Lønnsbeskyttelse i japansk arbeidsrett: En forklaring på grunnleggende prinsipper som ledere må overholde

Betaling av lønn er en av de mest grunnleggende forpliktelsene for arbeidsgivere og utgjør kjernen i arbeidskontraktsforholdet i Japan. Når man driver virksomhet i Japan, er det å overholde det strenge juridiske rammeverket knyttet til lønnsutbetalinger en avgjørende del av risikostyringen. Dette området reguleres hovedsakelig av to lover. Den ene er ‘Japansk sivilrett’, som baserer seg på prinsippet om frihet i kontraktsinngåelse og definerer forholdet mellom arbeid og ‘kompensasjon’. Den andre er ‘Japanske arbeidsstandardloven’, en spesiallov som pålegger strenge reguleringer for å beskytte arbeidstakere, basert på antagelsen om en ulik forhandlingsstyrke mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Spesielt har bestemmelsene om ‘lønn’ i Arbeidsstandardloven forrang over de generelle prinsippene i sivilretten og har direkte innvirkning på bedriftsaktiviteter. I denne artikkelen vil vi detaljert forklare de juridiske prinsippene som utgjør kjernen i lønnsbeskyttelsen under den japanske arbeidsstandardloven, spesielt de ‘fem prinsippene for lønnsutbetaling’ som er fastsatt i lovens artikkel 24, ved å inkludere spesifikke lovtekster og viktige rettsavgjørelser. Målet er å hjelpe bedriftsledere, aksjonærer og juridiske ansvarlige med å forstå disse komplekse reguleringene nøyaktig, sikre overholdelse og effektivt redusere juridisk risiko.

Lønn under japansk lov: Samspillet mellom sivilretten og arbeidsstandardloven

I det japanske rettssystemet reguleres kompensasjon for arbeid fra to forskjellige perspektiver: “Japans sivilrett” og “Japans arbeidsstandardlov”, og det er svært viktig å forstå denne forskjellen.

Perspektivet i japansk sivilrett: ‘Vederlag’ i arbeidskontrakter

Artikkel 623 i Japans sivilrett definerer en arbeidskontrakt som en avtale der “den ene parten lover å arbeide for den andre parten, og den andre parten lover å gi vederlag for dette arbeidet” . Her er ‘vederlaget’ betraktet som et privat rettsforhold basert på enighet mellom partene, det vil si prinsippet om kontraktsfrihet. Sivilretten fastsetter ikke detaljerte regler for betalingsmåten for vederlag, og i prinsippet kan arbeidstakere ikke kreve vederlag før det avtalte arbeidet er fullført (Japans sivilrett artikkel 624, første ledd) . Dette betyr at i en verden uten arbeidsstandardloven, ville timingen og metoden for betaling være helt opp til partenes avtale.  

Perspektivet i japansk arbeidsstandardlov: ‘Lønn’ som en rettighet som skal beskyttes

Derimot har Japans arbeidsstandardlov karakter av offentlig rett som fastsetter minimumsstandarder for arbeidsforhold. Loven definerer ‘lønn’ i artikkel 11 som “lønn, lønn, tillegg, bonuser og alt annet som betales av arbeidsgiveren til arbeidstakeren som kompensasjon for arbeid, uavhengig av hva det kalles” . Siden arbeidsstandardloven er en spesiallov i forhold til sivilretten, har dens bestemmelser imperativ effekt. Det vil si at enhver avtale i en arbeidskontrakt som ikke møter standardene fastsatt av arbeidsstandardloven, vil bli ansett som ugyldig i henhold til artikkel 13 i Japans arbeidsstandardlov, og lovens standarder vil automatisk bli anvendt .  

Forholdet mellom disse to lovene er mer enn bare en definisjonsforskjell. Det reflekterer en filosofisk endring i loven, fra å betrakte arbeidsforhold som et område for privat kontraktsautonomi til et område for offentlig regulering hvor staten griper inn for å gi minimumsbeskyttelse. Mens sivilretten forutsetter ‘enighet’ mellom likeverdige parter, tar arbeidsstandardloven utgangspunkt i den strukturelle ubalansen i maktforholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, og griper inn for å beskytte arbeidstakerens liv. Derfor, selv om arbeidstakeren individuelt har samtykket til betalingsmåten for lønn, vil dette samtykket bli ansett som juridisk ugyldig hvis det bryter med standardene fastsatt av arbeidsstandardloven. Misforståelse av dette punktet kan føre til alvorlige feil i samsvar med loven.

Tabellen nedenfor oppsummerer de konseptuelle forskjellene mellom ‘vederlag’ i Japans sivilrett og ‘lønn’ i Japans arbeidsstandardlov.

