Metoder for opt-in-prosedyre ved utsendelse av nyhetsbrev

Tidligere var direktepost hovedmetoden i e-postmarkedsføring, men med internettets utbredelse har viktigheten av nyhetsbrev (e-postmagasiner) økt betydelig.

Enkelheten og hastigheten ved å kunne sende nyhetsbrev til brukere over hele verden med et enkelt klikk, samt de lave kostnadene, er store fordeler ved nyhetsbrev.

Men for å sende nyhetsbrev må man følge relevante japanske lover og forskrifter, ellers risikerer man straff som fengsel eller bøter.

Siden mange ikke er godt kjent med den spesielt viktige “opt-in-reguleringen”, vil vi denne gangen forklare på en lettfattelig måte hvordan man kan gjennomføre “opt-in-prosedyren for nyhetsbrev” for å sende nyhetsbrev på en sikker måte.

Hva er Opt-in-regulering?

“Opt-in” refererer til at mottakeren på forhånd ber en spesifikk avsender om å sende e-post, eller gir sitt “samtykke” til å motta e-post. “Opt-in-regulering” innebærer et generelt forbud mot å sende reklame-e-poster til mottakere som ikke har gitt sitt samtykke.

Før lovendringen i 2008 (Heisei 20), ble det brukt en metode som forbød å sende e-post til mottakere som hadde gitt en “opt-out”-melding om at de ikke ønsket å motta e-post. På grunn av økningen i antall e-poster, ble metoden endret til “opt-in”.

Grunnlaget for opt-in-reguleringen er paragraf 3, første ledd i den japanske loven om spesifikke elektroniske meldinger (特定電子メールの送信の適正化等に関する法律).

Paragraf 3 (Begrensning av sending av spesifikke elektroniske meldinger)
Avsendere skal ikke sende spesifikke elektroniske meldinger til andre enn de som er oppført nedenfor:
1. Personer som på forhånd har bedt om å motta spesifikke elektroniske meldinger eller har gitt sitt samtykke til å motta slike meldinger, og har varslet avsenderen eller den som har fått i oppdrag å sende meldingen (heretter kalt “oppdragsgiver”, som kun gjelder for kommersielle organisasjoner og enkeltpersoner som driver forretningsvirksomhet).
2. Personer som, i tillegg til de nevnt i forrige punkt, har varslet avsenderen eller oppdragsgiveren om sin e-postadresse i henhold til forskrifter fastsatt av det japanske kommunikasjonsdepartementet og statsministerens kontor.
3. Personer som, i tillegg til de nevnt i de to foregående punktene, har en forretningsforbindelse med den som driver reklame eller markedsføring ved hjelp av spesifikke elektroniske meldinger.
4. Organisasjoner eller enkeltpersoner (kun enkeltpersoner som driver forretningsvirksomhet) som, i tillegg til de nevnt i de tre foregående punktene, har offentliggjort sin e-postadresse i henhold til forskrifter fastsatt av det japanske kommunikasjonsdepartementet og statsministerens kontor.

Spesifikke elektroniske meldinger

“Spesifikke elektroniske meldinger” refererer til e-poster sendt av kommersielle avsendere (organisasjoner eller enkeltpersoner) for reklame eller markedsføring. Følgende typer e-poster faller også inn under kategorien “spesifikke elektroniske meldinger”:

• E-poster som har som formål å lede mottakeren til en nettside som reklamerer for eller markedsfører produkter eller tjenester.
• E-poster som utgir seg for å være invitasjoner til sosiale nettverk, meldinger om konkurransegevinster, meldinger fra venner, eller meldinger fra andre medlemmer på medlemsbaserte nettsider, men som egentlig har som formål å lede mottakeren til en kommersiell nettside.

Følgende typer e-poster faller imidlertid ikke inn under kategorien “spesifikke elektroniske meldinger”:

• E-poster som inneholder forretningsrelaterte meldinger som informasjon om forretningsvilkår eller fakturaer, og som ikke inneholder reklame eller markedsføring, og som ikke leder mottakeren til en reklame- eller markedsføringsnettside.
• E-poster som kun inneholder sesonghilsener, og som ikke inneholder reklame eller markedsføring, og som ikke leder mottakeren til en reklame- eller markedsføringsnettside.
• E-poster sendt av ikke-kommersielle organisasjoner som politiske partier, religiøse organisasjoner, NPO-er eller fagforeninger.

Sanksjoner

Ved brudd på den japanske loven om spesifikke elektroniske meldinger, kan kommunikasjonsministeren og statsministeren gi avsenderen “tilpasningsordre”, “forbedringsordre” eller “kansellering av registrering”.

