Endringer i arbeidskontrakters innhold i henhold til japansk arbeidsrett: Juridiske rammeverk ledere bør kjenne til

I det moderne forretningsmiljøet, preget av konstant endring, kreves det at bedrifter kontinuerlig foretar organisatoriske og strategiske justeringer. Disse justeringene innebærer ofte en revisjon av ansettelsesforhold. I Japan er imidlertid ikke vilkårene for en arbeidskontrakt kun regulert av den opprinnelige individuelle avtalen. De styres av et komplekst hierarki av normer og rettspraksis som vektlegger stabilitet og arbeidstakerbeskyttelse. Derfor er en dyp forståelse av dette unike juridiske rammeverket essensielt for bedriftsledere som ønsker å gjennomføre endringer i arbeidsvilkår og personalforflytninger på en lovlig og smidig måte. Denne artikkelen tilbyr en spesialisert gjennomgang av det juridiske rammeverket for endring av arbeidskontraktsinnhold under japansk arbeidsrett. Først tar vi for oss de primære kildene som bestemmer arbeidsvilkår, nemlig arbeidsreglementet og arbeidsavtalen. Deretter detaljerer vi de strenge kravene som må oppfylles når man implementerer endringer i arbeidsvilkår som er ufordelaktige for arbeidstakeren. Til slutt analyserer vi de tre hovedtypene av personalforflytninger – overføring, utlån og omstilling – og deres juridiske struktur og begrensninger. Målet med denne artikkelen er å tilby bedriftsledere og juridiske fagpersoner den detaljerte kunnskapen som er nødvendig for å håndtere disse prosessene i samsvar med japansk lovgivning.

Normer som bestemmer innholdet i arbeidskontrakter

I henhold til japansk arbeidsrett, er ikke innholdet i en arbeidskontrakt som inngås mellom enkelte arbeidstakere og arbeidsgivere begrenset til selve kontraktsdokumentet. Tvert imot kompletteres og noen ganger overstyres det av omfattende regler som gjelder for hele arbeidsplassen. Blant disse reglene er “arbeidsreglementet” og “tariffavtalen” spesielt viktige.

Rollen og den juridiske kraften til arbeidsreglementet under japansk lov

Arbeidsreglementet er en samling regler som arbeidsgiveren har fastsatt på en enhetlig og systematisk måte for arbeidsforhold og tjenesteregler på arbeidsplassen. Artikkel 7 i den japanske arbeidskontraktloven (Labor Contract Act) fastsetter at når en arbeidsgiver har utarbeidet et arbeidsreglement med rimelige arbeidsforhold og gjort dette kjent for arbeidstakerne, blir arbeidsforholdene som er fastsatt i arbeidsreglementet en del av arbeidskontrakten. Dette gjør arbeidsreglementet til et kraftig verktøy for å standardisere arbeidsforhold.

En viktig forutsetning for at denne effekten skal oppstå, er “kunngjøring”. Arbeidsgiveren må sørge for at arbeidsreglementet er lett tilgjengelig på arbeidsplassen, ved å oppslå det, utlevere det skriftlig, eller gjøre det tilgjengelig som elektronisk data som kan ses når som helst, slik at arbeidstakerne kan bekrefte innholdet når som helst. Denne plikten til å informere er ikke bare en formell prosedyre; hvis den forsømmes, vil arbeidsreglementet ikke ha noen virkning, og arbeidsgiveren vil ikke kunne binde arbeidstakerne til bestemmelsene i det. Dette er et ekstremt viktig compliance-punkt for bedrifter.

I tillegg fungerer arbeidsreglementet også som en minimumsstandard for individuelle arbeidskontrakter. Ifølge artikkel 12 i den japanske arbeidskontraktloven, vil enhver individuell arbeidskontrakt som fastsetter arbeidsforhold som ikke møter standardene i arbeidsreglementet, være ugyldig i de aktuelle delene. Og de delene som er ugyldige, vil bli erstattet av standardene som er fastsatt i arbeidsreglementet. Denne bestemmelsen gir, fra en bedriftsleders perspektiv, en viss enhetlighet i arbeidsforholdene for alle arbeidstakere og forenkler håndteringen av arbeidsforhold.

