Juridisk forklaring av arbeidsavtaler i japansk arbeidsrett

I japanske arbeidsgiver- og arbeidstakerforhold er en arbeidsavtale et ekstremt viktig juridisk dokument. Dette er ikke bare en avtale inngått mellom en fagforening og en arbeidsgiver, men en spesiell norm som har sterk juridisk kraft og prioriteres over individuelle arbeidskontrakter og selskapets arbeidsreglementer. Den japanske arbeidsforeningsloven gir arbeidsavtaler kraften til å direkte regulere og endre de individuelle arbeidsvilkårene for arbeidstakere. Derfor er det for bedriftsledere og juridiske ansvarlige essensielt å forstå den juridiske naturen, etableringskravene, virkeområdet og reglene for avslutning av en arbeidsavtale, ikke bare som et krav for compliance, men som nødvendig kunnskap for å bygge et stabilt og forutsigbart arbeidsgiver- og arbeidstakerforhold og for å håndtere juridiske risikoer. Inngåelsen av en arbeidsavtale betyr at arbeidsgiveren overlater en del av sin autoritet til å bestemme arbeidsvilkår til resultatet av bilaterale forhandlinger med fagforeningen. Dens innvirkning strekker seg bredt, fra kjerneelementer som lønn og arbeidstid, til prosedyrer som involverer ledelsesbeslutninger som personellendringer og oppsigelser. I denne artikkelen vil vi, basert på spesifikke lover og rettsavgjørelser, detaljert forklare den juridiske posisjonen til arbeidsavtaler under japansk arbeidsrett, deres etableringskrav og de to unike effektene de har: ‘generell bindende kraft’, som også påvirker ansatte som ikke er medlemmer av fagforeningen, og de juridiske prosedyrene og hensynene som må tas når en arbeidsavtale avsluttes.

Den juridiske håndteringen av arbeidsavtaler og forholdet til andre normer under japansk lov

I Japan er arbeidsforholdene på arbeidsplassen regulert av flere normer, og det eksisterer en klar prioriteringsrekkefølge mellom dem. Å forstå denne hierarkiske strukturen er grunnleggende for å forstå den juridiske posisjonen til arbeidsavtaler. På toppen av hierarkiet finner vi lover som den japanske arbeidsstandardloven og den japanske arbeidskontraktloven. Deretter følger arbeidsavtaler, som har sterkere rettskraft enn arbeidsreglementer og individuelle arbeidskontrakter.

Denne prioriteringen er fastsatt i flere japanske lover. Først og fremst, den japanske arbeidsstandardloven artikkel 92, som sier at “arbeidsreglementer må ikke stride mot lover eller arbeidsavtaler som gjelder for den aktuelle virksomheten”. Dette forbyr arbeidsgivere fra ensidig å lage arbeidsreglementer som krenker innholdet i arbeidsavtaler, som er avtalt mellom arbeidsgiver og arbeidstaker.

Deretter styrker den japanske arbeidskontraktloven artikkel 13 dette forholdet ytterligere ved å fastsette at “hvis arbeidsreglementet er i konflikt med en arbeidsavtale, skal ikke bestemmelsene i artikkel 7, 10 og foregående artikkel gjelde for arbeidskontrakten med arbeidstakeren som er underlagt nevnte arbeidsavtale”. Dette betyr i praksis at deler av arbeidsreglementet som strider mot en arbeidsavtale ikke har rettskraft overfor arbeidstakere som er underlagt avtalen.

I tillegg har forholdet mellom individuelle arbeidskontrakter og arbeidsavtaler en avgjørende bestemmelse i den japanske fagforeningsloven artikkel 16. Denne artikkelen fastsetter at “deler av en arbeidskontrakt som strider mot arbeidsforhold eller andre standarder for behandling av arbeidstakere som er fastsatt i en arbeidsavtale, er ugyldige”, og at de ugyldige delene skal erstattes av standardene i arbeidsavtalen.

Når vi kombinerer disse bestemmelsene, blir prioriteringsrekkefølgen av normer som regulerer arbeidsforhold: lover, arbeidsavtaler, arbeidsreglementer og arbeidskontrakter. Denne hierarkiske strukturen viser at arbeidsavtaler ikke bare er kontrakter, men fungerer som en slags mini-lovgivning som setter minimumsstandarder for en bestemt gruppe arbeidstakere.

