Tre motivi per cui la sorveglianza delle email dei dipendenti dell'azienda non viola la privacy

Molte aziende utilizzano le email per la comunicazione interna ed esterna. Se un’azienda dovesse monitorare o indagare sul contenuto delle email dei dipendenti, potrebbe essere considerato una violazione della privacy?

Per i dirigenti aziendali, a causa dell’aumento della consapevolezza della conformità aziendale, monitorare o indagare sulle email dei dipendenti potrebbe essere un punto di interesse importante.

Per concludere, secondo le tre ragioni spiegate in questo articolo, si interpreta che non è illegale per un’azienda monitorare o indagare sulle email dei dipendenti. Tuttavia, è importante notare che non tutti i tipi di monitoraggio o indagini sono permessi.

Quindi, in questo articolo, per i dirigenti aziendali, spiegheremo quali tipi di monitoraggio o indagini sono permessi, introducendo anche esempi di casi reali.

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Le ragioni per cui un’azienda può monitorare e indagare le email dei dipendenti

Ragione 1: Per mantenere l’ordine aziendale

Un’azienda ha il diritto di mantenere l’ordine per poter operare come organizzazione. Per mantenere l’ordine aziendale, è necessario prevenire “l’invio errato di email” da parte dei dipendenti e bloccare le infezioni da virus.

In particolare, se si verifica un “invio errato di email” da parte di un dipendente, esiste anche il rischio di una fuga di segreti aziendali. Pertanto, si ritiene che l’azienda abbia il diritto di controllare le email di lavoro dei dipendenti per mantenere l’ordine aziendale.

Ragione 2: Perché si utilizzano le strutture dell’azienda

I computer utilizzati dai dipendenti in azienda e i telefoni cellulari forniti dall’azienda sono quasi sempre proprietà dell’azienda. Anche se un dipendente porta il proprio laptop per lavorare, dovrebbe inviare e ricevere email attraverso qualche tipo di infrastruttura aziendale, come linee di comunicazione o server di posta.

In altre parole, le strutture dell’azienda includono i computer e i cellulari utilizzati dai dipendenti per lavoro, così come il sistema stesso. Poiché si tratta di strutture aziendali, si ritiene che l’azienda abbia il diritto di controllare l’uso delle email da parte dei dipendenti.

Ragione 3: Perché esiste un obbligo di dedizione al lavoro

L'”obbligo di dedizione al lavoro” si riferisce all’obbligo del lavoratore di dedicarsi al suo lavoro sotto la direzione e il comando del datore di lavoro durante le ore di lavoro. Le leggi giapponesi applicabili ai funzionari pubblici, la “Legge sui funzionari pubblici nazionali” e la “Legge sui funzionari pubblici locali”, prevedono esplicitamente l’obbligo di dedizione al lavoro.

Per quanto riguarda i lavoratori del settore privato, non esiste una legge che espliciti l’obbligo di dedizione al lavoro. Tuttavia, si ritiene che esista un obbligo di dedizione al lavoro come obbligo implicito nel contratto di lavoro.

L’azienda può indagare se i lavoratori stanno lavorando onestamente, cioè se stanno rispettando l’obbligo di dedizione al lavoro e se stanno rispettando l’obbligo di riservatezza e non stanno divulgando informazioni. Si ritiene che il controllo delle email sia parte di questa indagine.

Ma l’azienda o il capo possono leggere le email dei dipendenti senza limiti e senza il loro consenso?

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【Caso giudiziario ①】 Sorveglianza delle e-mail aziendali e molestie sessuali

Vi presentiamo un caso in cui un dipendente ha richiesto un risarcimento danni alla sua azienda, sostenendo che la sorveglianza non autorizzata delle sue e-mail private da parte del suo superiore costituiva una violazione della privacy. Alla fine, è stato deciso che non costituiva una violazione della privacy.

Descrizione del caso

La dipendente X1, la querelante, ha interpretato un’e-mail ricevuta dal suo superiore diretto, l’imputato Y (capo del dipartimento), che diceva “Vorrei che tu dedicassi del tempo per dirmi quali sono i problemi del nostro dipartimento”, come un invito a uscire a cena, e ha consultato suo marito X2.

