Cara dan Prosedur untuk Warga Asing Menubuhkan Syarikat Berhad di Jepun

Jepun, dengan persekitaran perniagaan inovatif dan pertumbuhan ekonomi yang stabil, merupakan negara yang menarik bagi usahawan seluruh dunia. Ramai pelabur asing dan usahawan melihat potensi besar dalam mengembangkan perniagaan di Jepun. Sistem perundangan Jepun secara aktif menerima penubuhan syarikat berhad oleh orang asing, namun prosedurnya adalah berdasarkan undang-undang Jepun yang spesifik dan sangat ketat.

Artikel ini bertujuan untuk memberi penerangan terperinci kepada orang asing yang mempertimbangkan penubuhan syarikat berhad di Jepun, dengan merujuk kepada sistem perundangan Jepun. Kami menyediakan maklumat yang boleh dipercayai berdasarkan undang-undang utama Jepun seperti Undang-Undang Syarikat Jepun, Undang-Undang Pendaftaran Perdagangan Jepun, Undang-Undang Pertukaran Asing dan Perdagangan Luar Jepun, Undang-Undang Sivil Jepun, serta Undang-Undang Pengurusan Imigresen dan Pengiktirafan Pelarian Jepun.

Panduan ini disusun dengan menjadikan subjek ayat jelas, mengelakkan penggunaan ayat pasif, dan menggunakan bahasa yang mudah sambil merujuk kepada peruntukan undang-undang yang spesifik, agar pembaca yang sedang belajar bahasa Jepun dan berbahasa Inggeris dapat memahaminya dengan lebih mudah. Kami bertujuan untuk membantu pembaca memahami keperluan perundangan yang kompleks dengan lebih mendalam dan menunjukkan jalan yang pasti untuk memudahkan penubuhan syarikat di Jepun.

Kelayakan dan Status Kediaman bagi Warga Asing yang Mendirikan Syarikat Berhad (Kabushiki Kaisha) di Jepun

Prinsip Penubuhan Syarikat oleh Warga Asing di Jepun

Sistem perundangan Jepun membenarkan warga asing, sama seperti warga Jepun, untuk menubuhkan syarikat berhad di dalam negara. Undang-Undang Syarikat Jepun (Undang-Undang No. 86 tahun Heisei 17 (2005)) mengatur tentang penubuhan, organisasi, pengurusan, dan operasi syarikat tanpa mengenakan sebarang sekatan berdasarkan kewarganegaraan. Artikel 1 Undang-Undang Syarikat Jepun menyatakan, “Kecuali ada peruntukan khusus dalam undang-undang lain, penubuhan, organisasi, pengurusan, dan operasi syarikat akan diatur oleh undang-undang ini.” Selanjutnya, Artikel 25, Perenggan 2 Undang-Undang Syarikat Jepun menetapkan bahawa “Setiap pengasas harus mengambil sekurang-kurangnya satu saham pada masa penubuhan syarikat,” tanpa ada peraturan khusus mengenai kewarganegaraan pengasas.

Dahulu, salah satu syarat yang ditetapkan adalah bahawa sekurang-kurangnya satu daripada pengarah perwakilan harus menetap di Jepun. Namun, Kementerian Kehakiman Jepun telah memansuhkan syarat ini melalui notis pada 16 Mac 2015. Kini, semua pengarah perwakilan boleh menetap di luar negara dan masih boleh mengajukan permohonan untuk pendaftaran penubuhan syarikat di Jepun. Perubahan ini bermakna bahawa penubuhan badan hukum kini mungkin dilakukan walaupun para pelabur dan pegawai tidak menetap di Jepun.

Pemansuhan syarat tempat tinggal pengarah perwakilan ini menunjukkan niat politik yang jelas dari Jepun untuk menjadi negara yang lebih mudah diakses oleh pelabur dan usahawan asing. Perubahan ini telah mencipta kelebihan besar bagi warga asing yang menetap di luar negara untuk menubuhkan syarikat di Jepun tanpa perlu berpindah ke Jepun atau mencari rakan kongsi penubuhan yang menetap di Jepun. Ini meningkatkan fleksibiliti dalam perluasan perniagaan awal dan dianggap akan menyumbang kepada penarikan bakat dan modal global. Namun, fleksibiliti hukum ini datang bersama dengan cabaran praktikal. Sebagai contoh, bagi syarikat yang hanya terdiri daripada penduduk luar negara, membuka akaun korporat di dalam Jepun boleh menjadi sangat sukar, sehingga digambarkan sebagai ‘dinding yang harus dihadapi’. Ini kerana bank-bank cenderung mencari wakil yang memiliki kedudukan fizikal di Jepun dan mudah dihubungi, dari sudut pandangan pencegahan pengubahan wang haram dan pengesahan identiti. Oleh itu, walaupun penubuhan syarikat secara hukum adalah mungkin, mendapatkan akaun bank yang menjadi asas operasi perniagaan sering memerlukan bantuan dari rakan kerjasama yang menetap di Jepun atau pakar, yang merupakan aspek praktikal penting yang perlu diperhatikan.

Keperluan dan Kepentingan Visa Pengurusan & Pengelolaan di Jepun

Bagi warga asing yang ingin tinggal di Jepun untuk jangka masa sederhana hingga panjang dan mengurus serta mengelola syarikat yang mereka dirikan, status kediaman tertentu diperlukan. Status kediaman yang paling umum untuk tujuan ini adalah visa ‘Pengurusan & Pengelolaan’. Untuk mendapatkan status kediaman ini, beberapa syarat utama perlu dipenuhi.

