Poin Penting dalam Membuat Kontrak Penjagaan Rahasia (NDA)

Dalam transaksi antar perusahaan, seringkali ada kasus di mana diperlukan penandatanganan perjanjian kerahasiaan selain dari kontrak yang berkaitan dengan transaksi itu sendiri. Hal ini juga berlaku dalam bidang IT, misalnya dalam pengembangan sistem, seringkali ada banyak kesempatan untuk berhubungan dengan rahasia bisnis pemberi pesanan, sehingga seringkali perjanjian kerahasiaan ditandatangani. Karena perjanjian kerahasiaan adalah konten yang relatif standar dalam kontrak, jika Anda mengatur poin-poinnya sekali, Anda dapat menerapkannya ke perjanjian kerahasiaan dengan perusahaan lain. Oleh karena itu, saya akan menjelaskan poin-poin yang harus diperiksa dalam perjanjian kerahasiaan.

Apa itu Perjanjian Kerahasiaan?

Perjanjian Kerahasiaan adalah kontrak yang dibuat dengan tujuan melindungi informasi yang sangat rahasia seperti rahasia dagang atau informasi pribadi yang dibagikan atau disediakan antara pihak-pihak yang terlibat dalam kontrak. Dalam bahasa Inggris, ini juga dikenal sebagai Non Disclosure Agreement atau disingkat NDA. Rahasia dagang adalah jantung dari aktivitas bisnis. Jika rahasia dagang bocor ke pesaing, ini bisa menjadi masalah serius yang mempengaruhi kelangsungan hidup perusahaan. Selain itu, jika rahasia dagang bocor, perjanjian kerahasiaan yang tepat harus sudah ada sebelum Undang-Undang Pencegahan Persaingan Tidak Adil (Japanese Unfair Competition Prevention Act) dapat diterapkan. Kami menjelaskan secara detail tentang pengambilan rahasia dagang dan Undang-Undang Pencegahan Persaingan Tidak Adil di artikel berikut.

Untuk informasi pribadi, minat masyarakat telah meningkat dengan berlakunya Undang-Undang Perlindungan Informasi Pribadi (Japanese Act on the Protection of Personal Information). Jika ada kebocoran informasi pribadi, perusahaan tidak akan bisa menghindari kritik sosial. Kami menjelaskan secara detail tentang Undang-Undang Perlindungan Informasi Pribadi di artikel berikut.

Dari penjelasan di atas, dapat dikatakan bahwa perjanjian kerahasiaan yang bertujuan melindungi informasi rahasia penting bagi perusahaan adalah hal yang penting dalam menjalankan aktivitas bisnis. Contoh klasik dari penandatanganan perjanjian kerahasiaan adalah sebagai berikut:

• Ketika pemberi pesanan perlu memberikan rahasia dagang atau informasi pribadi kepada penerima pesanan dalam kontrak seperti kontrak pengembangan sistem
• Ketika perlu berbagi rahasia dagang pihak yang terlibat dalam kontrak dalam due diligence yang dilakukan pada tahap pertimbangan M&A atau aliansi bisnis, termasuk transfer bisnis

Baru-baru ini, dengan meningkatnya kritik sosial terhadap kebocoran informasi pribadi, semakin banyak permintaan untuk penandatanganan perjanjian kerahasiaan bahkan di luar situasi klasik yang disebutkan di atas. Selain itu, dalam hal kerahasiaan, selain metode penandatanganan perjanjian kerahasiaan sebagai kontrak yang terpisah dari kontrak yang berkaitan dengan transaksi itu sendiri, ada juga kasus di mana klausa kerahasiaan ditetapkan sebagai klausa umum dalam kontrak dasar yang berkaitan dengan transaksi.

Poin-Poin Penting dalam Perjanjian Kerahasiaan

Tujuan Pengungkapan

Pasal ○ (Tujuan Pengungkapan)
Pihak A dan B, dengan tujuan untuk melaksanakan dan mempertimbangkan ●● (selanjutnya disebut “Tujuan ini”), akan saling mengungkapkan atau menyediakan informasi rahasia.