X1, profondamente offesa, ha cercato di inviare un’e-mail a X2 attraverso il sistema di rete del computer aziendale, dicendo “Si intromette anche nelle relazioni tra donne. Il problema da ora in poi è come lavorare senza coinvolgerlo. È solo un invito a bere”, ma ha erroneamente inviato l’e-mail a Y.

Y, venuto a sapere che X stava cercando di denunciarlo per molestie sessuali, ha iniziato a monitorare le e-mail di X1 chiedendo all’IT dell’azienda.

Dopo questo, X e Y hanno avuto l’opportunità di discutere, ma non sono riusciti a raggiungere un accordo. X ha citato in giudizio per danni basati su atti illeciti, sostenendo di aver subito molestie sessuali da Y e che la sua privacy era stata violata perché le sue e-mail private erano state lette senza permesso.

D’altra parte, Y ha presentato una controdenuncia, sostenendo che l’accusa di X di aver subito molestie sessuali da lui costituiva diffamazione.

Punto principale della controversia

In questo caso, se ci fossero state molestie sessuali da parte di Y e se l’accusa di X costituiva diffamazione erano anche punti di contesa, ma qui ci concentreremo su se il monitoraggio delle e-mail di X da parte di Y costituisca una violazione della privacy e vedremo la decisione del tribunale.

Decisione del tribunale

Innanzitutto, il tribunale ha dichiarato quanto segue riguardo alla questione se l’uso privato delle e-mail dei dipendenti sia permesso.

Considerando che i lavoratori conducono una vita sociale, è ovviamente permesso utilizzare l’apparato telefonico dell’azienda come destinatario dei contatti esterni necessari per condurre la vita sociale quotidiana. Inoltre, se l’uso non ostacola l’esecuzione dei compiti aziendali e l’onere economico per l’azienda è estremamente leggero, è socialmente accettabile utilizzare l’apparato telefonico dell’azienda per rispondere adeguatamente a questi contatti esterni entro limiti necessari e ragionevoli. Questo dovrebbe essere fondamentalmente valido anche per l’invio e la ricezione di e-mail private utilizzando il sistema di rete dell’azienda.

Tribunale distrettuale di Tokyo, sentenza del 3 dicembre 2001 (anno 13 dell’era Heisei, 2001 nel calendario gregoriano)

In altre parole, è permesso che i dipendenti utilizzino il sistema di posta elettronica dell’azienda per uso privato entro limiti necessari e ragionevoli.

Tuttavia, d’altra parte, il tribunale ha dichiarato quanto segue e ha deciso che la sorveglianza delle e-mail dei dipendenti in questo caso non costituiva una violazione della privacy.

Quando un dipendente utilizza l’e-mail in modo privato utilizzando il sistema di rete interno dell’azienda, il livello di protezione della privacy che può aspettarsi è notevolmente ridotto rispetto al caso dell’apparato telefonico normale, e dovrebbe accettare questo. Se una persona che non ha una posizione di responsabilità che richiede la sorveglianza dell’uso privato dell’e-mail da parte dei dipendenti la sorveglia, o se una persona in una posizione di responsabilità la sorveglia senza alcuna necessità razionale per il lavoro, o se la sorveglia in modo arbitrario mantenendo segreta la sorveglianza da parte del dipartimento di gestione interno o di altri terzi all’interno dell’azienda, solo quando la sorveglianza supera il limite socialmente accettabile, considerando l’obiettivo, i mezzi e la modalità della sorveglianza e il danno causato alla parte sorvegliata, si può considerare una violazione del diritto alla privacy.

Idem

In altre parole, “la sorveglianza da parte dell’imputato non può essere considerata come aver superato il limite socialmente accettabile, e il querelante dovrebbe accettare un tale livello di sorveglianza”, si può dire che sia stata questa la decisione.

Punto chiave della sentenza: la sorveglianza da parte del management è possibile

Nella sentenza, la seguente sorveglianza è considerata “sorveglianza che supera il limite socialmente accettabile”.