Antara syarat utama adalah keperluan skala perniagaan, di mana syarikat harus mempekerjakan sekurang-kurangnya dua orang pekerja sepenuh masa, atau memiliki modal berbayar atau jumlah pelaburan sebanyak 5 juta yen atau lebih. Selain itu, syarikat juga harus mempunyai premis perniagaan yang tetap, seperti pejabat atau kedai yang berasingan dan diperlukan untuk operasi perniagaan. Pejabat maya atau pejabat dengan kontrak jangka pendek mungkin tidak diterima kerana dianggap tidak memiliki kesinambungan. Tambahan pula, kesinambungan dan kestabilan perniagaan yang baru, serta kemampuan pengurusan pemohon akan dinilai. Untuk membuktikan ini, rancangan perniagaan yang terperinci adalah penting.

Visa untuk kunjungan jangka pendek, visa tinggal keluarga, dan visa pelajar tidak membenarkan individu terlibat dalam aktiviti pengurusan perniagaan sambil mendapatkan gaji di Jepun. Warga asing yang memiliki status kediaman tersebut dan ingin mengurus syarikat perlu menjalani proses perubahan ke visa ‘Pengurusan & Pengelolaan’. Sebaliknya, warga asing dengan status kediaman seperti ‘Penduduk Tetap’, ‘Pasangan Warga Jepun’, ‘Pasangan Penduduk Tetap’, atau ‘Penduduk Tetap’ tidak mempunyai sekatan aktiviti dan boleh mendirikan serta mengurus syarikat tanpa memerlukan visa ‘Pengurusan & Pengelolaan’.

Informasi yang menyatakan bahawa pendirian syarikat boleh dilakukan tanpa mengira kewarganegaraan atau tempat tinggal, dan informasi yang menyatakan bahawa aktiviti pengurusan memerlukan status kediaman tertentu, mungkin kelihatan bertentangan pada pandangan pertama. Namun, ini menunjukkan bahawa ‘tindakan mendirikan entiti korporat’ dan ‘tindakan mengoperasikan korporat tersebut di dalam Jepun’ adalah subjek kepada peraturan yang berbeza di bawah undang-undang Jepun. Pemisahan ini mempunyai makna penting bagi usahawan asing. Pertama, seseorang boleh mendirikan syarikat di Jepun dan memperoleh personaliti korporatnya walaupun berada di luar negara. Namun, untuk mengurus syarikat tersebut di dalam Jepun dan mendapatkan gaji, perlu mendapatkan status kediaman ‘Pengurusan & Pengelolaan’ yang ditetapkan oleh Agensi Pengurusan Imigresen dan Kediaman Jepun. Oleh itu, banyak usahawan asing perlu memajukan permohonan visa ‘Pengurusan & Pengelolaan’ bersamaan dengan proses pendirian syarikat atau selepas pendirian syarikat. Memahami proses dua tahap ini adalah kunci kejayaan perniagaan di Jepun. Terutamanya, walaupun undang-undang syarikat Jepun membenarkan modal minimum serendah satu yen, keperluan praktikal untuk mendapatkan visa ‘Pengurusan & Pengelolaan’ adalah modal berbayar sebanyak 5 juta yen, jadi perancangan kewangan yang mempertimbangkan aspek ini adalah sangat penting.

Pengesahan Tempat Perniagaan

Sebagai syarat untuk mendapatkan visa ‘Pengurusan & Pengendalian’, anda dikehendaki untuk mengesahkan tempat perniagaan yang bebas untuk menjalankan aktiviti perniagaan. Menggunakan pejabat maya, pejabat sewaan, atau alamat kediaman sebagai alamat pendaftaran sering dianggap tidak mempunyai entiti sebenar dan biasanya sukar diterima. Adalah lebih baik untuk mendaftarkan alamat pejabat yang mempunyai kontrak sewa yang sah.

Agensi Pengurusan Imigresen dan Kediaman Kementerian Kehakiman Jepun menganggap keberadaan asas perniagaan fizikal sebagai penting dalam menilai kesinambungan dan kestabilan perniagaan. Ini mencerminkan niat dasar pengurusan imigresen Jepun untuk mencegah penubuhan syarikat kertas dan menyokong usahawan asing yang benar-benar ingin dan mampu menjalankan perniagaan di Jepun. JETRO (Pertubuhan Penggalakan Perdagangan Jepun) menawarkan pejabat berperabot yang boleh digunakan secara percuma selama 50 hari jika memenuhi syarat, tetapi ini hanya untuk penggunaan sementara dan akhirnya, tempat perniagaan yang stabil diperlukan. Oleh itu, dari peringkat perancangan perniagaan, pengesahan tempat perniagaan yang sesuai adalah elemen penting yang berkaitan langsung dengan kejayaan atau kegagalan dalam mendapatkan visa.

Aliran Asas dan Persiapan Awal Penubuhan Syarikat Berhad di Jepun

Penentuan Perkara Asas Penubuhan Syarikat

Untuk menubuhkan syarikat berhad di Jepun, langkah pertama yang perlu diambil adalah menentukan perkara asas yang akan dicatatkan dalam anggaran dasar syarikat, yang dianggap sebagai ‘perlembagaan’ syarikat. Perkara-perkara ini merupakan teras syarikat dan memerlukan kos serta usaha yang besar untuk diubah kemudian hari, oleh itu, penting untuk membuat keputusan dengan berhati-hati.

