Arbeidsvisum for ansettelse av utlendinger i Japan: Prosedyrer og krav for de 5 viktigste oppholdskvalifikasjonene

I det japanske arbeidsmarkedet de siste årene har tilstedeværelsen av utenlandsk arbeidskraft blitt stadig mer fremtredende. Ifølge en uttalelse fra Japans arbeids- og velferdsdepartement, fortsetter antallet utlendinger som arbeider i Japan å sette nye rekorder, og statistikk fra Japans justisdepartement viser også en økende trend i det totale antallet utenlandske innbyggere i Japan. Denne tendensen reflekterer den nåværende situasjonen hvor mange japanske selskaper søker å sikre talentfulle medarbeidere på tvers av landegrensene. Imidlertid ligger utfordringene bedriftene står overfor ikke bare i å finne talentfulle medarbeidere. Snarere ligger det i å forstå og overholde Japans komplekse inn- og utreiselovgivning nøyaktig. Misforståelser eller feil i søknadsprosessen for oppholdsstatus (vanligvis referert til som “visum”) kan føre til betydelige forsinkelser i ansettelsesprosessen, juridiske risikoer og tapte muligheter i den globale konkurransen om å tiltrekke seg talent. Denne artikkelen er utformet som en omfattende og praktisk guide for bedriftsledere, juridiske avdelinger og HR-personell for å forstå det store bildet av de juridiske prosedyrene som er essensielle når man ansetter utlendinger i Japan. I denne artikkelen fokuserer vi på de fem hovedtyper av oppholdsstatus relatert til arbeid, nemlig “Teknologi, Humaniora/Kunnskap/Internasjonale Tjenester”, “Ferdigheter”, “Firmaoverføringer”, “Ledelse/Administrasjon”, og “Spesifikke Aktiviteter”. For hver av disse oppholdsstatusene vil vi forklare de juridiske kravene, betingelsene som kreves av både søkere og mottakende selskaper, og detaljerte trinn i søknadsprosessen, basert på spesifikke lover som Japans “Immigration Control and Refugee Recognition Act” og relaterte forordninger fra justisdepartementet.

Grunnleggende prosedyrer: Forståelse av Certificate of Eligibility i Japan

Når man skal ansette utenlandske borgere som bor i utlandet i Japan, er det en standard prosedyre å søke om “Certificate of Eligibility” (COE). COE er et dokument utstedt av den japanske justisministeren som bekrefter at den utenlandske borgeren oppfyller betingelsene for landing i Japan, som er fastsatt i artikkel 7-2 i “Japanese Immigration Control and Refugee Recognition Act”. Ved å skaffe COE, blir visumprosessen ved Japans ambassader og konsulater i utlandet, samt landingssjekken ved japanske flyplasser, akselerert.

Den overordnede prosessen er som følger: Først forbereder og sender mottaksbedriften i Japan en COE-søknad på vegne av den utenlandske borgeren de planlegger å ansette. Søknaden sendes til den regionale immigrasjonskontoret som har jurisdiksjon over bedriftens beliggenhet eller hvor den utenlandske borgeren planlegger å bo. Deretter vil immigrasjonskontoret vurdere søknaden for å bekrefte at søkerens utdannings- og arbeidshistorikk, samt mottaksbedriftens stabilitet og kontinuitet, oppfyller kriteriene for den ønskede oppholdsstatusen. Hvis søknaden godkjennes etter vurderingen, blir COE utstedt og sendt til mottaksbedriften i Japan. I de senere år har det også blitt mulig å motta COE via e-post. Bedriften sender deretter den originale COE eller elektroniske data til personen i utlandet. Personen som mottar COE, må deretter levere den sammen med passet og andre nødvendige dokumenter til den japanske ambassaden eller konsulatet i sitt hjemland og søke om visum. COE er gyldig i tre måneder som standard, og visumsøknaden må skje innen denne perioden. Innreise må skje innenfor gyldighetsperioden for det utstedte visumet. Denne tre måneders gyldighetsperioden er ekstremt viktig. Ved landingssjekken på japanske flyplasser, ved å presentere pass og visum og levere COE, blir oppholdskortet utstedt, og man kan offisielt starte arbeidsaktiviteter i Japan.

