Penjelasan Kebijakan Tenaga Kerja Asing dan Peraturan Terkait dalam Hukum Ketenagakerjaan Jepang

Di pasar tenaga kerja di dalam negeri Jepang, keberadaan tenaga kerja asing semakin meningkat dari tahun ke tahun. Dalam mencapai pertumbuhan berkelanjutan, pemanfaatan tenaga kerja dengan latar belakang yang beragam menjadi strategi bisnis yang esensial. Namun, saat mempekerjakan tenaga kerja asing, sangat penting untuk memahami kerangka hukum khusus yang berbeda dari saat mempekerjakan karyawan dengan kewarganegaraan Jepang. Kerangka hukum ini terdiri dari dua tingkatan utama.

Pertama adalah ‘Undang-Undang Pengelolaan Imigrasi dan Pengakuan Pengungsi’ (selanjutnya disebut ‘Undang-Undang Imigrasi’), yang menentukan kegiatan kerja apa saja yang memungkinkan orang asing bekerja dan mendapatkan kompensasi di Jepang. Ini adalah hukum ‘pintu masuk’ yang mengatur kelayakan aktivitas kerja di Jepang.

Kedua adalah kumpulan hukum ketenagakerjaan Jepang yang mengatur kondisi kerja dan lingkungan kerja setelah kontrak kerja terbentuk, termasuk ‘Undang-Undang Standar Tenaga Kerja’ dan ‘Undang-Undang Kontrak Kerja’. Ini adalah aturan ‘internal’ yang berlaku sama untuk semua pekerja di Jepang, tanpa memandang kewarganegaraan.

Artikel ini secara sistematis menjelaskan sistem hukum ini yang dihadapi oleh lapisan manajemen perusahaan dan personel hukum saat mempertimbangkan perekrutan tenaga kerja asing. Secara khusus, kami akan menjelaskan persyaratan untuk status tinggal ‘Keahlian, Pengetahuan Kemanusiaan, dan Bisnis Internasional’ yang memainkan peran penting dalam perekrutan tenaga kerja profesional, serta struktur dan kewajiban hukum dari ‘Sistem Pelatihan Keahlian’ yang telah berfungsi sebagai tenaga kerja substansial sambil bertujuan untuk kontribusi internasional. Selanjutnya, kami akan mengonfirmasi prinsip utama bahwa hukum ketenagakerjaan Jepang berlaku sepenuhnya kepada tenaga kerja asing yang dipekerjakan di bawah sistem ini, dan melalui studi kasus pengadilan yang sebenarnya, kami akan mengungkapkan risiko dan tanggung jawab praktis yang harus diperhatikan oleh perusahaan.

Kerangka Hukum yang Mendukung Kebijakan Tenaga Kerja Asing di Jepang

Di Jepang, apakah seorang asing dapat melakukan aktivitas berbayar, yaitu bekerja, tergantung sepenuhnya pada “status keberadaan” yang mereka miliki. Prinsip ini merupakan aturan mendasar yang ditetapkan dalam Undang-Undang Imigrasi Jepang. Ketika perusahaan mempertimbangkan untuk merekrut tenaga kerja asing, hal pertama yang harus dipahami adalah sistem status keberadaan ini.  

Status keberadaan dibagi menjadi dua kategori besar berdasarkan sifatnya. Satu adalah status keberadaan yang diberikan berdasarkan status atau posisi pribadi seseorang, seperti “penduduk tetap” atau “pasangan orang Jepang, dll”. Orang asing dengan status ini tidak memiliki batasan dalam aktivitas kerja dan dapat bekerja di berbagai jenis pekerjaan sama seperti warga negara Jepang. Kategori lainnya adalah status keberadaan yang diberikan untuk tujuan melakukan aktivitas tertentu, seperti “profesor”, “medis”, “manajemen & administrasi”, dan saat ini banyak orang asing yang bekerja di bidang spesialisasi dan teknis di bawah status keberadaan jenis ini. Dalam status ini, hanya pekerjaan yang diizinkan dalam ruang lingkup aktivitas yang diperbolehkan.  

