Apakah Kandungan yang Seharusnya Direka oleh Pengurus dalam Tatakelola Keluarga? Penjelasan Terperinci Mengenai Kaedah Pembinaan dan Pengurusan Operasi

Ramai pengurus syarikat yang telah mengetahui tentang kebaikan ‘Family Governance’ yang menjadi topik hangat kebelakangan ini dan sedang serius mempertimbangkan untuk merancang dan membina strukturnya.

Family Governance merupakan istilah umum untuk semua peraturan yang ditetapkan dengan tujuan untuk memastikan kemakmuran keluarga. Khususnya bagi pengurus syarikat, Family Governance adalah sesuatu yang sangat penting kerana ia berkait rapat dengan masa depan syarikat. Keberkesanan Family Governance bagi pengurus syarikat dijelaskan dengan terperinci dalam artikel ini.

Artikel berkaitan: Keberkesanan Family Governance bagi Pengurus Syarikat yang Semakin Mendapat Perhatian[ja]

Jika anda merasakan keperluan untuk membina governance, langkah seterusnya adalah memahami jenis peraturan apa yang perlu direka bentuk.

Artikel ini akan menjelaskan secara terperinci tentang langkah-langkah dalam merancang Family Governance dan kandungan peraturan yang perlu dibuat. Artikel ini juga akan membincangkan tentang perkara yang perlu diberi perhatian semasa proses reka bentuk dan pengurusan operasi selepas pembinaan, jadi sila gunakannya sebagai rujukan.

Gambaran Keseluruhan Reka Bentuk Tadbir Urus Keluarga

Apabila membina tadbir urus keluarga, ramai yang mungkin tidak pasti langkah apa yang perlu diambil atau apa yang perlu dibuat. Di sini, kami akan menjelaskan gambaran keseluruhan proses reka bentuk dan pembinaan tadbir urus keluarga.

Objektif dan Penyusunan Situasi Semasa dalam Family Governance

Pembinaan family governance dilakukan untuk menjelaskan nilai dan dasar keluarga, serta memastikan nilai-nilai ini diterapkan dan dipatuhi oleh seluruh anggota keluarga.

Penciptaan governance bukanlah tujuan akhir, tetapi merupakan alat untuk melindungi aset dan mengejar kemakmuran keluarga yang berkelanjutan di masa depan. Langkah pertama adalah menetapkan tujuan dan objektif keluarga yang diidamkan secara spesifik sejauh mungkin.

Setelah itu, kita akan mengkaji sistem peraturan tidak tertulis yang sudah ada di antara anggota keluarga pada masa kini. Dengan menyusun situasi semasa, kita dapat mengenal pasti jurang antara keadaan sekarang dan tujuan serta objektif yang ingin dicapai.

Kemudian, dengan mengenal pasti kekuatan keluarga yang terlihat dari situasi semasa, kita akan memulakan pembinaan governance untuk memperluaskan kekuatan tersebut dan mengatasi kekurangan yang ada.

Pelaksanaan Komunikasi

Untuk memastikan penghayatan tata kelola keluarga, sangat penting untuk menyediakan lingkungan yang memungkinkan komunikasi yang lancar. Jika nilai-nilai dan perspektif yang seharusnya disatukan dalam keluarga menjadi berpecah-belah, tata kelola keluarga yang telah dibangun dengan susah payah tidak akan berfungsi dengan baik.

Selain itu, hubungan yang menjadi renggang akibat kurangnya komunikasi dapat menjadi risiko dalam tata kelola itu sendiri.

Agar tata kelola yang telah dibangun dapat dimanfaatkan secara bersama, mari kita majukan keselarasan pemahaman sejak tahap awal pembuatan.