Det er viktig å merke seg at “fordelsprinsippet”, som gjelder forholdet mellom arbeidsreglementer og arbeidskontrakter, vanligvis ikke gjelder forholdet mellom arbeidsavtaler og arbeidskontrakter. Ifølge den japanske arbeidskontraktloven artikkel 12, vil deler av en arbeidskontrakt som ikke møter standardene i arbeidsreglementet være ugyldige, og standardene i arbeidsreglementet vil gjelde. Men hvis en arbeidskontrakt fastsetter mer gunstige vilkår for arbeidstakeren enn arbeidsreglementet, vil de mer gunstige vilkårene ha forrang. Imidlertid, når det gjelder arbeidsavtaler, fastsetter den japanske fagforeningsloven artikkel 16 bare at arbeidskontrakter som “strider mot” standardene i en arbeidsavtale er ugyldige, uten å vurdere om de er til fordel eller ulempe for arbeidstakeren. Dette betyr at en arbeidsavtale kan ha kraften til å gjøre selv mer gunstige vilkår avtalt mellom en arbeidstaker og en arbeidsgiver ugyldige, for å sikre enhetlighet og rettferdighet i arbeidsforholdene for alle medlemmer av fagforeningen. Dette kan være nyttig for arbeidsgiveren for å opprettholde konsistens i behandlingen av ansatte, men det kan også begrense muligheten til å gi spesielle incentiver til spesielt talentfulle ansatte som avviker fra avtalen.

Tabellen nedenfor oppsummerer prioriteringsrekkefølgen mellom disse normene.

Etableringskrav og virkning av arbeidslivsavtaler under japansk lov

For at en arbeidslivsavtale skal kunne utøve sin kraftige juridiske virkning i Japan, må den oppfylle strenge formelle krav fastsatt i loven. Når avtalen er etablert, har den to forskjellige typer virkninger: “normativ virkning” og “obligatorisk virkning”.

Etableringskrav

For at en arbeidsavtale skal være gyldig, er det essensielt å overholde de formelle kravene fastsatt i artikkel 14 i den japanske arbeidstakerorganisasjonsloven (Labor Union Act). Denne artikkelen fastslår at “en arbeidsavtale oppnår sin gyldighet ved å utarbeide et skriftlig dokument som begge parter har signert eller forseglet med navnetrekk”. Muntlige avtaler eller dokumenter som mangler signatur eller navnetrekk, vil ikke ha den spesielle juridiske effekten (spesielt den normative effekten som vil bli diskutert senere) av en arbeidsavtale, selv om det eksisterer en reell enighet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker.

Betydningen av denne strenge formalismen er etablert gjennom presedens fra Japans høyesterett. I saken med Tomin Auto Driving School (Høyesterettsdom av 13. mars 2001), konkluderte høyesterett med at selv om det var en klar enighet om lønnsøkning mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, hadde den ikke den normative effekten av en arbeidsavtale fordi den ikke var utformet som et skriftlig dokument signert eller forseglet av begge parter. Retten uttalte at siden en arbeidsavtale direkte regulerer innholdet i individuelle arbeidskontrakter og har en kraftig effekt, må dens eksistens og innhold være klart for å forhindre fremtidige tvister.

Denne presedensen demonstrerer en streng formalisme som også fungerer som en beskyttelsesmekanisme for arbeidsgiveren. Det vil si at midlertidige avtaler eller muntlige løfter gitt i løpet av kollektive forhandlinger ikke utilsiktet skal ha den juridiske bindende kraften til en arbeidsavtale. Juridisk bindende forpliktelser oppstår kun når et formelt dokument signert eller forseglet av begge parter er endelig utarbeidet, slik at bedrifter kan redusere juridisk usikkerhet i forhandlingsprosessen.

De to virkningene av en arbeidsavtale under japansk lov

En gyldig etablert arbeidsavtale i Japan utløser samtidig to forskjellige virkninger: “normativ virkning” og “obligatorisk virkning”.