Di bawah sistem ini, perusahaan memiliki kewajiban hukum untuk memeriksa status keberadaan kandidat asing yang akan direkrut. Secara spesifik, saat perekrutan, perusahaan harus meminta penunjukan “kartu keberadaan” dan memastikan apakah status tersebut memperbolehkan pekerjaan dan apakah aktivitas yang diizinkan sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan di perusahaan, serta wajib melaporkan kondisi pekerjaan orang asing (saat perekrutan dan pengunduran diri). Jika perusahaan mempekerjakan orang asing yang tidak diizinkan untuk bekerja atau mempekerjakan mereka dalam pekerjaan yang melebihi ruang lingkup aktivitas yang ditetapkan oleh status keberadaan, perusahaan dapat dituduh melakukan “kejahatan memfasilitasi pekerjaan ilegal” tanpa memandang adanya niat atau kelalaian. Ini adalah sanksi berat yang dapat berlaku bahkan jika perusahaan tidak memiliki niat tersebut, dan menjadi risiko besar dalam kepatuhan.  

Yang penting di sini adalah bahwa regulasi pekerjaan asing memiliki struktur ganda. Undang-Undang Imigrasi adalah pintu pertama yang menentukan apakah seseorang memiliki “hak” untuk bekerja di Jepang. Setelah melewati pintu ini dan kontrak kerja disepakati antara perusahaan dan orang asing dengan status keberadaan yang sah, maka seluruh peraturan hukum tenaga kerja Jepang akan diterapkan sepenuhnya terhadap “kondisi” kontrak kerja tersebut. Bahkan jika semua persyaratan Undang-Undang Imigrasi terpenuhi, kondisi kerja yang melanggar Undang-Undang Standar Tenaga Kerja tidak akan diperbolehkan. Sebaliknya, seberapa baik pun kondisi kerja, jika status keberadaan yang tepat tidak ada, maka mempekerjakan orang tersebut akan menjadi ilegal. Oleh karena itu, perusahaan diharuskan untuk membangun sistem kepatuhan ganda dari kedua sisi Undang-Undang Imigrasi dan hukum tenaga kerja.

Kualifikasi Keberadaan di Bidang Spesialisasi dan Teknis: Persyaratan ‘Teknik, Pengetahuan Humaniora, dan Bisnis Internasional’ di Jepang

Salah satu kualifikasi keberadaan yang paling umum digunakan untuk mempekerjakan tenaga kerja asing dengan pengetahuan spesialis dan teknis yang telah menyelesaikan pendidikan tinggi adalah ‘Teknik, Pengetahuan Humaniora, dan Bisnis Internasional’. Kualifikasi ini mencakup tiga kategori: bidang sains alam seperti ilmu pengetahuan dan teknik (Teknik), bidang ilmu humaniora seperti hukum dan ekonomi (Pengetahuan Humaniora), dan bidang yang memerlukan pemikiran dan sensitivitas yang berbasis pada budaya asing (Bisnis Internasional). Untuk mendapatkan izin kualifikasi ini, perlu memenuhi persyaratan ketat yang ditetapkan oleh Undang-Undang Imigrasi Jepang dan peraturan terkait yang berlaku.

