Il sistema di qualificazione della residenza in Giappone: il quadro legale dei permessi di soggiorno basati su attività, status o posizione e l'impatto sulla pratica aziendale

Nell’ambito dello sviluppo di attività commerciali in Giappone, l’impiego di personale di cittadinanza straniera è diventato una strategia di gestione imprescindibile. Tuttavia, affinché gli stranieri possano soggiornare in Giappone e svolgere qualsiasi attività, è sempre necessario un permesso legale denominato “status di residenza”. Il sistema che regola complessivamente questo meccanismo è la “Legge sull’immigrazione e il riconoscimento dei rifugiati” del Giappone (di seguito denominata “Legge sull’immigrazione”). Questa legge stabilisce un quadro rigoroso per gestire legalmente le attività e la durata della permanenza di tutti gli stranieri che entrano e soggiornano in Giappone. Pertanto, comprendere accuratamente questo sistema non è solo una questione di procedure amministrative, ma un elemento cruciale che costituisce la base del sistema di conformità aziendale e della strategia del personale. È particolarmente importante il fatto che la Legge sull’immigrazione classifichi tutti gli status di residenza in due grandi categorie, sulla base di un allegato alla legge stessa. Una è lo “status di residenza dell’Allegato 1”, concesso per svolgere attività specifiche, e l’altra è lo “status di residenza dell’Allegato 2”, concesso in base allo status personale o alla posizione dell’individuo. Questa classificazione determina fondamentalmente l’ambito delle attività permesse, quindi è estremamente importante per i dirigenti aziendali e i responsabili legali comprendere chiaramente le differenze. In questo articolo, spiegheremo le basi legali e i contenuti specifici di queste due categorie di status di residenza, nonché le responsabilità legali che le aziende devono assumere, basandoci su leggi e casi giudiziari.

Le basi legali del sistema di status di residenza in Giappone

Il sistema di status di residenza giapponese è interamente basato sulla legge sull’immigrazione. L’articolo 1 della legge giapponese sull’immigrazione stabilisce che il suo scopo è “assicurare una gestione equa dell’ingresso e dell’uscita di tutte le persone che entrano o lasciano il paese e della permanenza di tutti gli stranieri nel paese”. Il concetto centrale per realizzare questa “gestione equa” è lo “status di residenza”. L’articolo 2, paragrafo 2, punto 1 della legge giapponese sull’immigrazione definisce lo “status di residenza” come una classificazione delle attività che gli stranieri possono svolgere entrando e rimanendo in Giappone. Gli stranieri non possono, in linea di principio, rimanere in Giappone senza possedere uno degli status di residenza definiti da questa legge.

La struttura più fondamentale di questo sistema è che gli status di residenza sono divisi in due categorie principali, come definito nell’allegato della legge sull’immigrazione. Una è lo “status di residenza” elencato nell'”Allegato 1″, che viene concesso in base alle “attività” svolte in Giappone, come attività professionali o accademiche specifiche. L’altra è lo “status di residenza” elencato nell'”Allegato 2″, che viene concesso in base allo “status o posizione” personale, come il matrimonio con un cittadino giapponese o il possesso dello status di residente permanente. Questa classificazione porta a differenze decisive nell’ambito delle attività, in particolare delle attività lavorative, che gli stranieri possono svolgere in Giappone. Quando un’azienda assume un cittadino straniero o lo accoglie come dirigente, il primo passo nella gestione del rischio legale è verificare quale categoria di status di residenza il soggetto possiede o prevede di ottenere. La gestione di questi status di residenza include una serie di procedure amministrative come la richiesta di rilascio del “Certificato di idoneità allo status di residenza” al momento dell’ingresso nel paese, la richiesta di “Cambio di status di residenza” in caso di cambiamento dell’attività svolta e la richiesta di “Rinnovo del periodo di residenza” per prolungare il soggiorno. Le aziende devono gestire continuamente questi processi.