Den overlegne rettskraften til arbeidsavtaler under japansk lov

En arbeidsavtale er en skriftlig avtale inngått mellom en fagforening og en arbeidsgiver om arbeidsvilkår og andre relaterte saker. Arbeidsavtaler har en enda sterkere juridisk effekt enn arbeidsreglementer. Artikkel 16 i den japanske fagforeningsloven (Japanese Trade Union Law) anerkjenner “normativ effekt” for arbeidsavtaler. Dette betyr at deler av arbeidsreglementer eller individuelle arbeidskontrakter som strider mot standardene for arbeidsvilkår og annen behandling av arbeidstakere som er fastsatt i en arbeidsavtale, blir ugyldige, og de ugyldige delene erstattes av standardene i arbeidsavtalen.

Denne normative effekten dekker de fleste av de substansielle aspektene ved ansettelsesforholdet, som lønn, pensjon, arbeidstid, fridager, sikkerhet og helse, katastrofeerstatning, personellendringer og disiplinære tiltak. Dette viser at den juridiske prioriteringen er klart definert som “arbeidsavtale > arbeidsreglement > individuell arbeidskontrakt”. For bedrifter med fagforeninger er det ekstremt viktig å forstå denne hierarkiske strukturen. Selv om man forsøker å endre arbeidsvilkårene gjennom å endre arbeidsreglementet, vil slike endringer bli juridisk ugyldige hvis de strider mot bestemmelsene i en arbeidsavtale.

Derfor, når bedrifter med fagforeninger ønsker å implementere viktige endringer i arbeidsvilkårene, er den mest sikre og juridisk stabile metoden ikke å stole på endringer i arbeidsreglementet, men å revidere arbeidsavtalen gjennom forhandlinger med fagforeningen. Denne juridiske hierarkiet blir en viktig faktor som flytter strategien for arbeidsforvaltning fra en ensidig styringsprosess etablert av arbeidsgiveren til en bilateral forhandlingsprosess med fagforeningen.

Sammenligning av arbeidsreglement og arbeidsavtaler under japansk lov

Tabellen nedenfor oppsummerer sammenligningen av arbeidsreglement og arbeidsavtaler, som vi har forklart i teksten så langt.

Endringer i arbeidsvilkår til ulempe for arbeidstakeren: Juridiske krav og begrensninger under japansk lov

For å tilpasse seg endringer i forretningsmiljøet, kan det oppstå situasjoner hvor det er nødvendig å revidere lønnssystemer eller redusere tillegg, noe som resulterer i endringer i arbeidsvilkårene som er til ulempe for arbeidstakerne. Imidlertid pålegger japansk arbeidsrett strenge restriksjoner på slike ufordelaktige endringer.

Prinsippet om enighet

Ettersom en arbeidskontrakt også er en form for kontrakt, krever endringer i arbeidsvilkårene i prinsippet enighet mellom begge parter. Artikkel 8 i den japanske arbeidskontraktsloven (Japanese Labor Contract Act) fastslår at arbeidstakere og arbeidsgivere kan endre arbeidsvilkårene i en arbeidskontrakt gjennom deres felles samtykke. Derfor er det i utgangspunktet ikke tillatt for en arbeidsgiver å ensidig endre arbeidsvilkårene til ulempe for arbeidstakeren uten dennes samtykke.

Endringer i arbeidsreglementet og den ensidige ulempen med “rasjonalitet” under japansk lov

Å innhente individuell samtykke fra alle arbeidstakere er imidlertid ikke praktisk, spesielt i store organisasjoner. Derfor har den japanske arbeidskontraktloven (Artikkel 10) etablert en viktig unntaksregel. Ifølge denne bestemmelsen kan arbeidsgivere ensidig endre arbeidsvilkårene til ulempe for arbeidstakerne ved å endre arbeidsreglementet. Men for å gjøre dette, må to strenge krav oppfylles. For det første må de endrede arbeidsreglene gjøres kjent for arbeidstakerne, og for det andre må endringene være “rasjonelle”.

