Kontrak Kerja dan Penyediaan Tenaga Kerja di Jepang: Kerangka Hukum dan Perbedaan dalam Praktik

Di Jepang, memanfaatkan tenaga kerja dari perusahaan lain sebagai bagian dari strategi bisnis merupakan cara yang sangat efektif untuk meningkatkan efisiensi operasional dan memastikan keahlian khusus. Namun, terdapat beberapa tipe penggunaan tenaga kerja yang secara hukum dibedakan dengan jelas, dan masing-masing diatur oleh hukum yang berbeda. Dua model utama, yaitu ‘kontrak pengolahan pekerjaan’ dan ‘penyediaan tenaga kerja’, memiliki sifat hukum dan praktik operasional yang mendasar berbeda. Kontrak pengolahan pekerjaan adalah kontrak yang bertujuan untuk ‘menyelesaikan pekerjaan’ tertentu, yang terutama diatur oleh Hukum Perdata Jepang. Sementara itu, penyediaan tenaga kerja bertujuan untuk ‘menyediakan tenaga kerja’ itu sendiri dan tunduk pada regulasi ketat dari ‘Undang-Undang Penyediaan Tenaga Kerja’ Jepang yang khusus. Memahami perbedaan antara kedua model ini bukan hanya masalah formalitas dalam kontrak, tetapi merupakan persyaratan penting dalam manajemen untuk memastikan kepatuhan (compliance), mengelola risiko hukum, dan membangun strategi pemanfaatan sumber daya manusia yang paling sesuai dengan tujuan bisnis perusahaan. Artikel ini akan menjelaskan secara rinci, dari perspektif profesional, definisi kedua model pemanfaatan tenaga kerja ini, hak dan kewajiban para pihak, serta elemen-elemen kunci yang membedakan keduanya, berdasarkan hukum Jepang.

Dasar Hukum dan Praktik Pengadaan Jasa di Jepang

Dasar hukum pengadaan jasa di Jepang diatur dalam “Kontrak Pengadaan” yang tercantum dalam Hukum Perdata Jepang. Pasal 632 dari Hukum Perdata Jepang mendefinisikan kontrak pengadaan sebagai “suatu perjanjian di mana salah satu pihak berjanji untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, dan pihak lainnya berjanji untuk membayar imbalan atas hasil pekerjaan tersebut” . Seperti yang jelas dari pasal ini, ciri paling esensial dari kontrak pengadaan adalah fokusnya pada ‘penyelesaian pekerjaan’ . ‘Pekerjaan’ ini tidak hanya terbatas pada hasil fisik seperti bangunan atau produk manufaktur, tetapi juga mencakup penyediaan layanan tidak berwujud seperti pengembangan sistem, layanan transportasi, dan layanan kebersihan.  

Hak dan kewajiban para pihak dalam bentuk kontrak ini dibangun berdasarkan tujuan penyelesaian pekerjaan. Pihak yang mengambil pekerjaan (kontraktor) bertanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan isi kontrak hingga batas waktu yang ditentukan dan menyerahkan hasilnya kepada pemesan . Di sisi lain, pihak yang memesan pekerjaan (pemesan) bertanggung jawab untuk menerima hasil pekerjaan yang telah selesai dan membayar imbalan atasnya. Menurut Pasal 633 Hukum Perdata Jepang, pembayaran imbalan ini harus dilakukan secara prinsipil bersamaan dengan penyerahan objek pekerjaan .  

Inti dari kontrak pengadaan adalah kemandirian kontraktor. Pemesan hanya membeli ‘hasil pekerjaan’, bukan mengelola ‘proses kerja’ yang menghasilkan hasil tersebut secara langsung. Oleh karena itu, metode pelaksanaan pekerjaan, pengaturan kerja, manajemen waktu kerja, serta instruksi dan pengawasan khusus terhadap karyawan kontraktor, semuanya berada di bawah tanggung jawab dan wewenang kontraktor . Pemesan yang memberikan perintah langsung kepada karyawan kontraktor merupakan tindakan yang menyimpang dari sifat hukum kontrak pengadaan. Tanggung jawab pemesan bersifat terbatas, dan seperti yang diatur dalam Pasal 716 Hukum Perdata Jepang, tanggung jawab pemesan untuk membayar ganti rugi atas kerugian yang ditimbulkan kontraktor kepada pihak ketiga hanya terbatas pada kasus di mana terdapat kelalaian dalam perintah atau instruksi dari pemesan . Otonomi kontraktor ini merupakan perbedaan paling mendasar dengan pengiriman tenaga kerja yang akan dijelaskan selanjutnya.  