Den standard vurderingsperioden for COE er omtrent en til tre måneder fra søknad til utstedelse, men dette kan variere avhengig av oppholdsstatusens type, bedriftens størrelse og arbeidsmengden ved de regionale immigrasjonskontorene. COE-systemet kan tolkes som en bevisst design av den japanske regjeringen for å håndtere risiko. Ved å sentralisere den kjernefulle delen av vurderingen til den japanske immigrasjonskontoret, som har spesialisert kunnskap om japansk lov og bedrifters realiteter, reduseres belastningen på vurderinger ved utenlandske ambassader over hele verden og sikrer konsistens i beslutningene. Utenlandske ambassaders rolle er hovedsakelig begrenset til å bekrefte søkerens identitet og ektheten av COE, og den faktiske tillatelsesbeslutningen er allerede tatt. Dette systemet betyr at COE-søknaden er den største hindringen for bedrifter, og at visumutstedelsen kan fortsette med høy sikkerhet etter å ha passert dette trinnet.

En detaljert analyse av de fem hovedarbeidsvisumene under japansk lov

Teknologi, humanistisk kunnskap og internasjonale tjenester

Dette oppholdstillatelsesvisumet er en av de mest vanlige og mangfoldige arbeidsvisumene for fagpersoner i Japan. Ifølge Japans “Immigration Control and Refugee Recognition Act” (出入国管理及び難民認定法), Anhang 1, Punkt 2, retter denne kvalifikasjonen seg mot aktiviteter som involverer arbeid i naturvitenskapelige felt som vitenskap og ingeniørvitenskap («teknologi»), eller i felt som krever tekniske ferdigheter eller kunnskap innen humaniora som jus, økonomi, sosiologi og andre («humanistisk kunnskap»), eller arbeid som krever tankegang eller følsomhet basert på utenlandsk kultur («internasjonale tjenester»).

For å oppnå denne oppholdstillatelsen, er kriteriene for landingstillatelse detaljert i Japans “Ministerial Ordinance that Defines the Criteria under Article 7, Paragraph 1, Item 2 of the Immigration Control and Refugee Recognition Act”. For de som arbeider innen feltene «teknologi» eller «humanistisk kunnskap», kreves det vanligvis at søkeren har fullført universitetsutdanning i et relevant felt, eller har mottatt tilsvarende eller høyere utdanning, eller har over ti års relevant arbeidserfaring. Imidlertid finnes det et unntak for IT-fagfolk, hvor kravet kan være mildere hvis de har bestått en spesifikk eksamen utpekt av Justisministeren. For de som arbeider innen «internasjonale tjenester» (for eksempel oversettelse, tolking, markedsføring, internasjonal handel osv.), kreves det vanligvis minst tre års relevant arbeidserfaring. Men hvis arbeidet innebærer oversettelse, tolking eller språkundervisning, er universitetsutdannede fritatt fra dette kravet om tre års arbeidserfaring. En viktig felles krav for alle disse feltene er at lønnen søkeren mottar må være lik eller høyere enn det en japansk person ville motta for samme arbeid.

Dokumentene som kreves for søknadsprosessen varierer avhengig av fire “kategorier” som er etablert basert på størrelsen og påliteligheten til selskapet som tar imot arbeidstakeren. Dette kategorisystemet er innført av Japans Immigration Services Agency for å effektivisere vurderingsprosessen. Kategori 1 inkluderer selskaper notert på den japanske børsen, kategori 2 omfatter organisasjoner eller individer med en årlig inntektsskatt på 10 millioner yen eller mer, kategori 3 inkluderer organisasjoner eller individer som har levert en årlig juridisk rapport (unntatt de i kategori 2), og kategori 4 gjelder for nyetablerte selskaper og lignende.

