Avslutning av arbeidskontrakter i japansk arbeidsrett: En juridisk analyse av gjensidig oppsigelse basert på arbeidstakers initiativ og frivillig avgang

Avslutningen av en arbeidskontrakt er en hverdagslig hendelse i bedriftsledelse i Japan. Spesielt er situasjoner hvor arbeidsforholdet avsluttes på initiativ fra arbeidstakeren ikke uvanlige. Imidlertid kan det oppstå betydelige forskjeller i de juridiske effektene, spesielt når det gjelder tidspunktet for opphørets ikrafttredelse og muligheten for å trekke tilbake en innsendt oppsigelse, avhengig av om avslutningen av arbeidsforholdet er en “avtalt oppsigelse” eller en “frivillig oppsigelse”. Uten en nøyaktig forståelse av denne distinksjonen, kan en bedrift risikere uforutsette juridiske konflikter, som for eksempel når en arbeidstaker som har levert sin oppsigelse trekker tilbake sin beslutning etter at bedriften har ansatt en erstatter, og hevder at deres ansettelsesforhold fortsatt eksisterer. Avslutningen av en arbeidskontrakt er ikke bare et prosessuelt spørsmål, men også et viktig juridisk problem som er direkte knyttet til bedriftens juridiske forpliktelser og risikostyring. I denne artikkelen vil vi, basert på det japanske arbeidsrettsystemet, detaljert beskrive de juridiske kravene, effektene, og reglene for tilbaketrekking av en oppsigelse, med hensyn til de to typene av arbeidskontraktavslutninger som initieres av arbeidstakeren: “avtalt oppsigelse” og “frivillig oppsigelse”, ved å bruke konkrete lover og rettsavgjørelser som grunnlag. Målet er å bidra til å realisere en stabil og juridisk passende personal- og arbeidsforvaltning.

Juridiske typer av arbeidskontraktsopphør: Gjensidig oppsigelse og frivillig avgang under japansk lov

Avslutning av en arbeidskontrakt på arbeidstakerens initiativ kan juridisk sett deles inn i to hovedtyper: “gjensidig oppsigelse” og “frivillig avgang”. Selv om begge fører til opphør av arbeidskontrakten, er deres juridiske natur og etableringskrav fundamentalt forskjellige.

Gjensidig oppsigelse er en avtale der arbeidstakeren og arbeidsgiveren, basert på gjensidig samtykke, avslutter arbeidskontrakten med fremtidig virkning. Dette oppnås når det er enighet mellom partenes “tilbud” og “aksept”. I praksis blir en arbeidstakers innsendelse av en “oppsigelsesforespørsel” ofte tolket som et “tilbud” om gjensidig oppsigelse. Det er først når arbeidsgiveren aksepterer dette at enighet om oppsigelse av kontrakten er etablert.

På den annen side er frivillig avgang når arbeidstakeren ensidig avslutter arbeidskontrakten. Dette kalles også “valgfri avgang” og krever ikke arbeidsgiverens samtykke. Når arbeidstakerens oppsigelseserklæring når arbeidsgiveren, og den juridisk fastsatte perioden har gått, oppstår oppsigelseseffekten automatisk.

Et praktisk problem oppstår når de skriftlige “oppsigelsesmeldingene” eller “oppsigelsesforespørslene” som arbeidstakeren leverer, juridisk sett ikke er klart definert som enten et “tilbud” om gjensidig oppsigelse eller en endelig “erklæring” om frivillig avgang. Denne distinksjonen er ekstremt viktig fordi muligheten for å trekke tilbake en erklæring avhenger av hvordan den juridiske naturen tolkes. Japanske domstoler tar hensyn til at arbeidstakerens stilling er grunnlaget for deres liv og viser derfor en forsiktig holdning når det gjelder tolkning av arbeidstakerens erklæringer. Som et resultat, med mindre det er objektivt klart at arbeidstakerens uttrykk for å forlate jobben er en endelig beslutning om å avslutte arbeidsforholdet, uavhengig av arbeidsgiverens respons, er det en tendens til å tolke erklæringen som et “tilbud” om gjensidig oppsigelse som kan trekkes tilbake, snarere enn en “frivillig avgang”. Denne retning i rettsavgjørelser utgjør en betydelig risikofaktor for arbeidsgivere. Når en arbeidstaker uttrykker ønske om å slutte, og arbeidsgiveren forhaster seg med å anta at det er en endelig avgang og går videre med ansettelsesprosedyrer for en etterfølger eller offentliggjør dette internt, kan det oppstå en situasjon hvor det juridisk sett eksisterer to gyldige arbeidskontrakter hvis arbeidstakeren senere trekker tilbake sin erklæring, noe som krever en forsiktig tilnærming.