Videre, hvis avsenderen sender meldinger med falsk avsenderinformasjon eller ikke følger de ulike ordrene, kan de straffes med fengsel i opptil ett år eller bøter på opptil 1 million yen (for selskaper kan bøtene være opptil 30 millioner yen i tillegg til straff for den ansvarlige personen).

Unntak fra opt-in-regulering

Opt-in-reguleringen tillater sending av spesifikke elektroniske meldinger til mottakere som har uttrykt “samtykke” til å motta slike meldinger, samt til følgende personer:

Personer som har gitt sin e-postadresse skriftlig

Når en person har gitt sin e-postadresse på et “skriftlig” dokument, som for eksempel et visittkort, forstår vedkommende at det er en mulighet for å motta elektroniske meldinger fra den andre parten. Derfor kan den andre parten sende spesifikke elektroniske meldinger uten mottakerens “samtykke”.

Videre, selv om e-postadressen ikke er gitt på et “skriftlig” dokument, men via en nettside, kan spesifikke elektroniske meldinger sendes uten mottakerens “samtykke” i følgende tilfeller:

• Når reklame er inkludert i e-poster som omhandler viktige saker som “kontraktsinngåelse”, “kontraktsinnhold” eller “ordrebekreftelse”.
• Når reklame er inkludert i deler av nyhetsbrev eller andre e-poster som sendes med mottakerens “samtykke”.
• Når reklame er inkludert som en betingelse for gratis bruk av tjenester som gratis e-postkontoer.

※ Vær oppmerksom på at online visittkortutveksling ikke regnes som “skriftlig” og derfor er underlagt opt-in-reguleringen.

Personer med en forretningsforbindelse

For eksempel, hvis en kunde har åpnet en konto i en finansinstitusjon og fortsetter å bruke denne institusjonen, anses det å være en forretningsforbindelse mellom finansinstitusjonen og kunden. I slike tilfeller gjelder unntaket fra opt-in-reguleringen.

Men hvis en kunde kun har gjort ett enkelt kjøp fra en nettbutikk, anses det ikke å være en kontinuerlig forretningsforbindelse, og opt-in-reguleringen gjelder.

Personer som har offentliggjort sin e-postadresse

Formålet med å offentliggjøre en e-postadresse er å motta e-post fra tredjeparter. Derfor anses det som tillatt å sende spesifikke elektroniske meldinger, og det faller utenfor opt-in-reguleringen. Men hvis det er angitt at mottak av spesifikke elektroniske meldinger er uønsket, gjelder opt-in-reguleringen.

Metoder for Opt-in Prosedyre

Hvordan innhente “samtykke”

Det viktigste i opt-in reguleringen er å få en uttrykkelig “samtykke” fra mottakeren for å sende spesifikke elektroniske meldinger. For å vurdere om det er gitt “samtykke”, må følgende krav være oppfylt:

• Mottakeren er klar over at “spesifikke elektroniske meldinger” vil bli sendt
• Mottakeren har uttrykt “samtykke” til dette

For å tydeliggjøre innhentingen av “samtykke”, må mottakeren svare på en samtykke- eller bekreftelses-e-post.

<Eksempel>
“※Denne e-posten sendes til de som tidligere har deltatt på våre seminarer eller har kontaktet oss. Hvis du ønsker å motta nyhetsbrev om våre tjenester og produkter, vennligst svar på denne e-posten.

Hvordan vise “samtykke”

For å innhente “samtykke”, må mottakeren være klar over ① avsenderen av e-posten og ② at e-posten inneholder reklame eller annonsering. Anbefalte visningsmetoder inkluderer:

• Bruk av “størrelse” og “farge” på teksten for å gjøre den synlig
• Plassering av informasjonen nær “påmeldingsknappen”
• Bruk av en avkrysningsboks for “ønsker å motta reklame-e-poster” som er tom som standard (default-off), slik at mottakeren selv må krysse av
• Hvis avkrysningsboksen for “ønsker å motta reklame-e-poster” er forhåndsutfylt (default-on), sørg for at mottakeren tydelig kan se dette ved bruk av farge eller understreking
• Hvis e-poster med reklame fra flere virksomheter sendes, oppgi “bransje”, “firmanavn” og “nettstedsnavn” for hver virksomhet

For å forhindre at mottakeren ved en feil gir “samtykke”, anbefales det å vise ① at mottakeren har samtykket til å motta spesifikke elektroniske meldinger og ② tittelen på de spesifikke elektroniske meldingene på bekreftelsesskjermen.

