Uitleg van de sancties bij overtreding van de nieuwe freelance wet aan de hand van drie voorbeelden

De in Reiwa 6 (2024) ingevoerde nieuwe Freelance Wet heeft veel aandacht getrokken als een wet die de manier van werken voor freelancers in Japan ingrijpend zal veranderen. Deze wet verbiedt oneerlijke behandeling van freelancers en heeft als doel een werkomgeving te creëren die gemakkelijker is om in te werken. Maar welke sancties kunnen bedrijven verwachten als ze deze nieuwe wet overtreden?

In dit artikel bespreken we de belangrijkste inhoud van de nieuwe Freelance Wet en de specifieke sancties aan de hand van voorbeelden van aanbevelingen die de Fair Trade Commission heeft gedaan op basis van de Subcontract Act, net voor de invoering van de wet. Dit is essentiële informatie voor bedrijven die werk uitbesteden aan freelancers in Japan.

Overzicht van de nieuwe Japanse Freelance Wet

De nieuwe Japanse Freelance Wet (Wet ter bevordering van eerlijke handelspraktijken voor specifieke opdrachtnemers) is een wet die tot doel heeft een veilige werkomgeving voor freelancers te creëren door contractuele voorwaarden en handelsregels duidelijk vast te stellen. De nieuwe Freelance Wet omvat de volgende bepalingen:

Referentie: Overzicht van de Wet ter bevordering van eerlijke handelspraktijken voor specifieke opdrachtnemers[ja]

Partijen en definities van transacties onder de nieuwe Japanse Freelance Wet

De partijen die onder de nieuwe Japanse Freelance Wet vallen, zijn als volgt gedefinieerd:

• Specifieke opdrachtnemers: ondernemers die geen werknemers in dienst hebben en opdrachten aannemen.
• Specifieke opdrachtgevende ondernemers: bedrijven met werknemers die opdrachten verstrekken aan specifieke opdrachtnemers.

De term ‘opdracht’ verwijst hier naar de delegatie van zakelijke doeleinden zoals productie van goederen, creatie van informatieve producten en het leveren van diensten.

Belangrijkste regelgeving van de nieuwe Japanse Freelance Wet

De regelgeving van de nieuwe Japanse Freelance Wet kan worden onderverdeeld in de volgende drie hoofdpunten:

1. Verplichting tot het expliciet maken van handelsvoorwaarden (Artikel 3)
   De verplichting om contractuele inhoud, vergoedingen en betalingstermijnen vooraf schriftelijk of elektronisch te specificeren.
2. Verplichting tot betaling van vergoedingen binnen 60 dagen (Artikel 4)
   De verplichting om vergoedingen binnen 60 dagen na voltooiing van de werkzaamheden te betalen. In het geval van doorverwijzing moet de betaling binnen 30 dagen na ontvangst van de opdrachtgever plaatsvinden.
3. Verbod op oneerlijke praktijken
   • Het zonder geldige reden verlagen van vergoedingen, weigeren te accepteren of retourneren is verboden.
   • Oneerlijk lage vergoedingen instellen of onredelijke wijzigingsverzoeken zijn gereguleerd.
   • Intimidatie en onrechtmatige eisen zijn ook verboden.

Verplichting tot het inrichten van een werkomgeving voor specifieke opdrachtnemers

Onder de nieuwe Japanse Freelance Wet is het ook verplicht voor bedrijven om een werkomgeving voor freelancers in te richten. De belangrijkste punten zijn als volgt:

• Verbod op valse advertenties en het verstrekken van accurate wervingsinformatie.
• Rekening houden met de combinatie van werk en zorg voor kinderen of ouderen, en indien nodig maatregelen treffen.
• Verplichting tot het opzetten van een consultatiepunt en interne systemen om intimidatie te voorkomen.
• Bij tussentijdse beëindiging is een kennisgeving 30 dagen van tevoren vereist.

