Apa Prosedur untuk Pertukaran Kartu Nama Online? Penjelasan tentang Poin Penting dalam 'Undang-Undang Email Elektronik Tertentu' Jepang

Dengan penyebaran infeksi virus corona baru, kerja dari rumah telah menjadi umum, dan pertemuan online tidak hanya digunakan untuk rapat internal perusahaan tetapi juga untuk pertemuan dan negosiasi antar perusahaan.

Namun, berbeda dengan pertemuan tatap muka, tidak ada pertukaran kartu nama, dan terutama ketika ada beberapa orang, Anda mungkin melewatkan mendengar nama, departemen, dan posisi mereka. Oleh karena itu, “pertukaran kartu nama online” yang dapat digunakan dalam konferensi video dan sejenisnya mendapatkan perhatian.

Namun, mungkin masih banyak orang yang tidak mengerti karena ini adalah sistem yang baru saja diluncurkan.

Oleh karena itu, kali ini kami akan menjelaskan secara detail tentang prosedur aktual, kelebihan dan kekurangan “pertukaran kartu nama online”, dan risiko yang mungkin timbul dari penggunaannya.

Apa itu Pertukaran Kartu Nama Online?

Pertukaran kartu nama online adalah proses mengubah ‘kartu nama’ kertas menjadi data digital dan melakukan pertukaran melalui online.

Selama Anda memiliki akses internet, Anda dapat mengirim data ke pihak lain melalui smartphone atau komputer, sehingga ini adalah metode yang sangat efektif di era dengan Corona.

Meskipun ini masih metode baru dan belum ada standar yang ditetapkan, penggunaan yang terintegrasi dengan alat manajemen kartu nama semakin menunjukkan penyebaran yang luas.

Keuntungan Pertukaran Kartu Nama Online

Dapat Menyampaikan/Merekam Banyak Informasi

Data kartu nama yang telah didigitalisasi dapat mencatat informasi seperti tautan ke halaman web perusahaan Anda, tanggal dan catatan pertemuan bisnis, sehingga dapat menyimpan lebih banyak informasi dibandingkan dengan kartu nama kertas.

Dapat dengan Mudah Bertukar Kartu Nama dengan Orang di Tempat yang Jauh

Ada kekhawatiran bahwa realitas menjadi tipis dibandingkan dengan pertemuan tatap muka dalam pertemuan dan negosiasi online. Namun, dengan menggunakan pertukaran kartu nama online, Anda dapat memperkenalkan diri dengan lancar kepada orang yang baru dikenal, dan dapat memfasilitasi komunikasi yang lancar.

Tidak Perlu Khawatir Kehabisan Kartu Nama

Bagi penjualan yang berbicara dengan banyak pelanggan, berbeda dengan kartu nama kertas, Anda dapat dengan mudah mengirim data kartu nama ke pihak lain dari smartphone atau laptop, sehingga ada keuntungan tidak perlu khawatir kehabisan kartu nama.

Dapat Mengelola Kartu Nama dengan Efisien

Lebih lanjut, dengan mendatabasiskan data kartu nama yang diterima melalui pertukaran kartu nama online, Anda tidak memerlukan pemegang kartu nama. Selain itu, Anda dapat berbagi informasi dengan anggota di dalam perusahaan dan dapat mencari sesuai kebutuhan di mana saja menggunakan smartphone atau laptop, yang sangat efisien.

Kekurangan Pertukaran Kartu Nama Online

Memerlukan Koneksi Internet

Meskipun tidak perlu dikhawatirkan saat melakukan konferensi video, Anda akan memerlukan perangkat komunikasi seperti smartphone atau komputer dan koneksi internet jika ingin melakukan pertukaran kartu nama online saat bepergian.

Namun, bagi seorang profesional bisnis, membawa smartphone atau komputer adalah hal yang biasa, dan internet dapat diakses di berbagai tempat, jadi ini bukanlah masalah besar.

