Forsiktighetsregler ved bruk av agenter for tilskuddssøknader og nødvendige kontraktspunkter forklart

Ved drift av et selskap vurderes det ofte å søke om ulike tilskudd.

Tilskudd er midler som den japanske staten eller lokale myndigheter gir for å støtte virksomheter som bidrar til å oppnå politiske mål.

Tilskudd er i utgangspunktet ikke tilbakebetalingspliktige, og de kan derfor være en betydelig hjelp for selskapets likviditet.

Likevel er det ikke slik at hvem som helst kan få tilskudd bare ved å søke. Søknader om tilskudd har komplekse krav, og det er nødvendig å tydelig beskrive innholdet i prosjektet som søker om tilskudd i søknadsdokumentene basert på disse kravene.

Søknadsdokumentene for tilskudd kan være ganske omfattende, og det kan være en betydelig byrde for selskapet å forberede søknaden samtidig som de utfører sine daglige oppgaver. Derfor er det relativt vanlig å overlate søknadsprosessen til eksterne konsulenter.

Her vil vi forklare viktige punkter å være oppmerksom på i konsulentavtalen når man outsourcer tilskuddssøknadsprosessen til et eksternt selskap.

Prosessen for å søke om tilskudd

Tilskudd er, som nevnt innledningsvis, en ordning der staten eller lokale myndigheter gir en del av de nødvendige kostnadene for å støtte virksomheters innsats i tråd med deres politiske mål.

Hovedsakelig er det det japanske Økonomi-, handels- og industriministeriet som håndterer mange tilskudd.

Når du søker om tilskudd, må du skaffe de nyeste utlysningene og de spesifiserte søknadsskjemaene, og sende inn dokumentene til sekretariatet innen søknadsfristen for tilskuddet.

Deretter vil sekretariatet vurdere tilskuddssøknaden og avgjøre om den skal godkjennes eller ikke.

Gjennomføringen av prosjektet som er kvalifisert for tilskudd må skje etter at godkjenningen er gitt.

Tilskuddet blir heller ikke utbetalt til selskapet umiddelbart etter godkjenning.

Selskapet som får tilskuddet må først dekke alle kostnadene selv, og deretter rapportere om gjennomføringen av prosjektet før de kan motta tilskuddet.

Tilskudd har vanligvis en viss budsjettgrense, så ikke alle søknader blir godkjent.

For eksempel er “Monozukuri-tilskuddet”, som er populært blant virksomheter, kjent for å ha en godkjenningsrate på omtrent 50 %.

Derfor er det mange selskaper som overlater tilskuddssøknaden til profesjonelle konsulenter for å øke sjansene for godkjenning.

Det finnes også “støtteordninger” som ligner på tilskudd. Støtteordninger gis også av staten eller lokale myndigheter og trenger ikke tilbakebetales. Forskjellen mellom tilskudd og støtteordninger er at støtteordninger i utgangspunktet kan mottas hvis visse krav er oppfylt. I tillegg er støtteordninger hovedsakelig ytelser knyttet til sysselsetting, administrert av det japanske Helse-, arbeids- og velferdsministeriet.

Hvem bør du be om hjelp til å søke om tilskudd?

Hvis du skal outsource søknaden om tilskudd, hvem bør du da be om hjelp? For å konkludere, det kreves ingen spesielle kvalifikasjoner for å utføre tilskuddssøknader. Derfor finnes det mange aktører som kaller seg tilskuddssøknadskonsulenter.

Imidlertid ser det ut til at det ofte er konsulenter med kvalifikasjoner som små og mellomstore bedrifters diagnostikere som håndterer tilskuddssøknader.

I tillegg er det mange eksempler på at skatterådgivere og autoriserte revisorer også tilbyr tilskuddssøknadskonsultasjoner.

Det sies at det finnes visse punkter for hvordan man skriver en tilskuddssøknad. Derfor, hvis du skal outsource tilskuddssøknaden, er det lurt å konsultere en konsulent med omfattende erfaring innen tilskuddssøknader.

Videre er det vanlig at honoraret for tilskuddssøknader består av to trinn: et startgebyr og en suksessavgift.

I dette tilfellet er startgebyret vanligvis rundt 10-15 tusen kroner, og suksessavgiften er rundt 10 % av det godkjente beløpet. Derfor, hvis honoraret er betydelig høyere enn dette, bør du vurdere nøye om du skal be om hjelp.