Blant dokumentene som må leveres, er det et felles “Certificate of Eligibility Application Form” (med bilde) og en returkonvolutt for alle kategorier, i tillegg til dokumenter som beviser selskapets kategori (for eksempel en kopi av kvartalsrapporten for kategori 1), søkerens utdannings- og arbeidshistorikk som vitnemål og ansettelsesbevis, samt selskapets registreringsbevis og de nyeste regnskapene (spesielt for kategori 3 og 4). I tillegg er en kopi av arbeidskontrakten eller varselet om arbeidsforhold, som klart angir jobbinnhold, lønn og ansettelsesperiode i henhold til Japans “Labor Standards Act” (労働基準法) Artikkel 15, også essensiell. Søknadsskjemaene kan lastes ned fra nettstedet til Immigration Services Agency, og søknaden skal sendes til den regionale immigrasjonskontoret som har jurisdiksjon over selskapets beliggenhet.

Ferdigheter

Visumkategorien for «Ferdigheter» i Japan er rettet mot eksperter med spesialiserte ferdigheter innenfor bestemte industriområder, fremfor akademiske kvalifikasjoner. Eksempler på yrker som faller inn under denne kategorien inkluderer kokker spesialisert på utenlandsk mat, sportsinstruktører, flygere og håndverkere som arbeider med edle metaller. Denne visumkategorien skiller seg fra «Spesifikke Ferdigheter», som er ment for å møte alvorlig arbeidskraftmangel i visse sektorer, ved at den krever høyere grad av spesialisering.

Hjørnesteinen i kriteriene for innreisetillatelse er ikke utdanningsbakgrunn, men langvarig praktisk erfaring. I henhold til Japans justisdepartements forskrifter, er det fastsatt spesifikke krav til antall år med praktisk erfaring for hver yrkeskategori. For eksempel, for kokker spesialisert på utenlandsk mat, kreves det over ti års praktisk erfaring, inkludert tiden brukt på relevant utdanningsinstitusjon. For sportsinstruktører kreves det minst tre års praktisk erfaring, eller erfaring fra å ha deltatt i internasjonale konkurranser som OL eller verdensmesterskap. Sommelierer og flygere må også ha minst fem års relevant praktisk erfaring eller et bestemt antall flytimer og kvalifikasjoner. I tillegg, som med andre arbeidsvisum, er det et krav at lønnen skal være på nivå med eller høyere enn det en japansk statsborger ville motta for tilsvarende arbeid.

Søknadsprosessen følger den standard prosedyren for utstedelse av Certificate of Eligibility (COE). Dokumentasjonen som kreves, fokuserer på å objektivt bevise søkerens omfattende praktiske erfaring. Viktige bevis inkluderer attestasjoner fra tidligere arbeidsgivere som detaljert beskriver stilling, spesifikke arbeidsoppgaver og perioden for ansettelse. Søknadsskjemaet for «Certificate of Eligibility (Ferdigheter)» er tilgjengelig på nettsiden til Japans immigrasjonsbyrå, og søknaden skal sendes til det regionale immigrasjonskontoret som har jurisdiksjon over saken.

Bedriftsinterne overføringer i Japan

Dette visumet er spesialisert for ansatte som arbeider i utenlandske virksomheter og som overføres til det japanske hovedkontoret, en filial eller et datterselskap for å arbeide der i en bestemt periode. Aktivitetene som utføres i Japan må være innenfor de arbeidsområdene som er tillatt under visumkategorien “Teknologi, humaniora og internasjonale tjenester”.

Kriteriene for landingstillatelse har klare krav for både søkeren og virksomheten. Søkeren må ha vært kontinuerlig engasjert i arbeid som faller inn under kategorien “Teknologi, humaniora og internasjonale tjenester” ved den utenlandske virksomheten de overføres fra, i minst ett år rett før overføringen. For virksomheten kreves det at det eksisterer en klar kapitalrelasjon mellom virksomheten som overfører og mottakeren av overføringen, som et morselskap, filial eller lignende. Når det gjelder kompensasjon, er det også nødvendig at beløpet er likt eller høyere enn det en japansk person ville motta for tilsvarende arbeid.