Status di Residenza Basato sull’Attività: Appendice N.1

Lo status di residenza definito nell’Appendice N.1 è concesso agli stranieri per permettere loro di svolgere specifiche attività professionali, tecniche o imprenditoriali in Giappone. La caratteristica principale di questa categoria è che le attività che lo straniero può svolgere sono strettamente limitate all’ambito dello status di residenza autorizzato. Questo riflette l’aspetto della politica economica giapponese (Japanese economic policy) che mira ad accogliere con precisione talenti con competenze specialistiche in determinati settori. Quando un’azienda impiega uno straniero con questo tipo di status di residenza, ha la responsabilità di dimostrare che la specializzazione della persona e le mansioni assegnate dall’azienda corrispondono alle categorie specifiche legalmente stabilite. Di seguito, esamineremo in particolare gli status di residenza più rilevanti per la gestione aziendale.

Gestione Aziendale

Questo status di residenza è stato istituito per attività legate alla gestione o all’amministrazione di commercio o altre imprese in Giappone. In particolare, si applica a ruoli come rappresentante legale di una società per azioni, membro del consiglio di amministrazione, capo filiale o direttore di stabilimento. I requisiti per ottenere questo status di residenza sono rigorosi. Innanzitutto, è necessario avere un ufficio fisico all’interno del territorio giapponese; di recente, gli uffici virtuali non sono generalmente accettati. Inoltre, si richiede che l’impresa abbia un capitale sociale o un totale di investimenti di almeno 5 milioni di yen, oppure che impieghi almeno due dipendenti a tempo pieno residenti in Giappone. Per coloro che sono impegnati in ruoli manageriali, è richiesta un’esperienza di almeno tre anni nella gestione o amministrazione di un’impresa, e devono ricevere una retribuzione pari o superiore a quella che un giapponese riceverebbe per lo stesso lavoro. In particolare, durante il rinnovo del periodo di soggiorno, la continuità e la stabilità dell’impresa sono valutate con rigore. Ad esempio, se i bilanci mostrano perdite continue o uno stato di passività eccessive, potrebbe essere richiesta la presentazione di un piano aziendale aggiuntivo o documentazione relativa alla raccolta fondi, poiché l’Agenzia per i Servizi di Immigrazione valuta non solo il soddisfacimento formale dei requisiti, ma anche la solidità sostanziale dell’impresa.

Tecnologia, Conoscenze Umanistiche e Affari Internazionali

Questo status di residenza in Giappone è rivolto a una vasta gamma di professionisti specializzati ed è uno dei visti di lavoro più comunemente utilizzati. Si divide in tre grandi categorie. La prima è il settore della “Tecnologia”, che comprende lavori che richiedono competenze o conoscenze in scienze naturali come fisica, ingegneria e altre discipline scientifiche, con esempi tipici come ingegneri informatici e progettisti meccanici. La seconda è il settore delle “Conoscenze Umanistiche”, che si riferisce a lavori che richiedono conoscenze in campi come legge, economia, sociologia e altre scienze umane, includendo attività come pianificazione, marketing e contabilità. La terza categoria è quella degli “Affari Internazionali”, che si riferisce a lavori che necessitano di un pensiero o una sensibilità basati sulla cultura straniera, come traduzione, interpretariato, insegnamento di lingue e commercio internazionale. Il punto più importante nella valutazione di questo status di residenza è l’esistenza di un collegamento diretto e ragionevole tra l’istruzione o l’esperienza lavorativa del richiedente e il tipo di lavoro che intende svolgere in Giappone. In linea di principio, è necessario avere un diploma universitario o aver conseguito un titolo di specialista dopo aver completato un corso in una scuola professionale giapponese. Anche se non si soddisfano questi requisiti, un’esperienza lavorativa di oltre 10 anni nei settori della “Tecnologia” o delle “Conoscenze Umanistiche” e di oltre 3 anni nel settore degli “Affari Internazionali” può essere considerata sufficiente per soddisfare i requisiti di esperienza lavorativa. Con la riforma legislativa del 2015 (Heisei 27), i precedenti status di residenza separati per “Tecnologia” e “Conoscenze Umanistiche e Affari Internazionali” sono stati integrati, permettendo una maggiore flessibilità per percorsi professionali moderni che fondono conoscenze scientifiche e umanistiche, come ad esempio un ingegnere che viene promosso a una posizione di gestione delle vendite.

