Penerangan Poin: Penggajian Tenaga Kerja Asing dalam Industri IT dan Pemilikan Visa Kerja (Jenis, Keperluan, Kelebihan Visa Profesional Berkemahiran Tinggi)

Industri IT di Jepun sedang menghadapi dua cabaran besar: perkembangan pesat transformasi digital dan kekurangan tenaga kerja yang serius. Dalam situasi ini, menggaji profesional IT yang memiliki pengetahuan khusus dari luar negara bukan lagi sekadar pilihan, tetapi telah menjadi strategi pengurusan penting untuk mempercepat pertumbuhan dan inovasi syarikat. Namun, untuk menggaji warga asing di Jepun, adalah penting untuk memahami dan mematuhi prosedur hukum dengan tepat. Inti dari prosedur ini adalah sistem ‘Status of Residence’ yang ditetapkan di bawah ‘Immigration Control and Refugee Recognition Act’ Jepun. Berdasarkan sistem ini, bakat asing yang ingin bekerja harus memperoleh status of residence yang sesuai dengan jenis pekerjaan yang akan dijalankan. Artikel ini akan memberi tumpuan kepada dua status of residence yang paling relevan untuk penggajian dalam industri IT, yaitu ‘Specialist in Humanities/International Services’ yang banyak digunakan oleh profesional, dan ‘Highly Skilled Professional’ yang merupakan sistem keutamaan untuk bakat yang sangat cemerlang. Kami akan menjelaskan secara terperinci tentang keperluan hukum untuk setiap status of residence, prosedur permohonan, dan kelebihan strategik yang boleh dinikmati oleh syarikat berdasarkan peraturan hukum yang spesifik.

Asas Perundangan Penggajian Orang Asing di Jepun

Undang-undang ‘Imigresen dan Pengiktirafan Pelarian’ Jepun menetapkan secara ketat aktiviti yang boleh dilakukan oleh orang asing di Jepun melalui ‘Status Kediaman’. Setiap status kediaman mempunyai skop aktiviti yang dibenarkan yang dinyatakan dengan jelas, dan terlibat dalam aktiviti yang mendapat upah di luar skop tersebut dianggap sebagai pekerjaan haram. Ini membawa risiko perundangan yang serius bukan sahaja kepada orang asing yang dipekerjakan tetapi juga kepada syarikat yang menggajinya. Oleh itu, adalah prasyarat mutlak dari segi pematuhan untuk syarikat memastikan bahawa bakal pekerja yang mereka rancang untuk mengambil memperoleh status kediaman yang sesuai dengan tugas pekerjaan yang akan dijalankan. Dalam industri IT, tugas-tugas profesional dan teknikal seperti pembangunan perisian, reka bentuk sistem, dan pengurusan rangkaian, kebanyakannya termasuk dalam kategori status kediaman ‘Kemahiran Teknikal, Pengetahuan Kemanusiaan, dan Perniagaan Antarabangsa’. Status kediaman ini dinyatakan dalam Jadual Pertama yang berasingan di bawah undang-undang yang sama, dan merupakan kerangka perundangan asas untuk menggaji profesional IT. Khususnya, jawatan teknikal seperti jurutera sistem dan pengaturcara diklasifikasikan di bawah bahagian ‘Kemahiran Teknikal’ dalam status kediaman ini. 

Analisis Terperinci Mengenai Kelayakan Tinggal ‘Teknikal, Pengetahuan Humaniora, dan Perniagaan Antarabangsa’ di Jepun

Kelayakan tinggal ‘Teknikal, Pengetahuan Humaniora, dan Perniagaan Antarabangsa’ di Jepun merangkumi tiga bidang kerja, namun bagi pekerjaan profesional IT, yang menjadi inti adalah kategori ‘Teknikal’.

