Avslutning av tidsbestemte arbeidskontrakter i japansk arbeidsrett: En forklaring på oppsigelsesrettens prinsipper

Fast ansettelse for en bestemt periode er en viktig ansettelsesform som muliggjør fleksibel bruk av arbeidskraft for mange bedrifter, enten for å møte behovene til et spesifikt prosjekt, sesongmessige krav, eller for å etablere en prøveperiode. Selv om det ved første øyekast kan virke som et klart og lett håndterbart system for arbeidsgivere at ansettelsesforholdet automatisk avsluttes ved kontraktens utløp, er det under japansk arbeidslovgivning ikke alltid slik at denne “avslutningen på grunn av periodens utløp” automatisk og ubetinget aksepteres. Spesielt når en kontrakt har blitt fornyet gjentatte ganger, eller når arbeidstakeren har en rimelig grunn til å forvente fornyelse, kan arbeidsgiverens ensidige avslag på fornyelse – kjent som “arbeidsstans” – bli juridisk ugyldig. Denne juridiske doktrinen er kjent som “arbeidsstansprinsippet” og har blitt formet gjennom mange års rettspraksis, og er nå kodifisert i Japans arbeidskontraktlov.

Existensen av dette prinsippet indikerer en betydelig juridisk risiko som bedrifter må være oppmerksomme på ved håndtering av faste ansettelser for en bestemt periode. Det er ikke alltid tilstrekkelig å rettferdiggjøre avslutningen av et ansettelsesforhold bare fordi kontrakten formelt angir en varighet. Domstolene legger større vekt på de faktiske omstendighetene rundt kontraktens gjennomføring, partenes handlinger og tale, samt arbeidets natur, enn på kontraktens formelle aspekter når de vurderer gyldigheten av en arbeidsstans. Derfor er det avgjørende at bedriftsledere og juridiske ansvarlige forstår det spesifikke innholdet i arbeidsstansprinsippet, spesielt under hvilke omstendigheter en arbeidstakers “forventning om fornyelse” juridisk beskyttes, og hva slags grunner som kreves for å gjennomføre en gyldig arbeidsstans, dersom det er restriksjoner på å gjøre det. Denne artikkelen gir en omfattende forklaring på oversikten over arbeidsstansprinsippet, de viktige rettsavgjørelsene som har dannet grunnlaget for vurderingskriteriene, og de praktiske risikostyringstiltakene som bedrifter bør iverksette, basert på Artikkel 19 i Japans arbeidskontraktlov.

Grunnprinsippene for tidsbestemte arbeidskontrakter og oppsigelse i Japan

I japansk arbeidsrett deles arbeidskontrakter inn i to hovedkategorier: tidsbestemte arbeidskontrakter (有期労働契約) og ubestemte arbeidskontrakter (無期労働契約). Tidsbestemte arbeidskontrakter, som navnet antyder, opphører automatisk ved kontraktens utløp uten behov for noen spesiell erklæring fra partene. Handlingen hvor en arbeidsgiver avslår å fornye kontrakten ved dens utløp kalles “oppsigelse” (雇止め).

Det finnes imidlertid viktige unntak fra denne regelen. Det japanske arbeidsrettslige systemet verdsetter stabilitet i ansettelse som en viktig verdi, og denne beskyttelsen strekker seg også til arbeidstakere med tidsbestemte kontrakter. Arbeidsgiverens frihet til å si opp er ikke absolutt og kan være betydelig begrenset under visse omstendigheter. Kjernen i denne begrensningen er “oppsigelsesrettsprinsippet” (雇止め法理), som først ble etablert gjennom rettspraksis og senere eksplisitt inkludert i den japanske arbeidskontraktloven. Dette prinsippet har som mål å beskytte arbeidstakere som er ansatt i en situasjon som i realiteten ikke skiller seg fra en ubestemt kontrakt, eller arbeidstakere som med rimelig grunn forventer at kontrakten vil bli fornyet, fra vilkårlig oppsigelse fra arbeidsgiverens side. Den sentrale loven som fastsetter denne disiplinen er den japanske arbeidskontraktloven, og spesielt dens artikkel 19, som definerer de spesifikke reglene for gyldigheten av en oppsigelse.