Konsulentavtale for Søknad om Tilskudd

Når man skal søke om tilskudd eksternt, må man utarbeide og inngå en konsulentavtale med konsulenten. Her forklarer vi i detalj sjekkpunktene for konsulentavtalen.

I den følgende kontraktsmalen refererer “Part A” til selskapet som er klienten og som gir oppdraget om tilskuddssøknaden, mens “Part B” refererer til konsulenten som utfører tilskuddssøknaden på vegne av klienten.

Vær oppmerksom på at når man faktisk utarbeider kontrakten, bør man tilpasse de eksemplene på klausuler som er nevnt nedenfor til de faktiske forholdene mellom partene, i stedet for å bruke dem som en ren mal.

For mer detaljert informasjon om innholdet i en generell oppdragsavtale, se artikkelen nedenfor.

https://monolith-law.jp/corporate/regulation-of-outsourcing-contract[ja]

Bestemmelser om innholdet i oppdragsarbeidet

Artikkel ○ (Arbeidsinnhold)
Part A skal delegere følgende oppgaver (heretter kalt “oppdraget”) til Part B, og Part B skal akseptere disse.
(1) Utarbeidelse av søknader og andre nødvendige dokumenter for tilskudd for regnskapsåret Reiwa ○ (20○○)
(2) Tilhørende oppgaver som oppstår i forbindelse med utførelsen av oppgavene nevnt i forrige punkt

En sentral bestemmelse i en konsulentavtale er innholdet i de konsulenttjenestene som skal utføres. Her må man forsikre seg om at innholdet og omfanget av arbeidet er tydelig beskrevet. Spesifikt er det viktig å klargjøre hvilken tilskuddssøknad som skal utføres.

Tilskudd identifiseres vanligvis ved regnskapsåret og navnet på tilskuddet. Derfor bør man sammenligne med utlysningene fra den japanske staten eller lokale myndigheter for å sikre at navnet på tilskuddet er korrekt.

Bestemmelser om godtgjørelse

Artikkel ○ (Godtgjørelse, etc.)
Vederlaget for denne tjenesten skal være som følger:
(1) Oppstartshonorar
Part A skal betale Part B et oppstartshonorar på ○○ yen (inkludert mva).
(2) Suksesshonorar
Hvis tilskuddet som ble søkt om gjennom denne tjenesten blir godkjent, skal Part A betale Part B ○○% av det godkjente beløpet (inkludert mva).

Ved siden av innholdet i oppdraget, er bestemmelsene om vederlag (godtgjørelse) en viktig klausul. Som nevnt tidligere, er det vanlig at godtgjørelsen for tilskuddssøknader består av to trinn: oppstartshonorar og suksesshonorar.

Derfor må bedrifter som ønsker å delegere tilskuddssøknader, sørge for at beregningsmetoden og beløpet for godtgjørelsen er klart definert i konsulentavtalen.

Videre, hvis det er andre kostnader eller utgifter som selskapet skal dekke i tillegg til oppstartshonorar og suksesshonorar, bør man på forhånd nøye bekrefte innholdet av disse kostnadene for å unngå problemer.

Det er også verdt å merke seg at det nylig har vært en økning i antall konsulenter som håndterer tilskuddssøknader, og noen av dem tilbyr en modell med gratis oppstartshonorar og fullstendig suksessbasert godtgjørelse.

Bestemmelser om videredelegering

Artikkel ○ (Videredelegering)
(1) Hvis part B skal delegere denne oppgaven til en tredjepart, må part B innhente skriftlig forhåndsgodkjenning fra part A.
(2) Hvis part B videredelegerer denne oppgaven til en tredjepart i henhold til forrige punkt, må part B pålegge tredjeparten forpliktelser som er minst like strenge som de forpliktelsene part B har i henhold til denne avtalen.

Søknadsfrister for tilskudd settes med noen måneders mellomrom, noe som fører til at konsulenter som bistår med søknadsprosessen ofte opplever en ekstrem arbeidsbelastning i visse perioder.

Derfor hender det at utarbeidelsen av tilskuddssøknader videredelegeres til eksterne samarbeidspartnere.

Selv i slike tilfeller er det viktig at oppdragsgiveren er klar over om oppgaven er videredelegert eller ikke. Derfor krever første punkt i eksempelet ovenfor skriftlig godkjenning.