Trasferimenti Interni Aziendali in Giappone

Questo status di residenza è stato istituito per il personale trasferito da un ufficio estero a un ufficio in Giappone per un periodo determinato. Le attività che rientrano in questo status sono quelle che corrispondono alla qualifica di residenza per “Tecnologia, Conoscenze Umanistiche, Affari Internazionali” in Giappone. I tipi di trasferimento includono movimenti tra la sede centrale e le filiali della stessa azienda, così come trasferimenti tra società madre, filiali e società affiliate. Il requisito più importante per questo status di residenza è che il richiedente abbia lavorato continuativamente per più di un anno presso la sede centrale, una filiale o un altro ufficio all’estero prima del trasferimento in Giappone. L’importanza strategica di questo status di residenza risiede nel fatto che non impone requisiti di istruzione formale. Ad esempio, un manager o un tecnico eccellente che ha molti anni di esperienza pratica ma non possiede una laurea universitaria non può soddisfare i requisiti di istruzione per la qualifica di residenza per “Tecnologia, Conoscenze Umanistiche, Affari Internazionali”, ma può essere trasferito in Giappone se soddisfa il requisito di un anno di servizio per il “Trasferimento Interno Aziendale”. Tuttavia, questo status di residenza presuppone un trasferimento all’interno dello stesso gruppo aziendale, quindi non è possibile cambiare lavoro e lavorare per un’altra azienda mantenendo lo stesso status di residenza. In caso di cambio di lavoro, sarà necessario presentare una nuova domanda di permesso per cambiare lo status di residenza in un’altra categoria, come “Tecnologia, Conoscenze Umanistiche, Affari Internazionali”.

La Categoria dei Professionisti Altamente Specializzati

La categoria dei “Professionisti Altamente Specializzati” non è un tipo specifico di visto, ma un sistema preferenziale creato per attrarre stranieri con elevate competenze. Questo sistema utilizza un metodo a punti, valutando l’istruzione, l’esperienza lavorativa, il reddito annuo e i risultati della ricerca del richiedente. Se il totale raggiunge o supera i 70 punti, viene concesso lo status di soggiorno “Professionista Altamente Specializzato di Primo Grado”. Questo status di soggiorno è suddiviso in base al contenuto dell’attività di base in “Professionista Altamente Specializzato di Primo Grado (i) (attività di ricerca, ecc.)”, “Professionista Altamente Specializzato di Primo Grado (ro) (attività professionali e tecniche)” e “Professionista Altamente Specializzato di Primo Grado (ha) (attività di gestione e amministrazione)”. Ai titolari di questo status di soggiorno vengono concessi numerosi privilegi, come l’autorizzazione a svolgere attività che coprono più status di soggiorno, un periodo di soggiorno uniforme di cinque anni e una significativa riduzione del periodo di soggiorno richiesto per la richiesta di permesso di soggiorno permanente (da un minimo di un anno a tre anni, invece dei soliti dieci anni). Inoltre, gli stranieri che hanno svolto attività come “Professionista Altamente Specializzato di Primo Grado” per più di tre anni possono richiedere il cambio di status in “Professionista Altamente Specializzato di Secondo Grado”, che offre un periodo di soggiorno illimitato e rimuove quasi tutte le restrizioni sulle attività. Questo sistema riflette l’intenzione politica chiara del Giappone di attrarre e trattenere talenti eccezionali nella competizione globale per l’acquisizione di risorse umane e può diventare uno strumento potente per le aziende per assicurarsi personale straniero di talento e farlo lavorare a lungo termine.

