En gjennomgang av utenlandske arbeidspolitikker og relaterte lover i japansk arbeidsrett

I det japanske arbeidsmarkedet blir tilstedeværelsen av utenlandsk arbeidskraft mer fremtredende for hvert år. For at bedrifter skal oppnå bærekraftig vekst, blir det å utnytte talent med ulike bakgrunner en stadig mer essensiell del av forretningsstrategien. Når man ansetter utenlandsk arbeidskraft i Japan, er det imidlertid avgjørende å forstå det unike juridiske rammeverket som skiller seg fra det som gjelder for ansatte med japansk statsborgerskap. Dette juridiske rammeverket består av to hovednivåer.

Først og fremst er det “Immigration Control and Refugee Recognition Act” (heretter “Immigration Act”), som regulerer selve muligheten for utenlandske arbeidstakere å utføre arbeid og motta lønn i Japan. Dette er loven som definerer “inngangen” for hvilke aktiviteter som tillater utenlandske arbeidstakere å arbeide mot betaling i Japan.

For det andre, etter at en arbeidskontrakt er etablert, har vi de japanske arbeidslovene som regulerer arbeidsforhold og arbeidsmiljø, inkludert “Labor Standards Act” og “Labor Contract Act”. Disse lovene utgjør “interne” regler som gjelder likt for alle arbeidstakere som jobber i Japan, uavhengig av nasjonalitet.

I denne artikkelen vil vi systematisk forklare disse juridiske systemene som bedriftsledere og juridiske ansvarlige står overfor når de vurderer å ansette utenlandsk arbeidskraft. Spesielt vil vi gå i dybden på kravene til visumkategorien “Specialist in Humanities/International Services,” som spiller en sentral rolle i ansettelsen av fagpersoner, samt strukturen og de juridiske forpliktelsene til “Technical Intern Training Program,” som har fungert som en reell arbeidskraft mens det også har som mål å bidra internasjonalt. Videre vil vi bekrefte det grunnleggende prinsippet om at japansk arbeidsrett fullt ut gjelder for utenlandsk arbeidskraft ansatt under disse systemene, og gjennom faktiske rettssaker vil vi klargjøre de praktiske risikoene og forpliktelsene bedrifter må være oppmerksomme på.

Den juridiske rammen som støtter politikken for utenlandsk arbeidskraft i Japan

I Japan bestemmes det utelukkende av den enkeltes “oppholdskvalifikasjon” om en utlending kan engasjere seg i arbeid, det vil si aktiviteter som gir kompensasjon. Dette prinsippet er en grunnleggende regel fastsatt i den japanske innvandringsloven. Når bedrifter vurderer å ansette utenlandsk arbeidskraft, er det første de må forstå dette systemet med oppholdskvalifikasjoner.

Oppholdskvalifikasjoner er i stor grad kategorisert i to typer. Den ene er oppholdskvalifikasjoner som gis basert på en persons status eller posisjon, som “permanent bosatt” eller “ektefelle til en japansk person”. Utlendinger med disse kvalifikasjonene har ingen restriksjoner på arbeidsaktiviteter og kan jobbe i hvilken som helst jobbtype akkurat som japanere. Den andre typen er oppholdskvalifikasjoner som gis med det formål å engasjere seg i spesifikke aktiviteter. For eksempel, “professor”, “medisinsk” og “forretningsledelse” faller inn under denne kategorien, og mange utenlandske arbeidere som jobber i spesialiserte og tekniske felt i Japan har denne typen oppholdskvalifikasjoner. Med disse oppholdskvalifikasjonene er det kun tillatt å arbeide innenfor omfanget av de godkjente aktivitetene.

