Pembentukan Kontrak Kerja di Jepang: Definisi, Penawaran dan Penerimaan, Pembentukan Implisit, dan Penjelasan Hukum tentang Penyebab Ketidakberlakuan atau Pembatalan

Dalam menjalankan bisnis di Jepang, pemahaman hukum yang akurat mengenai pembentukan kontrak kerja merupakan fondasi untuk menghindari risiko hukum yang tidak terduga dan membangun hubungan industrial yang stabil. Sistem hukum ketenagakerjaan Jepang tidak hanya menekankan pada kesepakatan tertulis, tetapi juga pada hubungan substansial antara pekerja dan pengusaha. Memahami bagaimana kontrak kerja terbentuk dan dalam situasi apa keberlakuannya dapat dipertanyakan adalah esensial untuk pengambilan keputusan dalam manajemen. Pembentukan kontrak kerja diatur terutama oleh Undang-Undang Kontrak Kerja Jepang dan hukum perdata Jepang. Namun, dalam menginterpretasikan pasal-pasal hukum ini dan menerapkannya pada kasus-kasus konkret, yurisprudensi yang telah dikembangkan oleh pengadilan selama bertahun-tahun memainkan peran yang sangat penting. Khususnya, sifat hukum dari penawaran pekerjaan, risiko terbentuknya ‘kontrak kerja implisit’ dengan individu yang memiliki kontrak kerja lepas tanpa disadari, serta cara menangani penemuan pemalsuan riwayat pekerjaan saat perekrutan, merupakan tantangan yang dihadapi banyak perusahaan. Artikel ini pertama-tama akan menjelaskan definisi hukum dari kontrak kerja, khususnya konsep ‘subordinasi’ yang merupakan inti darinya. Selanjutnya, kami akan menjelaskan secara konkret bagaimana proses pembentukan kontrak kerja berdasarkan prinsip hukum perdata Jepang, yaitu ‘penawaran’ dan ‘penerimaan’, diterapkan dalam proses perekrutan. Kami juga akan menganalisis risiko dan kriteria penilaian dari ‘pembentukan implisit’, suatu poin penting di mana kontrak kerja dapat diakui meskipun tanpa kesepakatan eksplisit, dengan melibatkan kasus hukum. Terakhir, kami akan menjelaskan secara rinci tentang pengaruh cacat pada pernyataan kehendak, seperti penipuan, paksaan, dan kesalahan, terhadap validitas kontrak kerja, termasuk persyaratan hukum dan efeknya masing-masing.

Definisi Kontrak Kerja di Jepang

Menurut Pasal 6 Undang-Undang Kontrak Kerja Jepang, “kontrak kerja terbentuk melalui kesepakatan antara pekerja dan pengguna jasa, di mana pekerja bekerja untuk pengguna jasa dan pengguna jasa membayar gaji kepada pekerja” . Istilah “pekerja” dalam pasal ini merujuk kepada individu yang bekerja dan menerima gaji dari pengguna jasa, sedangkan “pengguna jasa” adalah individu yang membayar gaji kepada pekerja (sesuai dengan Pasal 2 dari undang-undang yang sama) . Meskipun definisi ini tampak sederhana, penting untuk memahami bahwa bahkan jika nama kontrak adalah “kontrak jasa” atau “kontrak pekerjaan”, kontrak tersebut dapat secara hukum dianggap sebagai kontrak kerja jika realitasnya sesuai dengan definisi ini.

Dalam menentukan apakah suatu kontrak merupakan kontrak kerja, pengadilan Jepang sangat memperhatikan kriteria “subordinasi dalam penggunaan jasa” . Subordinasi dalam penggunaan jasa terdiri dari dua elemen utama.

Elemen pertama adalah “kerja di bawah pengawasan dan perintah” . Ini berkaitan dengan apakah pekerja menjalankan tugasnya sesuai dengan perintah dan pengawasan dari pengguna jasa. Secara spesifik, ketiadaan kebebasan untuk menolak instruksi atau perintah terkait pelaksanaan pekerjaan, pengelolaan dan pembatasan tempat dan waktu kerja, serta ketidakmungkinan untuk menggantikan orang lain dalam melaksanakan tugas, adalah faktor-faktor yang dipertimbangkan dalam menegaskan adanya hubungan pengawasan dan perintah .

