Persyaratan Pemutusan Hubungan Kerja dalam Hukum Ketenagakerjaan Jepang

Lingkungan manajemen perusahaan selalu berubah karena fluktuasi pasar, inovasi teknologi, dan persaingan global yang semakin intens. Dalam situasi seperti ini, untuk terus berkembang dan mempertahankan daya saing, perusahaan harus mempertimbangkan ulang struktur bisnis dan reorganisasi organisasi sebagai strategi manajemen yang penting. Dalam proses tersebut, sayangnya, perusahaan mungkin harus mempertimbangkan pengurangan personel, atau yang dikenal sebagai ‘pemutusan hubungan kerja untuk alasan organisasi’. Pemutusan hubungan kerja untuk alasan organisasi adalah pemecatan yang dilakukan karena alasan manajerial seperti kinerja perusahaan yang buruk atau restrukturisasi bisnis. Namun, hukum ketenagakerjaan di Jepang sangat melindungi posisi pekerja dan membatasi secara ketat hak pengusaha untuk sepihak mengakhiri kontrak kerja. Dasar hukum untuk ini adalah Pasal 16 dari Undang-Undang Kontrak Kerja Jepang, yang menyatakan, “Pemecatan yang tidak memiliki alasan yang objektif dan rasional dan tidak dianggap wajar menurut norma sosial akan dianggap sebagai penyalahgunaan hak dan oleh karena itu tidak sah” . Ini adalah kodifikasi dari prinsip yang dikenal sebagai ‘teori penyalahgunaan hak pemecatan’, yang telah ditetapkan melalui serangkaian putusan pengadilan selama bertahun-tahun. Khususnya, dalam kasus pemutusan hubungan kerja untuk alasan organisasi di mana tidak ada kesalahan pada pekerja, pengadilan menerapkan teori penyalahgunaan hak pemecatan ini dengan lebih ketat. Sebagai kerangka untuk keputusan mereka, empat elemen yang disebut ‘empat elemen pemutusan hubungan kerja untuk alasan organisasi’ telah ditetapkan dari putusan pengadilan sebelumnya . Elemen-elemen ini bukan sekadar daftar periksa, tetapi merupakan pedoman yang digunakan pengadilan untuk mempertimbangkan secara komprehensif keadaan khusus dari setiap kasus dan menentukan keabsahan pemecatan . Artikel ini akan menjelaskan secara rinci tentang keempat elemen pemutusan hubungan kerja untuk alasan organisasi ini, bersama dengan contoh kasus pengadilan di Jepang, dengan tujuan membantu para eksekutif perusahaan dan praktisi hukum memahami tema penting ini dalam hukum ketenagakerjaan Jepang.

Elemen Pertama: Kebutuhan Pengurangan Personel

Elemen pertama agar pemutusan hubungan kerja (PHK) diakui sebagai sah di bawah hukum Jepang adalah kebutuhan pengurangan personel. Ini berarti bahwa perusahaan harus dapat membuktikan, berdasarkan data objektif, bahwa pengurangan personel adalah tindakan yang sangat penting untuk manajemen perusahaan. Tidak cukup hanya dengan alasan ingin meningkatkan keuntungan atau memiliki kekhawatiran yang tidak jelas tentang masa depan untuk memenuhi persyaratan ini.

Situasi tipikal di mana pengadilan mengakui kebutuhan pengurangan personel termasuk kerugian berkelanjutan dan signifikan, kelebihan utang, atau penutupan divisi bisnis atau pabrik tertentu. Sebagai contoh, dalam kasus United Airlines (Putusan Pengadilan Tinggi Tokyo, 22 Desember 2021), pemutusan hubungan kerja yang terkait dengan penutupan kantor di Narita karena penurunan drastis dalam volume bisnis penerbangan internasional telah diperdebatkan. Pengadilan mengakui bahwa keputusan manajemen untuk menutup kantor tersebut adalah rasional dan kebutuhan pengurangan personel yang menyertainya juga tinggi.

Di sisi lain, ada kasus di mana kebutuhan pengurangan personel ditolak. Dalam kasus Barclays Securities (Putusan Pengadilan Distrik Tokyo, 13 Desember 2021), lembaga keuangan asing memutuskan hubungan kerja dengan seorang karyawan setelah menghapus posisi manajer tertentu. Namun, pengadilan memutuskan bahwa kondisi manajemen perusahaan secara keseluruhan tidak dalam situasi krisis dan penghapusan satu posisi tidak langsung berarti ada kebutuhan pengurangan personel, sehingga pemutusan hubungan kerja tersebut dinyatakan tidak sah. Putusan ini menunjukkan bahwa “kebutuhan penghapusan posisi” dan “kebutuhan pengurangan personel” dinilai secara terpisah.