Nama perdagangan adalah nama syarikat. Artikel 6, Perenggan 2 Undang-Undang Syarikat Jepun (Japanese Companies Act) mengatur bahawa “syarikat harus menggunakan perkataan ‘syarikat berhad’, ‘syarikat persekutuan’, ‘syarikat komanditer’ atau ‘syarikat gabungan’ dalam nama perdagangan mereka mengikut jenis syarikat,” yang mewajibkan penggunaan perkataan ‘syarikat berhad’ dalam nama perdagangan. Objektif perniagaan adalah kandungan aktiviti perniagaan yang akan dilakukan oleh syarikat. Artikel 27 Undang-Undang Syarikat Jepun mewajibkan pencatatan ‘objektif’ dalam anggaran dasar. Syarikat hanya boleh beroperasi dalam lingkup objektif perniagaan yang dicatatkan dalam anggaran dasar. Biasanya, objektif perniagaan ditetapkan dengan luas untuk mempertimbangkan aktiviti perniagaan yang mungkin dilakukan di masa depan. Lokasi pejabat utama adalah lokasi pejabat utama syarikat. Anggaran dasar harus mencatatkan lokasi hingga ke divisi administratif minimum (contoh: Tokyo Metropolis), dan alamat spesifik ditentukan dalam ‘dokumen penentuan lokasi pejabat utama’ yang terpisah, yang memungkinkan pengurangan biaya pendaftaran perubahan lokasi di masa depan. Modal syarikat adalah nilai harta yang disumbangkan pada waktu penubuhan syarikat. Artikel 27 Undang-Undang Syarikat Jepun mewajibkan pencatatan ‘nilai harta yang disumbangkan pada waktu penubuhan atau jumlah minimumnya’ dalam anggaran dasar. Walaupun menurut Undang-Undang Syarikat Jepun penubuhan syarikat boleh dilakukan dengan modal serendah 1 yen, modal sekurang-kurangnya 5 juta yen adalah syarat substantif yang sebenarnya untuk mendapatkan visa ‘pengurusan & pengelolaan’. Pengasas adalah orang yang menyumbang modal pada waktu penubuhan syarikat. Pengasas boleh terdiri daripada satu orang atau beberapa orang. Sebagai susunan pegawai, anda akan memilih pegawai seperti pengarah dan pengarah perwakilan. Warga asing juga boleh menjadi pegawai.

Penentuan perkara asas bukan sekadar memenuhi keperluan pendaftaran, tetapi juga merupakan keputusan strategik yang mempengaruhi potensi masa depan perniagaan dan kemungkinan mendapatkan visa. Khususnya, objektif perniagaan menentukan skop pengembangan perniagaan masa depan dan juga mempengaruhi keperluan untuk mendapatkan kebenaran atau lesen. Selain itu, terdapat perbezaan antara jumlah minimum modal syarikat yang ditetapkan oleh Undang-Undang Syarikat Jepun dan syarat substantif untuk mendapatkan visa pengurusan & pengelolaan, oleh itu, pengusaha asing perlu merancang permodalan dengan mempertimbangkan syarat yang terakhir. Ini menunjukkan bahawa terdapat dua halangan praktikal yang tidak kelihatan hanya melalui teks undang-undang. Objektif perniagaan yang sesuai dan modal yang mencukupi adalah penting bukan hanya untuk penubuhan syarikat tetapi juga untuk pengurusan perniagaan yang berterusan dan pemeliharaan status kediaman yang stabil.

Penyediaan Anggaran Dasar dan Pengesahan oleh Notaris

Anggaran dasar adalah dokumen yang menetapkan peraturan asas mengenai organisasi dan pengurusan syarikat, dan setara dengan ‘perlembagaan’ syarikat. Penyediaan anggaran dasar adalah syarat wajib untuk penubuhan syarikat berhad. Anggaran dasar harus mencatatkan perkara-perkara yang wajib seperti objektif, nama perdagangan, lokasi pejabat utama, nilai harta yang disumbangkan pada waktu penubuhan atau jumlah minimumnya, serta nama atau nama pengasas dan alamat mereka. Artikel 27 Undang-Undang Syarikat Jepun menetapkan perkara yang harus dicatatkan dalam anggaran dasar syarikat berhad.

Anggaran dasar syarikat berhad di Jepun tidak akan berkuat kuasa tanpa pengesahan oleh notaris. Proses pengesahan di pejabat notaris adalah perlu. Artikel 30, Perenggan 1 Undang-Undang Syarikat Jepun menyatakan bahawa “anggaran dasar yang disebutkan dalam Artikel 26, Perenggan 1 tidak akan berkuat kuasa tanpa pengesahan oleh notaris.” Pengesahan anggaran dasar memerlukan bayaran setem pendapatan (40,000 yen, tetapi tidak diperlukan untuk anggaran dasar elektronik) dan yuran pengesahan (antara 30,000 hingga 50,000 yen, bergantung pada jumlah modal syarikat).

Apabila menyertakan dokumen yang disediakan dalam bahasa asing dalam permohonan pendaftaran, prinsipnya adalah perlu menyertakan terjemahan dalam bahasa Jepun untuk semua dokumen tersebut. Sebagai contoh, apabila menggunakan sijil pengesahan tanda tangan yang disediakan dalam bahasa asing di Jepun, perlu menyertakan terjemahan penuh dalam bahasa Jepun.

Penyediaan dan pengesahan anggaran dasar adalah bahagian dalam proses penubuhan syarikat yang memerlukan ketelitian hukum yang tinggi. Ketiadaan atau kekurangan dalam mencatatkan perkara-perkara wajib boleh menyebabkan anggaran dasar menjadi tidak sah. Selain itu, pengesahan oleh notaris adalah prosedur penting yang menjamin keaslian anggaran dasar. Apabila orang asing melaksanakan proses ini, mereka akan menghadapi beberapa halangan seperti keperluan untuk penulisan yang tepat dalam bahasa Jepun, pemahaman terhadap sistem hukum Jepun, dan terjemahan dokumen-dokumen dalam bahasa asing. Kompleksitas ini menunjukkan bahawa mendapatkan bantuan daripada pakar (seperti juru tulis mahkamah atau juru tulis pentadbiran) sangat berguna untuk memperlancar prosedur dan memastikan penubuhan yang pasti. Fakta bahawa penggunaan anggaran dasar elektronik membebaskan dari bayaran setem pendapatan menambah lagi manfaat penggunaan pakar dari segi pengurangan kos.

Pembayaran Modal Syer dan Sijil Pembayaran di Bawah Undang-Undang Syarikat Jepun

Keperluan Akaun Pembayaran Modal Syer

Modal syer yang diperlukan untuk penubuhan syarikat harus dibayar ke dalam akaun yang ditetapkan oleh pengasas di bank atau institusi kewangan lain yang diatur di bawah undang-undang perbankan Jepun. Akaun bank ini boleh menggunakan akaun cawangan domestik bank asing di Jepun, selagi bank tersebut mendapat kelulusan dari Perdana Menteri Jepun. Walau bagaimanapun, akaun cawangan luar negara bank asing tidak boleh digunakan untuk pembayaran modal syer.

