Pengwajiban Penyusunan BCP di Fasiliti Penjagaan | Cara Penyusunan dan Kelebihannya Diterangkan

BCP merujuk kepada ‘Business Continuity Plan’ (Rancangan Kesinambungan Perniagaan), yang merupakan rancangan untuk meneruskan dan memulihkan aktiviti perniagaan apabila berhadapan dengan situasi yang tidak dijangka seperti bencana alam atau wabak penyakit. Mulai April (Reiwa 6) (2024), adalah menjadi kewajipan bagi fasiliti penjagaan untuk menyediakan BCP. Namun, ada yang mungkin tidak tahu cara untuk membuatnya atau bertanya-tanya apakah terdapat manfaat dalam pembuatannya.

Oleh itu, artikel ini akan menjelaskan secara terperinci mengenai gambaran keseluruhan BCP di fasiliti penjagaan, kandungan yang perlu ada dalam BCP, manfaatnya, dan cara-cara pembuatannya. Kami juga akan memperkenalkan risiko-risiko yang mungkin timbul sekiranya BCP tidak disediakan, jadi sila gunakan maklumat ini sebagai rujukan.

Apakah BCP/BCM di Fasiliti Penjagaan?

BCP merupakan singkatan daripada Business Continuity Plan, yang merujuk kepada rancangan untuk meneruskan operasi perniagaan penting tanpa gangguan, atau sekurang-kurangnya memulihkannya dengan cepat sekiranya berlaku situasi tidak terduga seperti bencana alam, wabak penyakit berjangkit, kejadian keganasan, dan lain-lain.

Seterusnya, BCM adalah singkatan daripada Business Continuity Management, yang dalam bahasa Jepun diterjemahkan sebagai pengurusan kesinambungan perniagaan. Ia melibatkan pengoperasian dan pengurusan BCP.

Menurut garis panduan perancangan perniagaan yang dikeluarkan oleh Pejabat Kabinet Jepun (Japanese Cabinet Office’s Business Planning Guidelines[ja]), BCP dan BCM diterangkan seperti berikut:

BCP, atau Rancangan Kesinambungan Perniagaan, adalah rancangan yang menunjukkan dasar, struktur, dan prosedur untuk memastikan operasi perniagaan penting tidak terganggu, atau sekiranya terganggu, dapat dipulihkan dalam tempoh yang sesingkat mungkin walaupun berhadapan dengan situasi tidak terduga seperti bencana alam besar, penyebaran penyakit berjangkit, kejadian keganasan, kemalangan besar, putusnya rantaian bekalan, atau perubahan mendadak dalam persekitaran pengurusan. Aktiviti pengurusan yang dilakukan dalam keadaan biasa, termasuklah penyusunan dan pemeliharaan BCP, pengesahan bajet dan sumber untuk merealisasikan kesinambungan perniagaan, pelaksanaan langkah-langkah pencegahan awal, pelaksanaan pendidikan dan latihan untuk menyebarkan inisiatif, pemeriksaan, dan peningkatan berterusan, dikenali sebagai Pengurusan Kesinambungan Perniagaan (BCM), dan diposisikan sebagai aktiviti strategik pada tahap pengurusan.

Rujukan: Maklumat Pencegahan Bencana Pejabat Kabinet｜Garis Panduan Perancangan Perniagaan[ja]

Pengwujudan BCP di Fasiliti Penjagaan Wajib Dilaksanakan

Pada tahun Reiwa 3 (2021), susulan kepada semakan bayaran penjagaan, satu tempoh peralihan selama tiga tahun telah ditetapkan, dan pembuatan BCP serta pelaksanaan BCM di fasiliti penjagaan menjadi sepenuhnya wajib mulai April Reiwa 6 (2024). Dokumen Kementerian Kesihatan, Tenaga Kerja dan Kebajikan Jepun, “Mengenai Isu Utama Semakan Bayaran Penjagaan Reiwa 3 (2021)[ja]“, menyatakan seperti berikut:

Dari perspektif membina sistem yang membolehkan penyediaan perkhidmatan penjagaan yang diperlukan secara berterusan walaupun dalam keadaan berlakunya jangkitan penyakit atau bencana, semua penyedia perkhidmatan penjagaan diwajibkan untuk menyusun rancangan yang berkaitan dengan kesinambungan operasi, melaksanakan latihan, dan menjalankan latihan simulasi (※dengan tempoh peralihan selama tiga tahun).

