Tajuk Artikel: Kecacatan Notis Panggilan Mesyuarat Agung Pemegang Saham Menurut Undang-Undang Syarikat Jepun dan Kes-kes Mahkamah yang Berkaitan

Pengendalian mesyuarat agung pemegang saham yang tepat adalah sangat penting bagi pengurus syarikat untuk memastikan tadbir urus korporat yang lancar dan mengekalkan hubungan yang baik dengan pemegang saham. Khususnya, jika terdapat kecacatan dalam proses ‘pemanggilan’ mesyuarat agung pemegang saham, keberkesanan resolusi yang dibuat dalam mesyuarat tersebut boleh dipertikaikan, yang boleh menyebabkan kekeliruan yang tidak dijangka dan kesan serius terhadap pengurusan syarikat. Untuk mengelakkan risiko undang-undang ini dan memastikan operasi syarikat yang stabil, adalah penting untuk memahami dengan mendalam sistem undang-undang berkaitan pemanggilan mesyuarat agung pemegang saham di bawah Undang-Undang Syarikat Jepun. Artikel ini akan memberikan penjelasan mengenai prinsip asas pemanggilan mesyuarat agung pemegang saham di bawah Undang-Undang Syarikat Jepun, jenis-jenis kecacatan, dan kes-kes pengadilan utama yang berkaitan.

Prinsip Asas Pengumpulan Mesyuarat Agung Pemegang Saham Menurut Undang-Undang Syarikat Jepun

Undang-Undang Syarikat Jepun menetapkan peraturan terperinci untuk memastikan pengendalian mesyuarat agung pemegang saham yang adil. Peraturan ini memberikan jaminan kepada pemegang saham untuk menghadiri mesyuarat dan melaksanakan hak undi mereka dengan sewajarnya, serta membentuk kerangka asas untuk mengekalkan ketelusan dan kesihatan pengurusan syarikat.

Penentu dan Penentuan Isu Pengumpulan

Pengumpulan mesyuarat agung pemegang saham biasanya merupakan hak yang dilaksanakan oleh pengarah (Undang-Undang Syarikat Jepun Artikel 296, Fasal 3). Ini berkait rapat dengan fakta bahawa lembaga pengarah adalah badan yang membuat keputusan eksekutif syarikat, dan pengumpulan mesyuarat merupakan sebahagian daripada pelaksanaan tugas penting syarikat. Semasa pengumpulan, pengarah perlu menentukan isu-isu yang ditetapkan oleh Undang-Undang Syarikat Jepun seperti tarikh, tempat, dan tujuan mesyuarat (agenda), serta sama ada pemegang saham yang tidak hadir boleh melaksanakan hak undi mereka melalui cara bertulis atau elektronik (Undang-Undang Syarikat Jepun Artikel 298, Fasal 1). Dengan menjelaskan isu-isu ini, pemegang saham dapat memahami isi mesyuarat terlebih dahulu dan bersiap sedia dengan sewajarnya. Bagi pengurus, adalah penting untuk menentukan isu-isu ini dengan tepat dan menyediakan maklumat kepada pemegang saham secara menyeluruh untuk mengelakkan pertikaian di kemudian hari.

Sebagai pengecualian, pemegang saham yang memenuhi syarat tertentu juga boleh meminta pengumpulan mesyuarat agung. Secara khusus, pemegang saham yang memiliki sekurang-kurangnya satu per tiga daripada hak undi keseluruhan selama enam bulan boleh meminta pengarah untuk mengumpulkan mesyuarat (Undang-Undang Syarikat Jepun Artikel 297, Fasal 1). Jika syarikat tidak mengambil langkah untuk mengumpulkan mesyuarat tanpa penangguhan walaupun ada permintaan, pemegang saham tersebut boleh mengumpulkan mesyuarat dengan kebenaran mahkamah (Undang-Undang Syarikat Jepun Artikel 297, Fasal 4). Ini adalah peraturan penting untuk melindungi hak pemegang saham minoriti dan menghalang pengurusan daripada menolak pengumpulan mesyuarat, dan pengurus mempunyai kewajipan untuk bertindak balas dengan sewajarnya terhadap permintaan pengumpulan dari pemegang saham.

