Poin-Poin Penting dalam Memperoleh Visa Kerja Berdasarkan Jenis Perekrutan Karyawan Asing di Jepang

Dalam lingkungan bisnis global yang terus berkembang saat ini, sangat penting bagi perusahaan Jepang untuk mengamankan talenta terbaik tanpa memandang kewarganegaraan guna mempertahankan dan meningkatkan daya saing internasional mereka. Khususnya, tren untuk merekrut eksekutif dan individu dengan pengetahuan spesialis dari luar negeri semakin meningkat. Namun, untuk mempekerjakan orang asing di Jepang, perusahaan harus mematuhi prosedur kompleks yang ditetapkan oleh Undang-Undang Imigrasi dan Pengakuan Pengungsi Jepang (selanjutnya disebut ‘Undang-Undang Imigrasi Jepang’) dan peraturan terkait dari Kementerian Kehakiman. Meskipun istilah ‘visa’ sering digunakan secara umum, secara hukum, ‘visa’ yang dikeluarkan oleh kedutaan untuk masuk ke Jepang dan ‘status tinggal’ yang mengatur aktivitas di dalam negeri Jepang adalah dua hal yang berbeda. Banyak tantangan yang dihadapi perusahaan berkaitan dengan perolehan dan pengelolaan status tinggal ini. Sistem status tinggal Jepang dioperasikan dengan ketat berdasarkan aktivitas yang diizinkan, dan perusahaan memiliki kewajiban hukum untuk memastikan bahwa orang asing yang mereka rekrut mendapatkan status tinggal yang sesuai dengan jenis pekerjaan yang akan mereka lakukan. Artikel ini akan fokus pada tiga bentuk rekrutmen khas yang dihadapi oleh para eksekutif perusahaan dan staf hukum saat mempertimbangkan perekrutan talenta asing, yaitu ‘ketika menunjuk orang asing sebagai eksekutif’, ‘menerima transferees dari perusahaan afiliasi di luar negeri’, dan ‘menerima pekerja lepas asing’, dan akan menjelaskan secara rinci tentang persyaratan status tinggal yang diperlukan, prosedur aplikasi, dan poin-poin hukum yang harus diperhatikan oleh perusahaan, berdasarkan peraturan hukum yang spesifik.

Mengangkat Warga Asing sebagai Eksekutif: Kualifikasi Tinggal ‘Manajemen & Administrasi’ di Jepang

Ketika mengangkat warga asing sebagai direktur perwakilan atau direktur di perusahaan Jepang, atau sebagai manajer divisi bisnis, secara prinsipal diperlukan untuk memperoleh kualifikasi tinggal ‘Manajemen & Administrasi’. Di Jepang, kualifikasi tinggal ini didefinisikan dalam Lampiran Pertama Nomor Dua dari Undang-Undang Imigrasi Jepang sebagai ‘aktivitas yang melakukan perdagangan atau mengelola bisnis lainnya di negara ini atau terlibat dalam manajemen bisnis tersebut’. Dalam penilaian kualifikasi tinggal ini, tidak hanya riwayat pribadi pemohon yang menjadi pertimbangan, tetapi juga substansi, stabilitas, dan kontinuitas dari bisnis yang akan dikelola atau diatur oleh pemohon tersebut merupakan elemen penting dalam pengambilan keputusan.

Kriteria Izin Pendirian Usaha: Persyaratan Terkait Fondasi Bisnis di Jepang

Untuk memperoleh status keberadaan ‘Manajemen & Administrasi’ di Jepang, perlu memenuhi beberapa kriteria yang ditetapkan dalam Peraturan Menteri yang menetapkan standar berdasarkan Pasal 7 Ayat 1 Nomor 2 Undang-Undang Imigrasi dan Pengakuan Pengungsi Jepang (selanjutnya disebut ‘Peraturan Standar’). Khususnya bagi bisnis baru, diperlukan bukti objektif yang memenuhi kriteria ini.