Normativ virkning refererer til kraften som stammer fra artikkel 16 i den japanske arbeidstakerloven, som gjør at standarder for lønn, arbeidstid, fridager og oppsigelsesprosedyrer, som er fastsatt i en arbeidsavtale, direkte gjelder individuelle arbeidskontrakter og arbeidsreglementer, og har forrang over dem. Hvis en arbeidskontrakt eller et arbeidsreglement inneholder bestemmelser som strider mot standardene i en arbeidsavtale, blir disse delene automatisk ugyldige, og standardene i arbeidsavtalen gjelder. Denne virkningen fungerer slik at arbeidsavtalen direkte former rettigheter og plikter for individuelle arbeidstakere som en juridisk norm.

På den annen side er obligatorisk virkning lik den effekten som finnes i vanlige kontrakter, som binder partene som har inngått arbeidsavtalen, det vil si arbeidsgiveren og fagforeningen som organisasjon. Denne virkningen gjelder hovedsakelig for saker som regulerer forholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, som for eksempel regler for kollektive forhandlinger, tillatelse til å bruke bedriftens fasiliteter for fagforeningsaktiviteter, og en plikt til å ikke engasjere seg i tvistehandlinger om saker som er avtalt i arbeidsavtalen i løpet av dens gyldighetsperiode. Ved brudd på den obligatoriske virkningen kan en part kreve at den andre parten oppfyller sine kontraktsmessige forpliktelser eller kreve erstatning for kontraktsbrudd.

Distinksjonen mellom disse to virkningene er ekstremt viktig når det gjelder juridisk respons ved brudd. For eksempel, hvis en arbeidsgiver ikke betaler lønnen som er avtalt i arbeidsavtalen, er dette et spørsmål om normativ virkning, og de berørte individuelle arbeidstakerne kan direkte kreve ubetalt lønn fra arbeidsgiveren som en rettighet i henhold til deres arbeidskontrakt. På den annen side, hvis en arbeidsgiver nekter å tilby fagforeningskontorer som lovet i avtalen, er dette et spørsmål om obligatorisk virkning, og det er fagforeningen som organisasjon, ikke de individuelle arbeidstakerne, som vil saksøke arbeidsgiveren for å kreve oppfyllelse av forpliktelsene. Arbeidsgivere må vurdere og håndtere risikoene som oppstår fra en arbeidsavtale på to forskjellige nivåer: krav fra individuelle ansatte (normativ virkning) og tvister med fagforeningen som organisasjon (obligatorisk virkning).

Tabellen nedenfor sammenligner forskjellene mellom normativ og obligatorisk virkning.

Utvidelse av arbeidsavtalens virkeområde: Generell bindende kraft i Japan

Den normative virkningen av en arbeidsavtale i Japan strekker seg i utgangspunktet kun til medlemmene av fagforeningen som har inngått avtalen. Imidlertid inneholder den japanske arbeidsforeningsloven en viktig unntaksbestemmelse kjent som “generell bindende kraft”. Dette er et system som automatisk utvider virkningen av en arbeidsavtale til ansatte som ikke er medlemmer av fagforeningen under visse forhold.

Artikkel 17 i den japanske arbeidsforeningsloven fastsetter om denne generelle bindende kraften at “når tre fjerdedeler eller mer av arbeidstakerne som vanligvis er ansatt i en bestemt fabrikk eller virksomhet, er underlagt en arbeidsavtale, skal den samme avtalen gjelde for andre arbeidstakere av samme type som er ansatt på samme sted”.

Når vi bryter ned kravene i denne bestemmelsen, ser de slik ut:

1. “En bestemt fabrikk eller virksomhet”: Dette vurderes ikke for selskapet som helhet, men for individuelle enheter som fabrikker, filialer eller kontorer.
2. “Arbeidstakere av samme type som vanligvis er ansatt”: Dette bestemmes ikke av ansettelseskontraktens form (fast ansatte, kontraktsansatte osv.) eller jobbtitler, men av likheten i de objektive arbeidsoppgavene. Midlertidig ansatte kan også inkluderes hvis de faktisk er ansatt på en kontinuerlig basis.
3. “Tre fjerdedeler eller mer”: Av de ansatte av samme type i den nevnte enheten, må 75% eller mer være medlemmer av fagforeningen som er underlagt en arbeidsavtale.

Når disse kravene er oppfylt, vil den normative delen av arbeidsavtalen (som lønn og arbeidstid) automatisk gjelde for de gjenværende arbeidstakerne av samme type som ikke er fagforeningsmedlemmer. Formålet med dette systemet er å eliminere ulikhet i arbeidsvilkår mellom arbeidstakere som utfører samme arbeid, å standardisere arbeidsforvaltningen, og å forhindre at arbeidsgivere svekker fagforeningens solidaritet ved å behandle ikke-medlemmer mer fordelaktig enn medlemmer.

