Spiegazione dei punti chiave della 'Legge Giapponese di Protezione dei Whistleblower Pubblici' modificata: Quali misure dovrebbero essere prese dagli operatori commerciali?

La Legge sulla Protezione dei Whistleblower di Pubblico Interesse (Legge Giapponese sulla Protezione dei Whistleblower di Pubblico Interesse) è stata modificata nel 2020 e messa in vigore il 1 giugno 2022. Con questa modifica, gli operatori commerciali sono ora obbligati a stabilire un sistema per rispondere adeguatamente alle segnalazioni interne.

In questo articolo, spiegheremo i punti chiave della modifica alla Legge sulla Protezione dei Whistleblower di Pubblico Interesse e le misure che gli operatori commerciali dovrebbero adottare in risposta a questa modifica.

Cos’è il sistema di protezione dei whistleblower di interesse pubblico

Il “sistema di protezione dei whistleblower di interesse pubblico” è un sistema che protegge coloro che forniscono informazioni su incidenti o atti illeciti con l’obiettivo di servire l’interesse pubblico (i whistleblower).

Ad esempio, le irregolarità o gli scandali di un’organizzazione, come la copertura di un richiamo di automobili o la falsificazione di alimenti, sono spesso difficili da individuare dall’esterno e vengono spesso rivelati attraverso segnalazioni interne. Tuttavia, ci sono persone che esitano a segnalare per paura di subire svantaggi all’interno dell’azienda. Per evitare questo, è necessario garantire che i whistleblower interni non subiscano trattamenti svantaggiosi come il licenziamento.

Per un’organizzazione, la segnalazione interna permette di scoprire problemi o atti illeciti in anticipo, rendendo possibile una risposta tempestiva. Inoltre, proteggere i whistleblower e gestire adeguatamente le segnalazioni promuove l’autopurificazione dell’organizzazione, aumenta la fiducia sociale e migliora il valore dell’azienda.

Il sistema di protezione dei whistleblower di interesse pubblico mira a promuovere la conformità alle leggi da parte delle imprese e a garantire la sicurezza e la tranquillità dei cittadini, proteggendo i whistleblower interni da questa prospettiva.

Punti chiave della revisione della Legge sulla protezione dei segnalatori di interesse pubblico

La revisione del 2020 (anno 2 dell’era Reiwa) è stata effettuata per migliorare ulteriormente l’efficacia di questo sistema di segnalazione interna. Questa revisione include i seguenti punti.

Obbligo per le imprese di organizzare il sistema

Le seguenti obbligazioni sono state imposte alle imprese (articolo 11 della Legge sulla protezione dei segnalatori di interesse pubblico giapponese).

• Designare un operatore incaricato di gestire le segnalazioni di interesse pubblico
• Organizzare il sistema necessario per rispondere adeguatamente alle segnalazioni interne

Tuttavia, per le piccole e medie imprese con meno di 300 dipendenti (inclusi i lavoratori part-time), queste sono solo obbligazioni di buona volontà.

Per quanto riguarda questi obblighi, quando il Primo Ministro giapponese ritiene necessario, può richiedere un rapporto all’impresa e fornire consigli, orientamenti e raccomandazioni (articolo 15 della stessa legge). Inoltre, se l’impresa non segue le raccomandazioni, può essere reso pubblico (articolo 16 della stessa legge).

Inoltre, l’operatore incaricato di gestire le segnalazioni di interesse pubblico ha l’obbligo di riservatezza riguardo alle informazioni che possono identificare il segnalatore, e se viola questo obbligo, può essere soggetto a una multa fino a 300.000 yen (articoli 12 e 21 della stessa legge).

Le informazioni che possono identificare il segnalatore includono il nome e il numero di dipendente del segnalatore, e anche informazioni generali come il sesso possono essere applicabili se possono identificare il segnalatore quando combinate con altre informazioni.

Semplificare la segnalazione alle autorità amministrative, ecc.

Se un’impresa licenzia un segnalatore a causa di una segnalazione a un’agenzia governativa o a un’organizzazione di stampa, i requisiti per rendere tale licenziamento nullo sono stati allentati, rendendo più facile segnalare (articolo 3 della stessa legge).

Nel caso di segnalazioni a un’agenzia governativa, oltre al precedente “quando ci sono ragioni sufficienti per credere”, “quando si presenta un documento scritto con nome e indirizzo, ecc.” è stato aggiunto ai requisiti.

Per quanto riguarda le segnalazioni a organizzazioni di stampa, prima della revisione erano solo danni alla vita o al corpo, ma dopo la revisione, “danni alla proprietà” sono stati aggiunti. Inoltre, “quando ci sono ragioni sufficienti per credere che l’impresa riveli informazioni che possono identificare il segnalatore” è stato aggiunto.

Estensione della protezione dei segnalatori di interesse pubblico

Prima della revisione, solo i dipendenti erano soggetti a protezione, ma con la revisione, anche i dipendenti che si sono dimessi entro un anno e i dirigenti sono stati aggiunti (articolo 2, paragrafo 1, della stessa legge).

Con l’aggiunta dei dirigenti come soggetti di protezione, è stato proibito trattare in modo sfavorevole i dirigenti, e se un dirigente viene rimosso a causa di una segnalazione di interesse pubblico, può richiedere un risarcimento dei danni (articoli 5, paragrafo 3, e 6 della stessa legge). Inoltre, solo le sanzioni penali erano soggette a protezione, ma ora anche le sanzioni amministrative sono incluse, ampliando la portata (articolo 2, paragrafo 3, della stessa legge).

Inoltre, oltre alla nullità del licenziamento per segnalazione e alla proibizione di trattamenti sfavorevoli come declassamenti e riduzioni salariali, è stato proibito alle imprese di richiedere un risarcimento dei danni ai segnalatori di interesse pubblico a causa dei danni causati dalla segnalazione di interesse pubblico (articolo 7 della stessa legge).