Elemen kedua adalah “karakteristik gaji sebagai kompensasi atas tenaga kerja” . Ini menunjuk pada apakah gaji yang dibayarkan adalah untuk hasil pekerjaan, seperti penyelesaian tugas, atau untuk penyediaan tenaga kerja itu sendiri. Jika gaji dihitung berdasarkan upah per jam atau gaji bulanan, jika gaji dikurangi saat absen, atau jika ada tunjangan untuk lembur, ini menunjukkan bahwa gaji memiliki karakteristik sebagai kompensasi atas tenaga kerja .

Meskipun sebuah perusahaan telah menandatangani “kontrak jasa” dengan individu, jika dalam operasional sehari-hari perusahaan memberikan instruksi kerja yang spesifik kepada individu tersebut, memberlakukan batasan waktu, dan membayar gaji berdasarkan waktu, maka pengadilan dapat mengakui kontrak tersebut sebagai kontrak kerja. Bukan judul atau bentuk kontrak yang menentukan sifat hukumnya, melainkan realitas operasional pekerjaan yang menentukan. Oleh karena itu, saat memilih bentuk kontrak, penting untuk tidak hanya mempertimbangkan nama kontrak, tetapi juga untuk mempertimbangkan dengan hati-hati bagaimana metode pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan akan dinilai secara hukum.

Pembentukan Kontrak Kerja: Penawaran dan Penerimaan di Jepang

Kontrak kerja, sebagai salah satu jenis kontrak, tunduk pada prinsip-prinsip umum hukum perdata Jepang. Menurut Pasal 522 Ayat (1) dari Hukum Perdata Jepang, kontrak terbentuk ketika ada “pernyataan keinginan yang menunjukkan isi kontrak dan menawarkan penutupannya (selanjutnya disebut ‘penawaran’) dan pihak lain menerima tawaran tersebut” . Selanjutnya, Ayat (2) dari pasal yang sama menyatakan bahwa, kecuali ada ketentuan khusus dalam undang-undang, tidak diperlukan pembuatan dokumen tertulis untuk pembentukan kontrak, sehingga kesepakatan lisan pun dianggap sah .

Prinsip ini, ketika diterapkan pada hubungan kerja, berarti bahwa tindakan tertentu dalam proses perekrutan dapat dianggap sebagai ‘penawaran’ dan ‘penerimaan’ yang sah secara hukum, dan kontrak kerja dapat dianggap telah terbentuk bahkan tanpa disadari oleh para pihak. Umumnya, tindakan pencari kerja yang melamar pekerjaan di perusahaan, mengirimkan resume, dan mengikuti wawancara dianggap sebagai ‘penawaran’ untuk mengikat kontrak kerja . Sebaliknya, tindakan perusahaan yang memutuskan untuk merekrut pencari kerja dan memberitahukan keputusan tersebut, yaitu mengeluarkan ‘penawaran kerja (penawaran)’, dianggap sebagai ‘penerimaan’ atas penawaran tersebut .

Sebagai hasilnya, pada saat perusahaan mengirimkan pemberitahuan penawaran kerja, secara hukum dianggap telah terbentuk kontrak kerja antara perusahaan dan calon karyawan. Kontrak ini, dalam banyak kasus, dianggap sebagai ‘kontrak kerja dengan hak pembatalan dan tanggal mulai yang ditentukan’. Ini berarti bahwa ‘tanggal mulai’ ditetapkan di masa depan (misalnya, 1 April tahun berikutnya) sebagai tanggal dimulainya penyediaan tenaga kerja, dan ‘hak pembatalan’ berarti perusahaan memiliki hak untuk membatalkan kontrak jika terjadi alasan tertentu.

Yang sangat penting di sini adalah bahwa pemberitahuan penawaran kerja bukan sekadar janji informal, tetapi berarti pembentukan kontrak kerja yang memiliki kekuatan hukum yang mengikat. Oleh karena itu, pembatalan penawaran kerja oleh perusahaan bukan berarti menolak kontrak baru, melainkan dianggap sebagai ‘pemutusan’ kontrak kerja yang telah terbentuk. Pasal 16 dari Undang-Undang Kontrak Kerja Jepang menyatakan bahwa “pemutusan kontrak kerja yang tidak memiliki alasan yang objektif dan rasional dan tidak dianggap wajar menurut norma sosial dianggap sebagai penyalahgunaan hak dan oleh karena itu tidak sah” . Karena itu, pembatalan penawaran kerja hanya dianggap sah jika ada alasan yang sangat terbatas dan dianggap objektif dan rasional menurut norma sosial, seperti penemuan pemalsuan riwayat yang signifikan yang tidak diketahui pada saat penawaran kerja atau jika calon karyawan gagal menyelesaikan studinya dan tidak lulus, misalnya. Pembatalan penawaran kerja yang dilakukan tanpa pertimbangan dapat memiliki risiko tinggi dianggap tidak sah secara hukum.