Det er imidlertid viktige begrensninger i anvendelsen av denne generelle bindende kraften. Spesielt blir spørsmålet om hvorvidt en arbeidsavtale som endrer arbeidsvilkårene til ulempe for arbeidstakerne, også skal gjelde for ikke-medlemmer, et problem. En ledende sak i denne sammenhengen er Asahi Fire & Marine Insurance-saken (Høyesterettsdom av 26. mars 1996). I denne saken fastslo Høyesterett at generell bindende kraft som hovedregel gjelder, selv om innholdet er til ulempe for ikke-medlemmer, så lenge kravet om tre fjerdedeler er oppfylt. Samtidig etablerte retten en viktig unntaksregel: hvis det er “spesielle omstendigheter som gjør det åpenbart urimelig å anvende arbeidsavtalen på den aktuelle arbeidstakeren”, vil ikke dens virkning strekke seg til disse arbeidstakerne. Og tilstedeværelsen av “spesielle omstendigheter” skal vurderes ved å ta hensyn til graden og innholdet av ulempene ikke-medlemmene opplever, omstendighetene rundt inngåelsen av avtalen, og om de ikke-medlemmene hadde kvalifikasjoner for å bli med i fagforeningen eller ikke.

Denne rettsavgjørelsen gir viktige implikasjoner for arbeidsgivere. Det betyr at selv om man har inngått en avtale med en fagforening som representerer flertallet, kan man ikke ensidig pålegge vilkårene i arbeidsavtalen på de gjenværende ikke-medlemmene, uansett innhold. Dette er spesielt viktig når man inngår en arbeidsavtale som inkluderer ulemper som nedsettelse av pensjonsalder eller lønnskutt, og man ønsker å utvide dens virkning til ikke-medlemmer. Man må nøye vurdere om endringene vil resultere i åpenbart urimelige konsekvenser for bestemte ikke-medlemmer. Hvis retten anser endringene som “åpenbart urimelige”, eksisterer det en juridisk risiko for at avtalens virkning vil bli nektet for disse ikke-medlemmene.

Avslutning av arbeidsavtaler under japansk lov

En arbeidsavtale i Japan er ikke evigvarende etter at den er inngått, men avsluttes på grunn av bestemte omstendigheter. Imidlertid krever prosedyren for avslutning og de juridiske effektene etterpå spesiell oppmerksomhet.

De viktigste årsakene til at en arbeidsavtale avsluttes er som følger:

1. Utløp av gyldighetsperioden: I henhold til artikkel 15 i den japanske arbeidstakerorganisasjonsloven, kan ikke gyldighetsperioden for en arbeidsavtale overstige tre år. En avtale med en fastsatt gyldighetsperiode mister i prinsippet sin virkning når perioden utløper. Det er imidlertid mulig å avtale en “automatisk fornyelsesklausul” som automatisk fornyer avtalen på samme vilkår ved utløpet av perioden, med samtykke fra arbeidsgiver og arbeidstaker.
2. Oppsigelse ved enighet: Uavhengig av om det er fastsatt en gyldighetsperiode eller ikke, kan arbeidsavtalen sies opp når som helst hvis begge parter er enige.
3. Ensidig oppsigelse: En arbeidsavtale uten en fastsatt gyldighetsperiode (inkludert avtaler som er fornyet gjennom en automatisk fornyelsesklausul) kan sies opp ensidig av en part ved å gi den andre parten skriftlig varsel minst 90 dager i forveien, med underskrift eller navnetrykk (artikkel 15 i den japanske arbeidstakerorganisasjonsloven).

Når arbeidsgiveren utøver denne ensidige oppsigelsesretten, kreves det særlig forsiktighet. Selv om lovgivningen ikke krever en spesiell grunn for oppsigelsen, kan det oppstå juridiske problemer hvis motivet for oppsigelsen er urettferdig. Artikkel 7 i den japanske arbeidstakerorganisasjonsloven forbyr arbeidsgivere å dominere eller blande seg inn i driften av en arbeidstakerorganisasjon, noe som er kjent som “urettferdig arbeidspraksis”. Domstolspraksis har fastslått at hvis en arbeidsgivers oppsigelse av en arbeidsavtale er gjort uten gyldig forretningsmessig grunn og utelukkende for å svekke arbeidstakerorganisasjonen, vil det bli ansett som en urettferdig arbeidspraksis (Suruga Bank-saken, Tokyo High Court dom av 26. desember 1990). Derfor er det viktig for arbeidsgiveren å forberede en rasjonell forklaring på beslutningen om å si opp avtalen for å unngå risikoen for urettferdig arbeidspraksis.