Status o posizione basati sui visti di soggiorno: Appendice 2

A differenza dei visti di soggiorno dell’Appendice 1, che si basano su specifiche “attività” per la concessione, i visti di soggiorno definiti nell’Appendice 2 sono rilasciati in base allo “status o alla posizione” dell’individuo richiedente. Ad esempio, essere il coniuge di un cittadino giapponese o un residente permanente sono le basi per tali visti. La caratteristica più decisiva e importante di questa categoria di visti di soggiorno è che, in linea di principio, non ci sono restrizioni sulle attività svolte all’interno del Giappone. Questo vale anche per le attività lavorative: entro i limiti della legge, è legalmente possibile impegnarsi in qualsiasi professione, dalle mansioni specialistiche al lavoro manuale semplice.

Dal punto di vista della gestione aziendale, gli stranieri che possiedono visti di soggiorno dell’Appendice 2 sono considerati i talenti più flessibili e con il minor rischio legale in termini di assunzione. Le aziende non hanno bisogno di fungere da sponsor per ottenere il visto di soggiorno e non devono costantemente monitorare se il contenuto del lavoro della persona rientra in un determinato visto di soggiorno. Poiché il mantenimento del visto di soggiorno non dipende dal rapporto di lavoro, il processo di assunzione può procedere quasi allo stesso modo di quando si assume un cittadino giapponese. Pertanto, quando ci sono più candidati con competenze equivalenti, coloro che possiedono visti di soggiorno dell’Appendice 2 diventano candidati molto attraenti per le aziende, grazie alla semplicità delle procedure di assunzione e alla stabilità legale.

Di seguito sono elencati i principali visti di soggiorno dell’Appendice 2:

• Residente permanente: Il periodo di soggiorno è illimitato e non ci sono restrizioni sulle attività. I requisiti per l’approvazione includono, in linea di principio, un soggiorno continuativo in Giappone per oltre 10 anni, una condotta irreprensibile e la capacità di mantenere un’esistenza indipendente.
• Coniuge di cittadino giapponese, ecc.: Questa categoria include il coniuge di un cittadino giapponese, una persona nata da un genitore giapponese o un bambino adottato specialmente da un cittadino giapponese. Non ci sono restrizioni sulle attività lavorative.
• Coniuge di residente permanente, ecc.: Questa categoria include il coniuge di un “residente permanente” o di un “residente permanente speciale”, nonché i figli nati in Giappone. Anche questo visto di soggiorno non ha restrizioni sulle attività lavorative.
• Residente a lungo termine: Questo visto di soggiorno è destinato principalmente a persone di origine giapponese o a coloro che sono autorizzati a risiedere in Giappone per altre ragioni speciali. Il Ministro della Giustizia concede l’approvazione considerando le circostanze individuali, e anche questo visto di soggiorno non ha restrizioni sulle attività lavorative.

Differenze tra l’Appendice I e l’Appendice II sotto il sistema di visto giapponese

Come abbiamo dettagliato finora, il sistema di qualificazione per la residenza in Giappone si divide in due categorie fondamentali: l’Appendice I e l’Appendice II. Questa distinzione determina il grado di libertà delle attività che gli stranieri possono svolgere in Giappone e influisce direttamente sugli obblighi legali delle aziende nell’impiegare e gestire lavoratori stranieri. Le qualifiche di residenza dell’Appendice I sono concesse sulla base di specifiche attività professionali e, pertanto, il loro ambito di attività è strettamente definito. I datori di lavoro hanno la responsabilità di assicurarsi che lo straniero si impegni solo nelle attività permesse. D’altra parte, le qualifiche di residenza dell’Appendice II si basano sullo status personale e non impongono limitazioni alle attività. Di conseguenza, i datori di lavoro possono determinare liberamente il contenuto del lavoro e il carico gestionale per il mantenimento della qualificazione di residenza è notevolmente ridotto. Comprendere chiaramente questa differenza fondamentale è essenziale per sviluppare una strategia di gestione del personale appropriata e per evitare rischi legali.