Tujuan pengungkapan informasi rahasia akan ditentukan secara spesifik. Karena kontrak kerahasiaan seringkali ditandatangani pada tahap awal sebelum kontrak terkait transaksi itu sendiri ditandatangani, deskripsi tujuan pengungkapan cenderung bersifat abstrak. Namun, penting untuk mencoba sebisa mungkin untuk menentukan dan mendeskripsikan secara spesifik, seperti “Pekerjaan pengembangan sistem ○○”, “Pemindahan bisnis ○○ milik Pihak A”, “Layanan ○○ yang disediakan oleh Pihak A kepada Pihak B”. Dalam klausul ini, menjelaskan tujuan pengungkapan informasi sangat penting untuk mencegah penggunaan informasi rahasia di luar tujuan yang ditentukan. Penggunaan di luar tujuan akan dijelaskan lebih lanjut nanti. Selain itu, karena informasi rahasia seringkali disediakan secara mutual, jika ada kemungkinan sedikit pun bahwa informasi akan disediakan dari perusahaan Anda, lebih aman untuk mencantumkan bahwa informasi akan “saling” diungkapkan, seperti contoh klausul. Namun, jika pengungkapan informasi jelas satu arah, cukup dengan mencantumkan “informasi rahasia yang diungkapkan oleh Pihak A kepada Pihak B”.

Ruang Lingkup Informasi Rahasia

Pasal ○ (Informasi Rahasia)
1. Dalam kontrak ini, “Informasi Rahasia” merujuk pada informasi teknis, informasi bisnis, dan informasi lainnya yang diungkapkan oleh satu pihak dalam kontrak ini kepada pihak lain, baik melalui dokumen, email, media penyimpanan elektronik, atau media lainnya, dan yang ditandai secara jelas dalam bentuk tertulis atau format fisik lainnya bahwa informasi tersebut adalah informasi rahasia atau harus dipertahankan sebagai rahasia. Selain itu, informasi yang diungkapkan secara lisan dianggap sebagai informasi rahasia jika dinyatakan sebagai rahasia saat pengungkapan dan ringkasan informasi tersebut diberitahukan secara tertulis dalam waktu 30 hari setelah pengungkapan.
2. Informasi berikut ini tidak termasuk dalam informasi rahasia sebagaimana dimaksud dalam ayat sebelumnya:
(1) Informasi yang sudah dimiliki oleh penerima pada saat pengungkapan
(2) Informasi yang diperoleh secara sah oleh penerima dari pihak ketiga tanpa kewajiban untuk menjaga kerahasiaan
(3) Informasi yang dikembangkan secara independen oleh penerima tanpa bergantung pada informasi yang diberikan oleh pengungkap
(4) Informasi yang menjadi umum diketahui, baik sebelum atau setelah penerimaan, tanpa melanggar kontrak ini

Klausul tentang ruang lingkup informasi rahasia sangat penting. Ayat pertama dari contoh klausul ini membatasi informasi yang dilindungi menjadi “informasi yang diungkapkan dengan penandaan eksplisit sebagai rahasia”. Informasi yang saling diungkapkan dalam transaksi bisa sangat beragam, dan jika semua informasi tersebut harus dikelola sebagai informasi rahasia, ini akan menjadi beban besar bagi penerima informasi. Oleh karena itu, umumnya diperlukan penandaan eksplisit bahwa informasi tersebut adalah rahasia. Masalah yang sering muncul adalah pengungkapan informasi rahasia secara lisan. Karena sulit untuk membuktikan bahwa informasi telah diungkapkan dan ditandai sebagai rahasia jika diungkapkan secara lisan. Meskipun pengungkap informasi ingin melindungi pengungkapan lisan, penerima mungkin enggan melakukannya karena ruang lingkupnya menjadi tidak jelas.

Oleh karena itu, kompromi antara kedua belah pihak biasanya adalah metode yang sering digunakan, yaitu dengan memasukkan informasi rahasia yang diungkapkan secara lisan ke dalam objek perlindungan, tetapi membutuhkan pengungkapan informasi yang diberikan secara lisan dalam bentuk tertulis dalam jangka waktu tertentu setelah pengungkapan sebagai syarat perlindungan. Selain itu, saat pihak yang memberikan informasi memberikan informasi rahasia, mereka biasanya akan menandai secara eksplisit bahwa itu adalah informasi rahasia dengan mencetak atau menempelkan stempel “Rahasia Internal” pada dokumen.
Ayat ketiga dari contoh klausul ini adalah ketentuan tentang informasi yang dikecualikan dari ruang lingkup informasi rahasia, dan isi yang serupa biasanya ditentukan dalam banyak perjanjian kerahasiaan. Nomor (1) pada dasarnya tidak memiliki kerahasiaan, dan nomor (2), (3), dan (4) adalah informasi di mana tidak wajar untuk membebankan penerima dengan kewajiban menjaga kerahasiaan.