Regler for oppsigelse i arbeidskontrakter uten fastsatt varighet i Japan

I det japanske arbeidsrettslige systemet kan arbeidstakere som har inngått en arbeidskontrakt uten fastsatt varighet (en såkalt ubestemt arbeidskontrakt), lik fast ansatte, i prinsippet si opp arbeidskontrakten når som helst. Dette rettslige grunnlaget er forankret i den japanske sivillovens (民法 Minpō) artikkel 627, paragraf 1.

Ifølge denne bestemmelsen kan “hver av partene si opp kontrakten når som helst dersom varigheten av ansettelsen ikke er fastsatt. I slike tilfeller vil ansettelsen opphøre etter at det har gått to uker fra oppsigelsen ble gitt.” Dette er kjent som “friheten til å si opp”, og betyr at arbeidskontrakten juridisk sett avsluttes etter to uker, uavhengig av om arbeidsgiveren har akseptert oppsigelsen eller ikke. Denne to ukers perioden begynner dagen etter at oppsigelsen er levert.

I praksis har mange selskaper i sine arbeidsreglementer bestemmelser som sier at “den som ønsker å fratre sin stilling, må melde fra om dette minst en måned før den planlagte fratredelsesdatoen”, noe som er en lengre varslingsperiode enn de to ukene som er fastsatt av den japanske sivilloven. Her oppstår spørsmålet om hvilken bestemmelse som har forrang: arbeidsreglementets eller den japanske sivillovens. Når det gjelder om bestemmelsene i artikkel 627 i den japanske sivilloven kan utelukkes ved spesiell avtale mellom partene, er det delte meninger i juridisk teori og rettspraksis. Imidlertid anses arbeidsreglementer som pålegger en urimelig lang varslingsplikt som begrenser arbeidstakerens frihet til å si opp, for å være i strid med offentlig orden og moral (den japanske sivillovens artikkel 90) og vil sannsynligvis bli ansett som ugyldige. Det finnes rettsavgjørelser som har tolket artikkel 627 i den japanske sivilloven som en tvingende lovregel og har bestemt at oppsigelsen trer i kraft to uker etter arbeidstakerens anmodning, uavhengig av arbeidsreglementets bestemmelser (Takano Meriyasu-saken, Tokyo District Court, 29. oktober 1976). Derfor, selv om det kan være akseptabelt for et selskap å fastsette en varslingsperiode på omtrent en måned i arbeidsreglementet, basert på rasjonelle behov som for eksempel overlevering av arbeidsoppgaver, bør man forstå at det vil være vanskelig å juridisk hindre en arbeidstaker som hevder sin rett til å si opp med to ukers varsel i henhold til den japanske sivillovens artikkel 627.

Regler for oppsigelse i arbeidskontrakter med fastsatt varighet i Japan

I tilfeller av arbeidskontrakter med en fastsatt varighetsperiode, som for kontraktsansatte, er oppsigelse fra arbeidstakeren under kontraktens løpetid strengere regulert enn i tilfeller av ubestemte arbeidskontrakter. En arbeidskontrakt med fastsatt varighet inngås med forutsetningen om at begge parter skal overholde kontraktens varighet, og ensidig oppsigelse er i utgangspunktet ikke tillatt.

Det er den japanske sivillovens artikkel 628 som fastsetter dette prinsippet. Artikkelen sier: “Selv om partene har avtalt en periode for ansettelsen, kan hver av partene umiddelbart heve kontrakten dersom det foreligger uunngåelige grunner.” Med andre ord, for at en arbeidstaker med en tidsbestemt kontrakt skal kunne si opp midt i kontraktsperioden, må det foreligge “uunngåelige grunner”.

Om det foreligger “uunngåelige grunner” vurderes i hvert enkelt tilfelle, men generelt kan følgende tilfeller være aktuelle:

• Når arbeidstakeren selv har en alvorlig sykdom eller skade som gjør det umulig eller betydelig vanskelig å utføre arbeidet.
• Når familiære forhold, som omsorg for et familiemedlem, objektivt gjør det vanskelig å fortsette arbeidet.
• Når lønn ikke blir betalt, eller når de arbeidsforholdene som ble klargjort ved ansettelsen avviker betydelig fra de faktiske arbeidsforholdene (dette er også anerkjent som en umiddelbar oppsigelsesrett i henhold til paragraf 15, avsnitt 2 i den japanske arbeidsstandardloven).
• Når arbeidsgiverens virksomhet bryter med lovgivningen.