Cara dan Tempoh Notis Pengumpulan

Notis pengumpulan mesyuarat agung pemegang saham biasanya diberikan secara bertulis di syarikat dengan lembaga pengarah (Undang-Undang Syarikat Jepun Artikel 299, Fasal 2). Walau bagaimanapun, dengan persetujuan pemegang saham, notis melalui cara elektronik seperti e-mel juga boleh dilakukan, dan cara ini semakin banyak digunakan pada masa kini (Undang-Undang Syarikat Jepun Artikel 299, Fasal 3). Ini adalah langkah untuk menyesuaikan dengan kemajuan digitalisasi dan meningkatkan kemudahan bagi kedua-dua syarikat dan pemegang saham.

Mengenai tempoh notis, syarikat terbuka perlu mengeluarkan notis pengumpulan sekurang-kurangnya dua minggu sebelum tarikh mesyuarat (Undang-Undang Syarikat Jepun Artikel 299, Fasal 1). Ini bertujuan untuk memberikan masa yang cukup kepada pemegang saham untuk mempertimbangkan usul dan bersiap sedia untuk melaksanakan hak undi. Bagi syarikat tertutup, tempoh ini boleh dipendekkan hingga seminggu sebelumnya dengan peruntukan dalam perlembagaan syarikat. Penyingkatan tempoh ini mengambil kira ciri-ciri syarikat tertutup yang mempunyai bilangan pemegang saham yang sedikit dan kemudahan perkongsian maklumat antara pemegang saham. Pengurus perlu mematuhi tempoh notis yang sesuai dengan bentuk syarikat dan memastikan notis diberikan dengan teliti kepada semua pemegang saham, terutamanya pemegang saham Jepun.

Pengecualian Prosedur Pengumpulan

Jika semua pemegang saham bersetuju, sistem ‘Mesyuarat Agung Pemegang Saham dengan Kehadiran Penuh’ yang membolehkan mesyuarat diadakan tanpa prosedur pengumpulan diperkenankan (Undang-Undang Syarikat Jepun Artikel 300). Sistem ini sering digunakan, terutama di syarikat keluarga atau syarikat dengan bilangan pemegang saham yang sedikit. Dengan mengabaikan prosedur pengumpulan yang ketat, sistem ini memungkinkan pengurusan syarikat yang efisien dan mengutamakan pembentukan persetujuan substantif berdasarkan hubungan rapat antara pemegang saham, menunjukkan fleksibiliti Undang-Undang Syarikat Jepun.

Peraturan terperinci mengenai pengumpulan mesyuarat agung pemegang saham bukan sekadar prosedur formal, tetapi berfungsi sebagai mekanisme keselamatan asas untuk melindungi hak pemegang saham, terutama pemegang saham minoriti. Namun, peraturan pengecualian seperti ‘Mesyuarat Agung Pemegang Saham dengan Kehadiran Penuh’ mengakui bahawa formalisme yang ketat mungkin berlebihan dalam syarikat dengan bilangan pemegang saham yang sedikit dan hubungan yang rapat, dan mengutamakan pembentukan persetujuan substantif dalam Undang-Undang Syarikat Jepun. Kontras ini menonjolkan tujuan di sebalik peraturan, iaitu pentingnya melindungi pemegang saham yang tersebar luas.

Jenis-Jenis Kecacatan dalam Panggilan Mesyuarat Agung Pemegang Saham dan Kesan Undang-Undangnya di Bawah Undang-Undang Syarikat Jepun

Di bawah Undang-Undang Syarikat Jepun, kecacatan dalam resolusi mesyuarat agung pemegang saham diklasifikasikan ke dalam tiga tahap berdasarkan keparahan mereka, dengan setiap tahap menetapkan kesan undang-undang dan cara penyelesaian yang berbeza. Pengklasifikasian berlapis ini bertujuan untuk menyeimbangkan antara keperluan kestabilan undang-undang dalam aktiviti korporat dan pembetulan kesalahan yang mendasar. Sebagai pengurus asing, adalah penting untuk memahami kesan kecacatan ini terhadap pengurusan syarikat anda dan bersiap sedia untuk mengambil tindakan yang sesuai.