Hvis det er kjent fra starten at oppgaven vil bli videredelegert, kan første punkt i eksempelet formuleres som: “Part B kan videredelegere denne oppgaven til ○○, og part A godkjenner dette.”

Som oppdragsgiver er det også en fordel å få opplyst navnene på de mulige underleverandørene så langt det er mulig.

Videre inneholder dokumentene som gjelder tilskuddssøknader ofte konfidensiell informasjon som er viktig for selskapets drift. Derfor bør man, selv ved videredelegering til eksterne parter, sørge for at minst konfidensialitetsforpliktelser pålegges underleverandørene.

Dette er hensikten med andre punkt i eksempelet ovenfor.

Bestemmelser om oppsigelse av kontrakt

Artikkel ○ (Oppsigelse av kontrakt)
1. Part A eller Part B kan si opp denne kontrakten ved å gi skriftlig varsel til den andre parten dersom noen av følgende forhold inntreffer:
(1) Brudd på noen av bestemmelsene i denne kontrakten
(2) Forverring av kredittverdighet
(3) Andre grunner som gjør det umulig å oppnå formålet med denne kontrakten
2. Dersom Part A blir tildelt tilskudd, men nekter å motta tilskuddet eller ikke gjennomfører prosjektet, kan denne kontrakten ikke sies opp.

Første ledd i eksempelet på bestemmelsen er en generell klausul om oppsigelse av kontrakt. I forbindelse med oppdragsavtaler for tilskuddssøknader er det spesielt andre ledd som ofte skaper problemer. Suksesshonorar for tilskuddssøknader oppstår vanligvis når det søkte tilskuddet blir tildelt.

Imidlertid kan selskapet som er klienten faktisk motta tilskuddet først etter at det tildelte prosjektet er gjennomført. Ifølge andre ledd i eksempelet på bestemmelsen, vil suksesshonoraret oppstå selv om klienten av egne grunner ikke mottar tilskuddet etter tildelingen.

Det er ikke konsulentens ansvar dersom klienten ikke gjennomfører nødvendige prosedyrer for å motta tilskuddet etter tildelingen. Derfor er det forståelig at en slik bestemmelse er inkludert.

Generelle Bestemmelser

Foruten de ovennevnte eksemplene på bestemmelser, finnes det også generelle bestemmelser som vanligvis fastsettes i kontrakter.

Som generelle bestemmelser kan man for eksempel nevne bestemmelser om erstatningsansvar, bestemmelser om jurisdiksjon ved tvister med motparten, og bestemmelser om taushetsplikt.

Ved søknad om tilskudd er bestemmelsen om taushetsplikt spesielt viktig, da man gir konsulenten tilgang til svært konfidensiell informasjon som forretningsplaner og regnskapsdata. Dette er fordi det er en risiko for at selskapet kan lide skade dersom informasjonen skulle lekke til konkurrenter.

Bestemmelsen om taushetsplikt kan fastsettes i konsulentavtalen, men på grunn av dens viktighet, kan man også utarbeide en egen konfidensialitetsavtale, kjent som en NDA (Non-Disclosure Agreement).

For en detaljert forklaring om konfidensialitetsavtaler (NDA), se artikkelen nedenfor.

https://monolith-law.jp/corporate/checkpoints-nondisclosure-agreement[ja]

Oppsummering

Hvis man utnytter eksterne konsulenter effektivt og blir valgt for tilskudd, kan det gi svært store fordeler for selskapet.

Når man overlater oppgaver knyttet til tilskuddssøknader til eksterne parter, bør man alltid inngå en kontrakt.

Det er spesielt viktig å nøye gjennomgå kontrakten når det gjelder arbeidsinnhold og godtgjørelse, da det ofte kan oppstå problemer. Hvis man er usikker på kontraktens innhold, kan man rådføre seg med en advokat som er godt kjent med japansk selskapsrett for å få råd.

Veiledning om tiltak fra vårt firma

Som nevnt ovenfor, er det nødvendig å utarbeide kontrakter for sikker bruk av tilskuddsforvaltningstjenester.

Monolith Advokatfirma er et advokatfirma med høy ekspertise innen IT, spesielt internett og jus. Vårt firma utarbeider og gjennomgår kontrakter for en rekke saker, fra selskaper notert på Tokyo-børsens Prime Market til oppstartsbedrifter.

Hvis du har problemer med kontrakter, vennligst se artikkelen nedenfor.