Det juridiske rammeverket for Japans inn- og utreisekontrollsystem: En forklaring på kontroll av innreise, landing og utreise

I dagens globale økonomi er strategisk plassering av ledelse og spesialister essensielt for multinasjonale selskapers suksess i det japanske markedet. Under disse forholdene blir en dyp forståelse av Japans inn- og utreisekontrollsystem mer enn bare administrativt arbeid; det blir en kjernekomponent i corporate governance og strategisk risikostyring. I 2023 (Reiwa 5) nådde antallet nye innreisende til Japan omtrent 23,75 millioner, og ved årets slutt var det over 3,41 millioner utenlandske innbyggere i landet, noe som indikerer en økning i internasjonal personbevegelse i Japan. Denne artikkelen gir en systematisk og faglig gjennomgang av det juridiske rammeverket som regulerer utenlandske statsborgeres innreise, landing og utreise i Japan, basert på bestemmelsene i “Japanese Immigration Control and Refugee Recognition Act” (heretter referert til som “Immigration Act”). Spesifikt vil artikkelen detaljert forklare hvert trinn fra å skaffe visum, som er en forutsetning for reise til Japan, til de kjernefylte prosedyrene ved innreisekontroll ved ankomst, og videre til prosedyrer for utreise og gjeninnreise, og avklare deres juridiske betydning og praktiske hensyn.

Grunnprinsippene for inn- og utreiseregulering og innreiseloven i Japan

Hjørnesteinen i Japans system for inn- og utreiseregulering er innreiseloven (Immigration Control and Refugee Recognition Act), som ble etablert i 1951. Denne loven fastsetter grunnleggende prinsipper for å kontrollere bevegelsen av alle personer som kommer inn i og forlater Japan.

Artikkel 1 i den japanske innreiseloven fastslår at formålet med loven er “å sikre en rettferdig forvaltning av inn- og utreise for alle personer som kommer inn i eller forlater landet.” Bruken av ordet “forvaltning” klargjør at Japans system for inn- og utreiseregulering er basert på nasjonal suverenitet og strengt regulerer hvem som får krysse landets grenser, i tråd med nasjonale interesser, offentlig orden og innenlandsk sikkerhet. Systemet har en side som aktivt ønsker velkommen personer med spesifikke ferdigheter og eksperter som kan bidra til det japanske samfunnet, men det anvender samtidig svært strenge standarder i sin gjennomføring.

For å forstå dette juridiske rammeverket er det viktig å kjenne til de grunnleggende begrepene som er definert i artikkel 2 av innreiseloven. For eksempel refererer “utlending” til en person som ikke har japansk statsborgerskap, og “reisedokument” betyr et pass eller lignende dokument utstedt av den japanske regjeringen eller en utenlandsk regjering anerkjent av Japan. Disse prosedyrene utføres av “innreisekontrolloffiserer” som tilhører Immigration Services Agency, en ekstern avdeling av Justisdepartementet, ved “inn- og utreisehavner” som er definert av Justisdepartementets forskrifter, som havner og flyplasser.

Derfor må bedrifter som ønsker å invitere utenlandske arbeidstakere til Japan, forstå at prosessen ikke bare er en enkel søknadsprosess, men en handling som søker tillatelse fra en suveren stat med høyeste prioritet på nasjonal sikkerhet og opprettholdelse av orden. Selv små feil eller uoverensstemmelser i søknadsdokumentene kan ikke bare behandles som administrative feil, men kan tolkes som manglende oppfyllelse av de høye beviskravene som kreves for å få innreisetillatelse, og kan direkte føre til avslag på søknaden. Bevisbyrden ligger helt og holdent på søkeren og den inviterende bedriften.

Innreiseprosessen til Japan: Visum og Bevis for Oppholdsstatus

For at utlendinger skal kunne reise inn i Japan, må de i utgangspunktet først skaffe seg et visum fra en japansk ambassade eller et generalkonsulat i utlandet. Et visum fungerer som en slags anbefaling som viser at den reisendes pass er gyldig og at det ikke foreligger hindringer for innreise til Japan under de betingelsene som er angitt i visumet. Det er imidlertid svært viktig å merke seg at å inneha et visum ikke garanterer innreise til Japan. Det endelige vedtaket om innreise avgjøres av en innreisekontrollør ved Japans grensekontrollstasjoner under landingssjekken.

