Controlepunten bij het afsluiten van een adviesovereenkomst met betrekking tot management en dergelijke

In de afgelopen jaren is de behoefte aan advies van externe specialisten om bedrijfsvoering te verbeteren toegenomen, mede door de snelle veranderingen in de zakelijke omgeving. Recentelijk is er een groeiende trend om talent dat actief was op de frontlinie van bedrijven te verwelkomen als adviseurs en hun expertise te benutten in het management. In dit artikel zullen we de raadgevende overeenkomst bespreken die een bedrijf aangaat met een specialist op het gebied van management en dergelijke.

Wat is een adviesovereenkomst?

Een adviesovereenkomst is een contract dat tot doel heeft advies te verkrijgen vanuit een professioneel standpunt met betrekking tot het management en de technische aspecten van een bedrijf. Juridisch gezien is het vergelijkbaar met een zogenaamde dienstverleningsovereenkomst, waarbij het bedrijf een expert inhuurt voor advies en dergelijke taken, en de expert deze taken op zich neemt. Echter, in een algemene dienstverleningsovereenkomst is het niet noodzakelijk dat de persoon die de taken op zich neemt een expert is, maar in het geval van een adviesovereenkomst is het doel specifiek om advies te vragen aan iemand met professionele kennis.

Wat betreft de partijen waarmee een adviesovereenkomst wordt gesloten, was het traditioneel vaak het geval dat er een adviesovereenkomst werd gesloten met gecertificeerde accountants, belastingadviseurs, managementconsultants, enz., met het doel van management- en financiële boekhoudkundige consulting. Daarnaast, zoals in het begin vermeld, is er recentelijk een toename van gevallen waarin een adviesovereenkomst wordt gesloten met personen die, hoewel ze geen titel van managementconsultant hebben, wel een lange carrière hebben gehad in de frontlinie van de industrie, en advies krijgen op het gebied van verkoop.

De juridische aard van adviesovereenkomsten

Een adviesovereenkomst is juridisch gezien een soort dienstverleningsovereenkomst. Dienstverleningsovereenkomsten kunnen voornamelijk worden onderverdeeld in twee soorten: contracten waarbij de vergoeding afhankelijk is van het bereiken van bepaalde resultaten, zoals het leveren van een product, en contracten waarbij de dienstverlener niet garandeert dat een resultaat zal worden bereikt, maar wel verplicht is om zijn best te doen om dit te bereiken. In adviesovereenkomsten is de dienstverlening meestal gericht op het geven van advies om bepaalde bedrijfsresultaten (KPI’s) te bereiken. Het uitvoeren van specifieke maatregelen om deze resultaten te bereiken is de verantwoordelijkheid van het management, dat het advies van de consultant heeft ontvangen, en de consultant zelf garandeert niet dat deze resultaten zullen worden bereikt. Daarom kan de juridische aard van adviesovereenkomsten worden beschouwd als die van een quasi-mandaat. In een quasi-mandaat adviesovereenkomst wordt de inhoud van de dienstverlening als volgt bepaald. Hierbij verwijst partij A naar de opdrachtgever en partij B naar de adviseur.

Artikel X (Inhoud van de dienstverlening)
Partij A draagt partij B op om advies te geven over consultaties met betrekking tot de XX van partij A, en partij B accepteert deze opdracht.

Wat betreft de vergoeding, aangezien het bereiken van resultaten niet de voorwaarde is zoals in het geval van contracten, is het gebruikelijk dat er een vast bedrag per maand wordt betaald onder de noemer van advieskosten.

Artikel X (Vergoeding)
Partij A betaalt aan partij B een maandelijks bedrag van XX duizend euro (exclusief BTW) als adviesvergoeding, te betalen voor het einde van elke maand.

Voor meer informatie over dienstverleningsovereenkomsten in het algemeen, zie het volgende artikel.

https://monolith.law/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Belangrijke punten in adviseringscontracten

In het volgende zullen we concrete clausulevoorstellen introduceren voor belangrijke bepalingen in adviseringscontracten, en uitleggen welke punten moeten worden gecontroleerd in elke clausule. In de clausulevoorstellen verwijst “Partij A” naar de opdrachtgever en “Partij B” naar de adviseur.

Bepalingen met betrekking tot de inhoud van de dienst

Artikel X (Inhoud van de dienst)
1. Partij A draagt aan Partij B de taken op die zijn overeengekomen tussen Partij A en Partij B (hierna “deze taken” genoemd) als adviseur van Partij A in verband met de activiteiten van Partij A, en Partij B accepteert deze opdracht.
2. Partij B zal eenmaal per maand overleggen op de door Partij A aangegeven manier om deze taken uit te voeren.