Pertama dan terpenting, persyaratan yang paling krusial adalah adanya hubungan yang erat antara pekerjaan yang akan dijalankan dan latar belakang pendidikan atau pengalaman kerja yang dimiliki oleh individu tersebut. Sebagai contoh, seseorang yang mengkhususkan diri dalam teknik informatika di universitas bekerja sebagai sistem insinyur, atau lulusan fakultas ekonomi yang bertugas dalam analisis pemasaran adalah kasus yang khas. Jika hubungan ini tidak dapat dibuktikan secara objektif, permohonan tidak akan disetujui. Bahkan jika persyaratan pendidikan tidak terpenuhi, dengan pengalaman kerja praktis selama lebih dari 10 tahun di bidang ‘Teknik’ atau ‘Pengetahuan Humaniora’, dan lebih dari 3 tahun di bidang ‘Bisnis Internasional’, masih mungkin untuk memenuhi persyaratan ini melalui pengalaman kerja. Pembuktian ‘hubungan’ ini bukan hanya proses administratif pengajuan dokumen. Ini adalah proses pembangunan ‘narasi’ yang meyakinkan, yang secara spesifik dan logis menjelaskan mengapa keahlian dan pengalaman spesifik orang asing tersebut sangat penting untuk pekerjaan tersebut, mirip dengan proses argumentasi hukum. Deskripsi pekerjaan yang umum tidak cukup, dan diperlukan desain pekerjaan strategis yang mempertimbangkan aplikasi kualifikasi keberadaan sejak tahap perekrutan.

Kedua, karena kualifikasi ini ditujukan untuk pekerjaan spesialis, aktivitas yang dianggap sebagai ‘pekerjaan sederhana’ tidak diperbolehkan. Jika konten pekerjaan dianggap sebagai tugas rutin yang tidak memerlukan pengetahuan spesialis atau pemikiran analitis, kualifikasi keberadaan tidak akan diberikan.

Ketiga, ada persyaratan terkait kompensasi. Jumlah gaji yang diterima oleh tenaga kerja asing harus setara atau lebih tinggi dari gaji karyawan Jepang yang melakukan pekerjaan yang sama. Ini adalah ketentuan penting untuk mencegah eksploitasi tenaga kerja asing sebagai sumber tenaga kerja murah dan untuk menjaga pasar kerja yang adil.

Terakhir, stabilitas dan kontinuitas bisnis perusahaan yang menjadi pemberi kerja juga menjadi subjek penilaian. Apakah perusahaan memiliki dasar manajemen yang cukup untuk mempekerjakan tenaga asing dan terus membayar gaji secara stabil, serta apakah ada alasan bisnis yang rasional untuk membutuhkan tenaga tersebut, akan diperiksa melalui dokumen keuangan dan lainnya.

Struktur Sistem Pelatihan Keahlian dan Kewajiban Hukum Perusahaan di Jepang

Sistem Pelatihan Keahlian di Jepang dirancang untuk memungkinkan perusahaan Jepang menerima warga negara dari negara berkembang sebagai peserta pelatihan keahlian dan melalui On-the-Job Training (OJT) untuk mentransfer keterampilan praktis, keahlian, dan pengetahuan, sehingga berkontribusi pada pengembangan ekonomi negara asal peserta dengan membantu dalam pengembangan sumber daya manusia. Sistem ini diatur oleh undang-undang khusus yang dikenal sebagai “Undang-Undang Pelaksanaan Pelatihan Keahlian Asing yang Tepat dan Perlindungan Peserta Pelatihan Keahlian” (selanjutnya disebut “Undang-Undang Pelatihan Keahlian”).  

Di bawah Undang-Undang Pelatihan Keahlian, Organisasi Pelatihan Keahlian Asing (OTIT), sebuah badan yang diakui, telah didirikan untuk mengawasi pelaksanaan sistem ini secara tepat. Perusahaan (pelaksana pelatihan) yang ingin menerima peserta pelatihan keahlian harus membuat “Rencana Pelatihan Keahlian” yang rinci untuk setiap peserta dan mendapatkan persetujuan dari OTIT. Rencana ini harus mencakup secara spesifik isi keahlian yang akan diajarkan, durasi, dan perlakuan, dan OTIT akan secara ketat meninjau apakah rencana tersebut sesuai dengan standar hukum yang berlaku.  