Jenis-Jenis Kecacatan: Resolusi yang Boleh Dibatalkan, Resolusi yang Tidak Sah, dan Resolusi yang Tidak Wujud di Bawah Undang-Undang Syarikat Jepun

Dalam Undang-Undang Syarikat Jepun, kecacatan dalam resolusi mesyuarat agung pemegang saham dibahagikan mengikut tahapnya kepada tiga kategori utama: ‘Resolusi yang Boleh Dibatalkan (kecacatan yang boleh dibatalkan)’, ‘Resolusi yang Tidak Sah (sebab-sebab ketidaksahteraan)’, dan ‘Resolusi yang Tidak Wujud (sebab-sebab ketiadaan)’.  

Pembatalan Keputusan yang Boleh Dibatalkan (Pasal 831 Ayat 1 Undang-Undang Syarikat Jepun)

Ini merujuk kepada kecacatan prosedural atau kandungan yang agak ringan. Sebab utama pembatalan adalah “apabila prosedur pemanggilan mesyuarat agung pemegang saham atau cara pengambilan keputusan melanggar undang-undang atau perlembagaan, atau apabila ia secara ketara tidak adil” (Pasal 831 Ayat 1 Butir 1 Undang-Undang Syarikat Jepun). Contoh spesifik termasuk kegagalan memberi notis pemanggilan kepada sebahagian pemegang saham, kekurangan dalam kandungan notis pemanggilan, tempoh notis yang tidak mencukupi, kekurangan kuorum, pelanggaran kewajipan memberi penjelasan, dan penghalangan hak mengundi. Tempoh untuk mengajukan tuntutan ini ditetapkan dalam masa tiga bulan dari tarikh keputusan, dan kelayakan penggugat terhad kepada pemegang saham, pengarah, dan auditor yang mempunyai kepentingan yang kuat dalam keputusan tersebut. Tempoh pendek untuk mengajukan tuntutan ini bertujuan untuk mengesahkan kestabilan hukum keputusan dengan segera. Bagi pengurus, adalah penting untuk memeriksa adanya kecacatan dalam tempoh tiga bulan ini dan mempertimbangkan tindakan yang perlu jika diperlukan.  

Keputusan Tidak Sah Menurut Artikel 830(2) Undang-Undang Syarikat Jepun

Keputusan yang melanggar undang-undang atau peraturan akan dianggap tidak sah jika kesalahan tersebut lebih serius daripada sebab pembatalan. Sebagai contoh, keputusan yang mengandungi kandungan yang dilarang oleh Undang-Undang Syarikat Jepun termasuk dalam kategori ini. Keputusan yang tidak sah ini tidak memerlukan pengesahan mahkamah untuk dianggap batal dan tidak terikat oleh tempoh masa untuk mengemukakan tuntutan atau sekatan terhadap pihak yang berhak mengemukakan tuntutan; sesiapa sahaja boleh menuntut pembatalannya pada bila-bila masa. Ini kerana keperluan untuk membetulkan pelanggaran asas terhadap undang-undang dan menegakkan keadilan mengatasi segala-galanya.  

Keputusan Tidak Wujud di Bawah Artikel 830(1) Akta Syarikat Jepun

Ini merupakan cacat yang paling serius, di mana keputusan secara fizikal tidak wujud (contohnya, minit mesyuarat dihasilkan walaupun tiada mesyuarat agung yang diadakan) atau apabila terdapat kecacatan yang ketara dalam prosedur panggilan atau cara membuat keputusan sehingga tidak dapat diakui keberadaan mesyuarat agung pemegang saham menurut undang-undang. Sebagai contoh spesifik, situasi di mana tiada notis panggilan dikeluarkan tetapi mesyuarat agung diadakan, atau situasi di mana seorang direktur yang bukan direktur perwakilan mengadakan mesyuarat agung tanpa keputusan lembaga direktur. Dalam kes ini juga, tidak ada batasan tempoh untuk mengemukakan tuntutan mahkamah atau pembatasan terhadap siapa yang berhak mengemukakan tuntutan.  