Under dette systemet er bedrifter juridisk forpliktet til å bekrefte oppholdskvalifikasjonene til utenlandske jobbkandidater. Spesifikt, ved ansettelse må de be om å se “oppholdskortet”, sjekke om kvalifikasjonen tillater arbeid, og om de godkjente aktivitetene stemmer overens med arbeidsoppgavene de vil utføre i selskapet, samt ha en plikt til å rapportere om ansettelse og fratrådelse av utenlandsk arbeidskraft. Hvis en bedrift ansetter en utlending som ikke har tillatelse til å arbeide, eller får dem til å engasjere seg i arbeid som går utover omfanget av aktivitetene som er fastsatt i oppholdskvalifikasjonen, kan bedriften bli anklaget for “forbrytelse av å fremme ulovlig arbeid”, uavhengig av intensjon eller uaktsomhet. Dette innebærer strenge straffer som kan oppstå selv om bedriften ikke hadde noen slik hensikt, og representerer en betydelig risiko for compliance.

Det som er viktig her, er at reguleringen av utenlandsk arbeidskraft har en dobbel struktur. Innvandringsloven er den første barrieren som avgjør om man har “rett” til å arbeide i Japan. Når denne barrieren er passert og en gyldig arbeidskontrakt er inngått mellom en utlending med passende oppholdskvalifikasjon og en bedrift, vil den japanske arbeidslovgivningen fullt ut gjelde for “betingelsene” i arbeidskontrakten. Selv om alle kravene i innvandringsloven er oppfylt, er arbeidsforhold som bryter med arbeidsstandardloven ikke tillatt. På den annen side, uansett hvor gunstige arbeidsforholdene er, vil det være ulovlig å ansette noen uten riktig oppholdskvalifikasjon. Derfor kreves det at bedrifter bygger et dobbelt compliance-system fra begge sider av innvandringsloven og arbeidsloven.

Kvalifikasjonskrav for oppholdstillatelse i spesialiserte og tekniske felt: ‘Teknologi, humaniora og internasjonal virksomhet’

Når man ansetter utenlandske fagfolk med spesialisert kunnskap eller teknologi og en høyere utdanning, er oppholdstillatelsen ‘Teknologi, humaniora og internasjonal virksomhet’ den mest vanlig brukte i Japan. Denne oppholdstillatelsen omfatter tre kategorier: naturvitenskapelige felt som fysikk og ingeniørvitenskap (teknologi), humanistiske vitenskaper som jus og økonomi (humaniora), og felt som krever tankegang og følsomhet basert på utenlandsk kultur (internasjonal virksomhet). For å få godkjent denne oppholdstillatelsen, må man oppfylle strenge krav fastsatt i den japanske innvandringsloven og tilhørende forordninger.

Først og fremst er det viktigste kravet at det er en nær sammenheng mellom den jobben man ønsker å utføre og personens utdanningsbakgrunn eller arbeidserfaring. For eksempel, hvis en person med en grad i informatikk fra universitetet jobber som systemingeniør, eller en person med en grad i økonomi jobber med markedsanalyse, er dette typiske eksempler. Hvis man ikke kan bevise denne sammenhengen objektivt, vil søknaden ikke bli godkjent. Selv om man ikke oppfyller utdanningskravene, kan man oppfylle kravene gjennom arbeidserfaring – mer enn 10 år innen ‘teknologi’ eller ‘humaniora’, og mer enn 3 år innen ‘internasjonal virksomhet’. Å bevise denne ‘sammenhengen’ er ikke bare en prosedyre for å levere dokumenter. Det krever en juridisk argumentasjon som bygger en overbevisende ‘fortelling’ om hvorfor den utenlandske arbeidstakerens spesialiserte kunnskap eller erfaring er essensiell for jobben. En generell jobbbeskrivelse er ikke tilstrekkelig, og det kreves en strategisk jobbdesign med tanke på søknaden om oppholdstillatelse allerede fra ansettelsesfasen.

For det andre, siden denne oppholdstillatelsen er for å utføre spesialisert arbeid, er aktiviteter som anses som ‘enkelt arbeid’ ikke tillatt. Hvis jobben anses å være rutinemessig arbeid som ikke krever spesialisert kunnskap eller analytisk tenkning, vil oppholdstillatelsen ikke bli godkjent.