For å lette denne totrinnsprosessen er det etablert et system kalt “Bevis for Oppholdsstatus” (Certificate of Eligibility, COE). Dette dokumentet er en forhåndsvurdering fra Japans immigrasjonsmyndigheter som bekrefter at den utenlandske personens planlagte aktiviteter i Japan er i samsvar med kravene til en av de oppholdskategoriene som er definert i innvandringsloven. Når et selskap skal ansette en utlending, søker de først om dette beviset i Japan, og sender deretter det utstedte dokumentet til personen i utlandet. Personen søker så om visum ved den lokale japanske ambassaden med COE vedlagt. Med et COE forventes det at visumutstedelsesprosessen og landingssjekken ved ankomst til Japan vil gå raskere.

Når det gjelder den juridiske naturen til visumutstedelse, finnes det viktige rettsavgjørelser. En dom fra Tokyo tingrett den 8. juli 2010 (saken om anmodning om kansellering av visumutstedelsesavslag) konkluderte med at et visumavslag fra en japansk konsulær tjenestemann ikke er en “administrativ avgjørelse” som kan ankes for Japans domstoler for å bli opphevet. Domstolen påpekte at ifølge internasjonal sedvanerett er det ingen forpliktelse for en stat til å akseptere utlendinger, og at utstedelse av visum er en diplomatisk handling basert på statens suverenitet, som er forskjellig fra de administrative prosedyrene definert i innvandringsloven.

Denne rettsavgjørelsen juridisk bekrefter at det er en klar separasjon mellom utenriksdepartementets diplomatiske funksjon, som har ansvar for visumutstedelse, og justisdepartementets (Immigration Bureau) innenlandske administrative funksjon, som har ansvar for å gi landingsgodkjenning. Med andre ord, hvis et visum blir avslått, kan man ikke utfordre denne avgjørelsen gjennom det japanske rettssystemet. Dette representerer en betydelig og uunngåelig risiko for bedrifter. Hvis et visum for en viktig leder eller ekspert ikke blir utstedt, har bedriften ingen juridiske midler for å tvinge frem en utstedelse fra regjeringen. Den eneste og beste strategien for å redusere denne risikoen er å sikre et Bevis for Oppholdsstatus fra begynnelsen av søknadsprosessen og forberede en feilfri og overbevisende søknad.

Landing Inspeksjon i Japan: Starten på et Lovlig Opphold

Utlendinger som har skaffet seg visum og ankommer Japan, må gjennomgå en landing inspeksjon utført av immigrasjonsmyndighetene ved ankomsthavnen. Det er først etter å ha bestått denne inspeksjonen og mottatt et landingstillatelsesstempel i passet at et lovlig opphold i Japan kan begynne. Japanske immigrasjonslovens artikkel 6 og 7 fastsetter strenge krav for å få landingstillatelse.

Immigrasjonsmyndighetene vil evaluere om følgende fem kriterier er oppfylt:

1. Innehav av et gyldig pass og (om nødvendig) visum.
2. At aktivitetene som skal utføres i Japan ikke er falske og at de faller inn under en spesifikk oppholdskvalifikasjon.
3. At de planlagte aktivitetene er i samsvar med kriteriene for oppholdskvalifikasjon som er oppført i immigrasjonslovens vedlegg (inkludert kriteriene for landingstillatelse fastsatt av Justisdepartementets forordninger).
4. At den planlagte oppholdstiden er i samsvar med lovens bestemmelser.
5. At man ikke faller under noen av grunnene til nektelse av landing som er fastsatt i Japans immigrasjonslov artikkel 5 (som tidligere kriminell historie eller historikk med tvangsutsendelse).

Det er fastsatt spesifikke krav for de viktigste oppholdskvalifikasjonene som er særlig relevante for bedriftsaktiviteter.

Oppholdskvalifikasjon ‘Forretningsledelse og administrasjon’ i Japan

Denne oppholdskvalifikasjonen er rettet mot utenlandske personer som er engasjert i ledelse og administrasjon av en virksomhet i Japan. De viktigste kravene inkluderer at det må være sikret et uavhengig forretningssted innenfor Japans grenser, og at virksomheten må ha en kapital på over 5 millioner yen eller ansette minst to fulltidsansatte som bor i Japan. Ved søknadstidspunktet er det avgjørende å objektivt bevise virksomhetens stabilitet og kontinuitet gjennom en konkret og realiserbar forretningsplan.