Pembentukan Kontrak Kerja Implisit di Jepang

Kontrak kerja dapat terbentuk secara ‘implisit’ melalui tindakan para pihak, bahkan tanpa adanya kesepakatan eksplisit tertulis atau lisan. Ini merupakan area yang harus diperhatikan dengan seksama dalam pengelolaan risiko hukum oleh perusahaan, karena ada kemungkinan bahwa hubungan kontrak kerja dianggap ada secara hukum dengan individu yang perusahaan tidak mengakui sebagai karyawan.

Permasalahan ini sering muncul dalam kasus yang disebut ‘subkontrak palsu’. Dalam kasus ini, meskipun secara formal terdapat kontrak kerja atau kontrak outsourcing antara perusahaan, perusahaan pemberi order (perusahaan pengguna) memberikan instruksi langsung kepada pekerja dari perusahaan penerima order dan mempekerjakan mereka seolah-olah mereka adalah karyawan sendiri. Dalam situasi seperti ini, meskipun tidak ada hubungan kontrak langsung antara perusahaan pengguna dan pekerja, pengadilan dapat menentukan bahwa ‘kontrak kerja implisit’ telah terbentuk berdasarkan realitas pekerjaan yang dilakukan.

Sebagai contoh penting dari kasus hukum terkait, dapat disebutkan kasus Shin-Konan Steel Material. Dalam kasus ini, pengadilan memperhatikan fakta bahwa pekerja terintegrasi dalam proses produksi perusahaan pengguna, dikelola kehadirannya, dan diperintahkan untuk bekerja lembur berdasarkan instruksi langsung dari perusahaan pengguna. Pengadilan kemudian memutuskan bahwa “selama pekerja menyediakan tenaga kerja setiap hari dan perusahaan menerima ini, setidaknya kontrak kerja implisit telah terbentuk antara kedua belah pihak.” Keputusan ini menunjukkan sikap yudisial yang mengutamakan realitas pekerjaan daripada bentuk kontrak.

Lebih lanjut, putusan Pengadilan Tinggi Osaka tanggal 25 April 2008 (2008) memberikan penilaian yang mendalam tentang struktur hukum subkontrak palsu. Dalam kasus ini, pengadilan terlebih dahulu menyatakan kontrak outsourcing antara perusahaan pengguna dan perusahaan penyedia tenaga kerja, serta kontrak kerja antara perusahaan penyedia tenaga kerja dan pekerja, sebagai tidak sah karena melanggar hukum yang melarang penyediaan tenaga kerja dan bertentangan dengan ketertiban umum dan moral. Selanjutnya, setelah meninjau realitas pekerjaan yang dilakukan oleh pekerja, pengadilan menentukan bahwa ‘kontrak kerja implisit’ telah terbentuk secara langsung antara perusahaan pengguna dan pekerja karena perusahaan pengguna secara substansial menentukan penerimaan, kondisi kerja, dan pembayaran gaji, serta secara langsung mengawasi dan memberi instruksi kepada pekerja.

Kasus-kasus hukum ini menunjukkan bahwa pembentukan kontrak kerja implisit tidak hanya ditentukan oleh isi kontrak yang dibuat oleh departemen hukum, tetapi juga oleh ‘operasi’ sehari-hari dan bagaimana manajer lapangan berinteraksi dengan pekerja. Jika manajer lapangan memberikan instruksi rinci tentang cara kerja kepada staf outsourcing eksternal, mengelola jam kerja, atau melakukan evaluasi kerja langsung, tindakan tersebut dapat menjadi bukti hubungan kerja dan berpotensi mengakibatkan pembentukan kontrak kerja yang tidak diinginkan. Oleh karena itu, untuk menghindari risiko semacam ini, tidak hanya penting untuk menyiapkan kontrak yang tepat, tetapi juga penting untuk mendidik dan memastikan manajer lapangan mematuhi batasan hukum yang jelas dalam berinteraksi dengan karyawan dan staf outsourcing eksternal melalui kontrol internal yang efektif.