For det tredje er det krav om kompensasjon. Lønnen som den utenlandske arbeidstakeren mottar, må være lik eller høyere enn det japanske ansatte som utfører tilsvarende arbeid mottar. Dette er en viktig bestemmelse for å forhindre utnyttelse av utenlandske arbeidstakere som billig arbeidskraft og for å opprettholde et rettferdig arbeidsmarked.

Til slutt vil bedriftens stabilitet og kontinuitet, som arbeidsgiver, også bli vurdert. Det sjekkes om bedriften har en solid forretningsgrunnlag som kan ansette utenlandske arbeidstakere og fortsette å betale lønninger stabilt, og om det er en rasjonell forretningsmessig grunn til å trenge denne arbeidskraften, gjennom dokumenter som regnskap.

Strukturen til det japanske tekniske internopplæringssystemet og bedrifters juridiske forpliktelser

Det japanske tekniske internopplæringssystemet er designet for at japanske bedrifter kan ta imot utenlandske praktikanter fra utviklingsregioner og overføre praktiske ferdigheter, teknikker og kunnskap gjennom On-the-Job Training (OJT), med mål om å bidra til utviklingen av menneskelige ressurser som kan støtte økonomisk vekst i deres hjemland. Systemet er regulert av en spesifikk lov, “Loven om riktig gjennomføring av utenlandsk teknisk internopplæring og beskyttelse av praktikanter” (heretter kalt “Internopplæringsloven”).  

Under Internopplæringsloven er det opprettet en godkjent organisasjon, Organisasjonen for Teknisk Internopplæring for Utlendinger (OTIT), for å overvåke korrekt drift av systemet. Før bedrifter (internopplæringsgivere) kan ta imot tekniske praktikanter, må de utarbeide en detaljert “Internopplæringsplan” for hver praktikant og få godkjenning fra OTIT. Planen må spesifikt inneholde detaljer om ferdighetene som skal læres bort, varigheten av opplæringen og betingelsene, og OTIT gjennomfører en streng vurdering for å sikre at planen overholder lovens standarder.  

Bedrifter som gjennomfører internopplæring har mange juridiske forpliktelser i henhold til Internopplæringsloven. Spesielt viktig er bestemmelsene som beskytter praktikantenes menneskerettigheter. For eksempel er det klart forbudt å konfiskere praktikantenes pass eller oppholdskort, tvinge dem til å spare penger, eller inngå kontrakter som fastsetter bøter for kontraktsbrudd.  

Selv om de kalles “praktikanter” i systemet, inngår de tekniske praktikantene en arbeidskontrakt med mottaksbedriften og arbeider som ansatte. Derfor, med unntak av opplæringsperioden etter ankomst, må bedriftene forstå at japanske arbeidsrelaterte lover som Arbeidsstandardloven, Minstelønnsloven og Arbeidssikkerhets- og helseloven gjelder fullt ut.  

Det japanske tekniske internopplæringssystemet står nå overfor en betydelig overgangsperiode. Den japanske regjeringen har besluttet å avvikle teknisk internopplæringssystem og opprette et nytt “Utviklings- og Arbeidssystem”. Selv om ikrafttredelsestidspunktet er satt til innen tre år etter kunngjøringen i juni 2024 (2024), er det foreløpig ikke fastsatt. Det mest fremtredende trekket ved det nye systemet er at dets formål tydelig skifter fra “internasjonalt bidrag” til “utvikling og sikring av arbeidskraft i Japans industrielle sektorer”. Dette vil endre rammen til å formelt anerkjenne utenlandske arbeidstakere og støtte langsiktig karriereutvikling gjennom planlagt opplæring. Nedenfor oppsummerer vi de viktigste forskjellene mellom de to systemene.  

Denne systemendringen antyder at det for bedrifter blir enda viktigere å utarbeide strategiske personalplaner for å utvikle utenlandsk arbeidskraft fra et langsiktig perspektiv og integrere dem i organisasjonen, i stedet for å se på dem som kortvarig arbeidskraft.