Kerangka Hukum Pengiriman Pekerja dan Kewajiban Perusahaan Penerima di Jepang

Dibandingkan dengan kontrak pengolahan tugas yang berdasarkan pada Hukum Perdata Jepang, pengiriman pekerja diatur secara ketat oleh suatu undang-undang khusus yang dikenal sebagai “Undang-Undang Pengiriman Pekerja untuk Memastikan Operasi yang Tepat dan Perlindungan Pekerja yang Dikirim” (selanjutnya disebut “Undang-Undang Pengiriman Pekerja”). Sistem ini didirikan berdasarkan hubungan unik antara tiga pihak: perusahaan pengirim pekerja, perusahaan penerima, dan pekerja yang dikirim. Struktur dasar pengiriman pekerja adalah di mana perusahaan pengirim mengirimkan pekerja yang mereka pekerjakan untuk bekerja di bawah perintah dan arahan perusahaan penerima.

Menurut Pasal 2 Ayat 1 dari Undang-Undang Pengiriman Pekerja, “pengiriman pekerja” didefinisikan sebagai “mengirim pekerja yang dipekerjakan oleh diri sendiri untuk bekerja atas perintah dan di bawah hubungan kerja, untuk kepentingan pihak lain”. Elemen hukum yang paling penting di sini adalah “atas perintah pihak lain”. Berbeda dengan kontrak pengolahan tugas, di mana instruksi dan perintah langsung terhadap pekerja tidak diizinkan, dalam pengiriman pekerja, hal tersebut secara hukum diperbolehkan.

Namun, sebagai kompensasi atas hak untuk memberikan perintah ini, perusahaan penerima diberikan banyak kewajiban hukum berdasarkan Undang-Undang Pengiriman Pekerja. Ini mencerminkan maksud hukum bahwa perusahaan penerima harus bertanggung jawab secara langsung atas lingkungan kerja pekerja yang dikirim, meskipun mereka bukan karyawan perusahaan tersebut. Beberapa kewajiban utama adalah sebagai berikut:

Pertama, penunjukan penanggung jawab di perusahaan penerima. Berdasarkan Pasal 41 Undang-Undang Pengiriman Pekerja, perusahaan penerima harus menunjuk seorang penanggung jawab yang akan mengelola pekerja yang dikirim secara terpusat di setiap lokasi kerja. Penanggung jawab ini akan bertugas menangani keluhan dari pekerja yang dikirim dan koordinasi dengan perusahaan pengirim.

Kedua, pembuatan dan pengelolaan buku catatan manajemen pekerja yang dikirim. Perusahaan penerima wajib membuat buku catatan yang mencatat nama pekerja yang dikirim, isi pekerjaan, jam kerja, waktu istirahat, dan lain-lain, serta menyimpannya selama 3 tahun setelah berakhirnya kontrak.

Ketiga, perusahaan penerima bertanggung jawab sebagai pengguna dalam beberapa bagian dari undang-undang terkait ketenagakerjaan di Jepang, seperti Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan dan Undang-Undang Keselamatan dan Kesehatan Kerja. Misalnya, perusahaan penerima bertanggung jawab atas ketentuan terkait jam kerja, istirahat, hari libur, dan tindakan untuk memastikan keselamatan dan kesehatan di tempat kerja, meskipun mereka tidak secara langsung mempekerjakan pekerja yang dikirim. Regulasi ini didasarkan pada pandangan bahwa perusahaan penerima harus memikul tanggung jawab yang sesuai atas perlindungan pekerja yang mereka manfaatkan untuk keuntungan bisnis.