Potensi Kenaikan Biaya

Jika seorang sales menggunakan secara pribadi, mereka dapat menggunakan alat manajemen kartu nama gratis. Namun, jika seluruh perusahaan berbagi dan menggunakan data kartu nama, alat manajemen kartu nama berbayar dengan banyak fitur mungkin diperlukan, yang berpotensi meningkatkan biaya.

Tingkat Penyebaran Pertukaran Kartu Nama Online Rendah

Pertukaran kartu nama online memerlukan keberadaan pihak lain, jadi penting untuk menyebarluaskannya secara luas agar dapat memanfaatkan keuntungannya. Selain itu, jumlah perusahaan yang menyediakan layanan ini sedikit, dan keterbatasan pilihan juga bisa menjadi salah satu kekurangan.

Prosedur yang Diperlukan untuk Pertukaran Kartu Nama Online

Mempersiapkan Alat Manajemen Kartu Nama

Meskipun pertukaran kartu nama online dapat dilakukan tanpa alat manajemen kartu nama, jika Anda mempertimbangkan pembuatan data kartu nama Anda sendiri dan penyimpanan/penggunaan data kartu nama yang dikirimkan oleh pihak lain, akan lebih baik jika Anda menggunakan alat manajemen kartu nama.

Membuat Data Kartu Nama Anda Sendiri

Anda membuat data kartu nama Anda sendiri dengan mengambil gambar kartu nama Anda menggunakan scanner atau kamera smartphone melalui alat manajemen kartu nama.

Mengirim Data Kartu Nama Anda

Metode pengiriman data kartu nama biasanya menggunakan URL atau kode QR yang dapat digunakan untuk memeriksa data kartu nama bahkan oleh orang yang tidak memiliki alat manajemen kartu nama.

Metode Menggunakan URL

Dalam kasus negosiasi atau pertemuan berbasis teks seperti email atau chat, Anda dapat mengirimkan data kartu nama dengan menempelkan URL data kartu nama yang dibuat dengan alat manajemen kartu nama, dan pihak lain dapat memeriksa data kartu nama melalui URL tersebut.

Metode Menggunakan Kode QR

Dalam kasus seperti konferensi video di mana Anda dapat melihat gambar, Anda dapat menyematkan kode QR di latar belakang menggunakan fungsi latar belakang virtual, dan pihak lain dapat memeriksa data kartu nama dengan membaca kode QR dengan smartphone mereka.

Metode Menggunakan Fungsi Alat Manajemen Kartu Nama

Jika pihak lain menggunakan alat manajemen kartu nama yang sama, Anda dapat dengan mudah bertukar kartu nama dengan menggunakan fungsi pertukaran kartu nama dari alat manajemen kartu nama.

Masalah Hukum dalam Mengirim Email Tertentu

Apakah tidak ada masalah hukum jika Anda mengirim email promosi produk atau layanan perusahaan Anda ke alamat email yang Anda dapatkan dari pertukaran kartu nama online? Masalah ini berkaitan dengan Undang-Undang Email Tertentu Jepang (Japanese Specific Electronic Mail Law).

Apa itu Email Tertentu?

Email Tertentu adalah email yang dikirim untuk tujuan promosi dan iklan, termasuk kasus di mana salah satu tujuan pengiriman adalah untuk mengarahkan ke situs web promosi dan iklan produk atau layanan.

Sebagai contoh, dalam kasus seperti menempelkan URL situs web promosi dan iklan produk perusahaan Anda dalam email ucapan terima kasih untuk pertemuan online. Menggunakan email bisnis untuk tujuan promosi dan iklan bukanlah hal yang tidak biasa dan umum dilakukan.

Batasan Pengiriman dalam Undang-Undang Email Tertentu (Regulasi Opt-In)

Menurut Undang-Undang Email Tertentu Jepang, pada prinsipnya, pengiriman email tertentu dilarang kecuali jika penerima telah menunjukkan “persetujuan” untuk pengiriman email tertentu tersebut.