Pertama, perlu ada kantor bisnis yang telah diamankan di dalam negeri Jepang. Kantor ini tidak boleh sekadar menjadi kontak saja, melainkan harus menjadi basis fisik tempat aktivitas bisnis berlangsung secara berkelanjutan. Oleh karena itu, kantor virtual tanpa substansi atau ruang yang disewa untuk jangka pendek pada prinsipnya tidak diakui. Meskipun memungkinkan menggunakan properti residensial sebagai kantor bisnis, dalam hal ini perlu memenuhi kondisi ketat seperti izin penggunaan untuk tujuan bisnis dalam kontrak sewa-menyewa dan adanya pembagian yang jelas antara ruang tinggal dan ruang bisnis.

Kedua, pemohon harus secara objektif menunjukkan kemampuan dan kualifikasi sebagai manajer untuk menjalankan bisnis. Secara spesifik, diperlukan pengalaman manajemen dan administrasi selama lebih dari 3 tahun, atau gelar master atau lebih tinggi yang relevan dengan bidang bisnis yang dikelola.

Ketiga, dari sudut pandang mencegah penyalahgunaan sistem dan menjamin stabilitas bisnis, diperlukan perekrutan setidaknya satu karyawan tetap.

Keempat, skala bisnis harus memenuhi standar tertentu. Untuk perusahaan terbatas, jumlah modal harus 30 juta yen atau lebih, sedangkan untuk perusahaan patungan, perusahaan persekutuan, dan perusahaan komanditer, total investasi harus 30 juta yen atau lebih.

Kelima, untuk mengoperasikan bisnis dengan lancar di Jepang dan berkomunikasi dengan baik dengan klien dan karyawan, diperlukan kemampuan berbahasa Jepang yang memadai pada pemohon atau karyawan tetap.

Keenam, stabilitas dan kelanjutan bisnis harus diakui sebagai hal yang esensial. Dokumen paling penting dalam menilai aspek ini adalah rencana bisnis. Dalam pengajuan status keberadaan, diperlukan konfirmasi rencana bisnis oleh akuntan publik atau konsultan pajak, dan bisnis yang dianggap memiliki substansi manajemen yang kurang, seperti outsourcing, tidak akan diakui. Hal ini mencerminkan kebijakan bahwa status keberadaan ‘Manajemen & Administrasi’ harus diberikan hanya kepada pengusaha dan manajer bisnis yang berpotensi berkontribusi pada ekonomi Jepang dan dapat berkelanjutan.

Prosedur Aplikasi dan Dokumen yang Diperlukan

Ketika sebuah perusahaan di Jepang ingin merekrut warga negara asing yang tinggal di luar negeri sebagai eksekutif, biasanya perusahaan penerima di Jepang akan bertindak sebagai agen dan mengajukan permohonan untuk Certificate of Eligibility (COE) bagi orang asing tersebut.

Kantor yang menangani prosedur ini adalah Kantor Imigrasi regional yang memiliki yurisdiksi atas lokasi bisnis. Periode peninjauan standar dari pengajuan hingga penerbitan sertifikat berkisar antara satu hingga tiga bulan, namun untuk bisnis baru atau kasus yang kompleks, mungkin diperlukan waktu yang lebih lama.

Dokumen yang harus diserahkan berbeda tergantung pada empat kategori yang ditetapkan oleh Kantor Imigrasi, berdasarkan skala dan keandalan perusahaan penerima. Perusahaan besar yang termasuk dalam Kategori 1 (seperti perusahaan yang terdaftar di bursa efek Jepang) atau Kategori 2 (seperti organisasi dengan jumlah pajak penghasilan yang dipotong di sumber lebih dari 10 juta yen untuk tahun sebelumnya) akan memiliki proses penyederhanaan dokumen yang signifikan karena kredibilitas sosial mereka. Di sisi lain, perusahaan yang baru didirikan dan banyak perusahaan kecil dan menengah yang termasuk dalam Kategori 3 dan 4 harus menyediakan dokumen rinci untuk membuktikan legalitas dan stabilitas bisnis mereka dari dasar.