Denne vurderingen av “rasjonalitet” er et av de viktigste og mest komplekse spørsmålene i japansk arbeidsrett. Ifølge rettspraksis vurderes rasjonalitet ved å ta hensyn til spesifikke faktorer i sin helhet. Rammen for denne vurderingen ble etablert av Høyesteretts dom av 28. februar 1997 (Daiyon Bank-saken). Faktorene som ble vurdert i denne dommen er som følger:

1. Graden av ulempe arbeidstakerne opplever
2. Nødvendigheten av å endre arbeidsvilkårene
3. Angemessenheten av innholdet i de endrede arbeidsreglene
4. Forhandlingssituasjonen med fagforeninger osv.
5. Andre relevante omstendigheter (som alternative tiltak eller forbedringer av andre arbeidsvilkår)

Disse faktorene er ikke bare en sjekkliste. Domstolene veier nøye arbeidsgiverens forretningsmessige nødvendigheter mot ulempene arbeidstakerne påføres. For eksempel, når det gjelder “nødvendigheten av endring”, er ikke bare et ønske om kostnadsreduksjon tilstrekkelig; det kreves objektiv og betydelig forretningsmessig nødvendighet, som flere perioder med underskudd eller drastiske endringer i bransjestrukturen. Videre, jo større “grad av ulempe”, som i tilfeller av betydelige kutt i lønn eller pensjonsytelser, desto mer vil domstolene kreve en høyere grad av nødvendighet eller omfattende overgangstiltak (som utbetaling av justeringstillegg) for å mildne ulempene.

Denne rettspraksisen fungerer som et praktisk rammeverk for ledere for å håndtere juridiske risikoer. Bedrifter som vurderer ulempeendringer bør forberede seg med disse faktorene i tankene fra planleggingsstadiet for å redusere risikoen for at deres rasjonalitet blir bestridt i etterkant. Konkret betyr dette å (1) objektivt dokumentere forretningsmessig nødvendighet gjennom finansielle rapporter, (2) utforme et rettferdig system slik at ulempene ikke skjevfordeler seg på bestemte grupper av ansatte, (3) etablere overgangstiltak for å mildne de drastiske endringene, og (4) engasjere seg i oppriktige forhandlinger med fagforeninger eller arbeidstakerrepresentanter. Å følge denne prosessen nøye er svært effektivt for å grunnlegge rasjonaliteten i endringene og sikre juridisk stabilitet.

Effektiviteten av “samtykke”: Fra form til substans

Det hender at arbeidsgivere velger å innhente individuelle samtykkeerklæringer fra arbeidstakere for endringer som er til deres ulempe, i stedet for å ensidig endre arbeidsreglementet. Men bare fordi det finnes en samtykkeerklæring med signatur og stempel, betyr det ikke nødvendigvis at samtykket er juridisk gyldig.

En dom fra Japans høyesterett den 19. februar 2016 (Yamanashi Prefecture Credit Union-saken) har gitt viktige retningslinjer i denne sammenhengen. Ifølge denne dommen, for at et samtykke til en ulempeendring skal anses som gyldig, må det ikke bare vurderes ut fra formen av en signert samtykkeerklæring, men også om det finnes tilstrekkelige rasjonelle grunner til å tro at samtykket er basert på arbeidstakerens frie vilje. I denne vurderingen tas det hensyn til informasjonen og forklaringene arbeidsgiveren har gitt til arbeidstakeren, samt innholdet og graden av ulempen. Samtykke oppnådd uten tilstrekkelig forklaring, eller under tvang, kan risikere å bli ansett som ugyldig i ettertid.

Denne rettsavgjørelsen antyder risikoen ved en formell samtykkeinnhentingsprosess. Det finnes to måter å endre arbeidsvilkår på som er til ulempe for arbeidstakeren: gjennom ensidige endringer i arbeidsreglementet (i henhold til den japanske arbeidskontraktlovens artikkel 10) og gjennom individuell avtale (samme lov, artikkel 8). Disse to metodene er ikke uavhengige av hverandre. Til syvende og sist er det prosedyrens rettferdighet som japanske domstoler legger vekt på. Prosedyremessig rettferdighet, som tilstrekkelig informasjon, oppriktige forklaringer og sikring av muligheten til å ta en fri beslutning, er ikke bare grunnleggende for å underbygge “rasjonaliteten” i ensidige endringer, men også for å støtte gyldigheten av individuelt “samtykke”. Uansett hvilken juridisk metode som velges, er det å følge en prosess med høy transparens og rettferdighet den beste strategien for å unngå juridiske konflikter.