Lebih lanjut, ketika mengklaim kebutuhan pengurangan personel, konsistensi dengan tindakan manajemen perusahaan lainnya juga dipertanyakan. Jika perusahaan melakukan pengurangan personel sementara pada saat yang sama melakukan banyak perekrutan baru, pengadilan cenderung meragukan kebutuhan pengurangan personel tersebut. Dalam kasus Senshu Gakuen (Putusan Pengadilan Tinggi Osaka, 15 Juli 2011), pengadilan menunjukkan bahwa metode memecat karyawan dengan biaya tenaga kerja tinggi dan mempekerjakan jumlah karyawan baru yang hampir sama dengan biaya tenaga kerja yang lebih rendah pada prinsipnya tidak diperbolehkan.

Oleh karena itu, perusahaan perlu menyiapkan bukti objektif seperti laporan keuangan, rencana bisnis, dan risalah rapat dewan direksi, serta secara logis dan konsisten berargumen bahwa pengurangan personel adalah langkah yang tidak dapat dihindari dalam manajemen perusahaan.

Elemen Kedua: Upaya Menghindari Pemutusan Hubungan Kerja

Elemen kedua adalah sejauh mana upaya telah dilakukan untuk menghindari pemutusan hubungan kerja. Pengadilan Jepang menempatkan pemutusan hubungan kerja sebagai ‘langkah terakhir’ dan memandang bahwa pemberi kerja memiliki kewajiban untuk mengambil tindakan alternatif sebanyak mungkin sebelum sampai pada pemutusan hubungan kerja.

Upaya menghindari pemutusan hubungan kerja yang diharapkan oleh pengadilan mencakup berbagai tindakan. Secara spesifik, tindakan-tindakan tersebut meliputi:

• Pengurangan lembur
• Pengendalian atau penghentian perekrutan baru
• Penghentian perpanjangan kontrak karyawan tidak tetap
• Penempatan ulang atau penugasan ke departemen lain atau perusahaan afiliasi
• Pengurangan gaji para eksekutif
• Implementasi penutupan sementara operasional
• Perekrutan karyawan yang ingin pensiun dengan menawarkan kondisi yang lebih menguntungkan, seperti peningkatan uang pensiun

Tingkat upaya yang harus dilakukan tergantung pada kasusnya masing-masing. Dalam menilai keabsahan pemutusan hubungan kerja, upaya menghindari pemutusan ini merupakan elemen yang sangat penting. Kasus klasik yang menjadi acuan adalah kasus Asahi Hoikuen (Putusan Mahkamah Agung Jepang, 27 Oktober 1983), di mana Mahkamah Agung memutuskan pemutusan hubungan kerja tidak sah karena pemberi kerja tidak melakukan upaya sama sekali untuk merekrut karyawan yang ingin pensiun atau menjelaskan dan meminta kerjasama karyawan terkait kebutuhan restrukturisasi personel. Putusan ini menegaskan bahwa upaya menghindari pemutusan hubungan kerja bukan hanya formalitas, tetapi merupakan kewajiban berdasarkan prinsip kepercayaan.

Sebaliknya, dalam kasus United Airlines yang telah disebutkan sebelumnya, perusahaan tersebut menawarkan penempatan ulang ke posisi darat dengan gaji yang sama dan sistem pensiun dini dengan tambahan uang pensiun sebesar 20 bulan gaji pokok. Pengadilan menilai tindakan ini sebagai ‘upaya menghindari pemutusan hubungan kerja yang cukup’ dan menjadikannya salah satu alasan untuk mengakui keabsahan pemutusan hubungan kerja. Namun, dalam kasus Hokuetsu Fukui (Putusan Pengadilan Tinggi Nagoya, Cabang Kanazawa, 31 Mei 2006), meskipun telah dilakukan perekrutan karyawan yang ingin pensiun, peningkatan uang pensiun yang ditawarkan hanya sebesar satu bulan gaji pokok, sehingga dianggap tidak cukup sebagai upaya menghindari pemutusan hubungan kerja yang efektif.

