Apakah Kontrak Pembatasan Tanggungjawab Pengarah Luar? Prosedur dan Perkara Penting dalam Penyediaan Kontrak

Dalam beberapa tahun kebelakangan ini, dengan berlakunya skandal syarikat yang berturut-turut, lembaga pengarah diminta untuk mengawasi pengurusan dengan lebih teliti, dan sebagai sebahagian daripada usaha tersebut, penggunaan pengarah luar semakin berkembang.

Dalam Pindaan Undang-Undang Syarikat Jepun yang dikuatkuasakan pada 1 Mac 2021 (Reiwa 3), penubuhan pengarah luar diwajibkan bagi syarikat tersenarai. Oleh itu, bukan sahaja bagi syarikat tersenarai, tetapi juga bagi syarikat yang bercadang untuk disenaraikan pada masa hadapan, mendapatkan pengarah luar menjadi cabaran besar.

Selain itu, walaupun bagi syarikat yang tidak tersenarai, apabila menerima pelaburan daripada VC dan sebagainya, penerimaan pengarah luar mungkin menjadi syarat. Dalam situasi di mana syarikat menerima pengarah dari luar, sering kali syarikat dan pengarah tersebut menandatangani kontrak had tanggungjawab terlebih dahulu.

Oleh itu, dalam artikel ini, kami akan menerangkan secara terperinci tentang apa itu kontrak had tanggungjawab dan prosedur yang diperlukan untuk menandatangani kontrak had tanggungjawab.

Kontrak Pembatasan Tanggung Jawab Pengarah Luar dan Skop Penerapannya

Seiring dengan peningkatan jumlah pengarah luar, penggunaan kontrak pembatasan tanggung jawab semakin berkembang.

Menurut “Buku Putih Tadbir Urus Korporat Syarikat Tersenarai di TSE 2015[ja]” oleh Bursa Saham Tokyo (halaman 36), peratusan pengarah luar yang telah menandatangani kontrak pembatasan tanggung jawab dengan syarikat mencapai 78.6% daripada keseluruhan syarikat tersenarai di TSE pada tahun 2014, menunjukkan bahawa penandatanganan kontrak pembatasan tanggung jawab semakin menjadi amalan biasa.

Di sini, kami akan menjelaskan apa itu kontrak pembatasan tanggung jawab dan pengarah mana yang boleh menandatangani kontrak tersebut.

Untuk maklumat lanjut mengenai pengarah yang dihantar dalam kontrak pelaburan, sila rujuk artikel berikut.

Artikel Berkaitan: Apakah Klausa Penghantaran Pengarah dalam Kontrak Pelaburan[ja]

Selain itu, untuk maklumat lanjut mengenai kontrak pelaburan secara umum yang ditandatangani dengan VC dan lain-lain, sila rujuk artikel berikut.

Artikel Berkaitan: Apakah Klausa Pengurusan Syarikat dalam Kontrak Pelaburan[ja]

Apakah Kontrak Pembatasan Tanggungjawab Pengarah

Kontrak pembatasan tanggungjawab adalah perjanjian yang membatasi tanggungjawab pengarah kepada jumlah tertentu sekiranya pengarah tersebut dikenakan tanggungjawab ganti rugi.

Kontrak pembatasan tanggungjawab biasanya ditandatangani sebelum pengarah benar-benar dikenakan tanggungjawab ganti rugi. Secara khusus, ia biasanya ditandatangani ketika pengarah dilantik.

Mengenai pengecualian tanggungjawab, seperti yang akan dijelaskan kemudian, terdapat sistem yang membolehkan pengecualian melalui resolusi mesyuarat pemegang saham atau lembaga pengarah. Namun, dalam sistem ini, tidak jelas sama ada tanggungjawab benar-benar akan dikecualikan melalui resolusi tersebut atau berapa jumlah pengecualian yang akan diberikan. Oleh itu, bagi mereka yang akan menjadi pengarah luar, kebimbangan mengenai dikenakan tanggungjawab ganti rugi yang tinggi tidak dapat dihilangkan.

Sebaliknya, melalui kontrak pembatasan tanggungjawab, tanggungjawab dapat dibatasi sebelum tanggungjawab ganti rugi berlaku. Dengan cara ini, kontrak pembatasan tanggungjawab dapat mengurangkan risiko dikenakan tanggungjawab ganti rugi yang tinggi, menjadikannya lebih mudah untuk mendapatkan individu yang bersedia menjadi pengarah luar. Peningkatan dalam kes-kes di mana kontrak pembatasan tanggungjawab ditandatangani dengan pengarah luar boleh dianggap disebabkan oleh faktor-faktor ini.