Perusahaan sebagai pelaksana pelatihan memiliki banyak kewajiban hukum berdasarkan Undang-Undang Pelatihan Keahlian. Yang paling penting adalah ketentuan yang berkaitan dengan perlindungan hak asasi manusia peserta pelatihan keahlian. Misalnya, praktik mengambil paspor atau kartu izin tinggal peserta pelatihan, memaksa mereka untuk menabung, atau membuat kontrak yang menetapkan denda atas pelanggaran kontrak, semuanya secara eksplisit dilarang.  

Meskipun secara sistematis disebut sebagai “peserta pelatihan,” peserta pelatihan keahlian ini menandatangani kontrak kerja dengan perusahaan penerima dan bekerja sebagai pekerja. Oleh karena itu, kecuali periode pelatihan setelah kedatangan, hukum ketenagakerjaan Jepang seperti Undang-Undang Standar Tenaga Kerja, Undang-Undang Upah Minimum, dan Undang-Undang Keselamatan dan Kesehatan Kerja sepenuhnya berlaku dan harus dipahami.  

Saat ini, Sistem Pelatihan Keahlian sedang mengalami periode transisi yang signifikan. Pemerintah Jepang telah memutuskan untuk menghapus sistem pelatihan keahlian dan menciptakan “Sistem Pengembangan dan Pekerjaan” yang baru. Meskipun periode implementasi ditetapkan dalam waktu tiga tahun setelah pengumuman pada Juni 2024 (belum ditentukan pada saat ini), fitur utama dari sistem baru ini adalah perubahan tujuan yang jelas dari “kontribusi internasional” menjadi “pengembangan dan pengamanan tenaga kerja di sektor industri Jepang.” Ini akan mengubah kerangka kerja untuk secara resmi menempatkan tenaga kerja asing dan mendukung pembentukan karir jangka panjang melalui pengembangan yang terencana. Berikut adalah ringkasan perbedaan utama antara kedua sistem tersebut.  

Perubahan sistem ini menunjukkan bahwa bagi perusahaan, perencanaan sumber daya manusia strategis untuk mengembangkan dan menetapkan tenaga kerja asing dalam organisasi dari perspektif jangka panjang menjadi lebih penting dari sebelumnya.

Hukum Ketenagakerjaan Jepang yang Berlaku Tanpa Memandang Kewarganegaraan

Dalam menggaji pekerja asing, prinsip dasar yang harus dipatuhi oleh pengusaha adalah bahwa, sejak hubungan kerja terbentuk, hukum ketenagakerjaan Jepang berlaku secara setara kepada semua pekerja tanpa memandang kewarganegaraan. Ini adalah aturan yang telah ditetapkan oleh hukum Jepang dan keputusan pengadilan yang tidak dapat digoyahkan.  

Inti dari prinsip ini terdapat dalam Pasal 3 Undang-Undang Standar Tenaga Kerja Jepang, yang menyatakan, “Pengusaha tidak boleh melakukan diskriminasi dalam hal upah, jam kerja, atau kondisi kerja lainnya berdasarkan kewarganegaraan, kepercayaan, atau status sosial pekerja.” Ini berarti bahwa secara hukum dilarang untuk menetapkan upah yang lebih rendah bagi pekerja asing dibandingkan dengan pekerja Jepang, atau menerapkan jam kerja dan sistem cuti yang merugikan. Tentu saja, upah minimum yang ditetapkan di setiap prefektur juga berlaku bagi pekerja asing. Selain itu, jika pekerja bekerja melebihi jam kerja yang ditetapkan, pembayaran upah lembur diperlukan, sama seperti untuk pekerja Jepang.  

