Penerangan Sistem Syarikat yang Menubuhkan Jawatankuasa Penamaan dan Sebagainya dalam Undang-Undang Syarikat Jepun

Undang-undang Syarikat Jepun menyediakan beberapa pilihan bagi struktur tadbir urus syarikat berhad, atau corporate governance. Antara pilihan tersebut, ‘Syarikat dengan Jawatankuasa Penamaan, dll.’ merupakan salah satu reka bentuk institusi yang maju dengan tujuan untuk meningkatkan ketelusan pengurusan dan fungsi pengawasan. Sistem ini berasal dari sistem ‘Syarikat dengan Jawatankuasa, dll.’ yang diperkenalkan melalui pindaan Undang-undang Khas Perdagangan pada tahun 2002 dan diwarisi oleh Undang-undang Syarikat Jepun yang diperkenalkan pada tahun 2005. Berbeza dengan syarikat yang menubuhkan jawatankuasa pengaudit yang biasa dilihat dalam syarikat-syarikat Jepun tradisional, ciri utama Syarikat dengan Jawatankuasa Penamaan, dll. adalah pemisahan yang jelas antara fungsi pengawasan pengurusan dan fungsi pelaksanaan tugas. Secara spesifik, lembaga pengarah akan fokus pada penetapan dasar pengurusan dan pengawasan, sementara pelaksanaan tugas harian akan diurus oleh jawatan yang dikenali sebagai ‘eksekutif’. Selain itu, lembaga pengarah diwajibkan untuk menubuhkan tiga jawatankuasa dalaman: Jawatankuasa Penamaan, Jawatankuasa Pengaudit, dan Jawatankuasa Pampasan. Jawatankuasa-jawatankuasa ini memainkan peranan penting dalam membuat keputusan dari sudut yang bebas dan objektif mengenai isu-isu penting dalam corporate governance, seperti penamaan pengarah, pengawasan pelaksanaan tugas, dan penetapan pampasan pengurus. Syarat bahawa majoriti ahli setiap jawatankuasa mesti terdiri daripada pengarah luar yang bebas dari pengurusan adalah mekanisme penting yang menjamin objektiviti sistem ini. Artikel ini akan menjelaskan secara terperinci mengenai sistem Syarikat dengan Jawatankuasa Penamaan, dll., termasuk mekanisme dan peranannya berdasarkan peruntukan Undang-undang Syarikat Jepun. Kita akan menerangkan fungsi pengarah dan lembaga pengarah dalam sistem ini, serta kuasa dan tanggungjawab yang dimiliki oleh Jawatankuasa Penamaan, Jawatankuasa Pengaudit, dan Jawatankuasa Pampasan.

Apakah Syarikat yang Menetapkan Jawatankuasa Penamaan di Jepun?

Syarikat yang menetapkan jawatankuasa penamaan, audit, dan pampasan adalah satu bentuk reka bentuk institusi syarikat saham yang didefinisikan di bawah Artikel 2, Perkara 12 Akta Syarikat Jepun. Syarikat yang mengamalkan sistem ini diwajibkan oleh undang-undang untuk menubuhkan tiga jawatankuasa tersebut. Tujuan utama sistem ini adalah untuk memisahkan ‘pengawasan’ dan ‘pelaksanaan tugas’ dalam pengurusan syarikat. Dengan ini, lembaga pengarah dapat menjauhkan diri dari pelaksanaan tugas harian dan memberi tumpuan kepada peranan mereka dalam mengawasi prestasi pengurusan secara objektif. Pelaksanaan tugas sebenar akan diurus oleh ‘eksekutif pelaksana’ yang dilantik oleh lembaga pengarah. Pemisahan pengawasan dan pelaksanaan yang jelas ini meningkatkan ketelusan dalam pengambilan keputusan pengurusan dan menguatkan tanggungjawab kepada pemegang saham dan pihak berkepentingan lain. Khususnya, sistem tadbir urus yang mendekati piawaian antarabangsa ini sering dinilai tinggi oleh pelabur asing. Di syarikat yang menetapkan jawatankuasa penamaan di Jepun, ketiga-tiga jawatankuasa tersebut mempunyai kuasa yang besar dalam hal-hal yang berkaitan dengan pengurusan teras seperti pelantikan pegawai, audit, dan pampasan. Selain itu, lebih daripada separuh ahli setiap jawatankuasa (komite) mesti merupakan ‘pengarah luar’ yang bebas dari pengurusan syarikat tersebut, seperti yang ditetapkan dalam Perkara 400, Perenggan 3 Akta Syarikat Jepun. Keperluan ini bertujuan untuk menghalang keputusan yang berpihak kepada kepentingan sendiri dalam pengurusan pelantikan dan pampasan, serta merealisasikan tadbir urus yang objektif dan adil.