Skop Aktiviti dalam Bidang ‘Teknologi’ di Jepun

Di bawah undang-undang Jepun, aktiviti dalam bidang ‘teknologi’ didefinisikan sebagai “aktiviti yang terlibat dalam pekerjaan yang memerlukan teknologi atau pengetahuan yang termasuk dalam bidang sains semula jadi seperti sains fizikal, kejuruteraan, dan lain-lain”. Definisi hukum ini secara meluas diterapkan pada tugas-tugas berkaitan IT. Contohnya, peranan seperti jurutera perisian, arkitek sistem, analis keselamatan siber, jurutera rangkaian, dan operator CAD adalah contoh yang khas. Yang penting, pekerjaan-pekerjaan ini memerlukan pengetahuan pakar yang diperoleh melalui pendidikan tinggi di universiti atau institusi pendidikan tinggi yang lain. Sebaliknya, status kediaman ini tidak membenarkan aktiviti yang dianggap sebagai ‘kerja kasar’. Misalnya, pekerjaan seperti memasukkan data tanpa penilaian pakar, tugas pemasangan peralatan fizikal, atau tugas asas di meja bantuan IT yang tidak memerlukan pengetahuan akademik khusus tidak dibenarkan. Pembezaan ketat antara pekerjaan pakar dan kerja kasar ini mencerminkan prinsip asas sistem status kediaman di Jepun. Tujuan sistem ini adalah untuk melengkapkan pasaran tenaga kerja domestik dengan bakat yang mempunyai kemahiran pakar tinggi yang kekurangan, bukan untuk memperkenalkan tenaga kerja murah. Oleh itu, sama ada permohonan status kediaman diterima atau tidak sangat bergantung pada bagaimana syarikat dapat menjelaskan secara logik kekhususan dan sifat intelektual pekerjaan yang ditawarkan, berkaitan dengan latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja pemohon.

Keperluan Undang-Undang untuk Mendapatkan Status Kediaman di Jepun

Untuk mendapatkan status kediaman ‘Kemahiran, Pengetahuan Kemanusiaan, dan Perniagaan Antarabangsa’ di Jepun, pemohon perlu memenuhi syarat-syarat tertentu yang ditetapkan dalam ‘Perintah Menteri yang Menetapkan Kriteria di bawah Artikel 7, Perenggan 1, Butir 2 Undang-Undang Pengurusan Imigresen dan Pengakuan Pelarian Jepun’ (selanjutnya disebut ‘Perintah Menteri Kriteria’).

Keperluan Kelayakan Akademik

Keperluan paling asas adalah bahawa pemohon harus lulus dari universiti di dalam atau luar negara dengan mengkhusus dalam subjek yang berkaitan dengan bidang kerja yang ingin disertai, atau telah menamatkan pengajian di sekolah vokasional Jepun. Interpretasi ‘kaitan’ dalam bidang IT agak fleksibel, tidak terhad kepada ilmu komputer atau sains maklumat sahaja, tetapi juga ijazah dalam bidang sains lain seperti fizik atau kejuruteraan mekanikal sering dianggap mempunyai kaitan yang cukup untuk pekerjaan seperti kejuruteraan perisian. Walau bagaimanapun, jika seseorang hanya memiliki ijazah dalam bidang yang tidak berkaitan sama sekali seperti sastera atau sejarah, prinsipnya, mereka tidak dianggap memenuhi keperluan ini.

Keperluan Pengalaman Praktikal sebagai Alternatif

Walaupun tidak memenuhi keperluan akademik, terdapat jalan alternatif yang boleh diambil. Sekiranya pemohon dapat membuktikan melalui dokumen objektif bahawa mereka memiliki pengalaman praktikal lebih dari 10 tahun dalam bidang kerja yang ingin disertai, pengalaman tersebut boleh dianggap sebagai pengganti kepada keperluan akademik. Pengalaman praktikal ini perlu disahkan dengan dokumen rasmi seperti surat pengesahan bekerja dari majikan terdahulu yang menyatakan secara jelas tentang deskripsi pekerjaan, jawatan, dan tempoh bekerja. 

Langkah Khusus Berkaitan dengan Pakar IT

Kerajaan Jepun mengakui kepentingan sektor IT dan telah menetapkan langkah-langkah khusus dalam ‘Peraturan Standar’. Jika pemohon lulus ujian teknologi pemprosesan maklumat yang ditetapkan oleh Menteri Kehakiman melalui pengumuman khusus, atau memiliki kelayakan yang berkaitan, mereka akan dianggap memenuhi keperluan kategori ‘kepakaran’ tanpa mengira kelayakan akademik atau pengalaman kerja selama 10 tahun. Ini mencerminkan realiti di industri IT di mana kemahiran praktikal dan kelayakan profesional sering kali dianggap setaraf atau lebih penting daripada kelayakan akademik.

