Tiga Sebab Kenapa Pengawasan Emel Pekerja Syarikat Tidak Melanggar Privasi

Email digunakan untuk komunikasi dalaman dan luaran di banyak syarikat. Jika syarikat memantau atau menyiasat isi email pekerja, adakah ini melanggar privasi?

Bagi pengurus syarikat, memantau atau menyiasat email pekerja mungkin menjadi kepentingan utama kerana peningkatan kesedaran tentang pematuhan dalam perniagaan.

Kesimpulannya, berdasarkan tiga sebab yang akan dibincangkan dalam artikel ini, interpretasi umum adalah bahawa syarikat tidak melanggar undang-undang jika mereka memantau atau menyiasat email pekerja. Walau bagaimanapun, perlu diingat bahawa bukan semua jenis pemantauan atau penyiasatan adalah dibenarkan, jadi berhati-hati adalah penting.

Oleh itu, dalam artikel ini, kami akan menerangkan kepada pengurus syarikat jenis pemantauan atau penyiasatan yang dibenarkan, dengan merujuk kepada contoh-contoh kes mahkamah sebenar.

Artikel berkaitan: Penjelasan menyeluruh tentang hak privasi. Apa itu tiga elemen pelanggaran

Sebab-sebab Syarikat Dibenarkan Memantau dan Menyiasat E-mel Pekerja

Sebab 1: Untuk Menjaga Ketertiban Syarikat

Syarikat mempunyai hak untuk menjaga ketertiban dalam operasinya sebagai organisasi. Untuk menjaga ketertiban ini, syarikat perlu mencegah ‘penghantaran e-mel yang salah’ oleh pekerja dan menghalang jangkitan virus.

Terutamanya, jika ‘penghantaran e-mel yang salah’ oleh pekerja berlaku, ada risiko bocornya rahsia syarikat. Oleh itu, sebagai hak yang diberikan kepada syarikat untuk menjaga ketertiban, syarikat boleh memeriksa e-mel kerja pekerja.

Sebab 2: Kerana Menggunakan Kemudahan Syarikat

Komputer yang digunakan oleh pekerja di syarikat dan telefon bimbit yang dipinjamkan oleh syarikat adalah harta dan kemudahan syarikat. Bahkan jika pekerja membawa komputer riba sendiri untuk bekerja, mereka akan menghantar dan menerima e-mel melalui kemudahan syarikat seperti talian komunikasi dan pelayan e-mel.

Dengan kata lain, kemudahan syarikat termasuk komputer dan telefon bimbit yang digunakan oleh pekerja untuk kerja, serta sistem itu sendiri. Oleh kerana ini adalah kemudahan syarikat, syarikat mempunyai hak untuk memeriksa penggunaan e-mel pekerja.

Sebab 3: Kerana Ada Kewajipan untuk Fokus pada Tugas

‘Kewajipan untuk fokus pada tugas’ merujuk kepada ‘kewajipan pekerja untuk fokus pada tugas mereka mengikut arahan majikan semasa waktu kerja’. Undang-undang Pegawai Awam Negara dan Undang-undang Pegawai Awam Tempatan yang dikenakan kepada pegawai awam menetapkan kewajipan untuk fokus pada tugas dalam peruntukannya.

Sebaliknya, tidak ada undang-undang yang secara eksplisit menetapkan kewajipan untuk fokus pada tugas bagi pekerja swasta. Walau bagaimanapun, kewajipan untuk fokus pada tugas dianggap ada secara semula jadi sebagai kewajipan yang berkaitan dengan kontrak kerja.

Syarikat boleh menyiasat sama ada pekerja bekerja dengan jujur atau tidak, iaitu, sama ada mereka mematuhi kewajipan untuk fokus pada tugas dan mematuhi kewajipan kerahsiaan dan tidak membocorkan maklumat, dan pemeriksaan e-mel juga dianggap sebagai sebahagian daripada proses ini.

Jadi, adakah syarikat dan bos boleh melihat e-mel pekerja tanpa izin dan tanpa had?