Walau bagaimanapun, dalam kontrak pembatasan tanggungjawab, jumlah had tanggungjawab tidak boleh ditentukan secara bebas. Undang-undang Syarikat Jepun menetapkan bahawa jumlah had ini mestilah salah satu daripada dua jumlah berikut, mana yang lebih tinggi:

• Jumlah yang ditetapkan dalam perlembagaan syarikat
• Jumlah minimum had tanggungjawab yang ditetapkan oleh Undang-undang Syarikat Jepun (Perkara 425, Ayat 1)

Jumlah minimum had tanggungjawab yang kedua ini, bagi pengarah luar, ditetapkan sebagai dua kali ganda “ganjaran” (Peraturan Pelaksanaan Undang-undang Syarikat Jepun, Perkara 113).

Pengarah Eksekutif Tidak Termasuk dalam Pengecualian Tanggungjawab

Pengarah yang boleh menandatangani kontrak pengecualian tanggungjawab dengan syarikat adalah terhad kepada pengarah yang bukan pengarah eksekutif. Oleh itu, pengarah wakil atau pengarah yang dipilih oleh resolusi lembaga pengarah sebagai pengarah eksekutif tidak boleh menandatangani kontrak pengecualian tanggungjawab.

Pengarah luar dipilih daripada kalangan pengarah yang bukan pengarah eksekutif, jadi tiada masalah bagi pengarah luar untuk menandatangani kontrak pengecualian tanggungjawab. Namun, jika pengarah luar dilantik sebagai pengarah eksekutif, kontrak pengecualian tanggungjawab akan kehilangan keberkesanannya, jadi perhatian diperlukan (Perkara 427, Perenggan 2, Undang-Undang Syarikat Jepun).

Prosedur untuk Memeterai Kontrak Pengehadan Tanggungjawab

Apabila memeterai kontrak pengehadan tanggungjawab, bukan sahaja perlu memeterai kontrak, tetapi juga perlu menjalani prosedur yang ditetapkan oleh Undang-Undang Syarikat Jepun terlebih dahulu. Di sini, kami akan menjelaskan prosedur yang perlu dilakukan terlebih dahulu untuk memeterai kontrak pengehadan tanggungjawab.

Penyediaan Artikel Syarikat untuk Kontrak Pengehadan Tanggungjawab

Untuk memeterai kontrak pengehadkan tanggungjawab, syarikat perlu menetapkan dalam artikel syarikat bahawa kontrak pengehadkan tanggungjawab boleh dimeterai. Oleh itu, langkah pertama adalah mengubah artikel syarikat untuk memasukkan peruntukan mengenai pemeteraian kontrak pengehadkan tanggungjawab.

Menentukan Sama Ada untuk Menetapkan Had Tanggungjawab dalam Artikel Syarikat

Had tanggungjawab dalam kontrak pengehadkan tanggungjawab adalah jumlah yang ditetapkan dalam artikel syarikat atau jumlah minimum yang ditetapkan oleh undang-undang, mana-mana yang lebih tinggi. Oleh itu, menetapkan had tanggungjawab yang lebih rendah daripada jumlah minimum yang ditetapkan oleh undang-undang dalam artikel syarikat tidak bermakna.

Oleh itu, menetapkan had tanggungjawab dalam artikel syarikat hanya bermakna jika syarikat ingin menetapkan had tanggungjawab yang lebih tinggi daripada jumlah minimum yang ditetapkan oleh undang-undang. Syarikat perlu menentukan sama ada untuk menetapkan had tanggungjawab dalam artikel syarikat atau tidak.

Keputusan untuk menetapkan had tanggungjawab dalam artikel syarikat berbeza-beza mengikut syarikat. Dari perspektif pemegang saham yang ingin menuntut tanggungjawab dari pengarah, adalah lebih baik jika had tanggungjawab yang lebih tinggi daripada jumlah minimum yang ditetapkan oleh Artikel 425, Perenggan 1 Undang-Undang Syarikat Jepun (2005) ditetapkan dalam artikel syarikat.

Di sisi lain, jika menerima pengarah luar dari pelabur, pihak yang menghantar mungkin lebih suka had tanggungjawab yang lebih rendah walaupun mereka adalah pemegang saham.

