Menguraikan Cara Menulis dan Poin Penting dalam Menyimpulkan 'Surat Persetujuan Pengunduran Diri' yang Tidak Akan Ditolak

Ketika karyawan mengundurkan diri, berbagai risiko dapat muncul. Di antaranya adalah tuntutan pembayaran uang yang tidak adil, kebocoran atau penyalahgunaan informasi dan pengetahuan perusahaan ke luar perusahaan, yang dapat berkembang menjadi masalah besar yang tidak dapat diabaikan oleh perusahaan.

Untuk menghindari risiko seperti ini, efektif jika perusahaan dan karyawan menandatangani surat perjanjian pengunduran diri.

Oleh karena itu, dalam artikel ini, kami akan menjelaskan manfaat dan isi dari surat perjanjian pengunduran diri, serta hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penandatanganannya.

Apa Itu Surat Persetujuan Pengunduran Diri

Saat karyawan mengundurkan diri, mungkin terjadi penandatanganan surat persetujuan pengunduran diri antara perusahaan dan karyawan.

Tujuan penandatanganan surat persetujuan pengunduran diri adalah untuk mencegah terjadinya masalah antara perusahaan dan karyawan yang telah mengundurkan diri setelah pengunduran diri.

Setelah karyawan mengundurkan diri, prinsipnya, mereka tidak dapat dibatasi oleh kontrak kerja. Oleh karena itu, metode yang diambil adalah menandatangani surat persetujuan pengunduran diri dan membatasi karyawan yang telah mengundurkan diri untuk menghindari masalah.

Perbedaan Antara Pengunduran Diri dengan Persetujuan dan Pemecatan

Pengunduran diri dengan persetujuan adalah ketika perusahaan dan karyawan sepakat untuk membatalkan kontrak kerja. Pemecatan adalah ketika perusahaan membatalkan kontrak kerja secara sepihak tanpa persetujuan karyawan.

Karena pemecatan dilakukan secara sepihak oleh perusahaan, cenderung menimbulkan reaksi negatif dari karyawan. Selain itu, berbeda dengan pengunduran diri dengan persetujuan, pemecatan membutuhkan alasan yang sah berdasarkan Hukum Kontrak Kerja Jepang. Jika alasan yang sah tidak diakui, ada kemungkinan pemecatan akan dianggap tidak sah melalui tuntutan hukum.

Oleh karena itu, jika Anda ingin karyawan mengundurkan diri, lebih disukai untuk melakukannya melalui pengunduran diri dengan persetujuan daripada pemecatan. Surat persetujuan pengunduran diri biasanya ditukar saat melakukan pengunduran diri dengan persetujuan.

Keuntungan Menandatangani Surat Persetujuan Pengunduran Diri

Keuntungan menandatangani surat persetujuan pengunduran diri ada pada kedua belah pihak, yaitu perusahaan dan karyawan yang mengundurkan diri.

Keuntungan bagi Perusahaan

Ada dua keuntungan bagi perusahaan.

Keuntungan pertama adalah dapat mencegah tuntutan pembayaran uang yang tidak adil, seperti gaji yang belum dibayar atau upah lembur yang belum dibayar, dari karyawan yang telah mengundurkan diri.

Ada kemungkinan karyawan yang telah mengundurkan diri menuntut pembayaran uang yang sebenarnya tidak wajib dibayar oleh perusahaan. Dalam hal ini, perusahaan harus menghabiskan biaya waktu dan tenaga untuk menangani hal tersebut. Selain itu, jika perkara ini berkembang menjadi gugatan, perusahaan mungkin harus menanggung biaya hukum. Oleh karena itu, mencegah tuntutan seperti ini sejak awal merupakan keuntungan bagi perusahaan.

Keuntungan kedua adalah dengan menetapkan kewajiban kerahasiaan dan kewajiban untuk menghindari persaingan dalam surat persetujuan pengunduran diri, perusahaan dapat mencegah pengetahuan internal perusahaan bocor ke pihak ketiga.

Pelindungan pengetahuan internal sangat penting bagi perusahaan, dan mencegah kebocorannya merupakan keuntungan bagi perusahaan.

Keuntungan bagi Karyawan

Ada dua keuntungan bagi karyawan.

Keuntungan pertama adalah dengan menetapkan klausa tentang pembayaran uang, seperti gaji yang belum dibayar, hubungan pembayaran dapat dijelaskan.

Dengan menetapkan waktu dan jumlah pembayaran dalam surat persetujuan pengunduran diri, karyawan dapat menghilangkan kekhawatiran tentang apakah gaji yang belum dibayar, upah lembur yang belum dibayar, dan uang pesangon akan dibayar dengan tepat.

Keuntungan kedua adalah alasan pengunduran diri dicantumkan dalam surat persetujuan pengunduran diri.