Det finnes imidlertid et viktig unntak fra dette strenge prinsippet. Tillegget til den japanske arbeidsstandardloven, artikkel 137, bestemmer at arbeidstakere som har inngått en tidsbestemt arbeidskontrakt med en varighet på over ett år, “etter at ett år har gått fra den første dagen i kontraktsperioden, når som helst kan si opp ved å gi beskjed til arbeidsgiveren”. Denne bestemmelsen gjør det mulig for en arbeidstaker, for eksempel med en treårs kontrakt, å si opp når som helst etter at ett år av kontrakten har gått, selv uten “uunngåelige grunner”. Dette unntaket er laget for å forhindre langvarig binding av arbeidstakere og er en juridisk begrensning arbeidsgivere må være klar over når de planlegger å sikre arbeidskraft gjennom flerårige tidsbestemte kontrakter.

Tilbaketrekking av oppsigelse: Kan man omgjøre en oppsigelse under japansk arbeidsrett?

I praksis kan situasjoner der en arbeidstaker ønsker å trekke tilbake en allerede innsendt oppsigelse ofte bli en kilde til konflikt. Om det er mulig å trekke tilbake en oppsigelse avhenger av den juridiske distinksjonen mellom “frivillig oppsigelse” og “forespørsel om gjensidig opphør av arbeidskontrakten”.

En “frivillig oppsigelse”, som er en ensidig oppsigelsesmelding fra arbeidstakeren, blir juridisk bindende når den når arbeidsgiveren, og kan derfor i utgangspunktet ikke trekkes tilbake ensidig av arbeidstakeren. På den annen side kan en oppsigelse som er en “forespørsel om gjensidig opphør av arbeidskontrakten” fritt trekkes tilbake av arbeidstakeren inntil arbeidsgiveren har gitt sitt samtykke.

Det mest kritiske punktet her er når og hvordan “arbeidsgiverens samtykke” juridisk sett blir etablert. Hvis samtykket anses som etablert, kan ikke arbeidstakeren lenger trekke tilbake forespørselen, og en gjensidig oppsigelse blir bekreftet. Det finnes to ledende rettsavgjørelser fra Japans høyesterett og distriktsrett som illustrerer dette punktet.

Den første er saken fra Okuma Iron Works (Høyesterettsdom av 18. september 1987 (1987)). I denne saken innsendte en arbeidstaker sin oppsigelse til personaldirektøren, som aksepterte den. Arbeidstakeren forsøkte å trekke oppsigelsen tilbake dagen etter, men retten fastslo at personaldirektøren hadde reell myndighet til å godkjenne arbeidstakerens oppsigelse. Da personaldirektøren med myndighet aksepterte oppsigelsen, ble det ansett at arbeidsgiverens samtykke var gitt, og en gjensidig oppsigelse av arbeidskontrakten ble etablert. Som et resultat ble arbeidstakerens forsøk på å trekke tilbake oppsigelsen dagen etter ansett som ugyldig.

Den andre er saken fra Hakuto Academy (Osaka distriktsrettsdom av 29. august 1997 (1997)). I denne saken innsendte en lærer ved en privat skole sin oppsigelse til rektoren, men trakk den tilbake via telefon noen timer senere. Ved denne utdanningsinstitusjonen lå den endelige beslutningsmyndigheten for ansettelse og oppsigelse av lærere hos styrelederen. Retten fastslo at siden arbeidstakeren trakk tilbake oppsigelsen før styrelederen, som hadde den endelige samtykkemyndigheten, hadde gitt sitt samtykke, var tilbaketrekkingen gyldig.

Det vi kan utlede fra disse rettsavgjørelsene er at suksessen til en oppsigelse er tett knyttet til strukturen av myndighetsfordelingen internt i et selskap. Om personen som aksepterer en oppsigelse bare er en mottaker, eller faktisk har myndighet til å bestemme samtykke, vil påvirke når en gjensidig oppsigelse blir etablert. Denne juridiske usikkerheten representerer en betydelig risiko for arbeidsgivere. Derfor er det fra et konfliktforebyggende perspektiv svært effektivt for selskaper å klart definere i sine arbeidsreglementer at “innsendelse av en oppsigelse skal behandles som en forespørsel om gjensidig opphør av arbeidskontrakten, og at en gjensidig oppsigelse anses som etablert når en skriftlig aksept fra personaldirektøren når arbeidstakeren”. Dette vil klargjøre tidspunktet for etablering av samtykke og begrense perioden hvor arbeidstakeren kan trekke tilbake oppsigelsen til et forutsigbart tidsrom.