De fem prinsippene for lønnsutbetaling: Kjerneregelverket i den japanske arbeidsstandardloven

Artikkel 24 i den japanske arbeidsstandardloven (Labor Standards Act) utgjør kjernen i beskyttelsen av lønn og er kjent som “de fem prinsippene for lønnsutbetaling”. Denne artikkelen fastsetter at “lønn skal betales i valuta, direkte til arbeidstakeren, og i sin helhet.” “Lønn skal utbetales minst en gang i måneden på en fastsatt dato.” Disse fem prinsippene fungerer ikke isolert, men i samspill med hverandre for å oppnå det overordnede målet om å stabilisere arbeidstakernes livsgrunnlag. “Betaling i valuta” og “direkte betaling” sikrer at lønnen overleveres til arbeidstakeren på en trygg og tilgjengelig måte, mens “full betaling” beskytter verdien av lønnen. “Månedlig betaling” og “betaling på en fastsatt dato” sikrer forutsigbarheten av inntekt. Å forstå dette overordnede målet er essensielt når man tolker unntakene og spesifikasjonene til hvert prinsipp.  

Prinsippet om betaling i valuta

I henhold til prinsippet må lønn betales i kontanter i den valutaen som har tvangskurs i Japan, nemlig japanske yen . Betaling i utenlandsk valuta, sjekker eller i form av varer, er i utgangspunktet forbudt for å beskytte arbeidstakere mot ulempene ved å veksle og verdienes ustabilitet .  

Det finnes viktige unntak fra dette prinsippet som er tilpasset den moderne økonomiske virkeligheten. Det mest vanlige unntaket er overføring til en bankkonto som arbeidstakeren har angitt, forutsatt at det foreligger et klart samtykke fra arbeidstakeren . I dette tilfellet er det ikke tilstrekkelig bare med arbeidstakerens samtykke; ofte kreves det også en arbeidsgiver-arbeidstaker avtale om gjennomføring av bankoverføring . I de senere årene har det blitt mulig å betale lønn til en konto hos en pengeoverføringsoperatør som er utpekt av Ministeren for helse, arbeid og velferd, forutsatt at arbeidstakeren samtykker (såkalt digital betaling), som følge av endringer i reglene for gjennomføring av arbeidsstandardloven . Videre, hvis arbeidstakeren samtykker, er det tillatt å betale sluttpakker med sjekk, og hvis det er bestemmelser i en arbeidsavtale, kan reisetillegg utbetales i form av pendlerbilletter .  

Det viktige her er at “samtykket” som kreves for å anvende disse unntakene ikke er en engangsavgjørelse som ikke kan trekkes tilbake. En dom fra Kochi Summary Court datert 18. mars 1981 (Mikuni Taxi-saken) klargjorde dette punktet . I denne saken hadde en arbeidstaker opprinnelig samtykket til bankoverføring, men senere krevde betaling i kontanter, noe arbeidsgiveren nektet. Retten konkluderte med at arbeidsgiverens respons var i strid med prinsippet om betaling i valuta. Denne rettsavgjørelsen antyder at prinsippet om betaling i valuta er en grunnleggende rettighet for arbeidstakere, og at unntaket for bekvemmelighet (bankoverføring) ikke er ment å være en permanent fraskrivelse av denne grunnleggende rettigheten. Derfor må bedrifter opprettholde en praktisk ordning for å betale lønn i kontanter til arbeidstakere som ikke samtykker til, eller som trekker tilbake sitt samtykke til, bankoverføring.  

Prinsippet om direkte betaling

I Japan må lønn betales direkte til arbeidstakeren for å eliminere mellomledd og sikre at kompensasjonen for arbeidet faktisk når frem til arbeidstakeren selv.  

Under dette prinsippet er det ulovlig å betale lønn til en agent (valgfri representant), selv om arbeidstakeren selv har gitt vedkommende fullmakt. Dette gjelder også når arbeidstakeren er en mindreårig og betaling til deres lovlige representant, som en forelder, er uttrykkelig forbudt i henhold til den japanske arbeidsstandardloven (Labor Standards Act) artikkel 59. Videre er det ikke tillatt for arbeidsgiveren å betale lønnen direkte til en kreditor, selv om arbeidstakeren har en pengegjeld.  

En unntakelse som er tillatt, er betaling til arbeidstakerens ‘budbringer’. En budbringer er en person som kun formidler eller utfører arbeidstakerens beslutninger, uten å ha egen beslutningsmyndighet. For eksempel, i tilfeller hvor en arbeidstaker er syk og innlagt på sykehus, og et familiemedlem kommer for å hente en forseglet lønningspose på arbeidstakerens vegne. Imidlertid kan skillet mellom en agent og en budbringer være uklart og medføre juridiske risikoer, så i praksis er direkte betaling til arbeidstakeren, eller overføring til en konto i arbeidstakerens navn som vedkommende har godkjent, den sikreste metoden.  

