Artikkeltittel: "Kan en avtale om systemutvikling inngås uten en skriftlig kontrakt?"

Ved systemutvikling hender det ofte at utviklingsleverandører begynner arbeidet før kontrakten er utarbeidet. Men en slik prosess er faktisk “risikabel”. Hvis kontrakten ikke er utarbeidet, er det en risiko for at oppdragsgiveren kan hevde at “kontrakten ennå ikke er inngått, og derfor er det ikke nødvendig å betale honorar” i tilfelle det oppstår problemer senere. I faktiske tvister knyttet til systemutvikling, er det ikke uvanlig at selve kontraktsinngåelsen blir bestridt, og at avgjørelser blir tatt til ugunst for utviklingsleverandøren. Som utviklingsleverandør risikerer man å ikke motta betaling hvis oppdragsgiveren avbryter prosjektet eller bytter til en annen leverandør. Videre, som nevnt senere, kan det også være tilfeller hvor kontraktsinngåelsen blir avvist selv om en kontrakt er utarbeidet.

Her vil vi forklare gyldigheten av systemutviklingskontrakter, samt den juridiske strukturen for å kreve betaling dersom kontraktsinngåelsen ikke blir anerkjent.

Kontraktsinngåelse

En kontrakt inngås i prinsippet ved at begge parter blir enige om kontraktens elementer (tilbud og aksept).

Når en kontrakt er inngått, er begge parter bundet av kontrakten. Hvis en av partene ikke oppfyller kontraktens innhold, kan den andre parten tvinge gjennom oppfyllelse eller kreve erstatning for mislighold gjennom rettslige skritt. “Kontraktens elementer” må være spesifikke eller konkrete nok til å kunne tvinge gjennom oppfyllelse og fastslå mislighold.

Inngåelse av systemutviklingskontrakter

Systemutviklingskontrakter er hovedsakelig oppdragskontrakter og semi-oppdragskontrakter. En oppdragskontrakt innebærer en avtale om å fullføre et arbeid og betale for det. En semi-oppdragskontrakt innebærer en avtale om å utføre en oppgave og betale for det.

Derfor, hvis partene er enige om “arbeidets eller oppgavens innhold” og “betalingsbeløpet”, som er kontraktens elementer, anses kontrakten som inngått.

Det er verdt å merke seg at en muntlig avtale også er gyldig, og en skriftlig kontrakt er ikke nødvendig.

Økonomiske krav ved avbrudd av systemutviklingskontrakter etter inngåelse

Hvis en systemutviklingskontrakt er inngått og brukeren ensidig avbryter den, anses dette juridisk som en melding om oppsigelse av kontrakten.

Hvis en oppdragskontrakt er inngått, kan leverandøren når som helst bli oppsagt av brukeren før arbeidet er fullført, men det er fastsatt at erstatning skal betales i slike tilfeller (japansk sivilrett § 641). Hvis brukeren ikke betaler erstatning, kan leverandøren kreve erstatning for kostnader påløpt og forventet inntekt, minus kostnader spart ved ikke å fullføre systemet.

Hvis en semi-oppdragskontrakt er inngått, kan oppdragstakeren kreve betaling for utført arbeid hvis oppdraget avsluttes før fullføring (revidert japansk sivilrett § 648, tredje ledd). Leverandøren kan derfor kreve betaling for allerede utført arbeid.

Gyldigheten av systemutviklingskontrakter

Spesifisitet av systeminnhold

Vanligvis, i transaksjoner mellom selskaper, spesielt kontrakter med store beløp, brukes skriftlige dokumenter. Hvis en kontrakt er utarbeidet, er det lettere å anerkjenne at en avtale er inngått.

Ettersom systemet som er gjenstand for utvikling gradvis konkretiseres gjennom ulike faser, anses det at spesifisiteten av systeminnholdet, som tilsvarer “arbeidets innhold” i en oppdragskontrakt, er tilstrekkelig hvis omfanget og oversikten over det som skal systematiseres er forståelig.

I rettspraksis er det ingen tvist om inngåelsen av grunnleggende kontrakter og konfidensialitetsavtaler. Selv om det i den grunnleggende kontrakten er angitt at “teknisk støtte for e-handelsvirksomhet, støtte for bygging av nettsider og tilhørende tjenester” skal outsources, ble det i en sak hvor det konkrete innholdet av e-handelsvirksomheten, omfanget av outsourcet arbeid og omfanget av systemutvikling og design ikke var spesifisert, nektet at en avtale var inngått.

Selv om en grunnleggende systemutviklingskontrakt er utarbeidet, vil det være vanskelig å anerkjenne at en avtale er inngått hvis arbeidets eller tjenestens innhold er abstrakt og ikke spesifisert. En avtale vil bli anerkjent som inngått hvis innholdet av arbeidet eller tjenesten og beløpet for godtgjørelse er spesifisert i en slik grad at det kan håndheves og mislighold kan identifiseres.