De meest belangrijke bepaling in een adviseringscontract betreft de inhoud van de dienst. Het is gebruikelijk om de inhoud van de dienst abstract te definiëren, zoals in paragraaf 1 van het clausulevoorstel, en om de inhoud van de dienst te bepalen in een individueel contract telkens wanneer een specifieke taak zich voordoet. Echter, in gevallen waarin advies wordt gevraagd voor een specifiek project, zoals het aanvragen van subsidies bij de overheid, raden we aan om de inhoud van de dienst specifiek te definiëren in het adviseringscontract zelf, in plaats van in een individueel contract.

Een individueel contract is typisch een stijl die wordt gevestigd door de uitwisseling van bestellingen en verzoeken telkens wanneer een specifieke taak zich voordoet, op basis van een basiscontract. In een adviseringscontract is het echter gebruikelijk dat de opdrachtgever de adviseur raadpleegt via e-mail of dergelijke, en dat het contract wordt gevestigd wanneer de adviseur instemt of weigert te reageren. Paragraaf 2 van het clausulevoorstel is bedoeld voor gevallen waarin de adviseur regelmatig advies moet geven over de taken die hij heeft aanvaard.

Bijvoorbeeld, in management consulting is het nodig om de effectiviteit te meten op regelmatige tijdstippen en op basis daarvan de volgende maatregelen te overwegen. Daarom wordt in het adviseringscontract vooraf bepaald dat er regelmatig overleg zal plaatsvinden. Aan de andere kant, in adviseringscontracten waarbij de adviseur wordt geraadpleegd als dat nodig is telkens wanneer een taak zich voordoet, is een bepaling over regelmatig overleg, zoals in paragraaf 2 van het clausulevoorstel, niet nodig. Daarom moet paragraaf 2 van het clausulevoorstel strikt worden beoordeeld op basis van het doel van het adviseringscontract.

Bepalingen met betrekking tot vergoedingen

Artikel X (Vergoeding)
1. Partij A betaalt aan Partij B een maandelijkse vergoeding van X duizend euro (exclusief BTW), die uiterlijk op de laatste dag van elke maand wordt overgemaakt naar de door Partij B aangewezen bankrekening. De overboekingskosten zijn voor rekening van Partij A.
2. De vergoeding in het vorige lid is de tegenprestatie voor werkzaamheden tot X uur per maand.
3. Als verwacht wordt dat de tijd die nodig is om de werkzaamheden uit te voeren het in het vorige lid genoemde aantal uren overschrijdt, moet Partij B Partij A hiervan vooraf op de hoogte stellen. Als de werkuren van de huidige maand het in het vorige lid genoemde aantal uren overschrijden, wordt de vergoeding voor het overschrijdende deel vastgesteld op X duizend euro per uur, op voorwaarde dat Partij B Partij A vooraf heeft geïnformeerd.
4. De kosten die normaal gesproken nodig zijn om de werkzaamheden uit te voeren, zijn voor rekening van Partij B. Als Partij B bijzondere kosten heeft gemaakt, kan zij Partij A om betaling verzoeken, mits Partij A vooraf heeft ingestemd.

Voor advieswerkzaamheden is het gebruikelijk om een contract af te sluiten waarbij de vergoeding wordt betaald als een vast bedrag per maand, zoals in het eerste lid van het ontwerpartikel. Dit komt omdat een adviesovereenkomst uitgaat van het voortdurend geven van advies. Echter, als de werklast in een bepaalde maand buitensporig toeneemt, kan de balans tussen de werkzaamheden en de vergoeding niet worden gehandhaafd. Daarom kan er een bepaling worden opgenomen om extra kosten in rekening te brengen als het verwachte aantal werkuren per maand wordt overschreden, zoals in het tweede en derde lid van het ontwerpartikel. Een belangrijk punt van aandacht voor de adviseur is dat het noodzakelijk is om de tijd die aan het werk wordt besteed te meten om extra kosten in rekening te kunnen brengen als het verwachte aantal werkuren wordt overschreden.

Daarom, als de adviseur het moeilijk vindt om een plotselinge toename van de werklast te verwachten en het beheer van de tijd lastig vindt, kan het een optie zijn om een maandelijkse vergoeding vast te stellen met een zekere marge voor het verwachte aantal werkuren, in plaats van een bepaling voor extra kosten. Het is ook belangrijk om te begrijpen dat het in rekening brengen van extra kosten vaak leidt tot problemen met de cliënt, omdat het voor de cliënt moeilijk kan zijn om de juistheid van de tijdsregistratie te zien. Daarom moet er, als er een mogelijkheid is om extra kosten in rekening te brengen voor specifieke werkzaamheden, overwogen worden om dit vooraf met de cliënt te bespreken. Het derde lid van het ontwerpartikel vereist voorafgaande kennisgeving aan de cliënt om extra kosten in rekening te kunnen brengen.

Als de cliënt wil voorkomen dat de vergoeding hoger wordt dan verwacht door de tijdvergoeding, kan een methode zijn om de adviseur vooraf te vragen om een schatting van de benodigde tijd voor de gevraagde werkzaamheden en om een maximum budget te geven. Het vierde lid van het ontwerpartikel betreft de bepalingen over de kostenverdeling voor kosten zoals reiskosten en communicatiekosten die nodig zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden. In een adviesovereenkomst is het meestal niet nodig om grote kosten te maken om de werkzaamheden uit te voeren, dus het is niet gebruikelijk om de cliënt om kosten te vragen bovenop de maandelijkse vergoeding. Echter, als er speciale uitgaven worden verwacht om de gevraagde werkzaamheden uit te voeren, zoals de invoering van een speciaal systeem, kan het nodig zijn om de cliënt om betaling te vragen. Het vierde lid van het ontwerpartikel bepaalt dat de cliënt de kosten draagt voor speciale uitgaven, mits er vooraf toestemming is gegeven. In de praktijk, als er dergelijke speciale uitgaven worden verwacht, zal het nodig zijn om de details van de kosten vooraf te delen met de cliënt en om expliciet in de bepalingen van de adviesovereenkomst vast te leggen dat de cliënt de kosten draagt, of om een aparte overeenkomst op te stellen.

Bepalingen met betrekking tot het verbod op concurrentie

Artikel X (Verplichting tot het vermijden van concurrentie)
De partij B mag tijdens de geldigheidsduur van deze overeenkomst alleen als adviseur optreden voor een derde partij die dezelfde of concurrerende activiteiten uitvoert als partij A, of soortgelijke of concurrerende activiteiten uitvoeren, hetzij zelf, hetzij door een derde partij, mits voorafgaande kennisgeving aan partij A is gegeven.

Vooral in het geval van een adviseur op het gebied van management of verkoop, wil de opdrachtgever niet dat zijn adviseur dezelfde adviezen geeft aan concurrerende bedrijven. Als dit wordt toegestaan, vreest men dat het concurrentievoordeel dat wordt verkregen door het inschakelen van een adviseur niet kan worden gehandhaafd en dat bedrijfsgeheimen kunnen worden gelekt. Hoewel het beter zou zijn voor de opdrachtgever om een clausule in te voegen met betrekking tot de verplichting om concurrentie te vermijden, zou de adviseur vaak weigeren als hij volledig verboden wordt om diensten te verlenen aan concurrerende bedrijven, omdat dit zijn inkomstenbron aanzienlijk zou beperken, tenzij een passende vergoeding wordt aangeboden.
Daarom zal de beslissing over welke beperkingen op te leggen als een verplichting om concurrentie te vermijden, worden genomen door beide partijen rekening houdend met de economische rationaliteit.

Een compromis tussen beide partijen zou kunnen zijn dat de adviseur, zoals voorgesteld in de clausule, de opdrachtgever vooraf op de hoogte stelt als hij een verzoek ontvangt van een concurrerend bedrijf. Aangezien dit slechts een kennisgeving is, is het niet nodig om toestemming te krijgen van de opdrachtgever, dus de adviseur kan verzoeken van concurrerende bedrijven accepteren, ongeacht de wensen van de opdrachtgever. Aan de andere kant kan de opdrachtgever ook weten dat zijn adviseur advies geeft aan concurrerende bedrijven.

Wat betreft het lekken van bedrijfsgeheimen, hoewel dit niet in dit artikel wordt behandeld, wordt het lekken verboden in de clausule met betrekking tot de verplichting tot vertrouwelijkheid, die algemeen wordt bepaald in het contract. Daarom is het essentieel voor de adviseur om de opdrachtgever volledig uit te leggen en te begrijpen dat, zolang de verplichting tot vertrouwelijkheid wordt opgelegd, het feit dat de adviseur adviesdiensten verleent aan andere bedrijven niet betekent dat de bedrijfsgeheimen van de opdrachtgever zullen worden gelekt.

Bepalingen met betrekking tot intellectuele eigendomsrechten

Artikel 〇 (Intellectuele Eigendomsrechten)
Alle intellectuele eigendomsrechten die ontstaan tijdens de uitvoering van de diensten (inclusief de rechten bepaald in artikel 27 en 28 van de Japanse Auteurswet in geval van auteursrechten), behalve die welke de opdrachtnemer voorafgaand aan de overeenkomst bezat en die welke de opdrachtnemer afzonderlijk specificeert, zullen bij ontstaan toebehoren aan de opdrachtgever. Bovendien zal de opdrachtnemer geen morele rechten uitoefenen met betrekking tot dergelijke intellectuele eigendom tegenover de opdrachtgever of een derde partij aangewezen door de opdrachtgever.

In adviesdiensten is het niet alleen gebruikelijk om mondeling advies te geven, maar ook om documenten te maken die de bedrijfsstatus en marktanalyse visualiseren en deze te rapporteren. Aangezien dergelijke documenten worden gemaakt voor de cliënt, is het gebruikelijk om de intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot dergelijke documenten toe te kennen aan de cliënt. De voorgestelde clausule bepaalt dat alle intellectuele eigendomsrechten aan de cliënt worden toegewezen. Echter, het is noodzakelijk voor de adviseur om de intellectuele eigendomsrechten te behouden voor algemene gegevens die de adviseur zelf heeft gemaakt. In dergelijke gevallen kan de adviseur bij het verstrekken van dergelijke gegevens aan de cliënt een verklaring in het document opnemen dat “de intellectuele eigendomsrechten toebehoren aan de adviseur”. In de voorgestelde clausule wordt bepaald dat als er een dergelijke specifieke aanduiding is, de intellectuele eigendomsrechten kunnen worden behouden door de adviseur door “die welke de opdrachtnemer afzonderlijk specificeert” uit te sluiten van de gevallen waarin de intellectuele eigendomsrechten worden toegewezen aan de cliënt.

Overigens, voor meer details over auteursrechten en morele rechten van de auteur, zie het volgende artikel.

https://monolith.law/reputation/unauthorized-photo-reproduction-on-the-internet-author-moral-rights[ja]

Bepalingen met betrekking tot de contractduur

Artikel ● (Contractduur)
Dit contract blijft ● maanden geldig vanaf de datum van ondertekening. Echter, tenzij er specifieke melding wordt gemaakt vóór de ●e dag van de maand waarin de termijn afloopt, wordt dit contract onder dezelfde voorwaarden voor een jaar verlengd, en dit blijft zo doorgaan.

Voor adviescontracten met als doel continu advies te ontvangen over management en bedrijfsvoering, is het gebruikelijk om de contractduur op een lange termijn, zoals een half jaar tot een jaar, te stellen en een automatische verlengingsclausule in te stellen, zoals in het bovenstaande voorstel. Echter, in het geval van adviescontracten die specifiek bedoeld zijn om advies te ontvangen over een bepaald project, kan de contractduur beperkt worden tot de periode die nodig is om het project uit te voeren, en kan er worden afgezien van een automatische verlengingsclausule.

Samenvatting

Hoewel we het in één adem hebben over adviesovereenkomsten, variëren de doelstellingen van de overeenkomst en de gevraagde adviesinhoud sterk. Vooral met betrekking tot zakelijke en managementadviseurs is er een breed scala aan verwachte inhoud, dus het is belangrijk om zorgvuldig af te stemmen met de cliënt wanneer je adviesdiensten aanneemt. Adviesdiensten zijn langdurige contracten, dus om problemen te voorkomen, raden we je aan om een specialist, zoals een advocaat, te raadplegen en ervoor te zorgen dat er geen problemen zijn met de clausules in de adviesovereenkomst.

Hoewel we het in één adem hebben over adviesovereenkomsten, variëren de doelstellingen van de overeenkomst en de gevraagde adviesinhoud sterk. Vooral met betrekking tot zakelijke en managementadviseurs is er een breed scala aan verwachte inhoud, dus het is belangrijk om zorgvuldig af te stemmen met de cliënt wanneer je adviesdiensten aanneemt. Adviesdiensten zijn langdurige contracten, dus om problemen te voorkomen, raden we je aan om een specialist, zoals een advocaat, te raadplegen en ervoor te zorgen dat er geen problemen zijn met de clausules in de adviesovereenkomst.

Informatie over contractcreatie en -beoordeling door ons kantoor

Bij Monolis Law Firm, een advocatenkantoor met expertise in IT, internet en bedrijfsleven, bieden we diensten zoals het opstellen en beoordelen van verschillende contracten, niet alleen adviescontracten, aan onze klanten en cliënten.

Als u geïnteresseerd bent, bekijk dan zeker de details hieronder.

https://monolith.law/contractcreation[ja]