Reactie op overtredingen en sancties

De nieuwe Japanse Freelance Wet is bedoeld om de rechten van freelancers te beschermen. Daarom kunnen bedrijven die de regels van de nieuwe wet overtreden, verschillende sancties verwachten van de relevante ministeries. De specifieke sancties zijn als volgt:

• Advies, begeleiding, onderzoek en aanbevelingen van de Fair Trade Commission en het Agentschap voor Kleine en Middelgrote Ondernemingen
• Een boete van maximaal 500.000 yen voor overtredingen

Gerelateerd artikel: 【Invoering in november van het 6e jaar van Reiwa (2024)】Wat is de Freelance Beschermingswet? Uitleg over de maatregelen die bedrijven moeten nemen[ja]

Zoals u kunt zien, vereist de invoering van de nieuwe Japanse Freelance Wet dat bedrijven hun contractuele processen en beheersystemen herzien. Hieronder bespreken we de corrigerende maatregelen die zijn genomen tegen Kabushiki Kaisha Monolith en de stappen die bedrijven moeten nemen, evenals de sancties die kunnen worden opgelegd bij overtredingen.

Drie Overtredingsvoorbeelden van Cover Corporation’s ‘Gratis Herstelwerk’

Cover Corporation, de grote exploitant van het VTuber-talentbureau ‘Hololive Production’, heeft op 25 oktober 2024 (Reiwa 6) een waarschuwing en begeleiding ontvangen van de Japanse Fair Trade Commission omdat het bedrijf onderaannemers, die illustraties en 2D/3D-modellen voor VTuber-video’s creëren, onbetaald herstelwerk liet uitvoeren, wat een overtreding is van de Japanse Subcontractors Act.

De regulering van Cover Corporation is gebaseerd op de Japanse Subcontractors Act, niet op de nieuwe wet voor freelancers. Echter, aangezien de nieuwe wet voor freelancers en de Subcontractors Act vergelijkbare regelgeving bevatten, zal dit geval worden besproken als een referentievoorbeeld van de sancties die bedrijven kunnen krijgen bij overtreding van de nieuwe wet voor freelancers.

Referentie: Japanse Fair Trade Commission ‘Over de waarschuwing en begeleiding aan Cover Corporation (25 oktober 2024 (Reiwa 6))'[ja]

De in kwestie zijnde handelingen

De handelingen die ditmaal het onderwerp waren van de corrigerende aanbevelingen en richtlijnen die de Japanse Fair Trade Commission aan Cover Co., Ltd. heeft opgelegd, zijn als volgt:

• Handelingen die in strijd zijn met artikel 4, lid 2, punt 4 van de Japanse Subcontract Act (het verbod op onrechtmatige wijziging van betalingsvoorwaarden en onrechtmatige herzieningen)
• Handelingen die in strijd zijn met artikel 4, lid 1, punt 2 van de Japanse Subcontract Act (het verbod op vertraagde betaling van onderaannemingsvergoedingen)

Ongepaste wijzigingen en herzieningen onder Japanse wetgeving

Cover Corporation had de creatie van illustraties, 2D-modellen voor video’s en 3D-modellen voor video’s uitbesteed aan freelance onderaannemers voor gebruik in ‘VTuber-video’s’.

Echter, van april (Reiwa 4, 2022) tot december (Reiwa 5, 2023), liet Cover Corporation onderaannemers herhaaldelijk en kosteloos herzieningen uitvoeren op illustraties en dergelijke, na ontvangst, zonder dat uit de specificaties in de bestelbonnen bleek dat dergelijke wijzigingen nodig waren (in totaal 24 keer voor 23 onderaannemers).