Visumkategorien for bedriftsinterne overføringer er et viktig middel for globale selskaper til strategisk å plassere sine ansatte. Spesielt er det ikke spesifisert et krav om universitetsutdannelse, som vanligvis kreves for “Teknologi, humaniora og internasjonale tjenester”, som en del av kriteriene for dette visumet. I stedet legges det vekt på mer enn ett års arbeidserfaring ved virksomheten som overfører. Dette gjør det mulig for selskaper å overføre dyktige ansatte til Japan som kanskje ikke har formell utdannelse, men som har opparbeidet seg lang erfaring og høy spesialkompetanse internt i selskapet. Med andre ord, dette systemet verdsetter interne resultater og erfaringer over ekstern utdannelse, og er et essensielt verktøy for selskaper som ønsker å utvikle sine ansatte internt og utnytte deres ferdigheter på tvers av landegrenser.

Søknadsprosessen bruker den standard prosessen for utstedelse av Certificate of Eligibility (COE) og det tidligere nevnte bedriftskategorisystemet. Kjernen i dokumentene som må leveres er dokumentasjon som beviser kapitalforholdet mellom virksomheten som overfører og mottakeren (for eksempel dokumenter som viser investeringsforhold), et bevis på søkerens arbeidserfaring på mer enn ett år ved virksomheten som overfører, og overføringsordrer eller offisielle beslutninger utstedt av virksomheten. Søknadsskjemaet “Søknad om utstedelse av Certificate of Eligibility (Bedriftsintern overføring)” kan lastes ned fra Immigration Services Agency of Japan sin nettside og leveres til den lokale immigrasjonskontoret som har jurisdiksjon.

Bedriftsledelse og administrasjon

Visumkategorien for “Bedriftsledelse og administrasjon” er rettet mot utenlandske personer som driver handel eller annen virksomhet i Japan, eller som er engasjert i administrasjonen av slik virksomhet. Dette inkluderer bedriftens representanter, direktører og ledere.

Kriteriene for å få innreisetillatelse under denne visumkategorien er spesielt strenge sammenlignet med andre arbeidsvisum. Ifølge en forordning fra det japanske Justisdepartementet, må man først sikre et fysisk kontorlokale i Japan. Virtuelle kontorer eller en ren boligadresse godkjennes ikke som hovedregel. Videre må man oppfylle ett av følgende krav til virksomhetens størrelse: Enten ansette minst to fulltidsansatte som er bosatt i Japan, utover de som er engasjert i ledelse eller administrasjon, eller ha en kapital eller total investering på over 5 millioner yen. I tillegg, hvis søkeren ikke er investor eller bedriftseier, men vil arbeide som leder, kreves det mer enn tre års erfaring med ledelse eller administrasjon (inkludert perioder med spesialisering i ledelse eller administrasjon på høyere utdanningsnivå). Når det gjelder lønn, må den være på nivå med eller høyere enn det en japansk person ville motta for en tilsvarende stilling.

Søknadsprosessen for Certificate of Eligibility (COE) er standard, men dokumentene som må leveres er omfattende. I tillegg til søkerens personlige dokumenter, kreves en detaljert forretningsplan som viser virksomhetens spesifisitet og gjennomførbarhet, dokumentasjon som beviser en investering på over 5 millioner yen (for eksempel banktransaksjonsdetaljer som bekrefter innbetalt kapital), leiekontrakt for kontorlokaler, sertifikat for bedriftens registrerte detaljer, og hvis man ansetter mer enn to fulltidsansatte, deres arbeidskontrakter og kopier av oppholdskort. Søknadsskjemaet “Søknad om utstedelse av Certificate of Eligibility (Bedriftsledelse og administrasjon)” er tilgjengelig på nettstedet til Immigration Services Agency of Japan, og søknaden skal sendes til den regionale immigrasjonskontoret som har jurisdiksjon over selskapets beliggenhet.

Spesifikke aktiviteter under japansk lov

“Spesifikke aktiviteter” er en omfattende og spesiell kategori opprettet for utlendinger som engasjerer seg i aktiviteter som ikke klassifiseres under noen annen oppholdsstatus i Japan. I motsetning til andre oppholdsstatus definert i vedlegget til Japans “Immigration Control and Refugee Recognition Act”, blir denne statusen gitt når justisministeren individuelt spesifiserer aktivitetene for hver utlending. Oppholdsstatusen kan grovt deles inn i aktiviteter som er forhåndsdefinert av Justisdepartementets kunngjøringer (kunngjorte spesifikke aktiviteter) og aktiviteter som ikke er nevnt i kunngjøringer, men som er tillatt med hensyn til individuelle omstendigheter (ikke-kunngjorte spesifikke aktiviteter). Det er viktig å merke seg at denne kategorien har en svært flytende natur, med nye aktiviteter som legges til i takt med endringer i sosioøkonomiske forhold.