Peranan Lembaga Pengarah dan Mesyuarat Lembaga Pengarah dalam Syarikat yang Menetapkan Jawatankuasa Penamaan di Jepun

Peranan mesyuarat lembaga pengarah dalam syarikat yang menetapkan jawatankuasa penamaan dan sebagainya di Jepun sangat berbeza daripada lembaga pengarah syarikat dengan reka bentuk organisasi lain. Perbezaan yang paling penting ialah lembaga pengarah secara prinsip tidak langsung menjalankan pengurusan perniagaan syarikat.

Perkara 416(1) Akta Syarikat Jepun menetapkan kuasa lembaga pengarah syarikat yang menetapkan jawatankuasa penamaan dan sebagainya. Menurutnya, peranan utama lembaga pengarah boleh diringkaskan kepada tiga perkara berikut:

1. Penentuan dasar pengurusan asas
2. Penentuan perkara yang diperlukan untuk pelaksanaan tugas jawatankuasa audit
3. Pengawasan pelaksanaan tugas oleh eksekutif pelaksana

Pertama, lembaga pengarah menentukan dasar-dasar asas pengurusan syarikat, seperti pembentukan rancangan pengurusan jangka menengah dan keputusan pelaburan besar, yang merupakan inti dari pengurusan syarikat. Namun, pelaksanaan tugas-tugas khusus berdasarkan dasar-dasar asas yang telah ditetapkan bukan dilakukan oleh lembaga pengarah itu sendiri, tetapi diserahkan kepada eksekutif pelaksana.

Seterusnya, lembaga pengarah bertanggungjawab untuk menyediakan sistem yang diperlukan agar aktiviti jawatankuasa audit, yang mengaudit pelaksanaan tugas oleh eksekutif pelaksana dan pengarah, dapat dilaksanakan secara efektif.

Dan peranan yang paling penting adalah pengawasan terhadap eksekutif pelaksana. Lembaga pengarah memantau sama ada eksekutif pelaksana menjalankan tugas mereka dengan tepat mengikut dasar asas dan menilai prestasi mereka. Untuk menjadikan fungsi pengawasan ini efektif, lembaga pengarah juga mempunyai kuasa untuk melantik dan memecat eksekutif pelaksana dan pengarah (Perkara 416(1) Akta Syarikat Jepun). Walau bagaimanapun, jawatankuasa penamaan yang akan dibincangkan kemudianlah yang menentukan kandungan cadangan pelantikan dan pemecatan pengarah yang akan diserahkan kepada mesyuarat agung pemegang saham.

Dengan demikian, pengarah dalam syarikat yang menetapkan jawatankuasa penamaan dan sebagainya memikul peranan sebagai pengawas pengurusan, bukan sebagai pelaksana tugas. Ini merupakan perbezaan yang mendasar daripada pengarah syarikat dengan reka bentuk organisasi lain yang sering juga menjalankan tugas pengurusan. Selain itu, berdasarkan Perkara 415 Akta Syarikat Jepun, lembaga pengarah boleh menyerahkan keputusan pelaksanaan tugas kepada eksekutif pelaksana secara signifikan untuk perkara-perkara yang tidak ditetapkan oleh undang-undang atau perlembagaan sebagai perkara yang harus diputuskan oleh lembaga pengarah itu sendiri. Ini memastikan pemisahan pengawasan dan pelaksanaan pengurusan secara jelas dalam sistem perundangan.