Sistem Pengelasan Kecacatan Tiga Tahap di Bawah Undang-Undang Syarikat Jepun

Sistem pengelasan kecacatan tiga tahap ini menunjukkan keseimbangan antara dua tuntutan utama dalam undang-undang syarikat, iaitu untuk memastikan ‘kestabilan undang-undang’ dan untuk membetulkan ‘ketidakadilan asas’. Untuk kecacatan yang relatif ringan (sebab pembatalan), sistem ini menetapkan tempoh tuntutan yang singkat selama tiga bulan untuk mengesahkan kestabilan undang-undang keputusan dengan segera. Ini kerana jika setiap keputusan boleh dibatalkan kerana kesilapan prosedur yang kecil, pengurusan syarikat akan menjadi sangat tidak stabil, dan keselamatan transaksi dengan pihak ketiga juga akan terancam. Sebaliknya, untuk kecacatan yang sangat serius (sebab keputusan tidak sah atau tidak wujud), sistem ini tidak menetapkan had masa tuntutan, membolehkan seseorang pada bila-bila masa mempersoalkan ketidakabsahan asas keputusan tersebut, dengan memberi keutamaan kepada pencapaian keadilan. Struktur ini menunjukkan bahawa Undang-Undang Syarikat Jepun tidak hanya terpaku pada formalisme, tetapi juga mempertimbangkan kesan substantif dan tatanan hukum.  

Prinsip Penolakan Budi Bicara di Bawah Artikel 831, Perenggan 2 Undang-Undang Syarikat Jepun

Artikel 831, Perenggan 2 Undang-Undang Syarikat Jepun menetapkan bahawa walaupun terdapat pelanggaran terhadap undang-undang atau perlembagaan dalam prosedur pemanggilan mesyuarat agung pemegang saham atau kaedah pengambilan keputusan, mahkamah boleh menolak permintaan pembatalan daripada pemegang saham jika “pelanggaran tersebut tidak serius dan dianggap tidak mempengaruhi keputusan”.

Peruntukan ini merupakan mekanisme penting untuk mengelakkan pembatalan keputusan mesyuarat agung pemegang saham yang mudah akibat kesalahan prosedur yang kecil, yang boleh merosakkan kestabilan undang-undang syarikat secara signifikan. Mahkamah mempunyai perspektif praktikal dalam membuat keputusan, dengan mempertimbangkan bukan sahaja pelanggaran formal undang-undang tetapi juga kesan substantif pelanggaran tersebut dan sejauh mana ia boleh merosakkan kestabilan undang-undang syarikat. Prinsip ini merupakan cara penting bagi mahkamah untuk memasukkan realiti praktikal ke dalam formalisme ketat undang-undang.

Namun, jika kesalahan dianggap “serius”, mahkamah tidak dibenarkan untuk menggunakan budi bicara untuk menolak pembatalan, walaupun kesalahan tersebut dianggap tidak mempengaruhi hasil keputusan. Pendirian ini telah ditetapkan melalui kes-kes seperti keputusan Mahkamah Agung pada 18 Mac 1971 (1971). Ini menunjukkan komitmen yang kuat terhadap keadilan prosedural, di mana kesalahan yang berkaitan dengan asas prosedur tidak boleh diabaikan, walaupun tidak ada kesan pada hasilnya.

Jenis dan Efek Hukum Kecacatan dalam Resolusi Rapat Umum Pemegang Saham di Jepang

Kami telah menyusun jenis tuntutan hukum dan efek hukum yang berkaitan dengan kecacatan dalam resolusi rapat umum pemegang saham di Jepang, serta syarat-syarat pengajuan gugatan, dalam tabel di bawah ini.

Kriteria Penilaian Kecacatan Panggilan Mengikut Kes Utama di Mahkamah Jepun

Mahkamah di Jepun telah membuat pelbagai keputusan mengenai kecacatan panggilan mesyuarat agung pemegang saham, bergantung pada kes-kes tertentu. Kes-kes ini menjadi panduan penting yang menunjukkan bagaimana peruntukan Undang-Undang Syarikat Jepun diterapkan dalam praktik perniagaan.