Arbeidslovgivning i Japan gjelder uavhengig av nasjonalitet

En av de mest grunnleggende prinsippene som arbeidsgivere må følge når de ansetter utenlandske arbeidstakere, er at fra det øyeblikket et arbeidsforhold er etablert, gjelder japanske arbeidslover likt for alle arbeidstakere, uavhengig av nasjonalitet. Dette er en urokkelig regel etablert av japansk lovgivning og rettsavgjørelser.

Kjernen i dette prinsippet er Artikkel 3 i den japanske arbeidsstandardloven. Denne artikkelen fastslår at “en arbeidsgiver ikke skal diskriminere i lønn, arbeidstid eller andre arbeidsforhold på grunn av arbeidstakerens nasjonalitet, tro eller sosial status”. Dette betyr at det er klart forbudt ved lov å sette lavere lønn for utenlandske arbeidstakere enn for japanske ansatte, eller å anvende ugunstige arbeidstider eller ferieordninger basert på det faktum at de er utenlandske. Selvfølgelig gjelder også minimumslønnen som er fastsatt i hver prefektur for utenlandske arbeidstakere. I tillegg, når arbeidstiden overstiger den lovfestede arbeidstiden, er det nødvendig å betale overtidstillegg på samme måte som for japanske arbeidstakere.

Når det gjelder oppsigelse, er utenlandske arbeidstakere også godt beskyttet av den japanske arbeidskontraktloven. Artikkel 16 i den japanske arbeidskontraktloven fastslår at “en oppsigelse som mangler objektivt rimelige grunner og ikke anses som rimelig i henhold til samfunnets normer, skal anses som et misbruk av rettigheter og er dermed ugyldig”. Dette er kjent som “misbruk av oppsigelsesrett-prinsippet” og er et viktig prinsipp som juridisk støtter japanske ansettelsespraksiser, hvor man ikke kan si opp ansatte kun basert på arbeidsgiverens bekvemmelighet. Dette prinsippet gjelder fullt ut for utenlandske arbeidstakere, og strenge krav stilles derfor til oppsigelser.

I tillegg gjelder selvfølgelig den japanske arbeidssikkerhets- og helseloven også for utenlandske arbeidstakere for å sikre deres sikkerhet og helse på jobben. Bedrifter har en plikt til å tilby et sikkert arbeidsmiljø også for utenlandske arbeidstakere. Spesielt når det gjelder opplæring og trening i sikkerhet og helse, kreves det at dette gjøres på et språk og på en måte som arbeidstakeren kan forstå. For eksempel kan det være nødvendig å ta hensyn til bruk av illustrasjoner eller materiell på arbeidstakerens morsmål.

Det japanske arbeids- og velferdsdepartementet har publisert retningslinjer for “Forbedring av ansettelsesforvaltningen av utenlandske arbeidstakere” som et supplement til overholdelse av disse lovene. Disse retningslinjene gir konkrete tiltak som arbeidsgivere bør iverksette på hvert trinn fra rekruttering og ansettelse til oppsigelse. For eksempel anbefales det å klargjøre passende arbeidsforhold, tilby livsstøtte og etablere klage- og konsultasjonssystemer. Selv om disse retningslinjene ikke har direkte straffebestemmelser, fungerer de som en form for “soft law”. Det vil si at i tilfelle av tvister relatert til arbeidsproblemer, kan overholdelsen av disse retningslinjene være et viktig bevis for å bedømme “rimeligheten” og “oppriktigheten” i bedriftens respons. Derfor er det ekstremt viktig å etablere et ansettelsesforvaltningssystem i tråd med disse retningslinjene fra et risikostyringsperspektiv.

Praktiske betraktninger ut fra japanske rettsavgjørelser

Det er essensielt for bedrifters risikostyring å ikke bare forstå lovens bokstav, men også hvordan den tolkes og anvendes i faktiske tvister. Japanske rettsavgjørelser knyttet til ansettelse av utenlandske arbeidstakere gir innsikt i de konkrete juridiske risikoene bedrifter kan stå overfor.