Penulisan Dokumen Peraturan Keluarga

Dalam pembuatan ‘peraturan’ yang menjadi tata kelola keluarga, kami menyediakan dokumen-dokumen berikut:

• Perlembagaan Keluarga
• Peraturan Keluarga
• Kontrak Harta Bersama Suami Isteri, Kontrak Pra-nikah
• Kontrak Pengawasan Sukarela, Kontrak Amanah, Kontrak Pengurusan Harta, dan lain-lain
• Wasiat, Kontrak Hadiah Kematian, dan lain-lain
• Kontrak Antara Pemegang Saham

Dokumen-dokumen keluarga sering kali dipertikaikan dari segi keabsahan hukumnya, oleh itu proses pembuatannya harus dilakukan dengan hati-hati. Dalam penulisan dokumen, libatkan pakar dan pastikan semua pihak yang terlibat memahami isi kandungan dokumen dengan betul.

Selain itu, dokumen penting harus dijadikan akta notari. Ini dapat meningkatkan keabsahan isi kandungan dan juga mencegah risiko kehilangan atau pemalsuan dokumen.

Pemurnian

Penting untuk membina tata kelola keluarga dengan asumsi bahawa ia tidak memerlukan pemurnian yang kerap. Biasanya, peraturan yang digunakan dalam bisnes diperbaharui secara berkala melalui siklus PDCA, dengan pemurnian yang disesuaikan mengikut keadaan.

Namun, dalam hal tata kelola keluarga, seringkali pemurnian menggunakan siklus PDCA ini tidak sesuai. Sebagai contoh, kontrak harta bersama pasangan biasanya ditandatangani sebelum perkahwinan, sehingga sukar untuk membuat perubahan walaupun kita menemui aspek yang perlu diperbaiki setelah penyerahan borang pendaftaran perkahwinan.

Di samping itu, hubungan dalam keluarga bersifat emosional dan tidak terbatas pada hubungan ekonomi seperti yang ada di lingkungan bisnes. Adalah sukar untuk menanamkan disiplin dalam keluarga yang sudah cukup sukar untuk diberikan peraturan, apatah lagi jika peraturan tersebut sering dan tidak teratur diubah, maka penyebaran tata kelola akan menjadi lebih rumit.

Untuk mengelakkan keperluan untuk membuat perubahan secara tidak teratur dalam jangka pendek setelah pembinaan, sangat penting untuk memastikan bahawa peraturan keluarga dibuat dengan baik sejak awal.

Dokumen yang Perlu Disediakan oleh Pengurus Semasa Mereka Mereka Bentuk Tata Kelola Keluarga

Ada banyak peraturan yang perlu dibuat semasa merancang tata kelola keluarga. Di sini, kami akan menjelaskan tentang dokumen penting yang wajib disediakan oleh pengurus tanpa gagal.

Perlembagaan Keluarga

Perlembagaan Keluarga adalah dokumen yang merangkumi falsafah, nilai-nilai, panduan tindakan, dan kriteria pengambilan keputusan sebuah keluarga, dan merupakan norma tertinggi dalam keluarga. Ia juga dikenali sebagai ajaran keluarga atau perlembagaan keluarga, dan menetapkan perkara-perkara berikut:

• Nilai-nilai yang diberi penekanan
• Standard tindakan
• Pemimpin keluarga
• Ahli mesyuarat pengurusan keluarga
• Sistem dan panduan pengurusan perniagaan
• Sistem dan panduan pengurusan dan pewarisan aset
• Peraturan asas pengurusan keluarga
• Cara menangani perselisihan
• Pendidikan

Setelah ditetapkan, Perlembagaan Keluarga biasanya tidak diubah. Ia menetapkan kandungan yang bersifat universal bagi keluarga dan membentuk pemahaman bersama mengenai arah yang harus diikuti.

Walaupun Perlembagaan Keluarga tidak mempunyai kuasa mengikat secara undang-undang, ia mempengaruhi dokumen-dokumen yang mempunyai kuasa mengikat secara undang-undang kerana statusnya sebagai norma tertinggi dalam keluarga. Selain itu, ia juga mungkin mempunyai kekuatan paksaan secara faktual melalui pengawasan bersama. Dalam proses pembinaannya, penting untuk berbincang dengan teliti dalam keluarga agar dapat mencapai persetujuan bersama.