Juridisk struktur av personalendringer i Japan: Forskjeller og begrensninger mellom overføringer, utlån og omregistreringer

I et forsøk på å omstrukturere virksomheten, utvikle talenter og vitalisere organisasjonen, er det essensielt for bedriftsledelse å endre ansattes roller. Under japansk arbeidsrett klassifiseres personalendringer hovedsakelig i tre kategorier: ‘overføringer’ (‘haitei’), ‘utlån’ (‘shukko’), og ‘omregistreringer’ (‘tenki’), hver med sine egne juridiske strukturer og begrensninger.

Omfordeling i Japan

Omfordeling refererer til endringer i arbeidsoppgaver eller arbeidssted innenfor samme selskap. Arbeidsgiveren, som er part i arbeidskontrakten, endres ikke. Dersom det finnes en grunnleggende bestemmelse i arbeidsavtalen eller arbeidsreglementet som tillater omfordeling, har arbeidsgiveren i utgangspunktet en omfattende myndighet til å beordre omfordeling uten den enkelte arbeidstakers individuelle samtykke (omfordelingsmyndighet).

Men denne myndigheten til omfordeling er ikke ubegrenset. Den er begrenset av rettsprinsippet om “misbruk av rettigheter”. En ledende sak fra den japanske høyesterett den 14. juli 1986 (Toa Paint-saken) identifiserte tre typer tilfeller hvor en omfordelingsordre kan anses som misbruk av rettigheter:

1. Når det ikke finnes et forretningsmessig behov
2. Når den er gjort med en urettferdig motivasjon eller hensikt (for eksempel for å trakassere eller presse noen til å si opp)
3. Når den påfører arbeidstakeren en ulempe som langt overstiger det som normalt kan aksepteres

Sett fra en bedriftsleders perspektiv, blir “forretningsmessig behov” tolket relativt bredt, og det anses som tilstrekkelig hvis det bidrar til selskapets rasjonelle drift. Imidlertid er graden av “arbeidstakerens ulempe” viktig. For eksempel, i tilfeller hvor en arbeidstaker som har et familiemedlem som trenger pleie, blir beordret til en omfordeling som innebærer flytting til et fjernt sted uten alternative løsninger, kan dette bli ansett som misbruk av rettigheter og dermed være ugyldig.

Utsendelse av arbeidstakere i Japan

Utsendelse av arbeidstakere refererer til en praksis hvor en arbeidstaker opprettholder sitt arbeidsforhold med sitt opprinnelige selskap (utsendende selskap), mens de arbeider under ledelse og instruksjoner fra et annet selskap (mottakende selskap). I motsetning til en overføring, endres den som har myndighet til å gi instruksjoner.

Når man beordrer utsendelse, er det ikke alltid nødvendig med arbeidstakerens individuelle samtykke. Hvis arbeidsreglementet eller tariffavtalen inneholder omfattende bestemmelser om retten til å beordre utsendelse, varigheten av utsendelsen, og arbeidstakerens status og arbeidsvilkår hos det mottakende selskapet, kan arbeidsgiveren beordre utsendelse basert på disse bestemmelsene.

Likevel er også utsendelsesordrer underlagt begrensninger basert på misbruk av rettighetsprinsippet. Høyesterettsdommen fra 18. april 2003 (Nippon Steel-saken) indikerte at ved vurdering av misbruk av rettigheter ved utsendelsesordrer, kreves det en enda mer detaljert vurdering enn ved overføringer. Spesifikt tar man hensyn til (1) den forretningsmessige nødvendigheten av utsendelsen, (2) rasjonaliteten bak valget av den aktuelle arbeidstakeren, (3) graden av økonomisk og livsmessig ulempe utsendelsen påfører arbeidstakeren, og (4) rimeligheten av prosedyren som førte til ordren. Dette klargjør at arbeidsgiverens skjønn ikke er ubegrenset, og at utsendelsen må utføres for legitime forretningsformål som teknisk veiledning, ledelsesrådgivning eller justering av sysselsetting, og at det tas tilstrekkelig hensyn til arbeidstakerens ulemper.