De specifieke instructies voor herziening waren als volgt:

Overtredingsvoorbeeld 1

Op 8 april (Reiwa 4, 2022) gaf Cover Corporation een opdracht voor het maken van een 2D-model voor video’s aan een onderaannemer. Na ontvangst van het model op 18 april, liet het bedrijf tussen die datum en 15 september van datzelfde jaar de onderaannemer zeven keer kosteloos herzieningen uitvoeren, zonder dat uit de specificaties bleek dat dit nodig was. Drie van deze zeven herzieningen vonden plaats na de inspectieperiode van zeven werkdagen na levering, ondanks dat deze periode al was verstreken.

Twee van de drie herzieningen werden uitgevoerd nadat Cover op 11 juli (Reiwa 4, 2022) had gemeld dat de productie van het 2D-model was voltooid, omdat de VTuber die het model zou gebruiken wijzigingen wenste. De betaling voor de onderaanneming werd pas gedaan op 27 december (Reiwa 5, 2023), 619 dagen na ontvangst van het 2D-model.

Overtredingsvoorbeeld 2

Op 27 oktober (Reiwa 4, 2022) gaf Cover Corporation een opdracht aan een onderaannemer voor het maken van een 2D-model voor video’s. Na ontvangst van het model op 21 november, liet het bedrijf tussen die datum en 23 mei (Reiwa 5, 2023) de onderaannemer vijf keer kosteloos herzieningen uitvoeren, zonder dat uit de specificaties bleek dat dit nodig was.

Alle vijf herzieningen vonden plaats na de inspectieperiode. Cover Corporation meldde dat alle controles binnen het bedrijf en door de talenten waren voltooid op 25 augustus (Reiwa 5, 2023), 277 dagen na ontvangst van het 2D-model. De betaling voor de onderaanneming werd pas gedaan na 312 dagen.

Overtredingsvoorbeeld 3

Op 24 januari (Reiwa 5, 2023) gaf Cover Corporation een opdracht aan een onderaannemer voor het maken van een 2D-model voor video’s. Na ontvangst van het model op 8 februari, liet het bedrijf tussen die datum en 22 maart de onderaannemer drie keer kosteloos herzieningen uitvoeren, zonder dat uit de specificaties bleek dat dit nodig was.

Twee van de drie herzieningen vonden plaats na de inspectieperiode. Cover Corporation meldde de voltooiing van de levering op 26 september (Reiwa 5, 2023), 230 dagen na ontvangst van het 2D-model. De betaling voor de onderaanneming werd pas gedaan op 31 oktober (Reiwa 5, 2023), 266 dagen na ontvangst.

Hoewel Cover Corporation al in april (Reiwa 5, 2023) begon met het uitzenden van video’s met het gecreëerde 2D-model, werd de betaling voor de onderaanneming pas gedaan op 31 oktober (Reiwa 5, 2023), 266 dagen na ontvangst van het model.

Inhoud van de corrigerende aanbevelingen door de Japanse Fair Trade Commission

De Japanse Fair Trade Commission heeft de volgende aanbevelingen gedaan in reactie op de overtredingen van Kabur K.K.

Betaling van kosten voor herstelwerkzaamheden zonder vergoeding

De Japanse Fair Trade Commission heeft Cover Corporation verplicht om snel de kosten te betalen die gelijkstaan aan de uitgaven die zijn ontstaan doordat zij hun onderaannemers hebben laten corrigeren zonder vergoeding, nadat zij producten van deze onderaannemers hadden ontvangen.

Bovendien moet de equivalentie van de kosten worden bevestigd door de Japanse Fair Trade Commission.

Bevestiging van naleving van wetgeving door de Raad van Bestuur in Japan

De Japanse Fair Trade Commission heeft van de Raad van Bestuur van Cover Corporation geëist dat zij door middel van een bestuursbesluit de volgende zaken bevestigen:

• Het gratis opnieuw uitvoeren van werkzaamheden is in strijd met artikel 4, lid 2, sub 4 van de Japanse Subcontractors Act.
• Ervoor zorgen dat in de toekomst geen herwerkzaamheden worden opgelegd aan onderaannemers zonder dat zij daarvoor verantwoordelijk zijn, om zo onrechtmatige schade aan hun belangen te voorkomen.