I tillegg finnes det juridiske spørsmål knyttet til arbeidsforhold etter at en arbeidsavtale er avsluttet. Dette konseptet kalles “ettervirkning”. Det innebærer at selv etter at en arbeidsavtale formelt har mistet sin gyldighet på grunn av utløpet av gyldighetsperioden, vil arbeidsvilkårene som ble fastsatt i avtalen fortsatt ha faktisk virkning som en del av de individuelle arbeidskontraktene. Bare fordi avtalen har utløpt, betyr det ikke at arbeidsvilkårene umiddelbart går tilbake til tilstanden før avtalen ble inngått, eller at de blir redusert til lovens minimumsstandarder. Arbeidsvilkårene som er etablert gjennom avtalen, vil fortsette å eksistere som en del av de individuelle arbeidskontraktene inntil en ny arbeidsavtale er inngått, eller de blir endret gjennom en juridisk gyldig prosedyre (for eksempel en rimelig ufordelaktig endring av arbeidsreglementet). Eksistensen av denne ettervirkningen betyr at arbeidsgiveren ikke umiddelbart kan redusere arbeidsvilkårene ensidig etter å ha avsluttet en arbeidsavtale, noe som er en viktig juridisk begrensning som må være fullt anerkjent når man tar forretningsmessige beslutninger.

Oppsummering

Som forklart i denne artikkelen, inntar arbeidsavtaler en spesiell og svært kraftig juridisk posisjon innenfor det japanske arbeidsrettsystemet. Deres virkning har forrang over arbeidsreglementer fastsatt av arbeidsgivere og individuelle arbeidskontrakter, og regulerer direkte arbeidsvilkårene. Ledere og juridiske ansvarlige må forstå at inngåelsen av en arbeidsavtale krever strenge krav til skriftlighet og signatur eller navnetrekk og segl, og unngå risikoen for utilsiktet juridisk bindende kraft som kan oppstå fra enkel muntlig enighet. Videre er det nødvendig å skille mellom de to aspektene av en etablert avtale: den ‘normative virkningen’, som former de individuelle arbeidstakernes rettigheter og plikter, og den ‘obligatoriske virkningen’, som er løftet mellom fagforeningen og organisasjonen, og å håndtere de ulike juridiske risikoene som oppstår fra hver. I tillegg, når fagforeningsmedlemmer utgjør mer enn tre fjerdedeler av arbeidsplassen, eksisterer det et system med ‘generell bindende kraft’ hvor avtalens virkning også gjelder for ikke-medlemmer, men man må være oppmerksom på at endringer som er til ulempe kan bli gjenstand for rettens vurdering av rimelighet. Når en avtale skal avsluttes, kreves det forsiktige prosedyrer, da ensidig oppsigelse kan anses som urettferdig arbeidspraksis, og det eksisterer en juridisk doktrine kalt ‘ettervirkning’, som betyr at arbeidsvilkårene fortsetter selv etter at avtalen har utløpt. Arbeidsavtaler bidrar til stabilitet i arbeidsforhold, men når de først er inngått, kan de ha langvarige og betydelige effekter på bedriftens ledelsesbeslutninger.

Vårt firma, Monolith Law Office, har en historie med å tilby omfattende rådgivning og støtte til et stort antall klienter i Japan om juridiske spørsmål knyttet til arbeidsavtaler, som beskrevet i denne artikkelen. Vårt kontor har flere medarbeidere som er kvalifiserte utenlandske advokater og engelsktalende, noe som gjør det mulig for oss å strategisk støtte bedrifter som driver internasjonal virksomhet i å håndtere Japans komplekse arbeidsrettslige reguleringer. Vi tilbyr spesialiserte juridiske tjenester i alle faser, enten det gjelder forhandlinger om nye arbeidsavtaler, revisjon av eksisterende avtaler, eller konflikthåndtering med fagforeninger.