Rujukan: Kementerian Kesihatan, Tenaga Kerja dan Kebajikan Jepun | Mengenai Isu Utama Semakan Bayaran Penjagaan Reiwa 3 (2021)[ja]

Risiko Jika Fasilitas Penjagaan Mengabaikan Pembuatan BCP

Jika fasilitas penjagaan mengabaikan pembuatan Business Continuity Plan (BCP), terdapat risiko-risiko berikut:

• Menjadi subjek arahan pentadbiran
• Berpotensi menanggung tanggungjawab ganti rugi
• Tidak dapat menerima tambahan bayaran penjagaan

Di sini, kami akan menjelaskan setiap detailnya.

Menjadi Subjek Arahan Pentadbiran

Jika BCP tidak disusun, pada masa ini tidak ada hukuman khusus yang diumumkan. Namun, sebagai pelanggaran standard operasi, fasilitas tersebut akan menjadi subjek arahan pentadbiran, jadi perlu berhati-hati. Jika tidak mengikuti arahan, fasilitas tersebut dapat dikenakan tindakan pentadbiran seperti pembatalan penunjukan.

Apabila pembatalan penunjukan diterima, sekurang-kurangnya selama lima tahun, fasilitas tersebut tidak akan dapat menerima penunjukan baru. Dalam kes badan hukum, bukan hanya pengusaha (wakil) tetapi juga anggota lain dari dewan, syarikat induk, atau pengendali sebenar akan menjadi subjek tindakan, dan tidak dapat menjalankan perniagaan penjagaan selama lima tahun. (Undang-Undang Insurans Penjagaan Jepun, Pasal 70, Ayat 2, Butir 6 hingga 6-3)

Berpotensi Menanggung Tanggungjawab Ganti Rugi

Tidak ada denda yang akan dikenakan akibat tidak menyusun BCP. Namun, jika kecelakaan atau kerugian terjadi tanpa menyusun BCP, ini dapat dianggap sebagai pelanggaran kewajiban untuk memastikan keselamatan, dan berpotensi menanggung tanggungjawab ganti rugi melalui tuntutan hukum.

Sebagai contoh kasus yang menonjolkan kewajiban keselamatan terhadap pekerja dan pelanggan adalah insiden tsunami bus Taman Kanak-Kanak Biyori semasa Gempa Besar Jepang Timur.

Di Taman Kanak-Kanak Biyori, BCP telah disusun dan manualnya menyatakan, “Apabila gempa bumi kuat dan terdapat kemungkinan bencana, semua orang harus diarahkan ke taman utara dan ditenangkan tanpa kegelisahan sambil menjaga anak-anak. Anak-anak harus menunggu dijemput oleh penjaga mereka.” Namun, pada kenyataannya, kesedaran tentang manual tidak menyeluruh dan latihan evakuasi yang diperlukan untuk melaksanakan manual tidak dilakukan.

Sebagai hasil dari keputusan untuk menghantar anak-anak kembali kepada penjaga mereka, bas penghantar terkena tsunami dan lima anak meninggal dunia. Pengadilan memutuskan bahwa pengurus taman kanak-kanak tergugat dan badan hukum yang mengelola taman kanak-kanak tergugat bertanggungjawab atas ganti rugi kerana mengabaikan kewajiban pengumpulan maklumat.

