola badan pertemuan. Bergantung pada skala keluarga dan keberadaan bisnis keluarga, pertimbangkan bentuk badan pertemuan sebagai berikut:

• Apakah akan memilih anggota konstituen atau tidak
• Apakah menjadi badan pertemuan yang membuat keputusan
• Apakah menjadi badan pertemuan yang tidak mengikat keputusan, tetapi menyampaikan pendapat sebagai referensi

Sebagai langkah awal, cukup gunakan acara seperti pertemuan tahun baru sebagai pertemuan untuk family governance. Kemudian, secara bertahap tambahkan inovasi yang memberikan kesan pentingnya pertemuan tersebut.

Family Office

Untuk menjadikan family governance dan badan pertemuan keluarga yang telah dibangun sebagai sistem yang efektif, mengorganisir family office adalah langkah yang efektif. Family office memerlukan fungsi-fungsi berikut:

• Pengelolaan, operasional, dan suksesi aset
• Strategi perpajakan
• Strategi investasi
• Pencegahan dan penyelesaian konflik

Dengan menambahkan profesional di bidang-bidang tersebut ke dalam tim, semua masalah yang dihadapi oleh pengusaha dapat diatasi secara komprehensif dan one-stop. Ini merupakan metode yang sangat efektif untuk mengelola dan mengoperasikan family governance dengan pasti.

Kesimpulan: Konsultasikan Permasalahan Tata Kelola Keluarga Anda dengan Pengacara

Desain tata kelola keluarga dimulai dengan menetapkan tujuan keluarga terlebih dahulu, kemudian membangun konten konkret untuk mewujudkan ideal tersebut. Jika terjadi perubahan yang sering setelah konstruksi, akan sulit untuk menanamkan tata kelola kepada keluarga. Oleh karena itu, sangat penting untuk membangunnya dengan cermat sambil berkomunikasi pada tahap desain.

Namun, desain tata kelola keluarga memerlukan penentuan berbagai kesepakatan konkret sambil mensimulasikan perkembangan masa depan. Selain itu, diperlukan juga untuk menetapkan aturan-aturan yang dapat dipahami sepenuhnya dalam konteks tertulis.

Untuk menyelesaikan tata kelola keluarga agar benar-benar efektif, kami menyarankan Anda untuk menerima nasihat dari pengacara yang ahli di berbagai bidang hukum.

Panduan Tindakan dari Firma Hukum Kami

Firma Hukum Monolith adalah sebuah firma hukum yang memiliki keahlian tinggi dalam IT, khususnya hukum internet dan hukum secara umum. Dalam memajukan tata kelola keluarga, terkadang diperlukan pembuatan kontrak. Firma kami menangani pembuatan dan penelaahan kontrak untuk berbagai kasus, mulai dari perusahaan terdaftar di Tokyo Stock Exchange Prime hingga perusahaan rintisan. Jika Anda mengalami kesulitan terkait kontrak, silakan merujuk ke artikel di bawah ini.

Bidang layanan Firma Hukum Monolith: Pembuatan & Penelaahan Kontrak, dll[ja]