For øvrig er viktige punkter ved kontrakter mellom individuelle ingeniører og selskaper detaljert forklart i artikkelen nedenfor.

Leverandøren presenterer tilbud og spesifikasjoner, og brukeren godkjenner og bestiller

Vanligvis brukes skriftlige dokumenter i transaksjoner mellom selskaper, og uten en kontrakt er det vanskelig å anerkjenne at en avtale er inngått. I systemutvikling starter man ofte arbeidet før kontrakten er utarbeidet, men hvordan vurderes gyldigheten av en slik avtale?

I en rettsavgjørelse (Nagoya distriktsdomstol, 28. januar Heisei 16 (2004)) om inngåelse av en systemutviklingskontrakt, ble det uttalt følgende:

• Etter forhandlinger om spesifikasjoner mellom leverandøren og brukeren,
• Leverandøren presenterer spesifikasjoner og tilbud,
• Brukeren godkjenner dette og bestiller, og avtalen er dermed inngått.

I denne rettsavgjørelsen hadde leverandøren blitt engasjert av en kommune for å implementere et finansregnskapssystem. En RFP (Request for Proposal) med tittelen “Forslag om implementering av et integrert administrativt informasjonssystem (forespørsel)” ble presentert, og leverandøren svarte med å presentere et forslag og et tilbud. Brukeren sendte deretter en “adopsjonsmelding”. Leverandøren hadde imidlertid ikke tilstrekkelig vurdert brukerens forretningsinnhold, og det var heller ingen konkrete vurderinger av tilpasningsinnholdet eller kostnadene internt hos brukeren. Innholdet i leverandørens forslag var også vagt, og det var uklart hva brukeren hadde godkjent. Derfor ble det ikke anerkjent at en avtale var inngått.

Vi vil forklare ytterligere om inngåelse av kontrakter basert på denne rettsavgjørelsen og andre rettsavgjørelser.

Forhandlinger om spesifikasjoner mellom leverandøren og brukeren

Uttrykket “etter forhandlinger” indikerer at hvis systeminnholdet og godtgjørelsen, som er kontraktens elementer, fortsatt er under forhandling, vil det være vanskelig å anerkjenne at en avtale er inngått.

Imidlertid, i en kontrakt om utførelse av arbeid, kan prisen fastsettes til markedsverdi. Det finnes rettsavgjørelser som anerkjenner at en kontrakt er inngått basert på markedsverdi, dersom brukeren har godkjent systeminnholdet og en “omtrentlig” godtgjørelse.

For å kunne si at “forhandlinger har funnet sted”, bør leverandøren dokumentere tilstrekkelige vurderinger av brukerens forretningsinnhold og systeminnhold gjennom e-poster eller møtereferater.

Leverandøren presenterer spesifikasjoner og tilbud, og brukeren godkjenner og bestiller

• Når brukeren sender en bestillingsordre, er det lettere å anerkjenne at en avtale er inngått. Hvis leverandøren sender en bekreftelse eller utfører arbeid basert på bestillingsordren, vil det være enda lettere å anerkjenne at en avtale er inngått.
• En intern bestillingsmelding fra brukeren indikerer ofte en fremtidig kontraktsinngåelse, og det er vanskelig å anerkjenne at en avtale er inngått. Men hvis meldingen ikke inneholder slike forbehold og spesifiserer systemutviklingsinnholdet og godtgjørelsen så konkret som mulig, vil det være lettere å anerkjenne at en avtale er inngått.
• Memorandum, avtaler og bekreftelser som forutsetter en separat kontraktsinngåelse eller inneholder abstrakt innhold, gjør det vanskelig å anerkjenne at en avtale er inngått.
• Hvis kontraktsutkastet ikke er stemplet, indikerer det at avtalen ikke er inngått, og det er vanskelig å anerkjenne at en avtale er inngått.
• Tilbudet fungerer som bevis for den avtalte godtgjørelsen mellom partene.

For mer informasjon om muligheten for å kreve tillegg for endringer i spesifikasjoner eller funksjoner etter at systemutviklingen har kommet et stykke på vei, se følgende artikkel.

Avtale om Oppgjør

Hvis arbeid utføres etter instruksjoner fra brukeren med forutsetning om å inngå en kontrakt, kan en “avtale om oppgjør” bli anerkjent ved avbrudd av arbeidet, hvor vederlaget for det utførte arbeidet oppgjøres. For å øke sannsynligheten for at denne avtalen blir anerkjent, bør man få brukeren til å inkludere oppgjørsmetoden for honorar i tilfelle kontrakten ikke inngås i et forhåndsvarsel eller lignende dokument, eller få en autorisert person fra brukeren til å godkjenne et dokument utarbeidet av leverandøren.