Lovfesting av oppsigelsesprinsipper: Artikkel 19 i Japans arbeidskontraktslov

I 2012 ble prinsippene for oppsigelse, som tidligere hadde blitt etablert gjennom høyesterettsdommer, kodifisert som artikkel 19 i Japans arbeidskontraktslov. Denne kodifiseringen skapte ikke nye regler, men klargjorde rettspraksisens innhold og anvendelsesområde ved å gi det status som lovtekst.

Artikkel 19 i Japans arbeidskontraktslov fastsetter at en oppsigelse utført av arbeidsgiveren er ugyldig dersom den ikke oppfyller visse krav. Spesifikt, i følgende to tilfeller, og når arbeidstakeren har søkt om fornyelse av kontrakten, kan ikke arbeidsgiveren si opp uten å ha en objektivt rimelig grunn som anses som passende i henhold til samfunnets normer.

For det første, i tilfeller av gjentatte fornyelser av tidsbestemte arbeidskontrakter, hvor oppsigelsen kan anses som sammenlignbar med oppsigelse av en arbeidstaker med en fast ansettelse i henhold til samfunnets normer (punkt 1 i samme artikkel). Dette viser til situasjoner hvor kontraktsfornyelser har blitt gjentatt så mange ganger at arbeidsforholdet i realiteten ikke skiller seg fra et forhold uten fastsatt varighet. Denne bestemmelsen er en direkte lovfesting av prinsippene som ble presentert i dommen fra Toshiba Yanashiro-fabrikken.

For det andre, i tilfeller hvor arbeidstakeren har en rimelig grunn til å forvente at den tidsbestemte arbeidskontrakten vil bli fornyet ved utløpet av kontraktsperioden (punkt 2 i samme artikkel). Dette omfatter situasjoner hvor det, selv uten langvarige gjentatte fornyelser som i punkt 1, er rimelig for arbeidstakeren å forvente fortsatt ansettelse basert på arten av arbeidet eller arbeidsgiverens handlinger og uttalelser. Eksistensen av dette punktet utvider anvendelsesområdet for oppsigelsesprinsippene betydelig, noe som krever at arbeidsgivere handler med større forsiktighet.

Det er en forutsetning for anvendelsen av disse bestemmelsene at arbeidstakeren søker om fornyelse av kontrakten, enten før utløpet av kontraktsperioden eller umiddelbart etterpå. Imidlertid trenger ikke denne “søknaden” nødvendigvis å være en formell skriftlig forespørsel. Det er tilstrekkelig at arbeidstakeren på en eller annen måte kommuniserer sin motstand mot oppsigelsen til arbeidsgiveren, for eksempel gjennom å reise søksmål eller muntlig innvending. Siden denne prosedyremessige terskelen er svært lav, vil det i de fleste tilfeller være vanskelig for arbeidsgiveren å hevde at oppsigelsen er berettiget på grunnlag av at det ikke forelå en formell søknad om fornyelse fra arbeidstakeren.

Rasjonelle forventninger til fornyelse: Når er “forventninger” juridisk beskyttet i Japan?

Spørsmålet om det finnes “rasjonelle grunner til å forvente fornyelse” som definert i artikkel 19, punkt 2 i den japanske arbeidskontraktsloven, er et av de mest sentrale stridspunktene i tvister om oppsigelse av arbeidsforhold. Denne vurderingen er ikke basert på et enkelt element, men tar hensyn til en rekke omstendigheter knyttet til ansettelsen og gjøres på en individuell sak-til-sak-basis. Domstolene legger særlig vekt på følgende faktorer:

1. Den objektive innholdet i arbeidsoppgavene: Det vurderes om arbeidet er av en permanent eller midlertidig natur. Dersom en arbeidstaker er engasjert i kjernevirksomheten og arbeidsoppgavene ikke skiller seg fra fast ansattes, vil forventningene om fornyelse styrkes.
2. Antall fornyelser og total ansettelsesperiode: Jo flere ganger en kontrakt er fornyet og jo lengre den totale ansettelsesperioden er, desto sterkere blir antagelsen om kontinuitet i ansettelsen, og arbeidstakerens forventninger om fornyelse blir mer betydelige.
3. Forvaltningen av kontraktsperioden: Det spørres i hvilken grad prosedyrene for kontraktsfornyelse har blitt håndtert strengt. For eksempel, hvis det ved hver fornyelse gjennomføres intervjuer og fornyelsen vurderes nøye basert på evalueringer, vil arbeidstakerens forventninger svekkes. På den annen side, hvis kontrakten automatisk har blitt fornyet uten spesielle prosedyrer, vil forventningene styrkes.
4. Arbeidsgivers ord og handlinger: Hvis en sjef eller HR-personell under ansettelsesintervjuet eller i løpet av kontraktsperioden har antydet langvarig ansettelse med uttalelser som “Vi regner med deg neste år også” eller “Hvis du jobber seriøst, kan du fortsette å jobbe her”, blir dette en viktig grunn til å beskytte arbeidstakerens forventninger.
5. Situasjonen for andre arbeidstakere: Hvis andre arbeidstakere med lignende kontrakter i fortiden ikke har blitt oppsagt og stort sett alltid har fått fornyet sine kontrakter, vil det være lettere å anta at den aktuelle arbeidstakeren har lignende forventninger.