Pembayaran modal syer dilakukan ke dalam akaun peribadi pengasas kerana akaun bank syarikat belum dibuka pada masa penubuhan. Jika terdapat beberapa pengasas, cukup dengan menggunakan akaun peribadi salah seorang daripada mereka. Jika akaun bank pengasas berada di luar negara atau pembayaran dibuat dari luar negara, tidak boleh menggunakan akaun tersebut secara langsung kerana ia bukan akaun yang diatur di bawah undang-undang perbankan Jepun. Jika mata wang asing digunakan untuk pembayaran dari luar negara, sijil kadar pertukaran mata wang diperlukan untuk membuktikan jumlah modal syer yang dibayar dalam yen Jepun. Sila minta institusi kewangan tempat akaun anda untuk mengeluarkan sijil tersebut.

Pembayaran modal syer boleh menjadi halangan praktikal khususnya bagi usahawan asing. Secara legal, cukup dengan pembayaran ke dalam akaun peribadi pengasas, tetapi seringkali sukar bagi pengasas yang tinggal di luar negara untuk membuka akaun bank di dalam Jepun terlebih dahulu, dan prinsipnya akaun bank asing tidak diterima. Oleh itu, menurut Notis Kementerian Kehakiman Jepun No. 41 (bertarikh 17 Mac 2017), jika semua pengasas dan direktur pada masa penubuhan tidak mempunyai alamat di Jepun, pembayaran modal syer boleh dilakukan ke dalam akaun kolaborator di Jepun dengan surat kuasa dari pengasas. Dalam kes ini, kolaborator boleh menjadi direktur pada masa penubuhan dan kemudian meletak jawatan. Ini merupakan kebijaksanaan praktikal yang mengisi celah dalam sistem perundangan dan salah satu solusi konkret yang boleh disediakan oleh pakar. Kebutuhan sijil kadar pertukaran mata wang menunjukkan beban administratif tambahan yang berkaitan dengan penghantaran wang antarabangsa, memerlukan perhatian terperinci.

Penyediaan dan Penyertaan Sijil Pembayaran

Berdasarkan Artikel 34(1) Undang-Undang Syarikat Jepun, pengasas harus segera membayar jumlah penuh wang yang berkaitan dengan sumbangan untuk saham yang diterima pada masa penubuhan syarikat.

Setelah pembayaran modal syer selesai, direktur perwakilan akan membuat sijil pembayaran. Sijil ini akan mencatat jumlah pembayaran, jumlah saham yang dikeluarkan, tarikh pembayaran, dan maklumat akaun bank tempat pembayaran dilakukan, serta melampirkan salinan buku bank (muka depan, belakang, dan halaman di mana pembayaran dicatat). Jika pembayaran dilakukan sebelum tarikh pembuatan perlembagaan, ia masih boleh digunakan sebagai sijil pembayaran selagi diakui sebagai sumbangan untuk penubuhan tersebut.

Sijil pembayaran adalah dokumen penting yang secara resmi membuktikan bahawa modal syer telah dibayar ke dalam syarikat. Penyediaan dan penyertaannya merupakan syarat pendaftaran perniagaan dan menjamin bahawa penubuhan syarikat dilakukan secara sah. Terutamanya bagi usahawan asing, sumber dana dan laluan penghantaran mungkin menjadi kompleks, jadi mendapatkan bukti yang jelas dari bank (salinan buku bank, sijil kadar pertukaran mata wang, dll) sangat penting. Ini memudahkan pengesahan keabsahan dana dalam pemeriksaan pendaftaran dan audit fiskal yang akan datang.

Perlantikan dan Pendaftaran Pegawai Eksekutif di Jepun

Kelayakan Pengangkatan Warga Asing sebagai Eksekutif Syarikat di Jepun

Tanpa mengira kewarganegaraan, warga asing boleh dilantik sebagai pengarah atau eksekutif lain di syarikat Jepun jika diputuskan dalam mesyuarat agung pemegang saham. Tempat tinggal juga tidak menjadi halangan, membolehkan warga asing yang menetap di Jepun dan juga mereka yang tinggal di luar negara untuk menjadi eksekutif syarikat di Jepun.

Walau bagaimanapun, warga asing yang menetap di Jepun dan beraktiviti sebagai eksekutif dengan mendapatkan gaji perlu memiliki status kediaman seperti ‘Penduduk Tetap’, ‘Pasangan Warga Jepun dan lain-lain’, ‘Penduduk Jangka Panjang’, atau ‘Pengurusan & Pentadbiran’. Bagi visa kerja seperti ‘Teknikal, Pengetahuan Kemanusiaan & Perniagaan Antarabangsa’, perlu ada pengesahan skop kerja dan jika dianggap berkaitan dengan pengurusan & pentadbiran, perubahan visa mungkin diperlukan.

Walaupun terdapat kebebasan dalam pengangkatan eksekutif, warga asing yang ingin ‘beraktiviti’ di dalam Jepun perlu mematuhi sekatan status kediaman. Warga asing yang tinggal di luar negara boleh menjadi eksekutif, tetapi untuk menjalankan aktiviti pengurusan sebenar di Jepun, mereka perlu mendapatkan visa yang sesuai. Ini bermakna perlu ada kesesuaian antara status sebagai eksekutif di bawah Undang-Undang Syarikat Jepun dan kebenaran aktiviti di bawah Undang-Undang Imigresen dan Pengurusan Kemasukan Jepun, yang merupakan dua bidang undang-undang yang berbeza. Khususnya, warga asing yang tinggal dengan visa kerja dan dilantik sebagai eksekutif mungkin melampaui skop aktiviti yang dibenarkan oleh status kediaman mereka, yang boleh mempengaruhi pembaharuan visa di masa depan, oleh itu, berunding dengan pakar terlebih dahulu adalah langkah yang bijak.