Contoh Peruntukan untuk Menetapkan Had Tanggungjawab dalam Artikel Syarikat

Jika menetapkan had tanggungjawab dalam artikel syarikat, peruntukan berikut boleh dipertimbangkan.

Artikel ○ (Kontrak Pengehadkan Tanggungjawab dengan Pengarah)
Syarikat ini boleh memeterai kontrak untuk mengehadkan tanggungjawab pampasan di bawah Artikel 423, Perenggan 1 Undang-Undang Syarikat Jepun (2005) dengan pengarah (kecuali pengarah eksekutif) mengikut peruntukan Artikel 427, Perenggan 1 Undang-Undang Syarikat Jepun (2005). Walau bagaimanapun, had tanggungjawab pampasan berdasarkan kontrak tersebut hendaklah jumlah yang ditetapkan terlebih dahulu yang sekurang-kurangnya ○ yen atau jumlah minimum yang ditetapkan oleh undang-undang, mana-mana yang lebih tinggi.

Contoh Peruntukan untuk Tidak Menetapkan Had Tanggungjawab dalam Artikel Syarikat

Jika tidak menetapkan had tanggungjawab dalam artikel syarikat, peruntukan berikut boleh dipertimbangkan.

Artikel ○ (Kontrak Pengehadkan Tanggungjawab dengan Pengarah)
Syarikat ini boleh memeterai kontrak untuk mengehadkan tanggungjawab pampasan di bawah Artikel 423, Perenggan 1 Undang-Undang Syarikat Jepun (2005) dengan pengarah (kecuali pengarah eksekutif) mengikut peruntukan Artikel 427, Perenggan 1 Undang-Undang Syarikat Jepun (2005). Walau bagaimanapun, had tanggungjawab pampasan berdasarkan kontrak tersebut hendaklah jumlah minimum yang ditetapkan oleh undang-undang.

Persetujuan Pengawas

Apabila menetapkan peraturan dalam anggaran dasar untuk membuat kontrak pembatasan tanggung jawab, perubahan anggaran dasar ini mesti mendapat persetujuan melalui resolusi mesyuarat agung pemegang saham.

Dalam kes syarikat yang mempunyai pengawas, apabila mengemukakan usul untuk membuat perubahan anggaran dasar ini kepada mesyuarat agung pemegang saham, mesti terlebih dahulu mendapat persetujuan semua pengawas (Perkara 427, Perenggan 3 dan Perkara 425, Perenggan 3, Nombor 1 Undang-Undang Syarikat Jepun). Walau bagaimanapun, bagi syarikat yang mempunyai lembaga pengawas, persetujuan melalui resolusi lembaga pengawas tidak diperlukan untuk mengemukakan usul ini.

Keputusan Khas Mesyuarat Pemegang Saham

Selepas mendapat persetujuan daripada pengawas mengenai cadangan untuk mengubah perlembagaan, cadangan ini perlu mendapat kelulusan melalui keputusan mesyuarat pemegang saham.

Untuk mengubah perlembagaan, kelulusan melalui keputusan khas mesyuarat pemegang saham diperlukan (Undang-Undang Syarikat Jepun Artikel 466 dan Artikel 309 Ayat 2 Nombor 11).

Dalam keputusan khas, secara prinsipnya, keputusan tidak akan sah kecuali pemegang saham yang memiliki majoriti hak mengundi hadir dan lebih daripada dua pertiga hak mengundi pemegang saham yang hadir menyokong keputusan tersebut.

Oleh kerana tindakan yang melibatkan perubahan asas syarikat seperti perubahan perlembagaan memerlukan pertimbangan yang teliti, sokongan lebih daripada dua pertiga hak mengundi pemegang saham yang hadir diperlukan.

Pendaftaran Perubahan

Ketetapan dalam perlembagaan syarikat mengenai kontrak tanggungjawab terhad adalah perkara yang perlu didaftarkan. Oleh itu, jika perubahan perlembagaan diluluskan melalui resolusi mesyuarat agung pemegang saham dan perlembagaan syarikat menetapkan peraturan mengenai pemeteraian kontrak tanggungjawab terhad, ketetapan ini perlu didaftarkan (Perkara 911, Perenggan 3, Nombor 25 Undang-Undang Syarikat Jepun).

Pendaftaran tersebut perlu dilakukan dalam tempoh dua minggu selepas perubahan perlembagaan berkuat kuasa (Perkara 915, Perenggan 1 Undang-Undang Syarikat Jepun).