Juridisk struktur for å kreve penger når en kontrakt ikke anses som inngått

Feil ved kontraktsinngåelse

Når forhandlinger om å inngå en kontrakt starter, påtar partene seg en gjensidig plikt til å unngå å krenke den andre partens eiendom i henhold til prinsippet om god tro (japansk sivilrett §1-2). Hvis kontrakten ikke blir inngått, og det finnes objektive omstendigheter og ansvarlighet som gir den andre parten en berettiget forventning om at kontrakten ville bli inngått, kan det kreves erstatning for brudd på denne plikten. Dette kalles feil ved kontraktsinngåelse.

Her er en oversikt over saker der feil ved kontraktsinngåelse ble anerkjent i rettspraksis:

• En leverandør fullførte kravspesifikasjonen og utførte deler av grunn- og detaljdesignet etter forespørsel fra brukeren. Brukeren forklarte at handlingen med å la andre selskaper by var en formell prosess for å få godkjenning fra administrerende direktør, men rett før kontraktsinngåelsen ble et annet selskap valgt, og kontrakten ble ikke inngått.
• En leverandør fortsatte arbeidet etter å ha blitt bedt om å overholde tidsfristen av brukeren, og datoen for kontraktsinngåelse var nært forestående. Imidlertid ble det forberedt intern utvikling hos brukeren, som ble holdt skjult, og kontrakten ble ikke inngått.
• En leverandør ble informert av brukeren om at de var valgt som utbygger, og det ble ikke reist spørsmål om tilbudet. Basert på møter med brukeren ble spesifikasjonene fastsatt, og brukeren var klar over kostnadene. Likevel ble kontraktsinngåelsen avvist på grunn av uenighet om tilbudsbeløpet.

På den annen side finnes det rettspraksis der feil ved kontraktsinngåelse ikke ble anerkjent, for eksempel når muligheten for å velge andre selskaper eller betingelsene for kontraktsinngåelse var tydelig angitt.

Hvis forhandlingene om kontrakten blir brått avbrutt uten å tydeliggjøre muligheten for å velge andre selskaper eller betingelsene for avtalen, kan det være grunnlag for å kreve erstatning.

Det er ingen tvist om at “skaden” i slike tilfeller inkluderer kostnadene som er påløpt frem til da. I tillegg finnes det rettspraksis som inkluderer fortjenesten fra det utførte arbeidet. Hvis det kan bevises at man har lidd tap av fortjeneste ved å avslå tilbud fra andre selskaper og fortsette arbeidet, kan dette også inkluderes.

Japansk handelslov §512

En leverandør kan kreve rimelig godtgjørelse i henhold til japansk handelslov §512 for handlinger utført i forbindelse med systemutvikling for brukeren.

Når forhandlinger om systemutvikling starter, bør begge parter bruke e-post og møtereferater for å sikre en felles forståelse av systeminnholdet og godtgjørelsen. Dette kan bidra til å bevise at det var rimelig å forvente at kontrakten ville bli inngått, og at kontraktselementene var konkretisert.

Selv om det ikke er inngått en formell kontrakt, kan det som nevnt ovenfor være mulig å kreve betaling.

Oppsummering

Som nevnt, har domstoler en tendens til å gjøre “negative” vurderinger om kontraktsforhold når det ikke finnes en skriftlig kontrakt, spesielt sammenlignet med oppfatningen til det oppdragstakende selskapet. Fra det oppdragstakende selskapets perspektiv, ønsker de å hevde at “vi begynte å arbeide med forventning om at kontrakten ville bli signert senere, og at kontrakten dermed er gyldig.” Men denne påstanden blir ikke alltid akseptert.

Videre, hvis kontraktsinngåelsen blir avvist, kan det være mulig å kreve penger basert på juridiske konstruksjoner som kontraktsforhandlingers uaktsomhet eller Japansk Handelslov artikkel 512, som nevnt ovenfor, men dette er heller ikke en “sikker” sak.

Hvis man er nødt til å starte arbeidet før kontrakten er signert,

• må man vurdere om det er en risikofylt handling, og om man fortsatt bør bruke ressurser på prosjektet basert på denne risikoen (spesielt for små og mellomstore bedrifter eller oppstartsbedrifter, kan det være situasjoner hvor man må ta en beslutning om å “begynne å arbeide” for å få forretningshistorikk med et stort selskap. Dette kan være en akseptabel beslutning hvis risikoen er tatt i betraktning).
• vurdere om man kan inngå en avregningsavtale i tilfelle kontrakten ikke blir inngått

er det nødvendig å tenke på disse aspektene.