Ruang Lingkup Kewajiban Menjaga Kerahasiaan

Pasal ○ (Pemeliharaan Kerahasiaan)
1. Pihak yang menerima pengungkapan harus menyimpan semua dokumen dan media yang berhubungan dengan informasi rahasia yang diungkapkan oleh pihak pengungkap dengan perhatian seorang pengelola yang baik (termasuk salinan dari dokumen dan media tersebut).
2. Pihak yang menerima pengungkapan tidak boleh menduplikasi dokumen atau media lain yang berhubungan dengan informasi rahasia tanpa persetujuan tertulis sebelumnya dari pihak pengungkap.
3. Pihak yang menerima pengungkapan dapat mengungkapkan informasi rahasia kepada para pejabat dan karyawan mereka sejauh diperlukan untuk tujuan perjanjian ini.
4. Ketika pihak yang menerima pengungkapan mengungkapkan informasi kepada pejabat dan karyawan mereka seperti yang disebutkan dalam ayat sebelumnya, pihak tersebut harus memastikan bahwa pejabat dan karyawan tersebut mematuhi kewajiban menjaga kerahasiaan yang ditetapkan dalam perjanjian ini.

Klausul ini menetapkan kewajiban untuk menjaga informasi yang diterima sebagai rahasia, dan bersama dengan ketentuan tentang ruang lingkup informasi rahasia yang disebutkan sebelumnya, merupakan ketentuan inti dalam perjanjian kerahasiaan. Misalnya, ayat kedua dalam contoh klausul ini melarang prinsip dasar menduplikasi media yang mencatat informasi rahasia, tetapi ini adalah ketentuan yang diperlukan jika kerahasiaan informasi yang disediakan oleh pihak penyedia sangat tinggi. Jika media yang mencatat informasi rahasia dapat bebas diduplikasi, risiko kebocoran informasi rahasia ke luar akan meningkat. Namun, dari sisi penerima informasi, misalnya, jika ada banyak situasi di mana dokumen yang mencatat informasi perlu disalin untuk berbagi informasi di dalam perusahaan, mendapatkan persetujuan dari penyedia setiap kali akan menjadi rumit. Dalam kasus seperti ini, Anda mungkin ingin mempertimbangkan menghapus ayat kedua sepenuhnya, atau bahkan jika tidak, menentukan dalam perjanjian kerahasiaan situasi di mana duplikasi diantisipasi sejak awal, dan menetapkan bahwa duplikasi secara umum diperbolehkan. Ayat ketiga dan keempat adalah klausul yang mengantisipasi penggunaan informasi rahasia oleh karyawan, dll. dari perusahaan yang menerima informasi rahasia. Dapat diasumsikan bahwa pejabat dan karyawan yang bertanggung jawab akan menggunakan informasi rahasia yang diungkapkan kepada perusahaan, jadi ini adalah klausul yang diperlukan. Namun, biasanya tidak semua karyawan perlu menggunakan informasi rahasia, jadi penting bagi pihak yang mengungkapkan informasi untuk menambahkan batasan seperti “sejauh diperlukan untuk tujuan perjanjian ini” seperti dalam contoh klausul.

Larangan Pengungkapan kepada Pihak Ketiga

Pasal X (Larangan Pengungkapan kepada Pihak Ketiga)
1. Penerima pengungkapan informasi rahasia tidak boleh mengungkapkan informasi rahasia tersebut kepada pihak ketiga tanpa persetujuan tertulis sebelumnya dari pengungkap. Namun, ini tidak berlaku jika ada permintaan pengungkapan berdasarkan ketentuan hukum atau dari otoritas pemerintah yang berwenang. Dalam hal ini, penerima pengungkapan harus segera memberi tahu pengungkap tentang hal ini dan mengungkapkan kepada otoritas pemerintah, dll. bahwa informasi rahasia tersebut harus tetap rahasia.
2. Berdasarkan persetujuan sebagaimana dimaksud dalam ayat sebelumnya, jika mengungkapkan informasi rahasia kepada pihak ketiga, penerima pengungkapan harus membuat kontrak kerahasiaan dengan pihak ketiga tersebut dengan syarat yang sama dengan kontrak ini. Jika pihak ketiga tersebut melanggar kontrak kerahasiaan, penerima pengungkapan akan dianggap telah melanggar kontrak ini.

Penerima informasi mungkin perlu berkonsultasi dengan ahli eksternal (seperti pengacara, akuntan publik, konsultan pajak, dll.) terkait proyek dan memberikan informasi rahasia kepada mereka. Dalam kasus seperti ini, ayat 1 dari contoh klausul ini menentukan bahwa Anda harus mendapatkan persetujuan tertulis sebelumnya dari pengungkap. Jika ada kebutuhan untuk memberikan informasi rahasia kepada ahli eksternal secara alami, seperti dalam pertimbangan M&A, Anda juga dapat menentukan dari awal dalam kontrak kerahasiaan bahwa Anda mengizinkan “mengungkapkan kepada pengacara, akuntan publik, dan konsultan pajak, dll.” Terutama ketika perusahaan Anda menjadi penerima informasi, Anda perlu mempertimbangkan sejauh mana kemungkinan memberikan informasi kepada pihak ketiga eksternal dan menentukan keadilan dan kebutuhan untuk memodifikasi klausul.