Dokumen yang umumnya diperlukan untuk semua kategori adalah sebagai berikut:

• Formulir permohonan COE 1 eksemplar
• Foto 1 lembar
• Amplop balasan 1 eksemplar

Format dokumen ini dapat diunduh dari situs web Kantor Imigrasi di bagian “Status of Residence ‘Business Manager'” (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/businessmanager.html).

Untuk perusahaan yang termasuk dalam Kategori 3 dan 4 yang mengajukan permohonan bagi warga negara asing yang akan terlibat dalam manajemen bisnis, dokumen umum yang diperlukan selain yang disebutkan di atas adalah sebagai berikut:

• Salinan rencana bisnis
• Sertifikat pendaftaran perusahaan
• Salinan anggaran dasar perusahaan
• Salinan dokumen keuangan tahunan terakhir (untuk bisnis yang sudah ada)
• Dokumen yang membuktikan kontribusi modal setidaknya 5 juta yen (seperti salinan buku tabungan bank)
• Salinan buku tanah atau kontrak sewa-menyewa tempat usaha
• Foto interior dan eksterior tempat usaha
• Salinan pemberitahuan pembukaan kantor administrasi pembayaran gaji
• Salinan anggaran dasar yang menetapkan gaji eksekutif atau salinan risalah rapat umum pemegang saham yang memutuskan gaji eksekutif

Sistem kategori ini mencerminkan pendekatan berbasis risiko yang diadopsi oleh Kantor Imigrasi untuk menilai keandalan perusahaan. Perusahaan dalam Kategori 1 dan 2 dianggap telah memiliki stabilitas yang terjamin karena telah menerima evaluasi eksternal dari pasar dan otoritas pajak. Sebaliknya, bisnis baru dalam Kategori 3 dan 4 tidak memiliki evaluasi eksternal tersebut, sehingga pemohon harus bertanggung jawab untuk membuktikan kesehatan dan prospek bisnis mereka dari nol melalui rencana bisnis dan dokumen keuangan.

Pemindahan Pegawai dari Perusahaan Induk atau Anak Perusahaan Luar Negeri: Status Tinggal ‘Pemindahan Antar Perusahaan’ di Jepang

Untuk perusahaan yang mengembangkan bisnis secara global dan ingin memindahkan karyawan yang bekerja di cabang luar negeri ke cabang di Jepang, status tinggal ‘Pemindahan Antar Perusahaan’ berlaku. Hukum imigrasi Jepang mendefinisikan status tinggal ini sebagai ‘aktivitas yang dilakukan oleh staf kantor perusahaan asing yang memiliki kantor pusat, cabang, atau kantor bisnis lainnya di Jepang, yang dipindahkan ke kantor di Jepang untuk periode tertentu’, dan aktivitas yang diizinkan terbatas pada mereka yang sesuai dengan status tinggal ‘Keahlian, Pengetahuan Kemanusiaan, dan Bisnis Internasional’.

Persyaratan Esensial untuk Memperoleh Status Tinggal ‘Pemindahan Antar Perusahaan’ di Jepang

Untuk memperoleh status tinggal ‘Pemindahan Antar Perusahaan’ di Jepang, ada beberapa persyaratan ketat yang harus dipenuhi.

Pertama, lingkup pemindahan dibatasi. Pemindahan antara kantor pusat dan cabang dalam perusahaan yang sama, serta antara perusahaan induk dan anak perusahaan, atau antara anak perusahaan, semuanya termasuk dalam kategori ini.

Kedua, sebelum mengajukan permohonan, pelamar harus telah bekerja secara berkelanjutan selama lebih dari satu tahun di kantor pusat, cabang, atau perusahaan terkait yang berada di luar negeri. Persyaratan ini bertujuan untuk memastikan bahwa pemohon adalah karyawan tetap dari grup perusahaan tersebut dan untuk mencegah penyalahgunaan sistem.