Kekurangan Kuasa Pengumpulan

Kekurangan kuasa pengumpulan bagi mesyuarat agung pemegang saham merupakan salah satu isu paling asas yang mempengaruhi keabsahan keputusan yang dibuat.

Jika mesyuarat agung pemegang saham diadakan tanpa berdasarkan keputusan yang sah oleh lembaga pengarah yang mempunyai kuasa untuk membuat keputusan, dan bukannya oleh wakil pengarah, mesyuarat tersebut tidak dianggap sebagai mesyuarat agung pemegang saham yang sah di bawah undang-undang, dan keputusan yang dibuat dianggap sebagai ‘keputusan yang tidak wujud’ (Keputusan Mahkamah Agung Jepun pada 20 Ogos 1970 (1970)). Ini adalah contoh di mana kekurangan kuasa pengumpulan dinilai sebagai cacat yang serius yang menafikan kewujudan mesyuarat itu sendiri. Kes ini dengan jelas menunjukkan prinsip bahawa kesahihan mesyuarat agung pemegang saham secara langsung berasal dari kelulusan dan kuasa badan korporat dalaman yang sesuai (lembaga pengarah). Jika mesyuarat diadakan tanpa keputusan yang sah dari lembaga pengarah (atau oleh orang yang tidak berkuasa), ia bukan hanya kesalahan prosedur semata-mata, tetapi dianggap sebagai cacat yang secara asasnya merosakkan kewujudan mesyuarat atau keputusan yang dibuat. Oleh itu, pengurus perlu memastikan bahawa mesyuarat agung pemegang saham selalu diadakan berdasarkan keputusan yang sah dari lembaga pengarah.

Demikian juga, pengumpulan yang diadakan tanpa keputusan yang sah dari lembaga pengarah yang mempunyai kuasa keputusan, walaupun cacat tersebut dianggap tidak mempengaruhi hasil keputusan, masih dianggap sebagai ‘cacat serius’ yang tidak boleh diabaikan (Keputusan Mahkamah Agung Jepun pada 18 Mac 1971 (1971)). Ini menekankan peranan penting lembaga pengarah sebagai ‘penjaga gerbang’ dalam penyelenggaraan mesyuarat agung pemegang saham.

Kekurangan Tempoh atau Kegagalan Pemberitahuan Panggilan Mesyuarat di Bawah Undang-Undang Jepun

Keputusan mahkamah berkenaan dengan kecacatan dalam pemberitahuan panggilan mesyuarat bergantung pada ‘keseriusan’ kecacatan tersebut dan ‘kesan praktikal atau potensial’ yang mungkin timbul terhadap keputusan mesyuarat.

Sebagai contoh, terdapat kes di mana pemberitahuan yang diberikan kurang dua hari dari tempoh panggilan yang ditetapkan oleh undang-undang (pemberitahuan diberikan 12 hari sebelum tarikh mesyuarat) telah dianggap sebagai kecacatan yang serius dan tidak boleh diabaikan oleh Mahkamah Agung Jepun pada 18 Mac 1971 (1971). Ini kerana kekurangan tempoh pemberitahuan dapat merampas masa persediaan pemegang saham dan berpotensi mempengaruhi pelaksanaan hak undi mereka.

Dalam kes di mana terdapat kegagalan memberikan pemberitahuan panggilan kepada sebahagian pemegang saham yang ketara, misalnya, tidak ada pemberitahuan sama sekali kepada 6 daripada 9 pemegang saham (yang mewakili kira-kira 42% daripada jumlah saham), dan pengarah perwakilan hanya memberitahu dua pemegang saham yang merupakan keluarganya secara lisan, keputusan mesyuarat telah dianggap sebagai kecacatan yang ketara dan dianggap sebagai ‘keputusan yang tidak wujud’ oleh Mahkamah Agung Jepun pada 3 Oktober 1958 (1958). Ini adalah kerana panggilan mesyuarat itu sangat cuai sehingga mesyuarat tersebut kehilangan esensi sebagai ‘mesyuarat pemegang saham’.