Først og fremst er det vurderingen av ‘arbeidstakerstatus’ for tekniske praktikanter. Amakusa-saken med kinesiske tekniske praktikanter (Kumamoto District Court, 29. januar 2010 (2010)) er en viktig presedens for dette spørsmålet. I denne saken fastslo retten at selv om den formelle betegnelsen er ‘praktikant’ eller ‘lærling’, så lenge den faktiske situasjonen innebærer at de yter arbeid under bedriftens ledelse og tilsyn og mottar kompensasjon for dette, faller de under definisjonen av ‘arbeidstaker’ i henhold til den japanske arbeidsstandardloven. Som et resultat ble bedriften pålagt å betale ubetalt lønn i henhold til minimumslønnsloven og overtidstillegg. Denne dommen viser en streng rettslig holdning som indikerer at bedrifter ikke kan unngå sine forpliktelser under arbeidslovgivningen ved å bruke betegnelser som ‘praktik’ eller ‘opplæring’. Ledere må anerkjenne at tekniske praktikanter er arbeidstakere og fullt ut beskyttet av arbeidslovgivningen, og de må sørge for riktig arbeidsstyring.

For det andre er det vurderingen av gyldigheten av oppsigelser av utenlandske arbeidstakere. Som nevnt tidligere, slår artikkel 16 i den japanske arbeidskontraktloven fast at oppsigelser uten objektivt rimelige grunner og som ikke er akseptable i henhold til samfunnets normer, er ugyldige. Dette kravet om ‘samfunnsmessig akseptabilitet’ blir ofte vurdert med enda større forsiktighet når det gjelder oppsigelse av utenlandske arbeidstakere. Dette skyldes at for utenlandske personer som oppholder seg i Japan med visum for arbeidsformål, kan en oppsigelse ikke bare bety tap av jobb, men også tap av det juridiske grunnlaget for å oppholde seg i landet, noe som kan ha svært alvorlige konsekvenser. Med tanke på dette alvorlige utfallet, undersøker retten nøye om bedriften har gjort alle mulige anstrengelser for å unngå oppsigelse, som å tilby opplæringsmuligheter, vurdere omplassering (innenfor rammen av oppholdstillatelsen), gradvis veiledning og advarsler, før de tyer til oppsigelse som siste utvei. I saker der oppsigelse på grunn av manglende japansk språkferdighet har vært omstridt, blir for eksempel forventet språknivå ved ansettelse og støtte til forbedring av ferdigheter etter ansettelse vurdert samlet. Bedrifter må være fullt bevisste på risikoen for at en lettvint oppsigelse kan bli juridisk ugyldig og må handle med stor forsiktighet basert på objektive bevis.

Oppsummering

Som vi har sett i denne artikkelen, er ansettelsen av utenlandsk arbeidskraft i Japan strengt regulert av en dobbel juridisk ramme som består av innvandringsloven (Immigration Control Act) som “inngangsporten” og arbeidslovgivningen som gjelder uavhengig av nasjonalitet som “det indre” regelverket. For at bedrifter skal kunne håndtere dette komplekse systemet på en passende måte og sikre og utnytte dyktige utenlandske arbeidstakere, er det avgjørende å forstå kravene til oppholdstillatelse nøyaktig og å fullt ut overholde japansk arbeidslovgivning i alle prosesser fra ansettelse til oppsigelse. Som rettspraksis viser, kan en overfladisk tolkning eller formell tilnærming føre til alvorlige juridiske konflikter og risiko for omdømmetap.

Monolith Law Office har en omfattende track record i å betjene et stort antall klienter i Japan på temaene diskutert i denne artikkelen. Vårt firma har advokater som er eksperter på det japanske rettssystemet, i tillegg til engelsktalende advokater med juridiske kvalifikasjoner fra andre land, og kan dermed tilby unik innsikt som brobygger mellom komplekse japanske juridiske reguleringer og de globale behovene til bedrifter. Vi tilbyr en omfattende juridisk støtte for din bedrifts bruk av utenlandsk arbeidskraft, fra å utvikle strategier for å oppnå oppholdstillatelser, utarbeide arbeidskontrakter i samsvar med japansk arbeidsrett, gi råd om daglig personalforvaltning, til å håndtere eventuelle tvister.