Namun, Pasal 3 Ayat 2 dari undang-undang tersebut mencantumkan pengecualian untuk kasus di mana “alamat email sendiri telah diberitahukan”, karena dianggap ada kemungkinan tertentu bahwa email akan dikirim dari pihak lain, sehingga pengiriman email tertentu diizinkan meskipun tanpa persetujuan.

Jika Anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang regulasi opt-in, silakan lihat penjelasan lebih rinci di bawah ini bersamaan dengan artikel ini.

https://monolith.law/corporate/e-mail-newsletter-opt-in-procedure[ja]

Apakah Mengirim Email Tertentu ke Pihak yang Bertukar Kartu Nama Online Melanggar Hukum?

Dalam pertukaran kartu nama online, Anda memberi tahu data kartu nama termasuk alamat email kepada pihak lain, yang sesuai dengan kasus “memberi tahu alamat email sendiri”, sehingga tampaknya tidak melanggar hukum untuk mengirim email tertentu.

Namun, dalam Pasal 2 Ayat 1 dari Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang Email Tertentu Jepang, metode “memberi tahu alamat email sendiri” ditentukan sebagai “metode memberi tahu secara tertulis”, dan data kartu nama digital yang bukan “tertulis” tidak termasuk.

Menurut pandangan Kementerian Dalam Negeri dan Komunikasi Jepang, saat ini kartu nama elektronik tidak dapat dianggap sebagai “tertulis”, dan penilaian yang jelas terhadap metode baru pertukaran kartu nama online tampaknya belum ditentukan.

Kesimpulan

Jika Anda mengirim email tertentu ke alamat email yang Anda terima dari pertukaran kartu nama online, karena bukan persetujuan tertulis, secara ketat mungkin melanggar Pasal 3 Undang-Undang Email Tertentu Jepang.

Namun, meskipun pemberitahuan dilakukan secara online, tujuan pengecualian dalam Undang-Undang Email Tertentu Jepang adalah “jika alamat email sendiri telah diberitahukan, dianggap ada kemungkinan tertentu bahwa email akan dikirim dari pihak lain”, sehingga pelanggaran hukum tidak dianggap besar.

Selain itu, bahkan jika dianggap sebagai pelanggaran, sanksi tidak langsung diterapkan, tetapi pada awalnya ada “perintah tindakan” terkait perbaikan metode pengiriman email, jadi jika Anda menangani pada tahap ini, Anda dapat menghindari sanksi.

Ringkasan: Pertukaran Kartu Nama Online dan Undang-Undang Email Elektronik Tertentu Jepang

Kali ini, kami telah menjelaskan tentang ‘Pertukaran Kartu Nama Online’ berdasarkan undang-undang dan peraturan terkait mengenai ① Keuntungan dan Kerugian, ② Prosedur yang Diperlukan, dan ③ Masalah Hukum.

‘Pertukaran Kartu Nama Online’ adalah metode yang masih baru, dan ada bagian-bagian di mana hukum belum mengejar. Jadi, jika Anda berpikir untuk mengirim email elektronik tertentu kepada pihak yang telah melakukan pertukaran kartu nama online, kami menyarankan Anda untuk berkonsultasi dan mendapatkan nasihat dari pengacara yang memiliki pengetahuan dan pengalaman khusus, bukan membuat keputusan sendiri.

Panduan Strategi dari Kantor Kami

Kantor Hukum Monolis adalah kantor hukum yang memiliki keahlian tinggi dalam IT, khususnya internet dan hukum. Belakangan ini, pertukaran kartu nama online mendapatkan banyak perhatian, namun diperlukan pemeriksaan hukum sebelum mengimplementasikannya. Kantor kami telah melakukan pemeriksaan hukum untuk banyak perusahaan. Detailnya dapat dilihat pada artikel di bawah ini.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]