Overføring av arbeidsforhold i Japan

Overføring av arbeidsforhold innebærer å avslutte en arbeidskontrakt med den opprinnelige arbeidsgiveren og inngå en ny arbeidskontrakt med en annen arbeidsgiver. Dette er en personellendring som innebærer den mest grunnleggende endringen, hvor selve arbeidsgiveren endres.

På grunn av sin natur, som innebærer avslutning av en arbeidskontrakt, er det avgjørende med arbeidstakerens klare og individuelle samtykke for overføring av arbeidsforhold. Selv om man ved ansettelsestidspunktet har innhentet en generell samtykkeerklæring om å akseptere overføring til et tilknyttet selskap som selskapet bestemmer i fremtiden, er dette prinsipielt sett ikke tilstrekkelig og kan ikke tjene som grunnlag for å beordre en overføring. Samtykket må innhentes på nytt når overføringen faktisk finner sted, og det må være spesifikt og klart angitt hvilket selskap man overføres til og hvilke arbeidsvilkår som vil gjelde der.

Disse tre typene personellendringer er klart forskjellige i juridisk natur og i nivået av samtykke som kreves. Overføring innebærer lavest grad av inngripen, mens utlån av arbeidstakere er midt på treet, og overføring av arbeidsforhold innebærer høyest grad av inngripen. Og nivået av samtykke som kreves øker også i tråd med graden av inngripen, fra tilfeller hvor et generelt samtykke er tilstrekkelig til tilfeller hvor et individuelt og spesifikt samtykke er nødvendig. Å forstå dette ‘samtykkespekteret’ er en viktig retningslinje for bedrifter når de skal velge hvilken metode for personellendring som er passende i gjennomføringen av organisatoriske omstruktureringer eller salg av virksomheter, og for å planlegge nødvendige juridiske og personalmessige prosedyrer.

Sammenligning av de tre typene av personalendringer under japansk arbeidsrett

Tabellen nedenfor oppsummerer sammenligningen av forflytning, utstasjonering og overføring, som tidligere er forklart i teksten.

Oppsummering

Som denne artikkelen har vist, er det å endre ansettelsesforhold i Japan en juridisk kompleks oppgave. Prosessen styres ikke av en enkelt kontrakt, men av et hierarki av normer som inkluderer arbeidsavtaler og arbeidsreglementer som spiller en avgjørende rolle. Arbeidsgivere har rett til å endre arbeidsvilkår eller beordre personellendringer, men disse rettighetene er betydelig begrenset av rettsprinsipper som “rasjonalitet” og “misbruk av rettigheter”. Et gjennomgående tema er viktigheten av prosessuell rettferdighet. Uavhengig av hvilken type endring som implementeres, er kommunikasjon med høy grad av gjennomsiktighet, en rettferdig prosess og oppriktige forhandlinger nøkkelen til å unngå juridiske tvister og opprettholde sunne arbeidsforhold.

Monolith Law Office har en historie med å tilby rikholdig og praktisk rådgivning om disse komplekse problemene knyttet til japansk arbeidsrett for et bredt spekter av klienter, både nasjonalt og internasjonalt. Vårt firma har flere engelsktalende advokater med utenlandsk juridisk kvalifikasjon, som kan fungere som en bro mellom globale forretningspraksiser og de unike kravene i det japanske rettssystemet. Vi tilbyr strategisk rådgivning for å hjelpe klientene våre med å navigere gjennom de komplekse prosessene med endring av arbeidsvilkår og personellendringer, samtidig som de oppnår sine forretningsmål og sikrer overholdelse av regelverket. Vi kan tilby omfattende støtte for alle saker diskutert i denne artikkelen.