De viktigste “spesifikke aktivitetene” relatert til bedriftsaktiviteter inkluderer følgende:

• Jobbsøking for nyutdannede fra japanske universiteter: Dette er en oppholdsstatus for internasjonale studenter som har fullført sine studier ved japanske universiteter eller fagskoler og ønsker å fortsette jobbsøkingen i Japan etter endt utdanning. Oppholdstiden er vanligvis seks måneder, med mulighet for én forlengelse på seks måneder (maksimalt ett år). For å kvalifisere for denne statusen kreves det en anbefaling fra universitetet man har studert ved.
• Internship: Studenter som er innskrevet ved utenlandske universiteter kan få tillatelse til å delta i internships hos japanske selskaper som en del av deres utdanningsprogram. Det kreves at det er inngått en kontrakt mellom universitetet og det mottakende selskapet, og at internshipets varighet vanligvis er innenfor ett år og ikke overstiger halvparten av den totale studietiden ved universitetet.
• Working Holiday: Dette er et program for unge mennesker fra land eller regioner som har en avtale med Japan, som oppholder seg i Japan hovedsakelig for ferie, og som utfører arbeid for å supplere sine levekostnader under oppholdet. Det er vanligvis en aldersgrense på 18 til 30 år.
• Digital nomade: En ny kategori etablert i 2024, rettet mot utlendinger som tjener en høy inntekt mens de jobber fjernstyrt uten å være bundet av et bestemt sted. Hovedkravene er en årsinntekt på over 10 millioner yen, å være fra et land eller region som er unntatt visumkrav og som har inngått en skatteavtale med Japan, samt å være medlem av en privat helseforsikring. Oppholdstiden er seks måneder, og det er ikke mulig å fornye.

Søknadsprosessen for disse aktivitetene varierer betydelig avhengig av aktivitetens natur. For eksempel er det vanlig at digital nomader og interns blir invitert fra utlandet (COE-utstedelsessøknad), mens jobbsøking etter universitetsutdanning ofte skjer ved at internasjonale studenter som allerede er i Japan endrer sin oppholdsstatus. De nødvendige dokumentene varierer også med aktiviteten; for jobbsøking kreves en anbefaling fra universitetet, for internships kreves en kontrakt mellom universitetet og selskapet, og for digitale nomader kreves bevis på inntekt og forsikring. Informasjon om søknadsprosessen kan finnes på nettsiden til Immigration Services Agency of Japan under “Oppholdsstatus ‘Spesifikke aktiviteter'”.

Sammenligningsoversikt over de viktigste arbeidsvisumene i Japan

De fem hovedtyper av oppholdsstatus vi har forklart til nå, har hver sine forskjellige formål og krav. For at rekrutteringsansvarlige og ledere i bedrifter raskt skal kunne avgjøre hvilken oppholdsstatus som passer best for den utenlandske arbeidskraften de vurderer å ansette, basert på kandidatens bakgrunn og den planlagte jobbrollen, presenterer vi her en sammenlignende oversikt over deres egenskaper.

Som denne sammenligningen viser, er valget av oppholdsstatus ikke bare en administrativ prosedyre, men er dypt integrert i rekrutteringsstrategien. For eksempel, hvis du ønsker å ansette en dyktig programvareutvikler med 15 års praktisk erfaring, men som ikke har en universitetsgrad, vil vedkommende ikke oppfylle utdanningskravet for “Teknikk, humaniora og internasjonal virksomhet”, men kan kvalifisere seg gjennom arbeidserfaring. Hvis talentet har jobbet i et tilknyttet selskap i over et år, kan “Bedriftsintern overføring” være et alternativ som potensielt forenkler prosessen. På denne måten er det ekstremt viktig å analysere kandidatens bakgrunn på forhånd og velge den oppholdsstatusen som har høyest sannsynlighet for godkjenning for å gjøre rekrutteringsprosessen smidig. At HR-avdelingen og juridisk avdeling er involvert fra de tidlige stadiene av rekrutteringen og utarbeider en optimal visumstrategi, er ikke bare en effektivisering av administrativt arbeid, men også nøkkelen til å sikre en konkurransefordel i den globale kampen om å tiltrekke seg talent.