Peraturan Keluarga

Peraturan Keluarga adalah penjabaran lebih lanjut dari isi Piagam Keluarga. Kami menyarankan agar isi peraturan mencerminkan sejarah perkembangan keluarga dan pemikiran para pemimpinnya agar aturan-aturan tersebut, termasuk Piagam Keluarga, dapat diterima melintasi generasi.

Peraturan Keluarga ditetapkan untuk mengatur disiplin dalam keluarga secara spesifik, sehingga perlu diperbaharui sesuai dengan perubahan waktu dan situasi yang berlaku. Oleh karena itu, baiknya menetapkan kesempatan untuk meninjau kembali isi peraturan setelah periode waktu tertentu telah berlalu.

Mengenai kekuatan mengikat secara hukum, Peraturan Keluarga tidak memiliki hal tersebut, sama seperti Piagam Keluarga. Namun, berdasarkan isi Peraturan Keluarga dan Piagam Keluarga, kita akan membentuk hubungan hukum yang konkret.

Perjanjian Harta Sepencarian & Perjanjian Pra-Nikah

Perjanjian harta sepencarian adalah kontrak yang dibuat oleh pasangan yang berencana untuk menikah sebelum perkawinan berlangsung. Ia menetapkan pembagian tugas rumah tangga dan pengasuhan anak, pengurusan harta, serta pembagian harta ketika berlaku perceraian.

Untuk penjelasan terperinci mengenai perjanjian harta sepencarian dalam tata kelola keluarga, sila rujuk artikel berkaitan yang akan kami terbitkan tidak lama lagi.

Artikel berkaitan: Akan diterbitkan dalam waktu dekat

Bagi individu yang bukan pemimpin keluarga tetapi ingin melangsungkan perkawinan, keputusan yang amat berhati-hati diperlukan. Penting untuk memastikan bahawa pasangan baru tidak akan membawa masalah yang tidak diingini kepada keluarga, oleh itu, perjanjian haruslah dirancang dengan teliti. Isi kandungan dan fokus perjanjian harta sepencarian mungkin berbeza bergantung pada posisi individu yang berkahwin dalam perniagaan keluarga.

Kontrak Pengawasan Sukarela, Kontrak Amanah, dan Kontrak Pengurusan Harta

Untuk bersiap siaga terhadap kemungkinan penurunan kemampuan membuat keputusan, penting untuk menetapkan kontrak pengawasan sukarela dan kontrak amanah. Selain itu, perlu juga mempertimbangkan penggunaan kontrak pengurusan harta apabila seseorang tidak lagi mampu mengurus dirinya sendiri.

Jika seorang pengurus perusahaan tidak lagi mampu melakukan tindakan hukum, hal ini dapat memberikan dampak yang signifikan kepada pemegang saham dan keluarga perusahaan. Oleh itu, sangat penting untuk menetapkan terlebih dahulu langkah-langkah yang akan diambil apabila kemampuan membuat keputusan seseorang menurun.

Lebih lanjut, bukan hanya bagi mereka yang bertanggung jawab atas keluarga, tetapi juga bagi individu yang memiliki aset yang signifikan atau yang terlibat secara mendalam dalam bisnis, mengambil langkah-langkah persiapan dengan menggunakan kontrak-kontrak tersebut adalah bermanfaat untuk menghadapi kemungkinan penurunan kemampuan membuat keputusan.

Wasiat

Untuk menghindari masalah dalam pewarisan harta, pembuatan wasiat adalah esensial. Bagi pengusaha, masalah pewarisan bisnis juga menjadi penting, sehingga wasiat menjadi lebih kritikal.

Untuk penjelasan terperinci mengenai wasiat dalam tata kelola keluarga, sila rujuk artikel terkait di bawah ini.

Artikel terkait: Akan diterbitkan dalam waktu dekat

Wasiat harus dibuat oleh setiap anggota keluarga, tidak hanya oleh kepala keluarga. Karena wasiat dapat ditulis ulang berkali-kali, sebaiknya semua anggota keluarga membuatnya sekali, kemudian secara berkala meninjau dan memperbaharui sesuai dengan situasi terkini. Bergantung pada posisi seseorang dalam bisnis keluarga, isi dan fokus wasiat mungkin berbeda.