Apakah pengunduran diri atas keinginan sendiri atau atas keinginan perusahaan dapat mempengaruhi waktu penerimaan asuransi pengangguran, sehingga mencantumkan alasan pengunduran diri merupakan keuntungan bagi karyawan.

Isi Surat Persetujuan Pengunduran Diri

Isi dari surat persetujuan pengunduran diri ditentukan berdasarkan hubungan antara perusahaan dan karyawan yang mengundurkan diri. Oleh karena itu, meskipun setiap kasus berbeda, umumnya surat tersebut mencakup hal-hal berikut:

1. Klausul tentang pembayaran gaji yang belum dibayar, upah lembur yang belum dibayar, dan uang pesangon
2. Klausul tentang alasan pengunduran diri
3. Klausul tentang tanggung jawab hukum
4. Klausul tentang kewajiban kerahasiaan
5. Klausul tentang kewajiban untuk menghindari persaingan

Mengenai Klausul Pembayaran Gaji yang Belum Dibayar, Upah Lembur yang Belum Dibayar, dan Uang Pesangon

Mengenai klausul pembayaran gaji yang belum dibayar, upah lembur yang belum dibayar, dan uang pesangon, pertama-tama, dapat ditentukan apakah perusahaan memiliki kewajiban untuk membayar uang, dan jika diakui, berapa banyak dan kapan harus dibayar. Misalnya, klausul berikut dapat dipertimbangkan untuk pembayaran gaji yang belum dibayar, upah lembur yang belum dibayar, dan uang pesangon.

Pasal ○
Pihak B harus membayar kepada Pihak A, sampai tanggal ○ bulan ○ tahun Reiwa (tahun Gregorian), sebagai gaji akhir, gaji dari tanggal ○ bulan ○ sampai tanggal ○ bulan ○, dan sebagai uang pesangon, sejumlah ○○○○ yen, dengan metode transfer ke rekening berikut.
Bank ○○, Cabang ○○
Nomor rekening tabungan biasa ○○○○○○○
Nama pemilik rekening ○○○○○○○

Mengenai Klausul Alasan Pengunduran Diri

Mengenai klausul alasan pengunduran diri, biasanya dicantumkan apakah pengunduran diri tersebut karena alasan perusahaan atau karena alasan pribadi karyawan yang mengundurkan diri. Mengenai klausul alasan pengunduran diri, misalnya, dapat dipertimbangkan klausul seperti berikut.

Pasal ○
Pengakhiran kontrak kerja sebagaimana dimaksud dalam pasal sebelumnya, harus dikonfirmasi sebagai pengunduran diri atas kesepakatan bersama antara kedua belah pihak.

Klausul tentang Tanggung Jawab Hukum

Dalam surat perjanjian pengunduran diri, mungkin ada ketentuan tentang tanggung jawab hukum jika ada pelanggaran terhadap isi surat perjanjian pengunduran diri. Klausul tentang tanggung jawab hukum dapat berupa klausul berikut.

Pasal ○
1. Pihak A dapat mencabut persetujuan pengunduran diri jika Pihak B lalai dalam pembayaran gaji terakhir dan uang pesangon sebagaimana ditentukan dalam Pasal ○. Dalam hal ini, Pihak A akan menganggap bahwa Pihak B tidak mengundurkan diri dan Pihak B harus mencabut perintah pengunduran diri yang dikeluarkan pada tanggal ○ bulan ○ tahun Reiwa (tahun Gregorian) dan membayar gaji sebesar ○○ juta yen per bulan kepada Pihak A. Selain itu, gaji tersebut tidak dapat dikurangi selama dua tahun ke depan.
2. Jika persetujuan pengunduran diri dicabut berdasarkan ketentuan ayat sebelumnya, Pihak B dapat mencabut pembebasan pembayaran kembali sebagaimana ditentukan dalam Pasal ○.
3. Jika Pihak A melanggar ketentuan Pasal ○, Pihak B dapat meminta Pihak A untuk mengembalikan uang pesangon sebagaimana ditentukan dalam Pasal ○.

Pasal ○
Pihak A dan Pihak B saling mengkonfirmasi bahwa tidak ada hubungan kreditur-debitur lainnya selain yang ditentukan dalam perjanjian ini, dengan pembayaran gaji terakhir dan uang pesangon sebagaimana ditentukan dalam pasal sebelumnya.

Mengenai Klausul Kewajiban Kerahasiaan

Secara umum, klausul mengenai kewajiban kerahasiaan seringkali ditetapkan dalam kontrak kerja yang disepakati saat memasuki hubungan kerja. Namun, ada juga kasus di mana klausul mengenai kewajiban kerahasiaan ditetapkan kembali dalam surat perjanjian pengunduran diri. Klausul mengenai kewajiban kerahasiaan dapat berupa klausul berikut.