Keperluan Berkaitan Remunerasi di Bawah Undang-Undang Jepun

Perundangan Jepun dengan jelas menetapkan bahawa jumlah remunerasi yang diterima oleh warga asing harus sama atau lebih tinggi daripada jumlah yang diterima oleh warga Jepun yang melakukan pekerjaan yang sama. Keperluan ini bukan sahaja bertujuan untuk mencegah pembayaran gaji yang tidak adil kepada pekerja asing. Dalam penilaian oleh Agensi Pengurusan Imigresen dan Kediaman Jepun, jumlah remunerasi yang ditawarkan berfungsi sebagai petunjuk penting untuk mengukur tahap kepakaran pemohon dan kestabilan pengurusan serta kebolehpercayaan syarikat yang menjadi majikan. Jumlah remunerasi yang jauh di bawah standard pasaran boleh menimbulkan keraguan bahawa pekerjaan tersebut tidak benar-benar bersifat profesional, atau syarikat tidak memiliki asas kewangan yang stabil untuk menyokong pekerjanya secara berterusan, faktor yang dapat meningkatkan risiko permohonan ditolak. Oleh itu, penetapan remunerasi bukan hanya masalah kontrak pekerjaan semata-mata, tetapi juga merupakan elemen strategis yang menentukan kejayaan atau kegagalan permohonan status kediaman. 

Panduan Praktikal Permohonan: Untuk Syarikat di Jepun

Prosedur permohonan status kediaman di Jepun dibahagikan kepada dua proses utama, bergantung kepada sama ada individu asing yang terlibat berada di dalam atau di luar negara Jepun.

Skenario Permohonan Utama

Apabila sebuah syarikat ingin mendatangkan bakat yang tinggal di luar negara ke Jepun, syarikat tersebut akan bertindak sebagai wakil untuk memohon ‘Sijil Kelayakan Kediaman’ dari Pejabat Imigresen wilayah yang berkenaan. Setelah sijil ini dikeluarkan, pemohon itu sendiri perlu memohon visa di kedutaan besar Jepun atau konsulat umum di negara asalnya, dan ini merupakan prosedur standard untuk memasuki Jepun. Sebaliknya, apabila menggaji seseorang yang sudah berada di Jepun dengan status kediaman lain seperti pelajar, permohonan ‘Izin Perubahan Status Kediaman’ harus dibuat di Pejabat Imigresen wilayah tersebut.

Sistem Kategorisasi Syarikat dan Dokumen yang Diperlukan di Bawah Undang-Undang Jepun

Dokumen yang perlu diserahkan oleh syarikat semasa membuat permohonan tidak seragam untuk semua syarikat. Agensi Pengurusan Imigresen dan Kediaman Jepun mengklasifikasikan majikan ke dalam empat kategori berdasarkan skala syarikat, sama ada syarikat itu tersenarai di bursa saham atau tidak, dan rekod pembayaran cukai, di mana jumlah dokumen yang perlu diserahkan sangat berbeza mengikut kategori tersebut.

• Kategori 1: Syarikat yang tersenarai di Bursa Saham Jepun dan sebagainya (jumlah dokumen yang perlu diserahkan adalah minimum).
• Kategori 2: Badan atau individu yang jumlah cukai pendapatan yang dipotong di sumber untuk tahun sebelumnya, seperti yang dinyatakan dalam jadual gabungan dokumen kewajipan undang-undang, adalah 10 juta yen atau lebih.
• Kategori 3: Badan atau individu yang jumlah cukai pendapatan yang dipotong di sumber untuk tahun sebelumnya adalah kurang dari 10 juta yen.
• Kategori 4: Badan atau individu yang tidak termasuk dalam mana-mana kategori di atas (seperti syarikat yang baru ditubuhkan, memerlukan jumlah dokumen bukti yang paling banyak).

Sistem kategorisasi ini berfungsi secara praktikal sebagai kerangka penilaian risiko oleh kerajaan. Syarikat yang berada dalam Kategori 1, seperti syarikat tersenarai, dianggap memiliki kredibilitas sosial yang tinggi dan asas pengurusan yang stabil, oleh itu dokumen yang perlu diserahkan dipermudahkan. Sebaliknya, syarikat dalam Kategori 4 yang baru ditubuhkan tidak mempunyai rekod yang objektif untuk membuktikan kestabilan dan kesinambungan perniagaan, oleh itu mereka memikul tanggungjawab untuk membuktikan kebolehpercayaan mereka melalui penyediaan lebih banyak dokumen seperti rancangan perniagaan dan dokumen kewangan.

Dokumen Utama yang Perlu Dihantar

Permohonan memerlukan dokumen yang berkaitan dengan pemohon itu sendiri dan juga dokumen yang berkaitan dengan syarikat yang menjadi majikan.