Sijil Pengesahan Tandatangan sebagai Pengganti Sijil Pengesahan Inkan di Jepun

Secara umumnya, sijil pengesahan inkan diperlukan bagi pengasas syarikat atau pengarah pada masa penubuhan syarikat. Namun, warga asing yang tidak berdaftar sebagai penduduk di Jepun tidak boleh memperoleh sijil pengesahan inkan. Dalam situasi ini, sijil pengesahan tandatangan (sijil pengesahan signatur) atau akuan bersumpah yang mengesahkan tandatangan boleh digunakan sebagai pengganti. Sijil pengesahan tandatangan adalah dokumen yang membuktikan bahawa tandatangan pemohon memang dilakukan di hadapan konsul atau pejabat yang berkenaan.

Sijil pengesahan tandatangan biasanya diterima jika ia dikeluarkan oleh pihak berkuasa negara asal (seperti agensi kerajaan, kedutaan, atau konsulat). Jika negara asal tidak mempunyai sistem sijil pengesahan tandatangan atau terdapat keadaan tertentu, sijil yang dikeluarkan oleh pejabat notari Jepun atau agensi kerajaan negara tempat tinggal juga mungkin diterima. Sijil pengesahan tandatangan yang dikeluarkan dalam bahasa asing harus disertakan dengan terjemahan lengkap dalam bahasa Jepun.

Walaupun tiada peruntukan langsung mengenai sijil pengesahan tandatangan dalam Undang-Undang Pendaftaran Komersial Jepun, arahan dari Kementerian Kehakiman Jepun (contoh: Arahan No. 100 bertarikh 28 Jun 2016 (Heisei 28) dan Arahan No. 15 bertarikh 10 Februari 2017 (Heisei 29)) telah menjelaskan cara penanganan sijil pengesahan tandatangan bagi warga asing. Sijil pengesahan inkan merupakan cara pengesahan identiti yang sangat penting dalam amalan perniagaan Jepun, tetapi ini tidak biasa bagi warga asing, terutama mereka yang tinggal di luar negara. Sijil pengesahan tandatangan berfungsi untuk menutup jurang ini. Fakta ini menunjukkan ciri khas sistem perundangan Jepun di mana kerangka dasar ditetapkan oleh undang-undang, tetapi operasi praktikal terperinci dilengkapkan melalui arahan dan panduan administratif dari Kementerian Kehakiman. Ini bermakna, usahawan asing perlu mahir bukan sahaja dalam peruntukan undang-undang tetapi juga dalam amalan administratif dan arahan terkini. Pakar kami memastikan pemahaman yang tepat terhadap arahan ini dan menyediakan dokumen yang sesuai untuk menjamin proses pendaftaran yang lancar.

Perhatian Terhadap Penulisan Nama dalam Pendaftaran Perniagaan di Jepun

Dalam rekod pendaftaran, nama orang asing tidak boleh ditulis dalam bahasa asing secara prinsipnya. Oleh itu, nama tersebut perlu didaftarkan dalam tulisan Katakana. Tidak ada ruang yang disediakan antara nama keluarga dan nama diri, dan perlu menggunakan tanda ‘、’, ‘・’, atau menulis nama keluarga dan nama diri secara berterusan. Bagi orang asing dari negara yang menggunakan aksara Kanji, pendaftaran menggunakan aksara Kanji yang digunakan di Jepun juga adalah mungkin.

Mulai 1 April 2024 (2024), untuk pendaftaran hartanah yang pemiliknya adalah individu asing, selain penulisan nama dalam Katakana Jepun, penulisan nama dalam huruf Rom juga diperlukan bersama-sama dengan maklumat yang membuktikan ejaan nama dalam huruf Rom tersebut. Ini bertujuan untuk memudahkan pengesahan identiti dengan memastikan kesesuaian antara maklumat pendaftaran dengan dokumen pengesahan resmi seperti pasport. Walau bagaimanapun, kewajiban penulisan nama dalam huruf Rom ini hanya terbatas pada individu asing yang memiliki hartanah, dan tidak berlaku untuk badan hukum asing. Dalam pendaftaran perniagaan, disarankan untuk menyediakan penulisan nama dalam Katakana dan huruf Alfabet secara bersamaan (contoh: マイケル・オカモト). Adalah penting untuk menyelaraskan penulisan nama dalam semua dokumen seperti borang permohonan pendaftaran, surat persetujuan pengangkatan, borang pemberitahuan cap jari, dan sijil cap jari untuk mengelakkan pembetulan.

Peraturan penulisan nama orang asing mencerminkan usaha sistem pendaftaran Jepun untuk menyesuaikan diri dengan internasionalisasi. Walaupun prinsip penulisan tradisional dalam Katakana dipertahankan, pengenalan penulisan nama dalam huruf Rom dalam pendaftaran hartanah merupakan langkah untuk memenuhi dua tuntutan: pengesahan identiti yang lebih ketat dan peningkatan kemudahan internasional. Dalam pendaftaran perniagaan, penulisan nama dalam huruf Alfabet juga disarankan dalam praktik, yang mungkin menunjukkan arah perubahan undang-undang di masa depan. Para pengusaha asing perlu memahami dengan tepat peraturan penulisan nama ini dan menjaga konsistensi penulisan nama dalam semua dokumen yang diserahkan untuk memastikan proses pendaftaran berjalan lancar.