Når man vurderer disse elementene samlet, er det realiteten, ikke formaliteten, som er viktig. For eksempel, selv om arbeidsgiveren har gjennomført fornyelsesprosedyrene på en formell og streng måte, hvis det finnes en realitet at arbeidstakeren har vært engasjert i kjernevirksomheten over mange år, kan man ikke avvise de rasjonelle forventningene til fornyelse basert kun på prosedyrenes formalitet. Prosedyrer blir effektive risikostyringsverktøy kun når de nøyaktig reflekterer realiteten av ansettelsens midlertidige natur. Derfor ligger den mest effektive risikostyringen ikke bare i å utarbeide kontrakter og prosedyrer, men også i å sikre at rollen og arbeidsoppgavene til midlertidig ansatte faktisk reflekterer deres juridiske status som “midlertidige”.

Tabellen nedenfor oppsummerer disse vurderingselementene.

Lær av presedens: Vurdering av forventninger til fornyelse i Toshiba Yanashicho-anlegget og Hitachi Medico-saken i Japan

To typer rettsprinsipper for oppsigelse av arbeidsforhold ble etablert gjennom to banebrytende dommer fra Japans høyesterett. Å forstå disse dommene er avgjørende for å gripe rekkevidden av de juridiske prinsippene.

I Toshiba Yanashicho-anleggets sak (Høyesterettens dom av 22. juli 1974 (1974)), ble midlertidige arbeidere ansatt på to måneders kontrakter, og etter å ha fått kontrakten fornyet mellom fem og 23 ganger, ble de oppsagt. De var engasjert i kjernevirksomheten ved fabrikken, og deres arbeidsoppgaver var ikke til å skille fra fast ansattes. Høyesterett konkluderte med at, gitt realiteten av gjentatte fornyelser, var disse arbeidskontraktene “i praksis ikke forskjellig fra kontrakter uten fastsatt varighet”. Dermed skulle oppsigelse av slike kontrakter vurderes på samme måte som oppsigelse av fast ansatte, og prinsippet om misbruk av oppsigelsesrett ble anvendt ved analogi. Med andre ord, oppsigelse krever objektivt rasjonelle grunner og sosial rimelighet. Denne dommen etablerte grunnlaget for “reell ubestemt tidskontrakt”-typen i henhold til artikkel 19, nummer 1 i den japanske arbeidskontraktsloven.

Hitachi Medico-saken (Høyesterettens dom av 4. desember 1986 (1986)) omhandlet midlertidige arbeidere på to måneders kontrakter som ble fornyet fem ganger, før de ble oppsagt på grunn av selskapets økonomiske nedgang og behov for nedbemanning. Høyesterett fastslo at ansettelsesforholdet i dette tilfellet ikke kunne anses som en ubestemt tidskontrakt, i motsetning til Toshiba Yanashicho-anleggets sak. Imidlertid avsluttet ikke retten sin vurdering der. Selv om ansettelsesforholdet ikke kunne anses som en ubestemt tidskontrakt, hvis arbeidstakerne hadde en rimelig forventning om fornyelse basert på realiteten av gjentatte fornyelser, bør denne forventningen juridisk beskyttes, og oppsigelse som bryter denne forventningen kan bli ansett som misbruk av rettigheter og dermed ugyldig, med mindre det foreligger spesielle omstendigheter. Dette etablerte grunnlaget for “beskyttelse av forventninger til fornyelse”-typen i henhold til artikkel 19, nummer 2 i den japanske arbeidskontraktsloven. I dette tilfellet ble oppsigelsen ansett som gyldig på grunn av den klare nødvendigheten av nedbemanning på grunn av økonomisk nedgang, men den juridiske betydningen av denne dommen er svært betydelig. Dommen antyder også at det finnes en rasjonell forskjell mellom fast ansatte og arbeidstakere med tidsbegrensede kontrakter når det gjelder nedbemanning, og gir et grunnlag for å anse det som rimelig å først vurdere arbeidstakere med tidsbegrensede kontrakter for nedbemanning.