Pasal ○
Pihak A dan B saling mengkonfirmasi bahwa mereka tidak akan membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan pengunduran diri ini, kecuali ada alasan yang sah. Selain itu, Pihak A tidak akan membuka informasi yang merugikan Pihak B kepada pihak ketiga, dan kedua belah pihak sepakat untuk tidak saling mencemarkan nama baik di masa mendatang.

Mengenai Klausul Kewajiban Menghindari Persaingan

Kewajiban menghindari persaingan adalah suatu kewajiban yang melarang melakukan tindakan persaingan seperti pindah kerja ke perusahaan pesaing atau menjalankan bisnis yang bersaing sendiri.

Klausul mengenai kewajiban menghindari persaingan seringkali ditetapkan dalam kontrak kerja, sama seperti klausul mengenai kewajiban kerahasiaan. Namun, dalam beberapa kasus, klausul mengenai kewajiban menghindari persaingan dapat ditetapkan kembali dalam surat perjanjian pengunduran diri. Klausul mengenai kewajiban menghindari persaingan dapat berbentuk seperti berikut:

Pasal ○
1 Menurut kontrak kerja, peraturan kerja, dan ketentuan lainnya, pihak A harus mematuhi kewajiban menghindari persaingan terhadap pihak B selama ○ tahun.
2 Selama ○ tahun, pihak A tidak boleh pindah kerja ke perusahaan pesaing, menjalankan bisnis yang bersaing sendiri, atau menjadi pejabat di perusahaan yang menjalankan bisnis yang bersaing tanpa izin dari pihak B.
3 Selama ○ tahun, pihak A tidak boleh melakukan aktivitas bisnis apapun terhadap pelanggan yang sudah ada dari pihak B seperti yang tercantum dalam lampiran.

Untuk Menyusun Surat Persetujuan Pengunduran Diri dengan Karyawan

Surat Persetujuan Pengunduran Diri, sebagai “surat persetujuan”, memerlukan kesepakatan antara perusahaan dan karyawan mengenai isi surat tersebut. Oleh karena itu, ada kemungkinan bahwa karyawan dapat menolak untuk menyetujui, dan hal ini dapat menghambat penyelesaian Surat Persetujuan Pengunduran Diri.

Untuk mencapai penyelesaian Surat Persetujuan Pengunduran Diri, penting bagi karyawan yang akan mengundurkan diri untuk memahami isinya.

Alih-alih langsung menunjukkan Surat Persetujuan Pengunduran Diri kepada karyawan yang akan mengundurkan diri, lebih mudah untuk menyelesaikan Surat Persetujuan Pengunduran Diri dengan cara membuatnya setelah memastikan bahwa karyawan telah memahami sepenuhnya isi persetujuan saat pengunduran diri, dan kemudian menunjukkannya kepada karyawan tersebut.

Oleh karena itu, pertama-tama, buatlah kesempatan untuk berdiskusi dengan karyawan yang akan mengundurkan diri, dan mintalah mereka untuk memahami isi persetujuan saat pengunduran diri.

Saat itu, penting untuk menjelaskan isi Surat Persetujuan Pengunduran Diri dengan cara yang mudah dimengerti ketika menunjukkannya, dan memastikan bahwa mereka memahaminya. Khususnya, jika karyawan yang akan mengundurkan diri tidak familiar dengan hukum, penting untuk menjelaskan dengan baik arti dari istilah hukum yang digunakan dalam Surat Persetujuan Pengunduran Diri.

Cara Mendapatkan Persetujuan Terlebih Dahulu

Sebagai persiapan jika penyelesaian Surat Persetujuan Pengunduran Diri tidak dapat dilakukan, untuk hal-hal seperti kewajiban kerahasiaan dan kewajiban untuk menghindari persaingan yang dapat ditentukan terlebih dahulu dalam isi kontrak kerja, dapat dipertimbangkan untuk menentukannya dalam kontrak kerja.

Kesimpulan: Buat Surat Persetujuan Pengunduran Diri untuk Menghindari Risiko di Masa Depan

Di atas, kami telah menjelaskan cara menulis dan poin-poin penting dalam menyepakati Surat Persetujuan Pengunduran Diri yang tidak akan ditolak.

Masalah ketenagakerjaan dapat berkembang menjadi masalah besar yang tidak terduga, seperti dengan penyebaran SNS. Namun, sangat mungkin untuk merespons risiko tersebut sebelumnya. Dengan menandatangani Surat Persetujuan Pengunduran Diri, kemungkinan untuk menghindari masalah ketenagakerjaan akan meningkat. Oleh karena itu, sebisa mungkin, cobalah untuk menandatangani Surat Persetujuan Pengunduran Diri.

Mengenai Surat Persetujuan Pengunduran Diri, karena perlu dipertimbangkan secara khusus berdasarkan situasi konkret, disarankan untuk mendapatkan nasihat dari seorang pengacara.