Ketiga, pekerjaan yang akan dilakukan di Jepang harus memerlukan pengetahuan teknis dalam bidang sains atau teknik, atau pengetahuan dalam bidang humaniora seperti hukum atau ekonomi, atau pekerjaan yang memerlukan pemikiran atau sensitivitas yang berbasis pada budaya asing. Pekerjaan sederhana seperti pekerjaan jalur produksi di pabrik tidak diperbolehkan.

Keempat, jumlah kompensasi yang diterima di Jepang harus setidaknya sama dengan apa yang diterima oleh warga negara Jepang yang melakukan pekerjaan yang sama. Ini adalah ketentuan penting yang bertujuan untuk mencegah sistem pemindahan antar perusahaan digunakan sebagai cara untuk mendapatkan tenaga kerja murah.

Prosedur dan Dokumen Aplikasi di Bawah Hukum Jepang

Prosedur aplikasi umumnya dimulai dengan pengajuan Certificate of Eligibility (COE). Institusi penerima di Jepang akan mengajukan permohonan atas nama karyawan asing yang bersangkutan ke kantor imigrasi regional yang berwenang berdasarkan lokasi institusi tersebut. Periode peninjauan standar berkisar antara 1 hingga 3 bulan.

Dokumen yang harus diserahkan berbeda tergantung pada kategori perusahaan penerima (dari 1 hingga 4).

Dokumen yang umum untuk semua kategori adalah sebagai berikut:

• Formulir aplikasi untuk penerbitan Certificate of Eligibility (COE) 1 eksemplar
• Foto 1 lembar
• Amplop balasan 1 eksemplar

Formulir aplikasi dapat diunduh dari situs web Kantor Imigrasi Jepang di bagian “Status of Residence ‘Intra-company Transferee'” (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/intracompanytransfee.html).

Untuk perusahaan kategori 3 dan 4 yang mengajukan aplikasi, dokumen utama tambahan yang diperlukan adalah sebagai berikut:

• Salinan surat perintah mutasi atau pemberitahuan kondisi kerja yang menjelaskan aktivitas, durasi, posisi, dan gaji di Jepang
• Dokumen yang menjelaskan hubungan modal antara perusahaan asal dan perusahaan tujuan mutasi
• Riwayat hidup pelamar
• Dokumen yang dikeluarkan oleh tempat kerja di luar negeri sebelum mutasi yang membuktikan deskripsi pekerjaan, posisi, gaji, dan periode kerja
• Dokumen yang menjelaskan isi bisnis perusahaan tujuan mutasi (seperti brosur perusahaan, sertifikat pendaftaran perusahaan, dll.)
• Salinan dokumen keuangan tahunan terakhir dari perusahaan tujuan mutasi

Perbandingan “Pemindahan Antar Perusahaan” dan “Keterampilan, Pengetahuan Kemanusiaan, dan Bisnis Internasional” di Jepang

“Pemindahan Antar Perusahaan” dan status tinggal umum untuk profesi khusus “Keterampilan, Pengetahuan Kemanusiaan, dan Bisnis Internasional” memiliki tumpang tindih dalam ruang lingkup pekerjaan yang dapat dilakukan, namun terdapat perbedaan krusial dalam persyaratannya. Terutama, keberadaan persyaratan pendidikan. Untuk mendapatkan status tinggal “Keterampilan, Pengetahuan Kemanusiaan, dan Bisnis Internasional”, secara prinsip diperlukan pendidikan minimal lulusan universitas atau pengalaman kerja praktis selama lebih dari 10 tahun. Namun, “Pemindahan Antar Perusahaan” tidak memerlukan persyaratan pendidikan atau pengalaman kerja jangka panjang seperti itu. Sebagai gantinya, diperlukan pengalaman kerja minimal satu tahun di perusahaan asal sebelum pemindahan.