Anbefaling av dobbelt opt-in

Dobbelt opt-in innebærer å sende en bekreftelses-e-post uten reklameinnhold til mottakerens e-postadresse etter at mottakeren har gitt “samtykke” til å motta elektroniske meldinger. Mottakeren må deretter bekrefte samtykket ved å svare på denne e-posten.

Denne metoden anbefales for å forhindre “identitetstyveri” ved uautorisert bruk av andres e-postadresser og for å bevise mottakerens “samtykke”.

Er “samtykke” via telefon mulig?

Lovgivningen begrenser ikke metoden for å innhente samtykke, så det er mulig å innhente samtykke via telefon. Imidlertid er det pålagt å lagre “bevis for samtykke”, så det er nødvendig å oppbevare opptegnelser som viser “tidspunkt” og “metode” for innhentingen av samtykke.

Forpliktelser for nyhetsbrevutsendere

Nyhetsbrevutsendere og andre som sender spesifikke elektroniske meldinger, har flere forpliktelser i tillegg til å innhente “samtykke” fra mottakerne.

Visning av opt-out og annen informasjon

Den japanske loven om spesifikke elektroniske meldinger og dens forskrifter fastsetter følgende visningskrav for slike meldinger:

• Navn eller betegnelse på den ansvarlige for sendingen av spesifikke elektroniske meldinger
• Adresse til den ansvarlige for sendingen
• Informasjon om muligheten for å melde seg av (opt-out)
• E-postadresse eller nettsideadresse som kan brukes for å melde seg av
• Telefonnummer, e-postadresse eller nettsideadresse for klager og henvendelser

<Eksempel på opt-out informasjon>
“Du kan når som helst stoppe abonnementet ved å klikke på lenken nederst i e-posten.”

<Eksempel på opt-out metode>
“Hvis du ønsker å stoppe abonnementet, vennligst bruk følgende URL.”
“Endre eller avslutte nyhetsbrevstjenesten her”

For opt-out informasjon er det viktig at visningsmetoden, inkludert “størrelse”, “farge” og “plassering” av teksten, gjør det enkelt for mottakeren å legge merke til den.

Anbefaling om å legge til personvernpolicy

Vi anbefaler å legge til bestemmelser om håndtering av personlig informasjon som e-postadresser, inkludert “utlevering”, “korrigering” og “stans av bruk”, i personvernpolicyen før visning av kontaktinformasjon på nettsiden.

＜Eksempel＞
“Vårt selskap vil, ved forespørsel om utlevering, korrigering, tillegg, sletting, stans av bruk eller sletting av personlig informasjon (heretter kalt “utlevering osv.”) i henhold til den japanske personopplysningsloven, etter å ha bekreftet identiteten til den som forespør, håndtere dette uten unødig opphold i samsvar med personopplysningsloven.”

For de som ønsker å vite mer om “Viktige punkter ved utarbeidelse av personvernpolicy i henhold til personopplysningsloven”, har vi beskrevet dette i detalj nedenfor. Vennligst se denne artikkelen sammen med hovedartikkelen.

https://monolith-law.jp/corporate/checkpoint-privacy-policy[ja]

Lagring av “samtykkebevis”

Under opt-in reguleringen er det viktig å kunne bevise mottakerens forhåndssamtykke for å vurdere lovligheten. Derfor er det i henhold til den japanske loven om spesifikke elektroniske meldinger §3-2 pålagt å lagre “samtykkebevis”.

Innhold som skal lagres

Innholdet som skal lagres som “samtykkebevis” kan være ett av følgende:

• Registreringer som viser situasjonen for innhenting av samtykke, inkludert “e-postadresse”, “tidspunkt” og “metode”
• Hvis samtykke ble innhentet via skriftlig dokument, e-post eller nettside, registreringer av standardtekster eller skjermbilder som ble vist til mottakeren ved innhenting av samtykke

Lagringsperiode

Lagringsperioden er som hovedregel satt til en måned etter dagen da sendingen av spesifikke elektroniske meldinger ble stoppet. Vær imidlertid oppmerksom på at lagringsperioden kan endres hvis det er brudd på relevante lover og forskrifter og det er utstedt en pålegg om tiltak.

Oppsummering

Denne gangen har vi grundig forklart ① hva opt-in-regulering er, ② unntakene fra opt-in-regulering, ③ metoder for opt-in-prosedyre, og ④ forpliktelsene til nyhetsbrevutsendere, basert på den japanske “Loven om spesifikk elektronisk post” og relaterte lover og forskrifter.

I faktiske forretningssituasjoner kan det oppstå tilfeller som ikke er dekket av innholdet i denne artikkelen.

I slike tilfeller anbefaler vi å konsultere en advokat med omfattende spesialkunnskap og erfaring på forhånd, i stedet for å gjøre en egen vurdering.