Namun, tingkat upaya menghindari pemutusan hubungan kerja yang diperlukan berkorelasi dengan tingkat kebutuhan pengurangan personel, yang merupakan elemen pertama. Selain itu, situasi spesifik perusahaan juga dipertimbangkan. Sebagai contoh, dalam kasus Carnival Japan (Putusan Pengadilan Distrik Tokyo, 29 Mei 2023), perusahaan yang tidak dapat mengoperasikan kapal pesiar akibat pengaruh virus corona baru tidak melakukan perekrutan karyawan yang ingin pensiun. Namun, pengadilan tidak menganggap ini sebagai kurangnya upaya menghindari pemutusan hubungan kerja. Alasannya adalah bahwa perekrutan karyawan yang ingin pensiun dapat berisiko kehilangan karyawan dengan keahlian khusus yang penting untuk memulai kembali operasi. Pengadilan menganggap keputusan perusahaan tersebut rasional. Kasus ini menunjukkan bahwa empat elemen tidak dijadikan daftar periksa yang kaku, tetapi dinilai secara fleksibel sesuai dengan situasi yang dihadapi perusahaan.

Elemen Ketiga: Rasionalitas dalam Pemilihan Karyawan yang Dipecat

Elemen ketiga adalah kriteria pemilihan karyawan yang dipecat harus objektif dan rasional, serta diterapkan secara adil. Karena pemecatan dalam konteks restrukturisasi tidak disebabkan oleh kesalahan karyawan, maka tidak boleh ada ruang bagi keputusan sewenang-wenang atau niat diskriminatif dari pihak pengusaha.

Kriteria pemilihan yang cenderung dianggap rasional oleh pengadilan di Jepang meliputi:

• Hasil penilaian kinerja yang objektif
• Kondisi kehadiran kerja (seperti jumlah hari absen tanpa izin)
• Kepemilikan keterampilan atau kualifikasi tertentu yang diperlukan untuk masa depan perusahaan
• Keanggotaan dalam divisi bisnis yang akan ditutup

Sebaliknya, ada kriteria yang dianggap tidak rasional atau berisiko tinggi secara hukum. Misalnya, kriteria yang abstrak dan subjektif seperti ‘potensi masa depan’ atau ‘kemampuan berkolaborasi’ dapat ditolak karena kurangnya objektivitas. Selain itu, pemilihan berdasarkan jenis kelamin, kebangsaan, atau keanggotaan dalam serikat pekerja dapat sangat mungkin dianggap diskriminatif dan ilegal. Menggunakan usia sebagai kriteria utama juga berisiko dianggap tidak rasional, mengingat kesulitan yang mungkin dihadapi dalam mencari pekerjaan kembali.

Yang penting bukan hanya kriteria itu sendiri yang rasional, tetapi juga penerapannya harus dilakukan secara adil. Meskipun ada kriteria rasional secara tertulis, jika penilaian kinerja yang menjadi dasarnya tidak adil atau jika kriteria diterapkan secara sewenang-wenang untuk menargetkan individu tertentu, maka rasionalitas pemilihan tersebut akan ditolak. Perusahaan harus menetapkan kriteria pemilihan yang objektif sebelum menentukan karyawan yang akan dipecat dan menyimpan catatan mengapa kriteria tersebut diterapkan pada setiap individu yang bersangkutan.

Lebih lanjut, dalam praktik ketenagakerjaan di Jepang, pengadilan cenderung mengharapkan perusahaan untuk mengurangi jumlah karyawan non-permanen seperti pekerja lepas dan kontrak sebelum memecat karyawan tetap. Apakah tindakan seperti itu telah diambil sebelum memutuskan untuk memecat karyawan tetap juga dapat dipertimbangkan dalam menilai rasionalitas pemilihan.

Elemen Keempat: Keadilan Prosedur

Elemen terakhir adalah keadilan prosedur. Ini berarti bahwa pemberi kerja memiliki kewajiban untuk memberikan penjelasan yang memadai kepada karyawan atau serikat pekerja yang menjadi sasaran pemutusan hubungan kerja, mengenai kebutuhan dan detail dari pemutusan hubungan kerja tersebut, dan untuk melakukan negosiasi dengan itikad baik .