Artikel Berkaitan: Adakah Penyiaran Maklumat Peribadi di Internet Merupakan Pelanggaran Privasi?

【Contoh Penghakiman①】Pemantauan E-mel Pekerja Syarikat dan Tindakan Gangguan Seksual

Kami akan memperkenalkan kes di mana seorang pekerja syarikat telah meminta pampasan kerugian kepada syarikat kerana e-mel peribadi mereka dipantau oleh bos tanpa kebenaran, menganggapnya sebagai pelanggaran privasi. Sebagai kesimpulan, ia telah diputuskan bahawa ini bukan pelanggaran privasi.

Ringkasan Kes

Pekerja wanita X1, yang merupakan plaintif, telah merujuk kepada suaminya, X2, mengenai e-mel yang diterima daripada bos langsungnya, defendan Y (Ketua Jabatan Perniagaan), yang berbunyi “Saya ingin anda meluangkan masa untuk memberitahu saya tentang masalah dalam jabatan ini”. X1 telah menafsirkan e-mel ini sebagai undangan untuk makan dan minum.

X1, yang merasa sangat marah, cuba menghantar e-mel kepada X2 melalui sistem rangkaian komputer syarikat dengan kandungan “Dia mencampuri urusan wanita hingga ke peringkat yang paling detail. Cabaran seterusnya adalah bagaimana untuk bekerja tanpa melibatkannya. Ini hanyalah undangan untuk minum”, tetapi malangnya, e-mel tersebut telah tersalah hantar kepada Y.

Y, setelah mengetahui bahawa X1 dan X2 cuba menuduhnya melakukan tindakan pelecehan seksual, telah meminta bantuan dari jabatan IT syarikat untuk memantau e-mel X1.

Selepas itu, walaupun X1 dan X2 telah berusaha untuk berbincang dengan Y, usaha tersebut gagal. Mereka telah mengambil tindakan undang-undang terhadap Y, menuntut ganti rugi berdasarkan tindakan haram atas alasan menerima tindakan pelecehan seksual daripada Y dan pelanggaran privasi kerana e-mel peribadi mereka dibaca tanpa kebenaran.

Sebaliknya, Y telah membuat tuntutan balas, mendakwa bahawa tuntutan oleh X1 dan X2 bahawa mereka telah menerima tindakan pelecehan seksual daripada Y adalah fitnah.

Isu Utama

Dalam kes ini, walaupun sama ada ada tindakan gangguan seksual oleh Y atau sama ada dakwaan oleh X dan lain-lain merupakan fitnah adalah juga menjadi isu, di bawah ini, kita akan melihat keputusan mahkamah dengan memberi tumpuan pada sama ada pengawasan e-mel X oleh Y merupakan pelanggaran privasi.

Keputusan Mahkamah

Pertama sekali, mahkamah telah membuat penunjukan berikut mengenai sama ada penggunaan e-mel peribadi oleh pekerja adalah dibenarkan.

Sebagai pekerja yang menjalani kehidupan sosial, adalah semestinya dibenarkan menggunakan peranti telefon syarikat sebagai tempat menerima panggilan yang biasanya diperlukan dalam menjalani kehidupan sosial harian. Selain itu, selama ia tidak mengganggu pelaksanaan tugas di syarikat dan beban ekonomi kepada syarikat adalah sangat ringan, dalam batas yang diperlukan dan munasabah untuk merespon panggilan dari luar ini, penggunaan peranti telefon syarikat untuk membuat panggilan juga harus dianggap diterima dalam norma sosial. Ini juga harus dianggap berlaku secara asasnya untuk penghantaran dan penerimaan e-mel peribadi menggunakan sistem rangkaian syarikat.

Keputusan Mahkamah Daerah Tokyo, 3 Disember Tahun Heisei 13 (2001)

Dengan kata lain, penggunaan sistem e-mel syarikat untuk kegunaan peribadi oleh pekerja dalam batas yang diperlukan dan munasabah adalah dibenarkan.

Namun, di sisi lain, mahkamah membuat penunjukan berikut dan memutuskan bahawa pemantauan e-mel pekerja dalam kes ini tidak melanggar privasi.