Tiga Jawatankuasa dan Keperluan Organisasi Bersama di Bawah Undang-Undang Syarikat Jepun

Inti tadbir urus syarikat yang menetapkan Jawatankuasa Penamaan dan sebagainya di Jepun terdiri daripada tiga jawatankuasa utama: Jawatankuasa Penamaan, Jawatankuasa Audit, dan Jawatankuasa Pampasan. Ketiga-tiga jawatankuasa ini adalah institusi yang ditempatkan dalam lembaga pengarah dan masing-masing menjalankan kuasa yang penting secara bebas.

Ketiga-tiga jawatankuasa ini mempunyai keperluan organisasi bersama yang ditetapkan di bawah Artikel 400 Undang-Undang Syarikat Jepun. Pertama, setiap jawatankuasa harus diorganisir dengan sekurang-kurangnya tiga pengarah (perenggan pertama artikel tersebut). Kedua, dan yang paling penting, lebih daripada separuh ahli setiap jawatankuasa mesti merupakan pengarah luar (perenggan ketiga artikel tersebut). Pengarah luar merujuk kepada pengarah yang tidak terlibat dalam pengurusan eksekutif syarikat atau anak syarikatnya, dan yang berdiri bebas dari pengurusan (Artikel 2, Perkara 15, Undang-Undang Syarikat Jepun). Keperluan ini memastikan objektiviti dan keadilan dalam perbincangan dan keputusan yang dibuat oleh setiap jawatankuasa.

Jawatankuasa Penamaan

Jawatankuasa Penamaan mempunyai kuasa untuk menentukan kandungan usul pemilihan dan pemecatan pengarah yang akan dikemukakan kepada mesyuarat agung pemegang saham (menurut Artikel 404(1) Akta Syarikat Jepun). Ini bermakna, bukanlah wakil pengarah atau presiden yang menentukan siapa calon pengarah atau pengarah mana yang patut dipecat, tetapi jawatankuasa penamaan ini. Dengan kebanyakan ahli jawatankuasa penamaan terdiri daripada pengarah luar, mereka mempunyai kuasa ini untuk menghalang apa yang dikenali sebagai ‘pengurusan sumber manusia yang disesuaikan sendiri’, di mana pemimpin pengurusan memilih individu yang menguntungkan mereka sendiri sebagai pengarah. Ini memastikan objektiviti dan kepelbagaian dalam komposisi lembaga pengarah, serta mengukuhkan fungsi pengawasan mereka.

Jawatankuasa Audit di Jepun

Jawatankuasa Audit mempunyai kuasa untuk mengaudit pelaksanaan tugas oleh eksekutif dan pengarah serta membuat laporan audit (menurut Artikel 404, Perenggan 2, Butir 1 Akta Syarikat Jepun). Ini termasuk kuasa yang luas untuk menyiasat keadaan perniagaan dan harta syarikat. Jawatankuasa Audit boleh meminta laporan perniagaan dari eksekutif atau pekerja pada bila-bila masa dan menyiasat keadaan perniagaan atau harta syarikat (menurut Artikel 405, Perenggan 1 Akta Syarikat Jepun). Selain itu, jika mereka menemui sebarang tindakan yang melanggar undang-undang atau fakta yang sangat tidak wajar, mereka mempunyai kewajipan untuk melaporkannya kepada lembaga pengarah (Perenggan yang sama, Butir 2). Tambahan pula, Jawatankuasa Audit juga mempunyai kuasa untuk menentukan isi cadangan berkaitan dengan pelantikan, pemecatan, atau tidak dilantik semula juruaudit akaun syarikat (menurut Artikel 404, Perenggan 2, Butir 2 Akta Syarikat Jepun). Ini juga memastikan kemandirian audit akaun. Berbanding dengan jawatankuasa audit yang ditubuhkan oleh syarikat, kuasa Jawatankuasa Audit adalah lebih kuat dan sebagai institusi dalam lembaga pengarah, mereka terlibat secara lebih langsung dalam pengawasan pengurusan.