Rujukan: Mahkamah Agung Jepun | Insiden Tsunami Bas Taman Kanak-Kanak Biyori (Keputusan Pengadilan Distrik Sendai, 17 September 2013)[ja]

Tidak Dapat Menerima Tambahan Bayaran Penjagaan

Dalam pembaharuan bayaran penjagaan tahun Reiwa 3 (2021), bayaran penjagaan dinaikkan sebanyak 0.7%. Namun, jika tidak mematuhi standard berikut, pengurangan bayaran akan dikenakan:

• Menyusun BCP yang mempertimbangkan wabak penyakit, dan BCP yang mempertimbangkan bencana alam
• Mengambil langkah yang diperlukan mengikut BCP yang telah disusun

Skala pengurangan berbeza mengikut jenis perkhidmatan, dengan “perkhidmatan berasaskan fasiliti & kediaman” mengalami pengurangan sebanyak 3% dari jumlah unit yang ditetapkan, dan “perkhidmatan lain” mengalami pengurangan sebanyak 1%. Terdapat langkah peralihan yang ditetapkan, di mana pengurangan tidak akan dikenakan selama satu tahun hingga 31 Mac tahun Reiwa 7 (2025).

Kandungan yang Perlu Disediakan dalam BCP Fasiliti Penjagaan

Peranan yang diminta daripada pengusaha perkhidmatan penjagaan adalah tiga perkara berikut:

• Kesinambungan perkhidmatan
• Pengesahan keselamatan pengguna
• Pengesahan keselamatan kakitangan

Akta Kontrak Buruh (Japanese Labor Contract Act) Seksyen 5

Majikan harus memberikan pertimbangan yang perlu supaya pekerja dapat bekerja dengan selamat, menjaga nyawa dan badan mereka.

Berdasarkan perkara-perkara di atas, BCP untuk fasiliti penjagaan harus menyediakan kaedah tindak balas terhadap penyakit berjangkit seperti COVID-19 dan bencana alam. Berikut adalah penjelasan terperinci mengenai masing-masing.

Cara Menghadapi Penyakit Berjangkit COVID-19

Di fasiliti penjagaan dan perusahaan, pembuatan Rancangan Kesinambungan Perniagaan (BCP) diperlukan untuk menghadapi penyakit berjangkit COVID-19. BCP semasa wabak penyakit berjangkit harus mengandungi elemen-elemen berikut:

Rujukan: Kementerian Kesihatan, Tenaga Kerja dan Kebajikan Jepun, Biro Kesihatan dan Kebajikan Warga Tua｜Panduan Kesinambungan Perniagaan bagi Fasiliti Penjagaan dan Perusahaan semasa Penyakit Berjangkit COVID-19[ja]

Perlu diperhatikan bahawa isi kandungan BCP yang perlu disusun akan berbeza mengikut jenis fasiliti seperti fasiliti harian, fasiliti kediaman, dan perkhidmatan kunjungan, kerana situasi dan tindak balas selepas wabak penyakit berjangkit akan berbeza. Menurut panduan BCP oleh Kementerian Kesihatan, Tenaga Kerja dan Kebajikan Jepun untuk penyedia perkhidmatan kebajikan orang kurang upaya semasa wabak COVID-19, yang terdapat di Panduan Rancangan Kesinambungan Perniagaan bagi Penyedia Perkhidmatan Kebajikan Orang Kurang Upaya semasa Penyakit Berjangkit COVID-19[ja], adalah penting untuk mempersiapkan BCP sebelum wabak penyakit berjangkit berlaku. Penting untuk menyusun BCP yang memungkinkan tindak balas yang lancar apabila penyakit berjangkit terjadi, serta melakukan latihan dan simulasi serta menyediakan bekalan keperluan dari hari ke hari.

Cara Menghadapi Bencana Alam

Di fasilitas penjagaan dan tempat usaha, penting untuk menyusun Business Continuity Plan (BCP) sebagai persiapan menghadapi bencana alam seperti gempa bumi dan banjir. Isi BCP ketika bencana alam terjadi termasuklah:

Rujukan: Kementerian Kesihatan, Buruh dan Kebajikan Jepun | Garis Panduan Kesinambungan Perniagaan bagi Fasilitas Penjagaan dan Tempat Usaha Ketika Bencana Alam[ja]

BCP untuk bencana alam harus menyusun bukan hanya untuk masa-masa normal atau darurat, tetapi juga kerjasama dengan fasilitas lain dan komuniti setempat, sehingga isi BCP menjadi lebih luas berbanding dengan BCP untuk penyakit berjangkit.