Ketidakabsahan dan Pembatalan Kontrak Kerja Akibat Cacat Keinginan di Bawah Hukum Jepang

Seperti halnya kontrak lainnya, kontrak kerja juga dapat dinyatakan tidak berlaku atau dibatalkan jika terdapat cacat hukum (瑕疵) dalam ekspresi keinginan para pihak pada saat penandatanganan. Hukum perdata Jepang mengidentifikasi ‘penipuan’, ‘paksaan’, dan ‘kesalahan’ sebagai cacat utama, dan ketentuan ini berlaku juga untuk kontrak kerja.

Penipuan di Bawah Hukum Jepang

Pasal 96 ayat (1) dari Hukum Perdata Jepang menetapkan bahwa pernyataan kehendak yang dilakukan melalui penipuan dapat dibatalkan. Contoh paling umum dari penipuan dalam konteks kontrak kerja adalah ‘pemalsuan riwayat hidup’ oleh pencari kerja. Hal ini terjadi ketika seseorang memberikan keterangan palsu mengenai pendidikan, riwayat pekerjaan, atau catatan kriminal, dan dengan demikian menyesatkan perusahaan untuk merekrutnya.

Namun, tidak semua keterangan palsu dapat menjadi alasan untuk membatalkan kontrak atau pemecatan. Pengadilan memerlukan bahwa penipuan tersebut harus ‘signifikan’. Artinya, kebohongan tersebut harus berkaitan dengan hal-hal penting yang, jika diketahui oleh perusahaan, akan membuat perusahaan tersebut tidak jadi merekrut pekerja tersebut.

Salah satu contoh kasus yang menjadi preseden adalah kasus Tan Ken Seiko (Keputusan Mahkamah Agung Jepang tanggal 19 September 1991). Dalam kasus ini, Mahkamah Agung memutuskan bahwa pemecatan disipliner adalah sah ketika seorang pekerja menyembunyikan latar belakang pendidikan universitasnya untuk memenuhi kebijakan perekrutan perusahaan (yang hanya menargetkan lulusan SMA) dan juga menyembunyikan fakta bahwa ia sedang dalam proses pengadilan pidana. Pengadilan menekankan bahwa hubungan kerja didasarkan pada hubungan kepercayaan yang timbal balik, dan pekerja memiliki kewajiban untuk memberitahukan kebenaran mengenai riwayat penting mereka berdasarkan prinsip kejujuran.

Dalam kasus Grabas (Keputusan Pengadilan Distrik Tokyo tanggal 17 Desember 2004), pemecatan seorang programmer yang berpura-pura memiliki keterampilan pemrograman tertentu (JAVA) dan kemudian direkrut, dianggap sah. Dalam hal ini, kekurangan kemampuan inti yang diminta dianggap sebagai penipuan yang signifikan. Ketika membatalkan kontrak atau melakukan pemecatan berdasarkan pemalsuan riwayat hidup, penting untuk dengan hati-hati menilai apakah penipuan tersebut berkaitan dengan aspek-aspek penting yang menjadi inti dari pembentukan atau pelaksanaan kontrak kerja.

Pemaksaan di Bawah Hukum Jepang

Pasal 96 ayat (1) dari Hukum Perdata Jepang menetapkan bahwa pernyataan kehendak yang dibuat di bawah pemaksaan dapat dibatalkan. Pemaksaan merujuk pada tindakan yang menimbulkan rasa takut pada pihak lain dengan mengancam akan menambahkan kerugian secara ilegal, sehingga menghasilkan pernyataan kehendak sebagai akibatnya.

Dalam hubungan kerja di Jepang, contohnya, dapat dipertimbangkan kasus di mana pemberi kerja memberikan tekanan yang tidak adil kepada pekerja, seperti dengan mengindikasikan kemungkinan pemecatan, untuk memaksa persetujuan atas pengurangan gaji atau pengunduran diri. Namun, mengindikasikan hukuman disiplin berdasarkan alasan yang sah tidak langsung dianggap sebagai pemaksaan yang ilegal. Agar dianggap sebagai pemaksaan, metode dan tujuan tindakan tersebut harus dianggap ilegal dan tidak dapat diterima menurut norma sosial. Selain itu, jika tingkat pemaksaan sangat kuat sehingga kebebasan kehendak dari pihak yang menyatakan benar-benar hilang, maka pernyataan kehendak tersebut tidak hanya dipertanyakan keabsahannya, tetapi dianggap ‘tidak sah’ sejak awal.