En sammenligning av disse to dommene er vist i tabellen nedenfor.

Effektiviteten av oppsigelser: Objektiv rasjonalitet og sosial rimelighet under japansk arbeidsrett

Når en domstol i Japan bestemmer at en oppsigelse faller inn under artikkel 19, nummer 1 eller 2, i den japanske arbeidskontraktloven, det vil si at arbeidsforholdet i realiteten anses som et ubestemt tidsforhold, eller at arbeidstakeren har en rimelig forventning om fornyelse, blir ikke oppsigelsen umiddelbart ugyldig. På dette tidspunktet skifter fokus til spørsmålet om det finnes en legitim grunn for oppsigelsen. Arbeidsgiveren har bevisbyrden og må bevise at oppsigelsen har en “objektivt rasjonell grunn” og at den er “rimelig i henhold til samfunnets normer”. Dette kriteriet er identisk med ordlyden i artikkel 16 i den japanske arbeidskontraktloven, som regulerer oppsigelse av arbeidstakere på ubestemt tid (misbruk av oppsigelsesrett-prinsippet) og er svært strengt.

Hva slags grunner kan da anses som “objektivt rasjonelle” og “rimelige i henhold til samfunnets normer”? De to hovedgrunnene som kan nevnes er som følger:

For det første, manglende kompetanse eller dårlig arbeidsmoral hos arbeidstakeren. Imidlertid er arbeidsgiverens subjektive misnøye alene ikke tilstrekkelig som grunn. Det er nødvendig å konkret argumentere og bevise dårlig arbeidsprestasjon, alvorlige disiplinære brudd, eller brudd på arbeidsinstrukser basert på objektive bevis (personalvurderingsrekorder, veiledningsrekorder, disiplinære tiltaksrekorder osv.). Domstolene vil også strengt vurdere om arbeidsgiveren har gitt arbeidstakeren passende veiledning og muligheter for forbedring.

For det andre, nødvendigheten av driftsmessige årsaker, såkalt rasjonalisering av oppsigelser. Når oppsigelser utføres for å redusere antall ansatte på grunn av for eksempel økonomiske vanskeligheter, er det en grunnleggende forutsetning at det virkelig er et behov for dette. I rettspraksis vurderes gyldigheten av en rasjonalisering av oppsigelser vanligvis strengt basert på en helhetlig vurdering av fire elementer: ① nødvendigheten av å redusere antall ansatte, ② innsats for å unngå oppsigelser, ③ rasjonaliteten bak valg av personer, og ④ rimeligheten av prosedyren. For oppsigelser av arbeidstakere på tidsbestemte kontrakter, er det en tendens til å gjennomføre en like streng vurdering. Som Hitachi Medico-saken viste, kan det være en viss rasjonalitet i å foreta oppsigelser av arbeidstakere på tidsbestemte kontrakter for å unngå oppsigelser av fast ansatte, men dette er også under forutsetning av at det faktisk finnes et objektivt behov for driftsmessige årsaker.

Dette juridiske rammeverket inneholder viktige implikasjoner for arbeidsgivere. Når en arbeidstaker først har etablert en rimelig forventning om fornyelse, blir barrieren for etterfølgende oppsigelser nesten like høy som for oppsigelse av fast ansatte. Derfor er det fra et juridisk risikostyringsperspektiv svært viktig med forebyggende tiltak i de tidlige stadiene av en tvist, det vil si å forhindre dannelsen av “rimelige forventninger”.