Desain sistem ini dapat menjadi sarana strategis bagi perusahaan global untuk secara fleksibel menempatkan personel penting yang mungkin tidak memiliki pendidikan formal tetapi telah mengumpulkan teknologi dan know-how khusus perusahaan melalui bertahun-tahun bekerja, melintasi batas negara. Dengan kata lain, pemerintah Jepang, dengan menetapkan persyaratan kerja berkelanjutan selama lebih dari satu tahun, memastikan bahwa pemohon adalah personel yang sangat penting bagi kelompok perusahaan tersebut dan sebagai imbalannya, menghapus persyaratan pendidikan. Oleh karena itu, perusahaan perlu memilih secara strategis status tinggal mana yang paling cocok berdasarkan pendidikan dan riwayat pekerjaan talenta yang ingin mereka rekrut.

Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Menerima Tenaga Kerja Asing Sebagai Pegawai Lepas di Jepang

Menggunakan layanan penempatan tenaga kerja untuk menerima tenaga asing memberikan fleksibilitas dalam penempatan personel bagi perusahaan, namun juga membawa risiko hukum yang khas. Dalam model ini, terbentuk hubungan tiga pihak antara pekerja asing, perusahaan pengirim (perusahaan penempatan tenaga kerja), dan perusahaan penerima (perusahaan yang memberikan instruksi kerja). Secara hukum, perusahaan pengirim adalah majikan pekerja asing dan bertanggung jawab atas aplikasi dan manajemen status keberadaan, serta pembayaran gaji. Namun, perusahaan penerima juga tidak dapat menghindari tanggung jawab di bawah Undang-Undang Imigrasi Jepang.

Kewajiban Konfirmasi yang Diberlakukan pada Perusahaan Penerima dan Risiko Kejahatan Memfasilitasi Pekerjaan Ilegal

Kewajiban hukum yang paling penting bagi perusahaan penerima adalah memastikan bahwa pekerja asing yang akan diterima memiliki status keberadaan yang valid dan diizinkan untuk melakukan pekerjaan yang akan diberikan oleh perusahaan tersebut. Sangat berbahaya untuk hanya mengandalkan penjelasan dari perusahaan pengirim yang menyatakan bahwa “semua prosedur sudah benar”.

Artikel 73-2 dari Undang-Undang Imigrasi Jepang menetapkan ‘kejahatan memfasilitasi pekerjaan ilegal’. Kejahatan ini tidak hanya berlaku bagi mereka yang mempekerjakan pekerja ilegal, tetapi juga bagi mereka yang ‘mengendalikan’ aktivitas pekerjaan ilegal. Dalam kontrak penempatan, pekerja asing bekerja di bawah instruksi perusahaan penerima, sehingga perusahaan penerima dapat dianggap ‘mengendalikan’ dan menjadi subjek dari kejahatan memfasilitasi pekerjaan ilegal. Jika pekerja lepas tidak memiliki status keberadaan yang valid atau terlibat dalam kegiatan yang melebihi batas yang diizinkan, perusahaan penerima tidak bisa hanya mengatakan ‘tidak tahu’ dan mungkin akan menjadi subjek dari sanksi pidana.

Untuk menghindari risiko ini, perusahaan penerima harus mengambil langkah-langkah berikut:

Pertama, sebelum menandatangani kontrak penempatan dan sebelum pekerja asing mulai bekerja, pastikan untuk memeriksa asli kartu keberadaan dan menyimpan salinannya. Pada kartu keberadaan, periksa tiga hal: jenis ‘status keberadaan’, tanggal berakhirnya ‘periode keberadaan’, dan ‘apakah ada pembatasan kerja’.