Adapun untuk anak-anak, mereka yang berusia 15 tahun ke atas sudah dapat membuat wasiat. Wasiat harus dibuat oleh individu itu sendiri, jadi sebaiknya buatlah wasiat ketika anak mencapai usia 15 tahun.

Perjanjian Antara Pemegang Saham, Saham Berjenis & Penetapan Berdasarkan Individu

Jika anda mengendalikan perniagaan keluarga, anda akan menetapkan pengendalian saham melalui perjanjian antara pemegang saham. Peranan perjanjian antara pemegang saham adalah untuk mencegah penyebaran saham dan pengurusan yang tidak terkawal apabila melibatkan beberapa orang sebagai pemegang saham dalam perniagaan keluarga.

Perjanjian ini akan mengatur tentang pengambilan saham secara paksa, peraturan pembatasan pemindahan, dan pembatasan hak suara, di mana pemegang saham membuat peraturan bersama mengenai pengurusan dan pelupusan saham.

Bukan hanya melalui perjanjian antara pemegang saham, tetapi juga penggunaan saham berjenis dan penetapan berdasarkan individu dalam perlembagaan syarikat boleh digunakan untuk mengatur disiplin.

Ciri-ciri dan Perhatian dalam Perjanjian Antara Pemegang Saham dalam Tadbir Urus Keluarga

Dalam perniagaan keluarga, sering kali keluarga dan sanak saudara memiliki saham, dan apabila melindungi aset, reka bentuk perjanjian antara pemegang saham menjadi titik penting. Oleh itu, penting bagi pengurus untuk memahami perjanjian antara pemegang saham dengan mendalam ketika mereka merancang tadbir urus keluarga.

Di sini, kami akan menjelaskan ciri-ciri perjanjian antara pemegang saham dan apa yang perlu diperhatikan semasa pembuatannya.

Perkara Utama yang Ditentukan dalam Perjanjian Antara Pemegang Saham

Dalam merekabentuk perjanjian antara pemegang saham untuk tadbir urus keluarga, kami menetapkan peraturan mengenai perkara-perkara berikut:

• Larangan Pemindahan
• Pemberian Maklumat
• Penetapan Perkara Keputusan Mesyuarat Lembaga Pengarah
• Hak Veto
• Hak Penamaan dan Pemecatan Pegawai
• Dasar Dividen
• Pembelian Wajib
• Larangan Pekerjaan
• Penetapan Jumlah Pampasan
• Penetapan pada Waktu Pewarisan
• Sebab-sebab Pembatalan

Apabila menjalankan perniagaan keluarga, pengurusan dan penanganan saham melibatkan risiko yang lebih kompleks daripada biasa. Oleh itu, penting untuk mengantisipasi segala jenis masalah dan menetapkan peraturan yang sesuai dengan keluarga anda.

Ciri-ciri Reka Bentuk dan Operasi

Salah satu ciri utama perjanjian antara pemegang saham adalah fleksibilitas yang tinggi dalam kandungan perjanjian dan prosedur perubahan berbanding dengan saham jenis tertentu atau peruntukan personal. Sebagai contoh, saham jenis tertentu hanya boleh dikeluarkan mengikut kandungan yang ditetapkan oleh undang-undang. Peruntukan personal yang ditetapkan dalam perlembagaan syarikat juga terhad kepada perkara yang boleh diatur.

Sebaliknya, perjanjian hubungan pemegang saham adalah hasil daripada rundingan bebas antara pihak yang berkepentingan secara setara. Selagi kandungan perjanjian tidak bertentangan dengan undang-undang yang bersifat paksaan atau secara ketara tidak adil, keabsahannya diakui.