• Dokumen yang perlu disediakan oleh pemohon (berlaku untuk semua kategori)
  • Borang permohonan (Borang Permohonan Sijil Pengesahan Kelayakan Tinggal atau Borang Permohonan Kebenaran Perubahan Kelayakan Tinggal)
  • Foto sijil
  • Salinan pasport
  • Dokumen yang membuktikan latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja (seperti sijil tamat belajar, sijil pengesahan bekerja)
  • Resume 
• Dokumen yang perlu disediakan oleh syarikat (berbeza mengikut kategori)
  • Kategori 1: Dokumen yang membuktikan syarikat tersebut adalah syarikat tersenarai, seperti salinan laporan tahunan.
  • Kategori 2 dan 3: Salinan Jadual Gabungan Laporan Wajib Undang-undang bagi pendapatan gaji pekerja tahun sebelumnya yang telah disahkan (dengan cap penerimaan).
  • Kategori 4: Selain dokumen Kategori 3, termasuk salinan sijil pendaftaran syarikat, salinan perlembagaan syarikat, salinan dokumen penyelesaian kewangan tahun terkini, bahan yang menjelaskan isi kandungan perniagaan (seperti brosur syarikat), salinan kontrak sewa pejabat, dan lain-lain.
  • Berlaku untuk semua kategori: Salinan kontrak pekerjaan atau notis syarat-syarat pekerjaan yang menjelaskan isi kandungan pekerjaan, tempoh pekerjaan, kedudukan, dan jumlah gaji.

Tempat Permohonan dan Tempoh Semakan

Permohonan pelbagai jenis harus diajukan ke Pejabat Imigresen wilayah yang berkuasa atas lokasi syarikat, cawangan, atau pejabat perwakilan. Borang permohonan boleh dimuat turun dari laman web Agensi Pengurusan Imigresen dan Kediaman Jepun (Japan Immigration Services Agency).

• Nama borang: Borang Permohonan Sijil Pengesahan Kelayakan Kediaman (Certificate of Eligibility Application Form) https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/gijinkoku.html
• Nama borang: Borang Permohonan Kebenaran Perubahan Kelayakan Kediaman (Change of Residence Status Application Form) https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/gijinkoku.html

Tempoh pemprosesan standard yang diterbitkan oleh Agensi Pengurusan Imigresen dan Kediaman Jepun adalah antara 1 hingga 3 bulan untuk permohonan Sijil Pengesahan Kelayakan Kediaman, dan antara 2 minggu hingga 1 bulan untuk permohonan Kebenaran Perubahan Kelayakan Kediaman. Walau bagaimanapun, ini hanyalah panduan, dan tempoh semakan boleh berubah-ubah bergantung pada musim permohonan yang sibuk atau kerumitan kes individu.

Visa Pakar Berkemahiran Tinggi: Mengamankan Kelebihan Strategik di Jepun

“Pakar Berkemahiran Tinggi” merupakan status kediaman yang direka untuk menerima secara proaktif bakat asing yang memiliki kemampuan luar biasa dan diharapkan dapat menyumbang kepada pertumbuhan ekonomi dan inovasi di Jepun. Sistem ini menggunakan sistem penilaian berdasarkan mata, di mana pendidikan, pengalaman kerja, pendapatan tahunan, umur, dan prestasi penyelidikan pemohon akan dinilai dan diberikan mata. Jika jumlah mata mencapai standard tertentu (70 mata), pemohon akan diberikan pengesahan. Para profesional seperti jurutera IT termasuk dalam kategori “Pakar Berkemahiran Tinggi Jenis 1”, yang ditujukan untuk aktiviti profesional dan teknikal yang canggih.

Dalam pengiraan mata, kelayakan akademik yang tinggi seperti ijazah master (20 mata) atau doktor (30 mata), pengalaman kerja yang panjang (contoh: 20 mata untuk 10 tahun pengalaman), pendapatan tahunan yang tinggi (berubah mengikut umur), dan usia muda (contoh: 15 mata untuk di bawah 30 tahun) dinilai tinggi. Tambahan pula, bonus mata diberikan kepada mereka yang memperoleh ijazah dari universiti di Jepun, lulus ujian kemahiran bahasa Jepun N1, atau lulusan dari universiti yang berada dalam ranking universiti dunia yang tinggi, sehingga membolehkan individu dengan kelebihan yang pelbagai menjadi sasaran. Permohonan dilakukan dengan menyertakan lembaran pengiraan mata dan dokumen yang membuktikan setiap item bersama-sama dengan permohonan status kediaman biasa.