Apabila pekerja menggunakan sistem rangkaian dalaman untuk menggunakan e-mel secara peribadi, perlindungan privasi yang dapat diharapkan adalah jauh lebih rendah berbanding dengan penggunaan telefon biasa, dan mereka harus menerima ini. Jika seseorang yang tidak mempunyai tanggungjawab untuk memantau penggunaan e-mel peribadi pekerja untuk tujuan kerja memantau, atau jika seseorang yang mempunyai tanggungjawab tersebut memantau tanpa keperluan rasional kerja dan semata-mata kerana keingintahuan peribadi, atau jika mereka memantau dengan cara yang bersandarkan kehendak peribadi tanpa memberitahu fakta pemantauan kepada jabatan pengurusan dalaman atau pihak ketiga dalaman lain, hanya apabila pemantauan yang melampaui batas yang munasabah dalam norma sosial telah dilakukan apabila mempertimbangkan tujuan, cara, dan cara pemantauan dan kerugian yang dialami oleh pihak yang dipantau, ia harus dianggap sebagai pelanggaran hak privasi.

Sama seperti di atas

Dengan kata lain, “tindakan pemantauan oleh defendan tidak melampaui batas yang munasabah dalam norma sosial, dan plaintif harus menerima tindakan pemantauan ini” adalah apa yang boleh dikatakan telah diputuskan.

Poin Penting dalam Penghakiman: Pengawasan sebagai Pengurus adalah Mungkin

Dalam penghakiman, pengawasan berikut ini dianggap sebagai “pengawasan yang melampaui batas yang wajar menurut norma sosial”.

1. Kasus di mana seseorang yang tidak berada dalam posisi untuk memantau penggunaan pribadi email pekerja melakukan pengawasan (bukan pada tingkat pengurus)
2. Bahkan jika orang yang bertanggung jawab melakukan pengawasan, jika tidak ada alasan rasional untuk pengawasan (misalnya, pengawasan dilakukan karena keingintahuan pribadi)
3. Kasus di mana pengawasan dilakukan berdasarkan keinginan pribadi sambil menyembunyikan fakta pengawasan dari pihak ketiga

Dalam hal ini, mengenai poin 1 di atas, terdakwa adalah kepala departemen dan telah meminta departemen yang bertanggung jawab untuk melanjutkan pengawasan, jadi bukanlah kasus di mana dia terus melakukan pengawasan secara pribadi.

Perlu dicatat bahwa pada saat itu, perusahaan ini tidak menerapkan larangan penggunaan pribadi email secara ketat, dan juga tidak memberi tahu karyawan sebelumnya bahwa perusahaan mungkin akan melihatnya.

Bahkan dalam kasus seperti itu, selama tidak melampaui batas yang wajar menurut norma sosial, perusahaan atau atasan diperbolehkan untuk memantau email karyawan.

【Contoh Kehakiman ②】Siasatan E-mel Pekerja yang Disyaki Melakukan Fitnah di Dalam Syarikat

Syarikat melakukan siasatan terhadap seorang pekerja yang disyaki menghantar e-mel fitnah di dalam syarikat. Kami akan menerangkan contoh di mana siasatan telah dijalankan terhadap pekerja yang disyaki bukan penghantar berkenaan e-mel peribadi yang ditemui semasa proses siasatan.

Dalam contoh ini, hak personal seperti maruah dan privasi tidak diiktiraf sebagai dilanggar dalam siasatan tersebut. Selain itu, isu ‘pemeliharaan ketertiban syarikat’ dan ‘kewajipan untuk memberi tumpuan sepenuhnya kepada tugas’ juga telah timbul.

Ringkasan Kes

Beberapa e-mel yang memfitnah pekerja A telah dihantar kepada Pengurus Jabatan Pengurusan. Apabila syarikat menerima aduan daripada A dan menyiasat, mereka mendapati bahawa e-mel tersebut telah dihantar ke alamat e-mel dalaman A menggunakan e-mel percuma dari komputer yang dikongsi oleh Jabatan Jualan.