Sebaliknya, terdapat juga kes di mana tidak adanya pemberitahuan panggilan kepada salah seorang pemilik bahagian (dalam kes persatuan pengurusan kondominium) tidak menyebabkan keputusan mesyuarat menjadi tidak sah, seperti yang diputuskan oleh Mahkamah Daerah Tokyo pada 28 November 1988 (1988). Ini adalah kerana kekurangan pemberitahuan tersebut tidak dianggap mempengaruhi keputusan mesyuarat, dan keputusan tersebut diambil dengan mempertimbangkan tahap kecacatan dan kesan terhadap keputusan mesyuarat. Mahkamah menunjukkan bahawa mereka tidak hanya mempertimbangkan pelanggaran formal semata-mata, tetapi juga bagaimana pelanggaran tersebut secara substantif mempengaruhi hak pemegang saham dan proses pengambilan keputusan mesyuarat. Oleh itu, adalah penting bagi pengurus untuk mengurus senarai penghantaran pemberitahuan panggilan dengan teliti dan memastikan pematuhan sepenuhnya terhadap tempoh yang ditetapkan.

Prosedur Panggilan dan Kaedah Keputusan yang Ketara Tidak Adil di Jepun

Kriteria ‘ketara tidak adil’ sangat bergantung pada penilaian fakta dan mencerminkan jangkaan sosial terhadap tadbir urus korporat pada zaman ini.

Apabila mesyuarat agung pemegang saham diadakan di lokasi atau waktu yang sangat sukar untuk dihadiri, atau apabila pengurusan perbincangan tidak adil dilakukan (seperti menghalang penggunaan hak undi, atau mengendalikan perbincangan dengan kerjasama pemegang saham tertentu, contohnya: pemegang saham pekerja), ini boleh dianggap sebagai cacat yang ‘ketara tidak adil’.  

Sebagai contoh spesifik, apabila individu yang tidak memiliki hak undi menggunakan hak undi, atau wakil yang memegang surat kuasa untuk kedua-dua pihak yang setuju dan tidak setuju mengabaikan surat kuasa yang bertentangan dan hanya mengundi setuju, kaedah keputusan tersebut telah dianggap ‘ketara tidak adil’ (Keputusan Mahkamah Tinggi Osaka, 26 September 1967 (1967)). Selain itu, dalam kes di mana mesyuarat agung berada dalam keadaan keliru, namun pengerusi mengabaikan penolakan kepercayaan oleh pemegang saham, merampas peluang untuk bertanya dan berdebat, dan mengisytiharkan keputusan dengan tepukan tangan sahaja, ini juga dianggap ‘ketara tidak adil’. Kes-kes ini menunjukkan bahawa manipulasi asas dalam pengendalian perbincangan dan penyalahgunaan hak undi dianggap jelas sebagai ‘ketara tidak adil’, dan terdapat permintaan kuat agar proses pengambilan keputusan mesyuarat agung pemegang saham dilakukan dengan adil. Pengurus perlu memberi perhatian yang teliti agar semua pemegang saham diperlakukan dengan adil dalam pengurusan mesyuarat dan hak undi digunakan dengan sewajarnya.  

Di sisi lain, tindakan syarikat yang membenarkan pemegang saham pekerja masuk ke dewan mesyuarat agung lebih awal daripada pemegang saham lain dan duduk di barisan hadapan, walaupun pemegang saham kehilangan peluang untuk duduk di tempat yang diinginkan, tidak dianggap sebagai pelanggaran kepentingan hukum pemegang saham dan tidak dianggap ‘ketara tidak adil’ (Keputusan Mahkamah Agung, 12 November 1996 (1996)). Ini menunjukkan bahawa selagi hak substantif tidak terhalang, ketidakadilan formal tidak serta-merta dianggap sebagai pelanggaran hukum. Ini menunjukkan bahawa mahkamah mempertimbangkan bukan sahaja keadilan formal tetapi juga kesan substantif.  