Oppholdskvalifikasjonen “Teknologi, Humaniora Kunnskap, Internasjonale Tjenester” i Japan

Dette er oppholdskvalifikasjonen som oftest gjelder for fagpersoner med spesialisert teknologi eller kunnskap. Et kjernekrav er at det er en klar sammenheng mellom arbeidet personen skal utføre og deres utdanningsbakgrunn (universitet eller fagskole spesialisering i Japan) eller yrkeserfaring. For eksempel, en person som har spesialisert seg i maskinteknikk ved et universitet og arbeider som ingeniør, er et typisk eksempel. Det er også et juridisk krav at kompensasjonen skal være på nivå med eller høyere enn det som japanske borgere mottar for lignende arbeid.

Oppholdskvalifikasjonen “Intra-company Transferee” i Japan

Denne oppholdskvalifikasjonen gjelder for ansatte som overføres fra et morselskap eller et datterselskap i utlandet til et tilknyttet selskap i Japan. Som en forutsetning for søknaden, må søkeren ha vært kontinuerlig engasjert i arbeid som faller under kategoriene “teknologi, human kunnskap eller internasjonal virksomhet” ved en utenlandsk virksomhet i minst ett år rett før overføringen. En viktig egenskap ved denne oppholdskvalifikasjonen er at den, i motsetning til oppholdskvalifikasjonen for “teknologi, human kunnskap eller internasjonal virksomhet”, ikke nødvendigvis krever en universitetsgrad eller tilsvarende som et krav.

Disse oppholdskvalifikasjonene har ulike formål og krav. Når et selskap skal plassere sine ansatte, kreves det strategiske beslutninger for å velge den mest passende oppholdskvalifikasjonen basert på den enkelte ansattes bakgrunn og rolle i Japan. Tabellen nedenfor sammenligner kravene til disse tre hovedtyper av oppholdskvalifikasjoner.

Etter ankomstkontrollen i Japan, vil utlendinger som anerkjennes for å oppfylle disse betingelsene, bli tildelt et “oppholdskort” som angir oppholdskvalifikasjon og oppholdstid. Dette kortet fungerer som et identitetskort for utlendinger som oppholder seg i Japan for middels til lang sikt, og det er obligatorisk å alltid bære det med seg.

Utreisekontroll fra Japan: Viktigheten av gjeninnreisetillatelsessystemet

For utlendinger som oppholder seg i Japan og som midlertidig forlater landet for så å returnere, er det ekstremt viktig å forstå prosedyrene for utreise korrekt. Vanlige utreiseprosedyrer fullføres ved å presentere passet ditt for en innvandringskontrollør ved havnen eller flyplassen du forlater Japan fra, i henhold til artikkel 25 i den japanske innvandringsloven, og få bekreftet utreisen din.

Men det mest kritiske punktet å merke seg er at hvis en utlending med oppholdstillatelse utfører denne utreiseprosedyren uten å ha innhentet tillatelse til å gjeninnreise, vil oppholdstillatelsen og oppholdstiden opphøre samtidig med utreisen. Med andre ord, hvis du forlater landet uten nødvendig forberedelse, må du starte prosessen med å skaffe visum og oppholdstillatelse fra bunnen av for å kunne gjeninnreise til Japan. For å unngå en slik situasjon har den japanske innvandringsloven etablert to typer gjeninnreisetillatelser.

Den ene er den vanlige “gjeninnreisetillatelsen” basert på artikkel 26 i den japanske innvandringsloven. Denne tillatelsen må søkes om på forhånd ved det lokale innvandringskontoret som har jurisdiksjon over bostedet ditt før du forlater landet. Tillatelsen kan være enten engangs eller flergangs, og gyldigheten kan vare opptil fem år innenfor rammen av den nåværende oppholdstiden. En viktig egenskap er at i tilfelle uforutsette omstendigheter, er det mulig å søke om forlengelse av gyldighetsperioden ved en japansk ambassade eller konsulat i utlandet.