Memandangkan hanya ada beberapa orang yang mengetahui situasi yang dinyatakan dalam e-mel, X, yang mempunyai motif untuk menghalang hubungan antara A dan pekerja wanita B, telah disyaki dan siasatan pertama telah dijalankan.

Walaupun X menafikan penghantaran, syarikat telah menyiasat rekod komunikasi e-mel X selama kira-kira setahun dari pelayan fail yang dimiliki dan dikendalikan oleh syarikat, tetapi tidak dapat menemui bukti yang menunjukkan keterlibatan X dalam e-mel fitnah tersebut.

Walau bagaimanapun, dalam proses penyiasatan, terdapat banyak e-mel peribadi yang tidak berkaitan dengan kerja oleh X.

Kemudian, syarikat telah menjalankan dua siasatan lanjutan terhadap X berkenaan e-mel fitnah dan e-mel peribadi, dan kemudian mengambil tindakan disiplin (penghantaran surat amaran) atas alasan bahawa e-mel peribadi melanggar peraturan kerja.

Sebagai respons, X telah menuntut ganti rugi daripada syarikat, dengan alasan bahawa cara siasatan melanggar hak kehormatan dan hak personal, dan bahawa penyiasatan e-mel dan membenarkan pihak berkepentingan untuk melihatnya, dan tidak mengembalikannya kepada individu tersebut, melanggar hak milik dan hak privasi terhadap maklumat peribadi dalam kehidupan peribadi.

Isu Utama

Dalam kes ini, walaupun isu utama adalah sama ada siasatan mendengar boleh dianggap sebagai pelanggaran hak personaliti, kita akan melihat keputusan mahkamah dengan fokus pada sama ada siasatan e-mel untuk menyelesaikan masalah dalam syarikat boleh dianggap sebagai pelanggaran hak privasi.

Keputusan Mahkamah

Mahkamah telah menunjukkan pendapatnya mengenai siasatan e-mel seperti berikut, dan telah memutuskan bahawa siasatan e-mel dalam kes ini tidak melanggar hak privasi.

Ada keadaan yang membolehkan plaintif secara rasional disyaki sebagai penghantar dalam kes e-mel fitnah, dan hasil daripada mendengar keadaan tersebut, plaintif menafikan bahawa dia adalah penghantar tetapi tidak dapat menghilangkan syak wasangka tersebut, jadi perlu ada siasatan lanjutan. Memandangkan kes ini melibatkan penggunaan e-mel di dalam syarikat, maklumat yang boleh mengenal pasti pelaku mungkin tertulis dalam fail e-mel plaintif, dan kandungan tersebut perlu diperiksa. Selain itu, setelah keberadaan sejumlah besar e-mel peribadi yang tidak berkaitan dengan kerja menjadi jelas dalam kes e-mel peribadi, keperluan untuk menyiasat plaintif mengenai ini muncul. Sama ada e-mel tersebut adalah e-mel peribadi yang tidak berkaitan dengan kerja atau tidak, tidak dapat ditentukan dengan tepat hanya dari tajuknya, dan perlu ditentukan dari kandungannya. Tidak dapat dikatakan bahawa siasatan mana pun melanggar kebebasan mental plaintif dalam tindakan haram yang melampaui batas yang dapat diterima secara sosial.

Keputusan Mahkamah Tokyo, 26 Februari Heisei 14 (2002)

Walaupun ada perbezaan dalam ungkapan yang tepat, dalam contoh penghakiman ini juga, dapat dikatakan bahawa ia membuat keputusan dari sudut pandang “sama ada melampaui batas yang dapat diterima secara sosial” (sama ada melampaui lingkungan yang wajar menurut norma sosial).

Poin Penting dalam Penghakiman: Kewajiban Dedikasi Kerja dan Pemeliharaan Tata Tertib Perusahaan

Selain itu, berkenaan dengan kewajiban dedikasi kerja dan pemeliharaan tata tertib perusahaan, telah ditunjukkan seperti berikut.