Betydningen av dette prinsippet ble demonstrert i en banebrytende rettsavgjørelse av Japans høyesterett den 12. mars 1968 (Showa 43). I denne saken overførte en arbeidstaker sin rett til å motta sluttpakke (lønnskrav) til en tredjepart. Høyesterett konkluderte med at selv om overføringsavtalen av kravet kan være gyldig mellom partene (arbeidstakeren og mottakeren) etter sivilretten, påvirker det ikke arbeidsgiverens forpliktelser under arbeidsstandardloven. Med andre ord, arbeidsgiveren har fortsatt en plikt til å betale lønnen (i dette tilfellet sluttpakken) direkte til arbeidstakeren, og mottakeren av kravet kan ikke kreve direkte betaling fra arbeidsgiveren. Denne avgjørelsen viser at offentlig politikk for beskyttelse av arbeidstakere kan intervenere og til og med begrense de juridiske effektene av private transaksjoner under sivilretten, og symboliserer den imperative naturen til arbeidsstandardloven. Derfor må bedrifter, selv om de mottar en melding om overføring av lønnskrav fra arbeidstakerens kreditor, ignorere dette og fortsette å betale direkte til arbeidstakeren.  

Prinsippet om full lønnsutbetaling under japansk lov

Lønn skal utbetales i sin helhet, og det er i utgangspunktet forbudt for arbeidsgivere å ensidig trekke fra beløp fra lønnen (fradrag ved kilden). Dette prinsippet sikrer at arbeidstakere mottar hele det avtalte vederlaget og bidrar til stabilitet i deres økonomiske liv.  

Det finnes imidlertid unntak fra dette prinsippet. For det første kan fradrag som er pålagt ved lov, som inntektsskatt, kommunale avgifter og sosialforsikringsavgifter, trekkes fra lønnen uten spesiell avtale. For det andre, for å trekke fra poster som ikke er basert på lov, som leie for firmabolig eller fagforeningsavgifter, er det nødvendig å inngå en skriftlig avtale (arbeidsgiver- og arbeidstakeravtale) med en fagforening som representerer flertallet av arbeidstakerne på arbeidsplassen (eller, hvis en slik ikke finnes, en representant for flertallet av arbeidstakerne).  

Et spesielt komplekst juridisk spørsmål er om arbeidsgivere kan motregne sine krav mot arbeidstakere (for eksempel krav om erstatning for skader eller tilbakebetaling av lån) mot lønnskrav. Som en hovedregel er slik ensidig motregning i strid med prinsippet om full lønnsutbetaling og er ikke tillatt. Dette ble demonstrert i en avgjørelse fra Japans høyesterett den 2. november 1956 (Kansai Precision Instruments-saken), hvor retten ikke anerkjente arbeidsgiverens påståtte rett til å motregne skadeerstatningskrav mot lønn.  

Likevel har rettspraksis anerkjent to unntak under begrensede omstendigheter. Det ene er “justerende motregning”. Dette refererer til handlingen av å justere overbetalinger som har oppstått på grunn av feil i lønnsberegningen ved senere lønnsutbetalinger. Japans høyesterett avgjorde den 18. desember 1969 (Fukushima Teachers’ Union-saken) at slik justering er tillatt så lenge tidsperioden for overbetalingen og justeringen er rimelig sammenhengende, og beløpet som motregnes ikke truer arbeidstakerens økonomiske liv i vesentlig grad. Imidlertid, i tilfeller der halvparten av en bonus ble motregnet uten forvarsel, har det blitt ansett som ulovlig selv som justerende motregning (Tokyo High Court, 9. april 2008).  

Det andre unntaket er motregning basert på arbeidstakerens “frie vilje og samtykke”. Japans høyesterett sin avgjørelse den 26. november 1990 (Nisshin Steel-saken) er en ledende sak på dette området. I denne saken hadde arbeidstakeren frivillig bedt om å bruke sin sluttpakke til å tilbakebetale et lån fra arbeidsgiveren, og det var ingen tegn på tvang fra arbeidsgiverens side i beslutningsprosessen, noe som gjorde motregningen av sluttpakken og lånet gyldig. Denne avgjørelsen viser at det ikke er tilstrekkelig med en formell signatur på et samtykkeskjema; det er nødvendig å strengt vurdere om samtykket er gitt fritt og uten påvirkning fra det ulike maktforholdet som eksisterer i arbeidsforholdet. Med tanke på denne høye terskelen for “samtykkets kvalitet”, kan det sies at det for bedrifter generelt sett er tryggest å følge en policy om ikke å motregne mot lønn som hovedregel.  

Prinsippet om minst én lønnsutbetaling per måned og prinsippet om fast lønningsdag

Disse to prinsippene fungerer sammen for å gi arbeidstakere regelmessighet og forutsigbarhet i inntekten.  