Selain itu, pengecualian dalam ayat 1 memungkinkan pengungkapan informasi rahasia yang diterima permintaan pengungkapan dari otoritas pemerintah. Situasi yang khususnya diantisipasi adalah kasus di mana penerima informasi menerima perintah pengajuan dokumen yang berisi informasi rahasia dari pengadilan. Karena Anda akan dikenakan sanksi denda jika Anda tidak mematuhi perintah pengajuan dokumen, Anda perlu menghapus larangan pengungkapan kepada pihak ketiga. Namun, bukan semua informasi rahasia yang menjadi subjek perintah pengajuan dokumen oleh pengadilan, jadi Anda tidak selalu harus mematuhi perintah pengajuan dokumen untuk semua informasi rahasia. Jika Anda memberikan informasi tanpa perlu mematuhi kewajiban pengajuan dokumen, ada kemungkinan Anda akan dinilai melanggar kontrak kerahasiaan, jadi Anda perlu berhati-hati. Mengenai ayat 2, umumnya diperlukan untuk memberlakukan kewajiban kerahasiaan yang sama kepada pihak ketiga jika Anda mengungkapkan informasi rahasia kepada mereka.

Larangan Penggunaan di Luar Tujuan

Pasal 〇 (Larangan Penggunaan di Luar Tujuan)
Pihak yang menerima pengungkapan, harus menggunakan informasi rahasia hanya untuk tujuan yang berkaitan dengan masalah ini, dan tidak boleh digunakan untuk tujuan lain apa pun.

Jika penerima informasi rahasia dapat menggunakannya tanpa mempertimbangkan tujuannya, risiko kebocoran informasi rahasia akan meningkat. Oleh karena itu, sangat wajar jika penggunaan di luar tujuan dilarang. Agar klausul yang melarang penggunaan di luar tujuan ini memiliki arti, prasyaratnya adalah bahwa tujuan pengungkapan informasi rahasia harus ditentukan dengan jelas, seperti yang diatur dalam klausul tentang tujuan pengungkapan yang telah disebutkan sebelumnya. Peraturan tentang tujuan pengungkapan adalah bagian yang mudah terlewat, jadi perlu untuk memeriksa dengan hati-hati.

Penyangkalan Transfer Hak dan Jaminan

Pasal ○ (Penyangkalan Transfer Hak dan Jaminan)
1. Pihak A dan B saling mengkonfirmasi bahwa pengungkapan informasi rahasia berdasarkan kontrak ini tidak menjamin keakuratan, kelengkapan, atau hal lainnya dari informasi rahasia tersebut.
2. Pihak A dan B saling mengkonfirmasi bahwa pengungkapan informasi rahasia berdasarkan kontrak ini tidak mentransfer atau menetapkan hak pelaksanaan apa pun kepada pihak yang diungkapkan, dan hak-hak tersebut tetap berada pada pihak yang mengungkapkan.

Ayat 1 menetapkan bahwa pengungkapan informasi rahasia tidak menjamin keakuratan informasi tersebut. Tujuan dari kontrak kerahasiaan adalah untuk menentukan cara pengungkapan dan pengelolaan informasi rahasia. Biasanya, jaminan keakuratan informasi ditentukan dalam kontrak yang berkaitan dengan transaksi itu sendiri jika diperlukan. Selain itu, informasi rahasia mungkin termasuk hak kekayaan intelektual. Dalam hal ini, tentu saja, pengungkapan sebagai informasi rahasia tidak selalu berarti memberikan lisensi untuk menggunakan hak kekayaan intelektual, dll. Jika Anda akan memberikan lisensi untuk menggunakan hak kekayaan intelektual, Anda harus membuat kontrak lisensi terpisah. Ayat 2 menetapkan hal ini dengan hati-hati.

Pengembalian Informasi Rahasia

Pasal ○ (Pengembalian Informasi Rahasia, dll.)
Penerima pengungkapan harus, jika ada instruksi dari pengungkap atau jika informasi rahasia tidak lagi diperlukan, atau jika kontrak ini berakhir, segera mengembalikan semua dokumen dan media yang berhubungan dengan informasi rahasia (termasuk salinannya) kepada pengungkap sesuai dengan instruksinya, atau harus mengambil tindakan lain yang diperlukan seperti pembuangan.