Kelebihan Pusat Penjagaan Warga Emas Membuat BCP

Membuat BCP memerlukan masa dan usaha. Namun, adalah benar bahawa terdapat kelebihan seperti memastikan keselamatan penghuni dan kakitangan serta menerima insentif cukai apabila BCP dibuat. Artikel ini akan menjelaskan kelebihan-kelebihan membuat BCP.

Memastikan Keselamatan Penghuni dan Staf

Jika terdapat prosedur yang telah ditetapkan semasa penularan penyakit berjangkit atau bencana alam, bukan sahaja penghuni, tetapi juga staf dapat bertindak dengan lancar semasa keadaan darurat. Walaupun terdapat risiko operasi menjadi terganggu akibat kekeliruan semasa kecemasan, dengan menyediakan Rancangan Kesinambungan Perniagaan (BCP), kita dapat memberi keutamaan kepada tugas-tugas penting dan mempercepat pemulihan. Ini juga akan membina kepercayaan daripada pengguna, keluarga mereka, dan masyarakat setempat.

Insentif Pajak

Apabila syarikat memasukkan kandungan yang ditetapkan oleh Menteri Perdagangan dan Industri Jepun (seperti pembinaan sistem dan langkah-langkah pencegahan awal) ke dalam Rancangan Kesinambungan Perniagaan (BCP) dan mendapat pengesahan ‘Rancangan Penguatan Kekuatan Kesinambungan Perniagaan’, syarikat tersebut boleh menerima rawatan pajak khas dengan penurunan nilai khas sebanyak 18% untuk pelaburan dalam peralatan pencegahan dan pengurangan bencana sebagai langkah untuk menguatkan tindakan terhadap bencana (mulai 1 April tahun Reiwa 7 (2025) akan menjadi 16%).

Contoh khusus peralatan adalah seperti berikut:

• Mesin dan peralatan (lebih dari 1 juta yen): seperti generator sendiri dan pam pembuangan air
• Alat dan perlengkapan (lebih dari 300,000 yen): seperti rak tahan gempa dan telefon satelit
• Kemudahan bangunan tambahan (lebih dari 600,000 yen): seperti papan penghalang air dan penutup api otomatis

Bantuan Kewangan dan Subsidi

Apabila anda menyusun Business Continuity Plan (BCP) dan mendapatkan pengesahan Rancangan Pengukuhan Keupayaan Kesinambungan Perniagaan, anda akan mendapat keutamaan dalam pemilihan untuk subsidi. Berikut adalah beberapa contoh bantuan yang boleh diterima:

Kandungan subsidi BCP berbeza mengikut pihak berkuasa tempatan. Selain itu, terdapat juga institusi kewangan swasta yang menyediakan skim pinjaman khusus untuk syarikat yang menyusun BCP. Apabila anda menyusun BCP, adalah baik untuk bertanya kepada pihak berkuasa tempatan di mana fasiliti anda berada atau institusi kewangan yang anda berurusan.

Keutamaan Vaksinasi

Berdasarkan Artikel 28 Undang-Undang Khas Mengenai Langkah-Langkah Penanggulangan Influenza Baru dan Sejenisnya (Japanese Act on Special Measures for Pandemic Influenza and Other Infectious Diseases) (2005), perusahaan yang telah mendaftar dan menyusun Business Continuity Plan (BCP) semasa penyebaran penyakit berjangkit, berhak melaksanakan vaksinasi khusus. Vaksinasi khusus ini merujuk kepada vaksinasi pencegahan awal yang diberikan kepada pekerja syarikat yang terdaftar.

Untuk menjadi perusahaan yang berhak menerima keutamaan vaksinasi, perlu melakukan pendaftaran terlebih dahulu dengan pemerintah.