Perkara yang Perlu Diperhatikan Semasa Menyediakan Kontrak Pengehadan Tanggungjawab

Apabila menandatangani kontrak pengehadan tanggungjawab dengan pengarah luar, adalah penting untuk memastikan bahawa tiada percanggahan dengan kandungan yang ditetapkan dalam perlembagaan syarikat mengenai had tanggungjawab.

Secara khusus, adalah mungkin untuk menetapkan klausa seperti berikut (Pihak A adalah syarikat, Pihak B adalah pengarah luar).

Artikel ○ (Pengehadan Tanggungjawab Ganti Rugi)
Sekiranya Pihak B menyebabkan kerugian kepada Pihak A kerana gagal melaksanakan tugasnya sebagai pengarah Pihak A, dan jika Pihak B bertindak dengan niat baik dan tanpa kecuaian besar dalam melaksanakan tugasnya, Pihak B akan bertanggungjawab untuk membayar ganti rugi kepada Pihak A sehingga jumlah yang ditetapkan dalam perlembagaan Pihak A atau jumlah minimum had tanggungjawab yang ditetapkan dalam Artikel 425, Perenggan 1 Undang-Undang Syarikat Jepun (2005), mana-mana yang lebih tinggi, dan Pihak A akan melepaskan Pihak B daripada tanggungjawab untuk jumlah yang melebihi had tersebut.

Selain itu, adalah mungkin untuk memasukkan klausa yang menyatakan bahawa kontrak ini akan terus terpakai untuk tindakan yang dilakukan oleh pengarah tersebut semasa tempoh kontrak, walaupun selepas tempoh sah kontrak pengehadan tanggungjawab tamat, serta klausa mengenai sekatan di bawah Undang-Undang Syarikat Jepun.

Cara Mengurangkan Tanggungjawab Pengarah Eksekutif

Tidak seperti pengarah luar, pengarah eksekutif seperti pengarah wakil tidak boleh menandatangani kontrak had tanggungjawab.

Namun, bagi pengarah sebegini, tanggungjawab boleh dikurangkan sehingga had minimum yang ditetapkan oleh undang-undang melalui resolusi khas mesyuarat pemegang saham (Perkara 425, Perenggan 1 Undang-Undang Syarikat Jepun).

Selain itu, tanggungjawab boleh dikurangkan sehingga had minimum yang ditetapkan oleh undang-undang melalui resolusi lembaga pengarah (Perkara 426, Perenggan 1 Undang-Undang Syarikat Jepun). Dalam kes ini, perlu menetapkan dalam perlembagaan syarikat bahawa tanggungjawab boleh dikurangkan melalui resolusi lembaga pengarah. Tambahan pula, jika semua pemegang saham bersetuju, tanggungjawab pengarah boleh dikecualikan (Perkara 424 Undang-Undang Syarikat Jepun).

Kesimpulan: Rujuk Peguam untuk Menyediakan Kontrak Pengecualian Tanggungjawab

Dengan peningkatan kes syarikat yang memperkenalkan pengarah luar, penggunaan kontrak pengecualian tanggungjawab telah menjadi umum sebagai cara untuk memudahkan pengambilan pengarah luar. Walau bagaimanapun, untuk memeterai kontrak pengecualian tanggungjawab, terdapat banyak perkara yang perlu disahkan terlebih dahulu, seperti keperluan untuk menetapkan dalam perlembagaan syarikat, sekatan terhadap pengarah yang boleh memeterai kontrak, dan had jumlah yang boleh dikecualikan.

Terutamanya, jika prosedur yang ditetapkan oleh Undang-Undang Syarikat Jepun seperti perubahan perlembagaan diabaikan, terdapat kemungkinan kontrak tersebut tidak akan diiktiraf sebagai sah. Oleh itu, mereka yang mempertimbangkan untuk memeterai kontrak pengecualian tanggungjawab dengan pengarah luar disarankan untuk merujuk kepada peguam yang berpengalaman dalam undang-undang korporat.

Panduan Langkah-langkah oleh Firma Kami

Firma kami menyediakan perkhidmatan penyediaan dan semakan kontrak untuk pelbagai jenis kes, dari syarikat tersenarai di Bursa Saham Tokyo (TSE) Prime hingga syarikat permulaan. Jika anda menghadapi masalah berkaitan undang-undang korporat, sila rujuk maklumat di bawah.

Artikel berkaitan: Penyediaan & Semakan Kontrak[ja]