Surat Persetujuan Penunjukan dan Minit Mesyuarat Agung Pemegang Saham di Jepun

Apabila seorang pegawai ingin memulakan tugasnya, diperlukan surat persetujuan penunjukan yang membuktikan bahawa pegawai tersebut telah bersetuju untuk menerima penunjukan. Pemilihan pengarah dan pegawai lain dilakukan melalui resolusi Mesyuarat Agung Pemegang Saham. Oleh itu, minit Mesyuarat Agung Pemegang Saham juga diperlukan sebagai dokumen lampiran untuk permohonan pendaftaran. Minit mesyuarat bagi Mesyuarat Agung Pemegang Saham atau mesyuarat lembaga pengarah boleh disediakan dalam bahasa Inggeris, namun dalam praktik pendaftaran di Jepun, mungkin diperlukan terjemahan dalam bahasa Jepun.

Surat persetujuan penunjukan dan minit Mesyuarat Agung Pemegang Saham merupakan dokumen asas yang membuktikan proses pengambilan keputusan syarikat telah dilaksanakan secara sah. Dokumen-dokumen ini menunjukkan bahawa pemilihan pegawai dilakukan berdasarkan kehendak pemegang saham dan memastikan ketelusan tadbir urus syarikat. Apabila orang asing terlibat, halangan bahasa atau perbezaan budaya boleh menyebabkan kesulitan dalam penyediaan dan pemahaman kandungan dokumen ini. Khususnya, pemilihan bahasa untuk minit mesyuarat (penyediaan dalam bahasa Inggeris dan penyediaan terjemahan dalam bahasa Jepun) memerlukan pertimbangan keseimbangan antara fleksibiliti praktikal dan keperluan undang-undang.

Permohonan Pendaftaran Penubuhan Syarikat ke Pejabat Pendaftaran Jepun

Persiapan dan Penyerahan Permohonan Pendaftaran

Sebuah syarikat secara sah ditubuhkan di Jepun dengan mengemukakan permohonan pendaftaran penubuhan syarikat ke Pejabat Pendaftaran. Permohonan pendaftaran mesti dibuat secara bertulis dan borang permohonan harus mengandungi nama dan alamat pemohon, nama dagang, alamat pejabat utama, dan nama serta alamat wakil syarikat, sebab pendaftaran, perkara yang perlu didaftarkan, dan jumlah cukai pendaftaran. Pemohon atau wakil atau ejen mereka mesti menandatangani dan mengesahkan borang permohonan. Artikel 17, Perenggan 2, Undang-Undang Pendaftaran Komersial Jepun (Japanese Commercial Registration Law) menetapkan secara terperinci perkara yang perlu dicatat dalam borang permohonan. Bagi warga asing yang mengemukakan permohonan pendaftaran, cukup dengan tandatangan sahaja, tetapi perlu disertakan sijil pengesahan dari pihak berkuasa negara asal yang membuktikan tandatangan tersebut adalah milik mereka.

Borang permohonan pendaftaran harus disertakan dengan dokumen-dokumen seperti perlembagaan syarikat yang telah disahkan oleh notaris, surat persetujuan pengambilan jawatan oleh pengarah pada masa penubuhan, dokumen yang membuktikan pembayaran modal syarikat (sertifikat pembayaran), dan borang pendaftaran cap syarikat. Artikel 18, Undang-Undang Pendaftaran Komersial Jepun mewajibkan penyerahan dokumen yang membuktikan kuasa ejen jika permohonan dibuat melalui ejen. Selain itu, Artikel 19, Undang-Undang Pendaftaran Komersial Jepun mewajibkan penyerahan surat kebenaran dari pihak berkuasa atau salinan yang disahkan jika pendaftaran melibatkan perkara yang memerlukan kebenaran dari pihak berkuasa. Dokumen-dokumen yang disediakan dalam bahasa asing harus disertakan dengan terjemahan dalam bahasa Jepun.

Pendaftaran komersial dan korporat boleh dilakukan secara dalam talian. Dalam permohonan dalam talian, maklumat borang permohonan dibuat, maklumat dokumen lampiran disertakan, dan data permohonan dihantar. Tandatangan elektronik dari pemohon atau ejen mereka diperlukan. Pendaftaran penubuhan syarikat adalah langkah akhir dalam menetapkan kewujudan syarikat secara sah dan merupakan prosedur yang paling ketat. Ketidaklengkapan dalam maklumat borang permohonan atau dokumen lampiran boleh menyebabkan penolakan pendaftaran berdasarkan Artikel 24, Undang-Undang Pendaftaran Komersial Jepun, oleh itu ketepatan yang sangat tinggi diperlukan. Proses ini berdasarkan prinsip asas yang menyatakan bahawa sistem pendaftaran komersial Jepun bertujuan untuk memelihara kepercayaan terhadap nama dagang dan syarikat serta menyumbang kepada keselamatan dan kelancaran transaksi (Artikel 1, Undang-Undang Pendaftaran Komersial Jepun). Dalam beberapa tahun kebelakangan ini, pengenalan permohonan dalam talian telah menyumbang kepada peningkatan kecekapan dan kemudahan prosedur, tetapi juga membawa keperluan teknikal baru seperti persiapan tandatangan elektronik. Usahawan asing harus memahami keperluan ketat ini dan mendapatkan sokongan daripada pakar jika perlu untuk mencapai pendaftaran yang lancar.

Penyelesaian Pendaftaran dan Penubuhan Syarikat

Setelah mengemukakan permohonan pendaftaran ke Pejabat Pendaftaran yang berkenaan, pendaftaran syarikat biasanya akan selesai dalam masa kira-kira dua minggu, dan syarikat secara sah ditubuhkan dan boleh memulakan perniagaan. Setelah pendaftaran selesai, syarikat boleh mendapatkan Sijil Pendaftaran Syarikat (Sijil Semua Perkara Sejarah). Ini adalah dokumen penting yang mengesahkan kewujudan syarikat secara rasmi.

Penyelesaian pendaftaran bermakna syarikat telah memperoleh personaliti undang-undang dan boleh memulakan aktiviti sebagai entiti yang berdiri sendiri. Ini bukan sekadar penamat prosedur, tetapi juga merupakan momen penting di mana syarikat boleh mengadakan kontrak, memiliki harta, dan menjadi pihak dalam tindakan undang-undang, serta memikul hak dan kewajipan undang-undang. Hanya pada saat ini, proses penubuhan syarikat dapat dikatakan selesai secara sah.