1. Se una persona che non è in una posizione che richiede la sorveglianza dell’uso privato dell’e-mail da parte dei dipendenti la sorveglia (non è nel management)
2. Anche se la persona che sorveglia è in una posizione di responsabilità, se non c’è una ragione razionale per la sorveglianza (se la sorveglianza è fatta per curiosità personale)
3. Se la sorveglianza è fatta in modo arbitrario, mantenendo segreta la sorveglianza a terzi

Nel caso in questione, per quanto riguarda il punto 1, l’imputato era il capo del dipartimento e ha continuato a sorvegliare con l’aiuto del dipartimento responsabile a metà strada, quindi non ha continuato a sorvegliare completamente da solo.

Inoltre, in questa azienda, all’epoca, l’uso privato della posta elettronica non era rigorosamente proibito, e l’azienda non aveva nemmeno informato i dipendenti in anticipo che avrebbe potuto leggere le loro e-mail.

Anche in questi casi, se la sorveglianza non supera il limite socialmente accettabile, è permesso che l’azienda o il superiore sorveglino le e-mail dei dipendenti.

【Caso giudiziario ②】Indagine sulle e-mail di un dipendente sospettato di diffamazione all’interno dell’azienda

Spiegheremo un caso in cui un’azienda ha condotto un’indagine su un dipendente sospettato di essere l’autore di e-mail diffamatorie inviate all’interno dell’azienda, e ha interrogato il dipendente riguardo alle e-mail private scoperte nel corso dell’indagine.

In questo caso, non è stato riconosciuto alcun danno ai diritti personali come l’onore o la privacy in relazione all’indagine in questione. Inoltre, sono emersi problemi relativi al “mantenimento dell’ordine aziendale” e al “dovere di dedicarsi al lavoro”.

Sommario del caso

Una serie di e-mail diffamatorie contro il dipendente A sono state inviate più volte al direttore amministrativo. L’azienda, dopo aver ricevuto un reclamo da A, ha scoperto che queste e-mail erano state inviate all’indirizzo e-mail interno di A utilizzando un servizio di posta elettronica gratuito da un computer condiviso dal reparto vendite.

A causa delle circostanze descritte nelle e-mail, che erano note solo a un numero limitato di persone, il querelante X, che aveva un motivo per ostacolare l’avvicinamento tra A e la dipendente donna B, è stato sospettato e si è svolta la prima indagine di ascolto.

Nonostante il querelante avesse negato di aver inviato le e-mail, l’azienda ha esaminato circa un anno di registri di comunicazione e-mail relativi al querelante sul server di file di sua proprietà e gestione, ma non ha potuto trovare prove che indicassero il coinvolgimento del querelante nelle e-mail diffamatorie.

Tuttavia, nel corso dell’indagine, è emersa l’esistenza di numerose e-mail private non correlate al lavoro inviate da X.

In seguito, l’azienda ha condotto due ulteriori indagini di ascolto su X riguardo alle e-mail diffamatorie e private, e poi ha preso una misura disciplinare (presentazione di una lettera di rimprovero) contro X sulla base del fatto che le e-mail private violavano il regolamento del lavoro.

A questo punto, X ha richiesto un risarcimento danni all’azienda, sostenendo che il modo in cui l’indagine di ascolto era stata condotta aveva violato i suoi diritti personali come l’onore, e che il fatto che l’azienda avesse esaminato le sue e-mail, le avesse fatte visualizzare ad altre persone e non le avesse restituite, aveva violato il suo diritto di proprietà e il diritto alla privacy riguardo alle informazioni personali nella sua vita privata.

Punto principale di contesa

In questo caso, se l’indagine di ascolto costituisce una violazione dei diritti personali è stato un punto di contesa, ma qui ci concentreremo sulla questione se l’indagine sulle e-mail per risolvere i problemi interni all’azienda costituisce una violazione del diritto alla privacy, e vedremo il giudizio del tribunale su questo punto.

Giudizio del tribunale

Il tribunale ha dato la seguente indicazione riguardo all’indagine sulle e-mail, giudicando che l’indagine sulle e-mail in questo caso non costituisce una violazione del diritto alla privacy.