Selain itu, perubahan kepada kandungan perlembagaan atau saham jenis tertentu memerlukan prosedur yang ditetapkan oleh undang-undang syarikat. Namun, perubahan dalam perjanjian antara pemegang saham boleh dilakukan dengan mudah selagi ada persetujuan antara pihak yang terlibat dalam perjanjian tanpa prosedur khusus.

Dengan demikian, perjanjian antara pemegang saham dapat dikatakan sebagai sistem yang mudah digunakan dari segi fleksibilitas dalam reka bentuk dan operasi.

Ciri-ciri Kekuatan Hukum Ketika Pelanggaran

Salah satu kelemahan perjanjian antara pemegang saham adalah bahawa apabila terjadi pelanggaran terhadap perjanjian, kekuatan untuk menuntut tanggungjawab adalah lebih lemah berbanding dengan saham jenis tertentu atau peruntukan yang bersifat personal.

Tindakan syarikat yang dilakukan dengan melanggar perlembagaan syarikat atau prosedur mesyuarat pemegang saham jenis tertentu dapat menimbulkan keraguan terhadap kekuatan hukumnya. Pengarah yang melanggar boleh dipertanggungjawabkan atas pelanggaran kewajipan pengurusan yang baik, dan dalam beberapa kes, tindakan mereka boleh dihentikan.

Sebaliknya, perjanjian antara pemegang saham hanyalah sebuah kontrak biasa, oleh itu, tidak mungkin untuk mempertanyakan keabsahan atau tanggungjawab atas tindakan syarikat. Walaupun tanggungjawab ganti rugi dapat dituntut sebagai masalah ketidakpatuhan kontrak antara pihak-pihak yang terlibat, tidak mungkin untuk menuntut tanggungjawab yang lebih lanjut atau mengajukan tindakan penghentian. Oleh itu, dari sudut pandangan pemulihan bagi pihak yang perjanjiannya dilanggar atau pencegahan kerugian, menggunakan perlembagaan syarikat atau saham jenis tertentu dalam perancangan adalah lebih efektif.

Namun, dengan menetapkan penalti atas pelanggaran kontrak terlebih dahulu dalam perjanjian, adalah mungkin untuk mencari jalan penyelesaian ketika terjadi pelanggaran.

Perhatian Apabila Menjadikan Anak di Bawah Umur Sebagai Pewaris

Apabila anak di bawah umur dijadikan pewaris dan anak tersebut terlibat sebagai pihak dalam perjanjian antara pemegang saham, perlu diberikan perhatian khusus kepada hak pembatalan kontrak yang berkaitan dengan tindakan undang-undang oleh orang di bawah umur (Perkara 5 Undang-Undang Sivil Jepun).

Memindahkan saham kepada anak di bawah umur sendiri tidak menimbulkan masalah. Namun, apabila terlibat dalam perjanjian antara pemegang saham, kewajiban hukum akan timbul dan jika kontrak tersebut ditandatangani secara sembrono, hak pembatalan mungkin akan dilaksanakan.

Tentu saja, jika wali yang merupakan perwakilan hukum sah melakukan kontrak, maka kontrak tersebut akan berlaku efektif terhadap anak di bawah umur tersebut tanpa risiko pembatalan. Namun, jika wali yang terlibat dalam perjanjian antara pemegang saham tersebut, mereka akan menjadi wakil tanpa kuasa. Dalam situasi ini, perlu mendapatkan pelantikan wakil khusus dari Mahkamah Keluarga.

Aspek Penting Berkaitan dengan Pasangan Hidup

Apabila memindahkan saham kepada pasangan hidup, perlu berhati-hati agar hak pembatalan yang terdapat dalam kontrak antara pemegang saham tidak digunakan terhadap kontrak antara suami isteri (Artikel 754 dari Japanese Civil Code (民法) (tahun 1896)).

Jika sebelum perkahwinan sudah dijangka akan terlibat dalam perniagaan keluarga, butiran keterlibatan dalam bisnes harus ditetapkan dalam kontrak harta bersama pasangan (perjanjian pra-nikah). Jika perjanjian dibuat setelah perkahwinan, pastikan kontrak saham tersebut diatur dengan jelas agar tidak dianggap sebagai kontrak antara suami isteri.