Notifikasi dan Kewajipan Selepas Penubuhan Syarikat di Jepun

Pemberitahuan kepada Pejabat Cukai di Jepun

Selepas penubuhan syarikat, adalah perlu untuk membuat pelbagai pemberitahuan berkaitan cukai kepada Ketua Pejabat Cukai di kawasan pembayaran cukai. Pemberitahuan penubuhan syarikat adalah dokumen yang paling penting untuk memberitahu pejabat cukai bahawa syarikat telah memulakan perniagaan sebagai badan korporat. Ia perlu diserahkan dalam tempoh dua bulan selepas tarikh penubuhan syarikat. Dokumen yang perlu dilampirkan termasuklah salinan perlembagaan syarikat, sijil pendaftaran perniagaan (sertifikat semua perkara bersejarah) atau salinan daftar pendaftaran, senarai pemegang saham, dan neraca pada masa penubuhan. Dalam pemberitahuan penubuhan syarikat, nama pengarah atau wakil syarikat perlu ditulis dalam huruf Katakana.

Dokumen pemberitahuan utama yang lain termasuklah borang permohonan kelulusan untuk laporan kewangan biru, yang diserahkan untuk menerima insentif cukai, borang pemberitahuan pembukaan pejabat pembayaran gaji jika syarikat membayar gaji kepada pekerja, dan borang permohonan untuk mendapatkan pengecualian pembayaran cukai pendapatan sumber pada setiap enam bulan sekali.

Walaupun pendaftaran penubuhan syarikat telah selesai, prosedur legal masih belum berakhir. Pemberitahuan kepada pejabat cukai merupakan permulaan kepada pematuhan berterusan yang penting bagi syarikat untuk menjalankan aktiviti ekonomi di Jepun. Kegagalan dalam membuat pemberitahuan ini boleh menyebabkan syarikat tidak menerima insentif cukai atau dikenakan sanksi. Khususnya, permohonan kelulusan laporan kewangan biru adalah sangat penting untuk mengurangkan beban cukai syarikat dan harus segera ditangani selepas penubuhan. Kami sangat mengesyorkan pengusaha asing di Jepun untuk menggunakan bantuan pakar seperti ahli perakaunan bertauliah untuk memahami sistem cukai yang kompleks di Jepun dan membuat pemberitahuan yang tepat pada waktu yang sesuai.

Notis Berdasarkan Undang-Undang Pertukaran Asing Jepun kepada Bank of Japan

Undang-Undang Pertukaran Asing dan Perdagangan Luar Negeri Jepun (Foreign Exchange and Foreign Trade Act, dikenali sebagai “Undang-Undang Pertukaran Asing Jepun” di sini, diperkenalkan pada tahun 1949 (Showa 24, undang-undang nombor 228)) bertujuan untuk mengawal selia pelaburan yang mungkin mengancam keselamatan negara atau mempengaruhi operasi ekonomi antarabangsa yang lancar. Warga asing yang bukan penduduk (individu atau korporat) yang ingin melabur lebih dari 10% dalam syarikat Jepun, atau dalam situasi yang dianggap sebagai ‘Pelaburan Langsung Asing’, diwajibkan untuk membuat notis kepada Menteri Kewangan melalui Bank of Japan dan kepada menteri yang bertanggungjawab ke atas bidang perniagaan tersebut. Artikel 26(2) Undang-Undang Pertukaran Asing Jepun menetapkan definisi ‘Pelaburan Langsung Asing’, manakala Artikel 27 mengatur tentang ‘Notis Pelaburan Langsung Asing dan Cadangan Perubahan’.

Notis boleh jadi perlu sebelum pelaburan (notis pra-pelaburan) atau selepas pelaburan (laporan pasca-pelaburan), bergantung kepada kandungan perniagaan yang menjadi sasaran pelaburan dan kewarganegaraan atau lokasi pelabur. Pelaburan dalam ‘Sektor Utama’ tertentu (seperti industri senjata, tenaga nuklear, keselamatan siber, yang berkaitan dengan keselamatan negara) atau pelaburan dari negara atau wilayah tertentu memerlukan notis pra-pelaburan. Walaupun notis pra-pelaburan tidak diperlukan, warga asing yang bukan penduduk yang melabur lebih dari 10% dalam syarikat Jepun perlu mengemukakan tiga salinan ‘Notis Pengambilalihan Saham, Bahagian, Hak Mengundi atau Kuasa Melaksanakan Hak Mengundi’ dalam tempoh 45 hari selepas tarikh pendaftaran syarikat.

Notis berdasarkan Undang-Undang Pertukaran Asing merupakan keperluan pematuhan yang kompleks dan penting bagi pelabur asing. Ini bukan sekadar pengumpulan maklumat, tetapi merupakan langkah pengawalan untuk menjaga keselamatan negara dan ketertiban ekonomi Jepun, dan pelanggaran boleh mengakibatkan hukuman (seperti yang dinyatakan dalam Artikel 69(6) dan seterusnya dalam Undang-Undang Pertukaran Asing Jepun). Khususnya, penilaian sama ada pelaburan itu termasuk dalam ‘Sektor Utama’ memerlukan pengetahuan pakar dan due diligence sebelumnya adalah penting. Selain itu, warga asing yang menetap di Jepun yang ingin menubuhkan syarikat tidak memerlukan notis di bawah Undang-Undang Pertukaran Asing, yang merupakan contoh spesifik pengaruh tempat tinggal terhadap kewajiban hukum, dan menunjukkan pentingnya para usahawan asing memahami situasi mereka dengan tepat. Untuk mengatasi persekitaran peraturan yang kompleks ini, sokongan daripada pakar yang mahir dalam undang-undang antarabangsa adalah sangat penting.