Analisis Perbandingan antara Visa Kerja Biasa dan Visa Profesional Berkemahiran Tinggi di Jepun

Mendapatkan visa profesional berkemahiran tinggi membawa makna strategik yang lebih daripada sekadar memperoleh status kediaman. Fasilitas istimewa yang disertakan dengan visa ini merupakan alat yang kuat bagi syarikat untuk menarik dan mengekalkan bakat-bakat terbaik dunia dalam jangka panjang. Sebagai contoh, proses yang dipercepat untuk mendapatkan kebenaran penduduk tetap dan syarat-syarat fleksibel untuk membawa keluarga membolehkan tenaga kerja asing membina asas kehidupan yang stabil di Jepun. Ini mengurangkan risiko kehilangan tenaga kerja dan mencegah kehilangan pengetahuan serta pengalaman yang telah terkumpul dalam syarikat. Ini juga terhubung langsung dengan kelebihan pengurangan kos pengambilan pekerja dan kos latihan semula.

Selanjutnya, individu yang telah beraktiviti sebagai ‘Profesional Berkemahiran Tinggi Kategori 1’ selama lebih dari 3 tahun boleh memohon untuk berubah kepada ‘Profesional Berkemahiran Tinggi Kategori 2’. Apabila ‘Profesional Berkemahiran Tinggi Kategori 2’ diluluskan, tempoh kediaman akan menjadi ‘tanpa had’, dan hampir semua aktiviti kerja akan dibenarkan.

Aspek-aspek Perundangan yang Perlu Diperhatikan dalam Kontrak Pekerjaan di Jepun

Ketika menggaji bakat asing, kontrak pekerjaan merupakan dokumen penting yang menjadi inti permohonan status kediaman dan harus disusun dengan teliti dari segi undang-undang buruh Jepun dan undang-undang pengurusan imigresen.

Kontrak harus selalu mengandungi klausa ‘kondisi penangguhan’ yang menjadikan pemerolehan status kediaman sebagai syarat berkuatkuasanya kontrak. Sebagai contoh, perlu ada pernyataan seperti “Kontrak pekerjaan ini akan berkuat kuasa apabila pekerja memperoleh status kediaman Jepun yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas yang ditetapkan dalam kontrak ini.” Klausa ini penting untuk mengelakkan syarikat daripada terikat dengan kewajipan pekerjaan sekiranya permohonan status kediaman ditolak. Selain itu, butiran seperti deskripsi pekerjaan, jawatan, dan jumlah gaji yang tertera dalam kontrak pekerjaan harus sepenuhnya selaras dengan apa yang dicatat dalam borang permohonan status kediaman. Perbezaan kecil pun boleh menimbulkan keraguan terhadap keaslian permohonan dan memberi kesan negatif terhadap proses penilaian. Mengenai jumlah gaji, seperti yang telah disebutkan, ia harus setara atau lebih tinggi daripada gaji pekerja Jepun yang melakukan pekerjaan yang sama, dan ini harus dinyatakan dengan jelas dalam kontrak.

Kesimpulan: Pengesahan Bakat IT Unggul Melalui Sokongan Hukum Profesional

Seperti yang diuraikan dalam artikel ini, proses penggajian profesional IT asing di Jepun dilaksanakan mengikut kerangka hukum yang jelas. Kelayakan tinggal ‘Keahlian Teknikal, Pengetahuan Humaniora, dan Perniagaan Antarabangsa’ merupakan laluan standard, sementara visa ‘Profesional Berkemahiran Tinggi’ adalah pilihan strategik yang memberikan kelebihan signifikan kepada syarikat dalam persaingan global untuk mendapatkan bakat. Untuk memanfaatkan sistem hukum yang kompleks ini dengan betul dan memperlancar proses permohonan, pengetahuan hukum yang tepat dan pengalaman praktikal adalah sangat penting. Kegagalan dalam prosedur boleh menyebabkan kehilangan peluang untuk mengesahkan bakat yang berharga. Firma hukum Monolith mempunyai rekod prestasi yang luas dalam membantu syarikat-syarikat klien, termasuk industri IT, untuk mendapatkan kelayakan tinggal bagi pekerjaan asing. Di firma kami, terdapat beberapa pakar yang fasih berbahasa Inggris dan memegang kelayakan peguam dari luar negeri, memungkinkan kami untuk menyediakan sokongan hukum menyeluruh dari perspektif antarabangsa. Dari pembangunan strategi pengambilan pekerja yang sempurna secara hukum, penyediaan dokumen permohonan yang teliti, hingga perundingan dengan pihak berkuasa, kami berkomitmen untuk memberikan sokongan penuh agar syarikat anda dapat mengesahkan bakat kelas dunia yang diperlukan untuk berjaya di pasaran global.