Mengenai trend kes-kes terkini, dalam keputusan Mahkamah Tinggi Tokyo pada 5 Jun 2024 (2024), prosedur panggilan mesyuarat agung pemegang saham yang didasarkan pada mesyuarat lembaga pengarah yang dipanggil oleh pengarah yang bukan presiden tidak mempunyai cacat walaupun ‘Peraturan Lembaga Pengarah’ syarikat itu sendiri dianggap ‘tidak sah’. Ini menunjukkan bahawa walaupun terdapat pelanggaran prosedur formal, keabsahan prosedur itu sendiri mungkin dinilai semula. Selain itu, keputusan untuk mengadakan mesyuarat agung di lokasi jauh atau perbezaan dalam penyertaan surat kuasa kepada sebahagian pemegang saham (penghantaran dari entiti berbeza) juga tidak dianggap sebagai pelanggaran terhadap undang-undang atau perlembagaan atau prosedur yang ‘ketara tidak adil’. Ini menunjukkan kecenderungan untuk mengakui diskresi tertentu oleh syarikat dalam pengendalian mesyuarat agung dan kemungkinan pergeseran ke arah penilaian keadilan yang lebih substantif.

Aspek Penting dalam Pengurusan Panggilan Mesyuarat Agung Pemegang Saham di Jepun

Untuk mengendalikan syarikat di Jepun dengan lancar dan mengekalkan hubungan yang baik dengan pemegang saham, adalah penting untuk memahami sistem perundangan Jepun serta menguasai aspek penting dalam praktik pengurusan.

Pemeriksaan Menyeluruh Notis Panggilan

Akta Syarikat Jepun menetapkan secara terperinci isi kandungan yang perlu dimasukkan dalam notis panggilan (Perkara 298(1) Akta Syarikat Jepun), dan sebagai pengurus, adalah sangat penting untuk memeriksa secara terperinci isi kandungan notis panggilan seperti tarikh, tempat, agenda, serta kemungkinan penggunaan hak undi melalui bentuk bertulis atau elektronik, dan memastikan semua pemegang saham diberitahu dengan tepat. Terutamanya bagi syarikat swasta, prosedur panggilan mungkin boleh dipermudahkan (Perkara 300 Akta Syarikat Jepun) bergantung pada bentuk syarikat, jadi penting untuk memahami bentuk syarikat anda dan peraturan yang berlaku. Ini merupakan langkah pertama dalam pengurusan risiko proaktif untuk mengelakkan risiko potensial dan bantahan dari pemegang saham.  

Pemahaman Cara Penggunaan Hak Undi dan Pelantikan Wakil

Di mesyuarat agung pemegang saham di Jepun, bukan sahaja boleh menghadiri dan menggunakan hak undi secara langsung, tetapi dalam keadaan tertentu, penggunaan hak undi melalui bentuk bertulis atau elektronik juga mungkin (Perkara 311 dan 312 Akta Syarikat Jepun). Sebagai pengurus, anda perlu menyediakan cara penggunaan hak undi ini agar pemegang saham dapat menggunakannya dengan sesuai, dan memberikan informasi agar mereka dapat memilih cara yang paling sesuai dengan keadaan mereka. Selain itu, penggunaan hak undi melalui wakil juga mungkin, tetapi ada batasan seperti jumlah wakil yang boleh hadir, yang ditentukan oleh undang-undang dan peraturan syarikat, jadi penting untuk memeriksa terlebih dahulu dan memberi nasihat yang jelas kepada pemegang saham (Perkara 310 Akta Syarikat Jepun).  

Kesimpulan

Sistem perundangan yang mengatur kecacatan dalam pemanggilan mesyuarat agung pemegang saham di Jepun dirancang dengan teliti untuk menyeimbangkan antara perlindungan hak pemegang saham dan kestabilan pengurusan syarikat. Bagi mendapatkan kepercayaan dari pemegang saham, syarikat-syarikat perlu memastikan prosedur pemanggilan mesyuarat agung pemegang saham dilaksanakan dengan betul dan mengamalkan tadbir urus korporat yang telus.