Sammenligningstabell: Juridiske forskjeller mellom gjensidig oppsigelse og frivillig oppsigelse i Japan

Nedenfor har vi oppsummert de juridiske forskjellene mellom gjensidig oppsigelse og frivillig oppsigelse som vi har forklart så langt.

Juridiske forpliktelser etter avslutning av arbeidskontrakt i Japan

Etter at en arbeidskontrakt er avsluttet, pålegges arbeidsgiveren visse juridiske forpliktelser i henhold til loven. Spesielt viktig er håndteringen av lønnsutbetalinger og opprettholdelsen av taushetsplikten.

Utbetaling av lønn

Den japanske arbeidsstandardloven (Artikkel 23) fastsetter strenge regler for tilbakelevering av penger og eiendeler ved en arbeidstakers fratredelse. I henhold til denne artikkelen må arbeidsgiveren, når en arbeidstaker som har trukket seg krever det, betale lønn innen syv dager etter kravdatoen og returnere alle penger og eiendeler som tilhører arbeidstakerens rettigheter, uavhengig av hva de kalles. Denne forpliktelsen har forrang over bedriftens vanlige lønnsutbetalingsdag. Det betyr at hvis en arbeidstaker som har trukket seg krever betaling før lønnsutbetalingsdagen, har bedriften en juridisk forpliktelse til å håndtere dette innen syv dager. Hvis denne bestemmelsen brytes, kan det påløpe en bot på opptil 300 000 yen, så økonomi- og personalavdelingen må sørge for at de har et system på plass for rask avregning av lønn til avgående ansatte.

Taushetsplikt

Arbeidstakere har under ansettelse en plikt til å bevare arbeidsgiverens forretningshemmeligheter i henhold til prinsippet om lojalitet og god tro som følger med arbeidskontrakten (Artikkel 3, paragraf 4 i den japanske arbeidskontraktloven). Imidlertid er det slik at denne plikten basert på lojalitetsprinsippet i stor grad svekkes når arbeidskontrakten avsluttes.

Derfor er det ekstremt viktig å ha klare bestemmelser i arbeidsreglementet om taushetsplikten etter fratredelse, eller å inngå en individuell taushetserklæring ved fratredelse, for å pålegge arbeidstakere taushetsplikt om bestemt informasjon også etter at de har sluttet. Med en slik skriftlig avtale er det mulig å beskytte et bredere spekter av informasjon enn definisjonen av “forretningshemmeligheter” som er fastsatt i den japanske loven om forebygging av urimelig konkurranse, og dermed iverksette mer effektive tiltak mot informasjonslekkasjer. Det er spesielt avgjørende å avtale taushetsplikt etter fratredelse med ansatte som har hatt tilgang til informasjon som er kilden til bedriftens konkurranseevne, som kundeinformasjon, teknisk informasjon og forretningsstrategier, som en essensiell risikostyringstiltak.

Oppsummering

Som beskrevet i denne artikkelen, følger avslutningen av en arbeidskontrakt på arbeidstakerens initiativ to juridiske veier i Japan: “avtalt oppsigelse” og “frivillig oppsigelse”. Denne distinksjonen er ikke bare en akademisk klassifisering, men er direkte knyttet til svært viktige praktiske spørsmål som tidspunktet for opphør av arbeidsforholdet, oppsigelsesvarsel og fremfor alt muligheten for å trekke tilbake en oppsigelse. Spesielt kan uklarhet rundt tolkningen av en arbeidstakers oppsigelse og tvister om tilbaketrekking føre til uforutsett forstyrrelse i en bedrifts stabile drift. For å håndtere disse risikoene effektivt, er det avgjørende å forstå de juridiske forskjellene nøyaktig og å ha klare interne prosedyrer for håndtering av oppsigelser, fra mottak til aksept.

Monolith Law Office har dyp spesialkunnskap og rik praktisk erfaring med det komplekse arbeidsrettslige systemet i Japan. Vårt firma har tilbudt juridisk rådgivning i alle faser av arbeidskontrakten, fra inngåelse til avslutning, til et bredt spekter av klienter i Japan. Spesielt har vi en rekke prestasjoner når det gjelder juridiske problemer knyttet til ansattes oppsigelse, som diskutert i denne artikkelen. I tillegg har vårt firma flere engelsktalende advokater med utenlandske juridiske kvalifikasjoner, noe som gjør det mulig for oss å nøyaktig møte de unike behovene til utenlandske selskaper som driver virksomhet i Japan. Vi tilbyr optimal juridisk støtte tilpasset din bedrifts situasjon, inkludert utarbeidelse og gjennomgang av arbeidsreglementer, håndtering av individuelle oppsigelsessaker og utvikling av forebyggende tiltak mot tvister.