Jika informasi rahasia tidak lagi diperlukan, pengembalian atau pembuangan informasi rahasia menjadi penting. Untuk informasi rahasia yang disediakan dalam bentuk media kertas seperti dokumen atau buku, cukup dengan menghancurkan media kertas dengan shredder atau proses pelarutan, dan memberikan dokumen yang membuktikan bahwa proses telah selesai kepada pengungkap informasi. Jika informasi rahasia disediakan dalam bentuk data digital, metode yang sering digunakan adalah mengembalikan media penyimpanan seperti CD-ROM kepada pengungkap atau menghancurkannya dengan tanggung jawab penerima dan memberikan sertifikat pembuangan.

Periode Penjagaan Kerahasiaan

Pasal ○ (Periode Penjagaan Kerahasiaan)
Pihak A dan B, meskipun tujuan dari masalah ini telah berakhir, akan tetap memikul kewajiban yang ditentukan dalam kontrak ini selama ● tahun.

Periode penjagaan kerahasiaan biasanya dibatasi dalam jangka waktu tertentu, dan seringkali masih berlaku meskipun tujuan pengungkapan telah selesai. Secara teoritis, memungkinkan untuk tidak menetapkan batasan waktu, namun, umumnya setelah periode tertentu, informasi itu sendiri menjadi usang dan tidak perlu dikelola dengan ketat sebagai informasi rahasia. Oleh karena itu, khususnya bagi pihak yang menerima informasi, dianggap baik untuk menetapkan periode tertentu. Namun, jika informasi yang diberikan sangat penting bagi pihak yang memberikan informasi, mungkin perlu dipertimbangkan untuk membuatnya tanpa batas waktu atau menetapkan periode yang cukup panjang meskipun ada batas waktu. Yang penting adalah untuk memperhatikan bahwa konten peraturan yang tepat dapat berubah tergantung apakah perusahaan Anda adalah pihak yang memberikan informasi atau menerima informasi, dan juga berdasarkan nilai informasi yang diberikan.

Ganti Rugi

Pasal ○ (Ganti Rugi)
Jika pihak A atau B melanggar kontrak ini, mereka harus membayar sejumlah ● juta yen sebagai denda kepada pihak lainnya.

Perjanjian kerahasiaan sangat penting bagi perusahaan dalam hal perlindungan rahasia bisnis dan informasi pribadi. Namun, seringkali sulit untuk menerima ganti rugi dari pihak yang membocorkan informasi rahasia, karena sulit untuk melacak dan membuktikan kebocoran serta menghitung jumlah kerugian yang diakibatkan oleh kebocoran tersebut.
Oleh karena itu, meskipun tidak banyak contoh, terutama ketika mengungkapkan informasi rahasia yang sangat penting, mungkin ada ketentuan untuk menetapkan denda seperti contoh dalam pasal. Jika ada ketentuan denda, cukup membuktikan pelanggaran kewajiban pihak lain, tidak perlu membuktikan kerugian. Namun, perlu diingat bahwa jika jumlah denda jauh berbeda dari jumlah yang mungkin terjadi akibat pelanggaran kewajiban kerahasiaan, ada kemungkinan ketentuan tersebut menjadi tidak valid, sehingga perlu menetapkan jumlah yang cukup masuk akal.

Ringkasan

Perjanjian kerahasiaan adalah kontrak yang sering kita temui dalam transaksi antar perusahaan. Karena merupakan kontrak standar, ada kemungkinan Anda akan memikul kewajiban yang tidak terduga jika Anda menandatanganinya tanpa memeriksa isinya dengan seksama. Sebaliknya, ada juga risiko bahwa informasi penting perusahaan Anda dapat bocor ke luar. Khususnya, ketika Anda memberikan rahasia bisnis yang sangat penting bagi perusahaan, informasi insider, atau informasi kredit yang memiliki tingkat kerahasiaan tinggi, sangat penting untuk mempertimbangkan isi perjanjian kerahasiaan dengan hati-hati sambil berkonsultasi dengan ahli seperti pengacara.

Panduan Membuat dan Meninjau Kontrak oleh Kantor Kami

Di Kantor Hukum Monolis, sebagai firma hukum yang memiliki keahlian dalam IT, Internet, dan Bisnis, kami menawarkan layanan seperti pembuatan dan peninjauan berbagai jenis kontrak, termasuk kontrak kerahasiaan, kepada perusahaan klien dan perusahaan yang menjadi konsultan kami. Silakan lihat detailnya di bawah ini jika Anda tertarik.

https://monolith.law/contractcreation[ja]