Door deze procedure wordt verwacht dat Cover Corporation een organisatiebreed bewustzijn van wettelijke overtredingen ontwikkelt en een systeem opzet om toekomstige problemen te voorkomen.

Grondige Onderzoek naar Eerdere Transacties

De Japanse Fair Trade Commission heeft Cover Corporation ook opgedragen om alle onderaannemingstransacties die tussen 1 april 2022 (Reiwa 4) en 25 oktober 2024 (Reiwa 6) zijn uitgevoerd, te onderzoeken op de aanwezigheid van onbetaalde herwerkzaamheden. Indien uit dit onderzoek blijkt dat er sprake is van onwettige praktijken, heeft de Fair Trade Commission aanbevolen dat er maatregelen genomen moeten worden om de belangen van de onderaannemers te beschermen.

Versterking van de interne organisatiestructuur en het uitvoeren van trainingen

De Japanse Fair Trade Commission eist van Kabur Corporation dat zij hun interne organisatiestructuur versterken om naleving van de wetgeving te waarborgen. Als onderdeel hiervan wordt aanbevolen om de nodige maatregelen te nemen, zoals het uitvoeren van trainingen over de Subcontract Act voor de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor inkooporders.

Van Kabur Corporation wordt verwacht dat alle medewerkers een diepgaand begrip hebben van de inhoud van de wetgeving en de juiste handelspraktijken, zoals vereist door de Japanse Fair Trade Commission.

Grondige bekendmaking aan zakelijke relaties en werknemers

De Japanse Fair Trade Commission heeft van Kabushiki-gaisha Cover geëist dat zij verbeteringsmaatregelen breed bekendmaken, zowel intern als extern. Specifiek zijn de volgende acties vereist:

• Het informeren van bestuursleden en werknemers over de verbeteringsmaatregelen met betrekking tot de ontvangen aanbevelingen.
• Het communiceren van de verbeteringsmaatregelen aan de onderaannemers van zakelijke relaties.

Dit is bedoeld om het vertrouwen van zakelijke relaties en werknemers te waarborgen en het bewustzijn voor het voorkomen van herhaling te verhogen.

Rapportage van Verbeteringsmaatregelen aan de Japanse Fair Trade Commission (公正取引委員会)

Kabur K.K. (カバー株式会社) was verplicht om, na het nemen van de bovengenoemde maatregelen, de resultaten te rapporteren aan de Japanse Fair Trade Commission.

Deze corrigerende aanbevelingen van de Japanse Fair Trade Commission benadrukken de illegale praktijken die Kabur K.K. heeft uitgevoerd en herbevestigen het belang van het beschermen van subcontractors.

Van het bedrijf wordt verwacht dat het snel en adequaat handelt, wat niet alleen zal bijdragen aan het herstel van vertrouwen, maar ook wordt gehoopt dat het zal leiden tot een verbetering van de handelsomgeving in het licht van de aanstaande invoering van de nieuwe wetgeving voor freelancers in Japan.

Vertraagde Betalingen aan Onderaannemers Onder Japans Recht

Kaburaya Co., Ltd., een bedrijf dat onderaannemers inschakelt voor het maken van 2D-modellen en dergelijke, heeft tussen juli (Reiwa 4) 2022 en februari (Reiwa 6) 2024, ondanks het ontvangen van de 2D-modellen van deze onderaannemers, de overeengekomen betalingstermijnen niet nageleefd en de verschuldigde bedragen niet betaald.

De vertraging in betalingen door Kaburaya Co., Ltd. heeft geleid tot een totaalbedrag van 1.152.642 yen aan vertragingsrente, verschuldigd aan 29 onderaannemers.