Cara Membuat BCP di Fasiliti Penjagaan

Ada yang mungkin tidak tahu bagaimana hendak membuat BCP. Di sini, kami akan menjelaskan cara membuat BCP untuk fasiliti penjagaan.

Membentuk Jawatankuasa untuk Pembuatan BCP

Untuk memulakan pembuatan BCP, pertama-tama, bentuklah sebuah jawatankuasa. Pilihlah individu dari pengurusan setiap lokasi dan perkhidmatan, serta mereka yang dapat mengumpulkan pandangan dari lapangan. Setelah jawatankuasa dibentuk, periksalah keadaan semasa fasiliti penjagaan dan senaraikan masalah yang ada.

Memanfaatkan Garis Panduan dan Template

Kementerian Kesihatan, Buruh dan Kebajikan Jepun menyediakan garis panduan dan template untuk pembuatan BCP. Jika anda tidak tahu harus memulai dari mana atau bagaimana membuatnya, anda dapat membuat BCP dengan mengikuti garis panduan Kementerian Kesihatan, Buruh dan Kebajikan Jepun dan menggunakan template yang disediakan.

Template disediakan mengikut jenis fasiliti seperti fasiliti harian dan fasiliti kediaman, jadi buatlah BCP anda sesuai dengan template yang relevan dengan perkhidmatan yang anda tawarkan.

Garis panduan dan template boleh didapati di laman web berikut, jadi sila rujuk sebagai panduan.

Kementerian Kesihatan, Buruh dan Kebajikan Jepun｜Latihan untuk Membantu Pembuatan Rancangan Kesinambungan Perniagaan (BCP) di Fasiliti dan Perusahaan Penjagaan[ja]

Kesimpulan: Kepentingan Penyediaan BCP di Fasiliti Penjagaan dengan Segera

Mulai April tahun Reiwa 6 (2024), penyediaan Rancangan Kesinambungan Perniagaan (BCP) telah menjadi mandatori bagi fasiliti penjagaan. Bagi fasiliti penjagaan, penyediaan BCP adalah penting untuk memastikan tindak balas yang lancar semasa penularan penyakit berjangkit atau bencana alam, dan untuk mempercepatkan pemulihan. Selain itu, terdapat juga kelebihan seperti insentif cukai, subsidi, sokongan kewangan, dan keutamaan dalam penerimaan vaksin. Mari kita sediakan BCP untuk bersiap siaga menghadapi keadaan darurat yang tidak dapat diramalkan bila ia akan berlaku.

Jika anda menghadapi kesulitan dalam penyediaan BCP atau tidak pasti bagaimana untuk melakukannya, adalah disarankan untuk berunding dengan peguam.

Firma Guaman Monolith adalah firma yang menggabungkan kepakaran dalam IT, khususnya undang-undang internet, dengan pengalaman luas dalam bidang hukum. Jika anda mempunyai sebarang kebimbangan mengenai BCP, sila hubungi kami tanpa ragu-ragu.

Langkah-langkah yang Disediakan oleh Firma Kami

Bidang perniagaan penjagaan kesihatan adalah industri yang dikawal oleh pelbagai undang-undang seperti Undang-Undang Insurans Penjagaan Kesihatan Jepun (Japanese Long-Term Care Insurance Act), Undang-Undang Kesejahteraan Warga Emas Jepun (Japanese Welfare of the Aged Law), dan Undang-Undang Syarikat Jepun (Japanese Companies Act). Firma Monolith Law Office telah berkhidmat sebagai penasihat undang-undang bagi Persatuan Perniagaan Penjagaan Kesihatan Nasional dan juga bagi penyedia perkhidmatan penjagaan kesihatan di seluruh prefektur di Jepun, dan memiliki pengetahuan serta pengalaman yang luas dalam undang-undang yang berkaitan dengan perniagaan penjagaan kesihatan.

Bidang yang ditangani oleh Monolith Law Office: Perundangan Korporat untuk IT dan Syarikat Permulaan[ja]