Notifikasi kepada Agensi Pentadbiran Lain

Selepas penubuhan syarikat, terdapat keperluan untuk memberitahu pelbagai agensi pentadbiran selain daripada pejabat cukai, bergantung kepada jenis perniagaan dan sama ada mempunyai pekerja atau tidak. Jika menggaji pekerja, adalah perlu untuk mengemukakan notifikasi penubuhan syarikat yang terpakai untuk insurans kesihatan dan insurans pencen pekerja kepada pejabat pencen, notifikasi berkaitan insurans pekerjaan kepada pejabat pengawasan standard pekerjaan, dan notifikasi penubuhan syarikat yang terpakai untuk insurans pekerjaan kepada Hello Work.

Bergantung kepada jenis perniagaan, mungkin diperlukan kebenaran atau lesen tertentu (contoh: lesen operasi restoran, pendaftaran agensi pelancongan, lesen agensi pekerjaan sementara). Beberapa kebenaran atau lesen ini mesti diperoleh sebelum memulakan perniagaan. Notifikasi dan kebenaran atau lesen ini adalah langkah penting untuk mengendalikan perniagaan secara sah. Khususnya, mendapatkan kebenaran atau lesen boleh mengambil masa yang lama bergantung kepada jenis perniagaan, jadi adalah penting untuk memeriksa dan mempersiapkan dari peringkat perancangan penubuhan syarikat. Mengabaikan prosedur ini boleh menyebabkan penghentian aktiviti perniagaan atau dikenakan sanksi. Ini menunjukkan bahawa penubuhan syarikat bukan sekadar menyelesaikan prosedur pendaftaran, tetapi memerlukan persiapan menyeluruh yang mempertimbangkan pengendalian perniagaan yang akan datang.

Pembukaan Akaun Korporat di Jepun

Selepas penubuhan syarikat, adalah perlu untuk membuka akaun bank atas nama syarikat (akaun korporat) bagi menjalankan aktiviti perniagaan. Bagi warga asing yang menetap di luar negara dan ingin menubuhkan syarikat di Jepun, “pembukaan akaun atas nama syarikat” sering menjadi “halangan yang dihadapi”. Ini adalah lebih ketara bagi syarikat yang baru ditubuhkan dan berskala kecil, di mana syarikat dan wakilnya sering dilihat sebagai satu entiti yang sama, dan institusi kewangan di Jepun cenderung menganggap kerjasama dengan wakil yang menetap di Jepun sebagai sesuatu yang sangat penting.

Pembukaan akaun korporat adalah elemen penting untuk memastikan kelancaran aktiviti perniagaan syarikat, tetapi bagi warga asing, terutamanya bagi mereka yang menubuhkan syarikat dengan hanya wakil yang menetap di luar negara, ini merupakan salah satu cabaran praktikal yang paling sukar. Ini disebabkan oleh bank-bank di Jepun yang menguatkuasakan pemeriksaan yang lebih ketat pada masa pembukaan akaun sebagai sebahagian daripada langkah pencegahan pengubahan wang haram dan pengesahan identiti yang lebih tegas. Kesukaran ini telah menjadi halangan baru dalam pengurusan perniagaan selepas penurunan syarat keperluan tempat tinggal bagi pengarah eksekutif yang telah disebutkan sebelumnya, yang memudahkan penubuhan syarikat. Untuk mengatasi masalah ini, kehadiran seorang kerjasama yang menetap di Jepun (contohnya, seorang rakan kongsi atau wakil yang boleh dipercayai) menjadi sangat penting. Pakar kami boleh menyediakan nasihat dan sokongan yang spesifik untuk membantu memudahkan proses yang mencabar ini.

Kesimpulan

Proses penubuhan syarikat berhad di Jepun menawarkan peluang besar kepada usahawan asing, namun ia juga melibatkan prosedur yang kompleks berdasarkan pelbagai perundangan seperti Undang-Undang Syarikat Jepun, Undang-Undang Pendaftaran Komersial, Undang-Undang Pertukaran Asing dan Perdagangan Luar Negeri, serta Undang-Undang Imigresen dan Pengiktirafan Pelarian. Terdapat banyak cabaran khusus untuk orang asing, termasuk pelonggaran peraturan mengenai tempat tinggal pengarah, hubungan antara modal syer dan keperluan status tinggal, serta kewajipan pemberitahuan di bawah undang-undang pertukaran asing yang berkaitan dengan pelaburan dari luar negara. Selain itu, perhatian terperinci diperlukan untuk penggunaan sijil tanda tangan sebagai pengganti sijil cap jari, dan keunikan dalam penulisan nama dalam pendaftaran komersial. Untuk memahami dengan tepat keperluan kompleks ini dan melaksanakan prosedur tanpa gangguan, sokongan daripada pakar yang mahir dalam undang-undang, perpajakan, dan prosedur imigresen adalah sangat penting.

Firma guaman Monolith mempunyai rekod prestasi yang kaya dan pengetahuan mendalam dalam penubuhan syarikat di Jepun, terutamanya dalam kes yang melibatkan usahawan asing. Firma kami dapat menyediakan nasihat undang-undang, membantu dalam penyediaan dokumen yang diperlukan, mewakili dalam pemberitahuan kepada kementerian yang berkaitan, dan menyokong secara menyeluruh dalam prosedur undang-undang, perpajakan, dan imigresen yang kompleks pada setiap tahap penubuhan syarikat berhad yang dijelaskan dalam artikel ini. Di firma kami, terdapat beberapa peguam yang fasih berbahasa Inggeris dan mempunyai kelayakan peguam dari luar negara, yang memungkinkan komunikasi lancar dalam bahasa ibunda pelanggan sambil menjawab pertanyaan mengenai sistem perundangan Jepun dan menyediakan solusi yang paling sesuai. Sebagai rakan kongsi yang kuat untuk kejayaan pengembangan bisnes anda di Jepun, sila berunding dengan Firma Guaman Monolith. Kami berkomitmen untuk menyokong pertumbuhan bisnes anda dari segi perundangan dengan penuh kekuatan.