Viktige juridiske forpliktelser for mottakende selskaper i Japan

Selskaper i Japan som ansetter utenlandske arbeidstakere, må ikke bare overholde prosedyrene i henhold til inn- og utreiseforvaltningsloven, men også oppfylle forpliktelser basert på japanske arbeidsrelaterte lover. Spesielt er de følgende to punktene ekstremt viktige, da de er direkte relatert til søknad om og vedlikehold av oppholdsstatus.

Plikten til å spesifisere arbeidsvilkår

Artikkel 15 i den japanske “Arbeidsstandardloven” pålegger arbeidsgivere å spesifisere lønn, arbeidstid og andre hovedarbeidsvilkår skriftlig når de inngår en arbeidskontrakt med arbeidstakere. Dette dokumentet er generelt kjent som “arbeidsvilkårsnotatet” og er et essensielt dokument for å bevise eksistensen av et gyldig arbeidsforhold og detaljer om kompensasjon og jobbinnhold ved søknad om oppholdsstatus. De “absolutte spesifikasjonskravene” som må spesifiseres skriftlig inkluderer varigheten av arbeidskontrakten, arbeidsstedet og de oppgavene som skal utføres, start- og sluttid for arbeidet, fridager og ferier, metoden for å bestemme og betale lønn, samt bestemmelser om oppsigelse.

Plikten til å tegne sosial- og arbeidsforsikring

Rettslig sett må utenlandske arbeidstakere som oppfyller de samme kravene som japanske ansatte, bli innmeldt i det japanske sosial- og arbeidsforsikringssystemet. Dette inkluderer helseforsikring, velferdspensjonsforsikring, arbeidsledighetstrygd og arbeidstakerulykkeskompensasjonsforsikring (arbeidsskadeforsikring). Å overholde denne forsikringsplikten er ikke bare et spørsmål om arbeidsrett. I de senere år har inn- og utreiseforvaltningsbyrået hatt en tendens til å strengt kontrollere innmeldingen i sosialforsikringen når de vurderer søknader om fornyelse av oppholdsperioden. Hvis et selskap ikke har forsikret sine ansatte på riktig måte, kan dette bli en grunn til avslag på fornyelse av oppholdsperioden, noe som direkte risikerer at selskapet ikke kan beholde sine verdifulle utenlandske talenter.

Oppsummering

Den riktige bruken av arbeidsvisumsystemet i Japan er en kompleks prosess som krever spesialisert juridisk kunnskap og nøye strategisk planlegging. Å forstå kravene til hver oppholdskvalifikasjon nøyaktig, forberede en enorm mengde dokumentasjon uten mangler, og kontinuerlig tilpasse seg lovendringer, kan være en stor belastning for mange selskaper. Selv små feil i prosedyrene kan innebære en risiko for å bringe hele rekrutteringsplanen til et halt. Monolith Law Office har en rik historie med å tilby et bredt spekter av juridiske tjenester til et stort antall klienter både innenlands og internasjonalt, fra søknad om arbeidsvisum som forklart i denne artikkelen, til forvaltning av oppholdsstatus etterpå. Vår styrke ligger ikke bare i vår grundige kjennskap til japansk lov, men også i at vi har flere engelsktalende medlemmer med advokatlisenser fra andre land. Basert på denne dype forståelsen av både japansk lov og internasjonale forretningspraksiser, kan vi tilby smidig og omfattende støtte til de utfordringene våre klientbedrifter står overfor. Bedrifter som står overfor utfordringer med å ansette utenlandske arbeidstakere, eller som planlegger å gjøre det, bør ikke nøle med å konsultere vårt team av eksperter hos Monolith Law Office.