C’erano circostanze che facevano ragionevolmente sospettare che il querelante fosse l’autore dell’e-mail diffamatoria, e dopo averlo interrogato, il querelante ha negato di essere l’autore, ma non è stato in grado di eliminare il sospetto, quindi era necessario condurre ulteriori indagini. Dato che l’incidente è avvenuto utilizzando e-mail all’interno dell’azienda, c’era la possibilità che le informazioni che avrebbero identificato l’autore fossero scritte nel file di posta elettronica del querelante, quindi era necessario controllarne il contenuto. Inoltre, una volta che è diventata evidente l’esistenza di un gran numero di e-mail private non correlate al lavoro, è diventato necessario condurre una nuova indagine su di esse riguardo al querelante. E non era possibile determinare con precisione se fossero e-mail private non correlate al lavoro solo dal titolo, era necessario giudicare dal contenuto. Nessuna delle indagini può essere considerata un atto illegale che ha violato la libertà mentale del querelante oltre i limiti socialmente accettabili.

Giudizio del Tribunale Distrettuale di Tokyo, 26 febbraio 2002 (anno 14 dell’era Heisei)

Nonostante le piccole differenze nel linguaggio, anche in questo caso giudiziario, si può dire che il giudizio è stato fatto dal punto di vista di “se supera i limiti socialmente accettabili” (se devia in modo significativo dai limiti di ragionevolezza socialmente accettati).

Punto chiave della sentenza: dovere di dedicarsi al lavoro e mantenimento dell’ordine aziendale

Inoltre, il tribunale ha dato la seguente indicazione riguardo al dovere di dedicarsi al lavoro e al mantenimento dell’ordine aziendale.

Le e-mail private, creando e inviando un documento, il mittente viola il dovere di dedicarsi al lavoro e commette un atto che viola l’ordine aziendale utilizzando le strutture dell’azienda per scopi privati. Ovviamente, facendo leggere le e-mail private al destinatario, si ostacola anche il lavoro del destinatario. Inoltre, in questo caso, non si ferma qui, secondo le prove (prova omessa), ci sono un numero significativo di e-mail che chiedono una risposta al destinatario, e in risposta a queste, sono state effettivamente inviate e-mail private come risposte. Questo non solo viola il dovere di dedicarsi al lavoro e commette un atto che viola l’ordine aziendale utilizzando le strutture dell’azienda per scopi privati, ma fa anche sì che il destinatario pensi, crei e invii una risposta, facendo violare al destinatario il dovere di dedicarsi al lavoro e commettere un atto che viola l’ordine aziendale utilizzando le strutture dell’azienda per scopi privati.

Idem

In altre parole, quando si può ragionevolmente riconoscere una violazione del dovere di dedicarsi al lavoro, si può riconoscere la necessità e l’adeguatezza di condurre un’indagine sulle e-mail come in questo caso per il mantenimento dell’ordine aziendale.

D’altra parte, anche se non si tratta di una violazione del diritto alla privacy, a seconda del metodo, etc., c’è la possibilità di violare altri diritti personali come l’onore, quindi è necessario fare attenzione.

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Chiarire le regole del lavoro relative alle email dei dipendenti

È importante che l’azienda chiarisca in anticipo le regole relative alle email dei dipendenti e le condivida con loro, al fine di effettuare controlli delle email in modo appropriato.

Inoltre, le regole relative alle email dei dipendenti dovrebbero essere applicate a tutti i dipendenti, quindi sarebbe meglio stabilirle sotto forma di regolamento del lavoro.

Se le regole relative alle email dei dipendenti sono chiaramente stabilite nel regolamento del lavoro, la possibilità di problemi con i dipendenti quando si indagano le loro email per verificare se “non violano il regolamento del lavoro” si riduce.

Riassunto: Se hai problemi con la sorveglianza delle email dei dipendenti, consulta un avvocato

Credo che ci siano aziende che permettono un certo grado di email private per motivi di lavoro. Tuttavia, non dovrebbe superare un certo limite.

Inoltre, l’azienda non può monitorare o indagare sulle email incondizionatamente. Questo è permesso solo per il mantenimento dell’ordine aziendale, per l’obbligo di dedicarsi al lavoro, e per l’uso delle strutture aziendali.

Per determinare se la sorveglianza delle email dei dipendenti viola il diritto alla privacy, e per la creazione di regolamenti di lavoro, è necessaria una conoscenza altamente specializzata. Se hai problemi con la valutazione della situazione o la creazione o modifica dei regolamenti di lavoro, non esitare a consultare un avvocato.

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