Kesalahan Pemahaman

Artikel 95 dari KUH Perdata Jepang (民法) mengatur tentang perlakuan terhadap pernyataan kehendak yang didasarkan pada kesalahan pemahaman, atau ‘misunderstanding’. Pada tahun 2020, perubahan dalam KUH Perdata Jepang yang diberlakukan telah mengubah efek dari kesalahan pemahaman dari ‘tidak sah’ menjadi ‘dapat dibatalkan’.

Ada dua jenis utama kesalahan pemahaman. Yang pertama adalah ‘kesalahan dalam penyampaian’, di mana niat internal tidak sesuai dengan apa yang dinyatakan ke luar (contoh: berniat menampilkan ‘gaji bulanan 1 juta yen’ tetapi secara tidak sengaja menuliskan ‘gaji bulanan 10 juta yen’). Jenis kedua adalah ‘kesalahan dalam motivasi’, di mana terdapat kesalahan pemahaman dalam motivasi yang mendorong seseorang untuk membuat pernyataan kehendak. Untuk membatalkan kontrak karena kesalahan dalam motivasi, perlu bahwa motivasi tersebut telah dinyatakan kepada pihak lain sebagai dasar dari kontrak.

Agar pembatalan karena kesalahan pemahaman dapat diakui, kesalahan tersebut harus ‘penting’ menurut tujuan kontrak dan norma sosial. Selain itu, jika pihak yang menyatakan kehendak memiliki kesalahan yang serius, pada prinsipnya tidak dapat dibatalkan. Namun, jika pihak lain mengetahui atau juga terjebak dalam kesalahan yang sama, pembatalan dapat dilakukan sebagai pengecualian. Dalam kontrak kerja, misalnya, jika kedua belah pihak secara fundamental salah memahami kualifikasi tertentu yang menjadi prasyarat perekrutan, dan pemahaman tersebut telah dinyatakan sebagai dasar kontrak, maka pembatalan karena kesalahan pemahaman dapat menjadi masalah yang relevan.

Tabel Perbandingan: Penipuan, Paksaan, dan Kesalahan di Bawah Hukum Jepang

Penipuan, paksaan, dan kesalahan semuanya merupakan ketentuan yang berkaitan dengan cacat dalam ekspresi kehendak, namun terdapat perbedaan penting dalam syarat dan efek hukumnya, terutama dalam hubungan dengan pihak ketiga. Tabel berikut ini merangkum perbedaan-perbedaan tersebut.

Kesimpulan

Regulasi hukum yang berkaitan dengan pembentukan kontrak kerja di Jepang tidak hanya berbentuk dokumen kontrak, tetapi juga meneliti secara mendalam hubungan substantif antara pemberi dan penerima kerja. Seperti yang dijelaskan dalam artikel ini, penentuan apakah suatu hubungan dapat dianggap sebagai kontrak kerja didasarkan pada realitas ‘hubungan kebergantungan kerja’, dan pemberitahuan penerimaan pekerjaan dianggap secara hukum sebagai pembentukan kontrak yang mengikat. Selain itu, tindakan sehari-hari manajer di lapangan dapat secara tidak sengaja menimbulkan risiko pembentukan ‘kontrak kerja implisit’ dengan staf eksternal. Lebih lanjut, masalah seperti pemalsuan riwayat pekerjaan yang terungkap saat perekrutan dapat menggoyahkan validitas kontrak dari dasarnya berdasarkan ketentuan penipuan atau kesalahan dalam Hukum Perdata Jepang. Memahami prinsip-prinsip hukum ini dengan akurat dan membangun sistem kepatuhan yang konsisten, mulai dari proses perekrutan hingga manajemen tenaga kerja sehari-hari, merupakan kunci penting untuk mencapai kesuksesan bisnis di Jepang.

Kantor Hukum Monolith memiliki pengalaman yang luas dalam memberikan nasihat dan dukungan praktis terkait masalah pembentukan kontrak kerja yang dibahas dalam artikel ini kepada banyak klien di dalam negeri Jepang. Di kantor kami, terdapat beberapa penutur bahasa Inggris yang memiliki kualifikasi sebagai pengacara di luar negeri, yang memungkinkan kami untuk menyediakan dukungan spesialis bagi perusahaan yang mengembangkan bisnis secara internasional untuk mematuhi sistem hukum ketenagakerjaan yang kompleks di Jepang dan mengelola risiko hukum dengan tepat. Kami siap mendukung bisnis Anda dari segala aspek, mulai dari penandatanganan kontrak kerja, praktik perekrutan, hingga pembangunan sistem kepatuhan tenaga kerja.