Kedua, pastikan dengan ketat bahwa pekerjaan yang akan diberikan berada dalam lingkup aktivitas yang diizinkan oleh status keberadaan pekerja asing tersebut. Misalnya, jika menerima seorang insinyur IT dengan status keberadaan ‘Teknologi, Pengetahuan Humaniora, dan Bisnis Internasional’ secara lepas, tidak dapat mempekerjakannya untuk melakukan pekerjaan sederhana seperti di lini perakitan pabrik atau layanan pelanggan di toko. Ketidaksesuaian isi pekerjaan ini merupakan pekerjaan ilegal. Perusahaan penerima harus secara spesifik mencantumkan isi pekerjaan yang direncanakan dalam kontrak penempatan tenaga kerja yang disepakati dengan perusahaan pengirim dan memastikan bahwa pekerjaan tersebut berada dalam lingkup status keberadaan yang diizinkan.

Lebih lanjut, berdasarkan Undang-Undang Penempatan Tenaga Kerja Jepang, perusahaan penerima juga memiliki tanggung jawab tertentu seperti manajemen keselamatan dan kesehatan pekerja lepas, sesuai dengan peraturan perundang-undangan tenaga kerja. Selain itu, ‘Pedoman untuk Pengelolaan Pekerja Asing yang Tepat’ yang ditetapkan oleh Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan Jepang melarang perlakuan diskriminatif berdasarkan kewarganegaraan dan menuntut jaminan kondisi kerja yang layak, yang juga berlaku bagi perusahaan penerima. Perusahaan penerima harus menyadari tanggung jawabnya tidak hanya di bawah Undang-Undang Imigrasi terkait kewajiban konfirmasi status keberadaan, tetapi juga tanggung jawab di bawah peraturan tenaga kerja, dan perlu menyiapkan sistem kepatuhan yang memadai.

Kesimpulan

Proses perekrutan karyawan asing di Jepang sangat bervariasi tergantung pada jenis perekrutan, dengan peraturan dan prosedur yang harus diikuti. Untuk mengundang seseorang sebagai eksekutif, diperlukan status tinggal ‘Manajemen & Administrasi’, di mana kelayakan rencana bisnis dan stabilitas dasar usaha akan ditinjau secara ketat. Jika memindahkan personel dari perusahaan afiliasi di luar negeri, status tinggal ‘Pemindahan Antar Perusahaan’ adalah yang paling sesuai, di mana persyaratan pendidikan dapat dikecualikan asalkan catatan kerja di perusahaan asal menjadi pertimbangan utama. Selain itu, saat menerima karyawan lepas sebagai tenaga kerja sementara, bukan hanya perusahaan pemberi kerja (perusahaan pengirim) tetapi juga perusahaan penerima (tempat penugasan) juga berisiko terlibat dalam kejahatan memfasilitasi pekerjaan ilegal, sehingga mereka memiliki kewajiban ketat untuk memeriksa kesesuaian status tinggal dan isi pekerjaan. Proses-proses ini memerlukan pengetahuan khusus, sehingga penting untuk melangkah dengan hati-hati berdasarkan nasihat hukum yang tepat untuk memastikan kepatuhan dan merealisasikan perekrutan tenaga kerja yang lancar.

Kantor Hukum Monolith memiliki rekam jejak yang luas dalam menyediakan layanan hukum terkait perekrutan tenaga kerja asing di Jepang untuk banyak klien di dalam negeri, seperti yang dijelaskan dalam artikel ini. Kantor kami memiliki beberapa anggota yang berkualifikasi sebagai pengacara di luar negeri dan berbicara bahasa Inggris, yang memungkinkan kami untuk menyediakan solusi optimal yang disesuaikan dengan situasi perusahaan Anda dalam kedua bahasa, Jepang dan Inggris, untuk prosedur yang berkaitan dengan hukum imigrasi Jepang yang kompleks dan peraturan terkait. Dari penunjukan eksekutif asing hingga pemindahan antar perusahaan dan penerimaan karyawan lepas, tim ahli kami yang berpengalaman akan mendukung Anda dengan kuat dalam menyelesaikan tantangan hukum yang muncul di setiap tahapan.