Estensione dell’ambito delle informazioni segnalate che sono protette

Con questa revisione, l’ambito delle informazioni segnalate che sono protette è stato ampliato (articolo 2, paragrafo 3, della stessa legge).

È definito come “i fatti di un reato previsto da questa legge e le leggi elencate nell’allegato (inclusi gli ordini basati su queste leggi) o i fatti che costituiscono la base per una multa prevista da questa legge e le leggi elencate nell’allegato (inclusi gli ordini basati su queste leggi)”.

Queste “leggi elencate nell’allegato” sono definite nel “Decreto che stabilisce le leggi dell’Allegato 8 della Legge sulla protezione dei segnalatori di interesse pubblico (Decreto n. 146 del 2005)” basato sull’Allegato e l’Allegato 8 della Legge sulla protezione dei segnalatori di interesse pubblico. L’elenco delle leggi è pubblicato dalla Consumer Affairs Agency come “Elenco delle leggi soggette a segnalazione (474 leggi) (al 1° febbraio del terzo anno dell’era Reiwa)”.

Misure che gli operatori economici dovrebbero adottare per rispondere adeguatamente alle segnalazioni interne

Gli operatori economici con più di 300 dipendenti devono comprendere i contenuti resi obbligatori dalla recente revisione e rispondere adeguatamente. In questo articolo, spiegheremo le misure che gli operatori economici dovrebbero adottare.

Costruire un sistema per rispondere adeguatamente alle segnalazioni interne

La legge giapponese sulla protezione dei whistleblower non prevede come dovrebbe essere istituito un punto di segnalazione interno, quindi la forma effettiva del punto di segnalazione è lasciata alla discrezione dell’operatore economico. Ci sono vari casi, come l’istituzione di un punto di segnalazione all’interno dell’organizzazione, come il dipartimento del personale, l’affidamento del punto di segnalazione a un’organizzazione esterna, come uno studio legale, o l’istituzione di un punto di segnalazione in entrambi i casi.

Qualunque forma si scelga, è essenziale rispettare i seguenti punti:

• Istituzione di un punto di segnalazione interno: definire chiaramente il dipartimento o la persona responsabile per le indagini e le misure correttive
• Misure per garantire l’indipendenza dai dirigenti dell’organizzazione: garantire l’indipendenza dai dirigenti dell’organizzazione in caso di questioni che coinvolgono i dirigenti dell’organizzazione
• Misure per l’attuazione delle attività di risposta alla segnalazione: attuazione di indagini interne e misure correttive
• Misure per eliminare i conflitti di interesse nelle attività di risposta alla segnalazione: evitare che le persone coinvolte nel caso partecipino alle attività di risposta alla segnalazione

Gli operatori economici devono designare personale per gestire le risposte alle segnalazioni, ricevere segnalazioni, condurre indagini interne e, se necessario, attuare misure correttive.

Stabilire un sistema per proteggere i whistleblower

Anche se si istituisce un punto di segnalazione interno, se non si garantisce la protezione del segnalante, il sistema di protezione dei whistleblower non funzionerà correttamente. Pertanto, gli operatori economici devono adottare le seguenti misure:

• Misure per prevenire il trattamento sfavorevole: prevenire il trattamento sfavorevole e fornire rimedi se si scopre un trattamento sfavorevole/punire coloro che hanno trattato sfavorevolmente
• Misure per prevenire la condivisione esterna: prevenire la condivisione esterna e fornire rimedi se si scopre una condivisione esterna

Il trattamento sfavorevole nei confronti dei whistleblower include non solo il licenziamento, ma anche la riduzione dello stipendio, la degradazione, e la costrizione alla dimissione.

Per quanto riguarda le misure che gli operatori economici dovrebbero adottare, si prega di fare riferimento alle Linee guida necessarie per garantire l’attuazione adeguata ed efficace delle misure che gli operatori economici dovrebbero adottare in base alle disposizioni del paragrafo 1 e 2 dell’articolo 11 della legge giapponese sulla protezione dei whistleblower[ja] (Notifica del Gabinetto dell’Ufficio del Gabinetto n. 118 del 20 agosto 2021 (anno 3 dell’era Reiwa)).

Riassunto: Per le misure relative alla Legge sulla Protezione dei Whistleblower di Pubblico Interesse, consultate un avvocato

La Legge sulla Protezione dei Whistleblower di Pubblico Interesse (Legge Giapponese sulla Protezione dei Whistleblower di Pubblico Interesse) è stata modificata, imponendo agli operatori economici l’obbligo di mettere in atto un sistema adeguato per rispondere correttamente alle segnalazioni interne, aumentando così le responsabilità delle aziende. Inoltre, in caso di segnalazione, è necessario avere già predisposto un sistema adeguato per rispondere correttamente alla segnalazione.

Proteggere adeguatamente i segnalatori e rispondere sinceramente alle segnalazioni è importante sia per gli operatori economici che per la società. Per quanto riguarda il sistema di protezione dei whistleblower di pubblico interesse, si prega di consultare un avvocato.

Presentazione delle misure adottate dal nostro studio legale

Lo studio legale Monolith vanta una vasta esperienza in IT, in particolare nell’intersezione tra internet e legge. La legge giapponese sulla protezione dei whistleblower sta attirando molta attenzione e la necessità di controllo legale sta aumentando sempre di più. Il nostro studio offre soluzioni che coprono tutti gli aspetti del diritto aziendale per le imprese IT e startup. I dettagli sono descritti nell’articolo sottostante.

Aree di competenza dello studio legale Monolith: Diritto aziendale per le imprese IT e startup[ja]