Den andre er “den antatte gjeninnreisetillatelsen” basert på artikkel 26-2 i den japanske innvandringsloven. Dette er et mer praktisk system som tillater gjeninnreise uten forhåndsprosedyrer for utlendinger som har et gyldig pass og oppholdskort, ved å uttrykke deres intensjon i den relevante delen av gjeninnreise- og utreisekortet (ED-kortet) på flyplassen når de forlater landet. Imidlertid er gyldighetsperioden for dette systemet begrenset til ett år fra datoen for utreise (eller opp til oppholdstiden hvis den er mindre enn ett år), og det er ikke mulig å forlenge perioden i utlandet.

Hvilket system du bør bruke avhenger av hvor lenge du planlegger å være utenfor Japan, og dette krever nøye vurdering. Tabellen nedenfor oppsummerer de viktigste forskjellene mellom de to systemene.

En viktig rettsavgjørelse som illustrerer myndighetenes brede skjønn i beslutninger om gjeninnreisetillatelse er Høyesteretts dom fra 10. april 1998 (saken om annullering av nektelse av gjeninnreisetillatelse). I denne saken ble det argumentert om hvorvidt justisministeren skulle gi gjeninnreisetillatelse til en permanent bosatt som hadde nektet å avgi fingeravtrykk i henhold til den daværende loven om registrering av utlendinger. Høyesterett støttet justisministerens beslutning og uttalte at tillatelse til gjeninnreise bør vurderes på grunnlag av en helhetlig vurdering av søkerens oppholdssituasjon, reiseformål og ulike nasjonale og internasjonale forhold, og at denne beslutningen ligger innenfor justisministerens brede skjønn som ansvarlig for innvandringsadministrasjonen.

Dommen viser at selv for personer med den mest stabile oppholdstillatelsen, som permanent opphold, er retten til gjeninnreise ikke absolutt, men kan begrenses av administrativt skjønn. Videre er det bemerkelsesverdig at overholdelse av andre lover enn innvandringsloven (i dette tilfellet loven om registrering av utlendinger) ble brukt som grunnlag for å avgjøre gjeninnreisetillatelse. Dette antyder at forvaltningen av opphold i Japan ikke bare vurderer overholdelse av innvandringsloven, men også en helhetlig vurdering av overholdelse av det japanske rettssystemet generelt. For bedrifter betyr dette at styringen av utenlandske ansattes overholdelse ikke bare er begrenset til prosedyrer relatert til innvandringsloven, men også inkluderer skattebetaling, sosialforsikring og andre offentlige forpliktelser. En ansatts personlige juridiske problemer kan direkte true bedriftens evne til å operere internasjonalt, som er avgjørende for virksomheten.

Oppsummering: Bedrifters globale strategi og overholdelse av inn- og utreiseforvaltning i Japan

Som vi har sett i denne artikkelen, er det japanske systemet for inn- og utreiseforvaltning basert på et strengt juridisk rammeverk designet for å beskytte nasjonens suverene interesser, og dets implementering er overlatt til et bredt spekter av administrativ skjønn. Hvert trinn i prosessen med innreise, landing og til slutt utreise av utlendinger er regulert av detaljerte lover og forskrifter, og for at bedrifter skal lykkes med sine globale talentstrategier, er det avgjørende å forstå og overholde disse reglene nøyaktig. Nøkkelen til compliance ligger ikke bare i å forberede søknadsdokumentene riktig, men også i å ha en dyp forståelse av de juridiske prinsippene som ligger til grunn for systemet, som suveren forvaltning, administrativt skjønn, og det høye beviskravet som pålegges søkeren.

Monolith Law Office har omfattende erfaring med å tilby juridiske tjenester relatert til inn- og utreiseforvaltning, som beskrevet i denne artikkelen, til et stort antall klienter i Japan. Vårt firma har flere medarbeidere som er kvalifiserte advokater i andre land og som snakker engelsk, noe som gjør det mulig for oss å tilby detaljert og smidig støtte som overgår juridiske og kulturelle barrierer. Som en uunnværlig partner for å integrere bedriftens globale personalstrategi med Japans strenge juridiske rammeverk, står vi klare til å støtte din virksomhet med vår spesialiserte kunnskap.