Per riassumere le differenze tra le due, si può fare riferimento alla seguente tabella:

Gestione dello status di residenza e responsabilità legale delle aziende in Giappone

Quando un’azienda impiega cittadini stranieri in Giappone, è legalmente obbligata a far rispettare il campo di attività consentito dallo status di residenza posseduto dalla persona. Far svolgere attività, in particolare lavorative, al di fuori del campo consentito costituisce un “attività al di fuori della qualifica” e rappresenta una violazione della legge giapponese sull’immigrazione. Se un’azienda viola questa normativa, potrebbe essere ritenuta responsabile di gravi conseguenze legali.

Il rischio più diretto che le aziende devono affrontare è il reato di “promozione del lavoro illegale” stabilito dall’articolo 73-2 della legge giapponese sull’immigrazione. Questa disposizione prevede che chiunque faccia lavorare illegalmente un cittadino straniero o ne faciliti l’attività lavorativa illegale, in relazione alle attività aziendali, possa essere punito con la detenzione fino a tre anni o una multa fino a tre milioni di yen, o entrambi. È importante notare che questa responsabilità può estendersi non solo al datore di lavoro diretto, ma anche alle aziende che accolgono lavoratori a contratto temporaneo. In passato, ci sono stati casi in cui aziende che avevano ricevuto lavoratori stranieri da agenzie di lavoro temporaneo sono diventate oggetto di indagini per il reato di promozione del lavoro illegale, poiché i lavoratori erano stati impiegati in attività non consentite dal loro status di residenza. Questo suggerisce che le aziende devono verificare che lo status di residenza e le attività lavorative effettivamente svolte da tutti i cittadini stranieri che lavorano nei loro locali siano coerenti.

La responsabilità delle aziende non si limita alle sanzioni penali. Anche la possibilità di essere ritenuti responsabili per danni civili è stata dimostrata dalla giurisprudenza. La sentenza del Tribunale Superiore di Hiroshima del 26 marzo 2021 (Reiwa 3) è un esempio significativo in questo senso. In questo caso, un cittadino straniero che risiedeva in Giappone con lo status di residenza per “formazione tecnica” è stato fatto lavorare in attività al di fuori del piano di formazione tecnica consentito e, di conseguenza, è stato arrestato per attività al di fuori della qualifica. Il tribunale ha stabilito che non solo l’organizzazione di formazione, datore di lavoro diretto del cittadino straniero, ma anche l’organizzazione supervisore, che aveva il compito di sorvegliare l’organizzazione di formazione, avevano trascurato il loro dovere di attenzione nel prevenire attività al di fuori della qualifica, e quindi erano responsabili per danni basati su atti illeciti. Questo caso chiarisce che anche quando le aziende affidano l’accoglienza di personale straniero a organizzazioni esterne, non possono sottrarsi alla responsabilità finale per la conformità. Le aziende ospitanti hanno il dovere di supervisionare che le attività dei cittadini stranieri che lavorano sotto la loro gestione siano legali, anche se non esiste un rapporto di lavoro diretto, e trascurare questo dovere espone al rischio di essere perseguiti per responsabilità civile.

Riepilogo

Il sistema di status di residenza giapponese definisce rigorosamente lo status legale degli stranieri in base al tipo di attività che svolgono in Giappone. Alla base di questo sistema ci sono due distinzioni fondamentali: lo “status di residenza elencato nella Tabella 1”, concesso in base a specifiche attività, e lo “status di residenza elencato nella Tabella 2”, basato sullo status personale e senza restrizioni di attività. Per i dirigenti e i responsabili legali delle aziende, comprendere accuratamente la differenza tra queste due categorie è essenziale per l’utilizzo strategico del personale di nazionalità straniera, la costruzione di un sistema di compliance e l’evitamento di seri rischi legali come il reato di promozione del lavoro illegale. La gestione dello status di residenza non è un procedimento una tantum, ma una sfida gestionale che richiede attenzione continua e conoscenza specialistica.

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