Prinsippet om minst én lønnsutbetaling per måned krever at det settes en lønningsdag minst én gang i løpet av kalendermåneden (fra den første til den siste dagen i måneden). Dette gjelder også for de som er på årsbasislønn, hvor det årlige lønnsbeløpet må deles opp og utbetales minst tolv ganger i året. For eksempel, hvis en arbeidstaker begynner i jobben ved månedens slutt, vil det å kombinere noen dagers lønn med neste måneds lønn og utbetale det i overneste måned bryte med dette prinsippet.  

Prinsippet om fast lønningsdag krever at utbetalingsdagen er spesifikt fastsatt. Det er lovlig å bestemme at lønnen skal utbetales «den 25. hver måned» eller «på månedens siste dag», men å sette en periode som «mellom den 20. og 25. hver måned» eller å variere datoen som «den tredje fredagen i måneden» er ulovlig fordi betalingsdatoen ikke er spesifikt angitt.  

Det finnes unntak fra disse prinsippene basert på artikkel 24, avsnitt 2, proviso i den japanske arbeidsstandardloven (Japanese Labor Standards Act). Unntakene gjelder for lønn som betales ut på en midlertidig basis (som ekteskapstillegg), bonuser og andre tillegg som betales ut basert på arbeidsprestasjoner over en periode på mer enn én måned, hvor det av natur er vanskelig eller upassende å betale ut på en fast månedlig dato.  

Risiko for bedriftsledelse ved brudd på lovgivningen i Japan

Ved brudd på noen av de fem grunnprinsippene for lønnsutbetaling som er fastsatt i artikkel 24 i den japanske arbeidsstandardloven, kan det ifølge artikkel 120 i samme lov påløpe en strafferettslig bot på opptil 300 000 yen. I japansk arbeidsrett er det ofte etablert bestemmelser som gjør at ikke bare den ansvarlige personen, men også selskapet som juridisk person, kan bli straffet, noe som betyr at selskapets ansvar ikke kan unngås.

Ved første øyekast kan en bot på 300 000 yen virke ubetydelig, spesielt for store selskaper. Imidlertid er denne direkte straffen ofte bare begynnelsen på en større ledelsesrisiko. En undersøkelse fra Arbeidstilsynet kan utvikle seg fra en enkelt overtredelse til en omfattende revisjon av selskapets generelle arbeidsforvaltning. Dette kan resultere i anbefalinger om rettelser og tvinge endringer i forretningsdriften. Videre kan offentliggjøring av lovbrudd alvorlig skade selskapets sosiale omdømme og ha en bred negativ innvirkning på rekrutteringsaktiviteter, handel med kunder og til og med finansiering. Derfor bør overholdelse av lønnsutbetalingsprinsippene anerkjennes ikke bare som et middel for å unngå bøter, men som en viktig oppgave relatert til kjernen i corporate governance for å støtte bærekraftig vekst og stabilitet i selskapet.

Oppsummering

De fem grunnprinsippene for lønnsutbetaling som er fastsatt i den japanske arbeidsstandardloven, nemlig “betaling i valuta”, “direkte betaling”, “full betaling”, “betaling minst en gang i måneden” og “betaling på en fastsatt dag”, er ikke bare administrative retningslinjer, men strenge og imperative juridiske krav som stammer fra en sterk offentlig politikk for arbeidstakerbeskyttelse. Disse prinsippene kan ikke endres eller fravikes gjennom private avtaler med arbeidstakere. For alle selskaper som driver virksomhet i Japan, er det en essensiell plikt å forstå disse reglene grundig, etablere interne systemer og sikre deres etterlevelse for å bygge stabile arbeidsgiver-arbeidstaker-relasjoner og unngå juridiske risikoer. Monolith Law Office har en historie med å tilby omfattende rådgivning til et bredt spekter av innenlandske og internasjonale klienter om komplekse problemer knyttet til japansk arbeidsrett, spesielt i forhold til lønns- og lønnsberegningssamsvar. Vårt firma har flere medarbeidere som ikke bare er godt kjent med japansk juridisk praksis, men også har juridiske kvalifikasjoner fra utlandet og er engelsktalende. Denne kombinasjonen av språkferdigheter og juridisk kunnskap på tvers av flere jurisdiksjoner gir en unik og kraftig støtte, spesielt for utenlandske og multinasjonale selskaper som trenger å tilpasse sine globale personalpolitikker til japanske lovbestemmelser. Fra å revidere din bedrifts arbeidsstyringsstruktur og risikovurdering til å representere deg i eventuelle tvister, tilbyr vi spesialiserte juridiske tjenester. Vennligst kontakt oss for en konsultasjon. Kildene som er brukt i rapporten finner du her.