Jawatankuasa Pembiayaan di Bawah Undang-Undang Syarikat Jepun

Jawatankuasa Pembiayaan mempunyai kuasa untuk menentukan kandungan gaji dan imbuhan individu bagi eksekutif dan pengarah mengikut Seksyen 404(3) Akta Syarikat Jepun (2005). Di bawah Akta Syarikat Jepun, ‘gaji dan lain-lain’ merujuk kepada manfaat kewangan yang diterima dari syarikat sebagai balasan pelaksanaan tugas, termasuk gaji, bonus, dan faedah lain. Jawatankuasa Pembiayaan menetapkan jumlah gaji setiap pengarah berdasarkan prestasi syarikat dan sumbangan individu pengarah, mengikut kriteria objektif. Dengan kebanyakan ahli jawatankuasa terdiri daripada pengarah luar, kuasa ini memastikan bahawa gaji pengarah tidak menjadi berlebihan dan proses penentuannya tidak kurang ketelusan. Keterbukaan dan keadilan dalam proses penetapan gaji pengarah adalah sangat penting untuk mendapatkan kepercayaan pemegang saham, dan Jawatankuasa Pembiayaan memainkan peranan penting dalam menjamin aspek-aspek ini secara sistematik.

Perbandingan dengan Reka Bentuk Institusi Lain

Untuk memahami lebih mendalam mengenai syarikat yang menubuhkan Jawatankuasa Penamaan dan sebagainya di Jepun, kita akan membandingkannya dengan reka bentuk institusi yang paling umum di syarikat Jepun, iaitu syarikat dengan Jawatankuasa Pengawas. Jadual di bawah ini merangkum perbezaan utama antara kedua-duanya.

Seperti yang ditunjukkan dalam jadual ini, syarikat yang menubuhkan Jawatankuasa Penamaan dan sebagainya di Jepun secara organisasi memisahkan fungsi pengawasan dan pelaksanaan tugas, dan melibatkan secara kuat Pengarah Luar dalam keputusan mengenai hal-hal penting seperti personel dan gaji. Ini bertujuan untuk mencapai tadbir urus yang lebih objektif dan transparan, yang merupakan perbezaan mendasar dari syarikat dengan Jawatankuasa Pengawas.

Kesimpulan

Dalam artikel ini, kami telah menjelaskan tentang syarikat yang menubuhkan Jawatankuasa Penamaan dan sebagainya di bawah Undang-Undang Syarikat Jepun, termasuk kerangka sistemnya, peranan setiap institusi, dan perbandingannya dengan sistem lain. Syarikat yang menubuhkan Jawatankuasa Penamaan dan sebagainya bertujuan untuk meningkatkan objektiviti dan ketelusan pengurusan dengan memisahkan dengan jelas fungsi pengawasan oleh lembaga pengarah dan fungsi pelaksanaan urusan oleh eksekutif, serta melalui tiga jawatankuasa yang ditubuhkan di dalam lembaga pengarah, iaitu jawatankuasa penamaan, audit, dan pampasan. Khususnya, kewajipan untuk mempunyai lebih daripada separuh ahli jawatankuasa yang merupakan pengarah luar adalah elemen penting dalam memenangi kepercayaan dari pelabur antarabangsa. Bagi syarikat-syarikat yang mengembangkan perniagaan di Jepun atau mempertimbangkan transaksi dan pelaburan dengan syarikat Jepun, memahami sistem tadbir urus syarikat lawan adalah penting.

Firma guaman Monolith mempunyai pengalaman dan rekod prestasi yang luas dalam semua aspek undang-undang perniagaan termasuk Undang-Undang Syarikat Jepun. Firma kami mempunyai pakar yang bukan sahaja berkelayakan sebagai peguam di Jepun tetapi juga memegang kelayakan peguam dari negara lain dan mahir dalam bahasa Jepun dan Inggeris. Kami telah memberikan nasihat hukum yang praktikal dan spesifik kepada klien domestik dan internasional mengenai transisi ke syarikat yang menubuhkan Jawatankuasa Penamaan dan sebagainya, pelantikan pengarah luar, pengurusan jawatankuasa, dan isu kompleks lain yang berkaitan dengan Undang-Undang Syarikat Jepun. Apabila anda memerlukan pembinaan sistem tadbir urus yang kukuh di Jepun atau menghadapi isu hukum yang berkaitan, sila hubungi firma kami untuk mendapatkan bantuan.