Hubungan Komando dan Perintah: Elemen Inti dalam Membedakan Kontrak Kerja dan Penyediaan Tenaga Kerja di Jepang

Seperti yang telah kita lihat, elemen paling krusial dan mendasar dalam membedakan antara kontrak kerja dan penyediaan tenaga kerja di bawah hukum Jepang adalah keberadaan hubungan komando dan perintah. Meskipun nama dalam kontrak tertulis sebagai ‘kontrak kerja’ atau ‘kontrak pekerjaan’, jika dalam praktiknya pemberi kerja memberikan instruksi dan pengelolaan langsung terhadap karyawan penerima kerja, maka kontrak tersebut dapat dianggap sebagai penyediaan tenaga kerja secara hukum. Hukum ketenagakerjaan di Jepang lebih menekankan pada realitas pekerjaan daripada bentuk kontrak.

Untuk mengkonkretkan kriteria penilaian ini, Kementerian Kesehatan, Tenaga Kerja, dan Kesejahteraan Jepang telah menetapkan ‘Standar untuk Membedakan Antara Bisnis Penyediaan Tenaga Kerja dan Bisnis yang Dilakukan Melalui Kontrak Kerja’ (Pemberitahuan Kementerian Tenaga Kerja No. 37 tahun 1986 (Showa 61)). Menurut pemberitahuan ini, agar suatu bisnis dapat diakui sebagai kontrak kerja yang sah, kontraktor harus memenuhi dua persyaratan: ‘menggunakan tenaga kerja karyawannya sendiri secara langsung’ dan ‘menangani pekerjaan yang diterima sebagai bisnisnya sendiri secara independen dari pihak lain dalam kontrak’.

Apakah hubungan komando dan perintah ada atau tidak, ditentukan dengan mempertimbangkan secara komprehensif elemen-elemen berikut ini.

Pertama, instruksi dan pengelolaan metode pelaksanaan pekerjaan. Jika pemberi kerja memberikan instruksi spesifik kepada karyawan penerima kerja tentang cara melanjutkan pekerjaan, urutan tugas, pembagian tempo, dan sebagainya, maka kecenderungan untuk dianggap ada hubungan komando dan perintah menjadi lebih kuat. Dalam kontrak kerja yang sah, semua manajemen ini harus dilakukan oleh manajer dari pihak kontraktor.

Kedua, pengelolaan waktu kerja. Jika pemberi kerja menentukan waktu mulai dan selesai kerja karyawan penerima kerja, waktu istirahat, atau secara langsung memerintahkan lembur atau kerja di hari libur, ini juga menjadi bukti kuat adanya hubungan komando dan perintah. Manajemen kehadiran adalah hal yang harus dilakukan oleh kontraktor sebagai majikan.

Ketiga, pengelolaan tata tertib perusahaan dan keterlibatan dalam evaluasi kinerja. Jika pemberi kerja menentukan penempatan karyawan penerima kerja, menilai kemampuan pelaksanaan pekerjaan, atau memberikan instruksi terkait disiplin kerja, maka independensi antara kedua belah pihak dianggap hilang.

Untuk menjelaskan perbedaan hukum ini secara jelas, tabel berikut merangkum karakteristik utama dari kontrak kerja dan penyediaan tenaga kerja.

Seperti yang ditunjukkan oleh tabel ini, memilih antara kedua bentuk ini bukan hanya masalah menggunakan kontrak yang berbeda, tetapi juga terkait langsung dengan keputusan strategis manajemen tentang seberapa jauh tenaga kerja perlu diintegrasikan dan dikelola secara langsung dalam organisasi perusahaan.

Tipe Utama dan Batasan Durasi Penempatan Pekerja Outsourcing di Jepang

Sistem penempatan pekerja outsourcing di Jepang dirancang untuk memenuhi berbagai kebutuhan perusahaan dan terbagi menjadi beberapa tipe utama. Dua di antaranya adalah ‘penempatan pekerja outsourcing umum’ dan ‘penempatan pekerja dengan tujuan pengenalan untuk perekrutan’. Penempatan pekerja outsourcing umum bertujuan untuk merespons secara fleksibel kebutuhan tenaga kerja perusahaan, seperti penambahan personel selama periode sibuk atau penanganan sementara untuk pekerjaan spesialis.