Praktiske tiltak og risikostyring for bedrifter under japansk lov

For å håndtere risikoen forbundet med opphør av tidsbegrensede arbeidskontrakter på en passende måte og forhindre tvister før de oppstår, anbefales det at bedrifter i Japan iverksetter følgende praktiske tiltak:

1. Klarhet i kontraktsdokumenter: I arbeidskontrakter bør man ikke bare angi kontraktens varighet, men også tydelig beskrive om det er muligheter for fornyelse. Hvis det er en mulighet for fornyelse, bør man inkludere spesifikke kriterier som “Beslutningen om å fornye kontrakten vil bli tatt med hensyn til arbeidsmengden ved kontraktens utløp, arbeidstakerens ytelse, kompetanse og selskapets økonomiske situasjon”. Hvis det er bestemt at kontrakten ikke skal fornyes, kan det være verdt å vurdere en “ikke-fornyelsesklausul”. Men selv med en slik klausul, hvis den senere praksisen strider mot klausulen (for eksempel hvis det er oppførsel som skaper forventninger om fornyelse), kan klausulens gyldighet bli avvist, noe som krever oppmerksomhet.
2. Streng håndtering av ansettelsesperioder: Det er avgjørende å etablere et system som nøyaktig forstår og håndterer alle tidsbegrensede arbeidstakeres kontraktsutløpsdatoer. Ifølge standardene fra det japanske arbeidsdepartementet (Ministry of Health, Labour and Welfare), hvis en arbeidstaker har fått kontrakten fornyet tre ganger eller mer, eller har jobbet kontinuerlig i mer enn ett år, må man varsle om oppsigelsen minst 30 dager før kontraktens utløp. Dette varselet er en juridisk forpliktelse, men det å ha gitt varselet i seg selv er ikke nok til å begrunne oppsigelsens gyldighet, noe som også er viktig å merke seg.
3. Unngå oppførsel som skaper forventninger om fornyelse: Det er viktig å gi grundig opplæring i oppsigelsesrett til ledere og HR-personell, og instruere dem om å unngå lettvintheter som å love langvarig ansettelse eller skape forventninger om fornyelse. Man må være klar over at daglig kommunikasjon kan bli ufrivillig bevis i senere tvister.
4. Gjennomføring av substansielle fornyelsesprosedyrer: Hvis kontrakten indikerer at det er en mulighet for fornyelse, bør ikke fornyelsesprosedyrene være bare formelle. Når kontraktens utløp nærmer seg, bør man faktisk vurdere behovet for arbeidet og arbeidstakerens prestasjoner, og basert på disse resultatene, ta en beslutning om hvorvidt kontrakten skal fornyes. Det er viktig å dokumentere denne prosessen.
5. Grundig dokumentasjon: Å holde alle prosesser dokumentert skriftlig er den sterkeste forsvarsmekanismen i tilfelle en tvist oppstår. Det er ekstremt viktig å ha objektive bevis klare, som personalvurderinger, opptegnelser av veiledning for forbedring av arbeid, møtereferater og til slutt en skriftlig varsling som klart angir grunnene til oppsigelsen.

Oppsummering

Forvaltningen av tidsbegrensede arbeidskontrakter under japansk arbeidsrett krever mer enn bare å forme kontraktsdokumentenes “formaliteter”; det krever avansert risikostyring av arbeidsforholdets “realitet”. Artikkel 19 i den japanske arbeidskontraktsloven setter strenge begrensninger på arbeidsgiverens rett til ensidig å avslutte ansettelsen ved kontraktens utløp. Spesielt når arbeidstakeren har en “rimelig forventning om fornyelse” på grunn av jobbens natur, antall fornyelser, og ledelsens uttalelser og handlinger, kan ikke oppsigelsen anses som gyldig uten objektive og rimelige grunner samt sosial tilbørlighet, tilsvarende oppsigelsen av en arbeidstaker med fast ansettelse. Denne juridiske terskelen er svært høy og kan utgjøre en betydelig forretningsrisiko for selskaper.

Monolith Law Office har en dyp forståelse av disse nyansene i japansk arbeidsrett og har en omfattende track record i å støtte mange internasjonale klienter. Vårt firma har flere advokater med utenlandsk juridisk kvalifikasjon og som har engelsk som morsmål, noe som gjør det mulig å tilby klar og praktisk rådgivning som fungerer som en bro mellom ulike rettssystemer og forretningskulturer. Vi tilbyr et omfattende utvalg av juridiske tjenester for å sikre at våre klienters ansettelsespraksis er robust under det japanske rettssystemet, fra utarbeidelse av arbeidskontrakter i samsvar med gjeldende lov, til trening for ledere og representasjon i arbeidstvister. For spesialisert støtte som styrker din personal- og arbeidsstrategi i Japan, vennligst konsulter med vårt firma.