Terhadap pemutusan hubungan kerja, pekerja asing juga dilindungi secara menyeluruh oleh Undang-Undang Kontrak Kerja Jepang. Pasal 16 Undang-Undang tersebut menyatakan, “Pemutusan hubungan kerja yang tidak memiliki alasan yang objektif dan rasional serta tidak dianggap wajar menurut norma sosial, dianggap sebagai penyalahgunaan hak dan oleh karena itu tidak sah.” Ini dikenal sebagai “doktrin penyalahgunaan hak pemutusan hubungan kerja” dan merupakan prinsip penting yang mendukung praktik ketenagakerjaan Jepang, di mana pemutusan hubungan kerja tidak dapat dilakukan semata-mata berdasarkan kepentingan pengusaha. Doktrin ini sepenuhnya berlaku bagi pekerja asing, sehingga pemutusan hubungan kerja memerlukan persyaratan yang ketat.  

Lebih lanjut, Undang-Undang Keselamatan dan Kesehatan Kerja Jepang, yang bertujuan untuk menjamin keselamatan dan kesehatan pekerja, juga berlaku bagi pekerja asing. Perusahaan memiliki kewajiban untuk menyediakan lingkungan kerja yang aman bagi pekerja asing. Khususnya, saat melakukan pendidikan dan pelatihan terkait keselamatan dan kesehatan, perlu dilakukan dengan bahasa atau metode yang dapat dipahami oleh pekerja tersebut. Misalnya, diperlukan pertimbangan seperti penggunaan ilustrasi atau materi dalam bahasa ibu pekerja.  

Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan Jepang telah menerbitkan “Pedoman untuk Penanganan yang Tepat oleh Pengusaha terhadap Pengelolaan Pekerja Asing” sebagai pelengkap kepatuhan terhadap peraturan hukum tersebut. Pedoman ini secara spesifik menunjukkan langkah-langkah yang harus diambil oleh pengusaha pada setiap tahap, mulai dari perekrutan hingga pemutusan hubungan kerja. Misalnya, disarankan untuk menyatakan kondisi kerja yang tepat, dukungan hidup, serta pembentukan sistem pengaduan dan konsultasi. Meskipun pedoman ini tidak memiliki sanksi langsung, ia berfungsi sebagai “soft law”. Artinya, ketika terjadi sengketa terkait masalah ketenagakerjaan, kepatuhan terhadap pedoman ini menjadi bahan pertimbangan penting bagi pengadilan dalam menilai “kesesuaian” dan “kejujuran” respons perusahaan. Oleh karena itu, dari sudut pandang manajemen risiko, sangat penting untuk menyiapkan sistem manajemen ketenagakerjaan yang sesuai dengan pedoman ini.  

Titik Perhatian dalam Praktik Berdasarkan Kasus Hukum di Jepang

Memahami bagaimana suatu pasal hukum diinterpretasikan dan diterapkan dalam sengketa nyata adalah esensial untuk manajemen risiko perusahaan. Kasus hukum di Jepang yang berkaitan dengan pekerja asing menunjukkan risiko hukum spesifik yang mungkin dihadapi perusahaan.

Pertama, terdapat penilaian terhadap “status pekerja” dari peserta program pelatihan kejuruan. Kasus peserta pelatihan kejuruan asal Tiongkok di Amakusa (Keputusan Pengadilan Distrik Kumamoto, 29 Januari 2010 (2010)) merupakan preseden penting dalam hal ini. Dalam kasus tersebut, pengadilan memutuskan bahwa meskipun secara sistematis disebut sebagai “peserta pelatihan” atau “peserta magang”, jika realitasnya mereka bekerja di bawah pengawasan dan arahan perusahaan dan mendapatkan kompensasi sebagai imbalannya, maka mereka termasuk dalam definisi “pekerja” menurut Undang-Undang Standar Tenaga Kerja Jepang. Akibatnya, perusahaan tersebut diwajibkan untuk membayar upah yang belum dibayar sesuai dengan Undang-Undang Upah Minimum dan upah lembur tambahan. Putusan ini menunjukkan sikap tegas peradilan yang tidak memperbolehkan perusahaan untuk menghindari kewajiban hukum tenaga kerja dengan menggunakan istilah “magang” atau “pelatihan”. Para pengelola perlu menyadari bahwa peserta pelatihan kejuruan adalah pekerja dan subjek penuh perlindungan hukum tenaga kerja, serta harus menerapkan manajemen tenaga kerja yang tepat.