Desalniettemin heeft Kaburaya Co., Ltd. op 17 september (Reiwa 6) 2024 alle verschuldigde vertragingsrente als gevolg van de betalingsachterstand voldaan.

Richtlijnen van de Japanse Fair Trade Commission

De Japanse Fair Trade Commission heeft de volgende richtlijnen opgesteld voor de overtredingen van Cover Corporation:

1. Het nemen van de benodigde verbeteringsmaatregelen voor de overtreding.
2. Indien bij een onderzoek naar eerdere illegale transacties op basis van een aanbeveling een probleem wordt geconstateerd onder Artikel 4, Paragraaf 1, Nummer 2 van de Subcontractors Act, dan moeten de nodige maatregelen worden genomen om de belangen van de onderaannemers te beschermen.
3. In de toekomst geen soortgelijke overtredingen meer begaan.
4. Cover Corporation dient de maatregelen die genomen zijn op basis van de bovenstaande richtlijn 2, onverwijld te rapporteren aan de Japanse Fair Trade Commission.

De Impact van Correctie Aanbevelingen en Richtlijnen Onder Japans Recht

Cover Corporation heeft, na ontvangst van aanbevelingen en richtlijnen van de Japanse Fair Trade Commission, een verklaring gepubliceerd op hun officiële website.

Cover Corporation: Over de aanbevelingen gebaseerd op de Japanse Wet ter Voorkoming van Te Late Betalingen aan Onderaannemers[ja]

Wanneer een bedrijf de regelgeving van de Japanse Wet ter Voorkoming van Te Late Betalingen aan Onderaannemers overtreedt, moet het niet alleen de noodzakelijke maatregelen nemen in overeenstemming met de aanbevelingen en richtlijnen, maar het kan ook geconfronteerd worden met risico’s die de normale bedrijfsvoering beïnvloeden, zoals de noodzaak om een raad van bestuur bijeen te roepen of om te gaan met media-aandacht.

Bovendien, in de huidige situatie waarin online meningen een grote invloed kunnen hebben op de bedrijfsevaluatie, moeten bedrijven ook rekening houden met het reputatierisico dat ontstaat wanneer correctie aanbevelingen als gevolg van overtredingen openbaar worden gemaakt door de media.

Samenvatting: Toekomstige maatregelen inclusief de regelgeving van de nieuwe Freelance Wet in Japan

In dit artikel hebben we de sancties en andere gevolgen besproken die voortvloeien uit het overtreden van de Subcontract Act, aan de hand van het voorbeeld van Cover Corporation, dat een correctieaanbeveling van de Japanse Fair Trade Commission heeft ontvangen.

Hoewel dit voorbeeld betrekking had op de Subcontract Act, zal de nieuwe Freelance Wet, die in november van Reiwa 6 (2024) in werking treedt, nog strengere regelgeving bevatten om de rechten van freelancers te beschermen. Het is essentieel dat bedrijven kennis over deze nieuwe wetgeving verspreiden onder hun werknemers.

Door dergelijke gevallen wordt het voor andere bedrijven steeds noodzakelijker om hun handelspraktijken te herzien. Ik hoop dat dit artikel als een aanzet dient om na te denken over hoe belangrijk het is om een passende relatie met subcontractors te onderhouden voor een duurzame bedrijfsvoering.

Maatregelen van ons kantoor

Monolith Advocatenkantoor is een juridische firma met een hoge mate van specialisatie in IT, en in het bijzonder internetrecht. Bij het naleven van de nieuwe Freelance Wet in Japan kan het soms nodig zijn om contracten op te stellen. Ons kantoor biedt contractcreatie en -review voor een breed scala aan zaken, van bedrijven genoteerd aan de Tokyo Stock Exchange Prime tot aan startende ondernemingen. Mocht u problemen ondervinden met contracten, raadpleeg dan het onderstaande artikel.

Expertisegebieden van Monolith Advocatenkantoor: Contractcreatie en -review, en meer[ja]