Penjelasan dan negosiasi ini tidak boleh hanya berupa pemberitahuan sepihak. Harus ada komunikasi dua arah yang bertujuan untuk mendapatkan pemahaman dan kerjasama dari karyawan. Isi dari negosiasi biasanya mencakup hal-hal berikut:

• Alasan manajerial yang mendasari kebutuhan pengurangan personel (Elemen pertama)
• Waktu, skala, dan metode pemutusan hubungan kerja
• Upaya yang telah dilakukan untuk menghindari pemutusan hubungan kerja (Elemen kedua)
• Kriteria pemilihan individu yang akan dipecat (Elemen ketiga)

Keberadaan prosedur ini sangat penting, seperti yang ditekankan dalam banyak kasus pengadilan. Dalam kasus Asahi Kindergarten yang disebutkan sebelumnya, pemberi kerja yang tidak melakukan penjelasan atau negosiasi sebelumnya sama sekali dan langsung memberitahukan pemutusan hubungan kerja, menjadi alasan utama mengapa pemutusan tersebut dinyatakan tidak sah . Sebaliknya, dalam kasus United Airlines, perusahaan yang telah melakukan negosiasi kolektif dengan serikat pekerja berkali-kali dan memberikan penjelasan yang rinci, dinilai telah memenuhi keadilan prosedur . Bahkan jika pada akhirnya tidak tercapai kesepakatan, proses negosiasi yang dilakukan dengan itikad baik itu sendiri sangat penting.

Contoh khas dari prosedur yang dianggap tidak adil antara lain adalah penolakan untuk menunjukkan dokumen keuangan yang menjelaskan situasi manajerial atau jika jumlah negosiasi sangat sedikit, atau hanya dilakukan secara formal tepat sebelum pemutusan hubungan kerja . Bagi perusahaan, sangat penting untuk tidak meremehkan proses negosiasi, meluangkan waktu yang cukup untuk memberikan penjelasan yang teliti, dan menyimpan catatan rapat dan bukti lainnya sebagai langkah pencegahan konflik di masa depan .

Analisis Perbandingan Kasus Hukum Utama di Jepang

Untuk memahami bagaimana empat elemen yang telah kita bahas diterapkan dalam praktik peradilan dan bagaimana keputusan dapat berbeda, mari kita bandingkan beberapa kasus hukum utama. Tabel berikut ini merangkum elemen yang menjadi titik perdebatan dan inti dari keputusan pengadilan dalam kasus-kasus terkemuka yang telah kita ulas dalam artikel ini.

Kesimpulan

Dalam hukum ketenagakerjaan Jepang, pemutusan hubungan kerja secara terstruktur (整理解雇) merupakan subjek dari peninjauan yudisial yang sangat ketat berdasarkan Pasal 16 dari Undang-Undang Kontrak Kerja Jepang. Pengadilan akan mempertimbangkan secara komprehensif empat elemen: ‘kebutuhan pengurangan personel’, ‘upaya menghindari pemutusan hubungan kerja’, ‘rasionalitas pemilihan karyawan yang dipecat’, dan ‘kesesuaian prosedur’, dan dengan hati-hati menilai keefektifannya. Elemen-elemen ini bukanlah persyaratan yang kaku, tetapi tingkat pemenuhannya akan dinilai secara komprehensif berdasarkan kondisi manajemen perusahaan dan situasi khusus yang ada. Bagi perusahaan yang mempertimbangkan pemutusan hubungan kerja terstruktur, sangat penting untuk menyiapkan bukti objektif yang menjadi dasar pertimbangan manajemen, melakukan upaya tulus untuk menghindari pemutusan hubungan kerja, memilih subjek berdasarkan kriteria yang adil, dan yang paling penting, melakukan proses konsultasi yang tulus dengan karyawan dan serikat pekerja, serta mendokumentasikan seluruh proses tersebut secara rinci. Jika ada satu pun proses yang diabaikan, pemutusan hubungan kerja dapat dianggap tidak sah, yang dapat mengakibatkan perusahaan menghadapi risiko manajemen serius seperti diwajibkan untuk membayar gaji yang belum dibayar dalam jumlah besar.

Kantor Hukum Monolith memiliki rekam jejak yang luas dalam mendukung banyak klien domestik dan internasional terkait dengan hukum ketenagakerjaan Jepang, khususnya dalam hal restrukturisasi perusahaan dan masalah tenaga kerja yang menyertainya. Kantor kami tidak hanya memiliki pengacara dengan kualifikasi hukum Jepang, tetapi juga pengacara yang berbicara bahasa Inggris dengan kualifikasi hukum asing, yang memungkinkan kami untuk menangani tantangan unik yang dihadapi oleh perusahaan dalam lingkungan bisnis internasional. Dalam menghadapi keputusan manajemen penting seperti pemutusan hubungan kerja terstruktur, kami menyediakan dukungan hukum strategis di setiap tahap, mulai dari perencanaan awal, pertimbangan tindakan penghindaran pemutusan hubungan kerja, pembuatan kriteria pemilihan, konsultasi dengan karyawan, hingga kemungkinan pertarungan hukum di pengadilan.