Di sisi lain, ‘penempatan pekerja dengan tujuan pengenalan untuk perekrutan’ adalah bentuk khusus yang menggabungkan outsourcing dan layanan penempatan pekerja. Dalam sistem ini, pekerja outsourcing ditempatkan dengan asumsi bahwa perusahaan penerima akan merekrut pekerja tersebut secara langsung (sebagai karyawan tetap atau kontrak) di masa depan, dengan durasi maksimal enam bulan. Periode penempatan ini berfungsi sebagai masa percobaan di mana perusahaan dan pekerja dapat saling menilai kesesuaian. Oleh karena itu, kegiatan seleksi seperti pemeriksaan resume dan wawancara sebelum memulai penempatan, yang dilarang dalam penempatan pekerja outsourcing umum, diizinkan secara khusus dalam penempatan pekerja dengan tujuan pengenalan untuk perekrutan.

Selanjutnya, Undang-Undang Penempatan Pekerja Outsourcing di Jepang menetapkan batasan ketat pada durasi penggunaan pekerja outsourcing untuk menjamin stabilitas pekerjaan mereka. Ini dikenal sebagai ‘Aturan 3 Tahun’. Aturan ini diterapkan pada dua level yang berbeda.

Yang pertama adalah ‘batasan durasi per unit bisnis’. Ini membatasi durasi di mana unit bisnis yang sama (seperti pabrik atau kantor) dapat menerima pekerja outsourcing, secara prinsip, hingga maksimal tiga tahun. Durasi ini dihitung dari hari pertama pekerja outsourcing diterima di unit bisnis tersebut. Namun, batasan durasi ini dapat diperpanjang setiap tiga tahun melalui prosedur yang tepat, seperti mendengarkan pendapat dari mayoritas serikat pekerja di unit bisnis atau perwakilan mayoritas pekerja.

Yang kedua adalah ‘batasan durasi per individu’. Ini membatasi durasi di mana pekerja outsourcing yang sama dapat bekerja dalam unit organisasi yang sama di perusahaan penerima (seperti departemen atau divisi), hingga maksimal tiga tahun. Bahkan jika durasi per unit bisnis diperpanjang, orang yang sama tidak dapat terus bekerja di departemen yang sama melebihi tiga tahun. Dalam kasus ini, perusahaan penerima diharuskan untuk memindahkan pekerja tersebut ke departemen lain atau mengubahnya menjadi karyawan langsung.

Namun, ada beberapa pengecualian untuk Aturan 3 Tahun ini. Misalnya, pekerja outsourcing yang telah menandatangani kontrak kerja tanpa batas waktu dengan perusahaan outsourcing, pekerja yang berusia 60 tahun ke atas, pekerja yang terlibat dalam proyek dengan durasi yang jelas, atau pekerja yang ditempatkan sebagai pengganti karyawan yang mengambil cuti hamil dan melahirkan atau cuti pengasuhan, tidak terikat oleh batasan durasi ini. Aturan 3 Tahun ini tidak hanya merupakan batas waktu untuk kepatuhan, tetapi juga memiliki niat kebijakan untuk mencegah perusahaan menggunakan tenaga kerja outsourcing secara permanen untuk operasi inti dan mendorong perencanaan tenaga kerja jangka panjang.

Poin Penting dalam Praktik Bisnis dan Penjelasan Putusan Pengadilan Penting di Jepang

Dalam praktik bisnis, risiko hukum yang paling perlu diwaspadai adalah “subkontrak palsu”, di mana meskipun secara kontraktual merupakan pekerjaan subkontrak, namun pada kenyataannya pemberi kerja memberikan instruksi langsung kepada pekerja. Jika dianggap sebagai subkontrak palsu, hal tersebut dapat dilihat sebagai tindakan ilegal yang menghindari regulasi Undang-Undang Penyediaan Tenaga Kerja di Jepang dan berpotensi menjadi subjek dari arahan administratif atau sanksi hukum.

Risiko terbesar dalam subkontrak palsu adalah pengakuan pengadilan terhadap adanya “kontrak kerja implisit” yang terbentuk langsung antara pemberi kerja dan pekerja. Jika kontrak kerja implisit diakui, maka pemberi kerja akan bertanggung jawab atas semua kewajiban hukum sebagai majikan langsung, termasuk regulasi pemutusan hubungan kerja dan kewajiban pendaftaran asuransi sosial terhadap pekerja tersebut.