Kaedah Pengurusan Operasi Tadbir Urus Keluarga bagi Pengurus

Untuk memastikan keberkesanan tadbir urus keluarga yang telah dibina, pengurusan operasi yang lancar adalah penting. Di sini, kami akan menerangkan secara ringkas tentang kaedah pengurusan operasi tadbir urus keluarga.

Pengendalian Badan Mesyuarat

Untuk menyebarkan tadbir urus keluarga yang telah dibina, komunikasi antara ahli keluarga adalah penting. Sebagai cara yang efektif untuk memfasilitasi komunikasi secara sadar, anda boleh menubuhkan dan mengendalikan badan mesyuarat. Bergantung pada skala keluarga dan keberadaan perniagaan keluarga, pertimbangkan bentuk badan mesyuarat seperti berikut:

• Memilih ahli yang akan menjadi anggota atau tidak
• Membuat badan mesyuarat yang membuat keputusan
• Membuat badan mesyuarat yang tidak mengikat keputusan, tetapi menyampaikan pendapat sebagai rujukan

Sebagai permulaan, cukup gunakan acara berkumpul semasa Tahun Baru sebagai mesyuarat untuk tadbir urus keluarga. Kemudian, secara beransur-ansur tambahkan elemen yang memberikan kesan pentingnya mesyuarat tersebut.

Pejabat Keluarga

Untuk menjadikan tadbir urus keluarga dan badan mesyuarat keluarga berfungsi sebagai sistem yang efektif, mengorganisasikan pejabat keluarga adalah cara yang berkesan. Pejabat keluarga memerlukan fungsi-fungsi berikut:

• Pengurusan, operasi, dan pewarisan aset
• Strategi perpajakan
• Strategi pelaburan
• Pencegahan dan penyelesaian konflik

Dengan menambahkan profesional di bidang-bidang di atas sebagai ahli, anda dapat menyelesaikan secara menyeluruh semua masalah yang dihadapi oleh pengurus dalam satu hentian. Ini adalah cara yang sangat efektif untuk mengurus dan mengendalikan tadbir urus keluarga dengan pasti.

Ringkasan: Untuk Masalah Tata Kelola Keluarga, Berundinglah dengan Peguam

Reka bentuk tata kelola keluarga bermula dengan menetapkan matlamat keluarga, dan dari situ, membina kandungan yang spesifik untuk merealisasikan ideal tersebut. Jika perubahan dilakukan terlalu kerap selepas pembinaan, akan menjadi sukar untuk menanamkan tata kelola dalam keluarga. Oleh itu, sangat penting untuk membina dengan teliti sambil berkomunikasi semasa peringkat reka bentuk.

Namun, reka bentuk tata kelola keluarga memerlukan penentuan perjanjian yang spesifik dalam pelbagai aspek, sambil mensimulasikan perkembangan masa depan. Selain itu, peraturan harus ditetapkan sedemikian rupa sehingga maknanya dapat lengkap dalam konteks dokumen tertulis.

Untuk menyelesaikan tata kelola keluarga dengan efektif dan memastikannya berfungsi, kami menyarankan mendapatkan nasihat dari peguam yang mahir dalam pelbagai bidang undang-undang.

Panduan Tindakan oleh Firma Kami

Firma Guaman Monolith adalah sebuah firma guaman yang memiliki kepakaran tinggi dalam IT, khususnya undang-undang internet dan hukum. Dalam memajukan tadbir urus keluarga, kadang kala terdapat keperluan untuk membuat kontrak. Firma kami menyediakan perkhidmatan pembuatan dan ulasan kontrak untuk pelbagai kes, dari syarikat yang tersenarai di Bursa Saham Tokyo Prime hingga kepada syarikat permulaan. Jika anda menghadapi kesulitan berkaitan kontrak, sila rujuk artikel di bawah ini.

Bidang yang ditangani oleh Firma Guaman Monolith: Pembuatan & Ulasan Kontrak, dan lain-lain[ja]