Email peribadi, dengan pengirim memikirkan dan membuat dokumen dan menghantarnya, tentunya akan melanggar kewajiban dedikasi kerja pengirim dan juga melakukan pelanggaran tata tertib perusahaan dengan menggunakan fasilitas perusahaan untuk kegunaan peribadi. Ini juga akan mengganggu pekerjaan penerima dengan membiarkan mereka membaca email peribadi. Selain itu, dalam kes ini, bukti menunjukkan bahawa terdapat jumlah yang signifikan dari email yang meminta balasan dari penerima, dan email peribadi telah dihantar sebagai balasan. Ini bukan sahaja melanggar kewajiban dedikasi kerja sendiri, tetapi juga memaksa penerima untuk memikirkan dan membuat dokumen balasan dan menghantarnya, melanggar kewajiban dedikasi kerja pengirim dan membiarkan mereka menggunakan fasilitas perusahaan untuk kegunaan peribadi, yang merupakan pelanggaran tata tertib perusahaan.

Sama seperti di atas

Dengan kata lain, jika pelanggaran kewajiban dedikasi kerja dapat diterima secara rasional, keperluan dan kesesuaian untuk melakukan penyelidikan email seperti dalam kes ini untuk pemeliharaan tata tertib perusahaan dapat diakui.

Namun, sebaliknya, walaupun tidak melanggar hak privasi, metode dan sebagainya mungkin melanggar hak personal lain seperti kehormatan, jadi perlu berhati-hati.

Artikel Berkaitan: Berapa banyak ganti rugi untuk pelanggaran privasi? Seorang peguam menerangkan harga pasaran dalam praktik

Menjelaskan Peraturan Kerja Mengenai E-mel Pekerja

Sangat penting bagi syarikat untuk menjelaskan terlebih dahulu peraturan mengenai e-mel pekerja dan berkongsi dengan pekerja sebelum melakukan pemeriksaan e-mel dengan cara yang betul.

Selain itu, peraturan mengenai e-mel pekerja harus diterapkan kepada semua pekerja, oleh itu, adalah lebih baik untuk menetapkannya dalam bentuk Peraturan Kerja.

Jika peraturan mengenai e-mel pekerja jelas dalam Peraturan Kerja, kemungkinan untuk mendapat masalah dengan pekerja ketika menyiasat e-mel pekerja dengan alasan “melanggar Peraturan Kerja” akan menjadi rendah.

Rumusan: Jika menghadapi masalah berkaitan dengan pemantauan emel pekerja, berundinglah dengan peguam

Saya percaya bahawa terdapat syarikat yang membenarkan penggunaan emel peribadi dalam skop kerja tertentu. Walau bagaimanapun, ini tidak boleh melampaui batas yang ditetapkan.

Di samping itu, syarikat tidak boleh memantau atau menyiasat emel tanpa sebarang syarat. Ini hanya dibenarkan demi menjaga ketertiban syarikat, mematuhi kewajipan untuk memberi tumpuan sepenuhnya kepada kerja, dan untuk kegunaan kemudahan syarikat.

Pengetahuan yang sangat pakar diperlukan untuk menentukan sama ada pemantauan emel pekerja melanggar hak privasi dan lain-lain, serta dalam pembuatan peraturan kerja. Jika anda menghadapi masalah dalam membuat keputusan atau dalam pembuatan atau pengubahan peraturan kerja, sila berunding dengan peguam.

Panduan Mengenai Langkah-langkah yang Diambil oleh Firma Kami

Firma undang-undang Monolis adalah sebuah firma undang-undang yang memiliki kepakaran tinggi dalam kedua-dua bidang IT, khususnya internet dan undang-undang. Kami menyediakan manual untuk pekerja sambilan dan pekerja kontrak, serta garis panduan mengenai penggunaan internet dan SNS oleh pekerja, dan memberikan sokongan dalam hal ini. Kami percaya bahawa salah satu titik penting adalah untuk mengelakkan kegagalan undang-undang dan mengurangkan beban staf inti syarikat anda sebanyak mungkin. Butiran lanjut dinyatakan di bawah.