Sebagai kasus utama di Jepang yang berkaitan dengan poin ini, kita dapat merujuk pada kasus Panasonic Plasma Display (putusan Mahkamah Agung Jepang tanggal 18 Desember 2009). Dalam kasus ini, seorang pekerja yang bekerja di pabrik Panasonic sebagai karyawan perusahaan subkontrak, mengklaim bahwa ia menerima instruksi langsung dari karyawan Panasonic, sehingga terbentuk kontrak kerja implisit dengan Panasonic.

Mahkamah Agung Jepang membatalkan keputusan pengadilan tingkat bawah dan menolak pembentukan kontrak kerja implisit. Dalam alasan putusannya, Mahkamah Agung menetapkan kriteria penting, yaitu bahwa sekadar adanya fakta bahwa pemberi kerja memberikan instruksi kepada pekerja perusahaan subkontrak (keadaan subkontrak palsu) saja tidak langsung berarti terbentuknya kontrak kerja implisit. Untuk mengakui pembentukan kontrak, diperlukan lebih lanjut adanya keterlibatan substansial pemberi kerja dalam keputusan perekrutan atau perlakuan (seperti gaji) pekerja tersebut, atau situasi khusus lainnya di mana perusahaan subkontrak hanya menjadi eksistensi nominal dan pemberi kerja dapat dianggap sebagai majikan sebenarnya.

Kasus ini memberikan dua implikasi penting bagi para pengusaha. Pertama, adanya kekurangan dalam manajemen sistem perintah tidak otomatis mengarah pada tanggung jawab langsung atas pekerjaan. Namun, yang kedua adalah peringatan yang lebih serius: semakin dalam keterlibatan pemberi kerja dalam manajemen sumber daya manusia dan tenaga kerja perusahaan subkontrak, semakin tinggi risiko pengadilan mengesampingkan bentuk kontrak dan mengakui adanya hubungan kerja langsung. Oleh karena itu, untuk menghindari risiko hukum secara pasti, sangat penting untuk menghormati kemandirian kontraktor dan menerapkan pemisahan sistem perintah yang ketat.

Kesimpulan

Dalam sistem hukum ketenagakerjaan Jepang, membedakan antara kontrak pengadaan jasa dan penempatan tenaga kerja adalah sangat penting. Kontrak pengadaan jasa didasarkan pada Hukum Perdata Jepang dan bertujuan untuk ‘penyelesaian pekerjaan’, di mana pihak kontraktor mengelola pekerjanya secara otonom. Sebaliknya, penempatan tenaga kerja diatur di bawah Undang-Undang Penempatan Tenaga Kerja Jepang yang khusus, dengan tujuan ‘penyediaan tenaga kerja’, di mana pihak penerima penempatan memiliki hak untuk memberikan instruksi langsung kepada pekerja, namun juga memikul banyak kewajiban hukum. Pilihan antara kedua bentuk ini bukan hanya masalah kontraktual, tetapi merupakan keputusan strategis perusahaan itu sendiri, apakah mereka mencari layanan independen atau tenaga kerja yang terintegrasi ke dalam organisasi mereka. Penggunaan yang salah dari hubungan ini dapat menimbulkan risiko hukum yang signifikan. Oleh karena itu, desain kontrak yang hati-hati dan manajemen yang ketat dalam operasi sehari-hari adalah kunci untuk memastikan kepatuhan dan menjalankan bisnis secara stabil.

Kantor Hukum Monolith memiliki pengalaman yang luas dalam memberikan layanan hukum ketenagakerjaan, termasuk tema yang dibahas di sini, kepada berbagai klien di Jepang. Di kantor kami, terdapat beberapa anggota yang memiliki kualifikasi sebagai pengacara di luar negeri dan fasih berbahasa Inggris, yang memungkinkan kami untuk memberikan nasihat hukum yang jelas dan praktis mengenai regulasi ketenagakerjaan Jepang yang kompleks, yang dihadapi oleh perusahaan dengan operasi bisnis internasional. Mulai dari pembangunan kontrak yang tepat hingga penyusunan sistem manajemen tenaga kerja dan nasihat tentang kepatuhan, kami menyediakan dukungan komprehensif yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda.