Waar bedrijven op moeten letten bij het 'kopen van betaald verlof' van vertrekkende werknemers: de inhoud van de 'schriftelijke' documentatie

In dit artikel leggen we uit over betaalde verlofaankoop, een onderwerp dat vaak wordt besproken in de informatiesectie van vacaturesites. Betaald verlof is in de eerste plaats een vakantie waarvoor salaris wordt betaald aan werknemers die gedurende zes maanden vanaf de datum van indiensttreding continu hebben gewerkt en die tijdens die periode op meer dan 80% van alle werkdagen aanwezig waren (zoals bepaald in Artikel 39 van de Japanse Arbeidsnormenwet). Is het mogelijk voor een bedrijf om dit betaalde verlof te kopen? En als een werknemer die het bedrijf verlaat vraagt om het betaalde verlof te kopen, is het bedrijf dan verplicht om hieraan te voldoen? Bovendien, als het bedrijf instemt met het kopen van betaald verlof van een vertrekkende werknemer, welke documenten (zoals een verklaring) moeten dan worden voorbereid? Hieronder leggen we dit uit volgens de inhoudsopgave.

Is het mogelijk om betaald verlof op te kopen?

Is het in de praktijk mogelijk om betaald verlof op te kopen? Om met de conclusie te beginnen, in principe is het opkopen van betaald verlof niet toegestaan, maar er zijn uitzonderingen waarbij dit wel mogelijk is.

In principe niet toegestaan

De reden dat betaald verlof in de Japanse Arbeidswet (Wet op de Arbeidsnormen) is vastgelegd, is om de fysieke en mentale gezondheid van werknemers te verbeteren en de werkprestaties te verhogen. Bovendien is het opnemen van betaald verlof een recht van de werknemer dat is vastgelegd in de Japanse Arbeidswet. Om deze redenen is het opkopen van betaald verlof in principe niet toegestaan. Als bedrijven betaald verlof zouden kunnen opkopen, zou dit in strijd zijn met het doel van het systeem van betaald verlof.

Uitzonderlijk kan betaald verlof worden opgekocht

Echter, in de volgende gevallen waarin het opkopen van betaald verlof door een bedrijf geen nadeel oplevert voor de werknemer, is het uitzonderlijk toegestaan:

• Werknemers die ontslag nemen om van baan te veranderen en die op het moment van ontslag nog niet al hun betaald verlof hebben opgenomen
• Betaald verlof dat niet is opgenomen na verkrijging en dat na 2 jaar is verjaard
• Betaald verlof dat door het bedrijf aan de werknemer is toegekend bovenop het wettelijk verplichte aantal dagen

Over het opkopen van niet-opgenomen betaald verlof bij ontslag

Als een werknemer bij ontslag nog betaald verlof heeft dat niet is opgenomen, wordt dit in de praktijk opgekocht, omdat de werknemer na ontslag geen betaald verlof meer kan aanvragen bij het bedrijf.

Let op, uitzendkrachten die zijn ingeschreven bij een uitzendbureau krijgen hun betaald verlof opgekocht door het uitzendbureau, niet door het bedrijf waar ze zijn geplaatst. Dit komt overeen met het feit dat het uitzendbureau de plaats is waar uitzendkrachten hun betaald verlof aanvragen.

Over betaald verlof dat niet is opgenomen na verkrijging en dat na 2 jaar is verjaard

Betaald verlof dat door een werknemer is verkregen, verjaart na 2 jaar vanaf de dag dat het kan worden aangevraagd, waardoor de werknemer het recht verliest om het aan te vragen (Artikel 115 van de Japanse Arbeidswet).

Het is toegestaan dat een bedrijf betaald verlof opkoopt dat door verjaring niet meer door de werknemer kan worden aangevraagd, omdat dit niet in strijd is met het doel van het systeem.

Over betaald verlof dat door het bedrijf aan de werknemer is toegekend bovenop het wettelijk verplichte aantal dagen

Als een bedrijf meer betaald verlof toekent dan het aantal dagen dat is vastgelegd in de Japanse Arbeidswet, is het toegestaan om het extra betaald verlof op te kopen. Dit is geen opkoop van het wettelijk verplichte deel van het betaald verlof en schaadt dus niet de rechten van de werknemer om betaald verlof op te nemen volgens de Japanse Arbeidswet.

Is een bedrijf verplicht om in te gaan op een verzoek tot uitbetaling van vakantiedagen van een werknemer die ontslag neemt?

Dus, is een bedrijf verplicht om in te gaan op een verzoek tot uitbetaling van vakantiedagen van een werknemer die ontslag neemt?

Om met de conclusie te beginnen, een bedrijf is niet verplicht om vakantiedagen uit te betalen. Er zijn rechtszaken waarin is bepaald dat een verzoek tot uitbetaling van vakantiedagen van een werknemer die ontslag heeft genomen, niet wordt erkend (Soei Consultant zaak, Osaka District Court, Heisei 14.5.17 (2002), Arbeidsrechtspraak 828, pagina 14).

In principe is de uitbetaling van vakantiedagen niet toegestaan, dus tenzij er een uitzonderlijke reden is waarom de uitbetaling van vakantiedagen zou worden toegestaan, is de uitbetaling van vakantiedagen in principe illegaal.

Aan de andere kant, zoals hierboven vermeld, zijn er gevallen waarin de uitbetaling van vakantiedagen uitzonderlijk mogelijk is, maar zelfs in deze gevallen is het verzoek tot uitbetaling van vakantiedagen van een werknemer geen wettelijk erkend recht van de werknemer. Daarom is het aan het bedrijf om te beslissen of het vakantiedagen wil uitbetalen of niet. Zelfs als een werknemer die uitzonderlijk in aanmerking komt voor de uitbetaling van vakantiedagen ontslag neemt, is het bedrijf niet verplicht om in te gaan op het verzoek tot uitbetaling van de werknemer.

Daarnaast is het uiteraard niet toegestaan dat een bedrijf van een werknemer eist dat hij zijn vakantiedagen laat uitbetalen. Dit zou een overtreding zijn van de Japanse Arbeidsnormenwet.

Documenten (zoals verklaringen) die moeten worden voorbereid wanneer een bedrijf betaalde vakantie koopt van een werknemer die het bedrijf verlaat

Wanneer een bedrijf betaalde vakantie koopt van een werknemer die het bedrijf verlaat (zoals eerder vermeld, is dit een van de uitzonderlijke gevallen waarin betaalde vakantie kan worden gekocht), welke punten moeten dan in acht worden genomen bij het opstellen van een document (zoals een verklaring) tussen het bedrijf en de betreffende werknemer?

De noodzaak voor het bedrijf om een document op te stellen

Er zijn geen specifieke wettelijke bepalingen met betrekking tot de aankoop van betaalde vakantie, en het is mogelijk om betaalde vakantie te kopen zonder een document op te stellen, mits dit een uitzonderlijk geval is. Echter, er kunnen problemen ontstaan als gevolg van misverstanden over de overeengekomen inhoud tussen het bedrijf en de werknemer die het bedrijf verlaat. Daarom, als het nodig is om problemen met de werknemer die het bedrijf verlaat te voorkomen, is het waarschijnlijk noodzakelijk om een document op te stellen.

Documenten die moeten worden voorbereid bij het kopen van betaalde vakantie, clausules met betrekking tot de aankoop van betaalde vakantie en het bedrag van de aankoop van betaalde vakantie

Omdat er geen specifieke wettelijke bepalingen zijn met betrekking tot de aankoop van betaalde vakantie, is het aan elk bedrijf om te beslissen welk document te gebruiken, welke clausules op te nemen, en hoeveel te betalen voor de aankoop van betaalde vakantie.

Documenten die moeten worden voorbereid bij het kopen van betaalde vakantie

Wat betreft het soort document dat moet worden gebruikt, kan worden gedacht aan een verklaring of een overeenkomst tot beëindiging van het dienstverband. Bijvoorbeeld, als het bedrijf een standaard verklaring heeft die bepalingen bevat over de reden voor het verlaten van het bedrijf en de verplichting om geen concurrerende activiteiten te ondernemen, kan een clausule over de aankoop van betaalde vakantie aan deze documenten worden toegevoegd en als document voor de aankoop van betaalde vakantie worden gebruikt.

Let op, er is een apart artikel over de overeenkomst tot beëindiging van het dienstverband, dus neem dat zeker even door.

Natuurlijk is het ook mogelijk om een verklaring of overeenkomst te verzamelen die alleen betrekking heeft op de aankoop van betaalde vakantie.

Rekening houdend met de omstandigheden van elke werknemer die het bedrijf verlaat, en de inhoud die moet worden overwogen om risico’s te beperken, moet worden besloten welk document te gebruiken.

Clausules met betrekking tot de aankoop van betaalde vakantie

Een voorbeeld van een clausule is als volgt:

Artikel X (Aankoop van betaalde vakantie)
1 De ongebruikte betaalde vakantie van de werknemer tot de datum van vertrek zal door het bedrijf worden gekocht voor een bedrag van X per dag.
2 Het bedrijf zal het totale bedrag van X aan de werknemer betalen door het over te maken naar de onderstaande bankrekening die door de werknemer is aangegeven.
Naam van de bank
Naam van het filiaal
Type van de rekening
Rekeningnummer
Naam van de rekeninghouder

De clausule bepaalt het aantal dagen betaalde vakantie dat het bedrijf zal kopen en het bedrag dat het bedrijf zal betalen per dag betaalde vakantie.

Bedrag van de aankoop van betaalde vakantie

Wanneer betaalde vakantie wordt gekocht, moet worden bepaald hoeveel er per dag zal worden betaald, maar er zijn geen wettelijke bepalingen over hoe dit bedrag moet worden berekend. Daarom heeft het bedrijf de discretie om te beslissen hoeveel het zal betalen om betaalde vakantie van de werknemer te kopen (dit is herhaald, maar alleen in gevallen waar de aankoop van betaalde vakantie wordt toegestaan in het licht van het doel van het systeem).

De berekeningsmethode voor het aankoopbedrag kan bijvoorbeeld een van de volgende methoden zijn. Het is aan het bedrijf om te beslissen welke methode te gebruiken.

1. Volg de berekeningsmethode die is vastgesteld in de Arbeidswet voor het loon dat wordt betaald voor betaalde vakantie
2. Het bedrag dat is overeengekomen tussen het bedrijf en de werknemer
3. Volg de normen die zijn vastgesteld in de arbeidsregels van het bedrijf

De berekening in 1. is gebaseerd op het gemiddelde loon, het gebruikelijke loon, of een bedrag dat overeenkomt met 1/30 van het standaard maandelijkse loon. Het is een methode om te betalen op basis van de arbeidsregels of de arbeidsovereenkomst die het loon bepaalt dat wordt betaald voor betaalde vakantie.

2. is een methode om een overeenkomst te sluiten op basis van het bedrag dat individueel is overeengekomen met de werknemer die het bedrijf verlaat.

3. is een methode waarbij het bedrijf, in gevallen waarin het uitzonderlijk betaalde vakantie kan kopen, de regels voor het bedrag of de berekeningsmethode voor het bedrag dat het bedrijf zal betalen om betaalde vakantie van de werknemer te kopen, vastlegt in de arbeidsregels. Bijvoorbeeld, “Het bedrijf zal betaalde vakantie kopen voor 6000 yen per dag” of “Bij het berekenen van het bedrag dat wordt betaald voor elke dag van betaalde vakantie, zal de methode X worden gebruikt”. Het bedrijf kan het aankoopbedrag en de berekeningsmethode voor het aankoopbedrag bepalen op basis van zijn discretie, rekening houdend met verschillende omstandigheden zoals het type dienstverband, positie, dienstjaren, en taken. Echter, om te voorkomen dat er onnodige weerstand van werknemers is, is het raadzaam om een redelijk bedrag te bepalen in het licht van het minimumloon, het gemiddelde loon, en het gebruikelijke loon.

Samenvatting

Zoals hierboven uitgelegd, hebben we de documenten en hun inhoud besproken die nodig zijn wanneer een bedrijf betaalde verlofdagen koopt van een werknemer die het bedrijf verlaat. Zoals eerder vermeld, heeft een werknemer die het bedrijf verlaat geen recht om het bedrijf te vragen om betaalde verlofdagen te kopen. Echter, het kopen van betaalde verlofdagen kan worden overwogen vanuit het oogpunt van risicobeheersing en het bevorderen van een harmonieuze beëindiging van het dienstverband. Bij het kopen van betaalde verlofdagen is het raadzaam om schriftelijk vast te leggen hoeveel dagen en hoeveel geld er wordt gekocht om misverstanden met de vertrekkende werknemer te voorkomen. We hopen dat dit artikel u hierbij kan helpen.

Voor degenen die gedetailleerd advies willen over specifieke gevallen met betrekking tot het kopen van betaalde verlofdagen, raden we aan om advies in te winnen bij een advocaat.

Informatie over contractcreatie en -beoordeling door ons kantoor

Monolis Law Firm, als een advocatenkantoor met expertise in IT, internet en bedrijfsleven, biedt ook verschillende diensten zoals het opstellen en beoordelen van contracten aan onze klantbedrijven en cliëntbedrijven.

Als u geïnteresseerd bent, bekijk dan zeker de details hieronder.

https://monolith.law/contractcreation[ja]