Kedua, terdapat penilaian terhadap keabsahan pemutusan hubungan kerja pekerja asing. Seperti disebutkan sebelumnya, Pasal 16 Undang-Undang Kontrak Kerja Jepang menyatakan bahwa pemutusan hubungan kerja tanpa alasan yang objektif, rasional, dan sesuai dengan norma sosial dianggap tidak sah. Persyaratan “kesesuaian dengan norma sosial” ini cenderung dipertimbangkan lebih hati-hati ketika menilai pemutusan hubungan kerja pekerja asing. Hal ini karena bagi pekerja asing yang tinggal di Jepang dengan visa kerja, pemutusan hubungan kerja tidak hanya berarti kehilangan pekerjaan, tetapi juga bisa berarti kehilangan dasar hukum untuk tinggal di Jepang, yang merupakan konsekuensi sangat serius. Mengingat konsekuensi serius ini, pengadilan akan secara ketat menilai apakah perusahaan telah melakukan segala upaya untuk menghindari pemutusan hubungan kerja, seperti menyediakan kesempatan pelatihan, mempertimbangkan penempatan ulang (jika memungkinkan dalam batas izin tinggal), serta memberikan bimbingan dan peringatan bertahap. Misalnya, dalam kasus di mana pemutusan hubungan kerja karena kurangnya kemampuan berbahasa Jepang dipersoalkan, pengadilan akan mempertimbangkan secara komprehensif hal-hal seperti tingkat kemampuan yang diharapkan saat perekrutan dan apakah perusahaan telah memberikan dukungan untuk peningkatan kemampuan setelah pekerja tersebut bergabung. Perusahaan harus menyadari risiko bahwa pemutusan hubungan kerja yang dilakukan secara sembrono dapat dianggap tidak sah secara hukum, dan harus mengambil tindakan yang sangat hati-hati berdasarkan bukti objektif.

Kesimpulan

Seperti yang telah diulas dalam artikel ini, penggunaan tenaga kerja asing di Jepang diatur secara ketat melalui kerangka hukum ganda yang terdiri dari regulasi ‘pintu masuk’ yang dikenal sebagai Undang-Undang Imigrasi Jepang dan disiplin ‘internal’ yang berlaku tanpa memandang kewarganegaraan, yaitu hukum ketenagakerjaan. Agar perusahaan dapat mengoperasikan sistem kompleks ini dengan tepat dan mengamankan serta memanfaatkan tenaga kerja asing yang berkualitas, sangat penting untuk memahami persyaratan status keberadaan dengan akurat dan mematuhi sepenuhnya peraturan ketenagakerjaan Jepang di setiap proses, mulai dari perekrutan hingga pengunduran diri. Seperti yang ditunjukkan oleh kasus-kasus hukum, interpretasi yang sembrono atau penanganan yang hanya bersifat formal dapat menyebabkan konflik hukum yang serius atau risiko reputasi.

Monolith Law Office memiliki pengalaman luas dalam melayani banyak klien di dalam negeri Jepang terkait dengan tema yang dibahas dalam artikel ini. Kantor kami memiliki pengacara yang ahli dalam sistem hukum Jepang, serta beberapa penutur bahasa Inggris yang memiliki kualifikasi sebagai pengacara di luar negeri, yang dapat menyediakan wawasan unik untuk menjembatani kesenjangan antara regulasi hukum Jepang yang kompleks dan kebutuhan perusahaan global. Kami menyediakan dukungan hukum komprehensif untuk penggunaan tenaga kerja asing perusahaan Anda, mulai dari perencanaan strategi akuisisi status keberadaan, pembuatan kontrak kerja yang sesuai dengan hukum ketenagakerjaan Jepang, nasihat tentang manajemen tenaga kerja sehari-hari, hingga penanganan sengketa jika terjadi.